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En este curso nos dedicaremos a conocer los conceptos bsicos de la Contabilidad para
poder adentrarnos en su correcta registracin y exposicin. Ser interesante analizar la
normativa legal con respecto a quines estn obligados a llevar libros de contabilidad y
en que forma debern ser llevados stos. As como tambin conoceremos el Plan
General de Contabilidad vigente, que hace la base de la Contabilidad en Espaa.
Conceptos
(a) La contabilidad: es la ciencia que se dedica a la recopilacin, administracin,
registracin, y exposicin, de datos relacionados a las operaciones de la empresa o
entidad, que influyen en la toma de decisiones. La contabilidad se sita especialmente
en el rea de la informacin econmica, de mxima utilidad para el rgano de decisin
de la empresa y para atender las demandas de los diversos agentes econmicos.
(b) Las cuentas: son nombres que se establecen para representar y reconocer las
operaciones y hechos ocurridos dentro de la entidad, as como comnmente para
representar la compra de mercaderas se utiliza la cuenta mercaderas o compras,
cada variacin del patrimonio ya sea en su cantidad como en su composicin (como ya
veremos mas adelante), se ver representada por una cuenta. Las entidades adaptarn
para el registro de sus operaciones el cuadro de cuentas que establece el PLAN
GENERAL DE CONTABILIDAD que estudiaremos mas detalladamente en la leccin
N 5.
(c) Los ejercicios econmicos: son los periodos de tiempo en los que se divide la vida
de una entidad, durante los cuales la misma desarrolla su actividad econmica y en los
que se hace la registracin contable de todas las operaciones y hechos. Los periodos
suelen tener la duracin de 12 meses y pueden coincidir con el ao calendario, as cada
doce meses de actividad econmica, constituir un ejercicio para la entidad.
Normativa Legal
Libros obligatorios y no obligatorios
El Cdigo de Comercio enumera en su artculo 25 los libros que deber llevar
necesariamente todo empresario, a saber:
Libros
Anuales
Obligatorios
Tambin da otras caractersticas acerca de cmo debern ser llevados dichos libros:
Todo empresario deber llevar una Contabilidad ordenada, adecuada a la
actividad de su Empresa que permita el seguimiento cronolgico de todas sus
operaciones, as como la elaboracin peridica de balances e inventarios
Tambin es importante saber definir que personas estn obligadas a llevar estos libros
que tambin est comprendido en el articulo nro 1 del Cdigo de Comercio donde se
especifca:
Son comerciantes para los efectos de este Cdigo:
1. Los que, teniendo capacidad legal para ejercer el comercio, se dedican a l
habitualmente.
2. Las Compaas mercantiles o industriales que se constituyeren con arreglo a
este Cdigo
Existen algunas excepciones ,por lo que la ley obligar a llevar los libros a las empresas
mercantiles y personas fsicas en estimacin directa
La empresa no tendr impedimento para llevar otros libros aparte de los obligatorios,
como el Libro Mayor, u otros que considere necesarios o tiles para la obtencin
adicional de informacin.
Los libros Inventario y Cuentas Anuales y Diario sern estudiados con ms profundidad
en captulos posteriores.
que se obtiene por la reventa de mercaderas durante el ejercicio, que incluye un margen
de utilidad que cargamos a su valor.
(B) Ganancia: las bonificaciones, puede representar una ganancia ya que son los
descuentos que se obtienen al hacer un compra por un gran volumen, poco habitual para
la entidad y que nos produce un beneficio.
Ejemplos:
Expondremos una lista de las cuentas mas representativas de los rubros anteriormente
nombrados, para facilitar su reconocimiento y aprendizaje:
CUENTAS PATRIMONIALES
RUBRO
CUENTAS
ACTIVO
Edificios
Vehculos
Clientes
Caja
Bancos
Maquinarias
Efectos a cobrar
PASIVO
Efectos a pagar
Proveedores
Acreedores
PATRIMONIO NETO
Capital
Reservas
Resultados acumulados
Resultados de ejercicios anteriores
CUENTAS
INGRESOS
Ventas
GANANCIAS
Ingresos extraordinarios
Descuentos por compras
Intereses
Ingresos financieros
RESULTADO NEGATIVO
RUBRO
CUENTAS
COSTOS
GASTOS
AlquileresGastos de oficina
PERDIDAS
Gastos extraordinarios
Ecuacin Bsica
Sabemos que:
La suma de los activos ser igual a la suma de los pasivos y el patrimonio neto.
Podemos decir que todo el activo de la empresa es igual a la suma de las deudas a favor
de terceros y las deudas a favor de los socios que hicieron sus aportes a la entidad. Esto
significa que los bienes y derechos estn financiados por obligaciones con terceros y
con los socios.
Esto se ve ms claro con un ejemplo, mis mercaderas pueden estar financiadas o bien
por un prstamo de un tercero o por compra a crdito al proveedor o por los aportes de
los socios.
Entonces:
Activo = Pasivo + Patrimonio neto
La ecuacin bsica tambin puede representarse de otra forma, ya que el activo (bienes
y derechos) menos el pasivo (deudas y obligaciones) es igual a el patrimonio neto, es
decir, igual a nuestros bienes iniciales del ejercicio, lo que la entidad le debe a los que
aportaron.
Resumiendo:
Activo - Pasivo = Patrimonio neto
Se puede decir que el pasivo es la estructura financiera que tiene la entidad, ya que
nos permite financiar los bienes con los que la empresa va a realizar sus operaciones,
estos son los bienes y derechos que componen nuestro activo.
Basndonos en la ecuacin bsica y en otros elementos ms, llevaremos a cabo la
registracin por partida doble, que es la base de la Contabilidad, pero este tema se ver
ms adelante en la LECCIN Nro 6.
Introduccin
Con la aprobacin del Plan General de Contabilidad por el Decreto 530/1973, de 22 de
Febrero, Espaa se incorpor a las tendencias modernas sobre normalizacin contable.
Durante los 17 aos de su existencia, ha recogido el progreso contable procedente sobre
todo de los trabajos de las Organizaciones Internacionales y en particular en la
Comunidad Econmica Europea (CEE).
La normalizacin contable conduce a que las cuentas anuales de las empresas y, en su
caso, de los grupos de empresas, formuladas con arreglo a principios contables, sean
comparables, con este requisito entendido internacionalmente , la informacin contable
de cada pas rompe fronteras y salva obstculos que hoy no tienen razn de ser,
contribuyendo de modo importante al desarrollo econmico de los pueblos, a la
expansin del mundo de los negocios y al desenvolvimiento de las relaciones
econmicas internacionales.
El instrumento tcnico y bsico de nuestra normalizacin contable, de modo anlogo a
otros pases europeos, es el Plan General de Contabilidad, pero la normalizacin
contable no se agota con dicho texto, sino que ha de desarrollarse convenientemente con
objeto de cubrir el inmenso espacio que corresponde a la informacin contable.
El PGC tiene la siguiente estructura:
(1)Principios contables.
(2)Cuadro de cuentas.
(3)Definiciones y relaciones contables.
(4)Cuentas anuales.
(5)Normas de valoracin
(1) Principios contables
En la transparencia y la fiabilidad de la informacin econmico-financiera es sobre lo
que se apoya el mantenimiento de la comunidad de intereses en que se basa una
empresa moderna
La contabilidad que expone las Cuentas Anuales constituyen la informacin que
necesariamente debe ser accesible a una pluralidad de agentes econmicos y sociales,
interesados en la situacin presente y futura de determinadas sociedades, tanto personas
vinculadas de algun modo a la entidad como terceros ajenos a sta. (accionistas ,
acreedores, trabajadores, Administracin Pblica e incluso competidores).
La empresa deber ajustar sistemticamente la contabilidad y sus cuentas anuales a los
principios legales que les sean aplicables, excepto cuando esta aplicacin conduzca a
que los registros o la formulacin de las cuentas anuales distorsione la imagen que un
tercero podra formarse sobre la verdadera, en trminos econmicos, situacin
patrimonial y financiera y de los resultados habidos en el ejercicio.
Cuando el Plan general de Contabilidad trata los principios contables lo hace para
transmitir que se debe perseguir la imparcialidad y objetividad en la elaboracin de las
Cuentas Anuales.
La informacin contenida en las cuentas anuales debe llevarse a cabo bajo estos
principios enumerados en el Plan general de Contabilidad:
Principio de entidad contable. Constituye entidad contable todo ente con personalidad
jurdica y Presupuesto propio, que deba formar y rendir cuentas. Cuando las estructuras
organizativas y las necesidades de gestin e informacin lo requieran podrn crearse
subentidades cuyo sistema contable est debidamente coordinado con el sistema central.
Principio de gestin continuada. Se presume que contina la actividad por tiempo
indefinido. Por tanto, la aplicacin de los presentes principios no ir encaminada a
determinar el valor liquidativo del patrimonio.
Principio de uniformidad. Adoptado un criterio en la aplicacin de estos principios,
debe mantenerse uniformemente en el tiempo y en el espacio en tanto en cuanto no se
alteren los supuestos que han motivado la eleccin de dicho criterio.
Si procede la alteracin justificada de los criterios utilizados, debe mencionarse este
extremo indicando los motivos, as como su incidencia cuantitativa y, en su caso,
cualitativa en los estados contables peridicos.
Principio de importancia relativa. La aplicacin de estos principios, as como la de los
criterios alternativos que en ocasiones pudieran deducirse de ellos, debe estar presidida
por la consideracin de la importancia en trminos relativos que los mismos y sus
efectos pudieran presentar. Por consiguiente, puede ser admisible la no aplicacin
estricta de algn principio siempre y cuando la importancia relativa en trminos
cuantitativos de la variacin constatada sea escasamente significativa y no altere, por
tanto, la imagen fiel de la situacin patrimonial y de los resultados del sujeto
econmico. La aplicacin de este principio no podr implicar en caso alguno la
transgresin de normas legales.
Principio de registro. Todos los hechos contables deben ser registrados en el oportuno
orden cronolgico, sin que puedan existir vacos, saltos o lagunas en la informacin. El
registro de los hechos debe efectuarse mediante los procedimientos tcnicos ms
adecuados a la organizacin de la entidad contable, de forma que se garantice la
coherencia interna de la informacin.
Principio de prudencia. De los ingresos slo deben contabilizarse los efectivamente
realizados a la fecha de cierre del ejercicio; no deben contabilizarse aqullos que sean
potenciales o se encuentren sometidos a condicin alguna. Por el contrario, de los
gastos, deben contabilizarse no slo los efectivamente realizados, sino tambin, desde
que se tenga conocimiento de ellos, aqullos que supongan riesgos previsibles o
prdidas eventuales, con origen en el ejercicio o en otro anterior; a estos efectos deben
distinguirse las prdidas potenciales o reversibles de las realizadas o irreversibles. No
obstante, de acuerdo con la normativa presupuestaria vigente, estos gastos
contabilizados pero no efectivamente realizados, los riesgos y prdidas, no tendrn
incidencia presupuestaria, slo repercutirn en el clculo del resultado econmicopatrimonial.
Principio de devengo. La imputacin temporal de gastos e ingresos debe hacerse en
funcin de la corriente real de bienes y servicios que los mismos representan, y no en el
momento en que se produzca la corriente monetaria o financiera derivada de aqullos.
Los gastos e ingresos que surjan de la ejecucin del presupuesto se imputarn cuando,
Normas de valorizacin
Es la quinta parte del Plan General de Contabilidad y establece que criterios sern
utilizados para valorar activos, pasivos, resultados positivos y negativos . Est
compuesto por los siguientes apartados:
1. Desarrollo de los principios contables.
2. Inmovilizado material.
3. Normas particulares sobre inmovilizado material.
4. Inversiones destinadas al uso general e inversiones gestionadas.
5. Inmovilizado inmaterial.
6. Gastos a distribuir en varios ejercicios.
7. Valores negociables.
8. Crditos y dems derechos a cobrar no presupuestarios.
9. Obligaciones propias.
10. Deudas y dems obligaciones no presupuestarias.
11. Derechos a cobrar presupuestarios y obligaciones presupuestarias.
12. Existencias.
13. Diferencias de cambio en moneda extranjera.
14. Impuestos sobre el valor aadido.
15. Compras y otros gastos.
16. Ventas y otros ingresos.
17. Cambios en criterios contables y estimaciones.
18. Principios y normas de contabilidad generalmente aceptados.
Estas normas se inspiran particularmente en el principio del prudencia, dado el carcter
Para las cuentas de Activo, los aumentos se registrarn por el DEBE, como por ejemplo,
una compra de mercaderas por 10 000 se debitar (se registra en el DEBE).
Las disminuciones, en cambio, se acreditan (en el HABER), como por ejemplo la salida
de efectivo que se origina como consecuencia de la compra de mercaderas.
La registracin ser la siguiente:
En el Libro Mayor:
En el Libro Diario:
Para las cuentas de Pasivo, los aumentos se registrarn por el HABER, en el ejemplo
anterior , si hubiesemos efectuado la compra a crdito en lugar de efectivo, se originaria
una obligacin a pagar, que se acredita, por que aumenta mi pasivo. Las disminuciones
de pasivo se debitan (al debe), como podra ser la cancelacin de esa deuda originada
por la compra de mercaderas, pagndola en efectivo a su vencimiento.
Veamos su registracin:
Aumento de Pasivo
En el Libro Mayor:
En el Libro Diario:
Disminucin de Pasivo
En el Libro Mayor:
En el Libro Diario:
Las cuentas de Resultado Positivo tienen similar tratamiento a los Pasivos, Aumentos
se acreditan y disminuciones se debitan, con lo que podemos tomar por ejemplo un
aumento en los ingresos causados por venta de mercaderas por el valor de 10 000. El
importe se DEBITAR en la cuenta Caja y se ACREDITAR en la cuenta Ventas
del Libro Mayor, dando lugar al siguiente asiento , en el Libro Diario:
Podemos resumir:
Al DEBE ser Cargan:
A+
Aumentos de Activo
P-
Disminuciones de Pasivo
PN-
RN+
Al HABER se cargan:
A-
Disminuciones de Activo
P+
Aumentos de Pasivo
PN+
RN+
Variaciones patrimoniales
Cuando la entidad realiza operaciones de todo tipo (compras, ventas, alquileres,
pedidos de Crditos, pago de impuestos y servicios, etc), stas ejercen una influencia
sobre el Patrimonio tanto en su composicin como en su cantidad, originndose as las
variaciones patrimoniales.
Existen tres tipos de Variaciones Patrimoniales clasificadas segn su manera de influir
en el Patrimonio de la Entidad:
(A) VARIACIONES PERMUTATIVAS: son aquellas que producen aumentos y
disminuciones del Activo y el Pasivo, pero no en su cuanta, sino en su composicin,
es decir, un activo que disminuye para que aumente otro activo, un activo que
aumenta conjuntamente con el aumento de un pasivo, etc. Un claro ejemplo es la
compra de mercaderas, disminuye nuestro Activo (salida de Dinero) y aumenta
nuestro Activo (entrada de mercaderas), por lo que el Patrimonio se ve modificado en
su composicin y no en su cuanta.
(B) VARIACIONES MODIFICATIVAS: son las variaciones que modifican la
cantidad del patrimonio provocando resultados positivos o negativos, esto se produce
por que no hay compensacin con otra variacin.Un ejemplo puede ser la prdida de
mercaderas durante un siniestro (incendio del almacn), que provoca una merma en la
mercadera que no puede ser compensado por otra partida.
(C) VARIACIONES MIXTAS: Es provocada por una variacin permutativa pero
efectuada por distintos importes, lo que da lugar a una diferencia que modifica la
cantidad del Patrimonio, esto es, por ejemplo, un activo que cambia por otro activo,
pero a un diferente importe. El ejemplo ms claro es la venta de mercaderas, que
entran a la entidad por un valor y son vendidas a otro valor, ya que se agrega el
margen de utilidad, lo que provoca la variacin mixta del Patrimonio.
Libro mayor
No es ms que la agrupacin de cuentas divididas en dos columnas , el DEBE y el
HABER, donde se anotan los aumentos y disminuciones que experimentan a lo
largo del ejercicio econmico.
A partir de los saldos obtenidos de la confeccin del libro mayor puede elaborarse
tambin el Balance.
El libro mayor si bien es muy prctico y til, no es un libro obligatorio para las
entidades.
Este libro se arma trasladando la informacin contenida en el Libro Diario,
anotando los importes en la cuenta y columna que corresponde para obtener as los
saldos finales de cada cuenta:
Ejemplo:
Inventario
La confeccin
La confeccin de un Inventario da lugar a varios pasos de los que se obtendr la
informacin requerida para ser registrada:
(1) Determinacin de las existencias por medio de recuentos y arqueos.
(2) Valorar cada unidad de existencia.
(3) Ordenar las existencias usando algn criterio de ordenacin.
(4) Registracin en los libros de la informacin obtenida en los pasos anteriores
(inventario y cuentas anuales)
Cuentas anuales
Normas legales que rigen su confeccin
Las cuentas anuales debern redactarse y confeccionarse de acuerdo a tres normas
legales que las regulan. stas son:
a- Cdigo de Comercio.
b- Ley de Sociedades Annimas.
c- Plan General de Contabilidad.
El Balance, la Cuenta de prdidas y ganancias y la Memoria, que son los
documentos que integran las Cuentas Anuales, debern ser redactados en forma
clara, mostrando siempre una imagen fiel del patrimonio, los resultados, situacin
financiera y otra informacin considerada de importancia.
(a) El balance
Es la presentacin de Activo y Pasivo debidamente separados y clasificados, es
decir que refleja la situacin del patrimonio de la empresa en una fecha
determinada:
ACTIVO PASIVO = PATRIMONIO NETO
Deber formularse teniendo en cuenta que en cada partida debern figurar las
cifras del ejercicio que se cierra y las del ejercicio inmediatamente anterior, segn
lo establece el Plan General de Contabilidad.
Toda la dems informacin que no forma parte de la estructura del Balance se
detallar en la Memoria.
Estructura bsica del Balance
BALANCE
ACTIVO
PASIVO
Fondos propios:
Inmovilizado:
Gastos de establecimiento
Inmovilizaciones inmateriales
Inmovilizaciones materiales
Inmovilizaciones financieras
Capital suscrito
Primas de emisin
Reserva de revaloralizacin
Reservas
Resultados de ejercicios anteriores
Resultado del ejercicio
Provisiones para riesgos y gastos
Activo circulante:
Acreedores a largo plazo
Accionistas por desembolsos exigidos
Existencias
Deudores
Valores mobiliarios
Ajustes por periodificacin
Podemos observar que el Activo esta separado del Pasivo y a la vez clasificado en
varias partidas: accionistas por desembolsos no exigidos, inmovilizado y activo
circulante, stos dos ltimos sub-clasificados.
El Pasivo a su vez se divide en: fondos propios, provisiones para riesgos y gastos,
acreedores a corto y a largo plazo.
Tipos de Balances
*Balance de apertura:
*Balance de liquidacin:
*Balance de situacin:
Haber
N
N-1
(B)INGRESOS
I.Beneficios de la
explotacion
I.Prdidas de la
explotacion
II-Resultados
financieros positivos
II-Resultados
financieros negativos
III-Beneficios de las
III-Prdidas de las
N-1
actividades ordinarias
actividades ordinarias
IV-Resultados
extraordinarios
positivos
IV-Resultados
extraordinarios
negativos
V-Beneficios antes
impuestos
V-Prdidas antes
impuestos
VI-Resultado del
Ejercicio(Beneficios)
VI-Resultado del
ejercicio (Prdidas)
(C) Memoria
Descripcin general
La MEMORIA nos facilitar la comprensin del Balance y la cuenta de Prdidas
y Ganancias por medio de sus comentarios y ampliacin de los datos all
registrados. Nos servir para completar la visin del Patrimonio, de la situacin
financiera y de los resultados de la entidad.
Contendr un CUADRO DE FINANCIACIN donde se deben mostrar
separadamente los orgenes y aplicaciones de recursos de la entidad.
Detallar los motivos de aumentos y disminuciones de los beneficios y las
prdidas.
Contenido
En la cuarta parte del Plan General de Contabilidad se Describe el contenido de
la MEMORIA:
1. Actividad de la empresa.
2. Bases de presentacin de las cuentas anuales.
3. Distribucin de resultados.
4. Normas de valoracin.
5. Gastos de establecimiento
6. Inmovilizado inmaterial.
7. Inmovilizado material.
8. Inversiones financieras.
9. Existencias.
10. Fondos propios.11. Subvenciones.
12. Provisiones para pensiones y obligaciones similares.
13. Otras provisiones del grupo 1.
14. Deudas no comerciales.
15. Situacin fiscal.
16. Garantas comprometidas con terceros y otros pasivos contingentes.
17. Ingresos y gastos.
18. Otra informacin.
19. Acontecimientos posteriores al cierre.
20. Cuadro de financiacin.