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CORPORACIN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE


VICEPRESIDENCIA CORPORATIVA DE PROYECTOS
DIRECCIN DE DESAROLLO SUSTENTABLE

BUENAS PRCTICAS PARA


ADMINISTRACIN DEL CAMBIO

Gua
N Doc.

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NDICE

REVISIONES .......................................................................................................................... 3

2.

OBJETIVO .............................................................................................................................. 3

3.

ALCANCE Y APLICACIN.................................................................................................... 3
3.1
3.2

4.

CCO
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1.

ALCANCE ......................................................................................................................3
APLICACIN .................................................................................................................3
INFORMACIN GENERAL.................................................................................................... 4

4.1
4.2
4.3

BUENAS PRCTICAS EN LA ADMINISTRACIN DEL CAMBIO ....................................... 6


5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7

GENERALIDADES ........................................................................................................6
PREPARACIN FORMULARIO DEFINICIN Y CONTROL DE MODIFICACIN.......7
PROCESO DE REVISIN DE MODIFICACIN ...........................................................7
EJECUCIN DE LA MODIFICACIN ...........................................................................9
INSPECCIN DE LA MODIFICACIN..........................................................................9
ENTREGA DE LA MODIFICACIN.............................................................................10
REGISTROS................................................................................................................10

NNO
O

5.

DEFINICIONES .............................................................................................................4
INSTRUCCIONES GENERALES ..................................................................................4
RESPONSABILIDADES ................................................................................................5

6.

REFERENCIAS .................................................................................................................... 11

7.

ANEXOS ............................................................................................................................... 12

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N 1 Proceso de Control de Modificacin ..............................................................................12


N 2 Formulario Definicin y Control de Modificacin............................................................12

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Se prohbe su reproduccin y exhibicin total o parcial, sin el consentimiento de CODELCO Chile

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REVISIONES

REVISIN

2.

TIPO DE CAMBIO

FECHA

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1.

Gua

Incorporacin lineamientos de la DDS

10-09-2007

Incorporacin observaciones de Gerentes


de Proyectos, Funcionales VCP y Staffing
de sustentabilidad.

10-10-2007

Incorporacin observaciones del VCP.

31-10-2007

OBJETIVO

NNO
O

Definir buenas prcticas y responsabilidades, relacionadas con el control de


modificaciones, las cuales deben ser un referente en temas relacionados y asociadas a
los procesos, condiciones de trabajos, actividades y tareas, destinadas a asegurar que
todas las modificaciones se ejecuten con riesgos controlados para la seguridad, salud
ocupacional, medio ambiente y bienes fsicos.

ALCANCE Y APLICACIN

3.1

ALCANCE

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3.

Tiene como alcance la cartera de proyectos administrados por la Vicepresidencia


Corporativa de Proyectos (VCP).
3.2

APLICACIN

Se aplica a todas las modificaciones de equipos, programas de control de planta,


condiciones de operacin, actividades, tareas o preparaciones de proceso, incluyendo
las modificaciones temporales. Para lo anterior, se deben aplicar a lo menos, las
medidas de control descritas en este documento.
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INFORMACIN GENERAL

4.1

DEFINICIONES

CONCEPTOS
Modificacin
Industrial

4.2

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4.

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DEFINICIN

Cualquier modificacin de tipo temporal o permanente en los


equipos, materiales, especificaciones, servicios o programas de
control de procesos, actividades, tareas, que puedan afectar el
proceso, la seguridad de las personas o los bienes fsicos.

INSTRUCCIONES GENERALES

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NNO
O

Este documento denominado Buenas Prcticas para la Administracin del Cambio, es


el mnimo estndar a ser utilizado en la ejecucin (diseo, adquisiciones, construccin,
montaje, puesta en marcha y entrega a operaciones) de Proyectos administrados por la
VCP.

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4.3

Gua
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RESPONSABILIDADES

UNIDAD / CARGO

Aprobar esta Gua de Buena Prctica.

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Vicepresidente
Corporativo de Proyectos

RESPONSABILIDAD

Generar, administrar y mejorar la presente Gua de Buena


Prctica.
Director de Desarrollo
Sustentable

Asegurar que el Staffing de los proyectos conozcan y


entiendan este estndar.
Orientar a los proyectos en la aplicacin de esta Gua de
Buena Prctica.

Gerentes / Jefes de
Proyectos VCP
Gerente / Jefe de
Disciplina en Terreno

Asegurar el cumplimiento de los requerimientos de esta


Gua de Buena Prctica.
Asegurar la conformidad y corregir las desviaciones de la
aplicacin de esta Gua de Buena Prctica.
Liderar la implantacin de esta Gua de Buena Prctica.
Asesorar al Gerente/Jefe del Proyecto VCP y Gerente/Jefe
de Disciplina de Codelco en la aplicacin de esta Gua de
Buena Prctica.

Inspeccin Tcnica de
Obras (ITO)

Verificar la correcta implementacin de esta Gua de


Buena Prctica.

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NNO
O

Encargado de
Sustentabilidad-Staffing
(SSOA&C) del Proyecto

Gerente Empresa
Contratista

Aplicar esta Gua de Buena Prctica.


Asignar los recursos para el cumplimiento de los requisitos
emanados de esta Gua de Buena Prctica.

Gerente o Jefe de
Participar y controlar la implementacin y aplicacin de
Prevencin de Riesgos de
esta Gua de Buena Prctica.
la Empresa Contratista.
Supervisor de lnea

Asegurar el cumplimiento de todos los requerimientos


descritos en ste estndar.

Trabajadores

Conocer, respetar y cumplir los requisitos de este estndar.

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BUENAS PRCTICAS EN LA ADMINISTRACIN DEL CAMBIO

5.1

GENERALIDADES

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5.

Previo al proceso de preparacin o ejecucin de cualquier modificacin, es


estrictamente necesario realizar un proceso de identificacin de peligros/aspectos y la
evaluacin de los riesgos de ejecutar la modificacin y de las condiciones de operacin
de la nueva planta, proceso, equipo, actividades o tareas, segn el Procedimiento
Estructural Identificacin de Peligros y Aspectos en Proyectos y Evaluacin del los
Riesgos (SGP-DDS-SUS-PRO-001). De esta manera se determinar que los impactos
ambientales significativos y riesgos intolerables o moderados tienen sus medidas de
control pertinentes.
El proceso de control de modificaciones se indica en el Anexo N 1 Proceso de
Control de Modificacin.

NNO
O

El iniciador de cualquier modificacin debe completar el Formulario Definicin y


Control de Modificacin (Anexo N 2) para determinar si el cambio propuesto
corresponde a una modificacin de planta, Relevante o No Significativa.
De acuerdo con lo indicado en este estndar, en los casos en que todas las respuestas
sean "NO, el cambio propuesto es considerado como No Significativo, en este caso:
Se evala, tomando en consideracin la identificacin de peligros/aspectos y la
evaluacin de los riesgos;

Se comunica a quienes pueden verse afectados; y

Se ejecuta.

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Cuando la respuesta a cualquier interrogante sea S, se requerir aprobar la


modificacin propuesta antes de implementarla siguiendo las etapas del proceso de
Control de Modificacin (Anexo N1), siendo esta modificacin considera como
Relevante.
Nota: Es posible que el trabajo propuesto requiera otras autorizaciones.

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5.2

PREPARACIN
MODIFICACIN.

FORMULARIO

DEFINICIN

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CONTROL

DE

CCO
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El iniciador del cambio debe efectuar lo siguiente:

Evaluar la propuesta para identificar los peligros/aspectos y evaluar lo riesgos a las


personas e impactos.

Preparar
la
documentacin
especificaciones tcnicas, etc.);

Consultar con otras personas que puedan aportar conocimientos importantes


(especialistas de disciplina); y

Por ltimo, completar las secciones pertinentes del Formulario Definicin y Control
de Modificacin y enviarlo al Jefe de Disciplina o al Encargado del rea.

complementaria

correspondiente

(planos,

El Gerente del Proyecto o quien corresponda, debe decidir si aprueba o rechaza el


cambio.
Si se aprueba la solicitud de cambio, de acuerdo con lo indicado en el Formulario de
Definicin y Control de modificaciones, se debe comunicar a otras reas que
tambin se involucren o se vean afectadas por esta propuesta.

Si se rechaza una modificacin, debe indicarse el motivo de tal rechazo en el


Formulario de Definicin y Control de Modificacin, que permanecer archivado en
el registro de modificaciones y el iniciador debe ser oportunamente informado.

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5.3

PROCESO DE REVISIN DE MODIFICACIN

En el caso de llegar a un acuerdo general, el Gerente del Proyecto o quien


corresponda, debe efectuar lo siguiente:

Designar a un encargado de modificaciones para que gestione la revisin de


cada modificacin;

Designar a un coordinador de proyecto (por lo general, slo para trabajos


mayores) de la disciplina que requiere ms aportes de la revisin;

Precisar la fecha de trmino requerida para la revisin;

Obtener recursos para ejecutar el cambio.

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El proceso de revisin debe incluir un anlisis detallado y minucioso de la modificacin.


Debe ser realizado por un grupo experto, compuesto por personal de los departamentos
de produccin, mantenimiento, ingeniera, tecnologa, seguridad y medio ambiente,
dependiendo de los requisitos de la modificacin.
Para agilizar el proceso de revisin, el encargado de modificaciones debe realizar las
siguientes actividades:

Revisar el registro de modificaciones para analizar en forma previa la modificacin


propuesta;

Asegurar la difusin de la solicitud de modificacin entre los integrantes del equipo;

Realizar la o las reuniones de revisin que sean necesarias;

Asegurar que se conteste el Formulario Definicin y Control de Modificacin y se


encomienden las acciones resultantes a los miembros adecuados del equipo;

Coordinar cualquier desarrollo de la propuesta de modificacin (pruebas


preliminares, mediciones, etc.); y

Documentar los procedimientos de revisin.

NNO
O

Todos los integrantes del equipo multidisciplinario deben asegurar que la modificacin
propuesta, tenga las siguientes caractersticas:
Cumplimiento de las especificaciones, estndares y los requisitos reglamentarios de
Codelco;

Disponibilidad de los criterios de diseo reales y los clculos para anlisis;

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Mantenimiento de la integridad de diseo al menos equivalente a la original;

Planteamiento a las partes interesadas, expertos y personal directamente afectado


como: reas de produccin, mantenimiento, ingeniera, tecnologa e ingeniera
ecolgica; y

Anlisis de riesgos y operatividad (HAZOP), si procede.

Si los integrantes del equipo no estn seguros de que la propuesta cumpla con lo
anterior, deber solicitarse la asesora de un organismo externo acreditado.
Previo a la autorizacin, el coordinador de proyecto designado deber efectuar lo
siguiente:

Especificar todas las limitaciones, condiciones o requisitos especiales;

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Determinar el tipo y las fechas de las inspecciones;

Especificar las acciones de seguimiento, como modificaciones de planos,


actualizacin de documentos, etc. y

Designar a las personas responsables de dichas acciones.

Si no se cuenta con la aprobacin de recursos, la modificacin debe ser rechazada


indicando su motivo en el Formulario de Definicin y Control de Modificacin, que
permanecer archivado en el registro de modificaciones. Adems, se debe informar
oportunamente a quien haya solicitado la modificacin.

5.4

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EJECUCIN DE LA MODIFICACIN

El ingeniero o supervisor a cargo de la ejecucin de la modificacin debe:


Administrar la implementacin del cambio autorizado;

Ningn proceso de modificacin debe realizarse sin enviar previamente e informar


los resultados a todos los empleados, que de una u otra forma, pudieran verse
afectados por la modificacin.

Con el fin de capacitar a todos los empleados afectados, en lo necesario para


ejecutar los nuevos procedimientos de trabajo, actividades, tareas o sistemas de
control de procesos originados por la modificacin, se debe determinar los requisitos
para modificar el o los programas de capacitacin.

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NNO
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5.5

INSPECCIN DE LA MODIFICACIN

En las etapas designadas y/o la etapa de trmino, el ingeniero a cargo o coordinador de


proyecto, debe inspeccionar el cambio para confirmar lo siguiente:

Que se hayan alcanzado los objetivos de la modificacin;

Que los estndares de diseo y construccin cumplan con las especificaciones


correspondientes de Codelco y disposiciones legales;

Que se hayan incorporado los materiales adecuados para las condiciones de


operacin;

Que se cumplan las disposiciones de aprobacin de la modificacin;

Que se realicen las pruebas necesarias;


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Que se hayan retirado el exceso de materiales que no se utilicen, en el caso de que


sea imposible su consumo total;

Que se actualicen los registros e instructivos que se vean involucrados por el cambio
(como planos, procedimientos de mantenimiento y operacin, rdenes de trabajo,
estrategias de planificacin de mantenimiento, registros de suministro de materiales,
equipo repetido, repuestos, especificaciones, etc.);

Que el personal involucrado, ya sea, de operacin, mantenimiento, de servicio u


otros, reciba la capacitacin necesaria;

Que se adquieran los repuestos necesarios;

Si las etapas anteriores se cumplen se debe llenar y firmar el formulario de cierre de


modificacin en la etapa de trmino.

En caso de no cumplimiento se debe corregir y solucionar las fallas.

5.6

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ENTREGA DE LA MODIFICACIN

El Gerente Del proyecto o quien corresponda, debe:

Preparar un informe Consolidado de la Modificacin

Entregar el Informe al rea, departamento, o quienes se vean afectados por el


cambio;

Mantener un registro del Informe de la modificacin; y

Completar el Formulario Definicin y Control de Modificaciones, con su respectiva


fecha y firma.

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5.7

REGISTROS

Se debe mantener un registro de modificacin, de todas las solicitudes de modificacin


aprobadas o rechazadas para el sitio.
Todos los formularios completados deben enviarse al rea que corresponda para
actualizar la informacin correspondiente en la base de datos de control de
modificaciones.
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REFERENCIAS
Procedimiento Estructural Identificacin de Peligros y Aspectos en Proyectos y
Evaluacin del los Riesgos (SGP-DDS-SUS-PRO-001).

Gua de Buenas prcticas Observacin de Planeada de Tareas SGP- DDS-SSOGUI-009

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ANEXOS

N 1 Proceso de Control de Modificacin

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N 2 Formulario Definicin y Control de Modificacin

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ANEXO 1: PROCESO DE CONTROL DE MODIFICACIN

Contestar formulario de
definicin de modificacin

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Inicio

Ejecutar

Se requiere
formulario de control
de modificacin?

Inspeccionar

No

Realizar tarea

Cumple?

No

Trmino

Corregir
falla

Preparar el formulario de control


de modificaciones y seguir las
etapas

Existe
acuerdo?

No

Realizar proceso de
revisin de modificacin

Se

No

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require
capital?

Registro de motivo de
rechazo, notificacin a
iniciador y archivo de
formulario de control de
modificacin
Trmino

NNO
O

Firma

Fondos de reserva de
presupuesto de
mantenimiento u
operaciones

No

Actualizar planos y listados de


materiales cuando sea necesario

Llenar la solicitud de nuevo nmero


o cambio de equipo

Llenar la solicitud de nueva


ubicacin o cambio de funcin

Obtener capital a travs


de presupuestos de
asignacin de capital

Fondos
aprobados?

Preparar informe de resultados de modificacin


y archivar formulario de control de
modificaciones

Llenar la solicitud nuevo plan de


mantenimiento
Registro de motivo de no
asignacin de fondos,
notificacin a iniciador y
archivo del formulario de
control modificaciones

Llenar formulario de cierre de


modificacin

S
Trmino

Trmino

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N Doc.: SGP-DDS-SSO-GUI-020-Anexo N2

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Rev.: 0

FORMULARIO

DEFINICIN Y CONTROL DE MODIFICACIN


NOMBRE Y CARGO DEL INICIADOR DEL CAMBIO

PROYECTO

DETERMINACIN DE MODIFICACION RELEVANTE O NO SIGNIFICATIVA


RAZN PARA EL CAMBIO

Cambio en Proceso

Cambio en Programa de Control

Cambio en Actividades

Cambio de Materiales

Cambio en Equipos

Cambio de Servicios

Cambio de Tareas

Otro (Especificar)

MODIFICACION RELEVANTE

MODIFICACION NO SIGNIFICATIVA

Cuando la Modificacin sea "No Significativa":

Ejecutado
SI

NO

El cambio propuesto se evala, tomando en consideracin la identificacin de peligros/aspectos y la evaluacin de los riesgos;
Se comunica a quienes pueden verse afectados
Se ejecuta
Cuando el cambio sea Relevante:
El Iniciador del cambio debe cumplir con lo siguientes:
Evaluar la propuesta para identificar los peligros/aspectos y evaluar lo riesgos a las personas e impactos.
Preparar la documentacin complementaria correspondiente (planos, especificaciones tcnicas, etc.);
Consultar con otras personas que puedan aportar conocimientos importantes (especialistas de disciplina)

Ejecutado
SI

NO

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El Gerente del Proyecto o quien corresponda, debe:


Aprobar la propuesta de cambio.
Comunicar a otras reas que sean afectadas por esta propuesta.
Si se rechaza la modificacin, debe indicarse el motivo de tal rechazo y archivar en el registro de modificaciones;
Informar oportunamente al iniciador del cambio.

PROCESO DE REVISIN DE MODIFICACIN


En el caso de acuerdo:
El Gerente del Proyecto o quien corresponda, debe efectuar lo siguiente:
Designar un encargado de modificaciones para que gestione la revisin de cada modificacin;
Designar un coordinador de proyecto de la disciplina que requiere ms aportes de la revisin;
Precisar la fecha de trmino requerida para la revisin; y
Obtener recursos para ejecutar el cambio.

Ejecutado

SI

NO

El encargado de modificaciones, debe efectuar lo siguiente:


Revisar el registro de modificaciones para analizar en forma previa la propuesta;
Asegurar la difusin de la solicitud de modificacin entre los integrantes del equipo.
Realizar la o las reuniones de revisin que sean necesarias;
Coordinar cualquier desarrollo de la propuesta de modificacin (pruebas preliminares, mediciones, etc.);
Documentar los procedimientos de revisin.

NNO
O

El equipo multidisciplinario debe asegurar que la modificacin propuesta cumpla las siguientes caractersticas:
Cumplir con las especificaciones, estndares y los requisitos reglamentarios de Codelco;
Disponer de los criterios de diseo reales y los clculos para anlisis;
Mantener la integridad de diseo, al menos equivalente, a la de la planta original;
Plantear la modificacin a las partes interesadas, expertos y personal directamente afectado;
Realizar un anlisis de riesgos y operatividad (HAZOP), si procede.

CC
OO
PPII
AA

El coordinador de proyecto (Previo a la autorizacin) debe:


Especificar todas las limitaciones, condiciones o requisitos especiales;
Determinar el tipo y las fechas de las inspecciones;
Especificar las acciones de seguimiento, como modificaciones de planos, actualizacin de documentos, etc.
Designar a las personas responsables de dichas acciones.

EJECUCIN DE LA MODIFICACIN
Ejecutado

El ingeniero o supervisor a cargo, debe efectuar lo siguiente:


Administrar la implementacin del cambio autorizado.
Comunicar la modificacin, a todos los trabajadores que se pueden ver afectados, directa o indirectamente.
Determinar los requisitos de capacitacin, para mejorar el programa de capacitacin de los trabajadores afectados por la modificacin

SI

NO

INSPECCIN DE LA MODIFICACIN
Ejecutado

El ingeniero a cargo o coordinador de proyecto, debe inspeccionar el cambio para confirmar lo siguiente:
Que se hayan alcanzado los objetivos de la modificacin;
Que los estndares de diseo y construccin, cumplan con las especificaciones correspondientes de Codelco y disposiciones legales
Que se hayan incorporado los materiales adecuados para las condiciones de operacin;
Que se adquieran los repuestos necesarios;
Que se cumplan las disposiciones de aprobacin de la modificacin;
Que se realicen las pruebas necesarias;
Que se hayan retirado el exceso de materiales que no se utilicen, en el caso de que sea imposible su consumo total;
Que se actualicen los registros e instructivos que se vean involucrados por el cambio (planos, especificaciones, etc.);
Que el personal involucrado (de operacin, mantenimiento, de servicio u otros), reciba la capacitacin necesaria;

SI

NO

ENTREGA DE LA MODIFICACIN
Ejecutado

El Gerente del Proyecto o quien corresponda, debe:


Prepara un informe consolidado de la modificacin;
Entregar el Informe al rea, departamento o quienes se vean afectados por el cambio
Mantener un registro del Informe de la modificacin.

SI

Gerente / Supervisor a cargo de la entrega de la modificacin

Gerente / Supervisor a cargo de la recepcin de la modificacin

NOMBRE:_________________________________________

NOMBRE:_________________________________________

CARGO:__________________________________________________

CARGO:__________________________________________________

FECHA: __________________________________________________

FECHA: __________________________________________________

FIRMA:___________________________________________

FIRMA:___________________________________________

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