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DIRECCIN DE FINANZAS
DEPARTAMENTO DE T ESORERA
Pginas:
1 de 32
Fecha:
30/10/02
Procedimiento:
Vicerrectorado Administrativo
Direccin de Finanzas.
Archivo Central.
Asesora Jurdica.
Departamento de Telfonos.
DOCUMENTOS UTILIZADOS
- Relacin de Cobros.
- Facturas.
- Contratos o Convenios.
Procedimiento:
- Ticket de Caja.
- Estados de Cuentas de Telfonos.
- Relacin de Pagos de Telfonos.
- Informe de Gestin de Cobro.
FORMULARIOS UTILIZADOS
- Cronograma de Cobros
Forma 405-06.
Forma 405-11.
REPORTES GENERADOS
Pginas:
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Fecha:
30/10/02
Pginas:
3 de 32
Fecha:
30/10/02
Procedimiento:
NORMAS
1. Se entiende por Cuentas por Cobrar todos aquellos derechos adquiridos por la
institucin, a travs de sus Unidades Administrativas, por la prestacin de un
servicio, arrendamiento, suministro o venta de material.
2. Es
responsabilidad
del
Administrador
de
Cuentas
por
Cobrar
realizar
el
Cobrar por noventa (90) das, despus de este lapso y previa verificacin de su
imposibilidad de cobro por parte de la Seccin, ser enviada a Asesora Jurdica,
quien proceder de acuerdo al caso.
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Fecha:
30/10/02
Procedimiento:
7. El
Administrador
de
Cuentas
por
Cobrar
ser
responsable
de
emitir
del Administrador de
Cuentas por Cobrar generar un listado de los deudores con antigedad mayor a
treinta (30) das luego de la fecha de pago y remitirlos al Jefe del Departamento
de Tesorera para su aprobacin y copia al Departamento de Telfonos.
10. Las Normas y Procedimientos establecidos en este manual estarn sujetos
al Control Posterior de la Unidad de Auditora Interna
y al Control Previo
la
persona
encargada
correspondiente a su Unidad.
de
realizar
el
Control
Previo
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Fecha:
30/10/02
Procedimiento:
CHEQUES DEVUELTOS
12. El Administrador de Cuentas por Cobrar se encargar del control de los cheques
devueltos y los enviar al Registrador para que lo incluya como una Cuenta por
Cobrar en el Sistema Financiero.
13. El Administrador de Cuentas por Cobrar ingresar en el Libro Auxiliar de Cuentas
por Cobrar los cheques devueltos por el banco para su gestin y control.
FONDOS DE TRABAJO
Transferencia a
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Fecha:
30/10/02
Procedimiento:
RESCISIN DE CONTRATOS
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Fecha:
30/10/02
Procedimiento:
ACCIN
contrato.
2. Enva copia del contrato, convenio o documento
que respalde el compromiso, al Administrador
de Cuentas por Cobrar. En caso de cobro de
telfono
recibe
Estados
de
Cuentas
hasta
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Fecha:
30/10/02
Procedimiento:
Seccin de Cuentas
por Cobrar
ACCIN
lo
remite
al
Registrador
en
el
lo
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9 de 32
Fecha:
30/10/02
Procedimiento:
ACCIN
de Diario y le anexa la
Seccin de Caja
Administrador de
Procedimiento
de
Recepcin
de
Ingresos.
14. Entrega
al
deudor
original
de
la
Factura
Deudor
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Fecha:
30/10/02
Procedimiento:
Seccin de Caja
ACCIN
de los
Tickets de Caja.
19. Actualiza en el Libro Auxiliar de Cuentas por
Cobrar con
pagos
de
mensualmente
emite
de
Telfonos
con copia al
Vicerrector Administrativo.
20. Archiva Reporte Diario de Cobros y anexa
primera copia de los Tickets de Caja en la
carpeta
del
cliente
correspondiente
para
su
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Fecha:
30/10/02
Procedimiento:
Seccin de Cuentas
por Cobrar
ACCIN
Archivo Central de la
Direccin de Finanzas
Cuentas
Comprobante
por
de
Cobrar.
Diario
lo
En
caso
archiva
de
como
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Fecha:
30/10/02
Procedimiento:
ACCIN
1. Realiza
gestin
de
cobro
de
acuerdo
al
(90)
3. Ubica
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Fecha:
30/10/02
Procedimiento:
ACCIN
correspondientes
al
Jefe
del
6. Recibe
solicita
documentos,
verifica
informacin
y lo registra como
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Fecha:
30/10/02
Procedimiento:
ACCIN
Cobro
gestionada
por
Asesora
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Fecha:
30/10/02
Procedimiento:
PROCEDIMIENTO: CUENTAS
DE
ASESORA JURDICA
RESPONSABLE
Asesora Jurdica
ACCIN
1. Recibe
del
Departamento
de
Tesorera
los
2. Verifica
con
la
Unidad
Responsable
del
Ingreso.
4. Si no logra contactar al deudor registra el
resultado de la gestin, en la Hoja de Gestin
de Cobro forma 405-011 y contina con el
Procedimiento de Cuentas Incobrables.
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Fecha:
30/10/02
Procedimiento:
PROCEDIMIENTO: CUENTAS
DE
ASESORA JURDICA
RESPONSABLE
Asesora Jurdica
ACCIN
5. Si
logra
contactar
al
deudor
registra
el
el
procedimiento
seguir
para
la
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Fecha:
30/10/02
Procedimiento:
PROCEDIMIENTO: CUENTAS
DE
ASESORA JURDICA
RESPONSABLE
Seccin de Cuentas
por Cobrar
ACCIN
8. Recibe
Informacin
est
atento
de
la
cancelacin de la deuda.
9. Al presentarse el deudor realiza procedimiento
de Recepcin de Ingresos.
10. Cancelada la deuda por el deudor informa a
Asesora Jurdica.
Asesora Jurdica
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Fecha:
30/10/02
Procedimiento:
ACCIN
1. Determinada la incobrabilidad
de la cuenta,
y los resultados
obtenidos).
2. Elabora memo dirigido al Jefe de Tesorera
informndole de la incobrabilidad de la cuenta.
3. Enva original del memo, anexa Informe de
Gestin y soportes correspondientes
Departamento de Tesorera
Archiva
copia
de
los
al Jefe del
para su proceso.
documentos
como
soportes.
5. Remite
documentos
al
Administrador
de
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Fecha:
30/10/02
Procedimiento:
Seccin de
Cuentas por Cobrar
ACCIN
documentos
al
Departamento
de
Enva
documentos
al
Archivo
Archivo Central de la
Direccin de Finanzas
Procedimiento:
FLUJOGRAMAS
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20 de 32
Fecha:
30/10/02
Pginas
21 de 32
Fecha
Secretara
Direccin de Ingeniera de
Informacin
Flujograma:
05/03//02
INICIO
Realiza contrato o
convenio por prestacin
de servicio, arrendamiento
o venta. Establece canon
y fecha de cobro, de
acuerdo a l tipo de
contrato.
Emite Comprobante de
Diario y le anexa la
Relacin de Cobros. Lo
enva al Archivo Central de
la Direccin de Finanzas,
para su archivo como
Registros Diarios.
1
Elabora Relacin de Cobros a
realizar en el mes y lo remite
al Registrador en el
Departamento de Tesorera
para su ingreso en el Sistema
Financiero.
Pginas
Fecha
Secretara
Direccin de Ingeniera de
Informacin
Flujograma:
22 de 32
05/03//02
DEUDOR
Recibe copia de la
Factura y se dirige a la
Seccin de Caja para
cancelar la deuda.
SECCIN DE CAJA
Recibe al deudor y
ubica original y primera
copia de la Factura con
el Administrador de
Cuentas por Cobrar.
Realiza
Procedimiento de
Recepcin de
Ingresos.
Verifica informacin
contenida en el Reporte
Diario de Cobros y en
las copias de los Tickets
de Caja.
Recibe original de la
Factura con sello de
cancelada y el original
del Ticket de Caja para
su control.
Entrega al deudor
original de la Factura
sellada como cancelada
y Ticket de Caja.
FIN
Actualiza en el Libro
Auxiliar de Cuentas por
Cobrar los cobros
realizados. En caso de
pagos de telfonos,
mensualmente emite
Relacin de Pagos de
Telfonos y lo enva al
Departam ento de
Telfonos con copia al
Vicerrector
Administrativo.
ARCHIVO CENTRAL
D.F.
2
Al transcurrir un perodo
fiscal enva Auxiliar de
Cuentas por Cobrar y
soportes anexos al Archivo
Central de la Direccin de
Finanzas.
Recibe documentos y
los archiva por
Auxiliar de Cuentas
por Cobrar. En caso
de Comprobante de
Diario lo archiva
como Registros
Diarios.
FIN
Pginas
Flujograma:
23 de 32
Fecha
05/03//02
Si el deudor no cancela la
deuda en la fecha
establecida, realiza nuevos
intentos de gestin de
cobros dentro de un lapso de
90 das, en conjunto con la
Unidad Responsable del
Ingreso y registra en la Hoja
de Gestin de Cobro, los
resultados de los mismos.
Ubica cuentas con
antigedad mayores o igual
a 90 das en el Libro Auxiliar
de Cuentas por Cobrar o en
el Cronograma de Cobros.
Elabora Informe de
Gestin, (tomando en
cuenta el nmero de intentos
de cobros realizados, las
fechas, formas de
comunicacin y resultados)
y anexa soportes
correspondientes.
Remite documentos de
Cuentas por Cobrar en Litigio
a la Unidad de Asesora
Jurdica.
Contina con el
Procedimiento de
Cuentas de Dudoso
Cobro Gestionadas por
Asesora Jurdica.
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24 de 32
Fecha
Secretara
Direccin de Ingeniera de
Informacin
Flujograma:
05/03//02
ASESORA JURDICA
INICIO
Registra el resultado de la
gestin, en la Hoja de
Gestin de Cobro y verifica si
el deudor va a cancelar la
deuda.
SI
Va a
cancelar
NO
Decide si se contina con
la gestin legal.
NO
Informa a la Seccin de
Cuentas por Cobrar,
sobre el acuerdo con el
deudor.
Contina
gestin
SI
NO
Registra el resultado de la
gestin, en la Hoja de
Gestin de Cobro.
Recibe informacin,
archiva y cierra el caso
FIN
SI
Contina con el
Procedimiento de
Cuentas
Incobrables
El deudor
va a
NO
Al presentarse el
deudor a cancelar
realiza
procedimiento de
Recepcin de
Ingresos.
SI
Logro
Contactar
al deudor?
Recibe informacin y e st
atento de la cancelacin
de la deuda.
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25 de 32
Fecha
Secretara
Direccin de Ingeniera de
Informacin
Flujograma:
05/03//02
ASESORA JURDICA
INICIO
Determinada la
incobrabilidad de la cuenta,
realiza informe de la gestin
(tomando en cuenta las
acciones legales y los
resultados obtenidos).
Remite documentos al
Administrador de
Cuentas por Cobrar
para que actualice el
Libro Auxiliar de
Cuentas por Cobrar.
Asienta en el Libro
Auxiliar de Cuentas por
Cobrar la incobrabilidad
de la cuenta.
Enva documentos al
Departamento de
Contabilidad para que
registre la prdida por
Cuenta Incobrable en el
Sistema Financiero.
Pginas
Secretara
Direccin de Ingeniera de
Informacin
Flujograma:
Fecha
05/03//02
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
26 de 32
Recibe documentos y
registra en el Sistema
Financiero. Enva
documentos al Archivo
Central de la Direccin
de Finanzas.
Recibe documentos
y archiva por
Auxiliar de Cuentas
por Cobrar.
FIN
Procedimiento:
FORMULARIOS
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27 de 32
Fecha:
30/10/02
1.
Ao:
CRONOGRAMA DE COBROS
3. UNIDAD REPONSABLE
5.
4. MONTO A A CANCELAR
MESES
Ene
Feb
Mar
Abr
May
Jun
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
Dic
Pginas:
29 de 32
Fecha:
30/10/02
Procedimiento:
Nombre
Contenido
Ao
Perodo Fiscal.
Unidad Responsable
Nombre
de
la
Unidad
Organizativa
Monto a Cancelar
Meses
Marque
5.1
con
una
equis
(X)
el
mes
1. DUEDOR:
3. CANON
MENSUAL
4. DEUDA
TOTAL
GESTIONES REALIZADAS
5. FECHA
6. HORA
7. LOGRO COMUNICACIN
SI
NO
8. COMUNICACIN
Escrita
Telef
9. PERSONA
CONTACTADA
9. PERSONA
CONTACTADA
9. PERSONA
CONTACTADA
Personal
10. RESULTADOS:
5. FECHA
6. HORA
7. LOGRO COMUNICACIN
SI
NO
8. COMUNICACIN
Escrita
Telef
Personal
10. RESULTADOS:
5. FECHA
6. HORA
7. LOGRO COMUNICACIN
SI
10. RESULTADOS:
11. OBSERVACIONES:
NO
8. COMUNICACIN
Escrita
Telef
Personal
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31 de 32
Fecha:
30/10/02
Procedimiento:
CDIGO: 405-10
USO: Permite llevar el registro de las gestiones realizadas y los resultados
obtenidos.
ELABORADO: Manuscrito
No.
1
Nombre
Contenido
Nombre
Ingreso
Deudor
de
la
Unidad
Organizativa
jurdica,
Canon Mensual
Deuda Total
Fecha
Hora
Logro comunicacin
Comunicacin
Una
equis
(x)
indicar
el
tipo
comunicacin.
9
Persona Contactada
10
Resultados
de
Pginas:
32 de 32
Fecha:
30/10/02
Procedimiento:
11
Observaciones
Distribucin:
Original:
Informe de Gestin.
Duplicado: