Contabilidad Básica

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIN EDUCATIVA
NIVEL: FORMACIN BSICA
VENEZUELA, 2006
INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIN EDUCATIVA

GERENCIA REGIONAL INCE ARAGUA
DIVISIN DE FORMACIN PROFESIONAL
UNIDAD DE TECNOLOGA EDUCATIVA
NIVEL: FORMACIN BSICA

MODO: APRENDIZAJE
Maracay, Agosto de 2006
Especialista en contenido
Lic. Daisy Romero
Elaboracin y diagramacin
Lic. Marleny Guzmn C. (Diseadora Instruccional INCE Aragua)
Supervisin General
Lic. Dilia Robles (Supervisora de Tecnologa Educativa, INCE Aragua)
Coordinacin Tcnica Estructural
Divisin de Recursos para el Aprendizaje
Coordinacin General
Gerencia General de Formacin Profesional
Gerencia de Tecnologa Educativa
2a. Edicin Agosto 2006
Copyright INCE
CONTENIDO
QU ES EL INCE?
PRESENTACIN
INTRODUCCIN
OBJETIVO
INTRODUCCIN A LA CONTABILIDAD
Qu es la contabilidad?...
Proceso contable....
La tenedura de libros.
Importancia de la documentacin mercantil.
Clasificacin de los documentos
Terminologa Mercantil.
DOCUMENTOS MERCANTILES
ASENTAMIENTO DE OPERACIONES CONTABLES
La cuenta....
Esquema de clasificacin de las cuentas..
Teora de la partida doble
Ecuacin del patrimonio...
Libros de contabilidad obligatorios. Requisitos legales..
Asientos contables
Los libros auxiliares..
Cuentas de control y auxiliares..
SISTEMAS CONTABLES COMPUTARIZADOS
Importancia.... ...
Seleccin y compra de software.
09
14
16
19
23
44
EL BALANCE DE COMPROBACIN
45
51
54
81
58
85
60
63
71
77
Definicin y caractersticas.
Localizacin y correccin de errores en el mayor
La compra y venta de mercancas.
Cierre de los libros
AJUSTE DE CUENTAS
93
94
97
105
Caractersticas
Clasificacin...
Asientos de cierre..
111
111
117
ESTADOS FINANCIEROS
Estado de resultados
Costo de ventas.
El balance general.
119
121
122
CONTROL DE INVENTARIOS
Qu son los inventarios?...
127
Definicin y generalidades..........
La caja chica......
La cuenta caja
La cuenta bancaria..
EL EFECTIVO
131
132
134
134
Deducciones de Ley....
RETENCIONES DE NOMINA
IMPUESTOS EN VENEZUELA
139
Tipos, caractersticas e importancia...

Agentes de retencin
BIBLIOGRAFA
143
145
QU ES EL INCE?
El Instituto Nacional de Cooperacin Educativa (INCE), es un organismo

autnomo con personalidad jurdica y patrimonio propio, adscrito al Ministerio
para la Economa Popular, creado por ley el 22 de Agosto de 1959 y
reglamentado por Decreto el 11 de Marzo de 1960. De acuerdo al decreto
publicado en la Gaceta Oficial N 34563 de fecha 28 de Septiembre, se
reforma el reglamento de la ley del INCE, con la finalidad de reorganizarlo y
adecuarlo a los intereses del pas y al proceso de reconversin industrial.
El INCE es el rgano rector de la Formacin Profesional en Repblica
Bolivariana de Venezuela, razn por la cual su accin ha estado dirigida a la
formacin y capacitacin de la fuerza laboral, en consonancia con las
necesidades de los sectores productivos y con las polticas de desarrollo
econmico y social del estado venezolano.
El Instituto tiene como misin: Formar y capacitar de manera integral,
bajo la tutela del Estado y con la participacin y compromiso de los
empleadores y trabajadores, a la fuerza laboral que demandan los
sectores productivos, orientando la formacin al empleo productivo, en
aras de la competitividad, contribuyendo as al desarrollo social,
econmico y tecnolgico del pas.
PRESENTACIN
El manual se elabora para ser utilizado como una herramienta didctica en la

administracin de los contenidos programticos del oficio ASISTENTE DE
CONTABILIDAD.
El contenido se ajusta al programa de estudio diseado segn los
requerimientos de curso, sin embargo se hace necesario que investigue en
otras fuentes para incrementar los conocimientos adquiridos.
Esperamos que aproveche al mximo la oportunidad que el INCE le brinda
de convertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda
ampliamente a las exigencias de su mbito laboral.
INTRODUCCIN
La contabilidad est ligada a nuestra vida diaria, todas las actividades

comerciales, por ms sencillas que sean, se registran. Es por eso que es
importante tener conocimientos bsicos en esta rama, pues ayuda a
controlar los negocios y tener a la mano la informacin especfica para el
logro de un
mayor rendimiento y productividad en la administracin de
nuestras empresas.
Por tener mltiples aplicaciones en el sector comercial, el INCE a travs de la
formacin de Asistente de Contabilidad, te capacita y prepara en dicho oficio,
brindndote la oportunidad de tener mayor acceso a este campo de trabajo.
Este manual te proporciona informacin bsica sobre el rea contable,
siendo su contenido programtico producto de la recopilacin de informacin
de diversas fuentes.
OBJETIVO
Proporcionar a los participantes informacin bsica relacionada con el rea
contable en cuanto a la documentacin mercantil, balance de comprobacin,
estados financieros, ajuste de cuentas, control de inventarios, manejo del
efectivo, retencin de nmina y clculo de impuestos, considerando lo
establecido en los Principios de Contabilidad de General Aceptacin y en el
Cdigo de Comercio venezolano.
____ Contabilidad Bsica
INTRODUCCIN A LA CONTABILIDAD
Qu es Contabilidad?
Existen diversas definiciones de contabilidad que la describen en el
transcurso del tiempo como una ciencia, como una disciplina, como un arte,
entre otras. La definicin ms aceptada en nuestro medio es aquella que la
seala como: La ciencia que estudia las leyes a que deben someterse la
determinacin, la exposicin e interpretacin del estado y desarrollo de las
economas particulares y establece las reglas del arte de llevar las cuentas
necesarias para ello.
No obstante, la expresin ms completa de las funciones de la contabilidad
estara dada por los siguientes pronunciamientos: la contabilidad es el
lenguaje de los negocios y, por consiguiente, en las condiciones actuales es
esencial para el xito de los mismos. Ya no es conveniente emplear los
antiguos mtodos rutinarios para controlar y dirigir las empresas.
El gerente, administrador o propietario de una industria necesita del
conocimiento de los costos, los resultados de las gestiones del gerente de
ventas se expresan en las cuentas, el gerente de crdito depende cada vez
mas el anlisis de los estados financieros de los clientes, y el funcionario o
funcionaria bajo cuya responsabilidad deben formularse los presupuestos,
tiene los estados de contabilidad como gua principal. La importancia que
tiene la contabilidad se reconoce cada vez ms y es hoy en da una materia
fundamental para el estudio de los problemas mercantiles.
El Instituto Americano de Contadores Pblicos (AIPCA) la define como:
La contabilidad es el arte de registrar, clasificar
resumir en forma
significativa y en trminos de dinero, las operaciones y los hechos que son

9
cuando menos una parte, de carcter financiero, as como de interpretar sus

resultados.
OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD
El objetivo de la contabilidad consiste en dar al propietario o gerente de
determinada empresa, la informacin concerniente a la naturaleza y valor de
las cosas que posee el negocio lo que debe a terceros y la participacin que
tiene el dueo o dueos sobre las cosas posedas que llamaremos
respectivamente: Activo, Pasivo y Capital, adems los datos relativos a los
efectos que se causen a los tres elementos citados como resultado de las
operaciones mercantiles efectos que se pueden traducir en una ganancia o
prdida del negocio. Dicho en otras palabras, a la contabilidad corresponde
proporcionar la informacin requerida sobre:
1.
La situacin financiera de la empresa en una fecha determinada, a los

efectos de conocer su capacidad de atender las operaciones normales
del negocio y pagar sus obligaciones. Esta informacin se provee a
travs del estado financiero denominado Balance General, en el cual
figuran en forma resumida:
a) Las listas o enumeraciones de las diversas cosas de que dispone
el negocio: el efectivo en caja, las mercancas, el mobiliario y
otras, que denominaremos en adelante activo.
b) Los derechos de terceros sobre el activo de que dispone la
empresa, es decir, los acreedores que denominaremos en
adelante pasivo.
10
c) La participacin del dueo o dueos en el activo disponible la cual

denominaremos en adelante capital.
2. Mostrar los efectos causados al activo, pasivo y capital del negocio como
resultado de las operaciones. Esta informacin se provee a travs del
estado econmico denominado Ganancias o perdidas, o como ahora
se le llama Estado de Resultados, el cual tiene por propsito mostrar
los ingreso obtenidos y los gastos efectuados durante determinado
perodo y, como su nombre lo indica, est destinado a describir todas
las transacciones que produzcan utilidad o prdida.
Al estado de resultados se le dice que es el puente entre dos balances
generales, o el camino que transita la empresa durante el ejercicio
econmico.
3. Objetivo no menos importante de la contabilidad es el que se refiere al
control de las previsiones hechas al iniciarse el negocio. Este control lo
realiza la contabilidad vigilando la ejecucin del presupuesto, a travs
del cual la direccin fija las metas para un determinado periodo que
generalmente resulta ser un ao.
IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la
necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y
financieras. La contabilidad les permite obtener mayor productividad y
aprovechamiento de su patrimonio, adems los servicios que le aporta son
imprescindibles para obtener informacin de carcter legal.
11
RELACIN DE LA CONTABILIDAD CON OTRAS DISCIPLINAS

Con respecto al DERECHO:
a) Con el Cdigo de Comercio: el cual regula las relaciones mercantiles
entre comerciantes y no comerciantes.
b) Con el Cdigo Civil: el cual norma la propiedad y su usufructo, los
contratos y otras relaciones entre personas naturales o jurdicas.
c) Con la Legislacin Laboral: la cual reglamenta los deberes y derechos
de las partes, derivados del contrato de trabajo.
d) Con la Legislacin Fiscal: la cual determina las contribuciones,
gravmenes y desgrvameles, sobre los beneficios o utilidades.
Con la ECONOMIA, la contabilidad precisa de ella para el estudio individual
de las riquezas de una empresa y para analizar los factores que tienen
repercusin en el patrimonio de la empresa. A su vez la economa necesita
de la informacin contable para llevar a cabo sus anlisis, conocer el valor de
los bienes, el costo de produccin, determinacin del ingreso nacional, entre
otros. La Economa estudia la riqueza de un pas o de una organizacin
cualquiera y la Contabilidad la registra y da cuenta de ella.
Con la ESTADISTICA, podemos afirmar que la Contabilidad se vale de los
mtodos estadsticos de investigacin, para poder proyectarse, para
establecer tendencias, ndices y otros, que le permitan alcanzar mejor sus
objetivos.
A su vez, la Estadstica se nutre de los datos ordenados y
acumulados suministrados por las empresas para elaborar los cuadros que
van a interesar al conglomerado en general.
Con la INGENIERIA, determina y controla los costos, adems de ayudar a
evaluar la factibilidad financiera de los proyectos.
12
PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD
Los principios contables se refieren a conceptos bsicos o conjuntos de
proposiciones directrices a las que debe subordinarse todo desarrollo
posterior. Su misin es la de establecer delimitaciones en los entes
econmicos, las bases de la cuantificacin de las operaciones y la
presentacin de la informacin financiera. Entre ellos podemos destacar:
Principio de Conservatismo o Criterio Prudencial. Se seala conforme a
este principio, que ante diversas alternativas contables, el contador deber
elegir aquella que sea optimista. Los ingresos no se contabilizan sino hasta
que se realicen. Una recomendacin til para los contadores es que eviten el
ultra conservatismo, que tambin es daino, pues lo que se busca es
determinar los verdaderos resultados de las operaciones y la verdadera
situacin financiera, y no necesariamente los resultados y situacin
financiera ms conservadora.
Principio de Consistencia. Este principio se refiere tanto a la consistencia
en la aplicacin de criterios contables de valuacin de partidas y dems
criterios (capitalizacin o no capitalizacin de desembolsos relacionados con
activos fijos; tratamiento contable de los planes de pensiones a persona,
tratamiento de mejoras de arrendamientos, etc.), como a la consistencia en
cuanto a la clasificacin de partidas dentro de los estados financieros.
Razones financieras equivocadas se obtendrn si en un ejercicio una partida
se clasifica como crdito diferido y en otro se clasifica como cuenta de
complementaria de activo (caso de intereses por realizar en ventas y en
abonos).
Se han dicho en plan de broma que una empresa cuyas utilidades sean
deficientes debe ms bien cambiar de contador y no de administrador, pues
13
los contadores y sus criterios profesionales podrn hacer variar las utilidades
de las empresas sin violar los principios contables.
La Secretara de Hacienda si da importancia al principio de consistencia,
puesto que si no lo hiciera, las empresas disminuiran su carga tributaria tan
solo buscando aquellos criterios contables que arrojan menores utilidades,
posiblemente sin respetar el principio de consistencia. En el tratamiento
contable de coproductos podra un Contador en un perodo prorratear dicho
costo considerando el mtodo de valor de mercado ponderado para
prorratear dicho costo conjunto.
Otro caso sera diferir los gastos si el presente ejercicio fuera malo en cuanto
a utilidades para posteriormente amortizar dichos gastos en los perodos con
mayores utilidades y as ahorrar impuestos.
Principio de Costo. Este principio se refiere a la objetivad en el registro de
las transacciones. Esta objetividad nacida del comprobante o documento
contabilizado da validez a muchas deducciones y tambin facilita la
aplicacin de las tcnicas de auditoria, que de lo contrario convertirn al
auditor actual en un profesional muy distinto: en un perito valuador. El costo
histrico ha sido defendido a toda costa por el profesional contable, haciendo
caso omiso de los costos de reemplazo o los de oportunidad que tan
importantes son dentro de la microeconoma o dentro de la contabilidad
administrativa.
Proceso Contable
Como ya se ha dicho, la finalidad bsica de la Contabilidad es suministrar
informacin para analizarla e interpretarla. Para registrar y procesar todas las
operaciones que se realizan en una empresa, es necesario seguir una serie
de pasos ntimamente relacionados unos con otros, los cuales deben guardar
14
una secuencia lgica, esto es lo que vamos a conocer como el proceso

contable.
PERODOS DEL PROCESO CONTABLE

Las empresas inician sus actividades y la mayora no pueden determinar
cuanto tiempo de existencia va a tener el negocio, esto trae como
consecuencia que no se puede esperar que el negocio termine para
establecer si han ocurrido beneficios o prdidas, y el estado en que se
encuentra el patrimonio de los propietarios, porque traera como resultado
que cuando se llegue a tener la informacin ya no se puede tomar ninguna
decisin, ni aplicar ningn correctivo, ni establecer nuevas polticas, etc.
Perodo Contable. Es el lapso que escoge una empresa para determinar
cuales han sido los beneficios o prdidas de la misma en ese perodo, y
como consecuencia establecer cul ha sido la variacin en el patrimonio del
negocio. El lapso va a estar en relacin directa con la necesidad de
informacin que tenga la empresa (mensual, trimestral, semestral, anual,
etc.) y al final del cual va a reflejar la relacin de ingresos y egresos en el
perodo y el Balance General que va a establecer la situacin del activo, el
pasivo y el capital para la fecha en que termina el perodo o ejercicio.
Perodo Fiscal. Aunque las empresas tienen libertad para establecer el
lapso de duracin de su perodo contable, desde el punto de vista legal, se
deja claramente establecido que ste no puede ser mayor de un ao. El
perodo civil comienza el 1 de enero y termina el 31 de diciembre, esto no
quiere decir que en una empresa el perodo fiscal abarque el mismo lapso, lo
que implica es que su ejercicio contable legal puede comenzar en cualquier
fecha del ao, por ejemplo comenzar su perodo el 1 de agosto y terminar el
31 de julio del ao siguiente.
15
La tenedura de libros
Es la parte de la contabilidad que se ocupa de recopilar, anotar y clasificar
las operaciones mercantiles por orden cronolgico en los libros dispuestos al
efecto, segn las leyes, normas y usos establecidos.
OBJETIVOS DE LA TENEDURA DE LIBROS
De acuerdo con la definicin antes citada, los objetivos de la tenedura de
libros son:
1. Recopilar
las
resumirlas.
operaciones
Por ejemplo
mercantiles
significa
la empresa A
compendiarlas
vende determinadas
mercancas a la empresa B. Los detalles de esa operacin se relata en

un documento mercantil denominado factura. A los fines de la tenedura
de libros se precisa recopilar o juntar en compendio los datos referentes
a esa operacin econmica. As
el tenedor
de libros o auxiliar de
contabilidad de la empresa vendedora se interesar en la fecha de la

operacin el nombre y el domicilio del comprador, las condiciones de
venta, el tipo de mercancas vendidas y su importe. La factura contendr
otros datos que el tenedor de libros no tomar en cuenta como son: el
tipo de empaque, el material de embalaje el medio de transporte que se
utilizar y otros. El primer objetivo de la tenedura de libros es, por tanto,
resumir o abreviar los datos de las operaciones mercantiles con sujecin
a un mtodo.
2. Despus de recopilar los datos de las operaciones mercantiles
metdicamente, hay que anotarlas tambin metdicamente. En los
registros de la empresa A y en los de la empresa B sujetos de nuestro
ejemplo, tiene que aparecer esa operacin mercantil anotada en los libros
16
de la primera como una ventana y en los de segunda como una compra.

Este es el segundo objetivo de la tenedura de libros pues ella se ocupa
de anotar los datos referentes a las operaciones mercantiles.
3. Una empresa realiza gran diversidad de operaciones
compra, vende,
cobra, paga, gasta gana, pierde, etc. Los datos de esas operaciones hay
que clasificarlos esto es, ordenarlos por clases. Este es el tercer objetivo
de la tenedura de libros clasificar las operaciones mercantiles.
MEDIOS QUE UTILIZA LA TENEDURA DE LIBROS
Para el logro de los objetivos antes citados la tenedura de libros dispone de
determinados medios como son:
-
Los documentos originales por las operaciones mercantiles; facturas

comprobantes de caja, cheques, pagars, letras de cambio, contratos,
plizas de seguro, etc.
Los libros obligatorios: Diario, Mayor y de Inventarios
adems de
aquellos que por necesidad de la empresa deben llevarse, y en los cuales

se registran las operaciones mercantiles, acorde con una tcnica
especifica y normas de carcter legal.
-
Las cuentas que resumen y clasifican las operaciones mercantiles.
DIFERENCIA ENTRE CONTABILIDAD Y TENEDURA DE LIBROS

La tenedura de libros se ocupa de recopilar, anotar y clasificar las
operaciones mercantiles como antes se ha dicho.
La contabilidad se
encarga, valindose de los datos aportados por la tenedura de libros, de
17
analizar y valorar los resultados
econmicos. La tenedura de libros es
narrativa, mientras que la contabilidad sintetiza y compara.

El tenedor de libros o auxiliar de contabilidad debe seguir estrictamente las
instrucciones del sistema diseado por el contador, quien recopila los
detalles importantes y establece comparaciones analizando los resultados.
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DOCUMENTOS MERCANTILES
Importancia de la documentacin mercantil
La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de
que los simples acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy
remotos por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados. En el
moderno mundo de los negocios cualquier paso que se d en el campo
mercantil se hace constar en algn documento y, en caso de que su
importancia lo justifique, el documento en cuestin puede llevar la firma de
algn funcionario calificado. De lo expuesto se infiere que las continuas
operaciones efectuadas por la empresa requieren la emisin y recepcin de
documentos de diversa ndole.
Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la
operacin se realiza, y su objeto es el de certificar el entendimiento que
existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el
ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega al cliente
que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de
muchas pginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero
tanto en uno como en otro caso describe la operacin en forma escrita,
reduciendo as en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por
parte de los interesados.
Dentro del concepto de documentacin mercantil se comprenden, no solo los
papeles revestidos de caractersticas formales, sino todos los que puedan
sustituirlos y tomen otra forma como ocurrira en ltimo extremo de la
correspondencia.
19
Estos documentos mercantiles se envan al Departamento de Contabilidad

donde los contadores y asistentes de contabilidad toman de ellos los datos
necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto ms grande sea
la empresa mayor ser la necesidad del empleo de documentos. Si se trata
de una gran empresa de ventas por departamentos, habr en ella muchos
dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide;
al mismo tiempo cierto nmero de compradores estar adquiriendo
mercancas del mercado local, nacional o internacional. En todos los
departamentos de venta se estar recibiendo dinero en pago de las ventas
efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se enva a depositar al banco;
a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero.
Tratndose de una organizacin de la clase que hemos descrito, sera
imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad
de documentos de naturaleza mercantil.
Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una
transaccin mercantil facilitan la conclusin de sta, informan al contador o
auxiliar de contabilidad respecto a las consecuencias de las operaciones y
sirven de autorizacin para hacer la anotacin en los libros de contabilidad.
Volviendo un poco hacia conceptos antes expresados y generalizados,
podemos decir, en conclusin, que entra dentro de la idea de documentacin
mercantil toda constancia escrita de una transaccin comercial o de un
aspecto de ella que pueda utilizarse para:
1) Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad.
2) Probar un hecho desde el punto de vista legal.
Con respecto a lo dicho en segundo trmino conviene observar que los libros
de contabilidad son tan slo un medio de prueba, y aunque en ciertos casos
pueden convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo, 'nunca
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servirn para destruir la evidencia surgida de un comprobante escrito y

revestido de las caractersticas legales; puede decirse entonces que an los
libros de contabilidad pierden valor sino estn apoyados en un archivo de
documentos bien organizado.
El Cdigo de Comercio
El Cdigo de Comercio regula las obligaciones de los comerciantes en sus
operaciones mercantiles y los actos de comercio, aunque sean ejecutados
por no comerciantes.
Nuestro Cdigo de Comercio vigente establece al respecto en su artculo
124, entre otras cosas, que:
"Las obligaciones mercantiles y su liberacin se prueban:
a) Con documentos pblicos
b) Con documentos privados
c) Con facturas aceptadas
d) Con telegramas
e) Con cualquier otro medio de prueba admitido por la ley
De acuerdo con la necesidad de los documentos expresados en el prrafo
anterior; en la actualidad no se concebira razonable que una de las partes
contratantes se negara a atestiguar en forma escrita su compromiso; por
ejemplo, hay una diferencia notable entre una operacin mercantil efectuada
mediante un simple crdito abierto y otra documentada, digamos con un
pagar. La primera, en caso de falta de pago por parte del deudor, es slo
exigible luego de largos trmites judiciales y en juicio ordinario, donde es
posible alegar muchas excepciones y causas para justificar la razn de la
cual se cree asistido quien no quiere o puede pagar. Un pagar en cambio
21
lleva aparejada la fuerza ejecutiva, el trmite judicial es brevsimo, porque

existe ya un reconocimiento de deuda y una promesa de pago a fecha fijada,
y vencido el plazo acordado, previo protesto ante un notario, el acreedor
dispone de una serie de recursos rpidos que le facilitan la obtencin del
reembolso de su crdito.
Por otra parte, los documentos mercantiles permiten seguir la pista de
cualquier operacin mercantil, si ello fuera necesario, en todas sus etapas,
as por ejemplo: la solicitud de compra o requisicin de materiales de una
dependencia de produccin de determinada empresa, dar lugar a otro
documento de ndole interna como es la orden de compra, luego, al recibirse
los materiales del proveedor se acompaan de una nota de entrega que
recibe el recepcionista del almacn, al mismo tiempo la empresa vendedora
entregar en el departamento de Contabilidad de la empresa compradora la
factura para hacer el cobro, pero las condiciones convenidas por las partes
hubieran podido determinar que el pago se efectuar a 60 das fecha, motivo
por el cual surgir un nuevo documento al ser aceptado un pagar por el
comprador; por ltimo, vencido el plazo de 60 das, aparecer un nuevo
documento que ser en este caso el cheque con el cual se cancelar la
obligacin.
Por lo que se ha visto, ya se trate de una negociacin entre empresas o de
relaciones internas de la misma, la documentacin puede ir uniendo todas
esas etapas hasta formar una cadena de comprobantes que permiten
reconstruirlo actuado o convenido en todos sus detalles.
La importancia de la documentacin mercantil es tal que ha creado normas
especiales de carcter tcnico y disposiciones legales para la impresin,
archivo y conservacin de los distintos documentos que se utilizan en las
operaciones mercantiles. An los formularios de simple orden interno para
22
tramitacin entre dependencias de una misma empresa constituyen

elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de
mercancas, identificar un envo de dinero o exigir el cumplimiento de una
norma o disposicin interna cualquiera, como pudiera ser la de reclamar al
Departamento de Compras, haciendo mencin de la fecha y nmero de una
solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del
plazo establecido.
Muchos de los documentos antes mencionados reciben el nombre genrico
de comprobantes. En esta leccin se explicar el uso de los ms conocidos
y la relacin existente entre ellos y el sistema de Contabilidad.
Clasificacin de los documentos

Los documentos que se, utilizan en las empresas mercantiles son tan
variados y complejos como las propias operaciones, pero aqu solo se
explicarn los que ms comnmente se utilizan, atendiendo a la siguiente
clasificacin:
Documentos corrientes
Comprobantes de compras
Comprobantes de ventas
Comprobantes de operaciones bancarias
Documentos de crdito
La letra de cambio
El pagar
El cheque
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La carta de crdito
DOCUMENTOS CORRIENTES
Comprobantes de compras. El procedimiento que se adopte para las
compras, como todo el sistema de Contabilidad, deben adaptarse a la
organizacin interna de la empresa.
El departamento encargado de las compras ha de recibir aviso de las
mercancas que necesite l o los departamentos de ventas, lo cual suele
hacerse mediante solicitudes de compras o requisiciones de material, en
virtud de las cuales se tramita la adquisicin de las mercancas en las
cantidades que dichos documentos indiquen. Teniendo como base estos
documentos y una vez consultados los precios a los distintos proveedores,
se procede a enviar la orden de compra a aqul que ofrezca, como es
natural, las condiciones ms favorables.
Al
recibirse
las
mercancas,
suelen
llegar
acompaadas
de
la
correspondiente factura. En caso de que las mercancas sean recibidas

conforme, se libra un cheque a favor del proveedor si la condicin acordada
hubiera sido que el pago se efectuara al contado, o bien se registra una
obligacin a su favor, si hubiera establecido que el pago fuera a crdito,
siempre utilizando como base para la anotacin en los libros la factura
expedida por el proveedor.
Por supuesto, que si la mercanca no es recibida conforme, dems est decir
que el comprador la devolver o solicitar una rebaja, la cual, de ser
acordada, dar lugar a una nota de crdito por parte del proveedor o bien
una nota de dbito que producir el comprador.
24
El procedimiento que se sigue para tramitar estas operaciones suele variar

en las empresas; pero puede decirse que el que acabamos de esbozar es el
que ms frecuentemente se utiliza. Abarca, como pudimos ver al principio,
cuatro etapas que dan lugar a los comprobantes siguientes:
Nombre
Funcin
Solicitud de compra
Inicia la operacin de compra
Orden de compra
Autoriza al proveedor a enviar la mercanca
Factura
Indica el aporte a pagar o abonar a favor del

proveedor
Nota de Crdito o Dbito
Ajusta el importe adecuado
Hay ocasiones en que puede agregarse una quinta funcin cuando la

mercanca adquirida se deposita en alguna almacenadora. Esta operacin se
registra por medio del comprobante que otorga la almacenadora donde se
depositan las mercancas. En algunas ocasiones se utiliza este comprobante
con fines de financiamiento.
Seguidamente se describen cada uno de los comprobantes antes citados:
Solicitud de compra. El Departamento de Compras actuar de acuerdo con
una solicitud por escrito, aprobada por un empleado suficientemente
calificado que represente alguno de los departamentos en que la empresa se
divida. Por ejemplo: el departamento de ventas puede solicitar que se le
tramite la adquisicin de artculos que se destinan a la reventa.
Orden de Compra. Su finalidad es documentar en un formulario propio toda

adquisicin autorizada por la compaa, la orden de compras suele hacerse
25
en una hoja impresa destinada a tal fin, en otros casos puede consistir en
una simple carta firmada por el propietario de la empresa o por un
subordinado, y en ocasiones consiste en una orden verbal que se da al
representante del proveedor. Sin embargo, este procedimiento, aunque
comn en la pequea empresa, debe desecharse en lo posible y, de llevarse
a cabo, deber confirmarse luego por escrito; pues el procedimiento que se
recomienda adoptar es aqul en que se documenta la operacin, evitando
con ello los riesgos probables de un malentendido, de fallas de memoria, o
de cualquier otra causa.
La orden se despacha al proveedor firmado por quien ha tramitado la compra
basada en la solicitud expedida a tal efecto, y no es necesario, ni se
acostumbra hacerla firmar del proveedor, quien por su parte y con
anterioridad habr enviado una serie de cotizaciones o alguna oferta por
carta que seala su compromiso. Sin embargo, algunas empresas
despachan dos ejemplares de la orden de compra pidiendo que se devuelva
uno de ellos conformado en seal de aceptacin.
En general, lo recomendable es hacer tres ejemplares enviando el original al
proveedor, el duplicado al almacn que recibir las mercancas pedidas y el
triplicado lo conserva el departamento de compras o quien formule la orden.
Ninguno de los documentos descritos antes sirve de base a asientos
contables, aunque ambos suministran datos de importancia. Son los
preliminares de la factura que luego se recibir del proveedor y que sea la
base del asiento en el Diario Auxiliar de Compras. La orden de compra puede
hacerse en varias formas.
La Factura. Consiste en una relacin detallada de las mercancas
compradas; debe contener los nombres y domicilios tanto del comprador,
26
como del vendedor, la fecha, las condiciones, las instrucciones del embarque
y las cantidades, descripcin y precios de las mercancas. Adems se debe
cumplir con las disposiciones legales para su elaboracin implantadas por el
Seniat (Articulo 13 de la resolucin 320, G.O 36.859 del 29-12-1999).
Al recibirse las mercancas deben contarse e inspeccionarse, labores que
suele ejecutar el personal del almacn, comparando los datos de la factura
con los de la copia de la orden de compra previamente recibida del
Departamento de Compras.
El almacn verifica las cantidades recibidas para ver si son las mismas que
indican la factura o puede informar independientemente al Jefe del
Departamento de Compras de las cantidades recibidas, caso en el cual se
adhiere dicho informe a la factura, sta pasa despus al Departamento de
Contabilidad para ser registrada en el Diario de Compras.
La factura normaliza la operacin, la concreta y la termina, es para el
vendedor el medio de contabilizar la deuda de su cliente y para el comprador,
como hemos visto antes, el comprobante con el cual justifica el pasivo que
contrae o el pago que ha efectuado, y acredita, adems, que los efectos han
sido adquiridos legalmente, es decir, representa un titulo de propiedad. Cabe
citar a este respecto lo expresado por nuestro Cdigo de Comercio en su
Artculo 147, el cual dice textualmente:
"El comprador tiene derecho a exigir que el vendedor firme y le entregue
factura de las mercancas vendidas y que ponga al pie del recibo el precio o
de la parte de ste que se le hubiere entregado.
No reclamando contra el contenido de la factura dentro de los ocho das
siguientes a su entrega se tendr por aceptada irrevocablemente".
27
Se debe tomar como modelo de factura las disposiciones del Seniat (Arti. 13
de la resolucin 320, G.O 36.859 del 29-12-1999) sobre impresin de
facturas. Con esto se actualizara este documento mercantil.
Las Notas de Debito o de Crdito : Si las mercancas llegan averiadas, son de
calidad inferior a la requerida o se comprueba la falta de algn artculo, es
preciso obtener un ajuste en el precio que haya cargado el proveedor. En
tales casos, el comprador puede extender una nota de dbito, por medio de
la cual carga al proveedor la cantidad ajustada, o ste puede emitir una nota
de crdito por el importe de la bonificacin que se le hace al comprador. Esta
transaccin supone el acuerdo previo de ambas partes y la nota que se
extienda slo sirve como prueba del convenio celebrado.
Puede ocurrir no obstante que el proveedor emita la nota de crdito y el
cliente la de dbito al mismo tiempo, sin existir acuerdo previo debido a que:
a)
El cliente que debe formular un reclamo y segn su sistema de tratado

interno, no puede esperar a recibir la nota de crdito, por tanto emite la
de dbito a cargo del proveedor y la contabiliza, archivando el asunto.
b)
El proveedor a su vez, al recibir la nota de dbito y comprobar que el

cliente tiene razn, debe descargar la cuenta del cliente, parcial o
totalmente, por la suma que le debit, y como para ello emiti una
factura, solo puede anularse emitiendo una nota de crdito.
Eventualmente puede existir una nota de dbito que no responda a una

reclamacin de precios, error en la mercanca recibida, etc. Por ejemplo, en
el caso en que el banco carga intereses o gastos de cobranza a su cliente o
bien por el flete pagado por el proveedor que corre a cargo del comprador y
otros.
28
Del mismo modo puede ocurrir que la nota de crdito no responda a

reclamacin del cliente, como evidentemente pasa cuando el banco enva
nota de crdito por los intereses ganados por los depsitos a plazo fijo del
cliente o bien para devolver a ste el importe pagado en exceso de las
obligaciones que hubiera contrado con el proveedor.
Comprobantes de ventas. Los procedimientos que se siguen para la venta
de mercancas pueden ser muy simples o ms complicados, segn sea la
magnitud y particularidades de cada empresa. En empresas pequeas de
venta al por menor no se hace ms registro que el de ingreso a caja por el
importe de las ventas, en otras de mayor importancia la maquina donde se
registran las ventas produce un ticket, el cual se entrega al cliente. Por lo
general en las empresas de importancia que es el caso que vamos a tratar,
las ventas se hacen en atencin a las ordenes de compra que se han
recibido de los clientes, y en las cuales suele seguirse un mtodo que da
lugar a los siguientes comprobantes:
Nombre
Funcin
Factura de Venta
Da los detalles concernientes a una venta
Carta de Porte
Se prepara en los casos en que se hace la entrega

por medio de una empresa de transporte
Estado de Cuenta
Contribuye a facilitar el cobro de las mercancas

vendidas
Nota de dbito o crdito
Establece los ajustes necesarios al importe

vendido
Factura de Venta. Es comn en las empresas de importancia recibir una

Orden de Compra del cliente, despus de lo cual, si la venta es a crdito y
luego, que el departamento respectivo ha dado su aprobacin, la orden de
29
compra pasa al departamento de facturacin donde se produce la factura

correspondiente a dicha operacin.
Si la venta es al contado el procedimiento ser ms breve y se enviar la
Orden de Compra directamente a facturacin.
Este ltimo departamento
suele hacer por lo menos dos ejemplares de cada factura enviando el original
al cliente y la copia al Departamento de Contabilidad que la usar como base
para asentar la operacin. En ocasiones suele hacerse un nmero mayor de
las copias de las facturas con l objeto de pasarlas a otros departamentos.
Por ejemplo, el Tesorero puede solicitar una copia con el fin de poder estimar
con mayor exactitud los fondos que habrn de cobrarse por concepto de
ventas realizadas.
Es evidente que la factura que por cada venta extiende la empresa
vendedora es para el comprador su factura de compra, de manera que
resulta innecesario hacer en esta ocasin una nueva descripcin de este
documento.
Carta de Porte: Cuando las mercancas deben entregarse en la misma
localidad, la factura o en su defecto la nota de entrega es suficiente para
documentar la recepcin por parte del comprador, pero, debido a que up
nmero considerable de las operaciones comerciales se conciertan entre
localidades distintas se hace necesario la intervencin de una tercera
empresa, la de transporte, que se encarga de hacer llegar los bultos a su
destino, es lgico entonces, que quien asume esa responsabilidad
documenta a su vez la recepcin de los bultos mediante el documento
denominado Carta de Porte, el cual equivale al conocimiento de embarque
cuando el transporte utilizado es martimo, fluvial o areo.
30
Este documento suele hacerse por triplicado envindose el original firmado

por el vendedor y por el transportista, al comprador, quien lo utilizar para
reclamar las mercancas a la empresa transportista. El segundo ejemplar,
que debe ser firmado solamente por el vendedor, esto es, por el remitente, lo
retiene el transportista como prueba de que se le orden hacer el transporte,
y el tercer ejemplar firmado por el transportista queda en poder del vendedor
en calidad de recibo.
Si las mercancas se pierden o sufren daos en el trnsito, la Carta de Porte
servir de base para la reclamacin pertinente contra la empresa
transportista.
Como puede verse, la Carta de Porte cumple los dos fines siguientes:
a)
Sirve para el remitente vendedor como comprobante de haber

enviado las mercancas.
b)
Sirve para el destinatario comprador pueda presentarse a retirar

los bultos en poder del transportista.
El Cdigo de Comercio de Venezuela respecto a este documento establece

en su Artculo 156, lo siguiente:
"Tanto el cargador como el porteador podr exigir mutuamente una carta de
porte fechada y firmada, en que se expresa:
1.
El nombre y el domicilio del cargador o remitente; del porteador y

del consignatario comprador.
2.
La naturaleza, peso, medida o cantidad de los objetos que se

remitan, y si estn embalados o envasados, tambin la especie de
embalaje o envase y los nmeros y marcas de stos.
3.
El lugar del destino o donde ha de hacerse la entrega.
4.
El plazo en que ella ha de efectuarse.

31
5.
El precio del porte.
6.
La indemnizacin o cargo del porteador por algn retardo, si se

estipulase, y cualesquiera otros pactos y condiciones que
acordaren los contratantes.
La carta de porte puede ser nominativa, a la orden o al portador. La omisin

de algunas de las precedentes anunciaciones puede suplirse con cualquiera
otra especie de prueba, Pero en ningn caso podr el expedidor hacer
responsable al porteador de prdidas o averas de efectos que no se han
expresado en la carta de porte, ni pretender que los objetos expresados en
ella tenan una calidad superior a la enunciada".
El Estado de Cuenta: En empresas de importancia las condiciones de las
ventas suelen establecerse en las correspondientes facturas y si el pago no
se efecta a su debido tiempo, se le enva un recordatorio al cliente con la
splica de que haga la remesa del importe de la deuda. En algunos casos los
estados de cuenta hacen referencia a varias facturas a cargo de un solo
cliente; no obstante hay empresas que tienen por costumbre enviar este tipo
de documento a su clientela en general, el da primero o ltimo de cada mes.
Este procedimiento no solamente constituye un recordatorio de la deuda
pendiente, sino tambin un medio muy efectivo de hallar errores o poner al
descubierto los fraudes que se cometieran, por ejemplo, en caso de que un
empleado desleal dispusiera del numerario enviado por los clientes.
Comprobantes de las operaciones bancarias. Los cheques han ocupado
el lugar del dinero efectivo en las operaciones ms importantes que
requieren el cobro y pago del mismo, inclusive, en Contabilidad suelen
considerarse los cheques como numerario. Cuando una empresa hace uso
de los cheques, se da por sentado que previamente ha depositado dinero en
32
el banco sobre el cual libra sus cheques, y sus depsitos pueden estar
constituidos en gran parte por cheques de sus clientes.
Como bien puede verse al hablar del movimiento de efectivo, hemos descrito
las operaciones que se refieren a cobros y pagos por medio del banco, pues
es el que no dudan en recomendar todos los contadores, en razn de que la
cuenta corriente bancaria pone a cubierto a la empresa contra los errores o
fraudes que puedan significar la manipulacin del efectivo; adems, facilita
un mejor registro de las operaciones por este concepto.
Los documentos que ms comnmente emplea el depositante en su trato
con el banco son los siguientes:
Nombre
Funcin
Tarjeta de identificacin de firma
Proporciona al banco la firma

autntica del depositante.
Nota o boleto de depsito
Proporciona al banco el detalle

del depsito hecho por el cliente
y a ste el comprobante de lo
depositado.
Talonario de cheques o chequeras
Proporciona al depositante un
medio de pago
Estado de cuenta
Proporciona al depositante un
estado peridico que le indica
el estado de sus fondos.
Tarjeta de identificacin de firma. Antes de que el depositante haga su

primera entrega de fondos, el banco requiere que estampe su firma sobre
una tarjeta destinada a tal efecto. Esta tarjeta proporciona al banco un medio
de identificar la firma del depositante cuando los cheques de este se
presentan al cobro.
33
Nota o boleta de depsito. Es un formulario impreso por el banco para que

sus clientes lo llenen detallando los valores que depositan en sus respectivas
cuentas corrientes. El depositante anota en ella la fecha, su nombre,
el
nmero de su cuenta, las cantidades que vaya a depositar en moneda de

curso legal, al igual que los diversos cheques.
El Talonario de Cheques. Las rdenes de pago por escrito que emiten los
depositantes se conocen con el nombre de cheques, los cuales resultan ser
formas impresas en papel que dificulta las falsificaciones.
En relacin con la emisin de cheques, conviene recomendar que se llene el
taln del cheque antes de extenderlo, pues de otro modo se corre el riesgo
del olvido y una vez que el cheque ha entrado en circulacin, pueden no
recordarse con exactitud las cifras y datos correspondientes. Al describir los
documentos de crdito, se explicar ms adelante el cheque de acuerdo con
su condicin de instrumento, negociable.
El Estado de Cuenta Bancario. Resulta ser el documento de que se habl al
tratar la conciliacin bancaria.
DOCUMENTOS DE CRDITO
Los documentos de crdito, llamados tambin instrumentos negociables, por
ser susceptibles de negociacin, son varios. Entre los ms usados tenemos:
el giro o letra de cambio, el pagar, el cheque y la carta de crdito.
La principal caracterstica de estos instrumentos negociables consiste en
que, en muchas ocasiones y con diversos motivos, sustituyen al efectivo,
puesto que son objeto de negociacin.
34
Para que un documento de crdito sea negociable, debe reunir los siguientes
requisitos:
a) Que sea escrito y vaya firmado por Su autor o librador;
b) Que contenga una promesa u orden incondicional de pagar una
cantidad de dinero determinado;
c) Que sea pagadero a presentacin o a una fecha fijada susceptible
de determinacin;
d) Que sea pagadero al portador o a la orden.
Letra de cambio. Es el instrumento negociable que constituye una orden
escrita en virtud de la cual una persona manda a pagar a otra, a la orden de
un tercero, la cantidad de dinero que exprese.
En la letra de cambio suelen intervenir tres personas: el LIBRADOR, el
LIBRADO y el TENEDOR. El LIBRADOR es la persona que expide el giro y
cuya firma aparece en el extremo inferior derecho del mismo; el LIBRADO es
la persona a cuyo cargo se gira y que suele recibir tambin el nombre de
PAGADOR, su nombre aparece en el extremo inferior izquierdo del
documento, el TENEDOR es la persona que ha de realizar el cobro.
En todos los casos la firma del librado es indispensable y en algunos lo es
tambin la fecha de aceptacin; entre tanto no constituye ms que una
simple demanda del librador al librado para que ste pague el importe, a que
el documento se refiere. Por esta razn no es costumbre que se formulen
asientos en los libros de contabilidad de ninguna de las tres partes hasta
tanto el giro est debidamente aceptado, aunque, desde luego, siempre se
lleva un registro de todos los giros expedidos.
35
Es muy frecuente que el librador expida el giro a favor de s mismo y lo

endose en blanco para que de este modo resulte transmisible al portador.
Una vez aceptado el giro, se convierte prcticamente en un pagar ordinario.
Las letras de cambio pueden ser enviadas a las instituciones de crdito:
-
Al descuento
Al cobro
Al descuento es un contrato por el cual el banco entrega al cliente

(beneficiario de la letra) el importe en dinero de un crdito an no vencido,
descontando los intereses correspondientes al tiempo que transcurre entre el
descuento del giro y el vencimiento del mismo.
Efectos enviados al cobro es cuando las letras son enviadas al banco para
que este las cobre, es decir, el banco sirve de intermediario de la empresa
para cobrar los giros. Aqu el banco hace las veces de cobrador y por ello
percibe cierto porcentaje de comisin sobre los giros.
Pagar.
El pagar es un documento de crdito en virtud del cual una
persona promete formalmente pagar una deuda en determinada fecha

posterior.
Cheque o giro. El cheque es un giro a nombre del Banco donde se tenga
establecida la cuenta. Constituye una orden que el titular de la cuenta dirige
a su banquero para que ste pague una determinada cantidad al beneficiario
que se indique o, al portador. Siendo el documento en que apoyan todos los
desembolsos, el cheque tiene gran trascendencia dentro de la Contabilidad.
En primer trmino, como ya sabemos, debe encauzarse todo el mecanismo
del movimiento de fondos de modo que hasta la ms mnima erogacin
36
queda cubierta con un cheque, aplicndose el sistema de Caja Chica para

los pagos pequeos. Dentro de un sistema bien organizado la suma de todos
los cheques de un perodo debe coincidir con los comprobantes, del mismo
perodo y dicho importe con la suma que resulte del cmputo que se obtenga
de los libros de Contabilidad.
Se denomina "Cheque de Banca" al que libra un banco a su propio cargo y a
favor de una tercera persona. Como instrumento de cambio ofrece ms
garanta que el cheque ordinario por estar emitido por un banco y no por una
persona particular.
Existen diversas clases de giros, que pueden ser a la vista o a plazo. El giro
expedido "a la vista", constituye un requerimiento hecho al librado para que
efecte el pago a la vista, es decir, en el acto de su presentacin.
Por lo regular, no se efecta ningn asiento formal en los libros sobre esta
clase de giros hasta que se efecta su pago.
Un giro "a tantos das vista" representa una demanda de pago que habr de
tener lugar tantos das despus de su presentacin. De aqu que en estos
giros reviste primordial importancia la fecha de su aceptacin, puesto que es
la que sirve de base para determinar el vencimiento.
Un giro librado, por ejemplo, "a 60 das fecha" se conoce con el nombre de
"giro fechado", y ser pagadero sesenta das despus de la fecha del
documento. El giro puede ser "comercial" o "bancario".
El cheque o giro bancario constituye una orden que un banco cursa a otro
banco corresponsal para que pague determinada cantidad de dinero a su
tenedor o beneficiario. Para efectuar remesas de fondos se sigue
37
corrientemente la norma de adquirir y enviar un cheque bancario. Los giros

pueden ser: nacionales o extranjeros.
Son nacionales cuando deben pagarse dentro de la misma nacin en que se
expidan, y extranjeros cuando no renan estas condiciones.
Carta de crdito. La carta de crdito puede ser definida como un contrato de
cambio condicional celebrado entre el dador y el' tenedor. El contrato se
perfecciona si el tomador hace uso del crdito que le abre el dador.
Este documento puede contener la autorizacin al tomador de girar a favor
de otra persona, a su orden, hasta por la suma indicada en el mismo. En la
carta de crdito son indispensables:
a) La cantidad o el monto del crdito;
b) E tiempo en el cual se debe hacer uso de ella;
c) La firma autgrafa del tomador.
El tomador debe estampar en la misma carta los recibos por las cantidades
que retire. Si la carta de crdito no fuere pagada, el portador de ella puede
comprobar la causa por medio del protesto.
La carta de crdito puede ser dirigida a varios corresponsales. En este caso,
el corresponsal que entregue una suma parcial al portador debe hacer
constar el retiro al dorso de la carta, bajo responsabilidad de daos y
perjuicios.
Endoso. El tenedor o portador de una letra de cambio o de cualquier otro
documento extendido a la orden puede transmitir o ceder a otra persona su
propiedad, esto es, el derecho a cobrarla a su vencimiento.
38
Esta sesin toma el nombre de "endoso", "cedente" o "endosante" es la

persona que traspasa el derecho y "endosado" es aqul a quien se transmite,
que viene a ser, precisamente, un nuevo tenedor que sustituye al primero y
que puede, del mismo modo, cederla a otra persona y as sucesivamente.
El "endoso en blanco" cuando el endosante se limita a firmar con su nombre
o el de la razn social a que pertenece; El endoso es "completo" cuando
contiene:
a) La fecha en que se efecta
b) El nombre de la persona a quien se trasmita la letra
c) La declaracin del valor recibido, entendido o en cuenta
d) El nombre de la persona de quien se recibe, o en cuenta de quien
se carga, si no fuere la misma a quien se trasmite la letra
e) La firma del endosante o de la persona legtimamente autorizada
que firme por l.
Los endosos se escriben en el respaldo de la letra.
Si el aceptante no pagara la letra a su vencimiento, el ltimo tenedor podr
recurrir contra los endosantes, siendo la responsabilidad de stos solidaria,
es decir, que cualquiera de ellos, a eleccin del portador, puede ser
conminado a pagar totalmente el documento, sin perjuicio del derecho que
asiste al que efectuare el pago para recabar de los endosantes que le
preceden la devolucin del importe abonado.
Protesto. Es un procedimiento formal que hace un Notario Pblico, a solicitud
del titular de un documento de crdito contra un deudor, con la finalidad de
dejar documentada la reclamacin hecha en tiempo oportuno por el acreedor
y el incumplimiento del deudor por falta de aceptacin o de pago.
39
Pueden ser objetos del protesto los pagars, cheques, giros o letras de
cambio, etc., pero en el documento mencionado en ltimo trmino el protesto
puede ser por falta de aceptacin o por falta de pago
El Notario Pblico debe presentarse a ultimar el pago al firmante del
documento y efectuar, como funcionario pblico que hace fe de los actos que
pasan ante l, el protesto. El protesto por falta de pago debe ser hecho
dentro de los dos das laborales siguientes al da del vencimiento del
documento.
El protesto por falta de aceptacin de una letra de cambio se levanta,
normalmente, en el mismo da de la fecha de presentacin del documento
para su aceptacin.
Un documento protestado permite el embargo inmediato de los bienes del
deudor, el remate de los mismos y el cobro del documento, intereses y costo
del juicio, ya que su cobro habr de tramitarse ante el Juez de Comercio de
la Jurisdiccin.
El documento de crdito no protestado en su oportunidad no dar accin
contra el deudor por juicio ejecutivo, sino por va ordinaria, sujeta a una serie
de trmites de larga duracin, que la hacen muy desventajosas, para el
tenedor. Las diligencias del protesto deben realizarse en el domicilio
establecido; en el documento, o en su defecto, en el domicilio del deudor.
El acta de protesto debe escribirse en el dorso del documento y, a falta de
espacio, en un papel blanco adherido al mismo documento.
40
Aval. Es el afianzamiento que presenta un tercero para el pago de una letra

de cambio independientemente de la obligacin que contraen el aceptante y
el endosante. El aval puede ser "absoluto o limitado".
La persona que da un "aval absoluto" responde solidariamente del pago de la
letra de la misma forma que el librador y endosante.
El "aval limitado" es el que realice la garanta a tiempo, cantidad o persona
expresamente determinados; dado en estos trminos, no produce ms
responsabilidades que la que el firmante se impuso, ni da a ste ms
derechos que contra la persona a quien ha garantizado y los endosantes
anteriores.
El aval debe ser otorgado por escrito, pudiendo figurar en la misma letra cuyo
pago se garantiza, o bien en un documento separado. Cuando el aval se
extiende en la misma letra, basta escribir al lado de la firma del librador la
firma del avalista.
DESCUENTOS DE DOCUMENTOS DE CRDITO
Descontar un documento de crdito significa endosarlo a un banco con el fin
de obtener su importe antes de la fecha de vencimiento. Los bancos realizan
con cierta facilidad tales operaciones porque son garantizadas por dos
personas distintas: el librador que debe pagarla, y, en su defecto, el
beneficiario que la descuenta; no obstante, en nuestro medio constituye una
operacin de crdito que los bancos realizan con sus clientes vlidos
primordialmente de la confianza que stos (los descontentes) le merecen.
La conclusin es que, el endosar un documento, tanto para cederlo en pago
como para descontarlo, se abre la va a la posibilidad de que ste se
convierta en un pasivo exigible inmediatamente. Esta posibilidad constituye
41
lo que en Contabilidad se llama PASIVO DE CONTINGENCIA o PASIVO

EVENTUAL, es decir, una clase especial de responsabilidad que puede
convertirse en un pasivo real. Esta posibilidad debe hacerse constar en los
libros en el mismo momento del endoso del documento.
A fin de hacer constar en los libros este pasivo eventual, conviene abrir una
cuenta que bien puede llamarse "Efectos a cobrar, endosados" o "Efectos a
cobrar descontados" que se manejar de acuerdo con el siguiente
movimiento.
1. Valor nominal de los efectos
1.
Valor nominal de los efectos
descontados que hayan sido
que se descuentan para que el
pagados por el girado.
tenedor los cobre al girado o

deudor principal.
2. Valor nominal de los efectos

descontados que hubiera tenido
que pagar el endosatario o
tenedor, en defecto, del girado.
Segn el esquema anterior, la operacin del descuento queda correctamente
contabilizada por medio de los siguientes asientos:
a)
Al recibir del banco los documentos del descuento se carga a la cuenta

del banco por el importe neto, la cuenta Intereses Gastos por los
intereses y la comisin cobrados por el banco, y se abona la cuenta
Efectos a Cobrar Descontados por el valor nominal del documento,
creando as el Pasivo Contingente.
b)
Al pagar el girado el documento, y desaparecer as el pasivo de

contingencia, se hace el cargo a Efectos a Cobrar Descontados y el
abono definitivo a Efectos a Cobrar.
42
No obstante haber designado la cuenta de Efectos a Cobrar Descontados

como cuenta de pasivo eventual, conviene presentarla en el Balance General
del lado del Activo, disminuyendo el saldo deudor de la Cuenta Efectos.
Algunas empresas, para obviar la gestin de cobros o bien con el fin de
ahorrarse el gasto que les ocasionara disponer de un Departamento de
Cobranzas, utilizan bancos que por tener agencias en el rea geogrfica
donde ellas operan, pueden en una forma eficiente hacer determinados
cobros, sin que ello les signifique grandes desembolsos.
Por efectuar estas gestiones los bancos cargan sobre el importe cobrado un
porcentaje que la empresa registra en sus libros como Gastos de Cobranzas,
debitando al mismo tiempo al banco el importe que ste le ha acreditado en
cuenta corriente con abono a la cuenta Efectos a Cobrar. Antes de efectuarse
la cobranza la empresa deber registrar en Cuentas de Orden el monto de
los documentos que ha enviado al banco.
Terminologa Mercantil
43
En los diversos documentos que se utilizan en la actividad mercantil se ha

puesto en uso una terminologa especial que conviene conocer, la cual se
expresa a travs de abreviaturas, cuyo fin es ahorrar tiempo y espacio en la
redaccin o preparacin de documentos y en los asientos de Contabilidad,
las ms comunes son las siguientes:
A/c.
A/cgo.
A/f
Admn.
A la V/.
Art.
Afmo.
Atto
Bco.
Bca
Bto
C/.
C/u.
Cdo
Cm
Cia
Cong.
Cta.
Cta. Cte.
Descto
D/F
D/P
D/V
Ds
Doc.
Dctos.
Efvo
F.C.
F.
FF. CC.
Fra
A cuenta
A cargo
A favor
Administracin
A la vista
Articulo
Afectivismo
Atento
Banco
Barrica
Bulto
Cargo, contra
Cada uno
Contado
Centmetro
Compaa
Consignacin
Cuenta
Cuenta corriente
Descuento
Dias fecha
Das plazo
Das vista
Das
Docena
Documentos
Efectivo
Ferrocarril
Fardo
Ferrocarriles
Factura
fcos.
fo
g.
Gnte
gr.
gs
lb
liq.
l
m
m.
m/p.
m/Cgo.
m/Cta.
m/fra
m/f.
m/o
n/
n/Cta.
n/fac
num. o N
o.
pago/p
Ptas.
Pza.
pp.
prox.
p. Pdo
s/
s/Cgo.
s/Cta.
frascos
folio
giro
Gerente
Gramos
gruesa
libra
Liquidacin
litro
metro
Me, mis, mo
Mi pago
Mi cargo
mi cuenta
mi factura
Mi favor
mi orden
nuestro, nuestra
nuestra cuenta
nuestra factura
nmero
Orden
pagar
Pesetas
Pieza
por poder
Prximo
proximo pasado
su, sus ,sobres
Su cargo
Su cuenta
ASENTAMIENTO DE OPERACIONES CONTABLES
44
La Cuenta
IMPORTANCIA
Los diferentes elementos que componen el Activo, el Pasivo y el Capital se
van modificando mediante aumentos y disminuciones en la medida en que
van transcurriendo las diversas operaciones que ocurren en una empresa;
sera muy complicado, si por ejemplo en un mes se realizan trescientas
operaciones en una empresa, saber a ciencia cierta cunto tenemos en cada
activo, cuanto debemos y cul es el capital del propietario, si no contamos
con un instrumento operativo adecuado que nos permita conocer cuanto
tenemos en cada bien y diferenciar con claridad entre unos y otros; es por
ello que ha surgido la necesidad de la Cuenta en la Contabilidad.
La cuenta no es otra cosa que un medio contable o instrumento de
operacin, mediante el cual podemos sub-dividir el activo, el pasivo y el
capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas caractersticas de afinidad y la cual
nos permite graficar todos los aumentos y disminuciones que ocurren en los
diversos elementos de la ecuacin. Por ejemplo, si queremos conocer el
movimiento del efectivo en caja, utilizaremos una cuenta que refleje ese bien
y que llamaremos Caja; si queremos conocer el movimiento que afecta a
los derechos que tenemos sobre terceros, la denominaremos Cuentas por
Cobrar; las sillas, mesas, archivos, entre otros, se reflejarn en una cuenta
llamada Mobiliario, lo que debemos a terceros mediante factura lo
incluiremos en una cuenta de pasivo denominada Cuentas por Pagar, etc.
Como podemos ver, el nombre de la cuenta debe reflejar con claridad el
concepto a que se refiere.
CLASIFICACIN DE LAS CUENTAS
45
Las vamos a clasificar en primer lugar en dos grandes grupos:

Cuentas Reales
Cuentas Nominales
Cuentas reales
Este grupo estar representado por los bienes, derechos y obligaciones de la
empresa, es decir, lo integran el activo, el pasivo y el capital. Se les
denomina Cuentas Reales porque el saldo de estas cuentas representa lo
que tiene una empresa en un momento dado, es decir, lo que posee y lo que
debe, lo cual puede ser comprobado por el bien o por el documento
existente. Adems las cuentas reales tienen la particularidad de ser cuentas
de carcter permanente, es decir, que su saldo se traspasa de un ejercicio a
otro. Las cuentas reales van a conformar el estado financiero conocido como
Balance General. Entre estas cuentas tenemos:
-
Cuenta de Activos.
Va a estar representada por todos los bienes y
derechos que posee la empresa y que sea posible su valoracin en

trminos monetarios, los cuales van a conformar el Balance General.
Estas cuentas
se subdividen en: activo circulante, activo fijo, cargos
diferidos, otros activos y valoracin.
Activo circulante. Esta formado por todas aquellas cuentas que

registran los activos mas lquidos; tales como el efectivo y todos
aquellos activos factibles de convertirse en efectivo dentro de un
periodo de un ao aproximadamente, a partir de la fecha del Balance
general. Dentro de este rubro de Activo circulante, se han de
colocar las cuentas mas liquidas primero; o sea, las mas fciles de
convertirse en dinero, con prioridad a las otras.
46
El Comit de Procedimientos Contables del Instituto Americano de

Contadores Pblicos Titulares, define los activos circulantes como:
El dinero efectivo y otros activos o recursos, que se espera convertir
en dinero o consumir, durante el ciclo econmico del negocio. Este
mismo organismo aclara que: los gastos pagados por anticipado no
son activos circulantes porque se han de convertir en dinero, sino
porque de no haberse pagado exigiran en su lugar el consumo de
activos circulantes, durante el ejercicio econmico referido.
El activo fijo o inmovilizado. Esta formado por todos aquellos bienes

de la empresa que renen las siguientes caractersticas:
a. Propiedades de la empresa
b. Son de naturaleza permanente
c. Estn destinados para el uso y NO para la venta
d. Tienen, adems, un cierto valor considerable.
Los activos fijos o inmovilizados se subdividen en TANGIBLES e
INTANGIBLES. Son tangibles, aquellos activos fijos de consistencia
fsica especial, palpables, como lo evidencia su nombre. Los
INTANGIBLES o NOMINALES, por el contrario son aquellos activos
fijos de calidad un tanto abstracta, inmateriales, ficticios e
impalpables, como la plusvala, las patentes, Derechos del Autor,
concesiones, y otros. El valor de los activos fijos INTANGIBLES se
deriva de los derechos de uso y de goce que confieren a la empresa.
Nunca podrn se aplicados al pago de deudas de la empresa en
marcha, aunque ocasionalmente puedan venderse. Algunos pierden
su valor, al liquidarse la empresa.
Al momento de clasificar los
activos fijos, dentro de sus correspondientes subgrupos de

tangibles e intangibles, se han de colocar primeramente los MAS
FIJOS. As ubicaremos al terreno primero que al edificio, luego
47
mobiliario, hasta llegar a los que ofrezcan menor permanencia o

durabilidad en la empresa, como son los vehculos.
Activos o cargos diferidos. Los activos diferidos, tambin llamados

cargos, estn formados por partidas de GASTOS, de tal condicin,
que benefician a la empresa por un periodo de ms de un ejercicio
econmico.
Estos gastos han de ser ajustados al final de cada ejercicio, de
manera de registrar como verdadero GASTO la parte CONSUMIDA
durante el ejercicio que finaliza, y registrar la parte NO CONSUMIDA
aun, como un autentico ACTIVO por disfrutarse todava; tal es el caso
de los gastos de organizacin, mejoras en propiedades ajenas
arrendadas, campaas publicitarias y otras. No existe un orden de
prioridad particular, en cuanto a la ubicacin de las cuentas dentro de
este rubro. Tal vez sea mejor colocar las de mayor monto primero.
Otros activos o activos diversos. Bajo este rubro se colocarn aquellas

cuentas representativas de ACTIVOS RAROS o muy especiales, no
comunes a las actividades propias de la empresa y que no pueden
clasificarse propiamente dentro de los otros grupos.
-
Cuenta de Pasivos. Esta representada por todas las deudas y

obligaciones de diversas ndoles contradas por la empresa con terceras
personas y, adems, aquellos servicios que debe prestar por cobros que
ha recibido por anticipado a cuenta de futuras prestaciones. Esta cuenta
se subdivide en: pasivo circulante, a largo plazo y crditos diferidos.
Pasivo circulante. Esta constituido por las deudas y obligaciones

pagaderas por la empresa a corto plazo, o sea dentro de un plazo
48
aproximado no mayor de un ao, a partir de la fecha del balance

general. Normalmente se pagan con activos circulantes. Dentro de
este grupo de han
de ubicar primero las cuentas de pago mas
inmediato, en el mismo orden de sus posibles vencimientos.
Pasivo a largo plazo. Comprende las obligaciones por pagarse dentro

de un plazo mayor de un ao, aproximadamente, a partir siempre de
la fecha del balance general, tal es el caso de las hipotecas, bonos
por pagar y otros. Conviene aclarar que las hipotecas, cuando se
aproxima la fecha de su vencimiento, en su ltimo ao pasan de
pasivo a largo plazo a pasivo circulante. Finalmente no es correcto
hablar de pasivo fijo o de pasivo permanente, puesto que en verdad
su permanencia es limitada en el tiempo.
Pasivos diferidos o crditos diferidos. Estn constituidos por aquellas

cuentas representativas de cobros efectuados anticipadamente por la
empresa, por concepto de servicios a prestarse en el futuro; por lo
tanto, mientras no se hubiere otorgado la contra presentacin del
servicios, estos cobros han de registrarse como autnticos PASIVOS,
tal es el caso de los intereses, alquileres y otros cobrados por
ANTICIPADO.
Otros pasivos. Estarn formados por aquellas cuentas indicadoras de

DEUDAS de la empresa con terceros y que no puedan clasificarse
con propiedad de los otros grupos citados. Tambin en este rubro se
ubican los pasivos diferidos, para que el balance general no resulte
tan recargado.
-
Cuenta de Capital. Esta cuenta representa el aporte que el propietario

tiene en la empresa para una fecha determinada, es decir, refleja la parte
49
de los activos que correspondan al propietario despus de deducir los

pasivos.
-
Cuentas de Valuacin. Son cuentas reales que tienen como finalidad

expresar el valor real de determinados activos y en consecuencia, son
cuentas que disminuyen el valor de los respectivos bienes y derechos.
Cuentas nominales
Tienen como caracterstica principal que son cuentas temporales, duran
abiertas lo que dura el ejercicio contable de la empresa luego al finalizar
ste, son cerradas y su resultado es traspasado a la cuenta capital, quien es
en definitiva, la cuenta que va a ser efectuada por los beneficios o prdidas
del negocio. Las Cuentas Nominales se crean en cada ejercicio de la
empresa para registrar los ingresos, los costos, los gastos, prdidas y en
consecuencia poder determinar los resultados obtenidos, por eso se les
conoce como cuentas de resultado.
Las Cuentas nominales se sub-dividen en dos grandes sub-grupos que son:
-
Cuentas nominales de ingresos y,
Cuentas nominales de egreso.
Las mismas van a conformar un estado financiero que compara los

beneficios con las prdidas para conocer los resultados del ejercicio, lo que
conocemos como estado de resultados. Estas cuentas se clasifican en:
-
Cuentas nominales de ingresos. Son todas aquellas operaciones que

realiza la empresa y que traen como consecuencia aumentos en el
capital; por ejemplo: las ventas, los intereses ganados, ingresos por
comisiones, ganancias obtenidas en ventas de activos fijos, ingreso por
alquileres de locales de propiedad de la empresa, etc.
50
Cuentas nominales de egresos. Son erogaciones en la cual incurre la

empresa y que trae como consecuencia disminuciones del capital, dentro
de los egresos existen dos grandes grupos que son el costo del producto,
el costo del artculo a fabricar en el caso de una empresa industrial y el
resto de los gastos en que necesariamente tiene que incurrir la empresa
para cumplir el proceso de operaciones.
A continuacin se presenta en forma esquematizada la clasificacin de las

cuentas tanto reales como nominales:
51
52
53
CARACTERSTICAS DE LAS CUENTAS

La forma y contenido de la cuenta va a variar de una empresa a otra, y
principalmente va a depender del tipo de sistema contable que se est
utilizando para registrar las transacciones; podemos enumerar rpidamente
algunos de los mtodos para hacer registro de datos dentro de una empresa:
Libros empastados (donde se utiliza una hoja para cada cuenta).
Libro de hojas movibles (tipo carpeta de gancho, donde se pueden ir

agregando hojas de acuerdo al monto de las transacciones).
Tarjetas sueltas para las cuentas, donde hay que emplear mquinas
de Contabilidad.
Sistema de tarjetas o cintas para computadores (este sistema lo

utilizan las empresas grandes, donde existen volmenes importantes
de operaciones y para lo cual tienen que valerse del procesamiento
electrnico de datos, por medio del computador).
Sin embargo, cualquiera que sea el mtodo a utilizar, toda Cuenta presenta
caractersticas comunes y es necesario registrar cada modificacin.
Teora de la partida doble

LA PARTIDA DOBLE. DEFINICIN
El principio de la partida doble se basa en la ecuacin del patrimonio y
registra los valores del activo y pasivo, as como las constantes variaciones
que se causan en la cuanta del capital, contemplando un sistema con
exactitud y precisin matemtica
puede ser comprobada partiendo del
conocimiento que hemos adquirido, segn el cual en toda operacin

mercantil hay un cambio de valores
54
y registro debe expresar esa doble
modificacin que originan dos conceptos que se equilibren o balancean entre

si. Esta idea es lo fundamental y bsico en la partida doble. No hay deudor
sin acreedor, ni acreedor sin deudor se suele decir en el lenguaje de la
contabilidad.
REGLAS PRCTICAS PARA EL CARGO Y EL ABONO
Adelantando un tanto el concepto de cuenta el cual se explicara en detalle
en la prxima leccin (es el estado que manifiesta los valores que debe una
persona o cosa y los que le son debidos), diremos que toda transaccin
comercial afecta cuando menos dos cuentas: Una de ellas debe cargarse y
otra abonarse por la misma cantidad. Cada partida asentada en la columna
izquierda de los importes monetarios de una cuenta se denomina en la
tcnica contable cargo o dbito.
La prctica de la contabilidad est basada en el principio de que toda
operacin mercantil puede ser analizada en elementos iguales de cargo y
abono; en consecuencia, todas las explicaciones que se harn en el
desarrollo de este curso descansan en este principio.
La contabilidad se cie a esta modalidad de las operaciones para vigilarlas
paso a paso, en todos sus detalles, mediante este mecanismo contable que
consiste en registrar en los libros simultneamente lo que se recibe y lo que
se entrega, ya se trate de dinero, mercancas, servicios, derechos u
obligaciones. Adems, la utilizacin del principio de la partida doble ofrece
las siguientes ventajas:
1.
Permite un control matemtico de las anotaciones, porque siempre se

da entrada y salida simultneamente a los valores que se cambian.
55
2.
La aplicacin de este principio es sencillsima, aunque poco se razone,

pues en toda operacin mercantil necesariamente una persona o cosa
recibe y otra persona o cosa recibe y otra
persona o cosa, por
oposicin, entrega ser acreedora.

Debe entenderse que el concepto de deudor en contabilidad va ms all de
lo personal, as, por ejemplo, si vendemos un bien a crdito, quien nos
compra se convierte efectivamente en deudor nuestro, pero en contabilidad
esa palabra tiene un contenido mucho ms amplio y significa, como antes se
dijo, todo lo que se registra en la parte izquierda de una cuenta pudiendo
tratarse de deudor propiamente dicho por una compra de mercancas o por
un gasto. Igual consideracin debemos hacer para lo que se registra en la
parte derecha de la cuenta, donde puede figurar un acreedor al que debemos
algo, un ingreso, o la indicacin de un beneficio obtenido. En consecuencia,
a) El debe representa:
1. Un bien que ingresa.
2. Una deuda que se paga.
3. Un gasto, un costo o una prdida.
4. Lo que nos quedan debiendo.
b) El haber por otra parte representa:
1. Un bien que sale de nuestro poder.
2. Una deuda que se cobra.
3. Un ingreso o una ganancia.
4. Lo que quedamos debiendo.
Luego vendr la tarea de utilizar conveniente este razonamiento recordando
que en cada una de las operaciones mercantiles que analizan se debe
abonar simultneamente el mismo importe, porque este es el requisito bsico
56
de la partida doble y el nico que permite llevar cuenta ordenada del activo,
pasivo, capital y las cuentas de ganancias o prdidas.
No es una cuestin difcil si se tiene presente el siguiente cuestionario clsico
y conocido, cada vez que se deba registrar una operacin, luego de
estudiada a fondo:
Para el debe:
Para el haber:
Qu entra?
Qu sale?
Quin recibe?
Hay una ganancia?
Hay una prdida?
A quin debemos?
Quin nos debe?

Por lo dems, si una operacin afecta a dos cuentas de activo, tiene
forzosamente que significa aumento en una y disminucin en la otra. La
recepcin de dinero como pago de un cliente significa un aumento en una
cuenta de activo, la del clientes la operacin afecta a una cuenta de activo y
a otra de pasivo, ambas cuentas tienen que aumentar o disminuir en igual
suma.
CUENTA DE ACTIVO
DEBE
Aumento
HABER
Disminucin
CUENTA DE PASIVO
DEBE
HABER
Disminucin Aumento
CUENTA CAPITAL
DEBE
HABER
Disminucin Aumento
La teora de la partida doble, en lo que respecta a las cuentas nominales, se

basa en la relacin existente entre estas cuentas y el capital, puesto que
ellas dan los detalles que explican el aumento o disminucin habidos en el
patrimonio como consecuencia de las operaciones constituyen variantes de
57
la cuenta Capital, y se les llama tambin cuentas temporales de Capital, ya

que solamente tienen vida durante el periodo contable para el cual han sido
abiertas.
Ecuacin del Patrimonio

En toda empresa o institucin existen una serie de bienes y derechos los
cuales van a representar para el negocio su Activo, como por ejemplo: el
mobiliario, el efectivo en cajas o bancos, los vehculos, la mercanca, la
maquinaria, seguros, entre otros. Muchos de estos activos pueden ser
adquiridos a crdito y otros aportados por el dueo, por lo que la empresa
tendr dos tipos de obligaciones: 1) con terceras personas y 2) con sus
dueos.
Cuando se adquiere a crdito un activo, la empresa adquiere una
responsabilidad, una obligacin con una tercera persona, que ha recibido
todas estas obligaciones que adquiere la empresa, es lo que vamos a
conocer como Pasivo; y el Capital representa los derechos que tiene el (los)
dueo (s) del negocio sobre los activos, una vez cancelados los pasivos.
58
Ejemplo:
Si todos los activos de una empresa son Bs.100.000.000,00 y debe a
terceras personas Bs. 40.000.000,00 luego ser del dueo la diferencia (Bs.
60.000.000,00).
Es decir, que matemticamente se puede representar el esquema anterior

(donde siempre se cumplir que el total de Activo, ser igual a la suma del
Pasivo ms el Capital) por la siguiente ecuacin:
Esto es lo que nosotros vamos a conocer como la Ecuacin del Patrimonio,

la cual tambin se conoce como Ecuacin Bsica de la Contabilidad o
Ecuacin Bsica del Balance General.
La
Ecuacin
del
Patrimonio
tiene
la
caracterstica
de
que
independientemente de lo complejo y cuantioso del nmero de operaciones

que realice una empresa, siempre se mantiene en equilibrio. Estas
operaciones pueden modificar el activo, el pasivo o el capital, pero la
igualdad y el equilibrio de la ecuacin siempre se conserva.
59
Libros de contabilidad obligatorios. Requisitos legales

QU SON LOS LIBROS DE CONTABILIDAD?
En Venezuela, como en la mayora de los pases de habla castellana, la
legislacin mercantil impone a los comerciantes la obligacin de llevar la
contabilidad en tres libros cuando menos. stos son:
El libro DIARIO
El libro MAYOR
El libro de INVENTARIO
Los libros de contabilidad, organizados de acuerdo con ciertas normas

legales y principios tcnicos, sirven para registrar todas las operaciones
comerciales que realiza una empresa, y suministran los datos indispensables
para conocer la situacin financiera y econmica de la misma. En ellos se
deja constancia de los actos y negociaciones que se efectan, se especifica
claramente el origen y el motivo de las deudas, de las entregas, de los
cobros, de los pagos etc., y permiten aclarar confusiones y dudas que
puedan suscitarse en la marcha de las relaciones comerciales de una
empresa. Nuestra legislacin mercantil impone al comerciante el uso de
libros de contabilidad.
REQUISITOS LEGALES SOBRE LOS LIBROS PRINCIPALES
El Cdigo de Comercio establece, entre otras, las siguientes disposiciones
con respecto a los libros:
Articulo 32. Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su
contabilidad, la cual comprender obligatoriamente: el Libro Diario, el Libro
Mayor y el de Inventarios.
60
Articulo 33.
El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso
sin que hayan sido previamente presentados al tribunal o registrador

mercantil, en los lugares donde los haya, o al juez ordinario de mayor
categora en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de
poner en el primer folio de cada libro nota de que los que ste tuviera,
fechada, y firmada por el juez y su secretario o por el Registrador Mercantil.
Se estampar en todas las dems hojas el sello de la oficina,
Articulo 34. En el libro Diario se asentarn, DIA a DIA, las operaciones que
haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quien es
el acreedor y quien el deudor, en al negociacin a que se refiere, o se
resumirn mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones
siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan
comprobar tales operaciones, da por da. No obstante, los comerciantes al
por menor, es decir, los que habitualmente slo venden al dental,
directamente al consumidor, cumplirn con la obligacin que impone este
articulo con slo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas
hechas al contado; y detalladamente de las que hicieron a crdito, y los
pagos y cobros con motivo de stas
Articulo 35. Todo comerciante al comenzar su giro y al fin de cada ao
har en el libro de Inventarios una descripcin estimatoria de todos sus
bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus crditos, activos y
pasivos vinculados o no a su comercio.
El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de estado de
resultados, sta debe de mostrar con evidencia y verdad los beneficios
obtenidos o las perdidas; sta debe mostrar con evidencia y verdad los
beneficios obtenidos y las prdidas.
61
Se har mencin expresa de las
finanzas otorgadas, as como cualesquiera otras obligaciones contradas

bajo condicin suspensiva, con anotacin de la respectiva contrapartida.
Los
inventarios
sern
firmados
por
todos
los
interesados
en
le
establecimiento de comercio que es hallen presentes en su formacin .

Articulo 44. Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante
diez aos, a partir del ultimo asiento de cada libro.
La correspondencia
recibida y las copias de las cartas remitidas, sern
clasificadas
conservadas durante diez aos.

REQUISITOS LEGALES SOBRE LOS LIBROS AUXILIARES
Articulo 32. Podr llevar, adems, todos los libros auxiliares que estimare
conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones.
Articulo 39. Para que los libros Auxiliares de contabilidad, llevados por los
comerciantes, puedan ser aprovechados en juicio por stos, han de reunir
todos los requisitos que se prescriben con respecto a los libros necesarios.
PROHIBICIONES LEGALES SOBRE ANOTACIONES EN LIBROS
Articulo 36. Se prohbe a los comerciantes:
1) Alterar en los asientos el orden y fecha de las operaciones descritas.
2) Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuacin de ellos.
3) Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o
enmendadoras.
4) Borrar los asientos o partes de ellos.
62
5) Arrancar hojas, alterar la encuadernacin o foliatura y mutilar alguna

parte de los libros.
Articulo 37.
Los errores y omisiones que se cometieron
al formar un
asiento se salvaran en otro distinto, en la fecha que se notare la falta.
Asientos contables
Asiento es la anotacin mediante la cual descomponemos en el diario
cualquier operacin mercantil en sus elementos de cargos y abonos,
mencionndose las cuentas que se afectan. Ocupa cuando menos cuatro
lneas del Diario, correspondientes a: el nmero del asiento, la cuenta
deudora, la cuenta acreedora y la explicacin o concepto de la operacin.
ASIENTO SIMPLE
El asiento de Diario se denomina simple, porque consta slo de dos cuentas
(un solo deudor, un solo acreedor), pero cuando comprende tres o ms
cuentas se le llama asiento compuesto.
Un asiento de Diario suele ser de la cuenta deudora o acreedora.
1) El titulo de la cuenta deudora se escribe junto a la columna de las fechas.
El titulo de la cuenta acreedora se escribe unos dos centmetros ms
hacia la derecha.
2) La explicacin o concepto se inicia en el espacio comprendido las
primeras
letras de cada una de las cuentas. Estas colocaciones
obedecen al propsito de que destaquen los elementos de cargo, de
63
abono y la explicacin del asiento. El uso de la preposicin a antes de la

cuenta de abono es opcional. Toda explicacin de un asiento debe
contener los motivos para individualizar y distinguir aquella operacin de
las dems. No existe un lmite para su extensin, no obstante conviene la
mxima concisin compatible con la claridad.
3) Las cifras se anotan en las columnas de importes monetarios en las
mismas lneas en que se escriben las cuentas a que se refieran.
4) Los nombres que se usen en los asientos de diario para designar las
cuentas de cargo y abono deben corresponder exactamente con el titulo
que para dichas cuentas aparezca en el mayor.
5) Debe dejarse entre cada uno de los asientos una lnea de por medio en la
que se escribir el numero que le corresponde a cada asiento.
6) Los asientos en ningn caso debern partirse, y se notara que las lneas
de que se dispone no dan cabida a uno nuevo, se inutilizaran a fin de
registrar el asiento completo en la pgina siguiente.
7) Todo asiento de diario requiere su correspondiente comprobante. Esto
quiere decir que no se debe contabilizar ninguna partida sin que preceda
el comprobante que la justifique plenamente. Cualquier procedimiento
contrario a este principio anula el valor del asiento.
ASIENTOS COMPUESTOS
Este asiento puede ser de tres tipos:
1. Un solo deudor y varios acreedores.
2. Varios deudores y un solo acreedor.
3. Varios deudores y varios acreedores.
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FUNCIN E IMPORTANCIA DE LOS LIBROS

De los libros antes sealados por las leyes como obligatorios, desde el punto
de vista tcnico, los principales en toda contabilidad como ya se dijo son: el
diario y el mayor, los cuales se consideran como efectivamente contables; no
obstante, a continuacin explicamos la funcin de cada uno de ellos.
EL LIBRO DIARIO
Es el libro en el cual
se registran todas las operaciones mercantiles
conforme se vayan sucediendo, esto es, en orden cronolgico, con indicacin

de las cuentas deudoras y acreedoras, y de sus respectivos importes.
Por ser el libro en que primeramente se anotan las operaciones tambin se le
da el nombre de libro de primera entrada. El registro de las operaciones en
el diario debe hacerse en tal forma que stas presenten un estado claro de
los hechos y faciliten los pases a las cunetas del mayor.
Dos son las formas ms conocidas de Diario: el de dos columnas, el cual en
nuestro medio se llama comn y corriente y que internacionalmente se le
conoce como diario continental y el de columnas mltiples, diario tabular,
columnar, o diario americano, como tambin se le designa.
Si bien en la parte final del curso de contabilidad general (practicas de
contabilidad) se conocern en forma amplia las caractersticas y funciones
del diario columnar, durante el desarrollo de su parte terico- prctica solo se
utilizarn el Diario comn corriente.
65
Bsicamente el diario debe disponer de espacios para anotar los datos de

una operacin mercantil cualquiera, de ellos son:
a) Fecha.
b) Cuentas afectadas, deudoras y acreedoras.
c) Referencias del folio del mayor.
d) Importes monetarios, debe y haber.
e) Concepto.
FECHA
CUENTA Y EXPLICACIN
REF.
DEBE
HABER
En relacin con esta forma comn de diario deben observarse las siguientes
reglas a los fines de su correcta manipulacin:
1) Sus pginas deben numerarse correlativamente para facilitar una
referencia del folio en que se ha contabilizado una operacin
determinada al hacer los pases al libro mayor.
2) En la columna de fechas se procede as:
Se anota el ao a la cabeza de la columna respectiva, no siendo
necesario repetirlo en el mismo folio, a menos que cambie el ao.
El mes se escribe en la lnea inmediatamente debajo, tampoco se
vuelve a anotar hasta el folio siguiente a no ser que principie otro mes.
El da se escribe en la misma lnea del mes. Si en el mismo se
suceden varias operaciones, la cifra del da debe repetirse.
66
3) Entre cada operacin se deja una lnea en la que se anota en forma

consecutiva el numero correspondiente a cada asiento.
4) Debe tenerse especial cuidado en dejar disponible la ltima lnea de la
pgina en la cual se est operando a fin de arrastrar los totales parciales
de los importes monetarios de las columnas y, como una consecuencia de
ello, la primera lnea de la siguiente pgina con el mismo objeto. El hecho
de que la suma de los importes monetarios de las columnas: Debe y
Haber,
sean iguales puede considerarse como prueba de que se ha
observado correctamente el principio de la igualdad matemtica de los

cargos y abonos.
5) En el caso de que determinadas lneas del diario queden en blanco,
deben inutilizarse mediante una diagonal que atraviese la parte no usada.
EL LIBRO MAYOR
De los tres libros que hemos sealado antes como principal, el libro Mayor se
destaca en importancia, pues en cierta forma resulta ser una versin del
Balance General de la empresa, es decir, refleja su situacin financiera.
En el mayor se llevan, en consecuencia, las diferentes clases de cuentas que
forman los grupos de activo, pasivo, capital, ingresos y gastos. En el se
dispone de pginas separadas para recoger todas las anotaciones que
afecten a cada cuenta, proporcionando as una informacin clasificada de las
anotaciones que en orden cronolgica registra el Diario, con la ventaja de
poder disponer para su consulta o examen de cifras totales y de recopilacin
en vez de partidas aisladas, que en verdad es lo que representa el libro
Diario. Se le llama tambin libro de asiento finales, en razn que los cargos
67
y abonos que se formulan en los libros de primera entrada son pasados a l

en ltimo lugar.
Aun cuando el mayor es, de acuerdo con lo antes expresado, el registro de la
contabilidad por excelencia, presenta desde un punto de vista prctico el
inconveniente de contener una informacin clasificada por cuentas, por lo
cual cada operacin est siempre registrada, cuando menos en dos cuentas
distintas. No hay pues en el Mayor un sitio solo en le cual pueda leerse
ntegramente el registro de una operacin. Esta deficiencia queda
solucionada por el Diario, en el cual, segn hemos dicho antes, las
operaciones se registran una a una y en el orden en que se suceden.
Pases al Mayor
Todos los asientos del Diario deben pasarse al folio correspondiente de la
cuenta del Mayor, en consecuencia, la suma de las dos columnas del Diario
debe coincidir con la suma de los movimientos operados en todas las
cuentas del Mayor. En el desempeo de este trabajo, es posible y aun
frecuente, equivocar la cuenta o la cantidad en cada pase, por lo cual
conviene seguir estrictamente las siguientes instrucciones al hacer los pases:
1) Primero se pasan todos los cargos y despus todos los abonos. Sin
embargo algunos contadores prefieren pasar los cargos y los abonos en
el orden en que aparecen en el Diario. El procedimiento a utilizar en todo
caso sera opcional.
2) Comincese con el primer cargo que aparece en el Diario y localice la
cuenta correspondiente en el Mayor.
68
3) Despus de localizada la cuenta procdase a escribir en los espacios

correspondiente en el mayor.
La fecha del cargo o abono columna de fecha.
Una breve indicacin de la operacin que causa el cargo o abono

columna de explicacin.
El nmero del folio o pagina del Diario de donde procede el pase a fin
de facilitar su futura localizacin columna de referencia.
El monto del cargo o abono columna de importes monetarios.
4) Enseguida antese en la columna de referencia del Diario la pgina

mayor en la cual se ha asentado la partida.
5) Una vez pasados todos los asientos revsese la columna de referencia
del Diario para tener la certidumbre de que cada partida ha sido pasada y
as asegurarse contra una frecuente causa de errores, pues sino
apareciera un nmero en cada unas de las cuentas cargadas o abonadas
es porque esa partida se ha omitido.
6) Si los cargos y los abonos han sido pasados correctamente, se podr
comprobar que el total de dichos cargos y abonos en el diario, es igual al
total de cargos y abonos del Mayor.
Relaciones entre el Diario y el Mayor
Con relacin al Diario y al Mayor se observar lo siguiente:
1. Cada uno contiene los mismos cargos y abonos porque los que aparecen
en el Mayor fueron pasados del Diario.
2. El Diario agrupa los cargos y los abonos por orden de transacciones
efectuadas, es decir en forma cronolgica.
69
3. El Mayor agrupa los cargos y los abonos por orden de cuentas, es decir
en forma clasificada.
4. El Diario es un libro de primera entrada; el Mayor es un libro de entrada
final.
5. Los cargos y los abonos del Diario y del Mayor se relacionan entre si por
medio de los nmeros de los folios. Con esta Interferencia de Diario y el
Mayor, o referencia cruzada, queda un libro encadenado al otro, formando
ambos una unidad de trabajo, lo que facilita la bsqueda posterior de
cualquier informacin.
Formas del Mayor
El rayado de un folio del Mayor, con espacios para la fecha, explicacin,
referencia e importes monetarios, en algunos casos, para facilidad de
informacin, se acostumbra agregar otra columna de importes monetarios
para establecer el saldo en forma permanente.
LIBRO DE INVENTARIO
Se abrir con el inventario que deber formar la empresa al tiempo de iniciar
sus operaciones con la siguiente informacin:
1) La relacin exacta del dinero, valores, efectos al cobro, bienes muebles,
mercancas y efectos de todas clases apreciados en su valor real, los
cuales constituyen su activo.
2) La relacin exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes,
si las tuviese, las cuales constituyen su pasivo.
Adems, anualmente formar la empresa el inventario de todos sus activos y
pasivos, los cuales registrar en el mismo libro, con los pormenores
expresados anteriormente.
70
El inventario debe cerrarse con el Balance General y el estado demostrativo

de resultados.
Consideraciones acerca del uso del libro de Inventario
Aunque dicho con otras palabras, lo que antes se ha expresado corresponde
a los requisitos exigidos por nuestra legislacin mercantil, cuya prctica en la
actualidad ha resultado casi imposible cumplir, sobre todo por parte de la
gran empresa, donde el registro de la vastedad de sus existencias, tanto
bienes destinados a su uso, como de los productos para la venta, supone
una complejidad extraordinaria. En cierto aspecto este libro no es ms que
un sistema de archivo y una repeticin del documento bsico de la empresa:
el Balance General.
A muchos contadores les mortifica esta exigencia del Cdigo de Comercio,
pues obliga a detallar todos los pormenores de las cuentas que se reflejan en
los libros de contabilidad, lo que representa una labor excesiva y sin
resultado prctico alguno.
Caractersticas del libro de Inventario
El rayado de un libro de inventario es igual al de una cuenta del libro mayor,
con la diferencia de que no necesita encabezamiento especial sino sealar el
nmero del inventario que se registra.
Los libros auxiliares

Para satisfacer los fines prcticos que debe llenar toda contabilidad es
necesario llevar una cuenta para cada persona, cosa o concepto relacionado
71
con las actividades de la empresa. Por persona se entiende cada cliente,

proveedor, empleado y otros, por cosa entendemos el dinero, las
mercancas, los muebles, los pagos adelantos y otros, y finalmente, por
concepto entendemos los ingresos y gastos de cualquier ndole, incluyendo
entre los primeros las ventas y entre los segundos los gastos generales, de
venta, administracin y otros.
En estas condiciones el nmero de cuentas que integran una Contabilidad
crece considerablemente y en consecuencia, el manejo de las mismas se
hace laborioso, sobre todo a medida que el desarrollo de la empresa es ms
intenso.
BASES PARA LAS SUBDIVISIONES DEL DIARIO PRINCIPAL EN DIARIOS
AUXILIARES
Tal como hemos podido ver, el principio por el cual se rige la subdivisin del
Diario Principal en Diarios Auxiliares descansa en la relativa frecuencia con
que ocurran operaciones de una misma naturaleza. El empleo de Diarios
Auxiliares en cada caso depende de la frecuencia con que determinado tipo
de operaciones se presente. Si son frecuentes, por ejemplo, las ventas a
crdito, como efectivamente lo pudimos comprobar, ser conveniente abrir
un Diario Auxiliar de Ventas a Crdito. Si se libran rara vez efectos a pagar,
no se hallara ninguna ventaja en mantener un Diario Auxiliar de este tipo.
Analizando las operaciones de nuestro ejemplo, pudimos ver que las de ms
frecuencia fueron las que seguidamente citamos:
1) Entradas y salidas de caja, para las cuales se utilizar el Diario auxiliar
de caja.
72
2) Compras a crdito, para las cuales se utilizar el Diario de Compras a

crdito.
3) Ventas a crdito, para las cuales se utilizar el Diario de Ventas a crdito.
VENTAJAS DERIVADAS DE LA UTILIZACIN DE DIARIOS AUXILIARES
La utilizacin de diarios auxiliares presenta las siguientes ventajas:
1) Reduce el espacio necesario para el registro de cada operacin, pues
como bien pudo verse el anotar las operaciones por orden cronolgico en
el diario Principal, es necesario escribir una explicacin completa de cada
asiento; en consecuencia, cuando las operaciones se clasifican y todas
las de una misma naturaleza se anotan en un libro separado, es posible
evitar la repeticin de muchos detalles que son iguales en cada caso, de
manera que el registro puede hacerse mucho ms breve eliminando as
gran parte del trabajo necesario para asentar en el Diario Principal los
nombres de las mismas cuentas cada vez, los mismos conceptos y otros.
2) Facilita la divisin del trabajo, muy necesaria por cierto en la mediana y
gran empresa. Si las operaciones se registran en diferentes libros, puede
dedicarse un empleado al registro de ventas a crdito solamente; otro al
de compras a crdito, otro al de entradas y salidas de caja etc.
3) Reduce en gran proporcin los pases a las cuentas del Mayor. Por
ejemplo, en vez de pasar partida al haber de la cuenta de ventas, se hace
un pase por el total, al final de cada mes.
RELACION DE LOS DIARIOS AUXILIARES CON EL DIARIO PRINCIPAL
Para algunos contadores, los Diarios Auxiliares que se establezcan,
cualquiera que sea su nmero, los consideran en unin del Diario Principal,
como nica funcin constituyente del registro de todas las operaciones de
73
diario de la empresa, es decir, que el Diario Principal y los Diarios Auxiliares

son una misma cosa; en tal sentido ninguno de los diarios auxiliares debe
resumirse o formalizarse ms tarde sino que por el contrario, todas las
operaciones que all se registran son anotadas en firme, debiendo pasarse
directamente, sin utilizar como puente el Diario Principal. Otros sostienen
que los diarios Auxiliares son libros con funciones separadas, efectivamente
auxiliares, y que las operaciones que all se registren deben ser resumidas al
trmino de cada mes con el objeto de hacer los pases al Mayor, deben ser
resumidas al trmino de cada mes con el objeto de hacer los pases al Mayor
mediante un asiento en el Diario Principal, con lo cual ste mantiene su papel
de unidad central de registro cronolgico.
En verdad, conviene aclarar que la prctica ha hecho imposible el
cumplimiento estricto de la anotacin diaria y cronolgica de operaciones, tal
como lo exige nuestra legislacin mercantil en el Diario; en consecuencia,
ste, en lugar de ser un registro que responda a su nombre- anotacin da a
da se ha convertido en un libro de resmenes mensuales. Personificando
esta idea diremos que el Diario Principal, ante el inmenso trabajo que se le
presenta como consecuencia de la cantidad de operaciones a las cuales
debe atender en razn del crecimiento de la empresa, delega determinadas
responsabilidades a unos ayudantes llamados Diarios Auxiliares, pero que al
trmino de cada mes les pide cuenta de la labor realizada, para l, a su vez,
darla al Mayor principal.
Este ltimo criterio ser el que se adoptar en el desarrollo de este curso, no
sin antes reconocer que en la practica, algunas veces puede convenir ms el
procedimiento citado en primer trmino; pero se cree firmemente que para
fines didcticos conviene adoptar el segundo; por otra parte, el primer
procedimiento es el que se sigue en los pases en que los libros de
contabilidad no estn regulados por la legislacin local. En Venezuela y
74
dems pases de habla castellano, el cdigo de comercio tiene disposiciones

relativas a los libros que no siempre permiten hacer los pases directamente a
las cuentas del Mayor.
EL DIARIO AUXILIAR DE CAJA
Registra los cobros y los pagos que efectan a la cuenta caja. Aunque en
algunas empresas el volumen de operaciones de efectivo hace necesario
utilizar registros separados para los cobros y los pagos, en este tema slo se
explica el libro de uso ms sencillo, en el cual los cobros y los pagos se
anotan en las del lado derecho. De las primeras se dice que son el lado de
las entradas, de las segundas que son el lado de las salidas.
Las entradas pueden provenir de:
a. Ventas al contado
b. Cobro a los clientes
c. Prstamos obtenidos
d. Documentos negociables, pagars y otros
Las salidas pueden deberse a:
a. Compras al contado.
b. Pago a los proveedores.
c. Pago de prstamos obtenidos.
d. Cancelacin de documentos negociables aceptados.
e. Pago de los gastos de administracin y ventas.
El rayado del Diario Auxiliar de Caja contiene generalmente en cada uno de
sus lados los siguientes datos bsicos:
a. Fecha
b. Cuenta abonada cargada para las salidas
75
c. Explicacin
d. Referencia
e. Importe
DIARIO AUXILIAR DE COMPRAS A CREDITO
Recoge todas las operaciones de compras a crdito que tienen un
desdoblamiento en un cargo a la cuenta de compras y un abono a las
cuentas individuales de los proveedores. Su rayado contiene generalmente
los siguientes datos bsicos:
a. Fecha de la anotacin
b. Numero y fecha de la factura
c. Nombre del proveedor
d. Direccin del proveedor
e. Condiciones
f. Referencia
g. Importe
RELACION DEL DIARIO AUXILIAR DE COMPRAS CON EL MAYOR
PRINCIPAL
Las anotaciones en el Diario Auxiliar de compras se cortan por lo general, al
trmino de cada mes para hacer el pase en forma global al Mayor Principal,
mediante un asiento en el diario principal tal como lo explicamos al hablar de
las relaciones de los Diarios Auxiliares con este ltimo.
DIARIO AUXILIAR DE VENTAS A CREDITO

Recoge todas las operaciones de ventas a crdito, que tienen un
desdoblamiento, en un cargo a las cuentas individuales de los clientes y un
76
abono a la cuenta de ventas. Su rayado contiene generalmente los

siguientes datos bsicos:
a. Fecha de la anotacin
b. Numero de la factura
c. Nombre del cliente
d. Direccin del cliente
e. Condiciones
f. Referencia
g. Importe
RELACION DEL DIARIO AUXILIAR DE VENTAS A CREDITO CON EL
MAYOR PRINCIPAL
Las anotaciones en el Diario Auxiliar de Ventas a crdito se cortan por lo
general, al trmino de cada mes, para hacer el pase en forma global al mayor
principal, mediante un asiento en el Diario Principal, tal como explicamos al
hablar de las relaciones de los Diarios Auxiliares con este ltimo.
Cuentas de control y auxiliares

Hasta ahora hemos visto en orden consecutivo el ciclo a que da lugar el
registro de las operaciones mercantiles cuyo proceso abarca:
a. El Diario principal
b. El Mayor principal
c. El libro de Inventarios
d. La subdivisin del diario principal en diarios auxiliares a fin de facilitar
la divisin del trabajo y simplificar las operaciones.
77
A partir de aqu vamos a tratar un nuevo mtodo que tiende de igual manera
a simplificar las operaciones, mediante una divisin del Mayor principal en
mayores.
NECESIDAD DE LOS MAYORES
El mtodo que hemos estado utilizando hasta ahora obliga a recoger toda
informacin proveniente de los libros de primera entrada.
Diarios Auxiliares
en un solo libro de clasificacin final, el Mayor principal contentivo de todas

las cuentas de la empresa, tanto de personas como de cosas o conceptos;
pero es evidente que ello no resulta prctico sino aquellas empresas de muy
reducida importancia. Para registrar las operaciones de cualquier empresa
de muy reducida importancia. Para registrar las operaciones de cualquier
empresa de mediana categora es necesario abrir gran nmero de cuentas.
En la gran empresa el volumen de dichas cuentas es tan extenso que se
hace materialmente imposible llevarlas todas en un solo libro Mayor. Un
establecimiento mercantil, por ejemplo, que venda a crdito a numerosos
clientes y compre en las mismas condiciones a muchos proveedores, se ver
en la necesidad de abrir centenares de cuentas; y si todas ellas se llevan en
un solo libro no es posible que un solo auxiliar de contabilidad las que pueda
mantener al da, amn de que descuidara el trabajo de las cuentas
impersonales, motivo por el cual surge la necesidad de subdividir el Mayor
principal.
CUENTAS DE CONTROL
La utilizacin de Mayores Auxiliares supone la presencia en el Mayor
principal de una cuenta de control que recoge todos los cargos y abonos que
se hagan en el Diario principal, sin que ella en s exprese una informacin
78
detallada, la cual es proporcionada por el Mayor auxiliar respectivo. La

cuenta de control representa el total de los saldos de las cuentas
discriminadas, por ejemplo, en el mayor auxiliar de Cuentas a cobrar, por
clientes; o en el mayor Auxiliar de cuentas a pagar, por proveedores, que en
esa forma quedan incorporados al Mayor principal.
RAYADO DE UNA CUENTA DE MAYOR AUXILIAR
El rayado ms comnmente utilizado en los mayores Auxiliares de cuentas
personales es aqul en que se destinan tres columnas para los importes
monetarios, dedicando la ultima para consignar el saldo de la cuenta del
cliente o del proveedor, pues existe por parte de la empresa la necesidad de
tener al da la informacin de las partidas que le son adeudadas y las que
ella adeuda.
COMPROBACION DE LOS MAYORES AUXILIARES
La suma de los saldos de las cuentas individuales de los mayores auxiliares
tiene que ser igual al saldo de la cuenta de control en el mayor principal. El
nico requisito esencial aplicable al funcionamiento de las cuentas de control
consiste en obtener la seguridad de que toda cantidad anotada en los libros
de primera entrada, que afecte a cualquier cuenta en un mayor principal, se
pase no solo a dicha cuenta, sino tambin al de control establecido en el
mayor principal. Este principio se funda en el axioma matemtico de que el
todo es igual a la suma de sus partes.
VENTAJAS DE LAS CUENTAS DE CONTROL
1.
Permiten conocer el total de las deudas de la empresa y el total de sus

partidas a cobrar.
79
2. Por lo general, las cuentas de los deudores y acreedores son numerosas

en la mayora de los negocios, y el llevarlas en auxiliares separados
permite que varios empleados hagan pases al mismo tiempo, lo cual seria
impracticable si todas las cuentas estuvieran en un solo libro.
3. El empleo de los libros auxiliares facilita el pase diario a las cuentas de
deudores y acreedores, lo que permite conocer al da lo que cada cliente
debe a la empresa y lo que esta debe a cada uno de sus proveedores.
4. Al disminuir el numero de cuentas del mayor principal y eliminar muchos
detalles que no son necesarios, se facilita el ordenamiento de las cuentas
a los fines de balance.
5. Adems, como veremos en otro tema, se logran con respecto al balance
de comprobacin, las siguientes ventajas:
Se reduce su tamao, lo cual representa facilidades de manejo y

utilizacin.
Puede prepararse sin necesidad de consultar los mayores auxiliares,

con lo que se reducen las posibilidades de cometer errores.
CUENTAS AUXILIARES
La cuenta de control representa el conjunto de cuentas individuales de una
misma ndole. Al llevarse en el Mayor principal una cuenta de control, el
Mayor auxiliar deja de considerarse como parte integrante del Mayor
propiamente dicho, y pasa a ser un libro auxiliar, cuya funcin se reduce a
reflejar y distribuir detalladamente los datos contenidos en la cuenta de
control que acta de resumen; por otra parte, continua ligado al sistema a
travs de la cuenta de control. Debido a estas consideraciones, se da el
nombre Cuentas Auxiliares a las cuentas individuales de los mayores
auxiliares.
80
SISTEMAS CONTABLES COMPUTARIZADOS

Importancia
Un sistema de administracin financiera eficaz se basa en la disponibilidad
de datos financieros fidedignos, exactos y oportunos. Por lo general estos
datos son suministrados por el sistema contable de una organizacin. En
respuesta a factores como expansin, nuevos requerimientos de rendicin de
informes, la necesidad de trabajar con miras a lograr una mayor
autosuficiencia y la disponibilidad de una tecnologa de costo relativamente
bajo, un nmero cada vez mayor de organizaciones estn adoptando
sistemas de contabilidad computarizados que les suministrarn los datos que
necesitan, en el momento que los necesitan.
La mayora de las organizaciones pasan por una progresin de sistemas
contables. Por lo general comienzan con un sistema manual (utilizando
papel), luego avanzan a una mezcla de papel y herramientas basadas en
hojas de clculo computarizadas, y finalmente adoptan un sistema
computarizado simple. A menudo este sistema computarizado incluir una
mezcla de varios sistemas o programas que ingresan datos en hojas de
clculo o bases de datos. Las mejoras del equipo y el software de
computacin facilitan ms que nunca la transicin de una mezcla de papel y
herramientas basadas en hojas de clculo a la implementacin de un sistema
computarizado, o la modernizacin de un sistema existente. Los costos bajos
de las computadoras y del software tambin han logrado reducir el costo
financiero que se requiere para realizar este cambio.
La automatizacin de su sistema contable puede traer consigo muchos
beneficios tangibles e intangibles. La siguiente tabla proporciona una visin
81
panormica rpida de los beneficios de un sistema contable computarizado

que funciona bien.
Examen de la Computarizacin:
Necesidades y Beneficios
Necesidades de los
Administradores o
Contadores
Beneficios de un Sistema Computarizado
Requieren
informa-
cin oportuna y exacta
para tomar decisiones.
El sistema verifica automticamente los nmeros de las

cuentas y rechaza los datos que no se adecuan a los
criterios establecidos.
Los cheques o comprobantes faltantes se ponen en

evidencia inmediatamente.
Los procesos tediosos de registro se automatizan.
Se pueden generar diferentes informes rpidamente

cuando se solicitan.
Los administradores pueden consultar el sistema para

obtener informacin ad hoc.
El procesamiento y anlisis de datos son ms rpidos y

ms exactos.
Se debe identificar y
resolver problemas
Permite que los administradores reconozcan los problemas

con mayor facilidad, como la recaudacin lenta de las
cuentas por cobrar, la disminucin de las ventas o las
necesidades de dinero en efectivo.
Elimina la necesidad de una investigacin manual de las

cuentas por cobrar, que puede convertirse en una tarea
tediosa y consumir demasiado tiempo, especialmente
cuando ocurren cambios en el personal.
82
Se debe observar los

datos a partir de una
diversidad de perspectivas
diferentes
para
poder
tomar
buenas
decisiones
administrativas
Los administradores pueden utilizar el sistema para

observar los datos de diferentes maneras; por ejemplo, los
gastos pueden ser reportados por proveedor, por tem
comprado, por unidad, o por perodo de tiempo
La mejor capacidad para la preparacin de informes

permite a los administradores controlar los gastos en
comparacin con los tems presupuestados, seguir con
atencin los saldos de las cuentas y pronosticar las
necesidades futuras de flujos de caja.
Un sistema computarizado puede proporcionar los datos

que requieren tanto los administradores financieros como
los administradores del programa.
Los controles monetarios y de inventario se implementan

con mayor facilidad.
Las organizaciones que cuentan con oficinas o puntos de

prestacin de servicios en varios lugares pueden
administrar sus finanzas de manera ms coordinada y ms
consistente y pueden compartir la informacin entre los
diversos centros de costos.
Deben cumplir con

ciertos requisitos de
rendicin de informes
y proporcionar informacin financiera en
los
formatos
solicitados
por
sus
entidades
rectoras,
fuentes
de
finan-
ciamiento o administradores de mayor
jerarqua.
Los formatos para la rendicin de informes pueden ser

modificados simplemente presionando un botn o haciendo
clic con un ratn.
Los administradores pueden cumplir con mayor facilidad

con los requisitos estatutarios y de los donantes a travs
de informes como el estado de ganancias y prdidas, el
balance general, el balance de comprobacin y los
El sistema puede generar informes que comparen los

datos por perodo, como por ejemplo ao actual vs. ao
anterior, y proporcionar informacin referente a las
tendencias, como el crecimiento o las bajas.
Una vez que los datos exactos se encuentran en el

sistema, la mayora de los informes pueden ser impresos
cuando se solicitan.
El personal puede hacer consultas a travs del Internet
referentes a los datos en la medida necesaria y cumplir con
las solicitudes de informes de la gerencia rpida y
fcilmente.
83
informes de los donantes hechos a la medida de cada uno

de ellos.
Los requisitos de rendicin de informes son satisfechos
ms rpidamente, con menor esfuerzo.
Los auditores tienen mejor acceso a los datos clave

requeridos de las transacciones, como el nmero de un
cheque, el monto del mismo, el nombre del beneficiario y la
fecha. Esto ayuda a reducir el tiempo necesario para
suministrar este tipo de informacin y documentacin
durante una auditoria.
Deben
ser
ms
eficientes, es decir
que deben hacer ms
con menos recursos.
Permite que una organizacin maneje un mayor volumen

de trabajo o satisfaga las necesidades de rendiciones de
informes ms complejas con menor cantidad de personal.
Aumenta la capacidad de almacenamiento de datos,

permitiendo que los administradores mejoren los sistemas
existentes o satisfagan nuevas necesidades de la empresa
o de la gerencia de manera eficiente en relacin con los
costos.
Utiliza las caractersticas y funcionalidad de la tecnologa

basada en el sistema Windows, que permite que una
diversidad de programas de software sean compatibles y
utilizados para varias aplicaciones.
A menudo, una organizacin se concentra en el sistema en s (equipos,

dispositivos y software) durante la computarizacin y deja de lado la
preparacin y capacitacin del personal que utilizar los resultados del
sistema para la toma de decisiones. Es crucial que el personal comprenda el
sistema. Las sesiones de orientacin iniciales y peridicas le ayudarn a
utilizar el sistema en forma efectiva y reducir su nivel de ansiedad con
respecto a los cambios que trae consigo el sistema nuevo.
La capacitacin se puede clasificar en las siguientes categoras amplias:
capacitacin general en computacin, como el uso de procesadores de
palabras, el uso del teclado, las hojas de clculo; capacitacin en el sistema
84
contable especfico; e informes, interpretacin y toma de decisiones a nivel

gerencial.
Seleccin y compra del software

La seleccin y compra del software que se utilizar para computarizar el
sistema contable es la decisin ms importante en este proceso. Es
necesario considerar cuidadosamente las caractersticas y la capacidad del
software en relacin con las necesidades de su organizacin, as como
evaluar los mdulos del software contable y determinar cules deber
instalar y utilizar.
DETERMINACIN DE NECESIDADES DE SOFTWARE
Estas necesidades dependen de diversos factores, como la cantidad de
monedas de curso legal que la organizacin debe manejar y la necesidad de
un sistema que pueda adecuar a la medida de sus necesidades. Los
programas ms simples estn diseados para los negocios pequeos. Estn
generalmente diseados para un solo usuario, como el administrador o el
contador. Los programas ms complejos estn diseados para las empresas
de mayor envergadura que lleva la contabilidad de cada departamento. Los
programas ms avanzados pueden tener mltiples usuarios a travs de una
red local de gran magnitud, o pueden conectar mltiples sitios a travs de
una red amplia.
El nmero de empleados que trabajan en una organizacin no es un factor
importante cuando se selecciona el software. La verdadera medida de la
necesidad es la complejidad de las actividades de la organizacin, como el
nmero de transacciones que se realizan cada mes, seguridad deseada, la
cantidad de monedas de curso legal que se manejan y los mtodos de
adquisicin. Algunos ejemplos de software simple incluyen Quickbooks,
85
DacEasy, Pegasus, Capital Lite, y Peachtree. Los ejemplos de software ms

complejo incluyen a Sun Accounting, Solomon IV, Navision, SCALA y SAP.
A pesar de que los sistemas contables modernos generalmente no
establecen lmites con respecto al nmero de transacciones permitidas, los
sistemas simples generalmente se volvern ms lentos si tienen que manejar
grandes volmenes de datos.
Estos funcionan mejor cuando manejan
solamente unos cuantos centenares de transacciones al mes. (El trmino

transacciones se refiere a cheques, recibos, cargos y asientos contables).
Se puede determinar el nmero de transacciones de la organizacin a partir
del sistema manual existente. Hay que tomar en cuenta los incrementos
futuros provenientes de expansin o nuevo financiamiento, que podra
aumentar su necesidad de estar informado de la nueva informacin, tambin
hay que considerar la complejidad de las transacciones que se estn
registrando. Por ejemplo, carga una misma factura a varios proyectos,
donantes, o cuentas del libro mayor?
Un sistema complejo, desarrollado
para bases de datos grandes, como Oracle, Informix o SQL Server, puede
procesar miles de transacciones por da sin volverse ms lento.
MDULOS DE SOFTWARE CONTABLE
Los mdulos de software contable son similares a los mdulos de un sistema
contable tpico. Los mdulos ms importantes del software contable son el
administrador del sistema, el libro mayor, las cuentas por cobrar, las cuentas
por pagar, el inventario, la planilla de sueldos y los activos fijos. La mayor
parte del software de nivel medio o complejo cuenta con estos mdulos
separados, y se puede comprar solamente los mdulos que se adecuan a las
necesidades de computarizacin. La mayora de los paquetes simples
contienen todos los mdulos que se requieren en un solo paquete.
86
La tabla a continuacin describe las funciones que realizan los mdulos de

software contable que se utilizan con mayor frecuencia. Los nombres de los
mdulos podran variar o algunas funciones relacionadas podran estar
vinculadas en el mismo mdulo.
Mdulos de software contable y sus funciones

Mdulo
Funciones
Administrador
de sistema
Libro mayor
(L/M)
Controla el sistema contable computarizado.
Podra definir los archivos maestros, tablas de referencia,

equipos, componentes instalados y descripciones de los
departamentos y sus ubicaciones.
Podra controlar la creacin de informes.
Es el centro del sistema contable computarizado.
Recibe informacin de otros mdulos, como las cuentas por

pagar, las cuentas por cobrar y las planillas de sueldos, sobre
una base diaria, semanal o mensualmente.
Crea documentos financieros clave, incluyendo el balance de

comprobacin, el balance general y los estados de ganancias y
prdidas.
Permite que los usuarios enmienden la informacin registrada

previamente.
Registra transacciones financieras que no estn registradas en

otros mdulos.
Crea presupuestos, que permiten que la organizacin se

mantenga informada de las diferencias entre los resultados
financieros planeados y los reales.
Crea pistas de auditora detalladas.
Lista de
cuentas
(submdulo de
L/M)
A travs del uso de una serie de cdigos, identifica y describe los

activos, ingresos, gastos y patrimonio que estn siendo
controlados por el sistema.
Influye sobre la calidad y complejidad de los informes generados
por el sistema.
87
Debe ser capaz de crear cdigos del tamao necesario para las
diferentes cuentas y manejar la subcodificacin a nivel
departamental, de cada lugar, del proyecto, de cada fuente de
financiamiento o actividad, si fuera necesario.
Balance general
(submdulo de L/M)
Informa sobre la relacin entre los activos, los pasivos y el

patrimonio.
Debe ser capaz de crear informes correspondientes al flujo de

caja y los presupuestos.
Debe ser capaz de crear informes que satisfagan los

requerimientos legales y cubran las necesidades de las fuentes
de financiamiento y de los administradores.
Balance de
comprobacin
(submdulo de L/M)
Informa con respecto a los saldos de cada cuenta,

generalmente una vez por mes y proporciona pruebas para
hacer saber a los usuarios si la informacin que se ingresa est
siendo registrada correctamente.
En la contabilidad tradicional de asientos contables dobles,

refleja los activos y los gastos como nmeros positivos
(dbitos) y el patrimonio, los ingresos y los pasivos como
nmeros negativos (crditos).
Cuentas por cobrar

(C/C)
Maneja los informes referentes a los ingresos adeudados a una

organizacin provenientes de las ventas a crdito, prstamos o
donaciones prometidas.
Generalmente es responsable de la facturacin a los clientes.
Generalmente tiene la capacidad de reconocer los depsitos en

las cuentas bancarias.
Por
lo
general
mantiene
los
archivos
maestros
correspondientes a los clientes, incluyendo sus nombres y
direcciones.
Podra tener la capacidad de imprimir una lista de todo el

dinero adeudado, identificar la fuente y hacer notar durante
cuanto tiempo no se ha cobrado la deuda.
Actividades de
punto de venta
(submdulo de C/C)
Podra estar vinculado al inventario o a las C/C.

Permite la actualizacin automtica del inventario y las ventas
cuando se realizan las ventas, a travs del empleo de cajas
88
registradoras computarizadas o lectores computarizados de

cdigos de barras.
Cuentas por pagar

(C/P)
Ordenes de
compras
Maneja la informacin referente al dinero adeudado a otros

(compras a crdito o amortizacin de la deuda).
Podra tener la capacidad de imprimir cheques generados por

computadora a favor de los vendedores.
Mantiene registros maestros, como la informacin de los

vendedores.
Debera ser capaz de registrar facturas de acuerdo con su

fecha de vencimiento y reconocer las condiciones de pago
especiales, como descuentos por pago anticipado.
Debera permitir el registro de los pagos inmediatos (cheques

girados manualmente) que no hubieran sido ingresados en las
C/P anteriormente.
Permite que una organizacin reconozca los gastos y actualice

los presupuestos en la etapa de la orden de compra (costos de
los gravmenes).
Reconoce los costos cuando se registran las facturas (no

solamente cuando se desembolsa el dinero en efectivo).
Permite que la organizacin reconozca los productos que

fueron pedidos, el precio acordado y su efecto sobre el
presupuesto.
Permite que la organizacin reconozca los costos cuando se

emite una orden de compra y concilia las facturas con las
rdenes de compra.
Podra proporcionar las tasas de utilizacin de los suministros y

bienes de consumo, indicar cuando se deben colocar los
pedidos de los diferentes productos y establecer las cantidades
de los pedidos mnimos y mximos.
Podra actualizar automticamente los archivos del inventario

cuando se reciben los productos.
(submdulo de C/P)
89
Conciliaciones de
cuentas bancarias
(submdulo de C/P)
Inventario
Planilla de
sueldos
Prepara conciliaciones bancarias.

Imprime una lista de los cheques girados por una organizacin
y reconoce los cheques que han sido cobrados (Nota: menos
til cuando se utilizan transferencias de dinero en efectivo o
transferencias cablegrficas para la mayora de las
transacciones).
Actualiza las existencias del inventario y los precios cuando se

reciben los productos.
Reduce los inventarios en el momento de la venta.
Podra vincularse con el sistema de rdenes de compra para

mostrar los productos que fueron pedidos.
Debera permitir el registro de las fechas de expiracin de los

bienes de consumo o las fechas en las que deben descartarse
los productos.
Podra permitir actualizaciones del inventario en base a los

inventarios fsicos o cuando ya no se pueden vender los
productos, debido a los daos sufridos o a su fecha de
expiracin.
Podra tener la capacidad de alertar al personal cuando se

requiere volver a pedir los productos, en base al anlisis de su
utilizacin.
Mantiene al da la informacin de los empleados, incluyendo los

salarios pagados, los impuestos retenidos, los beneficios
proporcionados, o los prstamos adeudados.
Administra la informacin referente a los empleados, como

nombres y direcciones.
Podra tener la capacidad de imprimir los cheques

correspondientes a los salarios y mantener los saldos de los
salarios, retenciones y beneficios pagados de un ao al otro.
Podra hacer el seguimiento de los feriados, licencias y

vacaciones.
Podra o no tener la capacidad de satisfacer los requisitos

legales correspondientes a las compensaciones de los
empleados, como impuesto a los crditos y beneficios sociales.
90
Activos Fijos
Podra manejarse mejor a travs de paquetes agregados de

terceros, vinculados con el paquete de software principal, o a
travs de fuentes externas.
Si se emplean fuentes externas o se utiliza paquetes agregados,

se requiere el establecimiento de polticas y procedimientos
claros sobre como se deben ingresar los datos de la planilla de
sueldos, de manera que se pueda seguir las reducciones de
dinero en efectivo, los incrementos en las obligaciones
impositivas y los gastos salariales.
Realiza el seguimiento de informacin clave, como los costos, la

fecha de la puesta en servicio, el propietario y la vida til de los
activos fijos (los equipos y bienes races con una vida til
superior a un ao).
Podra tambin registrar nmeros de modelo o de serie,

ubicacin, nmero de identificacin de la etiqueta, garanta, e
informacin referente al servicio y al vendedor.
Debera ser capaz de procesar los costos de la depreciacin de

acuerdo con las reglas contables seguidas por la organizacin y
expresar el valor de los activos menos la depreciacin
acumulada.
CONSIDERACIONES FINALES CON RESPECTO A LOS MDULOS

Los nombres de los mdulos de software contable individuales no son
importantes. Algunos tipos de software podran reunir las funciones de
diversos mdulos en uno solo. Lo primordial es asegurarse que el sistema
financiero de su organizacin est manejando todas sus funciones. En la
evaluacin de los mdulos, debera analizarse la funcionalidad, el costo, la
complejidad y la velocidad del software. Esto le ayudar a comparar los
beneficios y costos de las diferentes opciones. La meta es mantener el
sistema lo ms simple posible y al mismo tiempo cubrir las necesidades
actuales y potenciales de la organizacin. Los sistemas ms complejos
91
pueden aumentar el costo tanto de los equipos como de la capacitacin, y a

su vez aumentar el potencial de corrupcin de los datos.
92
93
EL BALANCE DE COMPROBACION
Definicin y caractersticas
Es el documento que se prepara generalmente al trmino de cada mes para
constatar si todos los asientos del Diario han sido pasados al Mayor, resumir
la informacin de este ltimo, y facilitar la formacin de la Relacin de Estado
de Resultados (Ganancias y Prdidas) y del Balance General; en su
encabezado debe llevar:
a)
El nombre de la empresa
b)
El nombre del documento
c)
La fecha de su formacin
Para proceder a su formacin es indispensable sumar las columnas del debe

y del haber de cada una de las cuentas del mayor y escribir dichas sumas a
lpiz, con nmeros pequeos, debajo de cada columna cuidando no inutilizar
la lnea inmediata. El saldo se escribe tambin a lpiz fuera de las columnas.
BALANCE DE COMPROBACIN POR SUMAS
El Balance de Comprobacin por sumas se obtiene listando todas las
cuentas que figuran en el Mayor y anotando las sumas escritas
anteriormente a lpiz, de todos los dbitos o crditos efectuados durante el
mes a cada cuenta, en el debe y/o haber de las columnas del Balance de
Comprobacin, Si la suma total del debe del Balance de Comprobacin es
igual a la suma del haber, se dice que el Mayor respectivo est "balanceado".
94
BALANCE DE COMPROBACIN POR SALDOS

Se obtiene anotando el saldo de cada cuenta del Mayor, sea al debe o al
haber, en la columna respectiva del Balance de Comprobacin que se est
formando.
Al obtener sumas iguales en las dos columnas del Balance de Comprobacin
se tiene la certeza de que los cargos y los abonos a las cuentas del Mayor
han sido hechos por cantidades iguales.
El segundo mtodo es el ms usado por los contadores ya que excluye todas
las cuentas que no tienen saldos, reduciendo, por consiguiente la extensin
del Balance de Comprobacin. Dicho mtodo ser el que se utilizar en el
desarrollo de este curso.
En la mayora de las empresas el Balance de Comprobacin se formula
mensualmente. Su frecuencia depende de la conveniencia de cada empresa.
La formulacin del Balance de Comprobacin es til por tres razones
fundamentales:
Asegurarse de la exactitud de los pases
Localizar y corregir cualquier error que se hubiera cometido
Obtener, por comparacin, una visin de conjunto de la situacin de la

empresa.
Localizacin y correccin de errores en el Mayor

Por mucho cuidado que los tenedores de libros pongan en su trabajo, existen
siempre posibilidades de errores. Esas posibilidades se multiplican por
distintas causas, pero principalmente por negligencia y falta de slidos
conocimientos de matemticas y contabilidad. En consecuencia, puesto que
95
errores ocasionales no pueden evitarse, es importante saber como

corregirlos, recordando siempre, que existe prohibicin legal de borrar, tachar
o enmendar libros; adems aunque no existiera tal prohibicin, los borrones y
tachaduras desmerecen el trabajo del contador, quien en todo momento debe
hacer gala del mayor escrpulo y limpieza en su labor. Los errores ms
comnmente cometidos pueden ser de dos tipos:
1) Errores aritmticos:
a) Errores de suma
b) Errores de resta
2) Errores en los pases:
a) Pase incorrecto del Diario al Mayor o del Mayor al Balance de
Comprobacin.
b) Cargos pasados al Haber o abonos pasados al Debe de las
Cuentas del Mayor.
c) Pases omitidos o repetidos
d) Pases hechos a cuentas que no corresponden.
LOCALIZACION DE ERRORES
El primer paso para comprobar la exactitud de las cuentas es el Balance de
Comprobacin del Mayor. Si las sumas de sus columnas no coinciden, es
evidente que hay error o errores. El procedimiento ms lgico a seguir para
descubrir los errores es revisar el trabajo realizado en sentido contrario al
orden de realizacin. Por tanto, si el Balance de Comprobacin no cuadra,
realizaremos las siguientes comprobaciones hasta encontrar los errores.
Errores de suma o resta. Los errores de suma o resta slo requieren una
cuidadosa revisin de las operaciones hechas en los libros. Por eso el
96
Tenedor de Libros debe ser extremadamente hbil y exacto en el dominio de

las reglas aritmticas de sumar y restar.
PASES INCORRECTOS DE LAS CIFRAS DE LOS ASIENTOS A LAS
CUENTAS
Transposiciones de dgitos; traslacin de la coma decimal. Estos errores
se producen al pasar indebidamente una partida cualquiera del Mayor al
Balance de Comprobacin o del Diario al Mayor.
Transposiciones de nmeros. Las transposiciones de nmeros consisten
en la alteracin del orden de los dgitos. A continuacin damos una lista de
cantidades con sus posibles transposiciones y la indicacin de la diferencia
que, en todo caso, es de 9 o mltiplo de 9:
CANTIDAD CORRECTA
Bs.
34,00
320,00
0,35
173,31
173,31
213,00
132,00
123,00
CANTIDAD INCORRECTA
Bs. 43,00
230,00
0,53
173,13
137,31
231,00
213,00
321,00
DIFERENCIA
Bs. 9,00
90,00
0,18
0,18
36,00
18,00
81,00
198,00
Traslacin de la coma decimal. Cuando la coma decimal se traslada a un

lugar incorrecto, tambin se produce una diferencia que es divisible por 9:
Cantidad correcta
Bs.
11,00
230,00
104,00
1.200,00
1,35
Cantidad incorrecta
Bs.
1,10
23,00
10,40
120,00
13,50
97
Diferencia
Bs.
9,90
207,00
93,60
1.080,00
12,15
CORRECCIONES DE ERRORES EN EL MAYOR

Los errores exclusivos del mayor no se pueden subsanar por medio de
nuevos
asientos
en
el
diario.
Las
correcciones
deben
hacerse
exclusivamente en el mayor.
Hemos visto como se puede descubrir los posibles errores en el mayor, y
vamos ahora a tratar de su correccin.
a) Pase por una cuenta en lugar de otra. Bastara pasar el pase a la
cuenta que le corresponda y encerrar en un crculo la anotacin que se
quiera anular en la cuenta que se afecto por error. Al sumar las columnas
de esta ultima cuenta, la cantidad encerrada en el circulo no debe ser
tomada en consideracin.
b) Transposicin de nmeros al pasar. Bastar encerrar en un crculo la
anotacin errada y hacer la anotacin correcta. La cantidad encerrada en
el crculo no debe ser sumada.
c) Pase al lado opuesto de la cuenta. Bastar encerrar en un crculo la
anotacin y registrarla en el lado opuesto de la cuenta. La cantidad
encerrada en el circulo no se suma.
d) Pase de una anotacin dos veces. Bastar encerrar una de las dos
anotaciones en un crculo y no tomarla en cuenta al sumar.
e) Omisin del pase. Bastar pasar la anotacin omitida con el nmero y la
fecha que lleva en el Diario.
La compra y venta de mercancas

La compra y venta de mercancas constituye la actividad predominante de
las empresas mercantiles.
98
Las mercancas se compran a un precio y se venden a otro, regularmente

por encima de su costo, dando as lugar a una utilidad; o bien, si por
circunstancias
especiales se vendieran a un precio menor que su costo
daran lugar a una prdida.
En consecuencia, el precio de venta est
formado por el costo del artculo y la ganancia o utilidad bruta. Podemos

pues considerar el precio de venta 'formado por dos elementos: uno que
representa la disminucin del activo mercancas-el costo de la cosa vendiday otro que representa el beneficio o aumento del capital la utilidad o ganancia
bruta. De ah que la cuenta ventas tiene un carcter mixto, ya que el monto
de cada operacin que en ella se anota abarca dos elementos distintos.
En trminos tcnicos diremos que en toda venta hay aumento de activo por
el dinero recibido, o por recibir una disminucin de activo por la cosa
entregada y un aumento de capital por la utilidad obtenida en la operacin.
Por supuesto que en los casos de ventas con prdida, en vez de aumento
habr disminucin de capital.
Por el contrario, la cuenta compras que se lleva para registrar todas las
adquisiciones de los artculos que van a ser vendidos refleja tambin dos
elementos, a saber; el costo de las mercancas vendidas de que hablamos al
tratar las ventas y el costo de las mercancas existentes al final del perodo.
La cuenta compras tambin tiene un carcter mixto puesto que no registra
los abonos a que deberan dar, lugar las operaciones de ventas cmo
disminucin del activo, ya que stas se hacen a la cuenta ventas como
acabamos de ver.
99
LA COMPRA Y VENTA DE MERCANCIAS

(Elementos del precio de venta)
PRECIO
DE VENTA
PRECIO
DE VENTA
AUMENTO DEL ACTIVO

POR EL DINERO RECIBIDO
DE LOS CLIENTES
PRECIO
DE VENTA
DISMINUCIN DEL ACTIVO

POR LAS MERCANCAS
ENTREGADAS A LOS
CLIENTES
AUMENTO
(DISMINUCIN) DEL
CAPITAL POR LA
UTILIDAD (PRDIDA)
BRUTA OBTENIDA
PROCEDIMIENTO PARA LA DETERMINACIN DEL COSTO DE LO

VENDIDO
Volviendo a las operaciones de venta diremos que se presenta en su
movimiento una mezcla de dos elementos: activo y resultados, es decir, la
entrega de mercancas a cambio de dinero o de una obligacin de pagarlas
en el futuro, cambio este en el cual se produce una ganancia. Ahora bien, si
esos elementos son conocidos al momento de hacer la venta ser fcil
registrar la operacin segn el siguiente ejemplo:
1. Ventas......................................................
2. Compras..................................................
3. Costo de los artculos vendidos
160.000.000,00
100.000.000,00
80.000.000,00
Las cuentas a que da lugar esta demostracin aparecern as en el mayor:

VENTAS
160.000.000,00
COSTO DE VENTAS
80.000.000,00
COMPRAS
100.000.000,00
100
80.000.000,00
La cuenta compras denota por medio de su saldo de Bs. 20.000.000,00 el

importe de las mercancas en existencia, Inventario de Mercancas, a la vez
que el cargo que tiene registrado representa el importe de las compras
efectuadas; la cuenta ventas acusa el monto de las mismas.
La diferencia entre el monto de las ventas y el Costo de Ventas refleja la
utilidad o ganancia obtenida, que constituye un aumento del capital de la
empresa.
La explicacin anterior se basa en la suposicin de que al tiempo de
registrarse cada venta, se hace otro asiento relativo al costo de los artculos
vendidos cargando a la cuenta Costo de Ventas y abonando a Compras
(Inventario de Mercancas) procedimiento que en la Contabilidad se designa
como de "Inventario Permanente o Continuo". Segn este procedimiento,
todas las compras de mercancas se cargan a la cuenta de Inventario de
Mercancas, con abono a Caja o Cuentas a Pagar, ya sea que se adquieran
al contado o al crdito, y el costo de cada venta o grupo de ventas se carga a
la cuenta Costo de Ventas con abono a Inventario de Mercancas, con lo cual
esta ultima revela permanentemente el valor de la totalidad de las
mercancas en existencia.
Exige este sistema, igualmente, la utilizacin de tarjetas individuales por
cada rengln del Inventario en las cuales se registra las cantidades
compradas y sus costos unitarios, as como las cantidades vendidas y sus
precios unitarios, obtenindose por diferencia entre las entradas y las salidas
los saldos por cada rengln en cantidades y valores. Lo fundamental en todo
caso consiste en que se mantiene siempre, despus de cada venta, una
separacin bien definida de los dos elementos que abarca la venta: la
disminucin del activo mercancas y el aumento del patrimonio representado
por la utilidad obtenida.
101
Sin embargo existen diversas objeciones, que oponer a este procedimiento a

primera vista deseable. El costo de la mercanca comprada incluye todos los
gastos que se originan para situarla en el lugar de la venta. Surge de aqu la
primera dificultad para determinar el verdadero costo de los artculos
vendidos, puesto que, como los gastos de transporte y en general todos los
que se incurren hasta situar las mercancas en los almacenes de la empresa,
suelen pagarse globalmente, afectando distintas compras, es muy difcil
distribuir equitativamente la parte que corresponde a cada unidad comprada,
en consecuencia, resultar casi imposible a una empresa mercantil
establecer el costo de cada artculo o grupo de artculos vendidos.
Las normas, deterioros y las filtraciones de mercancas haran necesaria una
revisin constante del monto de las existencias a fin de ajustar el saldo de la
cuenta Inventario de Mercancas, cosa menos que imposible en aquellas
empresas que trafican con artculos de fcil descomposicin o que acusen
muchas mermas, pues el personal destinado a este efecto tendra que ser
numerossimo.
Todas las circunstancias que hemos anotado hacen que el citado
procedimiento sea poco prctico y que en el mejor de los casos sirva
solamente como una aproximacin que exige revisin peridica de las
existencias para ajustarlas a su verdadero monto en la cuenta del mayor. En
consecuencia, la gran mayora de las empresas, en especial, las mercantiles,
han adoptado otro procedimiento denominado en el lenguaje de la
Contabilidad como de Inventario Peridico o Sistema de Comparacin de
Inventarios, mediante el cual las mercancas slo se cuentan al final del
ejercicio econmico y el costo de las ventas se determina sumando al
inventario inicial, si lo hubiere, las compras del perodo y restando a este total
el inventario final.
102
En las diversas fases de este curso empleamos dicho procedimiento, el cual

seguidamente pasamos a explicar, no sin antes reconocer que en
determinado tipo de empresas mercantiles el procedimiento de inventario
permanente puede resultar conveniente, sobre todo en aqullas que por
manipular pocas unidades de alto valor el sistema resulta econmicamente
utilizable, en especial si emplean equipo mecanizado, pues el inventario
permanente les ofrecera el control del movimiento de cada uno de los
renglones del inventario, facilitando la observacin de las existencias
mnimas y mximas que son convenientes de acuerdo con las necesidades
de la demanda. Con respecto a las empresas industriales puede decirse que
llevar un inventario permanente les resulta indispensable, pero ello,
evidentemente, escapa a los objetivos sealados a este curso.
DETERMINACIN DE LA UTILIDAD BRUTA
El paso siguiente ser determinar la Utilidad Bruta que, como veremos ms
adelante, est constituida por el excedente de las ventas netas sobre el costo
de la mercanca vendida; en consecuencia, ser necesario:
1) Determinar el importe de las ventas netas.
2) Determinar la utilidad bruta restando el costo de las mercancas
vendidas de las ventas netas. Vemoslo en el siguiente ejemplo, en el
cual avanzamos un poco ms en relacin a la demostracin que
antes hicimos, suponiendo las siguientes cuentas en el libro Mayor de
la empresa:
Ventas................................................... 13.000.000,00
Rebajas en Ventas................................
800.000,00
Devoluciones en Ventas.......................
500.000,00
103
Utilizaremos igualmente las cuentas que en nuestra demostracin anterior

quedaron abiertas, aunque el objetivo que nos hemos propuesto slo sea
necesario la cuenta Costo de Ventas.
En el mayor, en consecuencia, cuentas que hemos citado aparecern as:
COSTO DE VENTA
7.000.000,00
VENTAS
13.000.000,00
INVENTARIO DE MERCANCIAS
4.000.000,00
REBAJAS EN VENTAS
800.000,00
DEVOLUCIONES
EN VENTAS
500.000,00
Para obtener el resultado deseado se abrir tambin una cuenta transitoria a

la cual llamaremos Ganancias y Prdidas, que recibir cargos por los
importes de las Rebajas y las Devoluciones en Ventas y el Costo de las
Ventas, y un abono por el importe bruto de las ventas.
Por lo tanto, el saldo de la cuenta Ganancias y Perdidas reflejar la utilidad
bruta obtenida en las ventas, mediante los asientos en el Diario Principal.
EL INVENTARIO DE MERCANCAS
De acuerdo con lo demostrado anteriormente la cuenta Compras es mixta y
al final de cada periodo su saldo debe separarse en los elementos de: a)
Inventario, que representa la mercanca comprada, an en existencia y no
vendida. b) Costo de la mercanca Vendida o Costo de Venta simplemente,
104
que representa el costo de la mercanca entregada a los clientes. Esta

separacin podra hacerse cargando la cuenta Inventario de Mercancas por
el importe de las existencias al final del periodo con abono a Compras.
El saldo de la cuenta compras revelara as el costo de la mercanca vendida,
el cual luego se cancelara por Ganancias y Prdidas.
En relacin al inventario propiamente dicho, el trmino mercancas se
aplicar a los bienes o cosas cuando estn en poder de las empresas,
siempre que stas no la hayan adquirido para destinarlos al uso del negocio.
Segn esta definicin las cosas o bienes cualesquiera pueden estar
comprendidos o no dentro del inventario, segn el destino que tengan dentro
de la empresa particular a que pertenezcan, o bien por la funcin normal que
realizan en la empresa o por la intencin del propietario respecto a su uso.
Una mquina de escribir, por ejemplo, puede ser una mercanca en manos
del fabricante y del distribuidor, porque ambos la destinan a la venta, pero en
las empresas laborales o comerciales que no manejan la lnea de mquinas
de escribir, stas son siempre un instrumento de trabajo, no clasificable como
inventario de mercancas, pues no se les destina a la venta sino para ser
usadas por la propia empresa.
Es claro que en los locales del fabricante y del distribuidor, de quienes
hablamos al principio, pueden existir simultneamente unas maquinas de
escribir con el carcter de mercancas- con destino a la venta- y otros como
instrumentos de trabajo con
destino al uso.
mostrarn por separado.
105
En estos casos ambos se
Cierre de los libros

Ya se ha visto cmo se prepara al finalizar cada mes el Balance de
Comprobacin, respecto del cual expresamos que constitua la etapa previa
para la formacin de los estados financieros bsicos: el Balance General y la
Relacin de Ganancias o Prdidas, o estado de resultados. En la ltima
parte nos hemos acercado ms al punto que vamos a tratar, pues en l
llegamos hasta la determinacin de la utilidad bruta en Ventas.
En la prctica, antes de proceder al cierre, las cuentas de naturaleza mixta
en el Mayor es decir, aquellas en que una parte de su saldo es realmente un
activo y otra es un gasto, se separan en los elementos de gasto que
corresponde imputar al ejercicio econmico que comienza. Los gastos en
que se hubiesen incurrido, pero que por no haberse pagado no aparecen en
los libros, se registran tambin, a fin de imputar al ejercicio que finaliza el
gasto correspondiente efectivamente realizado. Por ultimo, aquellos ingresos
que aunque se hubiesen cobrado no se hubieran devengado en su totalidad
para la fecha de cierre, habr que analizarlos a fin de determinar el beneficio
que corresponde al ejercicio que se cierra.
Como se ver en cada uno de los casos antes tratados aparecen siempre
dos tipos o clases de elementos a considerar: uno real de activo o pasivo y
otro nominal de gastos o ingresos; los primeros se integrarn en el Balance
General y los segundos en el Estado de Resultados, con el objeto de
determinar con la mayor exactitud la situacin econmica financiera de la
empresa.
Ahora bien, dada la importancia que concedemos a los aspectos antes
aludidos, que en el lenguaje de la contabilidad se suelen designar como
Ajustes de las Cuentas del Mayor, el procedimiento que vamos a utilizar para
106
el cierre de los libros a esta altura ser de carcter sencillo, pues la parte que
se refiere al aspecto de los ajustes se estudiara ms adelante; oportunidad
en el cual el asunto ser tratado con toda la amplitud que su importancia
merece en dos temas a saber: ajuste de las cuentas del mayor y cuentas de
valoracin.
APLICACIN DEL CIERRE DE LOS LIBROS
Los libros de Contabilidad se cierran siempre al fin del ejercicio econmico
que se hubiera fijado la empresa, con el objeto de resumirlos y determinar la
utilidad o prdida que se haya producido durante el mismo. La duracin del
citado ejercicio depender de la necesidad de informacin de la empresa, es
decir, de la frecuencia con que se estime necesario examinar los resultados
de las operaciones mercantiles, en la prctica podra ser de un mes,
trimestre, un semestre, o un ao.
Debe advertirse que en Contabilidad se utilizan diversas expresiones para
dar idea del resumen de las operaciones y de la determinacin de la utilidad
o perdida del ejercicio econmico; as por ejemplo, es muy comn or,
adems de la expresin que hemos utilizado hasta ahora como Cierre de los
Libros, que se hable de cierre de cuentas o resumen peridico. En verdad,
las expresiones cierre de libros y cierre de cuentas son inexactas, pues lo
nico que se cierra son las cuentas nominales o cuentas de la Relacin de
Ganancias y Perdidas, por lo que ms apropiado seria llamar a este proceso
cierre de cuentas nominales; pero como por otra parte el uso ha consagrado
la expresin Cierre de los Libros, ser esa la que utilizaremos. Por lo que
respecta a la expresinResumen peridico, an siendo ms apropiada que
la que vamos a utilizar, se desechar por ofrecer la desventaja de ser poco
conocida en nuestro medio.
107
LA HOJA DE TRABAJO
Antes de indicar el procedimiento a seguir para efectuar el cierre, conviene
conocer un instrumento sumamente til para este efecto: la Hoja de trabajo,
la cual definiremos como un borrador extra contableque en su forma ms
sencilla sirve para determinar, antes de operar en los libros de Contabilidad,
el costo de las mercancas vendidas, la utilidad o perdida del ejercicio
econmico y las cuentas del Balance General. Sirve, igualmente, como gua
para registrar los asientos de cierre.
La hoja de trabajo que utilizaremos tendr cuatro dobles columnas que
correspondern: al Balance de Comprobacin, al costo de las Ventas, a las
Cuentas
de
Ingresos
Egresos
las
del
Balance
General,
respectivamente. De seguida se hace una breve explicacin de cada uno de

ellas:
La doble columna del Balance de Comprobacin. La primera doble
columna que encontramos en la hoja de trabajo da cabida al Balance de
comprobacin, el cual se puede formar preliminarmente en la hoja aparte, o
bien de una vez se trasladan los saldos de las cuentas del Mayor a la citada
doble columna.
La doble columna de Costo de Ventas. Sirve para recibir los saldos de
todas las cuentas que concurren para determinar el costo de ventas a base
de la frmula siguiente:
Costo de Venta = inventario inicial + compras + gastos de
compras
- devoluciones y rebajas en compras - inventario final
108
El saldo de esa doble columna representa el costo de ventas, y para poder

obtener despus dos totales iguales, se anotan por debajo de la suma menor
el saldo en cuestin.
Dicho saldo debe ser tambin anotado, siempre en la misma lnea, en la
columna de egresos de la doble columna de Ganancias y Prdidas, como
gasto de compra de la mercanca vendida.
La doble columna de Ganancias o Prdidas (Estado de Resultados).
Sirve para recibir los saldos de todas las cuentas nominales que no hayan
dejado sus saldos en
las
columnas del costo de ventas.
Los saldos
deudores en la columna egresos (E) y los saldos acreedores en la columna

ingresos (I).
El saldo de esta doble columna representa la utilidad o prdida neta del
ejercicio. Utilidad si la suma de los ingresos es superior a la de los egresos,
prdida en el caso contrario. Dicho saldo debe ser anotado por debajo de la
suma menor para poder obtener, despus, dos sumas iguales, y debe ser
anotada tambin en la columna correspondiente del Balance General en al
columna del Activo si es prdida y en la del Pasivo y Capital si es utilidad.
La doble columna del Balance General. Sirve para recibir los saldos de
todas las cuentas reales.
En la parte izquierda el activo, y en la parte
derecha el Pasivo y Capital. Tambin la cuenta Inventario Final debe dejar

su saldo en el lado activo de la doble columna porque se trata de una cuenta
real. El hecho de haberlo anotado en la del haber de la doble columna de
Costo de Ventas no impide que sea anotado en la del balance. Su inclusin
en el haber de costo de venta no impide que sea anotado en la del balance.
Su inclusin en el
haber de costo de venta sirve solamente para poder
determinar en esa doble columna el costo de las mercancas vendidas.

109
Las sumas de la doble columna del balance general deben ser

perfectamente iguales, despus de trasladada la utilidad o perdida de la
doble columna de ganancias o prdidas, pues de no ser as, ello nos
revelara que se ha cometido error o errores en cualquiera de las columnas
anteriores.
110
111
AJUSTES DE CUENTAS
Caractersticas
Uno de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados es la
correcta determinacin de la utilidad en un ejercicio, y en consecuencia
plantea que todos los gastos ocurridos en un perodo determinado se deben
registrar como gasto de ste, an en el caso de no haberse cancelado, y que
todos los ingresos devengados en un ejercicio se deben registrar en el
mismo, an en el caso de no haberse cobrado. Para la fecha de cierre
deben actualizarse algunas cuentas con la finalidad de llevarlas a un justo y
exacto valor, con el objetivo de que el Estado de Resultados y el Balance
General reflejen todas las situaciones de la manera ms exacta; esto se hace
mediante Asientos de Ajustes.
Clasificacin
Estos ajustes se pueden clasificar en:
1) Gastos causados por pagar
2) Ingresos devengados por cobrar
3) Gastos pagados por anticipado
4) Ingresos cobrados por anticipado
5) Gastos o cargos diferidos
6) Cuentas de valoracin
7) Gastos acumulados
GASTOS CAUSADOS POR PAGAR. Dentro de este grupo se incluyen una
serie de gastos que para la fecha de cierre se han consumido, pero no se ha
112
cancelado, lo que quiere decir que se va a pagar a corto plazo en el ejercicio

siguiente. Dentro de este grupo se tiene:
a. Alquileres
b. Sueldos y salarios
c. Intereses
d. Obligaciones acumuladas
e. Comisiones
Este tipo de ajustes presenta las siguientes caractersticas:
-
El cargo por el ajuste de hace a una cuenta de gastos, en virtud de

haberse causado para la fecha de cierre.
El abono se hace a una cuenta de pasivo circulante, en razn de no

haberse cancelado a la fecha de cierre.
La cantidad de asiento de ajuste es lo gastado o causado para el final

del ejercicio.
INGRESOS DEVENGADOS POR COBRAR. Dentro de este grupo se van a

incluir algunos ingresos que para la fecha de cierre se han devengado, es
decir se han ganado pero no se han cobrado, los cuales se van a cobrar a
corto plazo. Entre estos tenemos:
a. Alquileres
b. Intereses
c. Comisiones
Entre las caractersticas tenemos:
-
El cargo se hace a una cuenta de activo circulante, por no haberse

cobrado a la fecha de cierre.
El abono se hace a la cuenta de ingreso respectivo por haberse

devengado a la fecha de cierre
113
La cantidad del asiento de ajuste es lo ganado hasta la fecha de

cierre.
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO. Son erogaciones de dinero hechas

por adelantado, por gastos que se van a causar o por servicios a percibir en
el futuro. Al realizarse la operacin se entra en posesin de un activo, que al
ser usado se convierte en gasto. Al finalizar el ejercicio debe analizarse si
todo el activo ha sido consumido en el perodo que termina o queda parte
aun no gastada, entonces se debe proceder a realizar los asientos de ajustes
necesarios, porque aunque se haya pagado algn gasto en un ejercicio,
solamente se considerar como egreso la parte consumida y se llevar a una
cuenta de gasto, y la parte no utilizada se incluir en una cuenta de activo
circulante.
Dentro de este grupo por lo general se tiene:
a. Seguro contra incendio
b. Alquileres
c. Intereses
d. Artculos varios
Existen dos (2) maneras de contabilizar los prepagados:
-
Cargndolo a una cuenta de activo
Cargndolo a una cuenta de gasto
INGRESOS COBRADOS POR ANTICIPADO. Se trata de cobros que se

hacen por contraprestacin o servicios que se prestarn en el futuro. Es
decir, mientras no se preste el servicio se constituye un Pasivo y ms
concretamente un crdito diferido. Tambin para este grupo existen dos
formas de contabilizarlo:
-
Abonndole a una cuenta de crdito diferido (Pasivo).

114
Abonndole a una cuenta de ingreso.
GASTOS O CARGOS DIFERIDOS. Estn conformados por gastos causados

y pagados que se proceden a traspasar en forma parcial al estado de
ganancias y prdidas, a travs de los diversos aos en que se considera que
el gasto diferido va a prestar o retribuir un beneficio a la empresa. Por medio
de una cuenta de gasto (amortizacin), se va a ir trasladando de la cuenta de
activo a medida que van transcurriendo los aos.
Dentro de este grupo tenemos:
-
Campaa publicitaria
Gastos de organizacin
Mejoras a propiedad arrendada
LOS GASTOS DE VALORIZACIN son los gastos estimados, entre los que
se encuentran:
La depreciacin que es la prdida de valor que sufren algunos activos fijos,
bien sea por el proceso de desgaste a que son sometidos o bien por la
obsolescencia de este grupo de activos. Los principales mtodos de
depreciacin son:
Mtodo de lnea recta, donde se distribuye el gasto del activo fijo en el

nmero de aos de vida til probable en partes iguales, lo que quiere
decir que si el activo fijo presta todos los aos el mismo servicio o utilidad
se debe transferir a gastos cada ao la misma cantidad. Para determinar
la tasa de depreciacin anual, se usa la siguiente frmula:
Tasa de depreciacin anual = _costo valor de salvamento_
Vida til probable
115
Mtodo de dgitos decrecientes, este mtodo se basa en depreciar

cantidades mayores en los primeros aos de existencia del activo y
cantidades menores en los ltimos aos (en forma decreciente), esto en
virtud de que el activo en los primeros aos necesita gastar menos en
reparaciones y mantenimiento, lo
que se compensa con una mayor
depreciacin y en los ltimos aos, como es lgico, necesita mas

inversin en reparaciones y mantenimiento, lo que se compensa con una
menor depreciacin.
Mtodo de horas mquina, este sirve exclusivamente para depreciar

ciertos medios de produccin, como es el caso de una mquina en una
empresa de carcter industrial. En este caso se estima el nmero total de
horas que puede trabajar la mquina en su vida til. Para determinar la
depreciacin por este mtodo se utiliza la siguiente frmula:
Factor de depreciacin = __Costo valor de salvamento
Horas mquina estimada
Para obtener la depreciacin anual, este factor se multiplicar por el
nmero de horas que realmente trabaj la mquina en el ao.
Mtodo de unidades de produccin, es similar al anterior con la variante

de que el factor de depreciacin se estima en base al nmero de
unidades que probablemente la mquina va a producir en su vida til.
Frmula:
Factor de depreciacin = __Costo valor de salvamento__
No. de unidades estimadas a producir
Para obtener la depreciacin anual se multiplica el factor por el nmero
de unidades producidas en el ao.
116
Mtodo de porcentaje fijo sobre saldos variables, en este mtodo se

determina la depreciacin anual en base a un porcentaje fijo, el cual se
aplica al valor segn libros del Activo, es decir a la diferencia del costo
del activo menos el total de la depreciacin acumulada.
Este mtodo tiene actualmente muy poca utilidad considerando que el
activo nunca se termina de depreciar, por cuanto siempre quedar un
saldo del activo, por muchos aos que ste se deprecie.
De todos los mtodos analizados anteriormente, el que ms se usa es el de

Lnea Recta, por lo sencillo de su aplicacin, no obstante en cada situacin
concreta se debe analizar cul es el mtodo ms adecuado para depreciar
un determinado activo fijo.
Desembolsos a los activos fijos
En los activos fijos a travs de toda su existencia, es necesario incurrir en
desembolsos de variadas ndoles, algunos son considerados como
desembolsos
no
capitalizables
gastos
ordinarios
otros
como
desembolsos capitalizables.
Los desembolsos no capitalizables son aquellos desembolsos de poca
cuanta hechos a
los activos fijos y que solamente van a afectar en el
ejercicio en que se causan.

Los desembolsos capitalizables son aquellos que no disminuyen el capital
de una empresa, o sea que sirven para adicionarle algo a un activo para
aumentar su eficiencia o rendimiento o para aumentar la vida til del activo,
estos se registran por cargos a la cuenta de activo fijo o a las depreciaciones
acumuladas correspondientes. Entre estas tenemos:
117
1. Adiciones, que son los desembolsos que va a agregar algo nuevo al

activo fijo, es decir, va a aumentar el volumen fsico del bien.
2. Mejoras, en este caso de trata de aumentar la eficiencia del activo, es
decir, cambiar o sustituir una parte del activo por otro de una calidad
superior.
3. Reparaciones extraordinarias, son erogaciones para reparaciones de
carcter extraordinario, cuya finalidad es alargar la vida til del activo.
La amortizacin es aplicable a los activos fijos intangibles para trasladar a
gasto el activo en partes proporcionales. Los activos fijos que tienen vida
limitada son los que se amortizan, lo que se hace con la finalidad de distribuir
su valor en el tiempo de vida til.
Se entiende por activos fijos intangibles
aquellos bienes de carcter
inmaterial, lo que quiere decir que no tienen presencia fsica y que

representan derechos, ventajas o privilegios para la empresa, pueden ser
desde el punto de vista legal o econmico.
El agotamiento, est determinado por la explotacin de los recursos
naturales que representan algunos activos fijos tangibles, plantea que el
costo del activo se debe ir imputando al costo del material explotado a
medida que esta explotacin se vaya realizando.
Asientos de cierre
Los asientos de cierre son los registros contables de las cuentas de egresos,
que son deudoras, por el haber y las de ingreso que son acreedoras, por el
debe, con el fin de cancelarlas y su diferencia traspasarla a la cuenta capital.
118
119
ESTADOS FINANCIEROS
Los estados financieros son los que permiten tener una visin peridica
acerca del progreso de la administracin, y tratar sobre la situacin de las
inversiones en el negocio y los resultados obtenidos durante el perodo que
se estudia.
Para efecto de este curso solo estudiaremos:
1. Estado de resultados o de ganancias y prdidas
2. Balance general
Estado de Resultados
CARACTERSTICAS E IMPORTANCIA
El Estado de Resultados, conocido tambin como Estado de Ganancias y
Prdidas, es una relacin de todos los ingresos, costos, gastos o prdidas
ocurridas en un ejercicio econmico con la finalidad de establecer la utilidad
o prdida de un lapso determinado. Este estado va a ser la resultante de
todos los ingresos y egresos que se vienen acumulando a lo largo del
ejercicio, de aqu la importancia de haber mantenido un correcto registro de
todas las operaciones ocurridas en el perodo
El Estado de Resultados se va a elaborar en perodos de acuerdo a la
necesidad de informacin que requiera la empresa; en empresas grandes se
acostumbra elaborarlo mensual, trimestral o semestralmente; en otras
empresas medianas y pequeas generalmente se elaboran cada ao, que es
el plazo mximo que establece la Ley.
120
El Estado de Resultados consta de dos partes:

2. Encabezamiento
3. Contenido financiero
El encabezamiento trata
de la informacin general que precede al
contenido del mismo, y dentro del cual tenemos:

b. Nombre del propietario o de la empresa
c. Identificacin del estado a que se refiere
d. Ejercicio al cual corresponde el mismo
Esta informacin tiene que estar expresada con claridad, ya que en base a
ella los lectores del estado financiero pueden apreciar en su justa dimensin
los resultados del mismo. Ejemplo:
PEDRO GONZALEZ
ESTADO DE RESULTADOS
EJECRICIO DEL 01-01-2006 AL 31-12-2006
El contenido financiero est constituido de la siguiente forma:
a. Ingreso principal
b. Consto de la mercanca a vender
c. Gastos de operacin
d. Otros ingresos
e. Otros egresos
f. Egresos extraordinarios
Uno de los principios de la Contabilidad es la consistencia, lo que implica que
se debe tener consecuencia o continuidad metodolgica en la forma de
establecer los resultados a lo largo de diversos ejercicios. En la aplicacin
concreta de la elaboracin del Estado de Resultados, se plantea que en los
diversos perodos se debe tener consistencia en la forma de determinar los
121
resultados de cada una de las cuentas nominales, para que se permita la

comparacin entre los resultados de un ao, con los de los aos posteriores,
cuestin que es primordial en la interpretacin de los estados financieros.
Esto quiere decir que si en un ao se tom determinado mtodo y
estimacin, para determinar la depreciacin de los Activos Fijos, en los aos
siguientes se debe calcular en la misma forma o si escogemos determinado
mtodo para valuar los inventarios de mercancas se debe hacer de la misma
manera en los perodos venideros.
Si por alguna circunstancia es necesario introducir cambios en la forma
metodolgica de hacer los clculos de ingresos o egresos, se puede hacer
siempre y cuando se deje constancia expresa de los cambios ocurridos en
una nota al pie del estado.
Costo de ventas
En toda empresa el egreso ms importante est representado por el costo de
la mercanca que se compra con la finalidad de vender. En consecuencia a
las ventas netas tenemos que deducirle, en primer lugar, el costo de la
mercanca que se ha vendido.
En la contabilidad utilizamos dos cuentas para controlar la mercanca, la
cuenta compras para registrar todas las adquisiciones que del artculo
destinado para la venta se realicen en el transcurso del ejercicio y la cuenta
inventario de mercancas para registrar el inventario fsico que al final de
cada perodo se tome. Debe quedar claro que el inventario inicial y el final se
presentan por separados con fines de presentacin y determinacin del costo
de ventas en el Estado de Resultados, pero contablemente es la misma
cuenta, ya que debemos recordar que el inventario final de un ejercicio ser
el inicial del prximo. Esto da como conclusin:
122
Costo de ventas = inventario inicial + compras netas inventario final
El Balance General
CARACTERISTICAS E IMPORTANCIA
Este balance junto con el Estado de Resultados, constituye el informe
contable ms importante que debe elaborar la empresa al finalizar cada
ejercicio econmico. Se trata de presentar en forma clasificada todas las
cuentas que representan bienes, derechos, obligaciones y el capital para una
fecha determinada, es decir una relacin de cuentas reales, de valuacin y
de orden, que en forma resumida presentan la situacin objetiva de una
empresa en marcha para la fecha de cierre del ejercicio de la empresa.
El objetivo del Balance General es resumir donde se encuentran invertidos
los valores de la empresa (Activo), el origen y la fuente de donde provienen
esos valores (Pasivo y Capital). El Balance se debe elaborar por lo menos
una vez al ao al finalizar el ejercicio econmico; esto no implica que no se
pueda elaborar en perodos menores (mensual, trimestral, semestral) de
acuerdo a las leyes vigente o por estar estipulados en los contratos o
estatutos de cada empresa en particular.
Este balance consta de dos partes:
4. Encabezamiento
5. Contenido financiero
123
En el encabezamiento se refleja la informacin de carcter general que

precede al contenido del mismo, que sirve para identificar el informe
contable. Este encabezamiento comprende:
a. Nombre del propietario o de la empresa
b. Identificacin del estado a que se refiere
c. Fecha en que fue elaborado
En esta parte se debe destacar que el Balance General es un informe de
carcter esttico, ya que refleja la situacin real para un da, para la fecha de
su elaboracin, que generalmente es la fecha de cierre. Ej.:
CESAR LINARES
BALANCE GENERAL
AL 31-12-2006
El contenido financiero: cuentas reales de valuacin y de orden. El balance

debe representar en forma clara los tres grandes grupos de cuentas reales,
guardando equilibrio en la ecuacin:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
124
Se debe reflejar las cuentas de orden y valuacin que existen en cada caso.
Circulantes
Inversiones permanentes
A largo plazo
1. Activo
Fijos
Tangibles
Intangibles
Cargos o gastos diferidos

Otros activos
2. Pasivo
Circulantes
A largo plazo
Crditos diferidos
Otros pasivos
3. Capital
Dentro del activo circulante se agrupan aquellas cuentas que se van a
convertir en dinero o se van a consumir en el prximo ciclo normal de
operaciones de una empresa.
Las inversiones permanentes generalmente representan adquisiciones de
bonos o acciones de otras empresas, que se adquieren con la finalidad de
obtener intereses o dividendos y con las cuales no hay intencin de
venderlos a corto plazo, esto es lo que las diferencia de las inversiones
temporales (activo circulante), ya que en estas si hay intencin y posibilidad
de venderlas a corto plazo.
Dentro del activo a largo plazo incluimos aquellas cuentas que representan
derechos sobre terceras personas y que su convertibilidad en dinero ocurrir
125
en un perodo superior al prximo ciclo normal de operaciones de la

empresa, generalmente se toma como base un lapso superior a un ao.
Dentro del activo fijo se incluyen las cuentas que representan bienes o
derechos de cierta permanencia en la empresa, que se adquieren no con la
intencin de venderlos, sino de utilizarlos en las operaciones normales del
negocio. En este grupo tenemos dos grupos: los fijos tangibles y los fijos
intangibles.
Los cargos o gastos diferidos van a incluir aquellas cuentas que representan
el valor pagado por servicios recibidos y que tienen la caracterstica que van
a beneficiar a la empresa en un periodo largo de tiempo, es decir son gastos
que se van a representar dentro del activo y con el transcurrir del tiempo los
vamos a ir transfiriendo a egresos.
Dentro de otros activos vamos a incluir aquellas cuentas de activo que no
responden a las caractersticas de los cinco grupos, es decir, activos de
naturaleza variada.
En el pasivo circulante
incluimos aquellas cuentas que representan
obligaciones que tiene la empresa y las cuales debe cancelar en el prximo

ciclo normal de operaciones, generalmente se toma como base un ao.
En el pasivo a largo plazo se va a incluir aquellas cuentas que representan
obligaciones que la empresa debe cancelar en un lapso superior a un ao.
Generalmente este grupo de obligaciones se contrae al adquirir activos
permanentes, por lo que es usual encontrar dentro de este grupo, cuentas
como: hipotecas por pagar, prestamos industriales, efectos por pagar y otras
cuyo vencimiento es a largo plazo.
126
Dentro de los crditos diferidos se incluyen aquellas cuentas que representan

importes recibidos por anticipado, por servicios o entrega de bienes que
habrn de satisfacerse en el futuro. Comprende partidas como alquileres,
intereses y otros que aunque hayan sido cobrados no han sido devengados,
por lo que deben registrarse como pasivo, y en los perodos futuros
traspasarse a la cuenta de ingreso respectiva. Por esto se conocen tambin
como ingresos diferidos y pasivos diferidos.
Otros
pasivos,
representa
obligaciones
que
no
cumplen
con
las
caractersticas de los tres rubros anteriores, es decir tienen caractersticas

diferentes entre s. Dentro de este grupo existen cuentas como: prestaciones
sociales por pagar, cuentas por pagar socio, pasivos contingentes, entre
otros.
Dentro del capital del balance general se va a representar la variacin que
ha sufrido esta seccin, motivado al resultado de las operaciones de la
empresa y a los retiros que a cuenta del capital hace el propietario, esto
implica que dentro de este grupo hay que tomar en consideracin tres
aspectos:
-
El saldo de la cuenta Capital
La utilidad o prdida del ejercicio
Los retiros o extracciones que ha hecho el propietario del negocio

(cuenta personal).
127
CONTROL DE INVENTARIOS
Qu son los inventarios?
La Contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los
sistemas de contabilidad de mercancas, porque la venta del inventario es el
corazn del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus
balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costos de
mercancas vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de
resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser sta su
principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones,
necesitarn de una constante informacin resumida y analizada sobre sus
inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y
auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos
nombrar las siguientes:
o
Inventario (inicial)
Compras
Devoluciones en compra
Gastos de compras
Ventas
Devoluciones en ventas
Mercancas en trnsito
Mercancas en consignacin
Inventario (final)
128
SISTEMAS DE INVENTARIO
En contabilidad el inventario tiene caractersticas particulares, tal es el caso
de los sistemas que se aplican considerando la periocidad con que se
realizan, estos sistemas pueden ser: perpetuo, continuo y permanente.
Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las
existencias en el almacn, por medio de un registro detallado que puede
servir tambin como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades
monetarias y las cantidades fsicas. A intervalos cortos, se toma el inventario
de las diferentes secciones del almacn y se ajustan las cantidades o los
importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta fsica. Los
registros perpetuos son tiles para preparar los estados financieros
mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el
costo del inventario final y el costo de las mercancas vendidas directamente
de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo
ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario estn
siempre actualizados.
Inventario Continuo o Intermitente: Es un inventario que se efecta varias
veces al ao. Se recurre a l por razones diversas, no se puede introducir en
la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir
en parte.
Inventario Permanente: Mtodo seguido en el funcionamiento de algunas
cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de
coincidir
en
cualquier
momento
129
con
el
valor
de
los
stocks.
Para llevar un mejor control el departamento de contabilidad cuenta con las

llamadas tarjetas de inventario, donde se detallan los pormenores del
despacho de mercanca por casos separados, lo que permite al
departamento contable mantener su control.
MTODOS DE VALORACIN
Son los mtodos de control utilizados en la empresa para administrar
eficientemente la gestin de almacenamiento de mercancas.
Mtodo LIFO: consiste en darle salida primero a los lotes que hayan llegado
ltimos. Este vocablo LIFO proviene de la frase inglesa last-in-first-out, que
significa que lo ltimo que entra es lo primero que sale.
Mtodo FIFO: consiste en dar salida primero a las mercaderas que primero
hayan legado al almacn. El vocablo FIFO proviene de la frase inglesa firstin-first-out, que significa que lo primero que entra es lo primero que sale.
Promedio: un sistema para controlar las existencias de las mercancas, es
con su precio promedio, mtodo este necesario en las empresas de tipo
industrial, ya que generalmente tienen que valorar lo que se manda al
departamento de produccin.
El costo promedio unitario se obtiene dividiendo el valor en existencia por la
cantidad en stock. Los envos de materiales a los diversos departamentos de
produccin son evaluados de acuerdo con el ltimo precio promedio
calculado.
130
___
Contabilidad Bsica
EL EFECTIVO
Definicin y generalidades
El efectivo se compone de la moneda de curso legal, depsitos en cuentas
corrientes en los bancos, cheques y cualquier otro documento de crdito
pagadero a la presentacin que los bancos aceptan depositar en cuentas
corrientes como si fuera dinero, esto es: cheques de gerencia, giros
bancarios, cheques de viajeros, entre otros. Aparte de lo antes enumerado
nada ms se acepta como efectivo en las clasificaciones contabilsticas, ni
las estampillas de correo, ni los bonos y documentos ya vencidos que estn
al cobro, aunque ste no se haya realizado por voluntad de la empresa; ni los
recibos de anticipo hechos a funcionarios o empleados que estuvieran
pendientes, aunque stos se hubieran concedido para realizar pagos por
cuenta de la empresa.
El efectivo, desde el punto de vista de la empresa privada, es el resultado de
las operaciones de venta de mercancas o prestacin de servicios al contado,
y d los cobros, cuando aqullas se hubiesen efectuado crdito. El efectivo
se incrementa a medida que la empresa efecta las operaciones necesarias
a su funcionamiento, como por ejemplo: al hacer depsitos en cuentas
corrientes, de donde se obtiene el pago de intereses por parte de los bancos,
o bien cuando hace inversiones temporales, como pudieran ser la compra de
acciones para la reventa y la colocacin de depsitos a plazo fijo en bancos,
con el objeto de percibir un inters.
Aunque las transacciones citadas en ltimo trmino inversiones constituyen
fuente de efectivo, deben clasificarse al prepararse el estado de resultados,
como otros ingresos, o ingresos financieros, por cuanto no provienen de
operaciones normales del negocio.
131
___
Contabilidad Bsica
CONTROL DEL EFECTIVO

Por medio del envo diario al Banco del total de las entradas del efectivo, se
hace ms sencilla la confrontacin de los depsitos que figuran en el estado
de cuentas de aqul con los libros y registros que al efecto lleve la empresa,
con la cual se facilita el descubrimiento de errores o de fraude. As mismo,
cada cheque expedido deber registrarse aunque haya sido anulado. Los
cheques debern estar numerados por series, los nmeros y todos ellos
deben tomarse en consideracin al hacer la conciliacin de la cuenta del
Banco.
Entre las cuentas del efectivo tenemos:
La caja chica
Caja
Banco
La caja chica
Una sana poltica de control interno establece que todos los pagos de la
empresa
deben
hacerse
mediante
cheques,
pero
se
presenta
la
circunstancia que la empresa tiene que incurrir en una serie de pagos

pequeos, lo cual sera problemtico cancelarlo con cheque. Por esto se
debe tener algn efectivo dentro de la empresa, que permita cumplir con
estas obligaciones, por ello se crea un fondo fijo que vamos a conocer como
fondo de caja chica (que representa un activo circulante).
MANEJO DE LA CAJA CHICA
Si bien lo ideal seria hacer todos los pagos mediante cheques con el fin de
evitar la manipulacin del efectivo, establecer un mayor grado de control en
132
___
Contabilidad Bsica
los desembolsos y propiciar una simplificacin de las-operaciones, en todas

las empresas es inevitable hacer pagos en moneda de curso legal, por
ejemplo, las estampillas de correo y los efectos, de escritorio es difcil
adquirirlos sin dinero; por lo cual deber crearse una Caja Chica o fondo fijo
de caja para llenar estas necesidades, segn el siguiente procedimiento; dos
los desembolsos se efectan mediante cheques, estableciendo un fondo fijo
de caja chica para pagos menores en efectivo.
1) Creacin de la Caja Chica. Se extiende un cheque a la orden del
encargado de la Caja Chica para que ste lo haga efectivo.
2) Realizacin de los pagos. A medida que se van realizando los pagos se
retienen los-recibos y dems comprobantes hasta llegar a determinada
cantidad (siempre procurando que el fondo no se agote) la cual se pedir
rembolsar, mediante una relacin de los comprobantes correspondientes
a los pagos efectuados, previa autorizacin de un funcionario calificado.
3) Reembolso de los pagos. Se extiende un cheque a nombre del cajero,
por el importe exacto de los desembolsos realizados, con la cual la Caja
Chica torna a su primitivo estado.
Al registrar el cheque se cargan las cuentas afectadas por sus partidas
correspondientes y se abona al banco la suma de las mismas.
La caja chica debe ser reembolsada una o dos veces al mes, segn sean las
necesidades de la empresa. El cheque antes aludido puede cobrarse en el
banco y en algunos casos cubrirse con las entradas diarias de efectivo; de
hacerse en esta ltima forma, el cheque, aunque girado por la propia
empresa, deber depositarse en el banco en lugar del efectivo de manera
que el importe total de las entradas de caja figure como deposito en el banco.
133
___
Contabilidad Bsica
La cuenta caja
Cuando la empresa no cuenta con oficinas bancarias que le sean accesibles
tiene necesidad de pagar muchos de sus adeudos en dinero, motivo por el
cual le resulta indispensable tener un departamento de caja o una caja
general. Esto ocurre generalmente en el caso de industrias localizadas fuera
de los centros mercantiles; en tal caso, cabra la utilizacin de un Diario de
Caja como el explicado anteriormente, o en su defecto, diarios separados
tanto para los cobros como para los pagos; ahora bien, de mediar
circunstancias iguales o similares a la citada, el procedimiento ms
aconsejable es aquel en que los ingresos obtenidos por la empresa se
depositan intactos en el banco al trmino de cada da y todos los
desembolsos se efectan mediante cheques, estableciendo un fondo fijo de
caja chica para pagos menores en efectivo.
Debe tenerse presente que aunque el registro destinado a los ingresos se
menciona como "entradas de caja" el procedimiento que se est explicando
exige debitar de una vez la cuenta del banco, es decir, que la empresa no
llevar cuenta de caja, pues como antes se dijo, los ingresos se depositan en
su totalidad al trmino de cada da en el banco. Por otra parte, el registro
destinado a los pagos por cheques se designar como diario auxiliar de
salida de caja aunque evidentemente los pagos se hacen por banco.
La cuenta bancaria
La utilizacin de la cuenta bancaria tiene como objeto fundamental:
-
Evitar las irregularidades en el pago de los adeudos, ya que toda

erogacin es previamente fiscalizada por funcionarios calificados.
Poner en sitio seguro los fondos de la empresa.
134
___
Contabilidad Bsica
Eliminar las diferencias a las cuales se presta la excesiva manipulacin

del dinero.
OPERACIONES DE LA CUENTA BANCARIA

Como ya se dijo, los Bancos son instituciones que comercian con el crdito y
prestan determinados servicios como intermediarios en operaciones
mercantiles y de particulares que requieren cobros y pagos de dinero, tales
funciones son posibles debido a la slida confianza ganada por estas
instituciones en el nimo del publico y por la estrecha fiscalizacin a que las
somete el estado, la cual se realiza en Venezuela a travs de la
Superintendencia de Bancos.
En general, los bancos reciben depsitos en dinero de personas y entidades,
pagando a stas por el uso que puedan hacer de l, un inters bajo, y lo
prestan, protegindose con una garanta adecuada, a las personas y
entidades que lo necesiten, obteniendo por este servicio un inters nominal.
Adems de este servicio los bancos facilitan las operaciones comerciales
fungiendo como agentes de cobros, emitiendo cheques de viajeros y cartas
de crdito y permitiendo, finalmente, la apertura de cuentas corrientes para
depsito en dinero, sujeto a extracciones mediante cheques.
CONCILIACIN DE LA CUENTA BANCARIA
Los bancos envan a sus depositantes al trmino de cada mes un estado de
cuenta en el cual hacen constar:
o El saldo anterior de la cuenta.
o Los abonos por depsito y cobros por su cuenta
o Los cargos por cheques pagados y notas de dbito, y
o
El saldo que a favor del depositante aparece en los libros del banco.
135
___
Contabilidad Bsica
Como el depositante contabiliza su cuenta de banco considerando sus

propias operaciones, cargndola cuando deposita y abonndola cuando
emite cheques, casi siempre hay cheques, cuyo pago no ha efectuado el
banco y es frecuente que los depsitos hechos en el ltimo da del mes no se
registren en el estado de cuenta enviado por el banco; motivo por el cual los
saldos del depositante y del banco no coinciden. En consecuencia, surge la
necesidad de conocer qu ocasiona la diferencia entre ellos. Esto coincide
con lo que tcnicamente se conoce por una conciliacin de cuentas,
operacin que consiste en preparar un estado que explique a que partidas se
debe la discrepancia entre los saldos.
Las partidas a conciliar, incluyendo los ms comunes cheques y depsitos en
trnsito son las siguientes:
a. Partidas que no aparecen en los libros del banco, pero si en los de la
empresa, tales como:
-
Cheques librados por la empresa que no han sido pagados por el banco.
Depsitos hechos por la empresa que el banco registra el mes siguiente.
Documentos entregados al banco cargados en calidad de depsito, pero

que aqul los consider como gestin de cobro, no abonndolos hasta
hacerlos efectivo.
b. Partidas que no aparecen en los libros de la empresa, pero si en los del

Banco.
-
Cargos por gastos de cobranzas o comisiones.
Cargos por cheques devueltos.
Abonos por intereses devengados en cuentas corrientes o fondos

especiales.
Abonos por documentos cuyo cobro hubiere efectuado el banco y la

empresa los tuviera en gestin de cobro.
136
___
Contabilidad Bsica
PROCEDIMIENTO PARA FORMULAR LA CONCILIACIN

Para realizar la conciliacin se sigue un procedimiento sencillsimo, consiste
en confrontar las anotaciones que aparecen en el estado del banco con las
que se han hecho en los libros de la empresa, marcndose las que estn de
acuerdo en ambos libros con un signo cualquiera (por ejemplo una tilde).
Despus de terminar la confrontacin todas las partidas que han sido
anotadas en las dos contabilidades aparecern marcadas; las no marcadas
representarn partidas que estn anotadas en los libros de una de las partes,
pero no en los de la otra.
Por tanto, es evidente que la diferencia entre los saldos se deber
exclusivamente a esa partida. Despus de localizar las partidas que
intervienen en la diferencia es necesario preparar el estado de conciliacin
como se explica de seguida.
CONCILIACIN DE SALDOS ENCONTRADOS
Constituye la forma ms sencilla de conciliacin. Se realiza partiendo del
saldo del banco para llegar al saldo de los libros de la empresa, as:
1. Se aumenta el saldo del banco con:
Las partidas que el depositante ha cargado y el banco no ha abonado

(depsitos en trnsito).
Las partidas que el banco ha cargado y la empresa no ha abonado

(gastos por cobranzas).
2. Se le rebajan al resultado obtenido:
Las partidas que la empresa ha abonado y el banco no ha cargado

(cheques en transito).
137
___
Contabilidad Bsica
Las partidas que el banco ha abonado y la empresa no ha cargado

(intereses).
CONCILIACIN DE SALDOS CORRECTOS

La necesidad de hacer dos conciliaciones, una preliminar y luego otra que
reflejara la verdadera situacin en los libros, ha hecho evolucionar la
conciliacin hacia una frmula que tiene la ventaja de exponer el saldo de la
cuenta del banco en los libros de la empresa, tal, como debe quedar despus
de la eliminacin de partidas que por su ndole deben ser contabilizadas.
Bajo esta forma se hacen dos operaciones separadas, una para modificar el
saldo del estado de cuenta del banco a fin de que demuestre su verdadera
situacin tan pronto como la empresa tome nota de las operaciones
pendientes en la fecha de la conciliacin, y otra para modificar el saldo de los
libros de la empresa despus de llevar a ellos las operaciones no anotadas
todava, debido a no estar informada; vemoslo utilizando las mismas cifras
del ejemplo de conciliacin anterior, mediante la siguiente regla prctica:
2) El saldo de la empresa debe modificarse:
Aadindole los abonos del banco que la empresa no ha cargado,

(cobranzas e intereses)
Deducindole los cargos del banco que la empresa no ha abonado,

(gastos de cobranzas y otros)
3) El saldo del banco debe modificarse:
Aadindole los cargos de la empresa que el banco no ha abonado,

(depsitos en trnsito)
Deducindole los abonos de la empresa que el banco no ha cargado,

(cheques en trnsito).
138
___
Contabilidad Bsica
RETENCIONES DE NMINA
Deducciones de ley
Son todas aquellas retenciones o deducciones que estn estipuladas por la
ley, y que son de carcter obligatorio. En caso de que no se procesen puede
haber derecho a sancin por parte de la entidad correspondiente. Entre estas
retenciones se tienen:
SEGUROS SOCIAL OBLIGATORIO (IVSS)
El Instituto Venezolano de los Seguros Sociales es una institucin pblica,
cuya razn de ser es brindar proteccin de la Seguridad Social a todos sus
beneficiarios en las contingencias de maternidad, vejez, sobrevivencia,
enfermedad, accidentes, invalidez, muerte, retiro y cesanta o paro forzoso,
de manera oportuna y con calidad en el servicio prestado, en atencin al
marco legal.
Generalmente se le descuenta al trabajador un 4% de su asignacin
mensual, el cual no debe pasar de cinco (5) salarios mnimos, en este caso
el trabajador tiene derecho a: asistencia mdica, pensin de vejez y pensin
por incapacitacin.
Existen localidades donde no se posee un instituto para asistencia mdica,
en este caso se le descuenta al trabajador nicamente el 2%.
La edad reglamentaria para cerrar el descuento es el hombre a los 60 aos y
la mujer a los 55 aos.
139
___
Contabilidad Bsica
SEGURO DE PARO FORZOSO (SPF)

El seguro de paro forzoso es un apoyo limitado y temporal que se
proporciona al trabajador cesante con el objeto de atenuar el impacto
negativo de esa situacin de desempleo. Los beneficiarios son aquellos
trabajadores, obreros y empleados del sector pblico o privado que, bajo
cualquier circunstancia, hayan sido despedidos y estn sometidos al rgimen
del seguro social obligatorio.
El Paro Forzoso consiste en una indemnizacin en dinero equivalente al 60%
del salario promedio cotizado al seguro social, durante las ltimas cincuenta
(50) semanas.
De igual manera la empresa tambin brinda apoyo al
trabajador suministrando un porcentaje del 1.7% del sueldo devengado por

cada trabajador a los entes que conforman esta ley.
Las retenciones del seguro social y del paro forzoso, deben realizarse
todos los meses, dependiendo de los lunes que posea el mes, por parte de la
organizacin. Existe un rgimen dependiendo del tipo de riesgo que posea
la empresa.
LEY DE POLTICA HABITACIONAL (LPH)
La Ley de Poltica Habitacional entr en vigencia en enero de 1990
y se convirti en el instrumento jurdico que establece las soluciones
habitacionales a corto, mediano y largo plazo, por parte del Estado, para el
pas. El objetivo de la Ley es captar fondos pblicos y privados para
destinarlos a la produccin de nuevas viviendas.
La LPH busca resolver el problema de vivienda de la poblacin,
140
___
Contabilidad Bsica
especialmente las de bajos ingresos; desarrollar programas habitacionales

con equipamientos y dotacin de servicios y promover los recursos y
mecanismos necesarios para el financiamiento a bajos costos de programas
habitacionales. La Ley establece un aporte del ejecutivo nacional y se crea el
ahorro obligatorio.
La Ley de Poltica Habitacional encierra dentro de su reglamento que toda
persona tiene derecho a una vivienda con las condiciones aptas; antes de la
creacin de esta ley las tasas de inters para la adquisicin de viviendas y de
otras actividades financieras se mantenan estables, pero debido a que la
situacin del pas ha ido desmejorando, se ha tenido que crear una ley que
proporcione a las personas facilidades para la adquisicin de viviendas con
modalidades de pago ms estables y cmodas para el trabajador y as
brindarle una mejor calidad de vida al individuo, logrando as una mayor
efectividad en su desempeo laboral.
Este descuento se debe realizar mensualmente; se descontar el 1% del
salario bsico al trabajador y el patrono aportar el 2%, y no tiene lmite de
descuento.
Cuando la persona cumpla 60 aos se le debe paralizar el descuento, salvo
que manifieste su voluntad de continuar cotizando al fondo.
RETENCIONES ESTABLECIDAS POR CONVENIOS COLECTIVOS.
Este tipo de deducciones generalmente son establecidas en los convenios
colectivos de cada organizacin. Entre las cuales se tienen:
Retencin por cuota gremial; este descuento se realiza para contribuir a
que las asociaciones o sindicatos poseen ingresos propios, los cuales sern
141
___
Contabilidad Bsica
utilizados para situaciones problemticas que se presenten, o para realizar

eventos a sus mismos trabajadores (fiestas de fin de ao, fiestas a los nios
y otras).
Retencin de caja de ahorro; este descuento se realiza para que el
trabajador tenga en cierta forma como la palabra lo dice ahorros, los cuales
le van a beneficiar en algn momento. Puede tener derecho a prstamos,
ingresos por los intereses generados por esos ahorros. Generalmente se
permite una retencin entre 5 y 10%, dependiendo de la organizacin; y as
mismo el patrono otorga un aporte en igual cuanta (con cierto lmite)
Retenciones por Previsin Social, este descuento lo poseen algunas
organizaciones para brindar a sus trabajadores proteccin a nivel de salud,
siempre se ampara el ncleo familiar.
Retencin del fondo de pensin y jubilacin, se realiza para amparar a las
personas que salen jubiladas.
OTROS TIPOS DE RETENCIONES
Entre estas se tienen las deducciones por juzgados de menores, que son las
que se le realizan al trabajador por alguna sentencia dictada por el juzgado,
generalmente para la alimentacin, la salud y los estudios de los menores y
adolescentes.
Retencin por pertenecer algn club deportivo o social, el cual es
establecido por el trabajador y un ente.
Toda organizacin debe realizar sobre todo los descuentos de ley, pero debe
tomar en consideracin que no se puede descontar no ms del 33% a cada
142
___
Contabilidad Bsica
trabajador.
IMPUESTOS EN VENEZUELA
Tipos, caractersticas e importancia
El impuesto es un tema muy amplio, para efectos de este apartado
solamente mencionaremos algunos, resaltando los aspectos caractersticos
de cada uno de ellos.
EL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA)
El impuesto al valor agregado (IVA) es un impuesto indirecto y una derivacin
de los impuestos a las ventas, tributos que econmicamente inciden sobre
los consumos. Es importante recordar que bajo la denominacin genrica de
impuesto al consumo se comprende aquellos que gravan en definitiva y
como su nombre lo indica, al consumidor de un determinado bien.
IMPUESTO SOBRE LA RENTA (impuesto a las ganancias).
El impuesto sobre la renta como su nombre lo indica, grava la renta, es decir
la ganancia que produce una inversin o rentabilidad del capital. Tambin
puede ser el producto del trabajo bajo relacin de dependencia o lo
producido por el ejercicio de una profesin determinada. Este impuesto se
rige por la Ley de Impuesto sobre la Renta (LISLR); publicada en la Gaceta
Oficial N 5.566, Extraordinario de fecha 28/12/2001.
mbito de aplicacin: Son gravables todos los enriquecimientos anuales
netos disponibles en razn de actividades econmicas realizadas tanto en
Venezuela como fuera de su territorio, independientemente de que quien las
143
___
Contabilidad Bsica
realice sea nacional o no. En este sentido se considera la existencia de tres

grupos de sujetos pasivos:
a. Personas naturales o jurdicas con domicilio o residencia en Venezuela,
cuya fuente de enriquecimiento est situada dentro o fuera de Venezuela.
b. Personas naturales o jurdicas sin domicilio o residencia en Venezuela,
cuya fuente de enriquecimiento est dentro del territorio de Venezuela.
c. Personas naturales o jurdicas residenciadas o domiciliadas en el
extranjero con establecimiento permanente o base fija en Venezuela.
IMPUESTOS MUNICIPALES
Son tributos exigidos sin contraprestacin, cuyo hecho imponible est
constituido por negocios, actos o hechos de naturaleza jurdica o econmica,
que ponen de manifiesto la capacidad contributiva del sujeto pasivo, como
consecuencia de la posesin de un patrimonio, la circulacin de los bienes o
la adquisicin o gasto de la renta.
Los Municipios tienen asignadas as
siguientes potestades tributarias:

-
Las tasas por el uso de sus bienes o servicios
Las tasas administrativas por licencias o autorizaciones
Los impuestos sobre actividades econmicas de industria, comercio,

servicios, o de ndole similar, con las limitaciones establecidas en la
Constitucin
Los impuestos sobre inmuebles urbanos, vehculos, espectculos

pblicos, juegos y apuestas lcitas, propaganda y publicidad comercial;
IMPUESTO AL DEBITO BANCARIO (IDB)
144
___
Contabilidad Bsica
Impuesto transitorio en el que cada persona jurdica o natural deber

contribuir con un impuesto de sus movilizaciones de fondos bancarios, de
acuerdo a las limitaciones establecidas por la ley. Estas operaciones
requieren control adecuado en la cuenta del banco, debiendo contabilizarse,
adems del pago neto realizado, el importe de este impuesto, de forma de
tener los saldos bancarios actualizados y hacer ms fcil la conciliacin
bancaria.
El IDB grava los dbitos o retiros efectuados en cuentas corrientes, de
ahorros, depsitos en custodia o en cualquier otra clase de depsitos a la
vista, fondos de activos lquidos, fiduciarios y en otros fondos del mercado
financiero o en cualquier otro instrumento de la misma ndole, abiertos o
ubicados en Venezuela, realizado en los bancos e instituciones financieras
regidos por la Ley General de Banco y dems leyes especiales que los rijan.
En todos los casos, el IDB ha sido puesto en prctica en medio de un cuadro
fiscal comprometido por la disminucin de los ingresos petroleros,
dificultades para reducir el gasto y considerables barreras de acceso a nuevo
endeudamiento interno y externo. La implantacin del impuesto, en todos los
casos, ha sido temporal, como suele recomendarse cuando se utilizan
impuestos potencialmente muy distorsionantes.
Agentes de retencin
Agente de Retencin es aquella persona fsica o jurdica que debe retener
parte de los pagos que hace a terceros, como impuesto del perceptor de la
renta, debiendo a su vez declararlo y pagarlo a la Administracin (DGII) a
nombre del contribuyente. El agente de retencin puede serlo por mandato
expreso del Cdigo, por el Reglamento o por disposicin de la
Administracin.
145
___
Contabilidad Bsica
Tambin se puede definir como la persona responsable que por designacin

de la ley u rgano que tenga a su cargo la percepcin y fiscalizacin de los
tributos, por sus funciones pblicas o por razn de su actividad, oficio o
profesin intervenga en actos u operaciones en las cuales deban efectuar la
retencin del tributo correspondiente.
El SENIAT ha designado como agentes de retencin a dos grupos de
personas, a saber:
a. Los contribuyentes calificados como especiales. Este grupo est
conformado por aquellos sujetos que han sido expresamente calificados y
notificados por el Servicio como tales, atendiendo al nivel de ingresos
brutos anuales, segn la Gerencia de Tributos Internos de la Regin de
su jurisdiccin. Estos sujetos pueden ser o no entes pblicos, empresas
privadas, personas naturales o jurdicas; y, puede que sean o no
contribuyentes ordinarios del Impuesto al Valor Agregado, lo cual
depender no de su calificacin como contribuyente especial, sino del
hecho de que estn o no sujetos al Impuesto y que realicen o no los
hechos imponibles establecidos en la Ley.
b. Entes Pblicos Nacionales. Este grupo est conformado principalmente
por:
La Repblica
El Banco Central de Venezuela
La Iglesia Catlica
Los Institutos Autnomos creados por el Poder Nacional
Las Fundaciones, Asociaciones y Sociedades Civiles, creadas por la

Repblica
146
___
Contabilidad Bsica
Las Fundaciones, Asociaciones y Sociedades Civiles en las cuales la

Repblica tenga participacin en los trminos establecidos en la Ley
Orgnica de la Administracin Pblica
Las Fundaciones, Asociaciones y Sociedades Civiles en las cuales los

entes descentralizados funcionalmente de la Repblica tengan
participacin en los trminos establecidos en la Ley Orgnica de la
Administracin Pblica
Las Universidades Nacionales, Colegios Profesionales y Academias
Los Parlamentos Andino y Latinoamericano.
La designacin de agente de retencin se hace de forma general, para todos

los que encuadren en el supuesto establecido en los artculos 1 de las
Providencias nmeros 1.454 y 1.455, ambas del 29/12/2002, publicadas en
la Gaceta Oficial N 37.585 del 05/12/2002.
SOLVENCIA LABORAL
La solvencia laboral es un documento administrativo emanado del Ministerio
del Trabajo que certifica que el patrono o patrona respeta, efectivamente, los
derechos humanos laborales y sindicales de sus trabajadores y trabajadoras,
el cual constituye un requisito imprescindible para celebrar contratos,
convenios y acuerdos con el Estado, Segn Gaceta Oficial N 38.371 del 2
de febrero de 2006), Decreto N 4.248 de 2006.
Este Decreto tiene por objeto regular el otorgamiento, vigencia, control y
revocatoria de la solvencia laboral de los patronos y patronas, incluidas las
asociaciones cooperativas que contraten los servicios de no asociados,
147
___
Contabilidad Bsica
Los rganos, entes y empresas del Estado slo podrn celebrar contratos,
convenios o acuerdos con patronos o patronas a quienes el Ministerio del
Trabajo les haya expedido la solvencia laboral correspondiente, la cual
constituye un requisito indispensable para:
a) Solicitar crditos provenientes del sistema financiero pblico.
b) Acceder al Sistema Nacional de Garantas, Fondo de Riesgo y
Sociedad de Capital de Riesgo.
c) Recibir asistencia tcnica y servicios no financieros.
d) Participar en los programas de compras del Estado, Ruedas y Macro
Ruedas de Negocios, nacionales e internacionales.
e) Renegociar deudas con el Estado.
f) Recibir apoyo y proteccin integral para la innovacin y ampliacin
tecnolgica.
g) Solicitar recursos que favorezcan la importacin de materias primas,
insumos y/o tecnologas dirigidos a mejorar y ampliar la produccin.
h) Participar en procesos de licitacin.
i)
Tramitar y recibir divisas de la Administracin Pblica Nacional.
j)
Solicitar para su aprobacin el otorgamiento de permisos o licencias

de importacin y exportacin.
148
___
Contabilidad Bsica
BIBLIOGRAFA
CATACORA C, Fernando (1997), Sistemas y Procedimientos

Contables, Editorial McGraw Hill Interamericana de Venezuela, S.A.
__________(1998) Cdigo de Comercio, textos legales, Eduven,
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GMEZ R., Francisco (1999), Contabilidad (Teora y Prctica),

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HERNNDEZ, Jos A. (1994). Contabilidad Intermedia, Editado

por Centro Tcnico Contable, Caracas.
HERNNDEZ, Jos A. (1995). Curso de Contabilidad, Tomo I,

Fundacin Biblioteca Contable de Aragua.
INCE, Contabilidad General, Formacin N 3000, Caracas.
MCNEILL I. E. (1971), Procedimientos Bsicos de Contabilidad,

Editorial Centro Regional de Ayuda Tcnica, Mxico / Buenos
Aires.
OLIVO, M. y MALDONADO, R. (1989). Estudio de la Contabilidad

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ROJAS, Demstenes (1985), A.B.C. de la Contabilidad, Editorial

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www.seniat.gov.ve/seniat/images/Textos_Home/preguntas_IVA.htm
149

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INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIN EDUCATIVA

NIVEL: FORMACIN BSICA

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIN EDUCATIVA

NIVEL: FORMACIN BSICA

Maracay, Agosto de 2006

Qu son los inventarios?...

Tipos, caractersticas e importancia...

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PERODOS DEL PROCESO CONTABLE

____ Contabilidad Bsica

mercancas a la empresa B. Los detalles de esa operacin se relata en

contabilidad de la empresa vendedora se interesar en la fecha de la

____ Contabilidad Bsica

de la primera como una ventana y en los de segunda como una compra.

Los documentos originales por las operaciones mercantiles; facturas

Los libros obligatorios: Diario, Mayor y de Inventarios

aquellos que por necesidad de la empresa deben llevarse, y en los cuales

Las cuentas que resumen y clasifican las operaciones mercantiles.

DIFERENCIA ENTRE CONTABILIDAD Y TENEDURA DE LIBROS

encarga, valindose de los datos aportados por la tenedura de libros, de

____ Contabilidad Bsica

analizar y valorar los resultados

econmicos. La tenedura de libros es

narrativa, mientras que la contabilidad sintetiza y compara.

____ Contabilidad Bsica

____ Contabilidad Bsica

Estos documentos mercantiles se envan al Departamento de Contabilidad

____ Contabilidad Bsica

servirn para destruir la evidencia surgida de un comprobante escrito y

____ Contabilidad Bsica

lleva aparejada la fuerza ejecutiva, el trmite judicial es brevsimo, porque

____ Contabilidad Bsica

tramitacin entre dependencias de una misma empresa constituyen

Clasificacin de los documentos

Comprobantes de operaciones bancarias

____ Contabilidad Bsica

correspondiente factura. En caso de que las mercancas sean recibidas

____ Contabilidad Bsica

El procedimiento que se sigue para tramitar estas operaciones suele variar

Inicia la operacin de compra

Autoriza al proveedor a enviar la mercanca

Indica el aporte a pagar o abonar a favor del

Nota de Crdito o Dbito

Ajusta el importe adecuado

Hay ocasiones en que puede agregarse una quinta funcin cuando la

Orden de Compra. Su finalidad es documentar en un formulario propio toda