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CONTRALOR
INT
ERN
O
NDICE DE CONTENIDO
INTRODUCCIN............................................................................................5
I. ANTECEDENTES HISTRICOS Y CONCEPTOS BSICOS DEL MUNICIPIO. ......7
1.1
1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.1.4
1.2
1.2.1
Qu es el Municipio? ..............................................................9
1.2.2
Qu es el Ayuntamiento? ..................................................... 10
1.2.3
1.2.4
3.2
3.3.
3.3.1
3.3.2
7.2
7.3
7.3.2
Cuerpo ................................................................................. 30
7.3.3
Pie ....................................................................................... 31
8.2
8.3
8.4
IX. CONCLUSIONES..................................................................................... 43
AGRADECIMIENTOS. ................................................................................... 44
ANEXOS. .................................................................................................... 46
Recomendaciones para la elaboracin del programa de trabajo...................... 46
Catlogo de programas y actividades de la Contralora Interna. ..................... 47
Marcas de Auditora. .................................................................................... 54
Cdula de Revisin Documental Del Expediente Unitario. ............................... 55
Formato para Arqueo de Caja. ..................................................................... 56
Formato para Conciliacin Bancaria. ............................................................. 57
Formato para Pliego de Observaciones. ........................................................ 58
Formato para Inventario de Bienes Muebles. ................................................ 59
Formato para Inventario de Bienes Inmuebles. ............................................. 60
BIBLIOGRAFA. ........................................................................................... 61
PRESENTACIN INSTITUCIONAL.
Contralores(as) Internos:
El espacio municipal, es sin duda el lugar donde la relacin entre ciudadana y
gobierno, es cotidiana, estrecha y permanente, donde las necesidades sociales
se hacen presentes, donde la autoridad, funcionarios y funcionarias municipales
viven intensamente la responsabilidad de atender de manera eficiente el
quehacer de los gobiernos locales. Es decir, promover un desarrollo con
equidad, mediante el impulso de la economa local, el comercio, los servicios
pblicos y de actividades culturales y recreativas.
La sociedad actual necesita gobiernos municipales fuertes en lo institucional, y
efectivos en su administracin para hacer frente a las demandas y
contingencias sociales que traen los nuevos tiempos. Gobiernos que realicen
mejores prcticas, que busquen nuevas formas de gestin, y que cuenten con
capacidad de conciliacin y negociacin para la solucin de los problemas del
entorno municipal.
Por tal motivo, el Gobierno del Estado de San Luis Potos encabezado por el Dr.
Fernando Toranzo Fernndez, se ha comprometido con su equipo de trabajo
para impulsar y fortalecer las capacidades institucionales de los Gobiernos
Municipales, estableciendo una relacin de pleno respeto y corresponsabilidad
en beneficio de la ciudadana. Para lograr lo anterior, se modific a la
Coordinacin Estatal para el Desarrollo Municipal (CEDEM) denominndola,
Coordinacin Estatal para el Fortalecimiento Institucional de los Municipios
CEFIM.
Atendiendo a nuestra misin, integramos esta Gua Prctica del Contralor(a)
Interno, como apoyo y acervo documental, de tal forma que el desempeo de
autoridades y funcionarios(as) municipales este sustentado en el marco de la
legalidad. Estoy convencida que este documento, ser de gran apoyo en la
funcin que desarrollan, y en su ejercicio como servidor pblico municipal. De
igual manera, espero que ste material, sirva en la construccin de decisiones
municipales encaminadas a lograr Municipios consolidados. Para la CEFIM es
importante que, una vez concluida su experiencia en el ejercicio
gubernamental, puedan aportar elementos de mejora o recomendaciones que
alimenten la presente gua.
MARIA MAGDALENA VEGA ESCOBEDO
COORDINADORA ESTATAL.
4
INTRODUCCIN.
Esta Gua Prctica del Contralor(a) Interno tiene como objetivo convertirse en
una herramienta de consulta que ayude a elevar la eficiencia, la eficacia y
productividad de los(as) Contralores Internos Municipales en el desempeo de
sus funciones y responsabilidades; aportando una fuente de informacin para
aquellos servidores pblicos interesados en el tema. Ya que contiene aspectos
fundamentales que deben conocer quien se desempee en este encargo,
proporcionando un panorama general de las tareas que les corresponde asumir
a las partes que intervienen en los procesos de revisin, auditoria y fiscalizacin
entre otros.
Adems de contribuir al esfuerzo que realizan los Ayuntamientos por mejorar el
desempeo de las Contraloras Internas municipales.
La Gua Prctica del Contralor(a) Interno, se estructur considerando nueve
captulos. El primer captulo, Antecedentes Histricos y Conceptos Bsicos del
Municipio. En ste se encontrarn de manera precisa los saltos y cortapisas por
los que ha transitado a travs de la historia la figura que hoy conocemos como
Municipio.
El segundo captulo, Marco Jurdico de la Funcin del Contralor(a) Interno,
donde se enuncia la legislacin que la regula.
El tercer captulo, La Contralora Interna, se menciona el perfil de Contralores
Internos municipales, la organizacin de la Contralora Interna, los objetivos y
funciones de la Contralora Interna.
El cuarto captulo, aborda las
materia de responsabilidad de
Contralora Interna municipal en
Superior y la Contralora General
1.1.1
poca Prehispnica.
El Municipio en la Actualidad.
En 1983 se dio una reforma muy importante al Artculo 115 Constitucional, los
aspectos que se abordaron fueron los siguientes:
a. Facultad a los Congresos de los Estados para resolver sobre la
desaparicin de los Ayuntamientos o de algunos de sus miembros,
previa garanta de audiencia.
b. Existencia de Regidores de Representacin Proporcional.
c. Entrega de participaciones sin condiciones por los Gobiernos de los
Estados.
d. Cobro del Impuesto Predial por los Ayuntamientos.
Secretara de Gobernacin. Guas Tcnicas de Capacitacin Municipal, Instituto Nacional de
Administracin Pblica A.C. (INAP) y Centro Nacional de Desarrollo Municipal (CEDEMUN), 2.
Reedicin, Mxico 1998, pginas: 35 - 41.
1
1.2.1
Qu es el Municipio?
Qu es el Ayuntamiento?
10
1.2.3
Acosta, Arvalo Jos Octavio. El ABC del Municipio. Instituto de Desarrollo Municipal, Mxico,
1999.
4
Se entiende como el acto de someter a la aprobacin del pueblo, disposiciones importantes del
gobierno.
11
12
13
Por regla general el Contralor(a) Interno debe contar con amplia experiencia y
conocimientos en el campo profesional de la contabilidad, la auditora, y la
administracin pblica para desempear adecuadamente su encargo; por lo
que preferentemente se recomienda que sea un profesionista de las reas
contable, administrativa o econmica.
Adems de poseer estos conocimientos, tiene que saber interpretar la
legislacin y normatividad aplicable en la administracin municipal.
14
El Artculo 85 de la Ley Orgnica del Municipio Libre del Estado de San Luis
Potos establece que, Los municipios del Estado tendrn en el Ayuntamiento
un Contralor Interno, el cual deber reunir los requisitos que se exigen para ser
Tesorero municipal, con excepcin de la caucin administrativa y la propia Ley
Orgnica en cita establece como requisitos exigidos para ser Tesorero
Municipal, en el Artculo 80 lo siguiente:
I.
3.2
CONTRALOR
INTERNO
SECRETARIA
AUDITORA
NORMATIVIDAD
CONTRALORA
SOCIAL
Fuente: Elaboracin en base a revisin de organigramas de municipios del Estado de San Luis
Potos.
3.3.2
19
acuerdo al Artculo 86, Fraccin IX, de la Ley Orgnica del Municipio Libre del
Estado de San Luis Potos.
21
para
el
ptimo
desarrollo
de
la
Auditora
25
Como se puede apreciar las actividades que deben realizar las Contraloras
Internas son mltiples y variadas, y cada una de ellas requiere de atencin,
metodologa y procedimientos especficos para su cumplimiento de manera
eficiente y eficaz.
26
Programa de Trabajo.
RGANO DE CONTROL INTERNO DEL MUNICIPIO DE XX
PROGRAMA DE TRABAJO
PERIODO:
Tipo de revisin:
M ES:
No.
ACTIVIDAD
T IEM PO
% AVANCE
10
11
12
NOTAS:
27
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Los papeles de trabajo son propiedad del Gobierno Municipal; sin embargo,
debido a que contiene la evidencia en la que el Auditor(a) sustenta su opinin y
sugerencias el manejo y custodia es exclusivo de la Contralora Interna
municipal.
La informacin contenida en los papeles de trabajo es estrictamente
confidencial y de conformidad con los cnones de la tica profesional, por
ningn motivo el Contralor(a) Interno podr revelar los hechos, datos o
circunstancias de que tenga conocimiento a personas ajenas, salv autorizacin
y cuidando cumplir con los lineamientos establecidos en las Fracciones VII, VIII,
IX, X, XII, XII, XV, XVI, XIX, XX, XXI, XXII y; XXV del Artculo 19 de la Ley de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Estado de San Luis Potos.
En ese sentido es conveniente disear e implementar polticas y procedimientos
que garanticen el resguardo y la confidencialidad; as mismo, aseguren por el
tiempo que sea necesario su conservacin para cumplir con las disposiciones
legales y administrativas que se han establecido al respecto, sin olvidar el
contenido del Artculo 5 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin
Pblica del Estado de San Luis Potos y que a la letra establece:
Toda la informacin creada, administrada o en posesin de los entes
obligados, es un bien pblico cuya titularidad radica en la sociedad; por tanto,
debe estar a disposicin de cualquier persona, salvo aqulla que por la
afectacin de los derechos de terceros y excepciones previstas en la presente
Ley, deba resguardarse por su carcter reservado o confidencial.
7.2
29
Cdulas sumarias. Son aquellas en las que se resumen las cifras, los
procedimientos y las conclusiones u observaciones de un rubro o grupo
homogneo de conceptos o cifras que se encuentran analizados en
otras cdulas.
7.3
7.3.1 Encabezado.
Es la parte superior de la cdula y debe contener los siguientes datos:
7.3.2
7.3.3
31
Cdula Analtica.
CDULA A N A L T I C A
(10)
No. de cuenta
Concepto
Saldo al 31/12/10
Ajustes
Debe
Elabor:
ndice:
Supervis:
Fecha:
Saldo ajustado
Haber
Observaciones
Total
Cdula de Ajustes.
CDULA DE A J U S T E S
CONTRALORA MUNICIPAL DE:
DEPARTAMENTO:
PERIODO/EJERCICIO:
HOJA DE TRABAJO
CDULA GENERAL DE AJUSTES
N DE CUENTA
CONCEPTO
TOTAL
ELABOR:
NDICE:
SUPERVIS:
FECHA:
AJUSTES
SALDO AL
DEBE
-
HABER
-
SALDO AJUSTADO
AL
-
OBSERVACIONES
Marcas Ejemplo:
Sumas cuadradas
Operaciones aritmticas verificadas
@ Cotejado con Cuenta Pblica
32
CONCEPTO
EXISTENCIA INICIAL
INGRESOS
EGRESOS
EXISTENCIA FINAL
INTEGRACION DE LA EXISTENCIA
FONDO FIJO
CAJA
BANCOS
CUENTAS POR COBRAR
ANTICIPO A PROVEEDORES
ACTIVO FIJO
CUENTAS POR PAGAR
IMPUESTOS POR PAGAR
TOTAL
VARIACIN
SALDO EN BALANCE GENERAL
VARIACIN
ELABOR:
NDICE:
SUPERVIS:
FECHA:
MES
SALDO
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
@
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE SALDO
@
-
AJUSTES
SALDOS AJUSTADOS
DEBE HABER
DEBE
COMENTARIOS:
Cdula Subanaltica.
CDULA SUBANALTICA
No. de cuenta
Concepto
Saldo al 31/12/10
Ajustes
Debe
Total
33
Haber
Elabor:
ndice:
Supervis:
Fecha:
Saldo ajustado
Observaciones
ELABOR:
NDICE:
SUPERVIS:
FECHA:
DEPARTAMENTO:
PERIODO/EJERCICIO:
CLASE DE CDULA
PROCEDIMIENTO O TCNICA
CUENTA O SUBCUENTA
MES
SALDO INICIAL
MOVIMIENTOS
DEBE
HABER
SALDO
OBSERVACIONES
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Total
Marcas Ejemplo:
Sumas cuadradas
Operaciones aritmticas verificadas
@ Cotejado con Cuenta Pblica
34
Los objetivos que se deben alcanzar con el informe de auditora del rgano
interno de control, son los siguientes:
1.- Informar. Dar a conocer al titular del rea administrativa municipal los
principales resultados obtenidos en la auditora practicada.
2.- Convencer. Demostrar fehacientemente que los resultados de la auditora
son vlidos y tienen razn de ser.
3.- Obtener resultados. Proveer los elementos necesarios para la adecuada
toma de decisiones y en su caso promover acciones tendientes a prevenir,
corregir o hacer eficientes las operaciones de las reas administrativas
municipales.
Si el informe de auditora cubre estos objetivos se convierte en un documento
til y efectivo, que permitir la aceptacin de los resultados de la auditora as
como la implementacin de las recomendaciones sugeridas, lo cual coadyuvar
al mejor funcionamiento del Gobierno Municipal.
La informacin que se proporcione en el informe de auditora, en relacin a los
hechos o circunstancias detectadas debe reunir determinados atributos.
8.3
37
8.4.1 De Identificacin:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
Cartula.
ndice.
Antecedentes.
Objetivos.
Alcance.
Procedimiento de auditora.
Limitaciones.
8.4.2 De Contenido:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Resumen de resultados.
Resultados.
Observacin de control interno.
Recomendaciones.
Resultados cuantificables.
Conclusiones.
8.4.3 De Complemento:
a) Anexos.
Cartula. Contiene los datos generales de la auditora realizada debiendo ser
principalmente los siguientes:
38
39
Consultar
en
la
siguiente
http://www.imcp.org.mx.PDFRevistaJunio02141.
40
pgina
en
internet
ANTECEDENTES.
ALCANCE.
UNIVERSO SELECCIONADO.
MUESTRA AUDITADA.
REAS REVISADAS.
RESULTADOS.
DICTAMEN.
42
IX. CONCLUSIONES.
Esperamos que esta Gua Prctica del Contralor(a) Interno, sirva para dar
claridad de la funcin que tiene que tiene que desempear as como en apoyo
al ejercicio de sus funciones.
La informacin contenida en esta Gua se presenta de manera general, y
pretende servir de consulta en el proceso de induccin al cargo de Contralor(a)
Interno municipal.
Considerando la experiencia que se va adquiriendo durante el periodo de
gestin, los, Contralores(as) Internos podrn agregar temas experiencias que
posteriormente sern de utilidad a quienes participen o pretendan participar en
esta funcin.
Por todo esto, la Coordinacin Estatal para el Fortalecimiento Institucional de
los Municipios (CEFIM) estar pendiente de recabar sus comentarios para
adicionar las propuestas a esta Gua y sobre todo que podamos conjuntamente
validar la siguiente versin de la Gua Prctica del Contralor(a) Interno.
43
AGRADECIMIENTOS.
Para apoyar la elaboracin de esta Gua Prctica, agradecemos el tiempo que
tomaron los Contralores(as) Internos de Municipios del Estado de San Luis
Potos y al personal de la Auditora Superior del Estado de San Lus Potos, en la
revisin de este documento.
A la Auditoria Superior del Estado de San Luis Potos.
C.P. Hctor Vicente Mayorga Delgado y a su equipo de trabajo.
A los Contralores(as) de los siguientes Municipios:
Rayn:
Lic. Jos Luis Acosta Zamarripa.
San Lus Potos:
Lic. Jorge Alejandro Vera Noyola.
C.P. Ral Esquivel Garay, Contador Pblico en la Contralora.
Santa Mara del Ro:
Prof. Daniel Segura Lpez.
Tierra Nueva:
C.P. Ruth del Carmn de Len Mndez.
Villa de Arriaga:
M.V.Z. Miguel ngel Macas Lpez.
Villa de la Paz:
Ing. Francisco Israel Maldonado Morales.
Villa de Ramos:
Francisco Javier Zaragoza Navarrete.
Zaragoza:
C.P. Alma Yuliana Salazar Alvarado.
Quienes con su experiencia en el trabajo cotidiano en el gobierno y
administracin pblica municipal, hicieron aportaciones invaluables,
contribuyendo a la integracin y validacin de este documento de trabajo.
A los Subdirectores de la CEFIM que revisaron esta Gua.
44
45
ANEXOS.
Recomendaciones para la elaboracin del programa de trabajo.
Se sugiere que se manejen los programas siguientes:
46
51
53
Marcas de Auditora.
54
4 EXPEDIENTE DE CONCURSO
5 EXPEDIENTE DE CONSTRUCCION
2 EXPEDIENTE SEDESORE
CEDULA DE REGISTRO DE OBRA
DICTAMEN DE FACTIBILIDAD
INFORMACION TECNICA O MEMORIA DESCRIPTIV A
PRESUPUESTO
TARJETAS DE PRECIOS UNITARIOS
CROQUIS DE LOCALIZACION
PLANO DE LA OBRA
CALENDARIO FISICO-FINANCIERO
ACUERDO Y/O CONVENIO DE EJECUCION
ACTA DE ACEPTACION DE LA OBRA
ACTA CONSTITUTIV A DEL COMITE COMUNITARIO
ACTA DE NO EJECUCION DE LA OBRA POR EL COMITE
VALIDACION DE LA DEPENDENCIA NORMATIV A (Art. 49 de la LATEM)
DICTAMEN O INFORME PREVENTIV O DE IMPACTO AMBIENTAL Art. 17 LOPYSRM
3 EXPEDIENTE DE COMPROBACION
FACTURAS (ART. 99 DEL REGLAMENTO)
ESTIMACIONES (ART. 52 DE LA LOPYSRM)
POLIZAS DE CHEQUES
PAGO DE ANTICIPO
AUXILIA R CONTABLE POR OBRA
PAGO DE ESCALATORIA S
PAGO DE GASTOS FINANCIEROS
DOCUMENTACION DE SANCIONES APLICADAS
REINTEGROS
OBSERVACIONES:
55
SE PRESENTA DOCUMENTO
NO SE PRESENTA DOCUMENTO
EXISTENCIA
IMPORTE
1,000.00
0.00
500.00
0.00
200.00
0.00
100.00
0.00
50.00
0.00
20.00
0.00
TOTAL
0.00
M O N E D A S :
DENOMINACION
EXISTENCIA
IMPORTE
20.00
0.00
10.00
0.00
5.00
0.00
2.00
0.00
1.00
0.00
0.50
0.00
0.20
0.00
0.10
0.00
TOTAL
0.00
C H E Q U E S :
NUMERO
BANCO
ENTREGADO POR:
IMPORTE
TOTAL
0.00
DOCUMENTOS:
REFERENCIA
FECHA
PROVEEDOR
IMPORTE
TOTAL
0.00
IMPORTE ARQUEADO
0.00
0.00
Declaro que los fondos aqu detallados, son todos los que existen bajo mi responsabilidad al
momento del arqueo, los cuales fueron contados en mi presencia, y me fueron devueltos a mi
entera satisfaccin.
$
REFERENCIA
MAS:
0.00
MAS:
0.00
MENOS:
0.00
MENOS:
0.00
$
SALDO EN BANCOS AL ___ DE _________ DE _____
TESORERO MUNICIPAL
ELABOR
57
FECHA
REF. NO.
CUENTA SUBCUENTA
IMPORTE
CLAVE
DESCRIPCIN DE LA OBSERVACIN
BALANCE
EGRESOS
INGRESOS
TOTAL OBSERVADO
BALANCE
INGRESOS
EGRESOS
TOTAL
0.00
CON FUNDAMENTO EN LO DISPUESTO EN EL ARTCULO 86 FRACCIONES II, III, XI y XII DE LALEY ORGNICA DEL MUNICIPIO LIBRE DEL ESTADO DESAN LUIS POTOS, SEDETERMINAN LAS PRESENTES OBSERVACIONES, DEBIENDO
ATENDERSE EN UN TRMINO DE XX DAS CONTADOS A PARTIR DEL DA SIGUIENTE EN QUE SEA NOTIFICADO EL PRESENTE PLIEGO.
FECHA:
ATENTAMENTE
____________________________________________________
NOMBRE:
CONTRALOR INTERNO MUNICIPAL
c.c.p.
DESCRIPCIN
SNDICO
CONTRALOR
NSERIE
DEPARTAMENTO
FACTURA
FECHA
OFICIAL MAYOR
59
COSTO
N
SECRETARIO
USO ACTUAL
DOMICILIO Y DESCRIPCIN
MEDIDAS Y COLINDANCIAS
SNDICO
OFICIAL MAYOR
CONTRALOR
SECRETARIO
VALOR
BIBLIOGRAFA.
Acosta Arvalo Jos Octavio. El ABC del Municipio. Instituto de Desarrollo
Municipal, Mxico, 1999.
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. Ed. Porra, Mxico,
2000.
Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de San Luis Potos,
Decreto No. 7, Peridico Oficial del Estado No.128, 24 de octubre de 1997.
Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado Municipios de
San Luis Potos.
Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico del Estado de San Luis Potos.
Manual de Auditoria Pblica. Secretaria de la Contralora General de la
Federacin, Unidad de Comunicacin Social. Mxico, D.F. 1991.
Manual de Auditoria Gubernamental. Secretara de Programacin y
Presupuesto, Direccin General de Control y Auditoria Gubernamental. Mxico,
D.F. 1981.
Material del Curso sobre Papeles de Trabajo. Secretaria de la Contralora
General de la Federacin, Direccin General de Control y Evaluacin de la
Gestin Pblica. Mxico, D.F.
Material del Curso Elaboracin de Informes de Auditoria. Secretaria de la
Contralora General de la Federacin, Direccin General de Control y Evaluacin
de la Gestin Pblica. Mxico, D.F.
Manual del Contralor Municipal. Instituto de Administracin Pblica del Estado
de Mxico, A. C., Toluca, Estado de Mxico. 1996.
Normas y Procedimientos de Auditoria. Instituto Mexicano de Contadores
Pblicos, A. C. Mxico, D.F. 1992.
Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico de Estado
de San Luis Potos.
Secretara de Gobernacin. Guas Tcnicas de Capacitacin Municipal, Instituto
Nacional de Administracin Pblica, A.C., Centro Nacional de Desarrollo
Municipal, 2. Rendicin, Mxico, 1998.
61
Diseo de Portada:
Ixchel Prez Castillo