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GESTIN
SIG-F05
CDIGO:
GDO-G01
VERSIN:
FECHA:
22 DE AGOSTO DE
2013
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN ................................................................................................................................. 3
1.
ALCANCE ................................................................................................................................... 3
2.
3.
4.
DEFINICIONES ........................................................................................................................... 4
5.
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SIG-F05
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22 DE AGOSTO DE
2013
INTRODUCCIN
El Ministerio de Salud y Proteccin la Proteccin Social, acogiendo las normas establecidas por el
Archivo General de la Nacin para la organizacin de los archivos, Ley 594 de 2000, y Acuerdo 042
del 2002.
Se pretende iniciar el paso a paso en la Organizacin de los Archivos en la Institucin la cual se han
producido y tramitado las comunicaciones oficiales en las diferentes dependencias.
La transferencia constituye el traspaso fsico y legal de la documentacin de las diferentes areas y
al Archivo Central y Gestin de Documentos.
Constituye el medio de control de los documentos ingresados y tiene que permitir garantizar la futura
buena organizacin del archivo y la recuperacin ptima de los documentos y de la informacin.
Los principales objetivos de la transferencia de documentos son:
- La liberacin y uso eficiente del espacio destinado a archivo de Gestin y Central
- La implicacin y responsabilidad en el sistema de gestin documental de las personas
responsables del archivo del Archivo Central y servicios.
- El uso eficiente del espacio de depsito del archivo del Servicio de Archivo y Gestin de
Documentos.
- La mejora en la eficacia de la gestin de los documentos.
- La mejora en las condiciones de conservacin de los documentos.
- El control y verificacin de la identificacin y clasificacin de los documentos.
1. ALCANCE
Esta Gua pretende brindar a los funcionarios del Ministerio de Salud y Proteccin Social, que tienen
bajo su responsabilidad la organizacin de los archivos de Gestin y Central los pasos a seguir para
un buen manejo, uso y conservacin de los archivos.
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4. DEFINICIONES
Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestin,
conservados para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a
los ciudadanos, como fuentes de la historia.
Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos
de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
Archivo de Gestin: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y
consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite
se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados.
Carpeta: Unidad de conservacin a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservacin.
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PRIMER PASO
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SEGUNDO PASO
Invite a cada uno de los servidores pblicos para que revise todos y cada uno de los documentos
que posea en su puesto de Trabajo.
TERCER PASO
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CUARTO PASO
QUINTO PASO
La Tabla de Retencin Documental TRD formato GDO-F02, se estn actualizando de acuerdo a sus
funciones, empiece a seleccionar y agrupar por temas la documentacin que posea en cada una de
las reas (por ejemplo, historias laborales, procesos disciplinarios, entre otros etc.).
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Cod.
SERIES DOCUMENTALES
CODIGO
SERIE
SUBSERIE
CONVENCIONES
AG
ARCHIVO DE GESTIN
AC
ARCHIVO CENTRAL
S
C.T.
SELECCIONAR,
Resolucin:
TIEMPO DE RETENCIN
AG
DISPOSICIN FINAL
AC
CT
D/M
PROCEDIMIENTOS/ OBSERVACIONES
E
Firma
SECRETARIO GENERAL
SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA
COORDINADORA GRUPO ADMINISTRACION DOCUMENTAL
DEPURAR
CONSERVAR EN SU TOTALIDAD
ELIMINAR,
DESCARTAR, DESTRUCCIN
SEXTO PASO
Clasificacin Documental:
Empiece a clasificar y agrupar la documentacin que se refiere a un mismo asunto, por ejemplo,
planes, nminas, historias laborales, contratos, procesos disciplinarios, etctera e identifique
cada uno de los grupos encontrados sin olvidar el nombre al que corresponda.
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SEPTIMO PASO
El gancho va dentro la Carpeta desde la Base con su extensin de largo de las patas hacia abajo
que atraviesa los documentos para el agarre al final.
Caractersticas
Los ganchos plsticos deben ser 100% polipropileno, resistente a la flexin, de dos piezas, una de
base y otra de amarre o sujecin, estos pueden ser por sistema de ajuste o de enganche.
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OCTAVO PASO
Depuracin Documental
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NOVENO PASO
Se procede posteriormente a la Identificacin de la unidad de Conservacin bajo los siguientes
Parmetros:
Identificacin de carpeta
Elaboracin del Rotulo de Carpeta:
Cada carpeta o expediente dentro de Cada serie
deber identificarse Individualmente de acuerdo
con cada asunto especfico, precedido del
respectivo cdigo de la dependencia, de la serie
documental y subserie segn el caso. Para la
organizacin de archivos final, se diligencian los
campos como fechas inciales y finales, numero
de carpetas que le corresponde en la caja y
numero de caja que le corresponde a la orden.
Utilizando el formato GDO-F03
Diligenciar los campos del rotulo de Carpeta y adherirlo en el costado frontal superior derecho a un
(1) centmetro por ambos lados, como se indica.
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DECIMO PASO
Foliacin:
La foliacin se realizara en el momento en
que se prepare la documentacin para ser
transferida de tal manera que se pueda
evidenciar el desarrollo de los tramites.
La foliacin es el acto de enumerar los folios
solo por su cara recta, cuya numeracin. La
foliacin deber ser en forma consecutiva y
contina o acumulativa aplica solamente a
esta.
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PASO ONCE
PASO DOCE
Cada Dependencia deber tener en cuenta la
ubicacin (geogrfica, alfabtica, numrica
cronolgica) y las carpetas para consulta de
documentos bien sea de usuarios internos
como Externos. La oportunidad y
consecucin de la documentacin producida,
tiendo en cuenta la TRD, por SERIE
SUBSERIE. Para que los documentos sean
consultados en los Archivos de Gestin.
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PASO TRECE
Para diligenciar el rotulo de caja formato GDH-F04, se identifican teniendo en cuenta la Tabla de
Retencin Documental, ejecutado el procedimiento de carpetas, luego las seis (6) carpetas se
recolectan en cajas referencia X-200 y el rotulo se coloca y se pega en la tapa frontal de la misma,
asignando el numero caja, fecha de transferencia da/mes/ao, cdigo de la dependencia u oficina,
nombre de la dependencia productora del documento, relacin de carpetas en esta caja, numero de
orden, identificacin de cada carpeta comenzando secuencialmente del el 01 al 06.
PASO CATORCE
Organizadas las carpetas por SERIES Y SUBSERIES en sus respectivas cajas identificadas con sus
rtulos y con la CLASIFICACION, ORDENACION Y DEPURACION y teniendo en cuenta los tiempos
de retencin, el siguiente paso ser las TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES, al Archivo Central,
segn cronograma establecido cada ao por el Comit de Administracin Documental, para ello
deber Diligenciar el formato de inventario documental de forma tal que se facilite la recuperacin de
la informacin y as, los documentos puedan ser entregados y verificados por la persona encargada
del archivo central. Consta de la descripcin de cada carpeta que corresponden a cada caja por
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serie y subserie y forma de soportes con las fechas extremas y adems con el visto bueno de los
responsables que realizan.
GDO-F01 FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL (FUID)
PASO QUINCE
FELICITACIONES,
HEMOS
REALIZADO
LA
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL al ARCHIVO CENTRALAC, siguiendo los pasos anteriores, as mismo estamos en
capacidad de identificar los documentos que cumplieron su
ciclo segn la TRD, en el ARCHIVO DE GESTIN AG, se
realiz el inventario documental logrando pasar la
documentacin de un archivo a otro, estableciendo los
responsables en cada uno de los archivos en que estos se
encuentren.
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ALERTA
Higiene y Seguridad:
Se define como, el conjunto de normas y procedimientos que protegen la Integridad fsica y mental
del personal, preservando los riesgos de salud inherentes a las tareas del puesto y ambiente fsico
donde son ejecutados.
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Luego de cada jornada, lavar las mucosas nasales con suero fisiolgico. Las actividades debern
hacerse intercalando periodos de trabajo de mximo hora y media seguidos de diez o quince
minutos de descanso.
En los perodos de descanso, sobre todo si se va a consumir algn alimento o cuando se vayan a
realizar otras actividades, los funcionarios se debern lavar las manos y la cara tambin con jabn
antibacterial. Se puede emplear un gel antibacterial que se encuentre en el mercado.
MANIPULACION DE CAJAS RECUERDE:
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