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InkSpot
Manual de Usuario
2013
INDICE
INDICE ..........................................................................................................................................1
BIENVENIDOS ...............................................................................................................................3
INGRESO AL SISTEMA ...................................................................................................................3
Ingresos de usuarios ya registrados en el sistema....................................................................4
Ingreso de nuevo usuario en el sistema. ..................................................................................5
Mensajes de error al ingresar al sistema ..................................................................................6
Pantalla Principal ......................................................................................................................8
Habilitar usuario para que modifique premisos: ......................................................................8
BARRA DE MENU ..........................................................................................................................9
Ventana de configuracin de permisos ....................................................................................9
Ventana de configuracin del porcentaje de ganancia: .........................................................11
Reporte: Materiales No Recibidos ..........................................................................................13
Reporte: Comparativa De Costo De Materiales ......................................................................15
Reporte: Tipos de Trabajos Realizados por Periodo ...............................................................17
ADMINISTRACIN DE CLIENTES .................................................................................................19
Registrar un Cliente ................................................................................................................20
Modificar un Cliente ...............................................................................................................22
Eliminar un Cliente .................................................................................................................25
ADMINISTRACIN DE PROVEEDORES ........................................................................................27
Registrar un nuevo Proveedor................................................................................................28
Modificar datos de un Proveedor ...........................................................................................30
Eliminar un Proveedor ............................................................................................................33
ADMINISTRACIN DE PEDIDOS ..................................................................................................34
Registrar un Pedido ................................................................................................................35
Recepcin de un Pedido .........................................................................................................38
ADMINISTRACIN DE MATERIALES ............................................................................................40
Registrar un Material .............................................................................................................41
Modificar un Material ............................................................................................................43
Registrar una Unidad de Medida ............................................................................................45
Modificar una Unidad de Medida...........................................................................................48
ADMINISTRACIN DE PRODUCTOS ............................................................................................50
Registrar un Producto ............................................................................................................51
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BIENVENIDOS
El sistema InkSpot fue creado para automatizar el control de stock de un comercio
dedicado a la actividad de imprenta.
Para tal motivo, el sotfware permite el registro y la actualizacin de los productos
bases, materiales bases, proveedores, clientes y trabajos solicitados por estos. Dando soporte
al manejo de los pedidos de materiales base y recepcin de los mismos.
INGRESO AL SISTEMA
Para permitir privacidad a los usuarios y proteger eficientemente los datos del sistema,
este brinda la posibilidad de restringir el acceso a la aplicacin como as tambin diferenciar
los distintos usuarios que acceden a la misma.
Al comenzar la ejecucin del software, se encontrar con la siguiente ventana:
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tiene
la
base
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de
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Repita la contrasea:
confirmacin.
ingrese
nuevamente
la
contrasea
para
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2. Si Ud. es un usuario registrado, en caso de que ingrese los datos solicitados, pero estos no
sean correctos, tambin se le negar el acceso al programa y se le advertir el error de la
siguiente manera:
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Pantalla Principal
Una vez que haya ingresado al InkSpot, se encontrara con la pantalla principal del
sistema. Tenga en cuenta que la vista de la misma cambia de acuerdo a los permisos que posea
como usuario dentro del sistema.
La siguiente imagen muestra una vista completa de las funciones del sistema.
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BARRA DE MENU
Ventana de configuracin de permisos
Esta opcin solo aparecer en la barra de men si el usuario tiene el permiso de
modificacin de permisos habilitado.
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Esta ventana se selecciona al usuario que se desea y se mostraran los permisos que
tiene habilitado. Se le puede agregar o quitar los permisos marcando o desmarcando en la
casilla correspondiente.
Una ves conforme con la modificacin se la confirma pulsando el botn Aceptar. Se
podr ver en pantalla un mensaje indicando el xito de la operacin.
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Una ves ingresado el valor deseado se debe pulsar el botn Aceptar. Se podr ver en
pantalla un mensaje indicando el xito de la operacin.
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Al pulsarlo se abrir una ventana donde permitir ingresar el periodo del cual se quiere
el reporte.
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ADMINISTRACIN DE CLIENTES
Al seleccionar la pestaa Clientes, en la pantalla principal, se visualizara las opciones
para su gestin, las cuales son:
Icono
Eliminar un cliente
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Registrar un Cliente
Al pulsar el botn de Registrar nuevo cliente en el rea central de la pantalla principal
se carga el siguiente formulario:
Para realizar el alta se deben cargar los datos del cliente, teniendo en cuenta que se
puede omitir el telfono y mail ya que estos son opcionales.
Una vez cargado los datos del cliente se puede registrar en el sistema pulsando sobre
el botn Aceptar.
El botn Cancelar tiene como funcin limpiar los datos cargados por el usuario, esto
quiere decir que se borrarn todos los campos.
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Al oprimir el botn Aceptar, puede ser que no se haya completado uno o ms campos
obligatorios, en tal caso se visualizar un mensaje explicando lo ocurrido y sealando cual
campo no se ha completado, un ejemplo es que no se haya completado el nmero de
documento, en tal caso se informar.
Si todos los datos obligatorios fueron ingresados correctamente, el alta del cliente ser
dada con xito y se podr ver en pantalla un mensaje indicando el xito del registro del nuevo
cliente, como se muestra a continuacin.
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Modificar un Cliente
Al pulsar el botn de Modificar datos de un Cliente en el rea central de la pantalla
principal se carga el siguiente formulario:
Para modificar un cliente se debe primero buscarlo, esto se realizar usando el botn de
bsqueda
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Al pulsar el botn se abrir una ventana con un listado de todos los clientes registrados
que cumplan con el criterio de bsqueda, si este existe, caso contario se le mostrar una lista
con todos los clientes registrados en el sistema.
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Una vez modificados los datos del cliente, se debe pulsar sobre el botn Aceptar para
que los cambios queden registrados en el sistema. Mostrando una ventana indicando el xito
de la operacin.
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Eliminar un Cliente
Al pulsar el botn de Eliminar un Cliente en el rea central de la pantalla principal se
carga el siguiente formulario:
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Al pulsar sobre el botn Aceptar el cliente y sus trabajos pendientes (si es que tuviera)
sern eliminados del sistema. Mostrando una ventana indicando el xito de la operacin.
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Icono
Eliminar un proveedor
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Para realizar el alta se debe cargar los datos del proveedor, el e-mail no es obligarlo.
Para agregar materiales que este proveedor suministra debemos elegirlo de la lista y pulsar el
botn Agregar, en caso de querer quitar alguno debemos seleccionarlo y pulsar el botn
Quitar.
Una vez completado la carga de los datos, pulsando el botn Aceptar ser registrado
un nuevo proveedor.
El botn Cancelar tiene como funcin limpiar los datos cargados por el usuario, esto
quiere decir que se borrarn todos los campos.
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Al oprimir el botn Aceptar, puede ser que no se haya completado uno o ms campos
obligatorios, en tal caso se visualizar un mensaje explicando lo ocurrido y sealando cual
campo no se ha completado, un ejemplo es que no se haya completado el nombre del
contacto, en tal caso se informar.
Si todos los datos obligatorios fueron ingresados correctamente, el alta del proveedor
ser dada con xito y se podr ver en pantalla un mensaje indicando el xito del registro del
nuevo proveedor, como se muestra a continuacin.
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Una vez conforme con la modificacin pulsando Aceptar se registraran los cambios y se
podr ver en pantalla un mensaje indicando el xito de la actualizacin de los datos del
proveedor.
El botn Cancelar tiene como funcin limpiar los datos cargados por el usuario, esto
quiere decir que se borrarn todos los campos.
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Eliminar un Proveedor
Al pulsar el botn de Eliminar un Proveedor en el rea central de la pantalla principal
se carga el siguiente formulario:
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ADMINISTRACIN DE PEDIDOS
Al seleccionar la pestaa Pedido, en la pantalla principal, se visualizara las opciones
para su gestin, las cuales son:
Icono
Recepcin de un pedido
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Registrar un Pedido
Al pulsar el botn de Registrar un pedido en el rea central de la pantalla principal se
carga el siguiente formulario:
Para generar pedidos debe seleccionar un material del combo Materiales, al hacerlo
se cargara en el combo Proveedores aquellos proveedores que suministran el material.
Una vez seleccionado el proveedor al cual se le realizara el pedido, debe completar el
campo Cantidad a Pedir con la cantidad a pedir del material.
En caso de que un material sea escaso se lo indicara con el smbolo .
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Una vez que haya seleccionado y completado los anteriores campos, solo debe pulsar
el botn Agregar para agregar el pedido a la lista de Pedidos a Generar. En caso de que la
cantidad a pedir sea incorrecta saldr este cartel:
Para borrar uno o varios pedidos de la lista de Pedidos a Generar, deber tildar la
casilla Eliminar de los futuros pedidos que desea eliminar y luego pulsar el botn Quitar.
Una vez que se agregaron todos los materiales a pedir pulsando el botn Aceptar se
generaran todos los pedidos. Se podr ver en pantalla un mensaje indicando el xito de la
operacin.
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Tambin se abrir una ventana para cada pedido registrado, permitiendo guardar o
imprimir cada nota de pedido generada:
El botn Cancelar tiene como funcin limpiar los datos cargados por el usuario, esto
quiere decir que se borrarn todos los campos.
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Recepcin de un Pedido
Al pulsar el botn de Recepcin de un pedido en el rea central de la pantalla principal
se carga el siguiente formulario:
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Una vez conforme con lo que se ha cargado pulsando el botn Aceptar y se registrara
la recepcin actualizando el stock. Se podr ver en pantalla un mensaje indicando el xito de
la operacin.
El botn Cancelar tiene como funcin limpiar los datos cargados por el usuario, esto
quiere decir que se borrarn todos los campos.
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ADMINISTRACIN DE MATERIALES
Al seleccionar la pestaa Materiales, en la pantalla principal,
opciones para su gestin, las cuales son:
Icono
Modificar un material
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se visualizara las
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Registrar un Material
Al pulsar el botn de Registrar un material en el rea central de la pantalla principal se
carga el siguiente formulario:
Para dar de alta un material debe cargar todos los datos correspondientes, es decir,
ingresar una Descripcin o nombre para el material, seleccionar la Unidad de Medida que
corresponda del combo desplegable, completar el Stock Actual que hay del material al
momento de realizar el alta, y establecer el Stock Mnimo para la reposicin. As mismo, debe
determinar el Costo Unitario o costo por unidad de ese material, y el Tipo de Material al que
corresponde.
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Una vez conforme con lo que se ha cargado pulsando el botn Aceptar se registrara el
material. Podr ver en pantalla un mensaje indicando el xito de la operacin.
Al oprimir el botn Aceptar, puede ser que no se haya completado uno o ms campos
obligatorios, en tal caso se visualizar un mensaje explicando lo ocurrido y sealando cual
campo no se ha completado, un ejemplo es que no se haya indicado el tipo de material, en tal
caso se informar.
El botn Cancelar tiene como funcin limpiar los datos cargados en el formulario, esto
quiere decir que se borrarn todos los campos.
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Modificar un Material
Al pulsar el botn de Modificar un material en el rea central de la pantalla principal se
carga el siguiente formulario:
Para modificar un material se muestra una lista de todos los materiales registrados, al
seleccionarlos se muestran todos los datos permitiendo modificarlos.
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El botn Cancelar tiene como funcin limpiar los datos cargados en el formulario, esto
quiere decir que se borrarn todos los campos.
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Para dar de alta una unidad de medida debe cargar la Descripcin de la medida, en
caso de que la nueva unidad de medida sea Utilizada para medir superficies, debe seleccionar
el campo correspondiente, habilitando los campos para completar del Alto Base y el Ancho
Base. Ambos cambos hacen referencia a las medidas correspondientes en milmetros de la
nueva unidad de medida a registrar. Por ejemplo, si quiere registrar como una unidad de
medida el tamao de las Hojas A4, en Ancho Base correspondera ingresar 210mm. y en Alto
Base 297mm. ya que sabemos que las dimensiones de una Hojas A4 son de 21 x 29,7cm.
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Una vez conforme con lo que se ha cargado pulsando el botn Aceptar se registrara la
unidad de medida. Se podr ver en pantalla un mensaje indicando el xito de la operacin.
Al oprimir el botn Aceptar, puede ser que no se haya completado uno o ms campos
obligatorios, en tal caso se visualizar un mensaje explicando lo ocurrido y sealando cual
campo no se ha completado, un ejemplo es que no se haya indicado el tipo de material, en tal
caso se informar.
El botn Cancelar tiene como funcin limpiar los datos cargados por el usuario, esto
quiere decir que se borrarn todos los campos.
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Para modificar una unidad de medida se muestra una lista de todos las unidades de
medidas registradas, al seleccionarlos se muestran todos los datos permitiendo modificarlos.
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ADMINISTRACIN DE PRODUCTOS
Al seleccionar la pestaa Productos, en la pantalla principal, se visualizara las opciones
para su gestin, las cuales son:
Icono
Modificar un producto
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Registrar un Producto
Al pulsar el botn de Registrar un producto en el rea central de la pantalla principal se
carga el siguiente formulario:
Para dar de alta un producto se le debe asignar una Descripcin, seleccionar los
materiales a utilizar del combo desplegable Materiales y la Cantidad que se usaran para cubrir
un rea de 10x10mm.
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Una vez conforme con lo que se ha cargado pulsando el botn Aceptar se registrara
producto. Se podr ver en pantalla un mensaje indicando el xito de la operacin.
Al oprimir el botn Aceptar, puede ser que no se haya completado uno o ms campos
obligatorios o se halla ingresado algo incorrectamente, en tal caso se visualizar un mensaje
explicando lo ocurrido y sealando cual campo no se ha completado, un ejemplo es que no se
haya cargado la Descripcin del producto, en tal caso se informar.
El botn Cancelar tiene como funcin limpiar los datos cargados por el usuario, esto
quiere decir que se borrarn todos los campos.
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Modificar un Producto
Al pulsar el botn de Modificar un producto en el rea central de la pantalla principal
se carga el siguiente formulario:
Para modificar un producto se muestra una lista de todos los productos registrados, al
seleccionarlos se muestran todos los datos permitiendo modificarlos.
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ADMINISTRACIN DE TRABAJOS
Al seleccionar la pestaa Trabajos, en la pantalla principal, se visualizara las opciones
para su gestin, las cuales son:
Icono
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Registrar un Trabajo
Al pulsar el botn de Registrar un trabajo en el rea central de la pantalla principal se
carga el siguiente formulario:
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Al pulsar el botn se abrir una ventana con un listado de todos los clientes registrados
que cumplan con el criterio de bsqueda, si este existe. Si ningn campo se carga se mostrar
una lista con todos los clientes registrados en el sistema.
Una vez seleccionado el cliente se deben cargar el resto de los datos. La cantidad, alto
y ancho se cargaran el valor mnimo perteneciente al tipo de trabajo seleccionado. Los
productos tambin dependern de los que puedan usarse para ese tipo de trabajo.
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En el caso de que el stock de los materiales que utilice el producto seleccionado sea
menor al que se necesita se mostrara una ventana dado la opcin si agregar o no el producto
al trabajo.
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Al pulsar sobre ese botn se abrir esta ventana, donde se detallara todos los
materiales con un stock insuficiente para la realizacin del trabajo.
Una ves conforme con lo que se ha cargado pulsando el botn Aceptar se registrara el
trabajo. Se podr ver en pantalla un mensaje indicando el xito de la operacin.
Al oprimir el botn Aceptar, puede ser que no se haya completado uno o ms campos
obligatorios o se halla ingresado algo incorrectamente, en tal caso se visualizar un mensaje
explicando lo ocurrido y sealando cual campo no se ha completado, un ejemplo es que el alto
sea menor que el establecido en el tipo de trabajo sealado, en tal caso se informar.
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Para realizar trabajo se debe seleccionar uno de los trabajos pendientes, del combo
desplegable Trabajo.
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El botn Cancelar tiene como funcin limpiar los datos cargados por el usuario, esto
quiere decir que se borrarn todos los campos.
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Para crear un tipo de trabajo se deben cargar los datos del mismo, as como los
productos que pueden ser usados para realizarlo.
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Una ves conforme con lo que se ha cargado pulsando el botn Aceptar se registrara el
trabajo. Se podr ver en pantalla un mensaje indicando el xito de la operacin.
Al oprimir el botn Aceptar, puede ser que no se haya completado uno o ms campos
obligatorios o se halla ingresado algo incorrectamente, en tal caso se visualizar un mensaje
explicando lo ocurrido y sealando cual campo no se ha completado, un ejemplo es que no se
halla seleccionado una unidad de medida, en tal caso se informar.
El botn Cancelar tiene como funcin limpiar los datos cargados por el usuario, esto
quiere decir que se borrarn todos los campos.
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Para modificar un tipo de trabajo se muestra una lista de todos los tipos de trabajo
registrados, al seleccionarlos se muestran todos los datos permitiendo modificarlos.
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En esta opcin adems de poder modificar los datos, se pueden agregar o quitar
productos aptos de los tipos de trabajo. Para agregar un nuevo material, basta con seleccionar
el Producto del combo oprimir el botn Agregar. Para eliminar un producto, hay que marcar en
la tabla la casilla Eliminar del/los producto/s a borrar del tipo de trabajo, y luego oprimir el
botn Quitar.
Una ves se este conforme con la modificacin se la registrara pulsando el botn
Aceptar. Se podr ver en pantalla un mensaje indicando el xito de la operacin.
El botn Cancelar tiene como funcin limpiar los datos cargados por el usuario.
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