TEMA:

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

DICIEMBRE 2013

INTRODUCCIN

La administracin de empresas en un proceso de funciones bsicas diferentes cada una

de las otras, tales como planificacin, organizacin, direccin, ejecucin y control. En el
mbito empresarial es una herramienta que permite enfrenta, los frecuentes retos
encontrados en el mismo
En la teora administrativa, el concepto de eficiencia ha sido heredado de la economa y
se considera como un principio rector. La evaluacin del desempeo organizacional es
importante pues permite establecer en qu grado se han alcanzado los objetivos, que
casi siempre se identifican con los de la direccin, adems se valora la capacidad y lo
pertinente a la practica administrativa. Sin embargo al llevar a cabo una evaluacin
simplemente a partir de los criterios de eficiencia clsico, se reduce el alcance y se
sectoriza la concepcin de la empresa, as como la potencialidad de la accin
participativa humana, pues la evaluacin se reduce a ser un instrumento de control
coercitivo de la direccin para el resto de los integrantes de la organizacin y solo mide
los fines que para aqulla son relevantes. Por tanto se hace necesario una recuperacin
crtica de perspectivas y tcnicas que permiten una evaluacin integral, es decir, que
involucre los distintos procesos y propsitos que estn presentes en las organizaciones.

LA AUDITORIA
1.1. Antecedentes
La auditoria es una de las aplicaciones de los principios cientficos de la contabilidad,
basada en la verificacin de los registros patrimoniales de las haciendas, para observar
su exactitud; no obstante, este no es su nico objetivo.
Su importancia es reconocida desde los tiempos ms remotos, tenindose conocimientos
de su existencia ya en las lejanas pocas de la civilizacin sumeria.
Acreditase, todava, que el termino auditor evidenciando el titulo del que practica esta
tcnica, apareci a finales del siglo XVIII, en Inglaterra durante el reinado de Eduardo I.
En diversos pases de Europa, durante la edad media, muchas eran las asociaciones
profesionales, que se encargaban de ejecuta funciones de auditorias, destacndose
entre ellas los consejos Londineses (Inglaterra), en 1.310, el Colegio de Contadores, de
Venecia (Italia), 1.581.
La revolucin industrial llevada a cabo en la segunda mitad del siglo XVIII, imprimi
nuevas direcciones a las tcnicas contables, especialmente a la auditoria, pasando a
atender las necesidades creadas por la aparicin de las grandes empresas ( donde la
naturaleza es el servicio es prcticamente obligatorio).
Se preanuncio en 1.845 o sea, poco despus de penetrar la contabilidad de los dominios
cientficos y ya el "Railway Companies Consolidation Act" obligada la verificacin anual
de los balances que deban hacer los auditores.
Tambin en los Estados Unidos de Norteamrica, una importante asociacin cuida las
normas de auditoria, la cual public diversos reglamentos, de los cuales el primero que

conocemos data de octubre de 1.939, en tanto otros consolidaron las diversas normas en
diciembre de 1.939, marzo de 1.941, junio de 1942 y diciembre de 1.943.
El futuro de nuestro pas se prev para la profesin contable en el sector auditoria es
realmente muy grande, razn por la cual deben crearse, en nuestro circulo de enseanza
ctedra para el estudio de la materia, incentivando el aprendizaje y asimismo
organizarse cursos similares a los que en otros pases se realizan.

1.2. Definiciones
Inicialmente, la auditoria se limito a las verificaciones de los registros contables,
dedicndose a observar si los mismos eran exactos.
Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de lo
acontecido y las respectivas referencias de los registros.
Con el tiempo, el campo de accin de la auditoria ha continuado extendindose; no
obstante son muchos los que todava la juzgan como portadora exclusiva de aquel objeto
remoto, o sea, observar la veracidad y exactitud de los registros.
En forma sencilla y clara, escribe Holmes:
"... la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El
auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones,
registros y documentos."
Por otra parte tenemos la conceptuacin sinttica de un profesor de la universidad de
Harvard el cual expresa lo siguiente:
"... el examen de todas las anotaciones contables a fin de comprobar su exactitud, as
como la veracidad de los estados o situaciones que dichas anotaciones producen."

Tomando en cuenta los criterios anteriores podemos decir que la auditoria es la

actividad por la cual se verifica la correccin contable de las cifras de los estados
financieros; Es la revisin misma de los registros y fuentes de contabilidad para
determinar la racionabilidad de las cifras que muestran los estados financieros emanados
de ellos.

1.3. Objetivo
El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el
desempeo de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporciona anlisis,
evaluaciones, recomendaciones, asesora e informacin concerniente a las actividades
revisadas.
Los miembros de la organizacin a quien Auditoria apoya, incluye a Directorio y las
Gerencias.

1.4. Finalidad
Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado.
Podemos escribir los siguientes:
1. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial
2. Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros.
3. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual.
4. Descubrir errores y fraudes.
5. Prevenir los errores y fraudes
6. Exmenes de aspectos fiscales y legales
7. Examen para compra de una empresa( cesin patrimonial)
8. Examen para la determinacin de bases de criterios de prorrateo, entre otros.

Estudios generales sobre casos especiales, tales como:

Los variadsimos fines de la auditoria muestran, por si solos, la utilidad de esta tcnica.

Clasificacin de la Auditoria
Auditora Externa
Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditora Externa es el examen
crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica,
realizado por un Contador Pblico sin vnculos laborales con la misma, utilizando
tcnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinin independiente sobre la
forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para
su mejoramiento. El dictamen u opinin independiente tiene trascendencia a los
terceros, pues da plena validez a la informacin generada por el sistema ya que se
produce bajo la figura de la Fe Pblica, que obliga a los mismos a tener plena
credibilidad en la informacin examinada.
La Auditora Externa examina y evala cualquiera de los sistemas de informacin de una
organizacin y emite una opinin independiente sobre los mismos, pero las empresas
generalmente requieren de la evaluacin de su sistema de informacin financiero en
forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por
lo cual tradicionalmente se ha asociado el trmino Auditora Externa a Auditora de
Estados Financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede
existir Auditora Externa del Sistema de Informacin Tributario, Auditora Externa del
Sistema de Informacin Administrativo, Auditora Externa del Sistema de Informacin
Automtico etc.

La Auditora Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad,

integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella
informacin producida por los sistemas de la organizacin.
Una Auditora Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intencin de publicar el
producto del sistema de informacin examinado con el fin de acompaar al mismo una
opinin independiente que le d autenticidad y permita a los usuarios de dicha
informacin tomar decisiones confiando en las declaraciones del Auditor.
Una auditora debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional
reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinin imparcial y
profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditora, basndose en el hecho
de que su opinin ha de acompaar el informe presentado al trmino del examen y
concediendo que pueda expresarse una opinin basada en la veracidad de los
documentos y de los estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor
en su trabajo de investigacin.
Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se distingue por una
combinacin de un conocimiento completo de los principios y procedimientos contables,
juicio certero, estudios profesionales adecuados y una receptividad mental imparcial y
razonable.

Auditora Interna
La auditora Interna es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de
informacin de una unidad econmica, realizado por un profesional con vnculos
laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir
informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son

de circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo

la figura de la Fe Publica.
Las auditoras internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene
a su cargo la evaluacin permanente del control de las transacciones y operaciones y se
preocupa en sugerir el mejoramiento de los mtodos y procedimientos de control
interno que redunden en una operacin ms eficiente y eficaz. Cuando la auditora est
dirigida por Contadores Pblicos profesionales independientes, la opinin de un experto
desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una
garanta de proteccin para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Pblico.
La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor
interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta
administracin, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta
puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el
Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para as obtener la
confianza del Pblico.
La auditora interna es un servicio que reporta al ms alto nivel de la direccin de la
organizacin y tiene caractersticas de funcin asesora de control, por tanto no puede ni
debe tener autoridad de lnea sobre ningn funcionario de la empresa, a excepcin de
los que forman parte de la planta de la oficina de auditora interna, ni debe en modo
alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa,
pues su funcin es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta direccin toma las
medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditora interna solo interviene
en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y
decisiones de la organizacin a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una
funcin asesora.

Diferencias entre auditoria interna y externa:

Existen diferencias substanciales entre la Auditora Interna y la Auditora Externa,
algunas de las cuales se pueden detallar as:
En la Auditora Interna existe un vnculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras
que en la Auditora Externa la relacin es de tipo civil.
En la Auditora Interna el diagnstico del auditor, esta destinado para la empresa; en el
caso de la Auditora Externa este dictamen se destina generalmente para terceras
personas o sea ajena a la empresa.
La Auditora Interna est inhabilitada para dar Fe Pblica, debido a su vinculacin
contractual laboral, mientras la Auditora Externa tiene la facultad legal de dar Fe
Pblica.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
2.1. Antecedentes
Con el propsito de ubicar como se ha ido enriqueciendo a travs del tiempo, es
conveniente revisar las contribuciones de los autores que han incidido de manera ms
significativa a lo largo de la historia de la administracin.
En el ao de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association
sent las bases para lo que l llam "auditora administrativa", la cual, en sus palabras,
consista en "una evaluacin de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su
ambiente presente y futuro probable."

Ms adelante, en 1953, George R. Terry, en Principios de Administracin, seala que "La

confrontacin

peridica

de

la

planeacin,

organizacin,

ejecucin

control

administrativos de una compaa, con lo que podra llamar el prototipo de una operacin
de xito, es el significado esencial de la auditora administrativa."
Dos aos despus, en 1955, Harold Koontz y Ciryl ODonnell, tambin en sus Principios
de Administracin, proponen a la auto-auditora, como una tcnica de control del
desempeo total, la cual estara destinada a "evaluar la posicin de la empresa para
determinar dnde se encuentra, hacia dnde va con los programas presentes, cules
deberan ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos
objetivos."
El inters por esta tcnica llevan en 1958 a Alfred Klein y Nathan Grabinsky a preparar El
Anlisis Factorial, obra en cual abordan el estudio de "las causas de una baja
productividad para establecer las bases para mejorarla" a travs de un mtodo que
identifica y cuantifica los factores y funciones que intervienen en la operacin de una
organizacin.
Transcurrido un ao, en 1959, ocurren dos hechos relevantes que contribuyen a la
evolucin de la auditora administrativa: 1) Vctor Lazzaro publica su libro de Sistemas y
Procedimientos, en el cual presenta la contribucin de William P. Leonard con el nombre
de auditora administrativa y, 2) The American Institute of Management, en el Manual of
Excellence Managements integra un mtodo para auditar empresas con y sin fines de
lucro, tomando en cuenta su funcin, estructura, crecimiento, polticas financieras,
eficiencia operativa y evaluacin administrativa.
El atractivo por el tema se extiende al mbito acadmico y, en 1960, Alfonso Meja
Fernndez, de la Escuela Nacional de Comercio y Administracin de la Universidad

Nacional Autnoma de Mxico, en su tesis profesional La Auditora de las Funciones de la

Gerencia de las Empresas, realiza un recuento de los aspectos estructurales y
funcionales que el nivel gerencial de las empresas debe contemplar para aplicar una
auditora administrativa.
Para 1962, Roberto Macas Pineda, de la Escuela Superior de Comercio y Administracin
del Instituto Politcnico Nacional, dentro del programa de doctorado en ciencias
administrativas, en la asignatura Teora de la Administracin, destina un espacio para
presentar un trabajo de auditora administrativa.
Por otra parte, en 1964, Manuel DAzaola S., de la Escuela Nacional de Comercio y
Administracin de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico, en su tesis profesional
La Revisin del Proceso Administrativo, considera la necesidad de que las empresas
analicen su comportamiento a partir de la revisin de las funciones de direccin,
financiamiento, personal, produccin, ventas y distribucin, as como registro contable y
estadstico.
A finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su libro Auditoria Administrativa, en
donde define el concepto, contenido e instrumentos para aplicar la auditora. Asimismo,
precisa las diferencias entre la auditora administrativa y la auditora financiera, y
desarrolla los criterios para la integracin del equipo de auditores en sus diferentes
modalidades.
En 1966, Jos Antonio Fernndez Arena, presenta la primera versin de su texto La
Auditoria Administrativa, en la cual desarrolla un marco comparativo entre diferentes
enfoques de la auditora administrativa, presentando una propuesta a partir de su propia
visin de la tcnica.

Ms adelante, en 1971, se generan dos nuevas contribuciones: Agustn Reyes Ponce, en

Administracin de Personal, dedica un apartado para tratar el tema, ofreciendo una
visin general de la auditora administrativa, en tanto que William P. Leonard publica
Auditora Administrativa: Evaluacin de los Mtodos y Eficiencia Administrativos, en
donde incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecucin de la
auditora administrativa.
Para 1977, se suman las aportaciones de dos autores en la materia. Patricia Diez de
Bonilla en su Manual de Casos Prcticos sobre Auditora Administrativa, propone
aplicaciones viables de llevar a la prctica y, Jorge lvarez Anguiano, en Apuntes de
Auditora Administrativa incluye un marco metodolgico que permite entender la
auditora administrativa de manera por dems accesible.
En 1978, la Asociacin Nacional de Licenciados en Administracin, difunde el documento
Auditora Administrativa, el cual rene las normas para su implementacin en
organizaciones pblicas y privadas.
Poco despus, en 1984, Robert J. Thierauf presenta Auditora Administrativa con
Cuestionarios de Trabajo, trabajo que introduce a la auditora administrativa y a la
forma de aplicarla sobre una base de preguntas para evaluar las reas funcionales,
ambiente de trabajo y sistemas de informacin.
En 1988, la oficina de la Contralora General de los Estados Unidos de Norteamrica
prepara las Normas de Auditora Gubernamental, que son revisadas por la Contralora
Mayor de Hacienda (entidad de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico), las cuales
contienen los lineamientos generales para la ejecucin de auditorias en las oficinas
pblicas.

Al iniciarse la dcada de los noventa, la Secretara de la Contralora General de la

Federacin se dio a la tarea de preparar y difundir normas, lineamientos, programas y
marcos de actuacin para las instituciones, trabajo que, en su situacin actual, como
Secretara

de

Contralora

Desarrollo

Administrativo,

contina

ampliando

enriqueciendo.

2.2. Definiciones
Podemos definir a la auditora administrativa como el examen integral o parcial de una
organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de
mejora.
Segn Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como:
" Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa,
institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus
mtodos de control, medios de operacin y empleo que de a sus recursos humanos y
materiales".
Mientras que Fernndez Arena J.A sostiene que es la revisin objetiva, metdica y
completa, de la satisfaccin de los objetivos institucionales, con base en los niveles
jerrquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participacin individual de
los integrantes de la institucin.
El aspecto distintivo de estos diversos usos del termino, es que cada caso de auditoria se
lleva a cabo segn el sentido que tiene esta auditoria para la direccin superior. Otras
definiciones de auditoria administrativa se han formulado en un contexto independiente
de la direccin superior, a beneficio de terceras partes.

2.3. Necesidades de la auditoria administrativa

En las dos ultimas dcadas hubo enormes progresos en la tecnologa de la informacin,
en la presente dcada parece ser muy probable que habr una gran demanda de
informacin respecto al desempeos de los organismos sociales. la auditoria tradicional(
financiera) se ha preocupado histricamente por cumplir con los requisitos de
reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio
ha sido, y continua siendo de gran significado y valor para nuestras comunidades
industriales, comerciales y de servicios a fin de mantener la confinas en los informes
financieros.
Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin ha crecido la necesidad de
examinar y evaluar lo adecuado de la informacin administrativa, as como su exactitud.
En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de
contar con alguien que sea capaz a de llevar a cabo el examen y evaluacin de:
La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes ( auditoria administrativa
funcional)
La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo ( auditoria analtica)
Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar
y evaluar los factores externos y internos de la empresa y ello debe hacerse de manera
sistemtica, abarcando la totalidad de la misma.

2.4. Objetivos de la auditoria administrativa

Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los
siguientes:

De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar el

comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos.
De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los
recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin.
De organizacin.- Determinan que su curso apoye la definicin de la estructura,
competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de
autoridad y el trabajo en equipo.
De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organizacin est
inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las
expectativas y satisfaccin de sus clientes.
De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en
todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente
competitivos.
De cambio.-La transforman en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la
organizacin.
De aprendizaje.-Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje
institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice
para convertirlas en oportunidades de mejora.
De toma de decisiones.- Traducen su puesta en prctica y resultados en un slido
instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin.

2.5. Principios de auditora administrativa

Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios bsicos en las auditorias
administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura terica de sta, por tanto
debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes:
Sentido de la evaluacin
La auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad tcnica de ingenieros,
contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecucin de sus respectivos trabajos.
Mas bien se ocupa de llevara cabo un examen y evaluacin de la calidad tanto individual
como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administracin de
funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la
implantacin de controles administrativos adecuados, que asegures: que la calidad del
trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y
que los recursos se apliquen en forma econmica.
Importancia del proceso de verificacin
Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar que es lo que s esta
haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la practica
nos indica que ello no siempre est de acuerdo con lo que l responsable del rea o el
supervisor piensan que esta ocurriendo. Los procedimientos de auditoria administrativa
respaldan tcnicamente la comprobacin en la observacin directa, la verificacin de
informacin de terrenos, y el anlisis y confirmacin de datos, los cuales son necesarios
e imprescindibles.
Habilidad para pensar en trminos administrativos

El auditor administrativo, deber ubicarse en la posicin de una administrador a quien se

le responsabilice de una funcin operacional y pensar como este lo hace (o debera
hacerlo). En s, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy
importante para el auditor administrativo.

2.6. Alcance
Por lo que se refiere a su rea de influencia, comprende su estructura, niveles,
relaciones y formas de actuacin. Esta connotacin incluye aspectos tales como:
a) Naturaleza jurdica
b) Criterios de funcionamiento
c) Estilo de administracin
d) Proceso administrativo
e) Sector de actividad
f) mbito de operacin
g) Nmero de empleados
h) Relaciones de coordinacin
i) Desarrollo tecnolgico
j) Sistemas de comunicacin e informacin
k) Nivel de desempeo
l) Trato a clientes (internos y externos)
m) Entorno
n) Productos y/o servicios
o) Sistemas de calidad

2.7. Campo de Aplicacin

En cuanto a su campo, la auditora administrativa puede instrumentarse en todo tipo de
organizacin, sea sta pblica, privada o social.
En el Sector Pblico se emplea en funcin de la figura jurdica, atribuciones, mbito de
operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de trabajo y lneas
generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se
clasifican en:
1. Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretara de Estado)
2. Entidad Paraestatal
3. Organismos Autnomos
4. Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas)
5. Comisiones Intersecretariales
6. Mecanismos Especiales
En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica, objeto, tipo de
estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial de las empresas, sobre la
base de las siguientes caractersticas:
1. Tamao de la empresa
2. Sector de actividad
3. Naturaleza de sus operaciones
En lo relativo al tamao, convencionalmente se las clasifica en:
1. Microempresa
2. Empresa pequea

3. Empresa mediana
4. Empresa grande
Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo especfico de la empresa, el
cual puede quedar enmarcado bsicamente en:
Telecomunicaciones
2. Transportes
3. Energa
4. Servicios
5. Construccin
6. Petroqumica
7. Turismo
8. Cinematografa
9. Banca
10. Seguros
11. Maquiladora
12. Electrnica
13. Automotriz
14. Editorial
15. Arte grfico
16. Manufactura
17. Autocartera
18. Textil
19. Agrcola
20. Pesquera
21. Qumica

22. Forestal
23. Farmacutica
24. Alimentos y Bebidas
25. Informtica
26. Siderurgia
27. Publicidad
28. Comercio
En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en:
1. Nacionales
2. Internacionales
3. Mixtas
Tambin tomando en cuenta las modalidades de:
1. Exportacin
2. Acuerdo de Licencia
3. Contratos de Administracin
4. Sociedades en Participacin y Alianzas Estratgicas
5. Subsidiarias
En el Sector Social, se aplica considerando dos factores:
1. Tipo de organizacin
2. Naturaleza de su funcin
Por su tipo de organizacin son:

Fundaciones
2. Agrupaciones
3. Asociaciones
4. Sociedades
5. Fondos
6. Empresas de solidaridad
7. Programas
8. Proyectos
9. Comisiones
10. Colegios
Por la naturaleza de su funcin se les ubica en las siguientes reas:
1. Educacin
2. Cultura
3. Salud y seguridad social
4. Poltica
- Obrero
- Campesino
- Popular
5. Empleo
6. Alimentacin
7. Derechos humanos
8. Apoyo a marginados y discapacitados
Podemos concluir, que la aplicacin de una auditora administrativa en las
organizaciones puede tomar diferentes cursos de accin, dependiendo de su estructura

orgnica, objeto, giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en

particular, con el grado y forma de delegacin de autoridad.
La conjuncin de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos y
operativos, las relaciones con el entorno y la ubicacin territorial de las reas y
mecanismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una lnea de
accin capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional necesarios para
que un estudio de auditoria se traduzca en un proyecto innovador slido.

2.8. Factores y metodologas

1.- Planes y Objetivos.
Examinar y dicutir con la direccin el estado actual de los planes y objetivos.
2.- Organizacin.
a) Estudiar la estructura de la organizacin en el rea que se valora.
b) Comparar la estructura presente con la que aparece en la grfica de organizacin de
la empresa, (si es que la hay).
c) Asegurarse de si se concede o no una plena estimacin a los principios de una buena
organizacin, funcionamiento y departamentalizacin.
3.- Polticas y Prcticas.
Hacer un estudio para ver qu accin (en el caso de requerirse) debe ser emprendida
para mejorar la eficacia de polticas y prcticas.
4.- Reglamentos.

Determinar si la compaa se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales

y federales.
5.- Sistemas y Procedimientos.
Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias o
irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear mtodos para lograr
mejoras.
6.- Controles.
Determinar si los mtodos de control son adecuados y eficaces.
7.- Operaciones.
Evaluar las operaciones con objeto de precisar qu aspectos necesitan de un mejor
control, comunicacin, coordinacin, a efecto de lograr mejores resultados.
8.- Personal.
Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicacin al trabajo en el rea
sujeta a evaluacin.
9.- Equipo Fsico y su Disposicin.
Determinar su podran llevarse a cabo mejoras en la disposicin del equipo para una
mejor o ms amplia utilidad del mismo.
10.- Informe.
Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en l los remedios
convenientes.

EL AUDITOR
3.1 Definicin
Es aquella persona profesional, que se dedica a trabajos de auditoria habitualmente con
libre ejercicio de una ocupacin tcnica.

3.2. Funciones generales

Para ordenar e imprimir cohesin a su labor, el auditor cuenta con un una serie de
funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento
general de una organizacin.
Las funciones tipo del auditor son:

Estudiar la normatividad, misin, objetivos, polticas, estrategias, planes y

programas de trabajo.

Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria.

Definir los objetivos, alcance y metodologa para instrumentar una auditoria.

Captar la informacin necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los

procesos, funciones y sistemas utilizados.

Recabar y revisar estadsticas sobre volmenes y cargas de trabajo.

Diagnosticar sobre los mtodos de operacin y los sistemas de informacin.

Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo.

Respetar las normas de actuacin dictadas por los grupos de filiacin,

corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su caso, globalizadoras.

Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar
la efectividad de la organizacin

Analizar la estructura y funcionamiento de la organizacin en todos sus mbitos y

niveles

Revisar el flujo de datos y formas.

Considerar las variables ambientales y econmicas que inciden en el

funcionamiento de la organizacin.

Analizar la distribucin del espacio y el empleo de equipos de oficina.

Evaluar los registros contables e informacin financiera.

Mantener el nivel de actuacin a travs de una interaccin y revisin continua de

avances.

Proponer los elementos de tecnologa de punta requeridos para impulsar el

cambio organizacional.

Disear y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria.

3.3. Conocimientos que debe poseer

Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparacin acorde con los
requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso le permitir interactuar de
manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra manera
se emplearn durante su desarrollo.
Atendiendo a stas necesidades es recomendable apreciar los siguientes niveles de
formacin:

Acadmica
Estudios a nivel tcnico, licenciatura o postgrado en administracin, informtica,
comunicacin, ciencias polticas, administracin pblica, relaciones industriales,

ingeniera industrial, sicologa, pedagoga, ingeniera en sistemas, contabilidad,

derecho, relaciones internacionales y diseo grfico.
Otras especialidades como actuara, matemticas, ingeniera y arquitectura, pueden
contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitacin que les permita
intervenir en el estudio.

Complementaria
Instruccin en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional por medio de
diplomados, seminarios, foros y cursos, entre otros.

Emprica
Conocimiento resultante de la implementacin de auditoras en diferentes instituciones
sin contar con un grado acadmico.
Adicionalmente, deber saber operar equipos de cmputo y de oficina, y dominar l
los idiomas que sean parte de la dinmica de trabajo de la organizacin bajo examen.
Tambin tendrn que tener en cuenta y comprender el comportamiento organizacional
cifrado en su cultura.
Una actualizacin continua de los conocimientos permitir al auditor adquirir la madurez
de juicio necesaria para el ejercicio de su funcin en forma prudente y justa.

3.4. Habilidades y destrezas

En forma complementaria a la formacin profesional, terica y/o prctica, el equipo
auditor demanda de otro tipo de cualidades que son determinantes en su trabajo,

referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y dones intrnsecos a su

carcter.
La expresin de stos atributos puede variar de acuerdo con el modo de ser y el deber
ser de cada caso en particular, sin embargo es conveniente que, quien se d a la tarea
de cumplir con el papel de auditor, sea poseedor de las siguientes caractersticas:

Actitud positiva.

Estabilidad emocional.

Objetividad.

Sentido institucional.

Saber escuchar.

Creatividad.

Respeto a las ideas de los dems.

Mente analtica.

Conciencia de los valores propios y de su entorno.

Capacidad de negociacin.

Imaginacin.

Claridad de expresin verbal y escrita.

Capacidad de observacin.

Iniciativa.

Discrecin.

Facilidad para trabajar en grupo.

Comportamiento tico.

3.5. Experiencia

Uno de los elementos fundamentales que se tiene que considerar en las caractersticas
del equipo, es el relativo a su experiencia personal de sus integrantes, ya que de ello
depende en gran medida el cuidado y diligencia profesionales que se emplean para
determinar la profundidad de las observaciones.
Por la naturaleza de la funcin a desempear existen varios campos que se tienen que
dominar:

Conocimiento de las reas sustantivas de la organizacin.

Conocimiento de las reas adjetivas de la organizacin.

Conocimiento de esfuerzos anteriores

Conocimiento de casos prcticos.

Conocimiento derivado de la implementacin de estudios organizacionales de

otra naturaleza.

Conocimiento personal basado en elementos diversos.

3.6. Responsabilidad profesional

El equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y
criterio para determinar el alcance, estrategia y tcnicas que habr de aplicar en una
auditora, as como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes.
Para ste efecto, debe de poner especial cuidado en :

Preservar la independencia mental

Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional

aquiridas

Cumplir con las normas o criterios que se le sealen

Capacitarse en forma continua

Tambin es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten credibilidad a

sus juicios, por que debe preservar su autonoma e imparcialidad al participar en una
auditora.
Es conveniente sealar, que los impedimentos a los que normalmente se puede
enfrentar son: personales y externos.
Los primeros, corresponden a circunstancias que recaen especficamente en el auditor y
que por su naturaleza pueden afectar su desempeo, destacando las siguientes:
Vnculos personales, profesionales, financieros u oficiales con la organizacin que se va a
auditar
-Inters econmico personal en la auditora
-Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas
-Relacin con instituciones que interactan con la organizacin
-Ventajas previas obtenidas en forma ilcita o antitica
Los segundos estn relacionados con factores que limitan al auditor a llevar a cabo su
funcin de manera puntual y objetiva como son:
Ingerencia externa en la seleccin o aplicacin de tcnicas o metodologa para la
ejecucin de la auditora.
Interferencia con los rganos internos de control
Recursos limitados para desvirtuar el alcance de la auditora
Presin injustificada para propiciar errores inducidos

En stos casos, tiene el deber de informar a la organizacin para que se tomen las
providencias necesarias.
Finalmente, el equipo auditor no debe olvidar que la fortaleza de su funcin est sujeta
a la medida en que afronte su compromiso con respeto y en apego a normas
profesionales tales como:
Objetividad.- Mantener una visin independiente de los hechos, evitando formular
juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados que obtenga.
Responsabilidad.- Observar una conducta profesional, cumpliendo con sus encargos
oportuna y eficientemente.
Integridad.- Preservar sus valores por encima de las presiones.
Confidencialidad.- Conservar en secreto la informacin y no utilizarla en beneficio
propio o de intereses ajenos.
Compromiso.- Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la organizacin para
la que presta sus servicios.
Equilibrio.- No perder la dimensin de la realidad y el significado de los hechos.
Honestidad.- Aceptar su condicin y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus propios
recursos, evitando aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo.
Institucionalidad.- No olvidar que su tica profesional lo obliga a respetar y obedecer a
la organizacin a la que pertenece.
Criterio.- Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada.
Iniciativa.- Asumir una actitud y capacidad de respuesta gil y efectiva.

Imparcialidad.- No involucrarse en forma personal en los hechos, conservando su

objetividad al margen de preferencias personales.
Creatividad.- Ser propositivo e innovador en el desarrollo de su trabajo.

Metodologa para la Auditora Administrativa

La auditora Administrativa se encarga de evaluar la forma en que la administracin est
cumpliendo sus objetivos, desempeando las funciones gerenciales de planeacin,
organizacin, direccin y control y logrando decisiones efectivas en el cumplimiento de
los objetivos trazados por la organizacin.
La metodologa de la auditora administrativa tiene el propsito de servir como marco
de actuacin para que las acciones en sus diferentes fases de ejecucin se conduzcan en
forma programada y sistemtica, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con
que se revisarn y aplicarn los enfoques de anlisis administrativo para garantizar el
manejo oportuno y objetivo de los resultados.
Tambin cumple la funcin de facilitar al auditor la identificacin y ordenamiento de la
informacin correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones,
situaciones, argumentos y observaciones para su posterior examen, informe y
seguimiento.
Para utilizarla de manera lgica y accesible se ha dividido en etapas, en cada una de las
cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que las
iniciativas guarden correspondencia con los planes.
De conformidad con lo que se ha explicado hasta aqu, las etapas que integran la
metodologa son:

Planeacin.
Se refiere a los lineamientos de carcter general que regulan la aplicacin de la
auditora administrativa para garantizar la cobertura de los factores prioritarios.

Qu cubre la planeacin?
1. Objetivo.
2. Factores a revisar.
3. Fuentes de informacin.
4. Investigacin preliminar.
5. Preparacin del proyecto de auditora.
6. Diagnstico preliminar.

Objetivo.
En esta etapa se define el propsito de la auditora. Se establecen las acciones que se
deben desarrollar para instrumentar la auditora en forma secuencial y ordenada
tomando en cuenta las condiciones para lograrlo en tiempo y forma.

Factores a revisar.
Como primera medida es necesario determinar los factores que se consideran
fundamentales para el estudio de la organizacin en funcin de dos vertientes:
a) El proceso administrativo
b) Los elementos especficos que forman parte de su funcionamiento.

El proceso administrativo: se incorporan las etapas de su proceso y se definen los

componentes que lo fundamentan, los cuales permiten realizar un anlisis lgico de la
organizacin.

Fuentes de Informacin.
Las fuentes de informacin representan las instancias internas y externas a las que se
puede recurrir para captar la informacin que se registra en los papeles de trabajo del
auditor.
Estas pueden ser Internas o Externas

Fuentes de informacin Internas

rganos de gobierno
rganos de control interno

 Socios
Niveles de la organizacin
Unidades estratgicas de negocio
Sistemas de informacin

Fuentes de informacin externas.

Competidores actuales y potenciales
Proveedores actuales y potenciales
Clientes/usuarios actuales y potenciales
Grupos de inters
Organismos nacionales e internacionales que dicten lineamientos o normas
regulatorias y de calidad.
Organizaciones lderes en el mismo giro industrial o en otro.

Investigacin Preliminar.
El siguiente paso lgico es realizar un reconocimiento o investigacin preliminar para
determinar la situacin de la organizacin.
Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura tcnica y legal y toda clase de
documentos relacionados y de inters.

Este procedimiento puede provocar una reformulacin de objetivos, estrategias,

acciones o tiempos de ejecucin.
Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta lo
siguientes criterios:
Determinar las necesidades especficas.
Identificar los factores que requieren atencin.
Definir estrategias de accin.
Jerarquizar prioridades en funcin del fin que se persigue
Describir la ubicacin, la naturaleza y extensin de los factores.
Especificar el perfil del auditor.
Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.

Preparacin del Proyecto

Con base en la informacin preliminar se debe proceder a preparar la informacin
necesaria para instrumentar la auditora, la cual incluye dos apartados:

Propuesta Tcnica

Programa de Trabajo

Propuesta tcnica: Tipo de auditora que se pretende realizar.

Alcance: reas de aplicacin.

Antecedentes: Recuento de auditoras administrativas y estudios de mejoramientos
previos.
Objetivos: Logros que se pretenden alcanzar con la aplicacin de la auditora
administrativa.
Estrategia: Ruta fundamental para orientar el curso de accin y asignacin d recursos.
Justificacin: Demostracin de la necesidad de instrumentarla.
Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecucin.
Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos.
Costo: Estimacin global y especfica de recursos financieros necesarios.
Resultados: Beneficios que se espera lograr.
Informacin complementaria: Material e investigaciones que pueden servir como
elementos de apoyo.

Programa de trabajo.
Identificacin: Nombre de la auditora.
Responsable(s): Auditor a cargo de su implementacin.

Area(s) Universo bajo estudio.

Clave: Nmero progresivo de las actividades estimadas.
Actividades: Pasos especficos para captar y examinar la informacin.
Fases: Definicin del orden secuencial para realizar las actividades.
Calendario. Fechas asignadas para el inicio y trmino de cada fase.
Representacin grfica: Descripcin de las acciones en cuadros e imgenes.
Formato: Presentacin y resguardo de avances,
Reportes de avance: Seguimiento de las acciones.
Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances.

Diagnstico Preliminar.
Esta fase se fundamenta en la percepcin que el auditor tiene sobre la organizacin
como producto de su visin.
Si bien no existen elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a la
realidad y a la cultura organizacional.
Con base en este conocimiento se debe preparar un marco de referencia que
fundamente la razn por la que surge la necesidad de auditar
Para ello se deben considerar, los siguientes elementos:

Gnesis de la organizacin:

Infraestructura:
uema de operacin (procesos/funciones)

Forma de operacin:

Instrumentacin:
Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentacin de la auditora, etapa
en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin que se estimen

ms viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditora, la medicin que

se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, as como la supervisin
necesaria para mantener una coordinacin efectiva.

Recopilacin de informacin
Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que haga
posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de
interpretacin que causen retrasos u obliguen a recapturar la informacin, reprogramar
la auditora o, en su caso, a suspenderla.
Asimismo, es conveniente aplicar un criterio de discriminacin, teniendo siempre
presente el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisin y evaluacin,
para mantener una lnea de accin uniforme.

Tcnicas de recoleccin
Para recabar la informacin requerida en forma gil y ordenada, se puede emplear
alguna, o una combinacin, de las siguientes tcnicas.
Investigacin documental.
Observacin directa.
Acceso a redes de informacin.
Entrevistas.

 Cuestionarios.
Cedulas.

Investigacin documental
Consiste en la localizacin, seleccin y estudio de la documentacin que puede aportar
elementos de juicio a la auditora. A las fuentes documentales bsicas a las que se
pueden acudir son:

Normativa:
Acta constitutiva
Ley que ordena la creacin de la organizacin
Reglamento interno
Reglamentacin especifica
Tratados y convenios
Decretos y acuerdos

Administrativos
Organigramas
Manuales administrativos

 Sistemas de Informacin
Sistemas de normalizacin y certificacin
Cuadros de distribucin de trabajo
Plantillas de personal
Inventarios de mobiliario y equipo
Auditoras administrativas previas

Mercado:
Productos y servicios
reas (poblacin ingresos factores limitantes).
Comportamiento de la demanda (situacin actual, situacin futura proyectada,
caracterstica).
Comportamiento de la oferta situacin actual, situacin futura (previsible), anlisis
del rgimen de mercado.
Determinacin de precios

Ubicacin geogrfica
Localizacin
Ubicacin espacial interna

 Caractersticas
Del terreno
Distancias y costo de trasporte
Justificacin en relacin con el tamao y los procesos.

Estudios financieros:
Recursos financieros para inversin
Anlisis y proyecciones financieras
Programas de financiamiento
Evaluacin financiera

Situacin econmica
Sistema econmico
Naturaleza y ritmo de la del desarrollo de le economa
Aspectos sociales
Variables demogrficas
Relaciones con el exterior

Observacin directa.

Es el acercamiento y revisin del rea fsica donde se desarrolla el trabajo de la

organizacin, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional
imperante. Es recomendable que el auditor responsable presida la observacin directa,
comente y discuta su percepcin con su equipo de trabajo; de esta manera se asegurar
de que exista un consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del rea y podr
definir los criterios a los que deber sujetarse en todo momento la auditora.

La entrevista.
Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para
obtener informacin. Este medio es posiblemente el ms empleado, y uno de los que
puede brindar informacin ms completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener
contacto con el entrevistado, adems de obtener respuestas, puede percibir actitudes y
recibir comentarios.

Cuestionarios.
Se emplea para obtener la informacin deseada en forma homognea. Estn
constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciales y separadas
por capitulo o temticas especficas. La calidad de la informacin que obtenga,
depender de su estructura y forma de presentacin.

Cedulas.

Se utilizan para captar la informacin requerida de acuerdo con el propsito de la

auditora. Estn conformadas por formularios cuyo diseo incorpora casillas, bloques y
columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su remisin y
anlisis, tambin abren la posibilidad de ampliar el rango de respuestas.

Medicin.
Para consolidar la instrumentacin, es necesario que los hechos se puedan evaluar
relacionndolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos para el
proceso administrativo y de los elementos especficos, as como del propsito
estratgico y atributos fundamentales asociados con uno y con otro. La escalas que se
empleen con este fin, cumplen con la funcin de garantizar la confiabilidad y validez de
la informacin que se registra en los papeles de trabajo, y que, posteriormente, servirn
para comprobar la veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones
contenidas en el informe de la auditora.

Papeles de trabajo.
Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe hacerlo en lo
que se denomina papeles de trabajo; son los registros en donde describe las tcnicas y
procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las
conclusiones alcanzadas.
Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor habr
de incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos argumentos para

respaldarlos; adems apoyan la ejecucin y supervisin del trabajo. Deben de formularse

con claridad y exactitud, considerando los datos referentes al anlisis, comprobacin,
opinin y conclusiones sobre los hechos, transacciones, o situaciones detectadas.
Tambin se indicaran las desviaciones que presentan respecto de los criterios, normas o
previsiones de presupuesto, en la medida que esta informacin soporte la evidencia; la
cual valida las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe
de auditora.
El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo cuya forma y contenido
dependen de las condiciones de aplicacin de la auditora, ya que son el testimonio del
trabajo efectuado y el respaldo de sus juicios y conclusiones.
Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su contenido debe
incluir:

Identificacin de la auditora.

uestionarios, cedulas y resmenes del trabajo realizado.

dos durante su ejecucin

Para homogenizar su presentacin e informacin, y facilitar el acceso a su consulta, los

papeles no deben sobrecargarse con referencias muy operativas sino consignar los
tpicos relevantes, estar redactados en forma clara y ordenada, y ser lo suficientemente
slidos en sus argumentos para que cualquier persona que los revise pueda seguir la
secuencia del trabajo. Asimismo, son un elemento probatorio de que la evidencia
obtenida, los procedimientos y tcnicas empleados son suficientes y competentes.
Aunque los papeles de trabajo que prepara el auditor son confidenciales, podr
proporcionarlos cuando reciba una orden o citatorio para presentarlos, por lo que debe
resguardarlos por un periodo suficiente para cualquier aclaracin o investigacin que
pudiera emprenderse y, tomando en cuenta su utilidad, para auditoras subsecuentes.

Evidencia.
La evidencia es la comprobacin fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la
auditora, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y
conclusiones que formula el auditor. Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel
de riesgo, incertidumbre y conflicto que pueda traer consigo, as como el grado de
confiabilidad, calidad y utilidad real que debe tener; en consecuencia, es indispensable
que el auditor se apegue en todo momento a la lnea de trabajo acordada, a las normas
en la materia y a los criterios que durante el proceso de ejecucin vayan surgiendo. La
evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros:

Fsica: Se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de las actividades, bienes o

sucesos, y se presenta a travs de notas, fotografas, cuadros, mapas o muestras
materiales.

Documental. Se obtiene por medio del anlisis de documentos y est contenida en

cartas, contratos, acatas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicacin
producto del trabajo.

Testimonial. Se consigue de toda persona que realice declaraciones durante la aplicacin

de la auditora.

Analtica. Comprende clculos, comparaciones, razonamientos y desagregacin de la

informacin por reas, apartados o componentes.
Para que la evidencia sea til y valida, debe cubrir los siguientes requisitos:

recomendaciones del auditor.

le, y ha sido
validada.

forma lgica y clara.

recomendaciones de la auditora.
Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad de
control interno, al titular de la organizacin y al lder del proyecto las siguientes
situaciones.

incorrectos, operaciones no registradas., archivos incompletos y documentacin

inadecuada o alterada:

zadas

En todas las oportunidades, el auditor deber proceder con prudencia, preservando su

integridad profesional y conservando los registros de su trabajo, incluyendo los
elementos comprobatorios de las inconsistencias detectadas.

Supervisin del trabajo

Para tener la seguridad de que se sigue y respeta el programa aprobado, es necesario
ejercer una estrecha supervisin sobre el trabajo que realizan los auditores, delegando
la auditora sobre quien posea experiencia, conocimiento y capacidad.

De esta manera, a medida que se descienda el nivel de responsabilidad, el auditor que

encabece una tarea, tendr siempre la certeza de dominar el campo de trabajo y los
elementos de decisin para vigilar que las acciones obedezcan a una lgica en funcin
de los objetivos de auditora.
La supervisin, en las diferentes fases de ejecucin de la auditora, comprende:

itores

completos y cumplen con su propsito.

Para llevar a cabo la supervisin en forma consistente y homognea es conveniente
observar los siguientes criterios.

todo el equipo de auditores

o
no se apliquen las lneas de investigacin definidas.

instruirlos para mejorar su desempeo.

As mismo, es de vital importancia que la supervisin del trabajo contemple:
Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma de revisin del
auditor responsable

no se aprueben en tanto no lo autorice el auditor responsable.

ue los papeles de trabajo incluyan las anotaciones del auditor lder del equipo, para
garantizar el contenido de las conclusiones.

y obstculos encontrados a lo largo de

la auditora.

detectadas y el camino para instrumentarlas.

En resumen podemos decir que en la instrumentacin se determina cmo recopilar la
informacin a travs de las tcnicas de recoleccin como la investigacin documental,
observacin directa, acceso a redes de informacin, entrevistas, cuestionarios, y
cedulas, y se toman en cuenta los aspectos de medicin como indicadores y escalas, los
papeles de trabajo del auditor, la evidencia que sustenta los hallazgos y la supervisin
del trabajo en sus diferentes modalidades.

Examen

En el examen se establece el propsito, el procedimiento y las variables cuantitativas

seleccionadas para revisar la informacin captada, y la formulacin del diagnstico
administrativo, en el cual se incorporan los aspectos que habrn de servir para evaluar
los hechos, las tendencias y situaciones para consolidar un modelo analtico de la
organizacin.
El examen de los factores de la auditora consiste en dividir o separar sus elementos
componentes para conocer la naturaleza, las caractersticas y el origen de su
comportamiento, sin perder de vista la relacin, interdependencia e interaccin de las
partes entre s y con el todo, y de estas con su contexto.

Propsito
Aplicar las tcnicas de anlisis procedentes para lograr los fines propuestos con la
oportunidad, extensin y profundidad que requiere el universo sujeto a examen, y las
circunstancias especficas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisin ptimos.

Procedimiento
El examen provee de una clasificacin e interpretacin de hechos, diagnstico de
problemas, as como los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.
El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:

lemento de acuerdo con el criterio de clasificacin, seleccionado,

haciendo comparaciones y buscando analogas y discrepancias.

en conjunto.
comportamiento con el fin de entender las causas que lo
originaron y el camino para su atencin.
Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud
interrogativa y formular de manera sistemtica seis cuestionamientos:
trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que realizan.

os que se utilizan

Despus de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas
anteriores, estas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio, planteando la
pregunta Por qu? hasta en cinco ocasiones, de manera consecutiva. A partir de ese
momento el examen se torna ms crtico, y permite que las nuevas respuestas vayan

abriendo una perspectiva cada vez mas profunda en cuanto a las alternativas para
respaldar las conclusiones y juicios del auditor. (Franklin 2003 pp.73).

Tcnicas de anlisis administrativos.

Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus
observaciones, y le posibilitan:
tapas del proceso administrativo.

de efectividad.

Entre las tcnicas que se utilizan para realizar el anlisis, y que representan un apoyo
valioso para el auditor, se encuentran las siguientes:

Organizacionales

calidad

Cuantitativas

Formulacin del diagnstico administrativo

El diagnstico administrativo, parte esencial de la auditora administrativa, es un
recurso que traduce los hechos y circunstancias en informacin concreta, susceptible de
cuantificarse y calificarse. Es tambin una oportunidad para disear un marco legal de
anlisis; para sistematizar la informacin de la realidad de una organizacin, para
establecer la naturaleza y magnitud de sus necesidades; para identificar los factores ms
relevantes de su funcionamiento; para determinar los recursos disponibles en la
resolucin de problemas; y, sobre todo para servir como cauce a las acciones necesarias
que ofrezcan su atencin efectiva.
El diagnstico es un mecanismo de estudio y aprendizaje, toda vez que fundamenta y
transforma las experiencias y los hechos en conocimiento administrativo, a la vez que

permite evaluar tendencias y situaciones para formular una propuesta interpretativa, o

modelo analtico, de la realidad de la organizacin.(Franklin 2003 pp.79).

Informe
Al finalizar el examen de la organizacin, es necesario preparar un informe, en el cual
se consignen los resultados de la auditora; identificando claramente el rea, sistema,
programa, proyecto auditado, el objeto de la revisin, la duracin, alcance, recursos y
mtodos empleados.
En virtud de que en este documento se sealan los hallazgos as como las conclusiones y
recomendaciones de la auditora, es indispensable que brinde suficiente informacin
respecto a la magnitud de hallazgos y la frecuencia con que se presentan, dependiendo
del nmero de caos o transacciones revisadas en funcin de las operaciones que realiza
la organizacin. As mismo, es importante que tanto los hallazgos como las
recomendaciones estn sustentados por evidencia competente y relevante, debidamente
documentada en los papeles de trabajo del auditor.
Los resultados, las conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan, debern
reunir tributos como:

idad en tiempo y lugar de la informacin.

de servicios.
gica: Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.
El informe constituye un factor invaluable en tanto que posibilita conocer si los
instrumentos y criterios contemplados fueron acordes con las necesidades reales, y deja
abierta la alternativa de su presentacin previa al titular de la organizacin para
determinar los logros obtenidos, particularmente cuando se requieren elementos
probatorios o de juicio que no fueron captados en la aplicacin de la auditora. As
mismo, permite establecer las condiciones necesarias para su presentacin e
instrumentacin. En caso de una modificacin significativa, derivada de evidencia
relevante, el informe tendr que ajustarse.

Aspectos operativos
Antes de presentar la versin definitiva del informe, es necesario revisarlo en trminos
prcticos, partiendo de las premisas acordadas para orientar las acciones que se llevaron
a cabo en forma operativa.
Para abordar este aspecto, es aconsejable ajustarse al siguiente orden.
ntemplaron para comprender e interpretar la
auditora.

organizacin.

s que se efectu la auditora y fines que se

persiguen con el informe.

ados en el desarrollo.

auditora.
significativos y evidencia suficiente que los sustenta.

auditora.

de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.

especiales: Toda clase de aspectos que se requieren de un estudio
profundo. ( Franklin 2003 pp. 82).

Lineamientos generales para su preparacin

recomendaciones finales.

hallazgos, y traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas, segn sea el

caso.

coherencia entre los hallazgos y los criterios para su creacin.

detencin los elementos idneos para una toma de decisiones

objetiva y consistente.

cumplir, o hacerlo extemporneamente, con las medidas recomendadas.

las acciones.

el tratamiento y cursos de accin tomados en la obtencin de resultados.

Es conveniente que antes de emitir el informe, una persona independientemente a la

aplicacin de la auditora, revise los borradores y los papeles de trabajo, a fin de
verificar que han cumplido con todas las normas de auditora.

Presentacin del informe

Un vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable de
auditora convocar al grupo auditor para efectuar la revisin de su contenido; en caso
de detectar algn aspecto susceptible de enriquecer o aclarar, realizar los ajustes
necesarios para depurarlos. Cuando ya se cuente con el informe final, se proceder a su
entrega y presentacin a:

La presentacin del informe puede realizarse con el apoyo de equipos de computacin,

lminas o material audiovisual.
En el informe se registran los resultados de la auditora, los aspectos operativos
acordados para orientar su ejecucin y los lineamientos generales para su preparacin.

Auditora Administrativa por reas

A continuacin se presenta dichas reas con sus respectivos formatos as como un
modelo de formato que pueden ser aplicados a la gerencia y a la organizacin.
La auditoria utiliza diferentes instrumentos de recoleccin de informacin. Dentro de
estos se encuentra; Los cuestionarios, Las cdulas. Los formatos entre otros.
Los cuestionarios: son formatos que se emplean para obtener informacin de forma
homognea, y estn constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas,
secuenciales y separadas por captulos o temtica especifica.

Las cdulas:
Se utilizan para obtener la informacin requerida de acuerdo con el propsito de la
auditoria. Estn conformadas por formularios cuyo diseo incorpora casillas, bloques y
columnas que faciliten la agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y anlisis
de la informacin.

reas de anlisis
las reas de anlisis aqu seleccionadas y descritas no abarcan la totalidad ni tampoco
son necesariamente idnticas a las funciones de los organismos tradicionales ni a las
unidades organizacionales

Auditoria de ventas
Descripcin del rea funcional

Esta funcin es decisiva en las empresas y consiste en colocar los bienes o servicios en
manos de la gente dispuestas a pagar ms de lo que cuesta elaborar el bien o
proporcionar lo servicios. No existe empresa comercial (privada) que venda bienes y
servicios sin un margen de contribucin que le permite al ente mantenerse en el tiempo.
Pero la actividad de vender con ganancia no es cosa fcil; viene a ser el producto final
de un conjunto complejo de actividades. Objetivos de una auditoria de ventas el
propsito de una auditoria administrativa de ventas es el de analizar e identificar la
funcin de ventas dentro de las estructura orgnica de la empresa, Determinando la
efectividad de su operacin y la forma de emplear los recursos

Auditoria de compras
Podemos considerar que las operaciones comerciales empiezan con el suministro de
materias primas, abastecimientos y servicios necesarios para producir para
Producir y vender un producto; por tanto las compras son de vital importancia para las
ganancias.

Objetivo de la auditoria de compras

La auditoria de compras tiene como propsito examinar y evaluar si la funcin de
compras se realiza en la cantidad, calidad, tiempo y precios adecuados para determinar
su eficiencia y eficacia. Para esto debern examinarse

Sistemticamente los

procedimientos de requisicin de materiales, orden de Compra, las formas utilizadas,

verificar si se realizan diversas cotizaciones, si existe un directorio de proveedores, si se

reciben catlogos y folletos y el uso que se les da.

AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS

La auditoria de recursos humanos es un examen objetivo, minucioso y lgico de los
objetivos, polticas, sistemas, controles aplicacin de recursos y la estructura

de la

organizacin que tiene a su cargo la responsabilidad de los recursos humanos.

Constituyndose un instrumento de la funcin de control.

Objetivo de la auditoria
La auditoria de recursos humanos es un instrumento para examinar y evaluar aspectos
de personal con fines de administracin, informacin, y control.

AUDITORIA DE CRDITO Y COBRANZA

El crdito es la confianza dada o recibida a cambio de un valor. El crdito coloca una
obligacin a pagar por el comprador y da el derecho de cobro al vendedor. El
Crdito se utiliza como un medio de cambio y un agente de produccin.

Objetivo de la auditoria

El rea de crdito y cobranza ofrece una oportunidad para examinar los controles
financieros, los procedimientos y la informacin en general. El objetivo de una
Auditoria administrativa, en esta funcin es el de examinar y evaluar las reas bsicas
de inters para el auditor, como son: la eficiencia, la puntualidad y la precisin de las
operaciones registradas, las operaciones de los datos, los medios de decisin y el control
de crditos cobranza para determinar como viene operando este departamento.

Importancia de la Auditoria Administrativa

Auditoria - proviene del latin `auditorius', y de esta proviene la palabra auditor, que se
refiere a todo aquel que tiene la virtud de or.
La Auditoria es un examen crtico (pero no mecnico) que se realiza con el fin de evaluar la
eficacia y eficiencia de una seccin, un organismo, etc. La auditoria implica la preexistencia
de fallas en la entidad auditada y que persigue el fin de evaluar y mejorar la eficacia y
eficiencia de una seccin o de un organismo.
... la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor
observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y
documentos.
-Holmes

Qu es la Auditoria Administrativa?
Es el revisar y evaluar si los mtodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las
fases del proceso administrativo aseguran el cumplimiento con polticas, planes, programas,
leyes y reglamentaciones que puedan tener un impacto significativo en operacin de los
reportes y asegurar que la organizacin los este cumpliendo y respetando.
La Auditoria Administrativa examen metdico y ordenado de los objetivos de una empresa de
su estructura orgnica y de la utilizacin del elemento humano a fin de informar los hechos
investigados.
Su importancia: proporciona a los directivos de una organizacin un panorama sobre la forma
como esta siendo administrada por los diferentes niveles jerrquicos y operativos, sealando
aciertos y desviaciones de aquellas reas cuyos problemas administrativos revelados exigen
una mayor o pronta atencin.

Cul es la importancia de la Auditoria Administrativa?

La evaluacin del desempeo organizacional es importante pues permite establecer en qu
grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la direccin.
Adems de esto, tambin se valora la capacidad y lo apropiado a la practica administrativa.

Es necesario una evaluacin integral, es decir, que involucre los distintos procesos y
propsitos que estn presentes en la organizacin. Debido a esto, cada auditoria
administrativa deber realizarse de forma distinta dependiendo de la organizacin.
Objetivo de una Auditoria: sealar las fallas y los problemas; presentar sugerencias y
soluciones; y apoyar a los miembros de la empresa en el desempeo de sus actividades. Para
ello la Auditoria les proporciona anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e
informacin concerniente a las actividades revisadas.

Objetivos de la Auditoria Administrativa:

Control: Orientan los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar el comportamiento

organizacional en relacin con estndares preestablecidos.

Productividad: Dirigen las acciones para optimizar el beneficio de los recursos de acuerdo
con la dinmica administrativa establecida por la organizacin.

Organizacin: Determinan que su curso apoye la definicin de la competencia, funciones y

procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en
equipo.

Servicio: Representan la manera en que se puede comprobar que la organizacin posee un

proceso que la enlaza cualitativamente y cuantitativa con las expectativas y satisfaccin
de sus clientes.

Calidad: Orientan que tienda a elevar los niveles de desempeo de la organizacin en

todos sus contenidos y mbitos- con el fin de producir bienes y servicios altamente
competitivos.

Cambio: Transforman en un instrumento que hace ms transparente y receptiva a la

organizacin (flexibilidad.)

Aprendizaje: Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional

con el fin de que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para
convertirlas en oportunidades de mejora.

Toma de decisiones.

Plan Estratgico
La implementacin de un Plan estratgico tiene como objetivo primordial la toma de
decisiones lgicas para alcanzar el objetivo empresarial, minimizando las posibilidades de
error y maximizando las posibilidades de xito. Por ende, es necesario hacer un estudio,
planteamiento e implementacin de un plan estratgico, para cubrir el rea de necesidad
empresarial, tomando siempre la empresa como un TODO.

Factores importantes en la Eficiencia de la utilizacin de Recursos Humanos

Incentivos

Capacitacin del Personal

Capacidad para solucionar problemas

Clima Laboral

Modelo de interrelaciones humanas

Interaccin de RRHH con el medio ambiente

Gestin de comunicacin
Factores importantes en la Eficiencia de la utilizacin de Materiales

Gastos
Factores importantes en la eficiencia de la utilizacin de RECURSOS HUMANOS
La auditoria de recursos humanos puede definirse como el anlisis de las polticas y prcticas
de personal de una empresa y la evaluacin de su funcionamiento actual, seguida de
sugerencias para mejorar. El propsito principal de la auditoria de recursos humanos es
mostrar como est funcionado el programa, localizando prcticas y condiciones que son
perjudiciales para la empresa o que no estn justificando su costo, o prcticas y condiciones
que deben incrementarse.

Incentivos
o

Poseen un plan de incentivo, premios inmediatos y son enviados a cursos

Peridicamente para que los empleados estn actualizados.

Los incentivos son de tipo monetario. Por cada venta que haga un miembro sin
importar que departamento recibe la ganancia, se le otorga una renumeracin por
dicha venta.

Capacitacin del personal

o

Se comparten conocimientos.

Ocasionalmente, se les enva a cursos.

La empresa cuenta capacidades para solucionar problemas, entrenar al personal, mejorar

procesos, optimizar recursos e innovar

El clima laboral es de gran importancia en cuanto al aprovechamiento mximo de los

recursos humanos. Los empleados deben sentirse a gusto con su funcin dentro de la
empresa- lo ideal es que existiera un clima laboral ameno, en el cual los empleados tienen
un fin comn- las siguientes cualidades:
o

Autonoma en los Conflictos

Relaciones sociales y Estructura fuera del ambiente laboral

Calidad de recompensa y retribucin en culminaciones de proyectos

Motivacin y Flexibilidad e innovacin para la toma de decisiones

Apoyo mutuo e inters recproco de los miembros con quien trabajan

Los Trabajadores en la empresa poseen: flexibilidad, responsabilidad, reconocimientos,

espritu de equipo y claridad en su trabajo.
El clima laboral dentro de la empresa es muy ameno, agradable y acogedor para el desarrollo
de las funciones de los trabajadores. Los integrantes de la empresa son todas jvenes
mujeres con actividades en comn que hace esto un ambiente ms agradable.

Modelo de interrelaciones humanas adecuado mediante el cual operan el producto, la

tecnologa, el proceso y la gente: la empresa no la posee. Hoy se conocen las
caractersticas generales de la organizacin del futuro; en cambio, an falta elaborar el
contrato social del futuro, que motivar a la gente para trabajar con ella.

Como sistema la Empresa interacta constantemente con el medio ambiente lo que la

contribuye a su dinmica en los Recursos Humanos. Implica que tiene una capacidad de
flexibilidad, prevencin y reaccin al cambio que le permita adaptarse a las demandas del
entorno que la rodea.

Existe una buena gestin de la comunicacin, en el cual se anticipa la crisis, a travs de

reuniones de comunicacin pro-activas y fluidas con determinados targets. En momentos
de crisis se realizan reuniones para determinar el plan de accin a tomar.
Factores importantes en la eficiencia de la utilizacin de MATERIALES
La importancia en la eficiencia de la utilizacin de materiales es un factor sumamente
importante- al no manejarlo adecuadamente, puede llevar a la empresa a la quiebra.

Los gastos de compra de cualquier material que se requiera, viene aprobados formalmente
por parte de las dos socias de la Empresa. No existe mayor riesgo en la utilizacin de
Materiales.
Equilibrio de las cargas de trabajo

Asignacin de Responsabilidades

Alineacin del personal con las necesidades del negocio

Dependencia del personal clave

Sin una clara asignacin de responsabilidades, que permita un monitoreo efectivo del
desempeo, pueden fallar los mecanismos de responsabilidad y rendicin de cuentas. Bajo el
clima de presin en algunos proyectos, es muy fcil olvidar tareas aparentemente
irrelevantes pero crticas, a menos que los responsables estn claramente identificados y
sepan que de ellos depende concluir debidamente esa tarea.
Es muy importante que las personas a quienes se asigne una responsabilidad estn
plenamente conscientes de ella y de cmo se relaciona con otras actividades de la Empresa.

Asignacin de Responsabilidades:
o

Semanalmente, se realiza una reunin para discutir las responsabilidades de cada

persona sobre los proyectos. Referirse a Anexo (d)

Cada empleado posee un claro conocimiento sobre cada funcin que le

corresponde.

No existe una documentacin formal sobre la asignacin de responsabilidades, sin

embargo esto no es de mayor consideracin debido al tamao reducido del
personal.

Alineacin del personal con las necesidades del negocio

o

Al momento, el personal con el cual cuenta la empresa le permite cumplir

eficientemente con todas las funciones. En el momento en que se aumenten la
cantidad de proyectos se considerara la contratacin. La empresa, ofrece los
estndares adecuados para que el trabajador se desarrolle en un ambiente laboral
satisfactorio.

En caso tal de que se requiera del contrato de personal: en el proceso de

reclutamiento y seleccin como se menciona se selecciona a las personas con el

mejor perfil al puesto aspirado, siempre y cuando lleguen las exigencias de este. El
aspirante debe contar con ciertas competencias que se exijan.

Dependencia del personal clave

o

Los empleados de la empresa tienen conocimientos de los proyectos entre si. La

dependencia del personal clave es menor- en el momento en que no se pueda
contar con un empleado, otro puede tomar control sobre el proyecto. Es decir, en
caso de que no se pueda contar con una de las diseadoras, la otra toma control
sobre el proyecto.

Mtodos de control
Es importante reconocer el proceso por el cual se opera la empresa para tener una visin
amplia sobre los factores de control involucrados.
Proceso

Llega la venta, pasa al departamento de Arte (Jefe de Arte)

Se asigna el proyecto por orden de entrada. En caso tal de que la persona que le
corresponde el proyecto no es la ms apta, se reasigna con el fin de obtener los mejores
resultados. Debido al tamao de la empresa, la asignacin de proyectos no ocasiona
conflictos entre los empleados.

Se realiza una pequea reunin con ventas y/o el cliente para adquirir los datos deseados
y necesarios especficos que debe tener el diseo.

El diseador realiza un boceto de la idea.

o

Primero a lpiz (incluyendo diagramas generales de posicin)

Despus a colores a colores (incluyendo figuras y texturas pensadas).

Se procede a diagramar, vectorizar y colocar textos (de tenerlos)

Impresin y `dummy'
o

Se imprime una muestra del diseo, la cual ser revisada por el jefe del
departamento de diseo luego por gerencia, antes que el cliente.

Se realiza un "dummy" (es la maqueta o modelo de un peridico, libro, anuncio

impreso, producto, o brochure, entre otros; esto es necesario porque a veces se

quiere ver como un panfleto va a ir doblado, poder tener en consideracin los

tamaos finales, o porque el objeto real todava no existe.)

De estar correcto todo lo creado y cada texto corregido por "la empresa" pasa a manos del
cliente, quien determinar si es de su agrado y/o funcionalidad.

*** nota: por lo regular se trata de trabajar en base a una prueba y a las correcciones y
cambios que le pueda hacer el cliente a esta, sin embargo si solicita ms opciones estos
pasan

por

los

mismos

procesos.

*** nota: la presentacin del arte depender del mismo. Dependiendo del tipo de diseo se
presentar en un cartn vieta en un atrl, o a la mano si es algo que se deba manipular.

Una vez todo corregido y revisado y con firma de "aprobado" por el cliente, pasa al
diseador para que proceda a finalizar con los procesos de montaje y revisin para su
reproduccin. (si la requiere). Referirse a Anexo (b)

Creacin de un `dummy': determina si su reproduccin ser efectiva, exitosa y rentable en

cuanto a ahorro de material (de ser algo que requiera reproduccin: revistas, calendarios,
POP, etc.). Es una forma de prevenir perdidas como gastos innecesarios en materiales- y
tambin de prevenir que ocurran situaciones en que el cliente no se sienta complacido con
el producto final- ocasionando la perdida del cliente.

Documentacin de aprobacin del cliente: permite mantener una constancia que el cliente
ha recibido el producto final satisfactoriamente.
Control de presupuesto
Planear y presupuestar es el mejor mtodo para anticiparse al futuro, esto asegura de alguna
forma la consecucin de los objetivos que la empresa se ha trazado.
En la actualidad los presupuestos constituyen una herramienta indispensable para la
administracin de las empresas, las decisiones de tipo gerencial no se toma nicamente
sobre una base de resultados histricos, al contrario se debe realizar sobre proyecciones
efectivas que nos permita anticiparnos a corregir hechos negativos que perjudique la
economa de una empresa, por ende se presenta un material sobre los aspectos
sobresalientes para la elaboracin de un presupuesto financiero y la aplicacin de un caso
prctico.

Facilita el equilibrio entre los ingresos y gastos, y define a travs del empleo de unos
recursos la posibilidad de obtencin de unos objetivos concretos.
El sistema utilizado descansa en una comparacin y anlisis entre cifras presupuestadas y
reales, y permite comunicar al responsable oportuno, cuando la cuanta de la desviacin lo
justifique, las diferencias detectadas. El seguimiento debe ser permanente si se pretende
alcanzar los objetivos bsicos.

Toma de decisiones

Toma de decisiones de cambio de paradigmas

Toma de decisiones- costos/gastos/inversiones

Toma de decisiones- asignacin de proyectos y clientes

La toma de decisiones en una organizacin se circunscribe a una serie de personas que estn
apoyando el mismo proyecto.
Con frecuencia se dice que las decisiones son algo as como el motor de los negocios y en
efecto, de la adecuada seleccin de alternativas depende en gran parte el xito de cualquier
organizacin.

Toma de decisiones de cambio de paradigmas: Las decisiones son tomadas por la junta
de socios que es compuesta por 2 personas que adems prestan sus servicios como
empleados de la empresa. Pese a que la decisin final recae en los socios-accionistas se
realizan reuniones peridicas con el resto del personal donde se escrutina la opinin sobre
ciertos temas que afectan el servicio o las labores de la empresa, por lo que la opinin de
los empleados es tomada en cuenta.

Toma

de

decisiones-

costos/gastos/inversiones:

son

tomadas

luego

de

ser

cuidadosamente evaluadas por las dos socias.

Toma de decisiones- asignacin de proyectos y clientes: esta decisin es tomada por

todos los empleados en conjunto. Durante la reunin semanal, en un ambiente
participativo, cada empleado discute sobre su cliente dentro de su cartera. En caso tal de
que exista una sobrecarga de proyectos para un empleado, y entra un nueva trabajo para
el mismo, se reasigna ese proyecto segn la disponibilidad de tiempo. No se han producido
disputas o malentendidos en cuanto a la asignacin de proyectos.

Recomendaciones
RIESGOS Y RECOMENDACIONES
Factor

Inexistencia de un
Plan Estratgico

Estudio eficiente y
formal del mercado

Cat

Riesgos

La inexistencia de un
anlisis que indique los
pro's y contra's pueden
conllevan a decisiones
poco acertadas por parte
de la gerencia.

Los planes no
documentados son
fcilmente descuidados,
conllevando a la perdida
de oportunidades.

Los planes no
documentados conllevan a
una mayor susceptibilidad
a ser mal interpretados o
olvidados por parte del
personal.

Se reduce la posibilidad de
evaluar resultados al no
contar con una
especificacin de
responsabilidades
documentadas.

Se pierde la posibilidad de
obtener financiamientos
debido a que el plan indica
la seriedad de la empresa
por cumplir sus objetivos.

Puede percibirse como una

resistencia en acatar las
preferencias de los
clientes- conllevando a la
perdida de clientes.

Recomendaciones

Elaborar un plan
estratgico detallado
que indique: Plan de
accin secuencial
que defina objetivos,
etapas, tiempos,
responsables y un
presupuesto
determinado.

Establecer una
estrategia/vision de
mercadeo mas
agresivo tomando en
cuenta: preferencias
de clientes actuales y

Perdida de la ventaja
competitiva sobre el
mercado conllevando a la
perdida de clientes
potenciales.

clientes potenciales,
aumentar publicidad
paralelamente para
expandir el mercado
meta y no limitarse a
clientes actuales.

Inexistencia de la
documentacin de
Asignacin de
Responsabilidades

Inexistencia de un
control formal sobre
presupuesto/inversi
ones

Ineficiencia productiva por

parte de los empleados.

Documentacin
formal y detallada de
la asignacin de
responsabilidades y
la autorizacin por
parte de las socias.

CONCLUSIN
El auditor es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizando por una persona
independiente y competente acerca de la informacin cuantificable de una entidad
econmica especifica, con el propsito de determinar e informar sobre el grado de
correspondencia existente entre la informacin cuantificable y los criterios establecidas.
Su importancia es reconocida desde los tiempos ms remotos, tenindose conocimientos
de su existencia ya en las lejanas pocas de la civilizacin sumeria.
El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los servicios
pblicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administracin se hace mas complicada,
adoptando mayor importancia la comprobacin y el control interno, debido a una mayor
delegacin de autoridades y responsabilidad de los funcionarios.
Debido a todos los problemas administrativos s han presentado con el avance del
tiempo nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Una de estas dimensiones
es la auditoria administrativa la cual es un examen detallado de la administracin de un
organismo social, realizado por un profesional (auditor), es decir, es una nueva
herramienta de control y evaluacin considerada como un servicio profesional para
examinar integralmente un organismo social con el propsito de descubrir oportunidades
para mejorar su administracin.
Tomando en consideracin todas las investigaciones realizadas, podemos concluir que la
auditoria

es

dinmica,

la

cual

debe

aplicarse

formalmente

toda

empresa,

independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeas, en donde

se llega a considerar inoperante, su aplicacin debe ser secuencial constatada para
lograr eficiencia.