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MUNICIPALIDAD DISTRITAL

DE PACASMAYO

PLAN Y PROGRAMA DE AUDITORA

EXAMEN ESPECIAL A DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES DE


ANCASH
PERIODO: 1 DE ENERO DE 2011 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012

ANEXO N 1
PROGRAMA DE AUDITOR

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA
OBJETIVO GENERAL

Emitir opinin sobre la razonabilidad de los estados financieros


e informacin complementaria preparados por la direccin
regional de transportes y comunicaciones al 31.DIC.2012, de
conformidad con los principios de contabilidad generalmente
aceptados y disposiciones legales vigentes.
PROCEDIMIENTOS GENERALES
1.

Solicite una entrevista con el Titular de la entidad, a fin de hacerle


conocer los alcances de la accin de control y de las facilidades
que requiere la Comisin Auditora para la consecucin de los
objetivos previstos. Tome nota de asuntos de importancia
relacionados con los objetivos del examen.

2. Entreviste a los funcionarios de las direcciones y reas orgnicas,


responsables de la administracin de los recursos de bienes
materiales y de personal, a fin de hacer conocer los alcances de la
accin de control, y:
Obtenga informacin y comprensin sobre las actividades y
operaciones que realizan, segn corresponda, respecto a los
procesos de adquisicin de bienes y contratacin de servicios,
recepcin, almacenamiento y entrega de bienes, entregas de
fondos con cargo a rendir cuenta, fondos para pagos en
efectivo y administracin del personal, que incluya
contratacin y pagos de beneficios.
3. Actualice el archivo permanente y analice la informacin adicional
obtenida para complementar el conocimiento de la Entidad, en
relacin a los objetivos del examen.
4.

Evale el sistema de control interno implementado por la Entidad


mediante Cuestionario de Control Interno a la jefatura de la
Unidad de Logstica y a los Comits especiales, validando las
respuestas afirmativas, e incluyendo las causas de las negativas,
a efectos de determinar las debilidades de Control Interno y:
Elabore una cedula que muestre las debilidades a ser
incluidas en el Memorando de Control Interno.

H/H

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5. Identifique los procesos judiciales que afronta la Entidad y que incluya


el estado situacional del proceso, nmero de causa, instancia donde se
encuentra el proceso, identificacin de las personas comprendidas y,
de ser el caso, monto involucrado, relacionados con los objetivos de la
accin de control.
6. Solicite la nmina de los funcionarios que desempearon y/o
desempean las funciones de las reas o direcciones comprendidas en
la estructura orgnica de la Entidad, por el perodo del alcance, con
indicacin de sus nombres y apellidos, documento de identidad,
cargos, vigencia en el mismo y domicilio, as como las resoluciones u
otros documentos que acrediten su designacin y/o cese en el cargo
respectivo.
7. Identifique los acuerdos y decisiones ms importantes que tienen
relacin con los objetivos del examen, sobre la base de las actas de
sesiones de Concejo Municipal y resoluciones de alcalda.
8. Elabore la matriz de hallazgo acorde con lo dispuesto en el
Lineamiento n. 005-2011-CG/GCAL para su discusin y aprobacin
por el auditor encargado, supervisor de la comisin para su posterior
remisin a la Oficina Regional de Control Huaraz, antes de dar inicio a
la comunicacin de hallazgos NAGU 3.60.
9. En aplicacin de lo establecido por la NAGU 3.60 Comunicacin de
Hallazgos, sustituida por la Resolucin de Contralora N 259-2000CG del 13 de diciembre de 2000, redacte y comunique los hallazgos de
auditora identificados; efecte la evaluacin de los comentarios y
aclaraciones, y prepare los proyectos de observacin a ser revelados
en el Informe de Auditora, en concordancia con lo establecido en la
NAGU 4.40 y/o NAGU 4.50, segn corresponda.
10. Al trmino de la accin de control, obtenga la Carta de
Representacin suscrita por el Titular de la entidad, en aplicacin de
la NAGU 3.70 Carta de Representacin.
11. Archive, ordene, codifique y referencie los papeles de trabajo que
deben contener, la descripcin de los procedimientos aplicados,
comentarios, conclusiones y recomendaciones a la que arriba el
auditor, debiendo estar referenciados con el presente programa de
auditora y con los documentos de las evidencias obtenidas.
12. Cierre los papeles de trabajo y entregue los mismos al encargado del
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archivo del OCI.


13. Formule el (los) Informe (s) resultante (s) de acuerdo a la estructura
establecida en las NAGU 4.40 y/o 4.50, para su posterior remisin al
Titular de la entidad y a la Oficina Regional de Control Huaraz.
OBJETIVO ESPECIFICO 1.

1.-Determinar si los estados financieros preparados por la


entidad, presentan razonablemente su situacin financiera,
los resultados de sus operaciones y flujo de efectivo, de
conformidad

con

los

principios

de

contabilidad

generalmente aceptados.
2- Verificar el grado de cumplimiento de las normas y
bases legales que regulan los estados financieros de la
entidad.

PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS

Necesidad de las adquisiciones y contrataciones

14. Obtenga el Plan Anual de Contrataciones, aprobado por el Titular


de la entidad, y:

Comprobar si el citado Plan Anual de Contrataciones fue


aprobado por el Titular de la entidad o la mxima autoridad
administrativa, dentro de los treinta (30) das naturales
siguientes a la aprobacin del presupuesto institucional para el
periodo 2012; y, dentro de los quince (15) das hbiles
siguientes a la aprobacin de dichos presupuestos.
Revisar si el Plan Anual de Contrataciones se sujeta a los
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montos presupuestales establecidos en el Presupuesto


Institucional aprobado.
Comprobar si la Entidad cumpli con publicar el Plan Anual y
el documento que lo aprueba en el SEACE, en un plazo no
mayor de cinco (5) das hbiles de aprobado.
Revisar si el Plan Anual fue modificado y, de ser el caso, ha
cumplido con los requisitos establecidos en la norma vigente
para tal fin, tales como: inclusin o exclusin de procesos y
modificacin de la cantidad prevista de bienes y servicios en
ms de 25% del valor estimado y ello vare el tipo de proceso
de seleccin.
Comprobar si el Titular de la entidad, para el caso del periodo
2012, evalu semestralmente el Plan Anual de
Contrataciones; de ser el caso, constate la existencia de
observaciones y las medidas correctivas pertinentes para
alcanzar las metas y objetivos previstos en el Plan Operativo
Institucional y si, de corresponder, se dispuso el deslinde de
las responsabilidades respectivas.

Identifique los procesos de seleccin (licitaciones, concursos


pblicos, adjudicaciones directas y de menor cuanta),
extraiga de ellas una muestra representativa, y ordnelas por
bienes y servicios, en funcin de los criterios siguientes:

- Frecuencia en la adquisicin.
- Proveedores recurrentes.
- Importancia por materialidad.

Organizacin de las adquisiciones y contrataciones

15. Obtenga los expedientes de los procesos de seleccin


comprendidos en la muestra, compruebe si cuentan con la
aprobacin del funcionario competente y si contienen la
informacin establecida en la legislacin vigente, desde la
decisin para adquirir o contratar hasta la culminacin del
contrato: requerimientos, caractersticas tcnicas, estudio de
mercado, valor referencial, disponibilidad presupuestal, tipo de
proceso de seleccin, sistema y modalidad de contratacin.
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16. Compruebe si el Comit Especial o los responsables de la


conduccin de los procesos de seleccin incluidos en la muestra
fueron designados por escrito por el Titular o la mxima autoridad
administrativa de la entidad y en forma oportuna. Asimismo, que su
composicin est acorde a la norma y que las calificaciones
profesionales revelen su conocimiento sobre el objeto de la
convocatoria.
17. Revise, en caso se haya efectuado la contratacin de expertos
independientes, que los resultados de sus obligaciones hayan
conllevado a conclusiones y recomendaciones que han quedado
por escrito, as como, el alcance de las mismas se hayan
cumplido.
18. Revise la existencia del Libro de Actas, debidamente foliado,
legalizado y custodiado. Constate que estn registrados todos los
acuerdos adoptados por el Comit Especial y suscritos por los
asistentes.
Bases, convocatoria y registro de participantes
19. Revise si las Bases de los procesos de seleccin comprendidos en
la muestra se encuentran aprobadas por las instancias
competentes, en forma oportuna, y si las fechas de aprobacin
permitieron convocar al proceso de seleccin respectivo en las
fechas sealadas en el PAAC; y, si como mnimo contienen:
El detalle de las caractersticas de los bienes adquiridos o
servicios contratados y el lugar de entrega.
Garantas, especificaciones tcnicas, valor referencial,
calendario del proceso, plazos y mecanismos de publicidad,
proforma del contrato, mtodo de evaluacin y calificacin de
propuestas.
20. Compruebe si los bienes y servicios adquiridos, responden a los
requerimientos de las reas usuarias, y se sujetan a los montos
presupuestales establecidos en el Presupuesto Institucional
aprobado.
21. Constate si las especificaciones tcnicas incluidas en las bases
corresponden a las descripciones formuladas por el rea usuaria
y define con precisin su cantidad y calidad.
22. Revise si los valores referenciales de los procesos de seleccin
fueron determinados sobre la base de los costos estimados
mediante estudios o indagaciones sobre los precios que ofrece el
mercado y con una antigedad no mayor a los dos meses
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anteriores a la convocatoria del proceso respectivo, para lo cual,


realice lo siguiente:
Constate si la entidad ha implementado directivas internas
para regular el procedimiento que determine el valor
referencial; en cualquier caso, revise la existencia de
evidencia documentaria sobre el procedimiento seguido,
comprobando la validez de la misma; y, evale la
razonabilidad de la metodologa utilizada.
Constate que la antigedad del valor referencial para el
periodo 2012, no sea superior a los tres (03) meses, en
aplicacin de la norma vigente.
Revise si los funcionarios responsables dejan constancia de
su participacin en la elaboracin, revisin y aprobacin del
valor referencial, y si comunicaron oportunamente al Comit
Especial los valores referenciales obtenidos.
De existir observaciones por parte del Comit Especial al valor
referencial, solicite y evale la documentacin que las
sustente.
23. Compruebe si los cronogramas de los procesos de seleccin
guardan concordancia con el PAAC, fueron formulados
oportunamente, y garantizaron la efectiva posibilidad de
participacin de los postores.
24. Compruebe si la convocatoria y difusin del proceso se llev a cabo
en la oportunidad debida para asegurar la mayor cantidad de
postores, verificando que:
Se haya efectuado la publicacin de la convocatoria en el
SEACE (o en el diario de mayor circulacin nacional o local),
la oportunidad en que sta se ha dado y que se haya
adjuntado la documentacin respectiva.
Se haya efectuado la comunicacin oportuna a la Contralora
General de la Repblica y a PROMPYME, cuando
corresponda.
En el caso de una Adjudicacin Directa Selectiva, constate la
existencia de las invitaciones directas a no menos de tres
postores, si fueron emitidas con la debida oportunidad y
cuentan con evidencia de su recepcin.
25. Revise si el perodo de registro de los participantes a los procesos
de seleccin corresponde al establecido en el cronograma, y
comprende desde el da siguiente de la convocatoria hasta un da
despus de la integracin de las bases.
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26. Revise si, para efectos del registro, los postores acreditaron tener
inscripcin vigente en el Registro Nacional de Proveedores; y, si
la entidad verific la vigencia de dicha inscripcin y si no se
encontraron inhabilitados para contratar con el Estado.
27. Compruebe si las consultas a las Bases han sido absueltas con la
debida sustentacin y dentro de los plazos establecidos en el
cronograma; si estas absoluciones fueron notificadas
oportunamente a travs del SEACE los correos electrnicos de
los participantes, y si se integraron a las bases y al contrato.
28. Compruebe que el Comit Especial en la absolucin de consultas,
no haya modificado las condiciones previstas en las Bases y en
las caractersticas tcnicas de los bienes.
29. En relacin a los postores de los procesos de seleccin incluidos en
la muestra:

Compruebe si estuvieron habilitados para contratar con el


Estado.

Concilie en la pgina Web de la SUNAT


(htpp://WWW.sunat.gob.pe) si los Registros nicos de
Contribuyentes - RUC, de los proveedores son vlidos,
corresponden a la razn social y giro del negocio, el domicilio
que registran corresponde al que reportan en sus
cotizaciones, fecha de inicio de sus actividades econmicas y
representantes legales.

30. Compruebe si el sistema de evaluacin o calificacin de propuestas


se sustenta en parmetros objetivos y si los factores de
evaluacin son congruentes con el objeto de la convocatoria y
estuvieron orientados a obtener la oferta tcnico-econmica ms
conveniente para la entidad, en trminos de plazo, calidad,
tecnologa y costo.
31. Compruebe si por los montos de la adquisicin de bienes o
contratacin de servicios aprobados en el presupuesto
institucional, no se ha producido fraccionamiento, adems
Verifique si en el caso de aquellas adquisiciones que fueron
programadas para ejecutarse por tramos o etapas, no se
fraccionaron posteriormente en sus montos aprobados.

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Evaluacin de Propuestas y otorgamiento de la buena pro

32. Compruebe si las propuestas recibidas cumplen con los requisitos


exigidos y si las mismas fueron evaluadas siguiendo los criterios
de calificacin establecidos en las bases, para lo cual revise si:
La recepcin de propuestas se ha dado en las fechas y
horarios previstos.
El acto de recepcin, segn corresponda, se realiz en acto
pblico y en presencia de notario.
Los postores estuvieron debidamente representados.
La documentacin presentada por los postores cumpla con lo
establecido en las Bases.
La evaluacin de las propuestas se inici y concluy en las
fechas previstas en el cronograma; constate si se exigi el
cumplimiento irrestricto de las especificaciones tcnicas.
El puntaje total asignado a cada una de las propuestas
(efecte un reclculo de las mismas) es el que corresponde
segn los criterios de evaluacin y calificacin definidos en las
Bases, y si el orden de prelacin de los postores corresponde
a su calificacin.
33. Constate si el otorgamiento de la Buena Pro se otorg en las
fechas sealadas en las bases, a travs de un cuadro
comparativo en el que se consigna el orden de prelacin y el
puntaje tcnico, econmico y total obtenidos por cada uno de los
postores, verificando si:
La Buena Pro se otorg al postor que obtuvo el mayor puntaje
total.
Los funcionarios que tuvieron intervencin directa en la
determinacin de las caractersticas tcnicas y valor
referencial, elaboracin de bases y seleccin y evaluacin de
ofertas, no tengan parentesco hasta el cuarto grado de
consanguinidad y segundo de afinidad con el postor ganador;
tampoco sean propietarios o tengan o hayan tenido
participacin mayor al 5% del capital social de la empresa,
dentro de los 12 meses anteriores a la convocatoria.

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De haberse presentado recursos impugnativos al acto de


otorgamiento de buena pro, y si de ser el caso- stos se han
formulado oportunamente, se les ha dado el trmite adecuado
y si han sido resueltos en los plazos previstos y debidamente
fundamentados.
Si como consecuencia de los recursos impugnativos, la Buena
Pro se otorg segn lo dispuesto por las instancias superiores.
El otorgamiento de la buena pro fue notificado a los postores
en la misma fecha y dentro del da siguiente de haber
quedado consentido, y si ste fue publicado en el SEACE.
En el caso que el proceso haya sido declarado desierto, las
causas reales de dicha declaratoria fueron identificadas y
corregidas para la siguiente convocatoria.
Suscripcin y ejecucin del contrato
34. Revise si los contratos fueron suscritos por el funcionario competente
y debidamente autorizado, en los plazos previstos y luego que la
buena pro ha quedado consentida; as mismo, si:
Se ajusta a la proforma incluida en las bases.
Se presentaron los documentos previstos en las bases.
Incluye las clusulas obligatorias establecidas en la norma
vigente, tales como: garantas, solucin de controversias y
resolucin de contrato por incumplimiento.
Fueron registrados en el SEACE.
35. Compruebe selectivamente la autenticidad e idoneidad de los
documentos presentados por los ganadores de la buena pro, que
estuvieron previstos en las bases, as como la presentacin de las
constancias de no estar inhabilitados para contratar con el
Estado.
36. Revise si los contratos entraron en vigencia luego de cumplirse las
condiciones establecidas en las bases y/o desde el da siguiente
de la suscripcin del documento que lo contiene, y culminaron con
la conformidad de la ltima prestacin de servicios pactada y/o
recepcin de los bienes, a plena satisfaccin de cumplimiento de
las especificaciones tcnicas respectivas.
37. Constate si los postores ganadores de la buena pro entregaron de
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manera oportuna las garantas establecidas en las bases; y, si:


Fueron de fiel cumplimiento, por adelantos, incondicionales,
solidarias, irrevocables y de realizacin automtica.
Se mantuvieron vigentes durante todo el proceso de ejecucin
contractual.
Estuvieron dentro del mbito de supervisin de la
Superintendencia de Banca y Seguros.
38. Compruebe si se gener la obligacin del pago de penalidades por
incumplimiento contractual y, de ser el caso, evale la
razonabilidad de las decisiones adoptadas al respecto y si se
aplicaron conforme a lo establecido en la legislacin vigente.
39. Revise si hubo adelantos y, de ser el caso, si:
Estuvieron previstos en las bases y/o contratos.
Los montos otorgados no excedieron lo establecido en las
bases y/o contratos.
Se otorgaron en la oportunidad establecida en las bases y/o
contratos.
Se otorgaron contra la presentacin de las garantas
respectivas.
Se amortizaron mediante descuentos proporcionales en cada
uno de los pagos parciales efectuados.
40. De haberse presentado ampliaciones de plazo, compruebe si stas
corresponden a causas atribuibles a la entidad o en su defecto
ocurrieron por caso fortuito o de fuerza mayor; y si fueron
invocadas aplicando los procedimientos previstos en la norma
vigente.
41. De ser necesario aplique procedimientos adicionales que considere
necesarios, de acuerdo a las circunstancias.
OBJETIVO ESPECIFICO 2.

Establecer que los contratos, rdenes de compra o de servicio


suscritos como resultado de los procesos de seleccin, contengan
las condiciones que garanticen la obtencin de los bienes y servicios
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en la calidad, oportunidad y costos adecuados.


Conformidad de la entrega del bien y de la prestacin del servicio
42. Compruebe si la recepcin y conformidad de los bienes y servicios,
cuentan con el informe del funcionario responsable del rea
usuaria y si, de ser el caso, confirm la calidad, cantidad y
cumplimiento de las condiciones y plazos contractuales; evale la
razonabilidad de las pruebas realizadas por ste, para tal efecto.
43. Compruebe si los bienes ingresaron fsicamente al almacn y
cuentan con el registro y control debido, para tal efecto, Revise si:
La fecha de ingreso, cantidad y concepto son concordantes
con los documentos sustenta torios de las compras (Orden de
Compra, Facturas, Gua Remisin).
Las salidas de los bienes fueron autorizadas y cuentan con
PECOSA u otro documento utilizado para tal fin.
44. Constate la existencia fsica del producto final que se esperaba
recibir como resultado de la prestacin de servicios.
45. Compruebe, de ser el caso, si los bienes recibidos vienen siendo
utilizados satisfaciendo la necesidad de su adquisicin.
46. Confirme si los pagos efectuados a los proveedores se
materializaron despus de ejecutada la prestacin y en la
oportunidad estipulada en el contrato, previa conformidad de la
prestacin respectiva.
47. Resuma los comprobantes de pago vinculados con las
prestaciones, considerando nmero, fecha, descripcin del gasto,
importe y de ser el caso: partida presupuestal y nmero de
cheque; y:
Constate que las cifras consignadas se encuentren
registradas en los documentos o registros contables
correspondientes.
Constate que cuenten con las autorizaciones y visaciones que
evidencien un adecuado nivel de autorizacin y control, por
parte de los funcionarios competentes.
Rastree que estn sustentados a travs de facturas, recibos
de honorarios, contratos, rdenes de compra de servicios u
otra documentacin necesaria por la naturaleza del gasto.
48.

De ser necesario aplique procedimientos adicionales que


considere necesarios, de acuerdo a las circunstancias.

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Huaraz, 22 de abril de 2014

______________________________
CPCC. Jorge Rojas Cceres
Supervisor

_________________________
CPC. Vanesa Alva Aparicio
Auditor Encargado

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