Base de datos relacionales:

En una computadora existen diferentes formas de almacenar informacin. Esto da lugar a

distintos modelos de organizacin de la base de datos: jerrquico, red, relacional y
orientada a objeto.
Los sistemas relacionales son importantes porque ofrecen muchos tipos de procesos de
datos, como: simplicidad y generalidad, facilidad de uso para el usuario final, perodos
cortos de aprendizaje y las consultas de informacin se especifican de forma sencilla.
Las tablas son un medio de representar la informacin de una forma ms compacta y es
posible acceder a la informacin contenida en dos o ms tablas. Ms adelante explicaremos
que son las tablas.

Las bases de datos relacionales estn constituidas por una o ms tablas que contienen la
informacin ordenada de una forma organizada. Cumplen las siguientes leyes bsicas:
Generalmente, contendrn muchas tablas.

Una tabla slo contiene un nmero fijo de campos.

El nombre de los campos de una tabla es distinto.

Cada registro de la tabla es nico.

El orden de los registros y de los campos no est determinados.

Para cada campo existe un conjunto de valores posible.

Diseo de las bases de datos relacionales
El primer paso para crear una base de datos, es planificar el tipo de informacin que se
quiere almacenar en la misma, teniendo en cuenta dos aspectos: la informacin disponible y
la informacin que necesitamos.
La planificacin de la estructura de la base de datos, en particular de las tablas, es vital para
la gestin efectiva de la misma. El diseo de la estructura de una tabla consiste en una
descripcin de cada uno de los campos que componen el registro y los valores o datos que
contendr cada uno de esos campos.
Los campos son los distintos tipos de datos que componen la tabla, por ejemplo: nombre,
apellido, domicilio. La definicin de un campo requiere: el nombre del campo, el tipo de
campo, el ancho del campo, etc.
Los registros constituyen la informacin que va contenida en los campos de la tabla, por
ejemplo: el nombre del paciente, el apellido del paciente y la direccin de este.
Generalmente los diferente tispos de campos que su pueden almacenar son los siguientes:
Texto (caracteres), Numrico (nmeros), Fecha / Hora, Lgico (informaciones lgicas
si/no, verdadero/falso, etc., imgenes.
En resumen, el principal aspecto a tener en cuenta durante el diseo de una tabla es
determinar claramente los campos necesarios, definirlos en forma adecuada con un nombre
especificando su tipo y su longitud.

Conceptos Bsicos:
Base de datos relacional. Conjunto de informacin relacionada entre s, referente a un
tema o propsito en particular. Los registros de los empleados, las listas de posibles clientes
y suministradores constituyen una base de datos.
Diseo de una Base de Datos Relacional:
Una base de datos bien diseada le brinda un completo acceso a la informacin deseada.
Con un buen diseo dedicar menos tiempo a crear la base de datos y obtendr resultados
ms exactos en menos tiempo
Para el diseo se deben seguir los siguientes pasos:
1. Determinar el propsito de la base de datos.
2. Determinar las tablas necesarias.
3. Determinar los campos necesarios en cada tabla.
4. Determinar las relaciones.
5. Refinar el Diseo.
Sugerencias para Determinar los Campos
Para determinar los campos se debe tener en cuenta lo siguiente:

Asegurarse de que cada campo de una tabla est directamente relacionado con el tema
de la tabla.
No incluir datos derivados o calculados.
Incluir toda la informacin que se necesite.
Almacenar la informacin en sus partes lgicas ms pequeas.

Campos de Clave Principal

La potencia de un sistema de gestin de Access surge de su capacidad para buscar, localizar
y combinar rpidamente informacin almacenada en distintas tablas para que Access
funcione eficientemente, cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o una serie
de campos que identifique inequvocamente cada fila o registro individual almacenado en la
tabla.
En la terminologa de base de datos, esta informacin identificadora se denomina clave
principal de la tabla, la cual permite asociar rpidamente datos de distintas tablas y poderlos
presentar conjuntamente.
Para elegir los campos de clave principal se debe tener en cuenta

Access no permite la existencia de valores duplicados o nulos en un campo de clave

principal.

Puede utilizar el valor del campo de clave principal para buscar registros, por lo que
dicho campo no debe ser demasiado largo, y si fcil de recordar y escribir por lo que
puede convenir que tenga un nmero limitado de letras o dgitos o que est dentro de un
determinado rango.
El tamao de la clave principal influye en la velocidad de las operaciones en la base de
datos por lo que para un mximo rendimiento, utilice el menor tamao posible para que
quepan los valores a almacenar en el campo.

Determinar las Relaciones:

Access es un sistema de administracin de base de datos relacionales lo que significa que es
posible almacenar datos relacionados en distintas tablas de la base de datos.
Tipos de relaciones entre tablas
Tipo ms frecuente de relacin, en esta relacin un registro de la tabla A puede
tener ms de un registro coincidente en la tabla B, pero un registro de la tabla B
Relaciones
tiene como mximo un registro coincidente en la tabla A, ejemplo: las tablas
Unos
a
FACTURAS que se relacionan por el campo ID de la factura que es la clave
Varias
externa en una relacin UNO A VARIOS puede ser o no campo de la clave
principal en la tabla que representa a varios.

Relaciones
Varios
Varios

Un registro de la tabla A puede un registro coincidente en la tabla B y viceversa,

para detectar esta relacin obsrvela en dos sentidos, por ejemplo: examine la
relacin pedidos y productos. Un pedido puede incluir ms de un producto y un
a producto puede aparecer en varios pedidos, para resolver este problema la regla
a seguir es crear una tercera tabla que rompa esta relacin que incluira la clave
principal de cada una de las dos tablas anteriores como clave principal en esta
tabla que garantiza un valor nico para cada registro.

Un registro de la tabla A no puede tener ms de un registro coincidente en la

tabla B y viceversa. Este tipo de relacin es poco frecuente y ocurre al aplicar
Relacin
tcnicas de desnormalizacin, cuando una tabla es muy grande y se divide en
Uno a Uno dos, o cuando la informacin de algunos campos tiene un tiempo de vida til
limitado o cuando esa misma informacin solo la utilizan un grupo limitado de
registros.

Uso De Complementos:
Complementos que realizan funciones especiales

Documentador de Base de Datos:Imprime un listado del contenido de toda una Base de

Datos y las definiciones de los objetos de la misma que se seleccionen. Por ejemplo: se
le puede imprimir una lista de todos los controles y formularios.

Administrador de Adjuntos:Actualiza los vnculos con tablas adjuntas que se han

movido o cuyo nombre se ha modificado.

Importar Base de Datos:Importa todos los objetos de otra Base de Datos Access.

Generador de Mens:Ayuda a crear un sistema de mens personalizado para una

aplicacin.

Administrador de Complementos:Instala, elimina, personaliza y administra los

complementos.

Compactar una Base de datos:

Cuando se hacen cambios en una Base de Datos, tambin se pueden agregar y eliminar
objetos. Con este proceso puede fragmentarse y utilizar el espacio de forma no ptima. Las
bases de datos deben compactarse peridicamente con el fin de desfragmentar el archivo.
Debe cerrarse una base de datos antes de compactarla, puede sobreescribirla o crear un
archivo distinto.
Codificar una Base de Datos:
Permite que un archivo de Base de Datos Access sea completamente ilegible desde
cualquier otra aplicacin como puede ser un editor de texto esta caracterstica forma
parte de la seguridad de Access.
Recuperar una Base de Datos:
Si Access se cierra de forma inesperada, por ejemplo: debido a una cada de corriente, la
base de datos puede quedar daada, para poder utilizarla es necesario repararla, tambin es
necesario cuando Access tenga un comportamiento impredecible al manipular una base de
datos (MDB).