Etapa de Mejoramiento Continuo y Sostenibilidad

Objetivo

? Que Resultados se esperan al final de esta

etapa?

Fases

Alcanzar niveles ms altos de

eficiencia y eficacia con el fin
de promover la competividad
y/o bienestar de la ciudadania

1. Planidificacin

Darle Continuidad al conjunto

de actividades articuladas
entre s a fin de garantizar la
calidad
y/o
productos
generados por el proceso de
simplificacin.

1. Documentacindel
simplificacin.

2. Ejecucin
3.Verificacin de la consecucin de
logros.
4. Seguimiento y Mejoramiento

proceso de

Se incorporan prcticas y herramientas de

mejora continua en el Plan Operativo
Institucional y otras orientadas a la
sostenibilidad de los procesos de reforma.

Se expide una norma que reglamente este

procedimiento el cual debe adaptarse al
MAPRO y/o TUPA de la entidad u otros
instrumentos de gestin.

Etapa de Seguimiento y Evaluacin

Objetivo

Fases

? Que Resultados se esperan al final de esta

etapa?

Verificacin constante de las

actividades y el cumplimiento
de los objetivos de cada etapa
del mismo fin a fin de optimizar
la gestin del proceso.

Diseo y ejecucin de un Plan de

Seguimiento
y
Evaluacin
(
Con
cronograma y plazos para dicho plan)

Se realizan las medidas coorectivas para

optimizar los resultados esperados del
proceso de simplificacin.

Establecer las herramientas apropiadas

para efectuar la recopilacin de datos e
identificar los recursos necesarios.

Se realizan las siguientes evaluaciones : ex

ante , intermedia y ex post.

Difundir los resultados del

Seguimiento y Evaluacin.

Plan

de

Etapa de Implementacin
Objetivo
Poner en marcha la propuesta
diseada.

? Que Resultados se esperan al final de esta

etapa?

Fases
Capacitacin
especfica a
involucradas

y
sensibilizacin
todas las areas

Se cuenta con un equipo capacitado y

sensibilizado al procedimiento rediseado.

Aprobacin del marco normativo del

proceso rediseado

Se cuenta con el marco normativo necesario

para la implementacin de del procedimiento
rediseado.

Adecuacin de ambientes y difusin

de caractersticas

Se cuenta con un ambiente adecuado para la

implementacin del procedimiento rediseado.

Difusin masiva
emprendida

Se cuenta con un pblico informado acerca del

nuevo procedimiento.

de

la

reforma

Etapa de Rediseo
Objetivo
Simplificar el procedimiento
lo ms posible, con la
menor cantidad de pasos,
recursos y requisitos, pero
manteniendo la seguridad y
control necesario de tal
manera que cumpla con los
objetivos para el que fue
creado

Fases

? Que Resultados se esperan al final de esta

etapa?

Anlisis del procedimiento

Se ha analizado el procedimiento y detectado

que actividades son innecesarias.

Rediseo

se cuenta con
procedimiento.

Modificacin o Elaboracin del

marco normativo que regule el
procedimiento rediseado

Se cuenta con una norma legal que documente el

procedimiento rediseado.

Propuesta de acondicionamiento
de la infraestructura y el
equipamiento.

Se
cuenta
con
una
propuesta
de
acondicionamiento de la infraestructura y del
equipamiento que ayude a la simplificacin del
procedimiento.

Propuesta de Rediseo de costos

Se cuenta con el costeo del nuevo procedimiento.

Propuesta de fortalecimiento de
capacidades

Se cuenta con un plan de capacitacin para que

los administradores del proceso adquieran mayores
y/o nuevos conocimientos y habilidades necesarios
para operar el nuevo procedimiento.

el

esbozo

del

nuevo

Etapa de Diagnstico
Objetivo

Fases

? Que Resultados se esperan al final de esta

etapa?

Contar con una visin integral

de
la
problemtica
del
procedimiento y abordar la
estrategia con un efoque
sistmico.

Caracterizacin del procedimiento y

herramienta a utilizar

Se cuenta con un descrpcin detallada del

procedimiento a simplificar

Diagstico legal

Se ha identificado cul es el conjunto de normas

que rigen el procedimiento actual y analizado
cules deben modificarse.

Diagstico de
infraestructura

equipamiento

Diagstico de costos

Mapeo de las capacidades

Recursos Humanos

Se cuenta con informacin detallada sobre la

infraestructura y equipamiento utilizado para
llevar a cabo el procedimiento.
Se cuenta con informacin sobre costos directos
identificables y costos directos no identificables del
procedimiento.

de

Se ha identificado las capacidades del personal

involucrado con el prodecimiento para poder
aprovechar sus habilidades en el proyecto de
simplificacin.

Presentacin de resultados al Comit

de Direccin del Proceso de
Simplificacin

Se cuenta con el respaldo del Comit Directivo

para iniciar la simplificacin.

Etapa Preparatoria
Objetivo

Fases

? Que Resultados se esperan al final de esta

etapa?

Planificar el proceso a
desarrollar y delimitar su
alcance.

Identificacin y Conformacin del

Equipo.

Se cuenta con un equipo responsable, preparado

para llevar adelante el proceso.

Sensibilizacin de la Entidad.

Se cuenta con una entidad consciente de la

importancia del proceso.

Identificacin y priorizacin de los

procedimientos a simplificar.

Se cuenta con una lista de procedimientos

identificados y priorizados.

Identificacin
involucrados.

de

los

actores

Se ha identificado a los actores relacionados

directa e indirectamente con los procedimientos a
simplificar, a efectos de conocer quienes pueden
ser aliados o no del proceso.

Elaboracin del Plan de Trabajo

del proceso de simplificacin.

Se cuenta con un Plan de Trabajo que contiene el

detalle de las actividades a realizar, los
responsables, los tiempos estimados y los recursos
necesarios.

ETAPAS DE LA SIMPLIFICACION ADMINISTRATIVA

Etapa Preparatoria

Etapa Diagnstico

Objetivo: Planificar el
proceso a desarrollar y
delimitar su alcance.

Objetivo: Contar con una visin integral

de la problemtica del procedimiento y
abordar la estrategia con un efoque
sistmico.

Etapa Rediseo

Fases / resultado
Fases
Identificacin
y Caracterizacin del procedimiento y
1 Conformacin del Equipo herramienta a utilizar

Sensibilizacin
2 Entidad.

de

Identificacin de los
actores involucrados

equipamiento

Diagstico de Costos

Elaboracin del Plan de Mapeo de las capacidades de Recursos

Trabajo del proceso de Humanos
simplificacin.

Presentacin de resultados al Comit de

Direccin del Proceso de Simplificacin

Etapa Seguimiento
y Evaluacin

Etapa Mejoramiento
Continuo y sostenibilidad

Objetivo: Simplificar el procedimiento lo ms posible, Objetivo:

Poner
en
con la menor cantidad de pasos, recursos y requisitos, marcha la propuesta
pero manteniendo la seguridad y control necesario de diseada.
tal manera que cumpla con los objetivos para el que
fue creado
Fases
Anlisis del procedimiento

la Diagstico legal

Identificacin y prioritaria Diagstico

de
los
trmites
a infraestructura
3 de
simplificar

Etapa Implementacin

Fases
Capacitacin y
sensibilizacin
especfica a todas las
areas involucradas

Rediseo

Aprobacin del marco

normativo del proceso
rediseado

Modificacin o Elaboracin del marco normativo que

regule el procedimiento rediseado

Adecuacin de
ambientes y difusin de
caractersticas

Propuesta de acondicionamiento de la infraestructura y

el equipamiento.

Difusin masiva de la
reforma emprendida

Propuesta de nuevo costeo

Propuesta de fortalecimiento de capacidades

Presentacin al Comit de Direccin del Proceso de

Simplificacin

Elaboracin de la Propuesta Final

Fases

Fases

Cuadro 02 Etapas, objetivos, fases y resultados esperados de un proceso de Simplificacin Administrativa

ETAPAS

Objetivo

Etapa Preparatoria

Fases

1, Identificacin y Conformacin del Equipo.

? Que Resultados se esperan al final de esta etapa?

Se cuenta con un equipo responsable, preparado para llevar
adelante el proceso.

1,1 Comit de Direccin de Simplificacin Administrativa

Planificar el proceso a desarrollar y
delimitar su alcance.

1,2 Equipo de Mejora Continua

Se cuenta con una entidad consciente de la importancia del

proceso.

2, Capacitacin y sensibilizacin de la Entidad.

Se cuenta con una lista de procedimientos identificados y
2,1 Realizacin de Talleres de sensibilizacin, sobre la priorizados.
importancia de la simplificacin administrativa, el servicio al
ciudadano y la gestin del cambio.

2,2 Realizacin de talleres de capacitacin en los temas de

Metologa de Determinacin de Costosde los Procedimientos
Administrativosy Servicios prestados en Exclusividad.

3, Identificacin y priorizacin de los procedimientos a Se ha identificado a los actores relacionados directa e

simplificar.
indirectamente con los procedimientos a simplificar, a
efectos de conocer quienes pueden ser aliados o no del
proceso.
3,1 Identificar el universo de procedimientos
3,2 Eliminar procedimientos
3,3 Priorizar procedimientos administrativos a simplificar.
3,4 Elegir un primer procedimiento a ser simplificado

4, Identificacin de los actores involucrados

Se ha identificado a los actores relacionados directa e

indirectamente con los procedimientos a simplificar, a efectos de
conocer quienes pueden ser aliados o no del proceso.

Se cuenta con un Plan de Trabajo que contiene el detalle de las

5, Elaboracin del Plan de Trabajo del proceso de
actividades a realizar, los responsables, los tiempos estimados y los
simplificacin.
recursos necesarios.

1, Caracterizacin del procedimiento y herramienta a Se cuenta con un descrpcin detallada del procedimiento a
simplificar
utilizar
1,1 Recorrido Fsico
Contar con una visin integral de la
problemtica del procedimiento y 1,2 Construccin de la Tabla ASME-VM.
abordar la estrategia con un efoque
sistmico.
1,3 Construccin del Diagarma de Bloques

2,Diagstico legal

Se ha identificado cul es el conjunto de normas que rigen el

procedimiento actual y analizado cules deben modificarse.

3, Diagstico de equipamiento e infraestructura

Se cuenta con informacin detallada sobre la infraestructura y

equipamiento utilizado para llevar a cabo el procedimiento.

4, Diagstico de costos

Se cuenta con informacin sobre costos directos identificables y

costos directos no identificables del procedimiento.

5, Mapeo de las capacidades de Recursos Humanos

Se ha identificado las capacidades del personal involucrado con el

prodecimiento para poder aprovechar sus habilidades en el
proyecto de simplificacin.

Etapa de Diagnstico

6,Presentacin de resultados al Comit de Direccin del Se cuenta con el respaldo del Comit Directivo para iniciar la
simplificacin.
Proceso de Simplificacin