20120131090108

LE DOSSIER DU PERSONNEL, SOURCE DINFORMATION
POUR LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :

CAS DE LOFFICE REGIONAL DE MISE EN VALEUR
AGRICOLE DU TAFILALET
Moulay Abdellah Bahedi
Informatiste spcialis
Rsum
La prsente tude a pour objectif la proposition dun systme de gestion
des dossiers du personnel au sein de lORMVA du Talalt (ORMVA/TF),
pour une gestion saine, rationnelle et moderne de linformation issue de
ces dossiers ayant un impact direct sur la fonction gestion des ressources
humaines.
Trois principaux objectifs ont t retenus pour cette tude, savoir :
tude de lexistant en matire de cration dexploitation et de
conservation du dossier du personnel ;
tude et analyse des besoins des utilisateurs et du processus de
cration et dutilisation des pices constituant le dossier du personnel au
niveau des entits productrices et utilisatrices de son contenu ;
proposition des lments dune politique de gestion rationnelle des
dossiers du personnel.
An datteindre les objectifs prcits, diffrentes techniques de recueil
de linformation et des donnes ont t associes. Il sagit de lenqute sur
le terrain, lanalyse documentaire et linventaire ou recensement en
archivistique. Ainsi, quatre instruments de collecte de donnes ont t
utiliss : deux questionnaires, un guide dinterview, une grille
dobservation et un formulaire dinventaire.
Le diagnostic approfondi effectu au sein des diffrentes entits du
Service administratif et nancier, de lAgence comptable et du service du
matriel ainsi que ltude dtaille des diffrentes composantes du dossier
du personnel nous ont permis de mieux cerner les lments ncessaires
pour la proposition dune politique rationnelle et adapte de gestion et
dexploitation du dossier du personnel.
Dans le contexte de la modernisation de lEtat et du dveloppement des

nouvelles technologies de linformation et de la communication la gestion
des ressources informationnelles est devenue un lment stratgique et
dterminant pour soutenir la qualit des services aux citoyens, lefficacit de
ladministration publique et des gestionnaires. Elle contribue aussi rpondre
aux exigences que posent la lgislation et la rglementation quant laccs,
la scurit et la protection de linformation (1). Conscients de cette
importance, les dcideurs au sein des organismes publics, semi-publics et
privs ont introduit dans leurs procdures de gestion de linformation
administrative des pratiques managriales et archivistiques.
Avec la mondialisation de lconomie et louverture du Maroc la
comptition internationale, dimportantes rformes sont actuellement
engages pour ajuster lorganisation et les missions des administrations
publiques au nouveau rle de lEtat. Cest dans cette optique que sinscrit le
Pacte de bonne gestion initi par le Gouvernement dalternance et qui
sarticule autour des axes suivants :
lengagement de rendre plus rationnelle la gestion publique ;
lengagement douvrir ladministration sur son environnement par une
politique de communication qui vise la transparence et le rapprochement vis-vis du citoyen (2).
Mais la russite de ce projet de modernisation dpendra de la capacit des
administrations et des responsables a mobiliser et librer leurs potentialits.
Elle appelle galement ladhsion de toutes les ressources humaines des
diffrents dpartements ministriels. Lesquelles furent depuis longtemps
considres comme un cot supporter par ladministration, et
quaujourdhui, elles sont perues comme un vritable investissement quil
faut constamment valoriser afin den tirer le meilleur avantage (3).
Blanger, en empruntant un cheminement propre la thorie des systmes
dfinit la gestion des ressources humaines comme : un sous-systme du
(1) Sylvain, Sncal, Archives, vol. 32, n3 et 4, 2000-2001, p. 12-13.
(2) Le pacte de bonne gestion , in Management public, Revue de lObservatoire marocain
de ladministration publique, n1, mai-juin-juillet 1999, p. 5.
(3) Ourzik, Abdelouhed, La gestion des ressources humaines dans ladministration publique :
la pratique et les perspectives , Actes de la table ronde organise par le ministre des Affaires
administratives, Rabat, 6-7 juin 1997, p. 11.
RESI n14, dcembre 2004
Le dossier du personnel, source dinformation pour la gestion des ressources
processus de gestion qui reprend lensemble des activits dordre

oprationnel (planification, acquisition et conservation des effectifs) et dordre
nergique (cration dun climat organisationnel satisfaisant et valorisant) qui
utilisent des ressources humaines, financires, et informationnelles en vue de
fournir a lensemble de lorganisation des ressources humaines disponibles,
productives, relativement stables et satisfaites . Ainsi le management
stratgique des ressources humaines est un systme permettant (4)
lentreprise ou lorganisation de disposer tout moment dans lavenir des
ressources dont elle a besoin en quantit et en qualit pour atteindre ses
objectifs (5).
Les offices rgionaux de mise en valeur agricole, parmi eux lORMVA/TF
sont chargs dexcuter dans leur zone daction la politique agricole
nationale. Pour accomplir leur mission de dveloppement, ils comptent, entre
autres, sur leurs ressources humaines et informationnelles. En effet, le
principe fondamental de la gestion des ressources humaines dans les offices
doit viser passer dune gestion administrative des personnels a une gestion
stratgique des ressources humaines. Cette dmarche nest pas un simple
exercice de style mais un nouvel tat desprit qui vise revaloriser la gestion
des hommes reconnue comme premire ressource de ladministration et quil
faut donc traiter comme un capital prcieux prserver, dvelopper et
mobiliser au service des objectifs globaux de dveloppement des offices.
La gestion des ressources humaines est aujourdhui place au centre des
proccupations de lORMVA/TF. Le Service administratif et financier (SAF)
responsable de la gestion des ressources humaines a pour mission de
concevoir et de mettre en uvre la gestion stratgique des ressources
humaines en liaison troite avec tous les responsables administratifs et
techniques ainsi quavec les reprsentants du personnel (6). Tout recrutement
dun agent ou sa prise en charge lOffice donne obligatoirement lieu la
cration au niveau de la section fichier dun dossier individuel du personnel.
(4) Belanger, L., Gestion des ressources humaines : une approche systmique, Qubec, Gatan
Morin, 1978, p. 37.
(5) Egg, G., Quels rfrentiels pour le management stratgique des ressources humaines , in
ISEOP : lAudit social au service du management des ressources humaines, Economica, 1994,
p. 30.
(6) Price Waterhouse, Diagnostic du systme de gestion de lORMVA du Talalet, 1995,
p. 45.
10
Ce dossier est la mmoire dans laquelle sont consignes toutes les

informations et donnes relatives la carrire et aux diffrents vnements de
la vie active dun agent.
En effet, le dahir n 1-58-008 du 4 chaabane 1377 (24 fvrier 1958) portant
statut gnral de la fonction publique stipule qu un dossier individuel sera
tabli pour chaque fonctionnaire. Dans ce dossier seront enregistres,
numrotes et classes sans discontinuit toutes les pices concernant son tat
civil, sa situation de famille et sa situation administrative (7).
Le dossier du personnel dot dune valeur administrative, probante et de
tmoignage, est constamment sollicit par les diffrentes sections du SAF.
Cependant, lorganisation actuelle de son contenu, telle que nous lavons
constat lors de notre sjour pendant deux annes la tte du bureau du
personnel de lOffice, ne permet pas un accs rapide linformation et ne
permet pas un classement ais des pices. Cette situation est due notamment
aux facteurs suivants :
labsence dune rglementation rgissant la production, lutilisation et la
conservation du DP ;
les dossiers du personnel sont des dossiers non normaliss qui ont un
urgent besoin dtre agencs ;
la mconnaissance de la typologie des documents les constituant ;
les conditions de travail et de conservation des dossiers au niveau de la
section fichier du personnel ne rpondent pas aux normes archivistiques.
Lorganisation actuelle des dossiers engendre donc des difficults de
reprage des documents et de linformation et une perte considrable de
temps ayant pour principaux corollaires le retard au niveau : de llaboration
de la loi-cadre de ltablissement du budget de fonctionnement de lOffice ;
de la rponse aux dolances du personnel du suivi de la carrire du
personnel et affecte dune manire gnrale le processus de prise de dcision.
Selon Roberge, le systme de gestion de linformation administrative doit
avoir une fonction clairement dfinie : il sinsre dans la chane :
information dcision action, principe de gestion qui veut que les
(7) Dahir n 1-58-008 du 4 chaabane 1377 (24 fvrier 1958) portant statut gnral de la
fonction publique (BO n2372 du 11 avril 1958, p. 631).
11
documents administratifs soient identifis et organiss pour donner un accs

rapide et rentable au maximum dinformation administrative, quelle soit
active, semi-active ou essentielle, susceptible daider prendre des dcisions
claires (8).
La proccupation majeure de notre tude est donc de dcouvrir si les
dossiers du personnel accomplissent convenablement leurs fonctions
principales et si le systme actuel dorganisation et de gestion des dossiers du
personnel permet a ces derniers de remplir la mission qui est la leur, savoir :
contribuer lefficacit de laction de la fonction gestion des ressources
humaines dans le suivi du parcours administratif et de lamlioration des
comptences du potentiel humain de lORMVA/TF, et dtre une information
disponible et facilement accessible pour les gestionnaires.
ETUDE DE LEXISTANT ET DE LA GESTION DES DOSSIERS DU

PERSONNEL ET DE LEUR CONTENU AU SEIN DE LORMVA/ TF
Les rsultats obtenus grce aux diffrentes mthodes de recherche
effectues au niveau du Service administratif, de lAgence comptable et du
Service du matriel de lORMVA/TF sont rsums comme suit :
Organisation des dossiers du personnel et des archives de la FGRH

Linventaire effectu au niveau de lOffice nous a permis de dcouvrir que
le Service administratif et financier possde un volume important darchives
de la fonction gestion des ressources humaines et des dossiers du personnel
ayant besoin dtre traits, classs et organiss selon les nouvelles techniques
de gestion des archives.
Lanalyse de la situation des archives au sein de lOffice a mis en lumire
labsence de structures rglementaires et linsuffisance des moyens humains
et matriels. Elle a galement mis en exergue labsence de procdures
rationnelles de gestion des archives. Lenqute, quant elle, a rvl
lexistence dun personnel affect dune manire bnvole la gestion des
(8) Roberge, Michel, La gestion de linformation administrative : application globale et

systmatique, Qubec , Documentor, 1992, p. 125.
12
archives relatives la gestion des ressources humaines et des dossiers du

personnel.
Les locaux utiliss sont peu adapts pour la conservation des dossiers du
personnel. La consultation des diffrents meubles durant lopration de
recensement a permis de constater lencombrement et lentassement des
dossiers au sein de la majorit de ces meubles. Le matriel et les logiciels
informatiques sont exploits pour des oprations de traitement de texte, pour
llaboration du budget de fonctionnement et pour le dveloppement de
quelques applications de faible porte. Ils ne sont pas encore utiliss pour la
gestion des archives ou des dossiers du personnel.
Les entits administratives du SAF de lORMVA/TF disposent darchives et
de dossiers appartenant aux trois stades : actif, semi-actif et inactif. Notre
passage au niveau des bureaux nous a permis de constater que certaines
entits gardent au sein de leur bureau une quantit importante des archives
inactives. La part des archives intermdiaires et dfinitives de la fonction
gestion des ressources humaines est dominante, avec un taux de 73,52 %.
Cette situation va lencontre de larchivage adquat o la, part de ces
archives ne doit pas excder 20 40 %, et celle des archives courantes de 30
50 % (9).
Gestion et exploitation des dossiers du personnel et des archives de la

FGRH
Le diagnostic effectu au niveau de lORMVA/TF a permis didentifier les
pratiques en cours et de relever les modes suivis en matire dorganisation et
de gestion des archives et des dossiers du personnel. Il a galement permis de
rvler, pour la majorit des enquts, labsence de professionnalisme en
matire de procdures de traitement utilises pour les archives. Ceci a
vraisemblablement des rpercussions ngatives sur la gestion de linformation
de la FGRH.
(9) Marcel, R. et Mark, L., The fundamentals of records management . Ofces systems, 98
vol. 16, n1, 1999. Disponible : http:/www.DialogClassic.htm1.htm
13
Classement des archives et des dossiers du personnel

Selon Couture (10), lobjectif ultime du classement est de faciliter le
reprage de linformation que contiennent les documents darchives et, ce
faisant, permettre de mieux apprhender le contexte de fonctionnement de la
personne physique ou morale concerne. Au fait, un bon classement
constitue le moyen adquat pour le reprage du dossier et de linformation
quil renferme. A cet effet, le systme adopter au niveau de toute
administration doit tre clair, facile appliquer et uniforme.
Lenqute mene lORMVA/TF fait constater la prdominance du
classement chronologique pour la majorit des entits administratives ayant
fait lobjet de lenqute. Ce systme est utilis pour le classement des dossiers
collectifs du personnel, des correspondances et des dossiers ayant des
rpercussions comptables. Le classement alphabtique est utilis pour les
dossiers individuels du personnel. Nous avons galement constat
lassociation des deux systmes.
Les instruments de recherche
Les instruments de recherche reprsentent le point daccs aux dossiers
darchives. Ils sont sollicits chaque fois quune demande dinformation ou de
documents est formule par les gestionnaires ou les utilisateurs. Au niveau de
lOffice :
leur usage est limit la Section fichier et gestion des carrires ;
ils sont conus des fins autres que celles du reprage des DP et des
archives ;
les Fiches analytiques sont exclusivement utilises dans le cadre des
activits relatives la gestion des carrires.
La communication des dossiers du personnel de lORMVA/ TF
La communication ou diffusion, terme plus adapt larchivistique selon
Couture (11) pourrait se dfinir comme tant laction de faire connatre, de
mettre en valeur, de transmettre et/ou de rendre accessible une ou des
(10) Couture, Carol (et collaborateurs), les Fonctions de larchivistique contemporaine,
Qubec, PUF, 1999, p. 18.
(11) Couture, Carol, op. cit., p. 22.
14
informations contenues dans des documents darchives des utilisateurs

(personnes ou organismes) connus ou potentiels pour rpondre leurs
besoins spcifiques . En effet : Ce nest pas une fin en soi dacqurir, de
traiter et de conserver des archives. Lobjectif ultime de larchiviste est de
rendre accessibles et de prparer une diffusion les informations quelles
renferment [...] elles ne pourront jouer pleinement leur rle que si elles sont
adquatement diffuses (12). La diffusion des archives doit aussi prendre en
compte tout ce qui concerne la lgislation et la rglementation en matire
daccs et de protection de linformation, telles que les lois daccs
linformation ou celles rgissant la protection des renseignements personnels.
Au niveau de lORMVA/TF, laccs aux dossiers du personnel et la
diffusion de leur contenu se heurtent plusieurs difficults :
Les difficults daccs aux dossiers du personnel et leur contenu
Parmi les motifs cits par les rpondants, labsence dune rglementation
rgissant laccs aux dossiers du personnel vient en premire position avec
32 rpondants ayant rvl quelle est trs importante pour rglementer et
faciliter laccs aux dossiers du personnel et leur contenu.
Labsence ou la raret des instruments de recherche vient en deuxime
position avec 28 rpondants qui ont dclar quelle est galement trs
importante. Lorganisation interne des dossiers du personnel a occup aux
yeux des rpondants la troisime position, avec le mme degr dimportance
que les deux motifs prcdents.
Rglementation de la communication des dossiers du personnel
Au niveau de lORMVA/TF, et linstar de la plupart des administrations
marocaines, le processus de communication et daccs aux archives et leur
contenu nest encore soumis une rglementation ou norme archivistique.
Malgr labsence dun texte rglementaire, la consultation des dossiers est
limite aux gestionnaires : chef du SAF et du Bureau du personnel et aux
chefs des sections concernes : accs slectif et limit aux documents
(12) Couture, Carol et Rousseau, Jean-Yves, Les archives au 20e sicle : une rponse aux
besoins de ladministration et de la recherche , Montral, univ. de Montral, 1982, p. 257.
15
spcifiques pour chaque cas. Elle se fait sur place. Le personnel concern
peut galement consulter sur place une ou plusieurs pices de son dossier ou
recevoir une copie certifie conforme loriginal, sans avoir laccs direct
lintgralit de son dossier. Par contre, la communication des dossiers du
personnel et de leur contenu des usagers autres que le personnel ou les
gestionnaires nest pas admise.
Contrle de la circulation des dossiers du personnel et de leur contenu
Selon Roberge (13), le contrle de la circulation des documents darchives
est un systme qui permet en tout temps la localisation des documents
ncessaires au travail du personnel dun organisme afin dy avoir accs
rapidement.
Au niveau de lORMVA/TF, lenqute a rvl que la circulation des
dossiers du personnel ou des pices entre la Section fichier et les autres
sections du SAF ou lAgence comptable se fait gnralement par cahier
navette ou bordereau denvoi, qui constituent le seul moyen de contrle de
ladite circulation. Labsence dun systme et de rgles claires et prcises
daccs aux dossiers du personnel engendre la perte, le dclassement, le
retard dans la restitution des documents et la confusion dans les
responsabilits en cas de perte ou dgarement dun document.
Le tri et llimination des dossiers du personnel
La politique de triage et dlimination des documents constitue lun des
principaux maillons de la chane darchivage. Elle constitue les indicateurs
dun bon systme de documents administratifs qui se rgnre et se
congestionne. Selon Charmand (14), elle consiste dterminer le sort des
documents partir de leur valeur administrative, financire et fiscale, lgale,
probatoire, dinformation et de recherche, prsente et future.
A cause de labsence de calendrier de conservation et de textes rgissant
le tri et llimination des archives, la Section fichier procde son niveau
llimination des doubles et dune partie des pices primes et procde
annuellement leur remplacement (certificats de vie collectifs, extraits dacte
(13) Roberge, M., la Gestion des documents administratifs, op. cit., p. 177.
(14) Charman, D., Recensement des archives courantes et tableaux de tri , une tude
RAMP, accompagne de principes directeurs, Paris, UNESCO, 1980, p. 55.
16
de naissance des enfants et leurs certificats de scolarit). Les principales

raisons avances sont celles relatives lencombrement des dossiers et la
premption des pices. Les dossiers du personnel sont ainsi gards dans leur
intgralit au niveau du Bureau du personnel. Concernant les dossiers du
personnel ray des cadres, ils sont gards au niveau du Bureau du personnel
au moins trois annes aprs le dpart de lagent, dans les classeurs des
dossiers du personnel en activit et ce, avant leur versement la Section
fichier et gestion des carrires.
La forme de conservation propose est le papier, en prconisant de garder
lintgralit du dossier dans des botes darchives de format normalis ou sous
format numrique, tout en informatisant la gestion des dossiers.
Les conditions de conservation des dossiers du personnel et des archives
Le passage au niveau des diffrents locaux rservs la conservation des
archives de la fonction gestion des ressources humaines de lORMVA/TF a
rvl que les dossiers du personnel du SAF et ceux dupliqus au niveau de
lAgence comptable sont conservs dans des conditions relativement bonnes
par rapport celles des autres archives gardes au niveau des diffrentes
sections. Par contre, les conditions de conservation des archives verses au
dpt darchives ne sont pas bonnes, car les oprations concernant le traitement
des archives nobissent pas encore aux normes en vigueur dans le domaine.
Aprs avoir trait les aspects en relation directe avec lorganisation externe
des dossiers du personnel et des archives de la fonction gestion des
ressources, nous allons prsenter lorganisation interne du dossier du
personnel, en procdant une analyse critique de son contenu.
Description analytique du contenu du dossier du personnel au niveau de
lORMVA/ TF
Le dossier individuel du personnel est constitu dune grande chemise
suspendue en carton fort pli en deux, de format standard (24 x 32) muni de
quatre crochets en plastique et dun porte-tiquette latral qui sert indiquer
le nom de lemploy et son numro-matricule. Chaque dossier comprend les
cinq sous-dossiers suivants :
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1er sous-dossier : pices dtat civil

Dossier de recrutement
Formation continue ou diplmante
2e sous-dossier : Affectation, avancement, promotion
3e sous-dossier : Bulletin de notes :
Bulletin de fin de stage
Bulletins de notation.
4e sous-dossier : Discipline
5e sous-dossier : Correspondances diverses
La majorit des gestionnaires concerns ont rpondu que lorganisation
interne des dossiers du personnel revt une grande importance, mais ils ont
dclar avoir des difficults daccs leur contenu.
Lamlioration de la gestion et de lexploitation des dossiers du personnel
doit prendre en compte lensemble des actions prcites en visant la mise en
place dun nouveau systme de gestion ayant pour principal objectif la
satisfaction des utilisateurs en terme daccs rapide aux dossiers et
linformation quils contiennent.
ANALYSE DES BESOINS DES ENTITES PRODUCTRICES ET

UTILISATRICES DU CONTENU DU DOSSIER DU PERSONNEL DE
LORMVA/ TF
Un systme de gestion des archives est toujours mis en place pour ses
utilisateurs (15). Leurs besoins varient selon les diffrents types dinformation
de lorganisation : linformation pour le soutien la prise de dcision,
linformation administrative pour le soutien aux activits et linformation
oprationnelle pour les activits spcifiques de lorganisation (16).
Nous avons ainsi, pris soin dans le cadre de notre tude de toucher tous
les intervenants dans la gestion des dossiers du personnel et des archives de
la FGRH au niveau de lORMVA/TF.
(15) Loranger, Richard, Linformation stratgique. Un nouveau champs dintervention ,
Archives, vol. 23, n4, p. 33.
(16) Loranger, Richard, op. cit., p. 35.
18
Les utilisateurs du dossier du personnel et de son contenu

Ltude a rvl lexistence de deux catgories dutilisateurs, les
utilisateurs internes et les utilisateurs externes :
Lenvironnement interne du dossier du personnel est compos de quatre
catgories dutilisateurs, dont les principaux sont constitus par les diffrentes
sections du SAF. Ces utilisateurs ont des liens caractriss par des flux de
diverses natures (production ou utilisation) permanents et durables avec le
dossier du personnel. Lenvironnement externe est principalement constitu
du ministre de tutelle et de trois autres ministres en plus des organismes de
retraite, de mutuelle et de crdit. Ces organismes sont galement lis au
dossier du personnel par des relations durables qui se manifestent par des flux
de diverses natures (contrle et visa, assistance et conseil...).
Lutilisation et lexploitation des dossiers du personnel

Au niveau de lOffice, le SAF et ses diffrentes sections uvrent ensemble
pour accomplir les principales fonctions de la gestion des ressources
humaines. Linformation issue du dossier du personnel est utilise pour la
gestion quotidienne des affaires des ressources humaines de lOffice et pour
llaboration des tudes rtrospectives et prospectives. En effet, les documents
des ressources humaines correspondent essentiellement aux types de
documents ncessaires la gestion des recrutements, lvaluation et la
gestion des carrires, la gestion des effectifs des postes et profils, la
mobilit, la discipline, aux congs, la formation et au perfectionnement et
la gestion de la rmunration du personnel et des indemnits et charges
caractre social. Ils comprennent galement les documents ncessaires la
gestion de leurs devoirs dans les relations qui les unissent lOffice et la
gestion du bilan social. Linformation issue de ces documents est utilise
pour :
la gestion des lments stables et variables ncessaires pour
ltablissement de la paie, des primes et des rappels ;
llaboration des tableaux des avancements et des promotions ;
ltablissement de projections des effectifs avec planification des
besoins ;
llaboration de la loi cadre et du budget de fonctionnement ;
19
le suivi des congs, des accidents de travail et des absences, etc. ;

la constitution dun historique des vnements de la carrire (fonctions
occupes, notations, sanctions, interruption de service, etc.) ;
ltablissement et le suivi des avancements dchelon et dchelle ;
la fourniture des informations ncessaires la comptabilit budgtaire,
gnrale, analytique et prvisionnelle ;
la production des statistiques ncessaires la ralisation du bilan social
priodique de lOffice.
Lorganisation et la conservation des dossiers du personnel sont dune
importance capitale dans la mesure o leur prservation permet au SAF et
lAgence comptable de se justifier vis--vis des auditeurs externes, des
inspecteurs des finances des organismes sociaux, de la Cour des comptes et
du personnel.
Analyse des attentes et suggestions des gestionnaires et des utilisateurs

du dossier du personnel et de son contenu
La conception dun systme darchivage adapt aux besoins des
utilisateurs ncessite leur association dans tout le processus de conception
do la ncessit de prendre en considration leurs attentes et leurs
suggestions. Ainsi, et afin de mieux cerner les besoins des principaux usagers
des dossiers du personnel, nous avons procd, dans le cadre des deux
questionnaires et de linterview, a linterrogation des responsables et du
personnel des units administratives propos de leurs attentes et de leurs
suggestions pour amliorer lorganisation et la gestion des dossiers du
personnel en vue dune meilleure gestion des ressources humaines au sein de
lORMVA/TF. Selon les avis recueillis auprs des gestionnaires et des
utilisateurs des dossiers du personnel, lorganisation et la gestion actuelles
adoptes au niveau du SAF de lORMVA/TF ont besoin dtre amliores
dune manire rationnelle. Les suggestions recueillies ont particulirement
concern :
ladoption dune rglementation spcifique la gestion des dossiers du
personnel, assurant la scurit des documents administratifs et des
renseignements personnels ;
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la cration dune structure indpendante charge de la gestion des

dossiers du personnel et des archives de la FGRH ;
laffectation des ressources humaines qualifies pour la gestion des
dossiers du personnel ;
laffectation de locaux appropris et dquipements adquats pour la
conservation des dossiers du personnel ;
lamlioration du systme de classement interne et externe des dossiers
du personnel ;
linformatisation de la gestion des dossiers du personnel et la mise en
place dun systme intgr de gestion de linformation et de la
documentation au sein du SAF de lORMVA/TF. A travers ces suggestions se
dgage un besoin pressant des diffrents intervenants pour lamlioration de
lorganisation et de la gestion des dossiers du personnel de lORMVA/TF. Ceci
ne pourrait tre ralis que dans le cadre de la mise en place dune politique
rationnelle de gestion.
ELEMENTS DUNE POLITIQUE DE GESTION RATIONNELLE DES

DOSSIERS DU PERSONNEL ET DE LEUR CONTENU AU SEIN DE
LORMVA/ TF
La fonction archives dans un organisme est un sous-ensemble du
systme de gestion de linformation de lorganisme. Cela englobe la
politique, les structures et les moyens mis en uvre pour satisfaire les besoins
individuels et collectifs des utilisateurs en matire de stockage, de traitement
et de diffusion de linformation organique, cest--dire celle qui est produite
et constitue dans le cadre des activits de linstitution (17).
Le diagnostic de lexistant ayant port sur les dossiers du personnel et des
archives de la FGRH au sein de lORMVA/TF a rvl labsence dune gestion
scientifique de ces documents. Lanalyse des besoins des gestionnaires et des
utilisateurs a, par contre, rvl la volont des responsables et leur
disponibilit pour uvrer la rsolution des problmes dorganisation,
dexploitation et de gestion de ces dossiers et archives et lamlioration de
la qualit de leur systme dinformation.
(17) Idsalah, Mohamed, Organisation des archives de ladministration du ministre de la Sant
publique : Introduction de mthodes modernes darchivage, amlioration de la gestion des
dossiers du personnel, rorganisation du Bureau dordre. Rapport de mission, Rabat, 1991, p. 35.
21
La modernisation de ladministration de la gestion des ressources

humaines au niveau de lORMVA/TF comme moyen de dveloppement et de
valorisation de ses ressources passe essentiellement par une parfaite matrise
de la gestion de linformation et une connaissance des rgles et procdures
administratives en vigueur aussi bien au niveau du ministre de tutelle
(MADR) quau niveau de lOffice.
Prsentation et schmatisation des diffrentes procdures des activits de

la FGRH productrices et utilisatrices du contenu dossier du personnel
Afin de rpondre audit objectif, nous avons essay, en collaboration avec
tous les intervenants dans la gestion des ressources humaines au sein de
lOffice, et notamment le Service administratif et financier, de recenser les
principales rgles et procdures de gestion des ressources humaines dictes
par le rglement provisoire rgissant le personnel des ORMVA ainsi que le
statut gnral de la fonction publique (personnel dtach). La dmarche
suivie dans ce cadre a consist dabord recenser tous les actes administratifs, depuis le recrutement jusqu la mise la retraite. Chaque acte est
ensuite trait selon un plan qui :
donne, en premier lieu, une brve prsentation de lactivit concerne ;
rappelle les principales dispositions lgislatives et rglementaires qui sy
rapportent ;
fixe les pices fournir par lagent et celles tablir par lOffice ;
retrace la procdure suivre en la matire ;
prcise les diffrents acteurs et intervenants ;
schmatise les diffrentes procdures et retrace les diagrammes de flux
dinformation entre les diffrents intervenants. Pour chaque acte de gestion,
nous avons essay dappliquer la thorie des trois ges des archives
administratives issues du dossier du personnel et didentifier lentit
productrice et/ou utilisatrice de linformation et lutilisation administrative qui
en est faite.
Ce travail se situe donc aux confins des travaux des intervenants dans le
domaine de la gestion des ressources humaines et ceux de la gestion des
archives administratives. Il a essay de regrouper les principaux documents
22
produits et utiliss dans les principales activits. Nous avons ainsi recens
182 actes individuels tablis par lORMVA/TF pour le besoin des 32 activits
de la fonction gestion des ressources humaines prsentes. Les documents
retenus ont t classs de telle manire permettre de donner une image
documentaire de lactivit. Ils sont gnralement placs selon un ordre
fonctionnel, cest--dire selon leur ordre de cration.
Elments de base dune politique rationnelle de gestion des dossiers du

personnel
Couture prcise que les lments qui composent la politique de gestion
des archives sont : la lgislation et la rglementation, les ressources et le plan
daction. Et lampleur de chacun de ces lments doit tre proportionnelle
aux besoins identifis ainsi qu lenvergure et la complexit de linstitution
concerne (18).
Rglementation des dossiers du personnel
Au niveau du SAF de lORMVA/TF, la rglementation en matire
darchivage doit constituer aussi bien une assise juridique pour les dossiers du
personnel et les archives de la FGRH quun guide relatant les rgles de
gestion mettre en uvre pour la bonne marche du systme. Elle doit
dterminer les responsabilits de la Section fichier, arrter les procdures des
versements et des liminations et prciser les modalits de communication
des dossiers du personnel et de leur contenu ainsi que les mesures de scurit
mettre en uvre pour leur prservation.
Structure organisationnelle : Section fichier
La ncessit de cration dune unit administrative indpendante au sein
du SAF de lORMVA/TF a t confirme par les gestionnaires dans leurs
suggestions pour la valorisation et lamlioration de lorganisation et de la
gestion des dossiers du personnel. La Section fichier du personnel sera dote
dune autonomie par rapport aux autres structures du Service administratif et
financier de lOffice, ce qui va lui confrer plus dimportance et plus de
distinction. Elle aura pour principale mission la gestion des dossiers de tout le
personnel de lOffice et aura notamment pour attributions :
(18) Couture, C. (et collaborateurs), les Fonctions de larchivistique contemporaine, op. cit.,
p. 10.
23
lexcution des procdures de traitement : enregistrement des

versements, analyse, indexation, classement, laboration des instruments de
recherche manuels ou automatiss ;
la conservation et la communication aux diffrentes entits de lOffice
de toutes les informations issues du dossier du personnel et ncessaires la
gestion des ressources humaines ;
la mise jour des informations concernant chaque agent employ par
lORMVA/TF au fur et mesure de lavancement de sa carrire ;
lapplication des normes et standards en matire de gestion archivistique
des dossiers du personnel de lOffice.
Latteinte de ces objectifs reste tributaire de laffectation la Section fichier
de ressources humaines et matrielles, de lamlioration des conditions de
travail et de ladoption de procdures claires et simplifies. Ceci ne peut se
raliser sans la conjugaison defforts des diffrents intervenants dans le
processus de cration, de traitement, de gestion et de conservation du dossier
du personnel.
Le plan daction
Le plan daction qui permettra la mise en place dune organisation et
dune gestion rationnelle des dossiers du personnel au sein de lORMVA/TF
sarticule autour des axes suivants :
Recensement des dossiers du personnel
Le recensement ou inventaire des documents consiste identifier et
localiser tous les documents produits ou reus par une administration. Il
permet galement dvaluer quantitativement le volume des archives et
davoir une vue densemble des problmes afin de proposer des solutions
adquates.
Le recensement effectu dans le cadre de notre tude nous a permis
didentifier et de localiser les dossiers du personnel et les archives de la
fonction gestion des ressources humaines produits et reus par les diffrentes
sections du SAF. Il nous a galement permis dvaluer leur volume et de
collecter des informations sur ltat du matriel de rangement et de
conditionnement utilis pour leur conservation.
24
Tri et limination des dossiers du personnel

Le tri est une opration archivistique fondamentale qui consiste
dterminer le sort des documents partir de leur valeur administrative,
financire et fiscale, lgale et probatoire dinformation et de recherche prsente
et future. Notons tout dabord que lvaluation des archives dune manire
gnrale est une opration difficile raliser. Au fait, il nexiste aucune rgle
universelle permettant de faire la part entre ce qui doit tre conserv aprs la
priode dutilit administrative et ce qui doit tre dtruit (19).
En archivistique, la fonction valuation est intimement lie llaboration
du calendrier de conservation (20). En effet, le calendrier de conservation est
un instrument de gestion entirement intgr au processus administratif en ce
sens quil fait partie des oprations de gestion de lorganisme concern qui
regroupe les rgles de conservation dont se dote une institution pour
rationaliser la conservation de ses archives. Il permet de diffuser les rgles de
conservation, de les appliquer, de les faire approuver et den assurer le
contrle, le suivi, le maintien et la tenue jour (21).
Au niveau de lORMVA/TF, la conception des rgles de conservation des
dossiers du personnel seffectuera partir des renseignements compils lors
de linventaire et qui seront soumis un comit compos des membres
suivants : le directeur de lOffice, le chef du SAF, lagent comptable de
lOffice, le chef du bureau du personnel, le chef de la section fichier, le chef
du bureau juridique et domanial et un archiviste. Le comit peut
ventuellement faire appel dautres personnes ressources pouvant lui
apporter aide et soutien en vue de fixer les dlais de conservation des
dossiers du personnel et des archives de la fonction gestion des ressources
humaines et pourrait ventuellement sinspirer des calendriers de
conservation des autres administrations.
Classement des dossiers individuels du personnel
Le classement est une opration intellectuelle et matrielle qui consiste
ordonner les documents selon le systme de classement adopt et les ranger
(19) SCOM, La fonction archives dans les services administratifs publics et privs , Paris,
SCOM, 1982, p. 42.
(20) Couture, C., op. cit., p. 103.
(21) Ibid., p. 117.
25
sur les rayonnages selon la codification correspondante. Le classement des

dossiers du personnel doit se faire deux niveaux :
Classement externe
Le classement adopter pour lorganisation des dossiers du personnel au
sein de la section fichier sera le classement par grade (ingnieurs,
administrateurs, techniciens...) et un sous-classement alphabtique par
dossier. Les dossiers seront rangs physiquement dans les classeurs dune
faon simple permettant leur localisation rapide. Le classement adopter
utilisera une cotation alphanumrique (ordre squentiel) o chaque dossier
portera une cote numrique figurant dans la fiche-agent de linstrument de
recherche et sur une base de donnes.
Au niveau de chaque grade, les dossiers seront classs par ordre
alphabtique et par ordre numrique croissant.
Classement interne
Le classement interne consiste tablir un ordre lintrieur des dossiers
du personnel permettant le reprage facile et ais des pices. Les dossiers
seront ainsi subdiviss en sous-dossiers selon un cadre logique et ordonn,
permettant dintgrer les pices dans le dossier du personnel en conformit
avec les principales activits de la fonction gestion des ressources humaines.
Le nouveau plan dorganisation ou de classement interne des pices en
chapitres au sein des dossiers du personnel a t conu en synergie avec les
schmas des actes de gestion des diffrentes sections du SAF. Chaque
chapitre du dossier du personnel correspondra une ou plusieurs activits
assures par chacune des sections. Lalimentation des dossiers deviendra
slective, physiquement et intellectuellement, et la recherche des pices et de
linformation le sera galement. Dans la nouvelle mthode de classement, le
dossier du personnel sera constitu dune chemise cartonne suspendue de
couleur varie contenant onze sous-dossiers regroups sous quatre chapitres :
Chapitre A : Les renseignements de base
Etat civil : copie de la carte didentit nationale, extrait dacte de
naissance de lagent, acte de mariage/divorce, extrait du casier judiciaire,
rsultat de la visite mdicale.
26
Diplmes : diplmes ou attestations lgalises.

Chapitre B : La carrire
Promotions de grade : dcisions dengagement, dcisions davancement
de grade vises, arrts viss pour les dtachs.
Positions : dcisions vises selon les cas plus les correspondances y
affrentes (dtachement, disponibilit, mise disposition...
Formation diplmante : copies lgalises des diplmes.
Fonctions (responsabilit) : arrt vis, dcision ministrielle de
nomination et dcision de fin de fonction vises...
Mutations : dcisions vises.
Chapitre C : Evaluation permanente de lagent
Fiches de notations annuelles
Promotion dchelon : arrts et dcisions davancement dchelon viss.
Dossier disciplinaire : dcisions de sanction vises
Chapitre E : Formation permanente de lagent
Formation en interne : attestations de stage signes
Formation en externe : attestations de stage signes
La prparation matrielle des dossiers, leur organisation et leur tri se fera
en tenant compte des rgles suivantes :
chaque sous-dossier sera constitu par une chemise sur laquelle seront
indiques dune manire squentielle et par ordre chronologique les
dsignations des pices et leurs dates ;
chaque pice originale est place dans son chapitre ou sous-chapitre par
ordre chronologique dcroissant ;
chaque pice considre comme double doit tre limine des dossiers ;
les correspondances ne doivent pas tre spares de lacte dont elles
sont laboutissement.
Classement des dossiers collectifs du personnel
Le cadre de classement adopter est labor partir des principales
fonctions de la gestion des ressources humaines au sein de lORMVA/TF. Il
permettra dorganiser et de traiter les documents administratifs de ladite
27
fonction selon les mmes critres et au moyen des mmes mthodes. Il va

ainsi constituer un systme de classification o les documents produits ou
reus par les diffrentes sections du SAF de lOffice seront regroups
intellectuellement dune manire logique et uniforme.
Versement des pices la section fichier
Les sections qui soccupent de la gestion des affaires du personnel doivent
verser les actes administratifs au fur et mesure de leur aboutissement la
Section fichier du personnel. Le versement la Section fichier des dossiers ou
des pices seffectuera automatiquement une fois que le dossier gr est
achev. En effet, lensemble des units rattaches au SAF est suppos verser
les dossiers ou les pices ladite section qui centralise leur conservation
finale et dcongestionne les bureaux de travail.
Communication et circulation des dossiers
La finalit de toute activit archivistique est le reprage des dossiers dans
les meilleures conditions. Cest la mise des documents darchives la
disposition dun utilisateur pour la consultation. Pour cela, la Section fichier
doit entretenir une activit de communication au profit du personnel de
lOffice dsirant consulter son dossier soit pour se procurer des copies
certifies conformes de ses documents administratifs, soit pour avoir une ide
de sa situation administrative.
Les sections dsirant consulter les dossiers du personnel doivent adresser
au pralable une demande dautorisation de consultation des dossiers.
Pour les besoins courants de gestion, pour la circulation des lments des
dossiers, une activit de navette sera instaure entre les diffrentes sections et la
Section fichier du personnel, dune part, et entre cette dernire et lAgence
comptable pour vrification et envoi pour visa, dune autre part. Cette navette
sera contrle par des cahiers de dcharge afin de connatre litinraire de
chaque dossier et viter ainsi dventuelles pertes des pices de dossiers. Seuls le
directeur de lOffice, le chef du SAF et le chef du BP sont habilits demander
des dossiers dans leur intgralit et ce pour des raisons de confidentialit.
Conservation des archives intermdiaires et dfinitives de la FGRH
(22) Roberge, Michel, La gestion de linformation administrative , Qubec, Documentor,
1992, p. 239.
28
Selon Roberge (22), la gestion des documents semi-actifs, est un systme

ayant pour fonction de fournir des espaces dentreposage au moindre cot en
assurant une conservation, un accs et une consultation efficaces et
scuritaire des documents semi-actifs ainsi quune rcupration des espaces
coteux de conservation. En principe, le prarchivage est un archivage
transitaire qui prend en charge les documents leur sortie des bureaux
jusqu leur limination ou conservation dfinitive en tant quarchives
historiques.
Au niveau de lORMVA/TF, et en attendant lamnagement dun nouveau
local et la mise en place dune structure indpendante responsable de la
gestion de toutes les archives de lOffice, cest le dpt archives qui va
soccuper aussi bien des archives intermdiaires que des archives historiques
du SAF et des autres services de lOffice, les intrants de ce systme sont les
documents identifis en tant que semi-actifs selon les rgles de conservation
et dlimination au niveau de tous les services de lOffice. Les documents
seront transfrs au dpt, lequel doit assurer la rception, le classement, le
prt et le contrle de la circulation des documents entreposs, llimination
des documents inutiles.
Tout transfert des dossiers doit tre accompagn dun bordereau de
versement tabli en trois exemplaires par le service versant. Aprs
vrification, le responsable du dpt de prarchivage doit mentionner sur
tous les exemplaires la cote de rangement des dossiers et en restituer un
exemplaire dment sign au service versant. Le deuxime exemplaire sera
class au niveau du dpt selon lordre numrique des versements. Le
troisime sera class par service dorigine et permettra davoir une vision
immdiate de tous les documents verss par un mme service.
La cotation des dossiers se fera au dpt de prarchivage. Nous proposons
cet effet dadopter une numrotation continue car elle a lavantage dtre
simple et peu coteuse. Le systme de classement propos comportera trois
lments didentification et de reprage des botes darchives : le numro de
larticle, sa cote de rangement (ou adresse), sa provenance (le service
versant). Un fichier de correspondance entre ces trois lments doit tre
tabli par le dpt et permettra lidentification et la localisation des articles.
Le dpt de prarchivage assurera aussi la communication des documents
aux services versants. La demande sera matrialise par un formulaire tabli
29
en deux exemplaires portant lidentification du service demandeur, la date de

remise, la cote et la description du dossier darchives. Le contrle de la
circulation des dossiers peut tre fait laide du systme des fiches-fantmes,
lesquelles seront utilises pour remplacer les dossiers emprunts et pour
informer le gestionnaire des archives sur lidentit de lemprunteur et de la
date de retour des dossiers. Le responsable du dpt darchives assurera
galement la gestion du tri et de llimination des documents inutiles,
conformment au calendrier de conservation.
Le systme de gestion des archives et de linformation administrative peut
tre automatis laide dun logiciel documentaire qui facilitera la gestion
des dossiers du personnel, des archives de la FGRH et de toutes les autres
archives de lOffice.
INFORMATISATION
PERSONNEL
DE LA
GESTION
DES DOSSIERS DU
Linformatisation a tendance intgrer tous les secteurs jusqu en devenir

une composante primordiale. Le secteur de la documentation et archives
associ celui de la gestion des ressources humaines se sont informatiss et
ont fait preuve de qualit gnrant une valeur ajoute qui justifie les
investissements en matire dinformatisation.
Mme si linformatisation est devenue une ncessit pour toute
organisation qui tend intgrer la nouvelle socit de linformation,
linformatisation des archives doit tre prcde par la mise en place dun
systme organis de la gestion manuelle des dossiers et par la mise en place
des pratiques archivistiques. Linformatisation des dossiers du personnel au
niveau de lORMVA/TF permettra tous les bureaux du SAF de se connecter
la BDD de la fonction gestion des ressources humaines via le rseau local
de lOffice. Ils peuvent ainsi consulter les donnes qui se rapportent leur
domaine dintrt et procder leur mise jour dune manire rgulire.
Au niveau de lOffice, ltat actuel des dossiers du personnel et des
archives de la FGRH ncessite au pralable linstauration des pratiques
archivistiques proposes dans le cadre de notre tude avant de procder
leur informatisation.
En effet, il est impratif de mettre en place un vritable systme
30
darchivage qui sappuiera sur :

des procdures de gestion rationnelles et modernes ;
une rglementation formalise et normalise ;
des moyens matriels adapts et des ressources humaines qualifies.
CONCLUSION
En guise de conclusion, nous rappelons que notre tude a rvl que le
dossier du personnel est dune importance capitale pour la FGRH de lOffice.
Il est indispensable la continuit de laction administrative et la
prsentation des droits, des obligations et des engagements de
ladministration et du personnel.
Elle a galement mis en exergue labsence dune politique moderne de
gestion des archives au niveau des diffrentes units, en plus des conditions
de conservation et de prservation qui ncessitent dtre amliores. En effet,
lactuelle organisation et gestion des dossiers du personnel et des archives de
la FGRH ne permettent pas une utilisation efficace et efficiente de
linformation issue des dossiers du personnel et ne permettent pas ces
archives de jouer leur rle en tant quauxiliaires la FGRH.
Lanalyse des besoins des gestionnaires et des usagers des dossiers du
personnel et des archives de la FGRH nous a permis de dgager les
problmes dordre humain, matriel et de procdure de traitement des
dossiers du personnel et de leur contenu inhrents lactuelle organisation.
La description et lanalyse critique de la situation actuelle des dossiers du
personnel et des archives de la FGRH ainsi que la description analytique du
contenu du dossier du personnel ayant abouti la prsentation dune
typologie exhaustive des pices le constituant ont permis de proposer une
nouvelle organisation interne et externe des dossiers du personnel et un
nouveau plan de classement pour les archives de la FGRH.
En dfinitive, il faut signaler que lamlioration de la gestion des dossiers
du personnel et des archives de la FGRH de lORMVA/TF se base
essentiellement sur la mise en place dune politique rationnelle de gestion
des dossiers du personnel. Ceci ne peut se raliser sans la conjugaison des
efforts des diffrents intervenants dans le processus de cration, de traitement,
31
de gestion et de conservation des dossiers du personnel et des archives de la

FGRH.
Bibliographie
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Sylvain, Sncal (2000-2001). Archives, vol. 32, n3 et 4.
LA PRODUCTION SCIENTIFIQUE DIFFUSEE DANS

LA REVUE AL AWAMIA DE LINRA :
UNE ETUDE BIBLIOMETRIQUE
Ahmed Abdelilah Bachr
ESI
Rsum
Cet article a pour objectif ltude de la production scientique
marocaine en agronomie par le biais dune analyse bibliomtrique de la
revue Al Awamia. Cette importante publication nationale diffuse
lensemble des rsultats de recherches menes par les chercheurs de
lINRA. Lvolution de la production des articles diffuss dans Al Awamia
est analyse dans le but dobtenir un certain nombre dindicateurs sur le
comportement publicationnel des auteurs.
INTRODUCTION
Al Awamia est lune des rares revues scientifiques marocaines dans le
domaine de lagriculture. Elle a t cre en 1961 pour la diffusion des
rsultats scientifiques des recherches menes par une communaut de
quelques 250 chercheurs de lInstitut national de la recherche agronomique
(INRA) dissmins sur lensemble du territoire marocain. Ces chercheurs
constituent des auteurs potentiels pour la revue Al Awamia.
En plus de cet important effectif scientifique, lINRA contracte avec des
experts trangers pour des actions cibles. Entre 1990 et 1999 quelques
80 chercheurs trangers ont particip des recherches menes par lINRA.
Les publications de la revue sont trimestrielles et couvrent les disciplines
agronomiques suivantes :
lamlioration des plantes ;
le milieu physique ;
34
la technologie alimentaire ;
la phytiatrie ;
la zootechnie.
Les contributions des auteurs sont de trois types : larticle scientifique, la
note de recherche et la revue bibliographique. Les rsultats des travaux
prsents par les chercheurs sont dabord valus par les pairs avant leur
publication dans la revue. Al Awamia reprsente donc une source indniable
de littrature scientifique dans le domaine de lagronomie et, de ce fait,
ltude des travaux qui y sont publis constitue un bon indicateur du type de
recherche agronomique entreprise au niveau national.
Dans le prsent travail ont t analyss les articles publis dans
Al Awamia durant la priode 1990-1999 au moyen de lapplication de la
technique bibliomtrique et ce, pour dresser une valuation de la situation de
la recherche agronomique mene lINRA. Sur cet aspect, prcisons que
lvaluation de la recherche est aujourdhui un champ bien structur
disposant dune littrature tendue sur ses objectifs, ses lois, ses mthodes et
techniques [Callon & al., 1993 ; Giorgi et al., 2000]. Un grand nombre
dorganisations comme lUNESCO [UNESCO, 1997] ou lOCDE [OCDE,
1997] saccordent pour reconnatre que lvaluation de la recherche
scientifique peut aider en amliorer le fonctionnement et contribuer aussi
en augmenter la productivit et lefficacit. Plus particulirement, ltude
bibliomtrique de revues agricoles est de plus en plus pratique et sert
valuer lutilit scientifique [Carrascal, 1998] ou analyser le comportement
publicationnel des chercheurs [Sarala, 1995].
Tout au long de cette tude ont t analyss divers aspects relatifs notre
corpus de donnes bibliographiques dans le but dlaborer un certain nombre
dindicateurs. Lobjectif vis par ce travail est dtudier les caractristiques de
production scientifique des chercheurs de lINRA travers leurs publications
dans la revue Al Awamia.
METHODOLOGIE DE RECHERCHE
La ralisation de ce travail danalyse de la production des chercheurs
agronomes de lINRA a ncessit la cration dune base de donnes
La production scientifique diffuse dans la revue Al Awamia de lINRA
35
bibliographiques dcrivant les articles diffuss dans la revue Al Awamia sur

une dure de dix annes. Au total 33 numros de la revue ont t dpouills
(du numro 68 au numro 100) ce qui a donn lieu lobtention dun corpus
de 316 articles.
Les tapes ayant servi la cration de la base de donnes sont les
suivantes :
1. Numrisation dans chacun des numros des pages contenant le
sommaire dans lequel chaque article est dcrit par son titre et ses auteurs.
Une quarantaine de pages a ainsi t traite par passage au scanner et ar
conversion au format texte grce la fonction OCR (Optical Character
Recognition) du logiciel de numrisation utilis, TextBridge (1).
2. Utilisation du logiciel de traitement de texte MS-Word pour la
correction des caractres non reconnus lors du processus OCR ; ajout dun
numro didentification unique pour chaque article ; insertion dun symbole
pour la sparation des champs (titre et auteur).
3. Elaboration du modle conceptuel de la base de donnes
bibliographiques et dfinition, sous MS-Access, du schma de la base de
donnes (ensemble de tables relationnelles).
4. Importation, toujours sous MS-Access, des donnes bibliographiques
contenues dans le fichier-texte issu de la numrisation.
5. Ajout des champs correspondant la langue, au type de publication,
la discipline et la sous-discipline.
6. Fiabilisation de la base de donnes bibliographiques par le passage
dune batterie de tests de vrification pour sassurer que les entres sont
compltes, rgulires, uniformes, normalises et cohrentes.
7. Utilisation du requteur de MS-Access pour lancer diffrentes quations
de recherche correspondant des questions du type :
Quels sont les types darticles publis dans Al Awamia ?
Quels sont les auteurs les plus prolifiques ?
Quelles sont les disciplines les plus investigues ?
(1) Le logiciel TextBridge a t dvelopp par la firme The Xerox Company. Il permet de grer
le processus de numrisation partir dun scanner. Il comprend aussi un module de
reconnaissance optique des caractres.
36
Quel est le degr de collaboration des auteurs ?

Etc.
A ce stade, la base de donnes tait prte pour la ralisation de notre
objectif, cest--dire ltude du comportement publicationnel des chercheurs
de lINRA travers leurs contributions dans la revue Al Awamia.
RESULTATS
Lanalyse des 316 travaux publis dans la revue Al Awamia entre 1990 et
1999 nous a permis dtudier les indicateurs ci-aprs :
1. la productivit des auteurs ;
2. la collaborativit des chercheurs entre eux ;
3. les principales disciplines et sous disciplines investigues ;
4. lvolution typologique des articles (article scientifique, note de
recherche, revue bibliographique).
1. La productivit des auteurs

Ltude de ce premier indicateur vise cerner la production des auteurs en
examinant le nombre darticles par auteur et son volution dans le temps.
Lexamen du nombre de contributions dun auteur rel la revue
Al Awamia a montr des faits trs intressants. Comme indiqu dans le
tableau 1 ci-aprs, 68 % de lensemble des articles publis durant la priode
considre comportent des auteurs qui ont publi seulement une fois. Ceux
qui ont publi deux fois reprsentent 13 % alors qu peine 5 % ont publi
Tableau 1
Donnes quantitatives sur le nombre
Contributions la revue
Al Awamia
Total auteurs
Pourcentage
6 et+
Total
232
44
30
11
18
341
68 %
13 %
9%
3%
2%
5%
100 %
37
plus de 5 fois.
Ce comportement publicationnel confirme la loi de Lotka [LOTKA, 1926]
qui se rsume en lnonc suivant : dans nimporte quel domaine de
recherche, seul un petit pourcentage de chercheurs est hautement productif .
Le tableau ci-aprs classe, par ordre de productivit dcroissant, les auteurs
parmi les 7 % les plus productifs, cest dire, ceux qui ont publi 5 fois et
plus. Le nombre annuel moyen darticles par auteur est de 0,88 et varie entre
Tableau 2
Nombre moyen darticles par anne des chercheurs
les plus prolifiques
Auteurs
Nombre de publications
Articles/ anne
Sedra My H.
17
1,7
El Mourid M.
12
1,2
Ryan J.
11
1,1
Tanji A.
10
Jlibene M.
10
El Gharous M.
0,9
Karrous M.
0,9
Jaritz G.
0,9
Mergoum M
0,9
El Bouhssini M.
0,9
Achbani E.H.
0,8
Amri A.
0,7
Hilal A.
0,7
Hatchett J.H.
,07
Batke C.
0,6
Abdel Monem M.
0,6
Bounejmate M.
0,6
Lhaloui S.
0,6
38
1,7 et 0,6. Les chercheurs trangers (Ryan, Jaritz, Hatchett et Batke)

reprsentent 22 % du groupe de ces chercheurs les plus prolifiques.
A analyser de plus prs la production des deux auteurs les plus productifs
(Sedra et El Mourid) durant les 10 annes tudies, on note un comportement
inattendu (voir figure 1). En effet, les 17 articles de Sedra furent tous publis
entre 1993 et 1996, cest--dire en lespace de 5 ans et non de 10 ans.
Figure 1
Evolution de la production des deux auteurs
les plus productifs
9
8
Sedra My H.
El Mourid M.
7
6
5
4
3
2
1
0
1990
1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998
1999
El Mourid, quant lui, fut actif en 1990, en 1993 et en 1996. Ce qui

dmontre que les chercheurs connaissent des priodes de forte activit
scientifique et des priodes de totale inactivit.
Ce comportement sexpliquerait par le fait que lINRA a adopt un
fonctionnement par projet (olivier, fourrages, palmier dattier, crales, etc.),
ce qui entrane que seuls les projets en cours gnrent une importante
39
production scientifique. Ce choix stratgique permet certes de rpondre

rapidement des besoins spcifiques face des urgences sur le plan agricole,
mais sur un autre volet, il met en veilleuse les spcialits ayant peu ou pas de
rapport avec les projets en cour de ralisation.
2. La collaboration des auteurs
Tableau 4
Donnes sur la frquence du nombre
dauteurs par article
Auteur par article
Frquence
Pourcentage
120
37,97 %
73
23,10 %
63
19,94 %
35
11,08 %
15
4,75 %
2,22 %
0,63 %
0,32 %
316
100 %
Total articles
Ltude de la co-autorit nous a permis dvaluer le degr de collaboration

entre les auteurs. Daprs les donnes recueillies, le nombre dauteurs par article
oscille entre 1 et 8. Le tableau 4 suivant montre que prs de 38 % des articles de
40
Tableau 5
Evolution du nombre dauteurs par article
Nombre dauteurs 1990
par article
1991 1992 1993
1994 1995 1996 1997 1998 1999
21
15
16
15
26
13
14
12
10
10
16
10
45
48
41
34
25
15
Total articles de
lanne
44
18
46
% articles avec
un auteur
48 %
83 % 35 %
33 %
54 % 32 % 18 % 12 %
33 %
% articles avec
plus dun auteur
52 %
17 % 65 %
67 %
46 % 68 % 82 % 88 %
67 %
Figure 2
Evolution de la mono-autorit
90 %
80 %
70 %
60 %
50 %
40 %
30 %
20 %
10 %
0%
1990
1991
1992
1993
1994
1995
1996
1997 1998 1999
41
la revue sont produits par un seul auteur ce qui laisserait supposer que les
chercheurs de lINRA ont un comportement publicationnel plutt individualiste.
Cependant, ltude de lvolution de la collaborativit durant la priode
1990-1999 montre que la mono-autorit est un comportement de moins en
moins pratiqu par les chercheurs de lINRA quoique suivant une diminution
lente et en dents de scie (voir tableau 5 et figure 2 ci-aprs).
Aprs avoir concern 83 % des articles publis en 1991, elle est en chute
nette depuis 1994 pour atteindre les 12 % en 1997. Les augmentations de
travaux individuels enregistrs en 1991 et en 1999 concident avec des
annes accusant moins darticles publis (respectivement 18 et 15 contre une
moyenne de 32 articles par anne pour la priode tudie). Il savre donc
Tableau 6
Les disciplines scientifiques couvertes
Code discipline
Discipline
Frquence
132
47,1
Sciences et Productions Vgtales
Protection des vgtaux
96
34,4
Ressources Naturelles et Milieu Ambiant
16
5,7
Traitements de produits agricoles
3,2
Sciences Animales, Production et Protection

Animales
2,9
Technologie Post-moisson
1,8
Machinisme Agricole et Ingnierie Rurale
1,8
Economie agricole, dveloppement et

sociologie rurale
1,4
Agriculture en gnral
0,7
Mthodologie
0,7
Foresterie
0,4
(2) Les disciplines sont dfinies selon le plan de catgorisation dAGRIS. Elabor par la FAO, il
a pour objectif duniformiser la nomenclature dindexation de la documentation agricole
lchelle internationale. Il comporte 17 disciplines et 114 sous-disciplines.
42
que sous des conditions difficiles, la recherche devient plus individualiste.
3. Les principales disciplines et sous disciplines investigues

Ltude des disciplines agronomiques (2) couvertes par notre corpus
montre que le domaine des Sciences et Productions Vgtales est le plus
important avec une proportion de 47 % de lensemble des travaux. Ensuite
vient le domaine de la Protection des Vgtaux avec 34 % (voir tableau 6
et figure 3 ci-aprs). Il est intressant de mentionner ici que ces rsultats
confirment ceux dune tude antrieure [Mouchfi, 1998] et o les
pourcentages taient respectivement 42 % et 36 %. Les 19 % qui restent se
distribuent entre 9 disciplines de recherche, accusant ainsi une faible
reprsentativit (de 5,7 % pour les Ressources Naturelles et Milieu Ambiant
0,4 % pour la Foresterie ).
Il ressort de ces rsultats que les axes de recherche des chercheurs de
lINRA durant la priode tudie couvrent 11 disciplines scientifiques parmi
les 17 qui composent les sciences agronomiques.
Les six disciplines non investigues restantes sont les suivantes :
Figure 3
Rpartition des disciplines scientifiques couvertes
Ressources naturelles
et milieu ambiant 5,7 %
Protection
des vgtaux 34,3 %
Sciences animales, production

et protection animales 2,9 %
Traitement des produits

agricoles 3,2 %
Technologie
post-moisson 1,8%
Machinisme agricole
et ingnierie rurale 1,8 %
Economie agricole,
dveloppement
et sociologie rurale
1,4 %
Agriculture
en gnral 0,7 %
Mthodologie 0,7 %
Foresterie 0,4 %
Sciences et productions
vgtales 47,1 %
43
Gographie et histoire (B).

Enseignement, vulgarisation et information (C).
Administration et lgislation (D).
Pche et aquaculture (M).
Tableau 7
Les principales sous-disciplines reprsentes
Sous-disciplines
Frquente
Pourcentage
Maladie des plantes
47
16,79 %
Culture des plantes
33
11,79 %
Gntique et amlioration des plantes
30
10,71 %
Dvastateurs des plantes
28
10,00 %
Systmes et modes de culture
13
4,64 %
Mauvaises herbes et lutte contre les mauvaises herbes
12
Multiplication des plantes
11
3,93 %
Fertilisation
11
3,93 %
Production de semences
3,21 %
Dsordre divers des plantes
3,21 %
Figure 4
Les principales sous-disciplines reprsentes
50
45
40
Frquence
35
30
25
20
15
10
5
0
H20 F01
F30 H10 F08 H60 F02
F04
F03 H50 Q04 F40 N20 F70 F62
Sous-disciplines
44
Lgende
H20
Maladie des plantes
F03
Production de semences
F01
Culture des plantes
H50 Dsordres divers des plantes
F30
Gntique et amlioration des plantes Q04 Composition des produits alimentaires
H10
Dvastateurs des plantes
F40
F08
Systmes et modes de cultures
N20 Machinisme et matriels agricoles
H60
Mauvaises herbes et lutte contre

les mauvaises herbes
F70
Taxonomie vgtale et phytogographie
F02
Multiplication des plantes
F62
Physiologie vgtale croissance et

dveloppement
F04
Fertilisation
Ecologie vgtale
Nutrition humaine (S) et

Pollution (T).
Par ailleurs, ltude des sous-disciplines montre quune grande partie des
recherches portent sur la Maladie des plantes (16,79 %) suivie de la Culture
des plantes (11,79 %), la Gntique et amlioration des plantes (10,71 %) et
les Dvastateurs des plantes (10 %) (voir le tableau 7 et figure 4). Les autres
sous-disciplines restent peu reprsentes.
4. Lvolution typologique des articles

Tableau 8
Distribution des articles de la revue Al Awamia
par type darticle
Type darticle
Frquence
Pourcentage
Article scientifique
268
85 %
Note de recherche
38
12 %
Revue bibliographique
10
3%
316
100 %
Total
45
Figure 5
Distribution des articles de la revue Al Awamia
par type darticle
Note de recherche
12 %
3%
85 %
Les articles publis dans la revue Al Awamia appartiennent trois

catgories: larticle scientifique, la note de recherche et la revue
bibliographique.
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999
75 % 94 % 93 % 82 % 90 % 76 % 74 %
96 %
Note de recherche
25 % 0 %
2 % 13 % 10 % 24 % 12 %
4%
0%
0%
4%
0%
0%
6%
4%
0%
0%
15%
100%
46
Le tableau 8 et la figure 5 suivants montrent une prpondrance des

articles scientifiques (85 %) par rapport aux notes de recherche (12 %) et aux
revues bibliographiques (3 %). Ces donnes confirment la revue Al Awamia
comme revue scientifique consacrant un espace important la diffusion des
rsultats de la recherche agronomique marocaine.
Ltude de lvolution des types darticles durant la priode tudie montre
que la proportion des articles scientifiques a toujours t suprieure 70 % et
que depuis 1996 elle est en constante progression puisquelle a atteint les
100 % en 1999.
CONCLUSION
Ltude des caractristiques de la production des chercheurs de lINRA
travers leurs publications dans la revue Al Awamia a donn lieu aux
conclusions suivantes :
1. Un grand nombre dauteurs rels (68 %) nont publi quune seule fois
dans la revue durant la priode tudie. Les contributions des auteurs les plus
prolifiques ne sont pas tales rgulirement dans la priode tudie mais
sont concentres durant des tranches allant de 2 ans (cas de El Mourid) 4
ans (cas de Sedra).
2. Au niveau de la collaborativit des auteurs, la mono-autorit est une
tendance en perte de vitesse (elle est passe de 83 % en 1991 12 % en
1997).
3. 11 disciplines parmi les 17 qui composent les sciences agronomiques
47
sont investigues. Les principales tant les Sciences et productions vgtales

(47 %) et la Protection des vgtaux (34 %). Quant aux sous-disciplines les
plus importantes nous retrouvons la Maladie des plantes (16,79 %) suivie de
la Culture des plantes (11,79 %), la Gntique et amlioration des plantes
(10,71 %) et les Dvastateurs des plantes (10 %).
4. Enfin, concernant la typologie des articles publis, il est not une
prpondrance des articles scientifiques (85 %) par rapport aux notes de
recherche (12 %) et aux revues bibliographiques (3 %). Ltude de lvolution
de ces types de publication, durant la priode tudie, montre un net
accroissement du nombre darticles scientifiques au dtriment des deux
autres.
Bibliographie
Carrascal, L.M., Diaz, M. (1998). Utilidad cientica y difusion internacional

de Ardeola : un analisis bibliomtrico. Ardeola, 45.
Giorgi, L., Tandon, A. (). The theory and practice of evaluation. ICCR Working
papers, 407, Vienna (Austria).
Lotka, A.J. (1926). The frequency distribution of scientific productivity, Journal
of the Washington academy of sciences.
OCDE (Organisation de coopration et de dveloppement conomique)
(1997). The Evaluation of scientific research : selected experiences.
Proceedings of an OECD Workshop on the Evaluation of Basic Research,
OCDE/GD (97).
Mouchfi, N. (1998). La production scientifique et technique des chercheurs
de lINRA 1980-1996. Mmoire du cycle suprieur des informatistes,
Ecole des sciences de linformation, Rabat
Sarala, K. R. (1995). A bibliometric analysis of the Journal of tropical
agriculture. Library science with a Slant to documentation and information
studies, vol. 32 (4) dec.
ANALYSE ET CONCEPTION DUN SYSTEME

DINFORMATION AVEC LA METHODE MERISE :
CAS DUNE BIBLIOTHEQUE UNIVERSITAIRE
Boubker Sbihi
Redouane El Yagoubi
Ecole des sciences de linformation
Rsum
La conception du systme dinformation dune bibliothque universitaire
ncessite une analyse et une conception des donnes qui constituent le
point de passage de toute application mettant en uvre un systme de
gestion de base de donnes relationnelle tel le SGBD Microsoft Access.
La mthode francophone Merise danalyse et de conception spcique
pour linformatisation des systmes dinformation est adopte dans le cadre
de ce papier dans le but de mettre en uvre le systme bibliothque
universitaire. Base sur le modle entit association, cette mthode prsente
un outil simple, efcace et trs rpandu chez les dveloppeurs des systmes
dinformation ; mais ici, nous nous limitons la gestion dune partie des
donnes de ce systme. Aprs cette tude, une base de donnes
relationnelle optimise ralise avec nimporte quelle SGBDR peut tre mise
en uvre. Dans ce cas de la bibliothque universitaire, le SGBDR Microsoft
Access qui est utilis se caractrise par sa simplicit et sa possibilit de
supporter de nombreux formats de donnes tels que (DBase, Paradox,
FoxPro, Microsoft Excel, Lotus, HTML), et son utilisation permet
lexportation des donnes vers des outils bureautiques et de messagerie.
INTRODUCTION
Un systme dinformation est un systme organis de ressources, de
personnes et de structures qui voluent dans une organisation et dont le
comportement coordonn vise atteindre un but commun. Les systmes
dinformation sont censs aider les utilisateurs dans leurs activits : stocker et
restaurer linformation, faire des calculs, permettre une communication
50
Boubker Sbihi & Redouane El Yagoubi
efficace, ordonnancer et contrler des tches, etc.

Dans ce contexte, la mthode Merise savre approprie ; cest une
mthode franaise danalyse et de conception des systmes dinformation,
labore en 1978 sous la direction du ministre de lIndustrie franais.
Lanne 1981 a connu lapparition de Merise version 1 qui sest enrichie des
premires annes dexprience.
En 1991, la version 2 de Merise a vu le jour, elle est une extension de la
mthode Merise version 1, elle intgre les flux et les donnes aux principes
de traitement. La puissance de cette approche rside dans le fait quelle
permet de schmatiser les niveaux dabstraction et offre un niveau de
granularit adaptable tous les besoins. Elle utilise :
un modle fonctionnel bas sur les diagrammes de flux ;
un modle statique bas sur lEntit-Association enrichi de mthodes de
traitement ;
un modle dynamique des objets explicitant le contrle et les
interactions des objets.
Merise spare les donnes et traitements et dfinit trois niveaux
dabstraction qui permettent de dcomposer les proccupations du concepteur.
Le niveau conceptuel sappuie sur les invariants, il rpond la question
quoi ?
Le niveau organisation et logique prcise les aspects pratiques (qui fait
quoi ?) et la vision informatique de la solution (comment ?).
Le niveau physique dcrit loutil informatique (avec quoi ?).
Tableau 1
Les niveaux dabstraction de Merise
Niveau
Statique
(donnes)
Dynamique
(traitements)
Conceptuel
MCD
MCT
Indpendant du systme, quoi ?
Organisationnel et logique
MLD
MOT
Choix SGBD
Qui fait quoi ? comment ?
Physique
MPD
MOPT
Matrise du SDGBD, avec quoi ?
Analyse et conception dun systme dinformation avec la mthode Merise
51
Les niveaux dabstraction de Merise ainsi que ces modles correspondants

sont prsents dans le tableau suivant :
Tableau 2
Les tapes de Merise
N
Nom de ltape
Description
Schma directeur
Approche globale du dveloppement
Etude pralable
Etude des diffrentes solutions possibles puis choix de la solution

approprie
Analyse dtaille
Complment des spcifications du domaine, tude dtaille
Analyse technique
Spcifications techniques compltes
Ralisation
Ecriture des programmes, tests, essais, formation utilisateur
Maintenance
Corrections et adaptations du logiciel
Par ailleurs, la mthode Merise prsente une approche par tapes itratives
et ralises successivement. Les tapes de Merise sont reprsentes avec leur
ordre de ralisation dans le tableau suivant :
Lutilisation de Merise sest progressivement tendue dans les services
informatiques des entreprises et des administrations. Aujourdhui, elle est
utilise dans plus de 75 % des services informatiques en France. Cette large
diffusion est due son volution et son adaptation aux nouvelles
technologies : architectures client/serveur, interfaces graphiques, dmarche de
dveloppement
rapide,
approche
objet,
applications
ouvertes
intranet/intemet. Elle correspond aussi et globalement aux savoir-faire actuels
en ingnierie de systmes dinformation et de gestion. Lutilisation de la
mthode Merise dans le cas de la bibliothque universitaire est justifie par le
fait que :
Merise est une mthodologie qui dispose de beaucoup doutils de
dveloppement informatique tel que AMC Designer, Power Designer,
Designor.
Merise est prsente souvent comme une mthode danalyse
informatique, elle offre une dmarche rigoureuse pour ltablissement des
52
systmes dinformation.
Merise sort du domaine de linformatique pure pour sintresser la
Figure 1
La mthodologie Merise
Expression des besoins
Modle conceptuel de la communication
Modle conceptuel des donnes
Modle logique des donnes
Modle physique des donnes
Systme dInformation
gestion des organisations concernes.

La mthodologie suivie dans cet article pour laboration dune base de
donnes pour la bibliothque universitaire est rsume et prsente dans la
53
figure suivante (Figure 1) :

Cette approche est base sur Merise : le contexte gnral de ltude,
notamment en ce qui concerne ltude de besoins fera lobjet de la section 1,
ensuite nous dcrirons le modle conceptuel de communication dans la
section 2, puis le modle conceptuel de donnes qui sera expos dans la
section 3. Avant de conclure ce travail, nous prsenterons le modle logique
des donnes travers le SGBD Access dans la section 4.
1. Etude des besoins

Pour ce qui est du contexte de ltude, la bibliothque universaire a t
cre dans le but de desservir les tudiants, le corps professoral, le personnel
administratif ainsi que tous les utilisateurs potentiels, chercheurs dans les
domaines couverts. La politique documentaire suivie est base sur trois
objectifs fondamentaux :
dvelopper, enrichir et mettre jour les collections de livres ;et
priodiques, en mettant en place une politique dacquisition de la
documentation spcialise ;
assurer la diffusion de linformation documentaire au profit du public
concern ;
contribuer la formation dispense en acqurant et en mettant la
disposition des utilisateurs une documentation compltant ou enrichissant les
programmes de formation.
Pour atteindre ces objectifs, il aurait fallu sans cesse repenser, rorganiser
et surtout moderniser les mthodes de travail afin damliorer la qualit des
services rendus. Mais il reste que le systme existant la bibliothque
enregistre un accroissement annuel important de documents conjugu une
insuffisance du personnel spcialis, ce qui donne lieu lapparition de
nombreux problmes dont :
le retard observ dans lexcution de certaines oprations, d la
multiplication des tches raliser, do la prdominance des tches
caractre rptitif tel que lenregistrement manuel des livres ;
la sur-utilisation du personnel spcialis pour la ralisation des tches
subsidiaires, ce qui entrave la ralisation de produits documentaires
caractre important comme les dossiers documentaires et les produits
54
destins la Diffusion slective de linformation (DSI).

En vue de remdier ces lacunes de fonctionnement, il savre important
de configurer et de mettre en place une solution informatique dont les atouts
seront observs au niveau de :
lamlioration du fonctionnement interne de la bibliothque par une
rorganisation du circuit des documents et des circuits du travail, ce qui
permettra de rduire la dure de certaines tches ;
lamlioration du service aux utilisateurs, en rduisant les dures des
oprations de prt, en permettant, grce un circuit du document plus
performant, une mise disposition plus rapide des documents en offrant un
catalogue plus complet et aux accs plus nombreux.
Pour ce faire, le systme requis doit tre en mesure de prendre en charge
un certain nombre de fonctionnalits qui ont trait aux diffrentes oprations
effectues et qui seront dtailles plus loin. En ce qui concerne lanalyse des
donnes, nous commencerons par tudier la typologie des documents. En
gnral, la documentation gre par la BU est rpartie selon trois catgories :
la collection des livres ;
les revues ;
les thses et les mmoires.
Quant aux oprations documentaires, et afin dassurer les fonctions de
base de la bibliothque savoir linformation et la formation, la politique
documentaire adopte doit tre en mesure doffrir une multitude de services
pour le public concern. Il sagit essentiellement des services de prt, de
recherche, de renseignement, de rfrence et galement dorientation. La
matrise des outils documentaires savre donc importante. Par consquent, le
choix des documents obit un certain nombre de rgles de slection.
Ensuite, ils sont analyss, traits, et mis en exergue par le biais des
instruments de recherche pour quils soient utiliss.
Tout dabord, il y a lacquisition des documents, on distingue quatre voies
possibles pour laquelle lacquisition par bon de commande ou par march
des livres, le don des documents, le dpt pour les publications internes y
compris les thses, les rapports de fin de formation et les rapports de stage, et,
enfin, labonnement pour les revues. Lorsquil sagit dachat de documents
55
par bon de commande, la bibliothque se charge de contacter le fournisseur,

de rceptionner le devis et de lacheminer vers les services concerns. Une
fois le bon de commande vis par le CED, le fournisseur livre les documents
en un seul lot ou en plusieurs livraisons jusqu la livraison de la totalit des
documents objets du bon de commande. Tout lot de documents livr doit
faire lobjet dun bon de livraison. Une fois livr lensemble des documents
mentionns au niveau du bon de commande, le fournisseur tablit un bon de
livraison global. Cependant, il arrive que les documents livrs ne soient pas
conformes ceux figurant sur le bon de commande. Dans ce cas, ils sont
renvoys au fournisseur.
Lacquisition par march obit aux mmes rgles dcrites ci-dessus, sauf
que le march est rgi par la procdure dappel doffres. Alors que le don des
documents est effectu par les diffrents partenaires, le versement peut tre
accompagn ou non dun bordereau denvoi. Enfin lacquisition des revues
est effectue gnralement par le biais dun contrat dabonnement. Le
fournisseur se doit de livrer temps les numros ou fascicules dernirement
parus. Tout retard de la livraison engendre une procdure de rclamation qui
peut tre effectue par crit ou par tlphone. Le bon de livraison est tabli
une seule fois la fin de chaque anne. Pour le traitement documentaire, il
correspond lensemble des oprations matrielles et intellectuelles qui
doivent tre effectues ds lentre du document dans la bibliothque jusqu
sa mise disposition des usagers.
Rception des documents et enregistrement. En premier lieu et
immdiatement aprs rception des documents commands, une vrification
de livraison simpose. A cet effet, on effectue un pointage en comparant
attentivement la fiche de commande en cours ou le double du bon de
commande avec les documents livrs et le bon de livraison. Au terme de
cette opration, on octroie aux documents (livres et revues) des numros
dinventaire. Cest lenregistrement des documents, lesquels seront transcrits
dans un registre dinventaire Entre. On attribue un numro dinventaire
unique chaque document compte non tenu des exemplaires. Le numro est
report de manire indlbile sur le document lui-mme. Il existe un registre
dinventaire pour chaque type de documents. Les rapports, les thses et les
mmoires sont enregistrs et traits de la mme manire que les livres.
La description bibliographique. Elle consiste raliser une notice
56
bibliographique qui servira pour la recherche et le reprage des documents.

Pour les livres, les informations extraire concernent : le titre et ses
complments (sous-titre, titre parallle, etc.), le ou les auteurs, ldition, le
lieu ddition, lditeur et la date de publication, la description physique du
document, la collection, et lISBN. Pour les priodiques, la description porte
sur lidentification du numro ou du fascicule, la date de parution,
lorganisme diteur, lISSN et ventuellement les thmes traits ; alors que
pour les rapports, les thses et les mmoires, les lments faire ressortir sont
le titre, lauteur et la date de ralisation.
LIndexation et la cotation. Il sagit essentiellement dextraire les mots-cls
ou descripteurs qui permettront de reprer physiquement et de rechercher le
document lors dune requte. Cest la phase la plus importante dont dpend
lefficacit de tout le systme de la recherche documentaire. Le principal
thme ou sujet du document servira lextraction dun indice standard et
normalis partir du systme de classification adopt, savoir la
classification dcimale de Dewey. On adjoint cet indice les trois premires
lettres de lauteur, ce qui permet de regrouper dans un seul lieu les livres
traitant dun sujet prcis et crit par le mme auteur. Lindice et ces trois
premires lettres constituent la cote.
Sagissant du prt, celui-ci constitue laboutissement de toute lactivit
documentaire. Il se fait sur la base des requtes formules par les usagers
concernant un sujet bien prcis, un auteur ou alors sur la base des
instruments de recherche dits par le centre. Le prt est rgi par le rglement
interne de la bibliothque, lequel est approuv par la hirarchie. Toute
opration de prt est enregistre sur le registre de prt qui regroupe des
lments didentification du document prt, savoir le titre et la cote, des
informations sur lutilisateur, son nom et son statut. De plus, le registre
contient des informations sur les dates de prt et de retour.
En cas de non-respect du dlai de retour du document, des rclamations
sont adresses aux personnes en question.
Pour mieux servir son public, la BU a instaur un systme de rservation :
quand un document est rendu la bibliothque, on contacte la personne
dsirant lemprunter.
Lopration de recherche peut se raliser partir des instruments de
recherche raliss par la bibliothque. Il sagit de bibliographies slectives ou
57
exhaustives, de catalogues, de bulletins des nouvelles acquisitions et de

bulletins de sommaire.
Nous allons voir maintenant les diffrentes possibilits que pourrait nous
offrir le systme envisag ; en effet, le systme intgr de gestion mettre en
place se doit de remplir toutes les fonctionnalits logiques du circuit du
document. Pour raliser cet objectif, le systme doit envisager des
fonctionnalits organises et structures selon un systme de gestion de bases
de donnes relationnel qui permet dviter toute redondance des donnes :
un module dacquisition, qui permet la gestion des commandes, des
livraisons et des rceptions ;
un fichier bibliographique, contenant toutes les donnes
catalographiques des documents conservs par la bibliothque et capable
dimporter et dexporter ces donnes structures ;
un module de bulletinage permettant la gestion informatise des
collections ;
un fichier des utilisateurs permettant notamment lidentification des
emprunteurs lors des oprations de prt ;
un module de prt, mettant en relation le fichier bibliographique et le
Figure 2
Schma des flux des modules de la base
Acquisitions
Bulletinage
Fichier bibliographique
Prt
Emprunteurs
Recherche
58
fichier des utilisateurs ;

un module spcifique, largement paramtrable, permettant dditer, de
lire, dcrire et de compter les donnes contenues dans les modules
prcdents et offrant la possibilit deffectuer toutes sortes de tris, de
statistiques ou dditions ; ces diffrents modules sont logiquement lis
comme le montre le schma ci-dessous (figure 2) :
Les objectifs dun module dacquisition sont trs divers et couvrent
lensemble des besoins des diffrents utilisateurs, de lintention de commande
la vrification de la livraison en passant par le contrle des retards et des
erreurs, omissions ou non-livraison. Le bulletinage permettra la gestion
informatise du fichier des priodiques et le contrle de la rception des
priodiques. Un module de bulletinage bien conu doit permettre dautres
fonctionnalits telles que :
ldition automatique de lettres de rclamation : si un numro ou un
fascicule nest pas reu la date prvue par la bibliothque ;
ldition de statistiques disponibles selon un rythme chronologique
prdfini ou la demande et qui permettent dobtenir des tris ou des ditions
selon des critres paramtrs ;
la mise jour du catalogue informatis permettant lutilisateur de
connatre ltat exact de la collection, de tel titre appartenant la
bibliothque.
Le fichier bibliographique joue un rle prpondrant
fonctionnement de la bibliothque, il doit permettre de :
dans le
retrouver un document partir dun ou plusieurs de ses lments

descriptifs ou analytiques (auteur, titre, sujet, mots-cls, etc.) ;
montrer ce que possde la bibliothque sur tel ou tel sujet, sur tel ou tel
auteur ;
guider lutilisateur dans ses choix en identifiant une dition particulire,
les caractristiques physiques du document, ouvrage illustr ou non, son
appartenance une collection, sa langue, etc. ;
localiser un document dans la bibliothque elle-mme ;
contrler le dveloppement harmonieux des collections par
lidentification physique (description bibliographique) et intellectuelle
(analyse du contenu et indexation) de tous les documents ;
59
grer lensemble des collections conserves au sein de la bibliothque.

Dans le SGBD escompt, le module de prt met en relation le fichier
bibliographique contenant la description des documents et celui des
utilisateurs. En dfinitive, le systme doit tre capable de gnrer toutes sortes
de tris et de statistiques ainsi que ldition de lettres de rclamation. Outre
une acclration de la transaction de prt elle-mme, le module de prt doit
assurer une grande fiabilit ces oprations. Ce module doit offrir, par
ailleurs, une possibilit de rservation qui signalera les documents prts
ainsi que la gestion de ces rservations. Le module dinventaire repose sur la
comparaison entre, dune part, lensemble des documents reprs dans la
base et non dclars comme perdus et, dautre part, laddition des documents
acquis ainsi que les documents en cours de prt et ceux dont la prsence est
physiquement constate. Le systme devra tre en mesure de produire des
diffrentes ditions savoir :
les bibliographies slectives sur un thme particulier ou gnral portant
sur toute la collection ;
les listes de nouveauts : le systme doit tre capable dextraire du
fichier les dernires notices entres ;
les listes des acquisitions une date prcise ;
linventaire de documents.
2. Le modle conceptuel de communication

Le Modle conceptuel de communication (MCC), appel aussi diagramme
Tableau 3 : Les acteurs du systme bibliothque
Code acteur
Acteur
A1
La Responsable de la bibliothque
A2
Le service de catalogage
A3
Le service dindexation
A4
Le service de prt
A5
Le fournisseur
A6
Le service de la comptabilit
A7
Les utilisateurs
60
des flux, permet une description des flux dinformation changs entre acteurs.
2.1. Les acteurs
Un acteur est une entit, humaine ou matrielle, intervenant dans le
systme dinformation. Les acteurs se divisent en deux catgories, internes et
externes, selon leur appartenance ou non lentreprise. Les acteurs de la
Tableau 4
Les flux du systme bibliothque
Code flux
Flux
F1
Proposition dacquisition
F2
Etablissement de fiche de commande/contrat
F3
Contact fournisseur pour devis
F4
Retour devis estimatif
F5
Envoi de la fiche de commande au service de la comptabilit
F6
Ralisation du bon de commande / march)
F7
Retour du bon de commande / march) vis
F8
Information du fournisseur du visa
F9
Livraison des documents
F10
Rception des dons / dpts
F11
Validation des livraisons
F12
Enregistrement des livraisons (N dinventaire)
F13
Envoi des documents au service catalogage
F14
Catalogage des documents
F15
Validation avec le responsable
F16
Envoi des documents au service indexation
F17
Indexation des documents
F18
Validation avec le responsable
F19
Ralisation des instruments de recherche
F20
Envoi des catalogues au service du prt
F21
Emprunt des documents
F22
Retour des documents
F23
Rservation des documents
61
bibliothque universitaire sont reprsents dans le tableau suivant :

2.2. Les flux
Un flux est un change dinformations entre un acteur metteur et un
acteur rcepteur. Les flux peuvent tre classs en cinq catgories : matire,
finance, personnel, actif et information. Un flux est mis par un acteur
destination dun autre acteur. Les flux concernant les acteurs de notre
bibliothque sont reprsents dans le tableau suivant :
Figure 3
Le diagramme des flux de la bibliothque
6
A6
A2
13
14
15
A5
11
12
4
A1
2
14
10
A3
17
A7
1
18
23
22
20
A4
21
62
2.3. Le diagramme des flux

Le Modle conceptuel de communication (MCC), appel aussi diagramme
des flux, permet une description des flux dinformation changs entre
acteurs en dcomposant lorganisation en une srie dacteurs internes. Dans
ce diagramme, la reprsentation standard est constitue par les ellipses qui
reprsentent les acteurs internes et les flches qui reprsentent les messages
internes. Le MCC du systme bibliothque universitaire est reprsent dans la
figure suivante :
Tableau 5
Les rgles de gestion du systme bibliothque
Code
Rgle de gestion
C1
Une fiche de commande peut regrouper un ou plusieurs ouvrages
C2
Une fiche de commande ne peut faire lobjet que dune seule acquisition
C3
Une acquisition peut regrouper plusieurs fiches de commande
C4
Une acquisition est soit un march, soit un bon de commande soit un don
C5
Un fournisseur a le droit de soumissionner pour plusieurs acquisitions
C6
Un march par lot peut tre conclu avec plusieurs fournisseurs
C7
Un contrat dabonnement nest conclu quavec un seul fournisseur
C8
Un contrat dabonnement peut englober plusieurs titres de revues
C9
Labonnement une revue peut tre refait avec un autre fournisseur
C10
Un fournisseur peut avoir plusieurs contrats dabonnement
C11
Les fascicules peuvent tre acquis en plusieurs exemplaires
C12
Un numro dinventaire est unique
C13
Un numro dinventaire ne concerne quun exemplaire
C14
Une livraison peut tre partielle ou globale
C15
Un don ne peut tre accompagn dun bon de livraison
C16
Les exemplaires dun seul document peuvent faire partie de plusieurs livraisons
C17
Un type dacquisition regroupe plusieurs acquisitions
C18
Une acquisition appartient un seul type dacquisition
C19
Un utilisateur peut effectuer plusieurs emprunts
C20
Il y a des rgles de prt propres chaque type dutilisateur
C21
Il y a plusieurs catgories dutilisateurs
C22
Une livraison peut concerner une acquisition ou un contrat dabonnement
C23
Une livraison globale peut inclure plusieurs livraisons partielles
63
3. Le modle conceptuel des donnees

Le modle conceptuel des donnes est une reprsentation de lensemble
des donnes du domaine, qui ne tient pas compte des aspects techniques et
conomiques de mmorisation et daccs et sans se rfrer aux conditions
dutilisation par tel ou tel traitement. Il a pour but dcrire de faon formelle
les donnes qui seront utilises par le systme dinformation.
Pralablement la construction de ce modle, il convient de faire linventaire
des donnes dont on limine les redondances, les synonymes et les polysmies.
3.1. Les rgles de gestion
La spcification des rgles de gestion, mene paralllement au recueil des
Tableau 6
Le dictionnaire de donnes du systme bibliothque
Nom donne
Code donne
Type
Adresse fournisseur
ADR FOU
Adresse utilisateur
ADR UTI
A255
Anne de publication ouvrage
ANN PUB OUV
A5
Auteur ouvrage
AUT OUV
A255
Catgorie utilisateur
CAT UTI
A255
Collation ouvrage
CLA OUV
A255
Code fournisseur
COD FOU
Code ouvrage
COD OUV
Code type acquisition
COD TYP ACQ
N5
Code type livraison
COD TYP LIV
Code type utilisateurs
COD TYP UTI
Code utilisateur
COD UTI
Collection ouvrage
COL OUV
A255
Communicabilit
Communicabilit
BL
Cote ouvrage
COT OUV
A255
Date dacquisition
DAT ACQ
Date contrat
DAT CON
Date denregistrement
DAT ENR
64
Date fascicule
DAT FAS
Adresse fournisseur
ADR FOU
Date livraison
DAT LIV
Date de prt
DAT PRE
Date de retour
DAT RET
Date acquisition
DATACQ
DT
Dsignation acquisition
DES ACQ
A255
Dsignation fournisseur
DES FOU
Dsignation type acquisition
DES TYP ACQ
A255
Dsignation type livraison
DES TYP LIV
Dsignation type utilisateur
DES TYP UTI
A255
Edition ouvrage
EDI OUV
A255
Editeur ouvrage
EDR OUV
A255
Fax fournisseur
FAX FOU
ISBN
ISBN
ISSN
ISSN
N12
Mel fournisseur
MEL FOU
Mel utilisateur
MEL UTI
A255
Mention responsabilit
MENT RES
A255
Mots-cls fascicule
MOT CLE FAS
A255
Mots-cls ouvrage
MOT CLE OUV
A255
Nature fascicule
NAT FAS
A255
Nombre dexemplaires ouvrage
NBR EXE
Nombre dexemplaires fascicule
NBR EXE FAS
N2
Nombre de fascicules par an
NBR FAS AN
Nombre de titres
NBR TIT
Niveau utilisateur
NIV UTI
A255
Notes
NOT OUV
A255
Numro acquisition
NUM ACQ
Numro article
NUM ART
Numro bon livraison
NUM BON LIV
Numro fascicule
NUM FAS
Numro fiche
NUM FIC
Niveau utilisateur
NIV UTI
A255
Nom utilisateur
NOM UTI
A255
Nombre dexemplaires
NBR EXE FAS
N2
Nombre dexemplaires ouvrages
NBR EXE
Nombre dexemplaires ouvrages
NBR EXE
Nombre de fascicules par an
NBR FAS AN
A10
Nombre de titres de revues
NBR TIT
Notes
NOT OUV
A255
Numro acquisition
NUM ACQ
Numro article
NUM ART
Numro bon livraison
NUM BON LIV
Numro fascicule
NUM FAS
Numro fiche de commande
NUM FIC
Numro inventaire
NUM INV
A255
Numro ouvrage
NUM OUV
Numro visa contrat
NUM VIS CON
Observations
OBSERVATIONS
A255
Ouvrage ou revue
OUV REV
BL
Priodicit
PERIODICITE
A255
Prnom utilisateur
PRE UTI
A255
Prix unitaire ouvrage
PRI UNI
MN
Prix unitaire revue
PRI UNI REV
MN
Profession utilisateur
PRO UTI
A255
Quantit livraison
QUA LIV
N10
Rgles dacquisition
REG ACQ
A1000
Rgles de prt
REG PRE
A255
Tlphone fournisseur
TEL FOU
Thme fascicule
THE FAS
A255
65
donnes, permet la mise en place des relations entre les informations. Les
rgles de gestion du cas de la bibliothque sont reprsentes dans le tableau
prcdent (n5).
3.2. Dictionnaire des donnes
Pour faciliter la conception ultrieure des bases de donnes, il est
recommand de dfinir un dictionnaire de donnes qui regroupe les
proprits atomiques informations lmentaires qui ne peuvent pas tre
66
Figure 4 :
Le modle conceptuel
de donnes
Contient
FIC_COM
COD_OUV
NUM_ART
0,n NUM_FIC
ISBN
TIT_OUV
AUT_OUV
EDR_OUV
ANN_PUB_OUV
PRI_UNI
NBR_EXE
Acquisition
1,n NUM_ACQ
DES_ACQ
Observations
DAT_ACQ
1,1
0,n
1,1
Soumissionne
1,n
0,n
Etabli
1,n
1,1
1,n
Fournisseur
COD_FOU
DES_FOU
TEL_FOU
MEL_FOU
FAX_FOU
ADR_FOU
CONT_ABO
NUM_VIS_CON
DAT_CON
NBR_TIT
Livrer
Etre
0,n TYP_ACQ
COD_TYP_ACQ
DES_TYP_ACQ
Attache
REG_ACQ
1,1
Revue
COD_REV
ISSN
TIT_REV
Concerner
MENT_RES
Priodicit
1,1 NBR_FAS_AN
PRI_UNI_REV
1,n
1,1
Interese
0,n
Livraison
1,n NUM_BON_LIV
DAT_LIV
QUA_LIV
1,1
INV_EXE
NUM_INV
DAT_ENR
Communicabilit
OUV_REV
SE_Rapporter
0,n
1,1
Emprunter
DAT_PRRE
DAT_RET
NAT_PRE
0,n
Appartient 1,n
Utilisateurs
COD_UTI
NOM_UTI
PRE_UTI
NIV_UTI
CAT_UTI
ADR_UTI
PRO_UTI
MEL_UTI
1,1
TYP_LIV
COD_TYP_LIV
DES_TYP_LIV
Avoir
Ouvrage
NUM_OUV
CLA_OUV
COL_OUV
THE_OUV
1,n COT_OUV
NOT_OUV
MOT_CLE_OUV
Appartenir
1,1
1,n
Fascicule
NUM_FAS
DAT_FAS
NAT_FAS
NBR_EXE_FAS
THE_FAS
MOT_CLE_FAS
TYP_UTI
COD_TYP_UTI
DES_TYP_UTI
REG_PRE
67
dcomposable. Le dictionnaire des donnes du cas de la bibliothque

normalise selon la technique 3/3 est reprsent dans le tableau suivant :
3.3. La ralisation du MCD
Rappelons que le modle conceptuel des donnes qui dcrit les donnes et les
diffrentes relations qui les lient a t ralis avec latelier gnie logiciel, support
de la mthode Merise qui est le Power Designor. Lutilisation de cet outil permet
de gnrer automatiquement le code de ce MCD, ce qui facilite normment la
ralisation de ce systme et favorise lutilisation de la mthode Merise.
Ce MCD va tre ralis partir du dictionnaire de donnes. Le modle conceptuel
des donnes relatif au systme bibliothque est reprsent dans la figure suivante :
4. Le modle logique des donnes

Le modle logique des donnes MLD fournit une description des donnes
tenant compte des moyens informatiques mis en uvre. Il complte le MCD
en introduisant la notion dorganisation. Il indique donc comment les
donnes seront organises. Tandis que le modle physique des donnes dcrit
la base des donnes o lensemble des fichiers correspond aux donnes
gres par le systme dinformation. Le MPD prpare le systme de gestion
des donnes.
CONCLUSION
Dans ce papier, nous avons ralis la conception et la ralisation de la
68
base de donnes du systme dinformation dune bibliothque universitaire.

La mthode danalyse et de conception Merise spcifique
linformatisation des systmes dinformation est adopte dans ce cadre. Elle a
galement t la base de la mise en uvre du modle de donnes
relationnelles, relatives cette ralisation.
Comme suite ce travail, la partie traitement peut faire lobjet dune srie
de travaux qui vont complmenter cette conception traitant uniquement les
donnes. Parmi les perspectives de ce travail, on peut citer :
la gestion des traitements ;
lutilisation dautres AGL tel que Designor, AMC designor...
lutilisation dautres SGBDR tels que Oracle et Informaix.
Bibliographie
Aho, A., Ullman, J. (1993). Concepts fondamentaux de linformatique. Paris
Dunod.
Acsiome (1990). Modlisation
dinformation. Paris, Masson.
dans
la
conception
des
systmes
Akoka, J. (2001). Conception des bases de donnes relationnelles en pratique :

concepts, mthodes et cas corrigs, I. Comyn-Wattiau. Paris Vuibert.
Benett, S., Mcrobb, S., Farmer, R. (2001). Object-Oriented Systems Analysis
and Design using UML. McGrawwHill.
Date, C. (1998). Introduction aux bases de donnes, 6e dition, Thomson
international publishing.
Gabay, J. (1993). Apprendre et pratiquer Merise. Paris, Masson.
Galacsi (1989). Conception de bases de donnes : du schma conceptuel au
schma physique. Paris, Dunod.
Gardarin, G. (2000). Matriser les bases de donnes. Paris, Eyrolles.
Guedj, G. (1996). AMC*Designor, mise en uvre de MERISE. Eyrolles.
Hainaut, J. (1994). Bases de donnes et modles de calcul Outils et
Mthodes pour lUtilisateur. Paris, InterEditions.
Matheron, J. (1994). Exercices et cas pour comprendre MERISE. Paris, Eyrolles.
Matheu, P. (2000). Des bases de donnes lInternet. Paris, Vuibert.

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