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PROGRAMA DE PREVENCIN DE RIESGOS DE FRAUDE Y CORRUPCIN

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PROGRAMA DE PREVENCIN DE RIESGOS DE FRAUDE Y CORRUPCIN

(Versin 3)

INDICE

1.

ASPECTOS GENERALES ....................................................................................................... 2

1.1.

Marco Legal ........................................................................................................................ 2

1.2.

Objetivo .............................................................................................................................. 2

1.3.

Alcance ............................................................................................................................... 2

1.4.

Definiciones ........................................................................................................................ 3

1.5.

Polticas especficas de Control de Fraude y Corrupcin .................................................... 4

1.6.

Atribuciones y Responsabilidades ...................................................................................... 5

2.

CATEGORAS DE RIESGOS DE FRAUDE ................................................................................ 5

3.

ESTRUCTURA DEL PROGRAMA ANTIFRAUDE ..................................................................... 6

3.1.

Prevencin .......................................................................................................................... 7

3.1.1. Niveles de Control .............................................................................................................. 7

3.1.2. Objetivo de Prevencin - componentes y elementos ........................................................ 9
3.2.

Deteccin ............................................................................................................................ 9

3.2.1. Mecanismos de deteccin ................................................................................................ 10

3.2.2. Objetivo de Deteccin - componentes y elementos ........................................................ 11
3.3.

Respuesta ......................................................................................................................... 11

3.3.1. Objetivo de Respuesta - componentes y elementos ........................................................ 12

4.

CICLO DE LA GESTIN DE RIESGO DE FRAUDE ................................................................. 13

5.

MAPA DE RIESGOS DE FRAUDE Y CORRUPCIN ............................................................... 13

6.

PROGRAMA ANTIFRAUDE 2014 ....................................................................................... 15

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1. ASPECTOS GENERALES

1.1.

Marco Legal

Lineamientos de la Secretara de Transparencia de la Presidencia de la Repblica, DNP,
DAFP y Oficina de las Naciones Unidas contra el Delito UNODC; Estrategias para la
construccin del Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano, gua publicada en
cumplimiento de lo dispuesto por el Estatuto Anticorrupcin - Ley 1474 de 2011 Por la
cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencin,
investigacin y sancin de actos de corrupcin y la efectividad del control de la gestin
pblica, art. 73. Adicionalmente se contemplan los artculos 251 al 266 del cdigo penal
colombiano; artculos 72 y 74 del cdigo de comercio y los artculos 49.1 y 58 de los
Reglamentos de Autorregulacin Voluntaria en Valores y en Divisas del AMV,
respectivamente.
Circular Bsica Jurdica de la Superintendencia Financiera, Ttulo I Captulo 9
Obligaciones especiales de las entidades vigiladas, numeral 7.7.1.2.1, inciso vii.

Circular Bsica Financiera y Contable de la Superintendencia Financiera, Captulo XXIII
Reglas relativas a la Administracin del Riesgo Operativo, numerales 2.6.1.1 y 2.6.1.2.

1.2.

Objetivo

Establecer las polticas, procedimientos y metodologas que permitan identificar, medir,
controlar y monitorear los riesgos de fraude y corrupcin en Bancldex S.A. dentro del
Sistema de Administracin de Riesgo Operativo SARO. Lo anterior con el fin de
gestionar adecuadamente estos tipos de riesgo operativo a los cuales est expuesto el
Banco en el desarrollo de sus operaciones, e igualmente adoptar los controles y las
acciones adecuadas y oportunas para la mitigacin de estos riesgos.

1.3.

Alcance

Los lineamientos y definiciones del presente programa aplican a todas las lneas de
negocio y procesos de la cadena de valor de Bancldex, por lo tanto involucra a todos
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los actores que intervienen dentro de las actividades del Banco, como son los clientes,
inversionistas, miembros de junta directiva, comits, contratistas, proveedores y/o
proponentes, entre otros; por lo tanto es de competencia y obligatoria aplicacin para
todos los funcionarios de la entidad.

La estrategia de lucha contra la corrupcin y de atencin al ciudadano de Bancldex
contempla, entre otros elementos y sistemas afines, el Cdigo de Buen Gobierno, el
Sistema de Control Interno (SCI), el Sistema de Atencin al Consumidor Financiero (SAC),
la Gestin tica, los controles monitoreados por las Unidades de Cumplimiento
(SARLAFT y AMV), el mapa de riesgos de fraude y corrupcin, los controles especficos
para mitigar estos riesgos y los mecanismos de atencin al ciudadano.

1.4.

Definiciones

Bancldex considera en este programa las siguientes definiciones1:
Fraude: cualquier accin cometida intencionadamente para obtener ganancias ilcitas o
de forma ilegal, en detrimento de los intereses de la entidad o de un tercero.

Las definiciones se encuentran alineadas con la regulacin y varias de las prcticas y estndares
internacionales en materia de programas y controles anti-fraude:
Superintendencia Financiera, Circular Bsica Jurdica, Ttulo I Captulo 9 Obligaciones especiales de las
entidades vigiladas, numeral 7.7.1.2.1., inciso vii.
Superintendencia Financiera, Circular Bsica Financiera y Contable, Captulo XXIII Reglas relativas a la
Administracin del Riesgo Operativo, numerales 2.6.1.1. y 2.6.1.2.
KPMG ForensicAdvisory, 2007; Gestin de Riesgos de Fraude, Desarrollo de una estrategia de
prevencin, deteccin y respuesta al fraude.
DeloitteToucheTohmatsu 2008, Programas y Controles Antifraude; documento original de
DeloitteDevelopment LLC, AntifraudPrograms&Controls traducido por Samuel A. Mantilla, asesor de
investigacin contable Deloitte&Touche Ltda., Colombia.
Secretara de Transparencia de la Presidencia de la Repblica, DNP, DAFP y Oficina de las Naciones
Unidas contra el Delito UNODC; Estrategias para la construccin del Plan Anticorrupcin y de Atencin al
Ciudadano, gua publicada en cumplimiento de lo dispuesto por el Estatuto Anticorrupcin - Ley 1474 de
2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencin, investigacin y
sancin de actos de corrupcin y la efectividad del control de la gestin pblica, art. 73.
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y ESAP, Cartillas de Administracin Pblica - Gua de
Administracin del Riesgo, Cuarta edicin, 2009.

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Fraude Interno: actos que de forma intencionada buscan defraudar o apropiarse

indebidamente de activos de la entidad o, incumplir normas o leyes, en los que est
implicado al menos, un empleado o administrador de la entidad.
Fraude Externo: actos, realizados por una persona externa a la entidad, que buscan
defraudar o apropiarse indebidamente de activos de la misma o incumplir normas o
leyes.
Conducta irregular: hace referencia a incumplimientos de leyes, regulaciones, polticas
internas, reglamentos o expectativas de las organizaciones respecto a la conducta tica
empresarial y comportamientos no habituales.
Corrupcin: obtencin de un beneficio particular por accin u omisin, uso indebido de
una posicin o poder, o de los recursos o de la informacin.

1.5.

Polticas especficas de Control de Fraude y Corrupcin

1. Bancldex contar con un programa de control de fraude y corrupcin, el cual
deber actualizarse en forma permanente.

2. El Programa de Control de Fraude y corrupcin de Bancldex S.A. estar integrado

al Sistema de Riesgo Operativo de la entidad y se vincular a los manuales de tica y
comportamiento institucional, as como a aquellos otros instructivos del Banco que
hagan referencia a actos que puedan ser calificados como fraude o corrupcin. En
los casos no previstos explcitamente por el SARO o cuando la administracin lo
considere necesario, se dar tratamiento a los actos de fraude interno o externo
segn lo previsto en los dems manuales e instructivos a los que se hace referencia.

3. Bancldex contar con la estructura organizacional y con instrumentos y actividades

de prevencin, deteccin y respuesta, as como de identificacin, valoracin,
mitigacin y control de riesgos de fraude.

4. El Banco dispondr de una metodologa de monitoreo para reducir los riesgos

derivados de fraudes internos o externos, para garantizar el mejoramiento continuo
en la prevencin y control de los mismos.

5. Bancldex pondr en prctica actividades de capacitacin y divulgacin necesarias

para fortalecer la cultura de prevencin y control de fraude.
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6. Los principales riesgos potenciales de fraude (interno o externo) a los que est
expuesto Bancldex debern ser identificados en los distintos subprocesos de la
cadena.

7. El Banco deber poner a disposicin de los funcionarios de la entidad y de terceros,

canales de comunicacin eficaces que les permitir obtener informacin sobre la
potencial ocurrencia de actos de fraude interno o externo, que a su vez permitan,
en todo caso, preservar la confidencialidad de la informacin recibida y proteger la
identidad de quien informa.

1.6.

Atribuciones y Responsabilidades

Las atribuciones y responsabilidades frente a los riesgos de fraude y corrupcin
corresponden a las definiciones de estructura organizacional previstas en el Sistema de
Administracin del Riesgo Operativo SARO. Lo anterior incorpora expresamente las
responsabilidades especficas previstas en la normatividad vigente en materia de riesgo
de fraude.

2. CATEGORAS DE RIESGOS DE FRAUDE

Bancldex S.A. adopta las tipologas y clasificaciones del riesgo de fraude indicadas por
los referentes de las correspondientes prcticas internacionales2; dichas categoras se
encuentran presentes en la regulacin vigente aplicable a Bancldex3, que indica que el
riesgo de fraude es un tipo de riesgo operativo y as mismo que el riesgo de corrupcin
es un tipo de riesgo de fraude.


2

ACFE: Association of CertifiedFraudExaminers, concepto de rbol del fraude cuyas ramificaciones

principales son: apropiacin indebida de activos, corrupcin e informacin o reportes fraudulentos.

3
Circular Bsica Jurdica y Circular Bsica Financiera y Contable de la Superintendencia Financiera, Estatuto
Anticorrupcin y Guas de Administracin del Riesgo del Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica, entre otros.
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Para efectos del presente programa de prevencin, aplicarn las categoras, definiciones
y tipologas principales de riesgo que se enuncian a continuacin:

FRAUDE

Corrupcin

Apropiacin
indebida de
recursos
Conflicto de
intereses
Informacin
Fraudulenta
Incumplimiento
de obligaciones
legales
Abuso
tecnolgico

Definiciones
Por accin u omisin, que
mediante el uso de poder se
obtenga un beneficio

Ejemplos y elementos
Aceptacin de beneficios
Influencia para la toma de decisiones
Cohecho

Hurto, malversacin de recursos, fuga de informacin, falsificacin de

reportes, operaciones no autorizadas y uso indebido de activos
Intereses privados de los
funcionarios que interfieran con
las obligaciones laborales

Trabajos paralelos no autorizados

Existencia de intereses privados que
puedan interferir con las obligaciones
laborales

Distorsin u omisin de la
informacin del negocio

Desinformacin para obtencin de

beneficios ; falsos reportes y
manipulacin de estados financieros

Ocultamientos, faltas a obligaciones de informacin o desinformacin a

entes de control (internos y externos)
Accesos no autorizados, uso indebido de los recursos tecnolgicos y
alteracin o robo de informacin a travs de estos medios

Nota: Estas definiciones consultan la normatividad vigente aplicable, y en atencin particular al

Estatuto Anticorrupcin - Ley 1474 de 2011.

3. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA ANTIFRAUDE

El presente programa est estructurado en torno a tres objetivos principales:
prevencin, deteccin y respuesta a los posibles eventos. Todo ello integrado al Sistema
de Administracin de Riesgo Operativo SARO de Bancldex S.A.


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3.1. Prevencin

Objetivo orientado a la reduccin de la probabilidad de ocurrencia de eventos de
fraude, de conductas irregulares o de actos de corrupcin.

Consiste en la articulacin de las diferentes polticas y los sistemas de control ya
implementados en el Banco, cuyasetapas y elementos implican o incluyen controles de
alto nivel, sistemas de gestin, procedimientos o controles especficos de procesos que
resultan aplicables a los riesgos de fraude y corrupcin. Estos sistemas, entre otros,
incluyen: Sistema de Control Interno, Gobierno Corporativo, Gestin tica, Sistema de
Atencin al Consumidor Financiero y funciones ejercidas por unidades especficas de
cumplimiento.

Si bien existen controles preventivos incorporados a los procesos del Banco, con
ocasin de la aplicacin del presente programa estos controles debern ser auto-
evaluados por los responsables correspondientes y probados por los evaluadores
independientes internos y externos, segn las responsabilidades definidas dentro del
SARO. Las actividades de autoevaluacin se enfocarn en la identificacin, valoracin y
diseo o mejoramiento de controles paramitigar los riesgos de que trata el presente
programa.

Este objetivo tambin incluye actividades preventivas especficas y continuadas, como la
promocin de la integridad, transparencia y tica organizacionales, y la capacitacin,
cultura y comunicacin sobre estos riesgos as como sobre las alternativas de diseo y
aplicacin de controles mitigantes efectivos.

3.1.1. Niveles de Control

Sin perjuicio de que, con ocasin de la aplicacin del presente programa se identifiquen
controles adicionales, Bancldex S.A. considerar en sus autoevaluaciones y revisiones
independientes los siguientes niveles de control:

De gobierno o alto nivel: mecanismos de supervisin de los que estn dotados la Junta
Directiva y los Comits de Auditora, de Administracin de Riesgos y de Calidad y Riesgo
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Operativo, as como su capacidad para impartir su apoyo disponiendo los recursos para
los controles y programas necesarios, dictando las polticas correspondientes, y
verificando que los controles implementados sean efectivos.

De la alta direccin: mecanismos para fijar lineamientos vinculados a una cultura de
integridad, tica y transparencia, as como la capacidad para proponer e implementar
polticas y medidas frente al fraude y la corrupcin. Por su parte, los responsables de
procesos brindarn una supervisin de la operacin de sus procesos que permita
identificar las actividades de las que se deriven potenciales riesgos, y en las que exista
oportunidad para alinear o disear los controles correspondientes.

Derivados de la evaluacin independiente de los procesos: la auditora interna as
como las externas evalan el diseo y la efectividad operativa de los controles
antifraude, contribuyen a identificar riesgos en procesos especficos e informan al
Comit de Auditora de la Junta Directiva sobre el resultado de sus evaluaciones.

Derivados de la auto-evaluacin de riesgos y controles: mecanismo que ayuda a la
Direccin a comprender los riesgos de fraude o corrupcin de su negocio, y a identificar
potenciales debilidades o deficiencias en los controles a partir de un anlisis experto.
Esto con el objetivo de obtener un plan de accin y de mejoramiento que considere las
asignaciones apropiadas de recursos para contrarrestar estos riesgos, ya sea mediante
la optimizacin de controles existentes o el diseo de nuevos controles. Esta evaluacin
deber realizarse peridicamente en todos los procesos de la cadena de valor del Banco,
en lnea con los mecanismos de autoevaluacin previstos en el SARO.

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3.1.2. Objetivo de Prevencin - componentes y elementos

Reducir las probabilidades de fraude y

conductas irregulares

Polticas
Ambiente de control
Cultura y Comunicacin
Gestin tica
Gobierno Corporativo
Unidades de Cumplimiento
Sistema de Atencin al Consumidor
Financiero - SAC
Identificacin y valoracin de riesgos
y controles de fraude y corrupcin*

3.2. Deteccin

Objetivo orientado a descubrir las conductas irregulares, los fraudes o los actos de
corrupcin en el momento en que stos se produzcan.

Consiste tanto en la identificacin y evaluacin de los controles existentes como en la
construccin de mecanismos de control especficos, en reas especiales o sensibles a los
riesgos que as lo requieran, as como otros dirigidos a toda la organizacin.

Como complemento a los mecanismos de comunicacin diseados para los clientes y
orientados a la participacin ciudadana, Bancldex S.A. reforzar los canales de
comunicacin mediante los cuales los empleados y terceros interesados puedan
expresar sus inquietudes y preocupaciones o sospechas de conductas irregulares.

Aunque existen actualmente controles detectivos incorporados a los procesos del
Banco, la aplicacin del presente programa implica la auto-evaluacin y evaluacin
peridica de estos controles segn las responsabilidades definidas en el SARO. La
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activacin de un control detectivo deber servir, por un lado, para la activacin de los
protocolos de respuesta enunciados en el numeral 3.3. siguiente, y para la re-evaluacin
y retroalimentacin de los controles preventivos aludidos en el numeral 3.1.

3.2.1. Mecanismos de deteccin

La aplicacin del presente programa podrdar lugar a identificar o mejorar este grupo
de mecanismos. Por otro lado, stos sern considerados en las autoevaluaciones y
revisiones independientes con el fin de probar su adecuado funcionamiento. Los
mecanismos inicialmente considerados en el presente programa son:

Mecanismo de denuncia sobre conductas irregulares: adems de los canales regulares
de comunicacin, a travs de los superiores inmediatos y el personal asignado del
Departamento de Desarrollo Humano, este mecanismo implica la disposicin de una
lnea de atencin que reciba las inquietudes y denuncias bajo condiciones adecuadas de
disponibilidad, confidencialidad, y anonimato. Este medio de comunicacin ser el
canal apropiado para recibir inquietudes sobre potenciales irregularidades o asuntos
cuestionables respecto del tratamiento a clientes y terceros, cuestionamientos
relacionados con informacin financiera, con la actuacin de las auditoras, o con
presiones externas respecto de las cuales no haya sido o no sea clara la actuacin o
accin a seguir.

El mecanismo deber contar con los protocolos adecuados para asegurar una adecuada
asistencia, proteccin y seguimiento del denunciante contra potenciales represalias.
Adicionalmente, la existencia del mecanismo deber contar con una suficiente y
adecuada promocin a travs de distintos mecanismos de comunicacin interna y
externa.

Funciones de auditoras interna y externa y de seguimiento, alineadas a riesgos: la
auditora aplicada a procesos priorizados segn su nivel de riesgo ser una herramienta
central de deteccin del presente programa, dado que los resultados de estas
evaluaciones debern ser empleados por el Banco como prueba de que los controles
estn cumpliendo adecuadamente con su funcin. Protocolos de seguimiento o
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investigacin debern desarrollarse con el fin de hacer un uso adecuado de esta

informacin.

Anlisis proactivo de datos e informacin: es una evaluacin, preferiblemente apoyada
en el uso de herramientas tecnolgicas, que permita, reconocer o detectar
movimientos, pautas o comportamientos inusuales o irregulares. Este mecanismo
tendr un desarrollo acompasado con la capacidad humana y tecnolgica del Banco.
3.2.2. Objetivo de Deteccin - componentes y elementos

Prevencin

Descubrir los fraudes y las conductas

irregulares cuando se produzcan

Respuesta

Deteccin

Mecanismos de denuncia (lnea de

atencin telefnica)
Auditoras internas y externas, y
seguimiento de los subprocesos
Anlisis de datos y deteccin de
conductas irregulares

3.3. Respuesta

Objetivo enfocado en la gestin de los eventos de fraude o corrupcin, mediante
medidas correctivas que permitan recuperar las prdidas o corregir los daos
ocasionados por la ocurrencia de los hechos irregulares descritos en el presente
programa.

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Si bien existen controles correctivos u orientados al tratamiento de los potenciales

impactos de determinados eventos de conductas o actos irregulares, el presente
programa buscar complementar estas medidas correctivas con el fin de caracterizar y
prever, entre otras, las siguientes situaciones particulares:

- Protocolos o pasos a seguir para conducir investigaciones o decidir cerrarlas,
en la rbita interna o externa de la organizacin
- Protocolos de informacin que permitan decidir y gestionar la eventual
comunicacin hacia la propia organizacin, al pblico, a entes externos de
control, reguladores o autoridades, acerca de conclusiones de las
investigaciones en un marco de cooperacin abierta y de transparencia.
- Esquemas disciplinarios frente a las faltas correspondientes, previstos en los
manuales o instrumentos del caso.
3.3.1. Objetivo de Respuesta - componentes y elementos


Adoptar medidas correctivas y reparar los daos
provocados por e l fraude o conducta irregular

Prevencin

Respuesta

Protocolos de:
-investigacin
-responsabilidad y cumplimiento normativo
-revelacin de informacin
-medidas correctivas
Escenarios de contingencia en eventos con
alto contenido reputacional

Deteccin

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4. CICLO DE LA GESTIN DE RIESGO DE FRAUDE

El ciclo de gestin de riesgo de fraude en Bancldex se encuentra, por definicin,
alineado al del Sistema de Administracin del Riesgo Operativo SARO, y por lo tanto
las etapas del ciclo de gestin de riesgos de fraude se homologan a las del SARO:

5.

MAPA DE RIESGOS DE FRAUDE Y CORRUPCIN

Bancldex cuenta con un mapa de riesgos, que incluye todos los tipos y factores de riesgo
operativo y a la vez permite identificar puntualmente los riesgos de fraude y corrupcin.
Mediante esta herramienta el Banco monitorea peridicamente los riesgos operativos a travs
de la autoevaluacin de riesgos y controles, y de esta forma mantiene un ciclo continuo de
identificacin, anlisis y valoracin del riesgo. Adicionalmente el Banco realiza una gestin de
eventos que permite generar tratamientos y planes de accin orientados a mejorar los controles
y retroalimentar el mapa de riesgo.
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El siguiente es el mapa corporativo de riesgos de fraude y corrupcin al 30 de junio de 2014:

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Misional

Soporte

Ser. Cliente y al ciudadano

Evaluacin independiente

Admn del Recurso

Humano

Adq. Admn de Bns y Ss

Admn documental

Admn, Monitoreo y
Evaluacin TI

Soporte Legal

Admn Cartera Crditos

Orig. Operaciones Cartera

Admn y Seg. Operaciones

Patrimonio Autnomo UDI

Patrimonio Autnomo FMI

Desarrollo Empresarial

Fondos de capital

Originacin de Operaciones

Manejo de Inversiones

Banca de las Oportunidades

Transversal

Nmero de riesgos por proceso

6. PROGRAMA ANTIFRAUDE 2014

En 2014 las acciones de prevencin, deteccin y respuesta de riesgos de fraude y corrupcin
se centrarn en:
Etapas

Ene

Feb

Mar

Abr

May

Jun

Jul

Ago

Sep

Oct

Nov

Dic

Actividades de formacin y e ducacin

Sinergias con l as reas y sistemas afines del Banco

Autoevaluacin de riesgos y controles a travs de
mapas de riesgo y eventos, con nfasis en riesgos
de fraude y corrupcin
Diseo y ajuste de mecanismos de deteccin

Diseo de protocolos de respuesta

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