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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1
El procesamiento sistemtico
de la informacin en centros
de distribucin.

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El procesamiento sistemtico de la informacin

en centros de distribucin.

INICIO

INDICE
1. Los sistemas de informacin.

1.1 Definicin de datos.

1.2 Definicin de informacin.
1.3 Ciclo o pasos del procesamiento de datos.
a. Origen de los datos.
b. Registro de datos.

c. Registro de datos.
d. Comunicacin de datos.

e. Almacenamientos de datos.
2. Webgrafa:

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1. LOS SISTEMAS DE INFORMACIN.

Para iniciar en esta temtica es importante tener presente y conceptualizar el objetivo del presente
curso, se hace muy necesario contemplar todos los fenmenos que el internet y la tecnologa traen al
mundo de las organizaciones en todo el mundo. Hoy da, los sistemas de informacin juegan un papel
cada vez ms importante en la toma de decisiones de las empresas, dada la efectividad e impacto de la
informacin que afecta el comportamiento de los negocios (Ver figura 1).

Dimensin
Humana

Dimensin
Tecnolgica

SISTEMAS DE
INFORMACIN

Dimensin
Organizativa

Figura 1. Sistemas de Informacin

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1. LOS SISTEMAS DE INFORMACIN.

La informacin y las nuevas tecnologas en las se soportan, aparecen como un factor productivo que se
suma a los factores tradicionales, trabajo y capital, diferencindose de estos ltimos por su carcter
intangible, dando lugar a un nuevo escenario en el que la informacin y el conocimiento son parte
fundamental para el desarrollo y crecimiento de las organizaciones; donde lo que buscan lo gestores de
los sistemas de informacin es iniciar una palanca que genere los cambios necesarios y un nuevo
horizonte sostenible para el futuro econmico del negocio.

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Fuente: FOTOLIA

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1.1. DEFINICIN DE DATOS.

La definicin de datos est relacionada esencialmente con los diferentes tipos de caracteres, cifras,
nmeros, letras, simbologa o representaciones grficas que en un contexto vlido representan una
situacin o condicin que posteriormente se va analizar.
De esta manera, los datos pueden incluir cosas tan diversas como boletas de ftbol y conciertos, cifras
de inventarios, lecturas de medidores de agua, registro de asistencia universitaria, estadsticas en salud,
informe de resultados tcnicos y cifras de control de inventarios.
Ejemplo:

34.2
67,9

TABLA 1

45,3
33,8
77,9
33,0

A-B-C-D-E-F-G-H

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1.2. DEFINICIN DE INFORMACIN.

Es muy fundamental conocer la gran diferencia entre datos e informacin. Los datos reflejan hechos recogidos en el
desarrollo y ejercicio al interior de la organizacin y que estn todava sin procesar; mientras que la informacin se
obtiene una vez que estos hechos se procesan, agregan y presentan de la manera adecuada para que puedan ser tiles
en la toma de decisiones de la organizacin, por lo que de este modo estos datos estructurados y procesados presentan
un valor agregado que en su estado inicial, y que radicalmente, sirven para orientar decisiones para el control y
mejoramiento continuo de los procesos y sus efectivos resultados.
Los datos se identifican por los elementos o referencias que determinamos (alfanumricos, inclusive smbolos), que son
consecuencia o que determinan los valores o resultados de la toma de mediciones en general (Ver figura 2).

Informacin

Transformacin,
agregacin de valor,

Datos

presentacin.

Figura 2. El proceso de transformacin de los datos en informacin.

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1.2. DEFINICIN DE INFORMACIN.

Debemos tener en cuenta que toda informacin al ser tratada y generada como un resultado de utilidad para la
organizacin, debe en la medida en que se facilite tomar acciones directas y con adecuados resultados, as mismo debe
cumplir con los siguientes requisitos:
Exactitud. La informacin ha de ser precisa y libre de errores.
Completitud. La informacin debe contener todos aquellos hechos que pudieran ser importantes.
Economicidad. El coste de obtener y procesar debe ser inferior a los beneficios que se obtendrn.
Confianza. Para poner crdito a la informacin obtenida, se ha de garantizar tanto la calidad de los datos utilizados,
como las fuentes de la informacin.
Relevancia. La informacin ha de ser til para la toma de decisiones. En ese sentido, conviene evitar todos aquellos
hechos que sean superfluos o que no aporten valor.
Nivel de detalle. La informacin debera presentar el nivel de detalle indicado a la decisin que se destina.
Oportunidad. Se debe entregar la informacin al personal que corresponde y en el momento en qu se requiera.
Verificabilidad. La informacin ha de poder ser contrastada y comprobada en todo momento.

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1.3. CICLO O PASOS DEL PROCESAMIENTO DE DATOS

Los datos deben tener un tratamiento adecuado y esquemtico para

que puedan reflejar la precisin de lo que se quiere lograr con la
manipulacin de los mismos. El gran volumen de ellos, requiere de
una infraestructura o en su defecto de una metodologa que organice
y brinde la fiabilidad que esta actividad necesita, con el fin de obtener
la mejor informacin posible. En ese sentido, existen dispositivos
electrnicos y nuevas tecnologas de la informacin que apoyan toda
esta toma o captura de datos.
En consecuencia, es fundamental tener en cuenta el tratamiento y los
pasos que deben ser desarrollados hasta el momento en que tome de
forma definitiva y muy til los datos, posteriormente, se debe preparar
y determinarr los requisitos y objetivos
Es
ob etivos a alcanzar de los informes.
inf
natural entender,
n er, que existe
ex ste una secuencia
secuenc a precedente
prece ente que
qu viabiliza la
fiabilidad de los resultados, es por ello, que se debe tratar los
l datos
con toda efectividad
ctividad y eficacia,
e icacia, con el fin de no perder ninguno de los
atributos que
e este posee y no permitir
perm t r que la
a ausencia
ausenc a de
e datos
sesgue o desoriente
que se
soriente la toma de decisiones, sobre la situacin
situac
tratar de estimar
timar de manera preventiva o correctiva.

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1.3. CICLO O PASOS DEL PROCESAMIENTO DE DATOS

El ciclo de acciones o pasos son los determinados a

continuacin:
a. Origen de datos.
b. Registro de los datos.
c. Sumario y preparacin de reportes.
d. Comunicacin de los datos.
e. Almacenamiento de los datos.
a. Origen de los datos.
El origen de los datos tiene varias fuentes segn la naturaleza de los
mismos y que generalmente se llaman documentos fuente. Los datos
en su forma general pueden estar contenidos en diferentes medios y
su soporte, tales como, escritos, pirograbados, simbologa o
preparados en gran cantidad de formas. Ejemplo: en documentos
fuente incluye factura, remisiones, manuscritos, grficos, bonos,
ttulos valores, procesos. Fundamentalmente los datos deben
obligarse a cumplir un protocolo de custodia que obliguen al sistema
salvaguardar la integridad del mismo.

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1.3. CICLO O PASOS DEL PROCESAMIENTO DE DATOS

b. Registro de datos.
El registro se relaciona con el soporte y su medio (datos
consignados), esta accin denomina el seguimiento de un proceso
que debe ser sistemtico y que debe cumplirse para consignar los
datos en un medio, editarlos, codificarlos y clasificarlos.
Las etapas en la funcin del registro de datos son los siguientes:

Fuente: FOTOLIA

Edicin: Proceso de elegir los datos que realmente tienen el valor

requerido y desechar los datos que no cumplan con las
especificaciones para la siguiente etapa.
Codificacin: Transformar en una manera sistemtica para ordenar
de mejor manera los datos, que posteriormente pasarn a registro y
proceso, naturalmente se codifican para tener una visin clara de los
grupos, clases y de los datos, para su fcil identificacin.

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1.3. CICLO O PASOS DEL PROCESAMIENTO DE DATOS

b. Registro de datos.
Clasificacin: Es la accin de determinar uno o ms atributos
comunes que se toman para seleccionar y agrupar un conjunto de
datos que aport significancia al proceso y tratamiento de los datos.
La clasificacin debe darse como una accin donde los datos son
elegidos segn las caractersticas que cada uno de estos presente,
por ejemplo cuando se tienen unos datos de un conjunto de productos
de aseo, se clasifican segn su atributo de calidad, o su uso; en ese
sentido, existiran el grupo que identifique o clasifique a los jabones,
desodorantes, desinfectantes, etc. Como se puede observar, con un
nuevo grupo y denominar mejor la clasificacin podemos reagrupar
mucho mejor y de una manera eficiente. Tomando el ejemplo anterior,
podemos decir que ahora se puede clasificar por productos de aseo
del hogar y productos de aseo personal, encontrar subgrupos que
permiten un mejor tratamiento y clasificacin de los datos en el
inventario y su posterior control.

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Fuente: FOTOLIA

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1.3. CICLO O PASOS DEL PROCESAMIENTO DE DATOS

b. Registro de datos.
Conversin: La conversin es necesaria cuando se requiere que un dato pase de un tipo o unidad de
clasificacin a otro. Este proceso se da segn la naturaleza y fuente de los mismos y existen
herramientas matemticas y frmulas que permiten que estas acciones se obtengan para un mejor
tratamiento de los mismos.
Copia y duplicacin: Esta accin permite adquirir facsmiles de los datos, que se pueden seleccionar
para distribuirlos a ms de un usuario final o para agruparlos en diferentes pasos del ciclo de
procesamiento.
Verificacin: Esta accin es de mucha importancia para el resultado final y nos permite tener una
fiabilidad de los resultados; en esencia, nos asegura que los datos tienen una fiel validez desde su
captura o su toma dependiendo del medio de cmo se tome; sin embargo, lo que se busca es disminuir
el error o el sesgo en la manipulacin de los datos y sean los que se requieren segn la muestra.

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1.3. CICLO O PASOS DEL PROCESAMIENTO DE DATOS

b. Registro de datos.
Comparacin y anlisis: Estos procesos muestran qu factores
determinan el destino, tratamiento y aplicabilidad de los datos; existen
atributos, tales como, el orden, naturaleza, proporcin, relacin,
similitud o valor relativo de los datos.
Clculo: Procesamiento aritmtico de las operaciones bsicas de las
matemticas y lgebra, adems son necesarias para el proceso de
conversin a una manera ms efectiva y vlida en el proceso del
manejo de los datos.

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1.3. CICLO O PASOS DEL PROCESAMIENTO DE DATOS

c. Sumario y preparacin de reportes.
Preparacin de reportes: Los reportes merecen que la informacin
sea especializadamente procesada para que logren su objetivo final,
informar de manera fiable y de manera oportuna. Existen mucho tipos
de reportes, en los cuales dependiendo del trato o procesado de los
datos, sern ms especializados que otros. Existen ejemplos como,
los reportes de existencias de inventarios, reportes para el grupo de
saldo en negativo, reportes de notas crdito, distribucin de gestos,
d. Comunicacin de datos.
Los datos deben ser tratados y en ese sentido se le debe agregar
valor a esos datos para que tengan una significancia ante los usuarios
o partes interesadas de esa informacin. Durante el ciclo de trabajo y
acciones por validar la informacin se tiene que realizar una
presentacin determinada y la manera de cmo demostrar que los
resultados finales cumplen con los objetivos que al principio se
trazaron cumplir. La comunicacin de los datos se puede hacer a
travs de muchos medios y su soporte, tenemos el ejemplo simple de
consignarlos en un informe fsico, a travs de un email o correo
electrnico, a travs de un software o utilizando una presentacin
animada en un dispositivo de almacenaje temporal o USB..

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Fuente: FOTOLIA

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1.3. CICLO O PASOS DEL PROCESAMIENTO DE DATOS

e. Almacenamientos de datos

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El almacenamiento de los datos se constituye en una etapa muy

delicada y especial dentro de todos los pasos que hemos venido
estudiando, dado que gracias a esta actividad, tendremos
accesibilidad futura e inmediata a los datos e informacin all
consignada. Entindase, la relevancia, de tener disponibilidad
oportuna de la informacin y lo interesante que es tomar decisiones
correctas en el momento adecuado. Para el tema de almacenamiento
existen dispositivos y soportes para salvaguardar la informacin o los
datos procesados, hoy da tenemos muchas posibilidades en las
tecnologas de la informacin para estos fines. Incluso tenemos la
posibilidad de alojar los datos en hojas de clculo, los registros o
tablas del software, en memorias USB, entre todo tipo de almacenaje
virtual y Cloud Computing.

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Webgrafa:
Anamopi. (2011). Proceso sistemtico en los cedis. Consultado el 2 de Junio de 2014, en:
http://www.slideshare.net/anamopi/proceso-sistematico-en-los-cedis
Egea, J. (2013). Proceso sistemtico de la informacin. Consultado el 2 de Junio de 2014, en:
http://prezi.com/hzomokhxmgc9/el-procesamiento-sistematico-de-la-informacio/
Sistemas de informacin gerencial (2014). Consultado 16 Octubre de 2014, en:
http://tecnologiausam.blogspot.com/

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