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Anlisis y Diseo de un Sistema de informacin para el trmite documentario

en el Instituto Superior de Educacin Pblica Ayaviri (ISEPA)
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Datos generales
Planteamiento y formulacin del proyecto
Resultados y discusin
Anlisis y conclusiones
Recomendaciones
Casos de uso

Datos generales
MESA DE PARTES.- El punto de atencin al cliente es la Unidad de Recepcin Documental (o mesa
de partes) que est ubicada en la recepcin y es la encargada de efectuar la recepcin de los documentos
en la sede central del Instituto Superior de Educacin Pblica Ayaviri.
Esta unidad depende de la Oficina de Secretara, la que tiene a su cargo la administracin
documentaria de la institucin.
Las encargadas que atienden a los administrados estn preparadas para brindar la orientacin
necesaria.
El Sistema Documentario.- El Sistema Documentario est diseado para llevar un adecuado
registro, control, seguimiento y respuestas a los diferentes documentos registrados, emitidos o derivados a
las diversas oficinas, jefaturas o reas de la Institucin.
El origen de los documentos puede ser interno o externo. La documentacin interna est referida a
los documentos generados al interior y que circulan entre las reas, tales como informes y memoranda;
mientras que como documentacin externa se considera a todo lo que ingresa por la Unidad de Recepcin
Documental-Mesa de Partes, Ubicado en la Secretara.
El Sistema Documentario permite a la entidad tener un control de la documentacin que ingresa a la
institucin en todas sus etapas, desde el registro, distribucin, conclusin y archivamiento.

Planteamiento y formulacin del proyecto

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
LA ATENCIN DOCUMENTARIA A LA COMUNIDAD EDUCATIVA Y POBLACIN EN GENERAL EN
FORMA EFICAZ Y RAPIDA.
1.2 FORMULACIN DEL PROBLEMA
SER EFICAZ Y RAPIDA LA ATENCIN DOCUMENTARIA HACIA LA COMUNIDAD EN GENERAL?
1.3 JUSTIFICACION
La justificacin en este proyecto de anlisis es ver la eficiencia del trmite documentario en la oficina de
Mesa de Partes, que a su vez se ubica en la secretara del Instituto Superior de Educacin Publico Ayaviri,
ya que no cuenta con muchos requisitos por los que no se realizan satisfactoriamente los procesos
encargados para sta oficina, dado a que es bastante importante realizar este anlisis, para de esa forma
sugerir ideas que puedan contribuir con el mejoramiento en esta oficina, en resumen es necesario analizar y
disear el SISTEMA DE INFORMACIN PARA EL TRMITE DOCUMENTARIO EN EL INSTITUTO
SUPERIOR DE EDUCACIN PUBLICO DE AYAVIRI - ISEPA, para proponer, sistematizar todo el manejo
documentario y control del mismo.
Los beneficios que se logren con esta investigacin son bastante importantes y a su vez de intereses
personal e institucional basndose en las siguientes viabilidades.
VIABILIDAD OPERATIVA
Es viable porque una vez dada la capacitacin a los miembros de mesa de partes, sobre el sistema a
implementar, tendrn la capacidad para poder adaptarse y trabajar con mayor facilidad en la redaccin y
activacin de documentos en la institucin.
VIABILIDAD ECONOMICA
De acuerdo a las entrevistas que se realiz a los encargados que laboran en esas oficinas es viable,
porque la institucin brinda un presupuesto para esta tarea del mejoramiento en esta oficina, aunque cabe

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mencionar que mas prioridad tienen otras oficinas sin analizar que esta tambin es importante, dado a que
todos los documentos que ingresan a la institucin pasan por ah primero.
VIABILIDAD TECNICA
Tambin es viable tcnicamente, dado a que est relacionado a la viabilidad operativa y econmica, sin
estos no podra ser posible la aplicacin del sistema a implementar, puesto que el sistema a implementar
requiere de computadoras de ultima generacin y no sera posible sin la designacin de un presupuesto por
parte de la institucin (Viabilidad econmica), ni operada por el personal de mesa de partes sin la
capacitacin respectiva (Viabilidad Operativa).
1.4 OBJETIVOS

Recepcionar, clasificar, verificar requisitos mnimos, registrar, foliar y derivar los

expedientes y otra documentacin que ingresa al Instituto Superior de Educacin Publica
Ayaviri.

Atender al pblico usuario y orientar en la presentacin de sus expedientes y documentos

para realizar gestiones en la Institucin.

Elaborar informacin estadstica de los expedientes y documentos en forma mensual y

efectuar las acciones correctivas que tuviera lugar.

Orientar a los Jefes de rea (carrera) existentes en la Institucin sobre aspectos de trmite
documentario y archivo.

Recepcionar, registrar, clasificar, derivar y realizar el seguimiento y control de los

expedientes que ingresan al Instituto.

Preparar anualmente el inventario de documentos archivados y elabora la relacin de

documentos para su depuracin.

Realizar otras funciones de su competencia que le encargue el Director del Instituto

Superior de Educacin Pblico Ayaviri.
OBJETIVO GENERAL
Analizar y disear un sistema de informacin para el procedimiento de trmite documentario en el
Instituto Superior de Educacin Publica Ayaviri ISEPA, previo a su implementacin.
OBJETIVOS ESPECFICOS
1. Analizar las actividades que realiza sta oficina para transparentar todos los procesos y poder
llegar a un mayor nmero de propuestas que tengan la capacidad de ejecutar los trabajos
solicitados, para cumplir con dicho fin
2. Mejorar el sistema documentario en sus distintas etapas a travs de procedimientos adecuados
que permitan una atencin efectiva a todos los usuarios.

Resultados y discusin
REQUERIMIENTOS
En esta parte del proyecto logramos la claridad sobre lo que desea el rea de mesa de partes y la forma en
la cual se le va a presentar la solucin que est buscando, para ello identificamos los siguientes
requerimientos:
1. rea especifica para mesa de partes.
2. Implementacin de equipos de cmputo.
3. Implementacin de un sistema.
4. Capacitacin del personal.
CASOS DE USO
CASO DE USO: (AREA ESPECIFICA PARA MESA DE PARTES)

mesa de partes

presenta solicitud

atiende peticion

convoca a reunion

direccion

acepta peticion

ordena nueva ubicacion

se traslada a nueva ubicacion

CASO DE USO: (IMPLEMENTACIN DE EQUIPOS DE CMPUTO)

a area de
administr...

presenta solicitud

mesa de partes

atiende peticion

convoca a reunion
direccion
a tesoreria
acepta peticion

ordena presupuesto

adquisicion de nuevos equipos

instalacion de equipos

CASO DE USO: (IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA)

mesa de partes

detecta falencia de sistema

analiza el sistema

propone soluciones
programador
analiza y ordena software

a tesoreria
solicita presupuesto

implementa software
trabaja con nuevo software

CASO DE USO: (CAPACITACIN DEL PERSONAL)

mesa de partes

solicita capacitacion

brinda capacitacion

opera con normalidad

capacitador

DIAGRAMA DE SECUENCIAS

direccion
: mesa de partes

administracion de
bienes y servicios

capacitador

solicita oficina
atiende solicitud
acepta solicitud
ordena ubicacion

solicita equipos
atiende solicitud
acepta solicitud
ordena presupuesto
brinda presupuesto
adquiere equipos
administra equipos

solicita alternativas de solucion

brinda alternativas para la solucion
solicita presupuesto para implementacion de software
implementa software

trabaja con sistema

solicita capacitacion
brinda capacitacion

trabaja eficazmente

Anlisis y conclusiones
En el presente trabajo se ha llegado a las siguientes conclusiones:

programador

tesoreria

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1. Es necesario analizar y disear el SISTEMA DE INFORMACIN PARA EL TRMITE
DOCUMENTARIO EN EL INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCACIN PUBLICO DE AYAVIRI - ISEPA,
para sistematizar todo el manejo documentario y control del mismo.
2. El Anlisis del sistema nos ha permitido conocer el proceso del trmite documentario en el instituto
superior de educacin publico de Ayaviri - ISEPA.

Recomendaciones
Acorde a las conclusiones, sugerimos lo siguiente:
1. Frente al excesivo tiempo de duracin de procedimientos en el Trmite documentario del ISEPA1,
se recomienda la utilizacin de tecnologas de sistemas de informacin.
2. Concientizar al trabajador sobre los procedimientos y tiempos mximos de su duracin de trmite
documentario, tal y como se plantea en sus documentos institucionales.
3. Se recomienda la implementacin de un Sistema de Informacin para el Trmite Documentario
debido a que ste optimizara los procedimientos del Trmite Documentario en general.

Casos de uso
CASPO DE USO: PRESENTAR DOCUMENTO

usuario

presentar documento

extend

recepcion de tramite
documentario

registra documento

verificar requisitos

deriva documento

organo personal

CASO DE USO: INFORMACION AL USUARIO

solicita informacion

usuario

recepcionista de tramite
documentario

tipo de documneto
deriva documento

alcanza lista de requisitas

organo personal

CASO DE USO: REVISION HISTORIAL

presentar solicitud

usuario

recepcionista de tramite
documentario

presentar requisitos
pagar recibo

organo personal
dar respuesta

caja

CASO DE USO: LLENADO DE DATOS

datos personales
include
include

include

usuario

recepcionista de tramite
documentario
nombres
apellidos

telefono