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Programa de la asignatura:
Administracin de proyectos de informacin
Clave:
150930933
ndice
Unidad 3. Administracin de un proyecto de informacin. .................................................... 3
Presentacin de la unidad ...................................................................................................... 3
Propsitos ............................................................................................................................... 4
Competencia especfica ......................................................................................................... 4
3.1. Anlisis de un proyecto de informacin .......................................................................... 5
3.1.1. Aplicaciones de los proyectos de informacin ............................................................. 8
Actividad 1. Planteamiento de soluciones mediante un sistema de informacin................ 14
3.1.2. Deteccin de necesidades para la implementacin de un proyecto de informacin
dentro de un marco organizacional ...................................................................................... 15
Actividad 2. Deteccin de necesidades ............................................................................... 21
3.2. Implementacin de un proyecto de informacin ........................................................... 21
3.2.1. Las TICS en los sistemas de informacin................................................................. 26
3.2.2. Implementacin y administracin de un proyecto de informacin ............................ 29
Autoevaluacin ..................................................................................................................... 37
Evidencia de aprendizaje. Proyecto de informacin ............................................................ 37
Autorreflexiones .................................................................................................................... 38
Cierre de la unidad ............................................................................................................... 38
Para saber ms .................................................................................................................... 39
Fuentes de consulta ............................................................................................................. 40
Presentacin de la unidad
La presente unidad denominada Administracin de un proyecto de informacin, incluir en
su contenido temas referentes al anlisis de las aplicaciones de los proyectos de
informacin, as mismo se observar cmo es posible implementar este tipo de proyectos
en el marco organizacional.
Un vez que se conoce el proceso de desarrollo de los proyectos de informacin, los
cuales son temas que se abordaron en la Unidad 2 Etapas de un proyecto de informacin,
en esta unidad se revisarn elementos importantes en la administracin del proyecto
respecto a su implementacin, por lo que se revisar el tema 3.1. Anlisis de un proyecto
de informacin, en el cual se desarrollar un panorama acerca de las aplicaciones que
puede efectuar un proyecto de informacin por medio del anlisis de las necesidades de
los mismos. El siguiente tema 3.2. Implementacin de un proyecto de informacin, en
donde primero se podr conocer las condiciones y elementos necesarios para la
implementacin de un proyecto as como la importancia que tienen las tecnologas de
informacin dentro de los sistemas de informacin, para luego tener una comprensin
ms clara de cmo poder implementar y administrar de mejor manera un proyecto de
informacin.
Es importante mencionar que quien realiza la administracin de proyectos es el
administrador de proyectos que tambin se le conoce como Project Management, en
espaol se traducira como lder, director, gerente o administrador (Torres y Torres, 2012,
pg. 20). Segn el PMBOK1 (por sus siglas en ingls de Project Management Body of
Knowledge) se traduce como director de proyectos y es el responsable directo de que el
proyecto se concrete y cubra todas las expectativas con la mayor eficiencia en cada una
de las fases de la vida del proyecto. Las principales funciones que realiza un
administrador de proyectos en cualquier nivel de la estructura organizacional son la
planeacin, direccin, control y motivacin a quienes forman parte del proyecto entre otras
actividades, es decir, administran actividades temporales debido a que lo proyectos
presentan la caracterstica de discontinuidad (recuerda las caracterstica de los proyectos
que se revisaron en la unidad 1 Fundamentos de proyectos). El perfil de un administrador
de proyectos incluye entre otras caractersticas la capacidad de tomar decisiones, el
trabajo en equipo, contar con conocimientos generales sobre administracin de proyec tos
1
Publicacin del Project Management Institute PMI, libro internacionalmente conocido como las
bases sobre las que se establecen las mejores prcticas de la moderna direccin y gestin de
proyectos. (Alonso, 2008, pg. 40).
Propsitos
Mediante el contenido de la unidad:
Identificars las aplicaciones de los proyectos de informacin.
Detectars las necesidades para la implementacin de un sistema de informacin.
Analizars el desempeo de las tecnologas de informacin en los sistemas de
informacin.
Aplicars las etapas de un proyecto de informacin a partir de las necesidades de
un marco organizacional.
Identificars los aspectos necesarios para la implementacin de la administracin
de un proyecto de informacin, a partir de la resolucin de problemas informticos
en un marco organizacional.
Competencia especfica
Construir un proyecto de informacin para resolver una necesidad en una situacin
especfica dentro de un marco organizacional, mediante las fases del proceso
administrativo.
Satisfaccin del cliente. Este se considera como el fin ltimo y el beneficio mayor de los
proyectos de informacin para ello es necesario estar en continua comunicacin con l,
mantenerlo informado y a su vez indagar sobre sus expectativas por si van cambiando.
Medicin y comparacin del alcance real con el avance planeado. Esta medicin y
comparacin debe realizarse de manera regular y oportuna para la aplicacin de acciones
correctivas inmediatas en caso de ser necesario.
Evaluacin del desempeo. Al concluir el proyecto es necesario evaluar el desempeo
con el fin de identificar los factores de mejora en caso de realizarse proyectos similares en
un futuro.
Realimentacin del cliente. Es necesario intercambiar con el cliente como parte del
equipo del proyecto, sus impresiones, opiniones, etctera, es decir, hacer un recuento de
las lecciones aprendidas (McLeod, 2000, pg. 194).
Para efectos de comprender la importancia del anlisis en los proyectos de sistemas de
informacin se expone a continuacin una breve definicin de anlisis de sistemas de
informacin:
El anlisis de sistemas es el estudio de un sistema existente con el propsito de disear
un sistema nuevo o mejorado (McLeod, 2000, pg. 194).
El anlisis de un sistema de informacin parte de la revisin de los objetivos generales de
la organizacin, y de la demostracin del cumplimiento de los mismos mediante la
aplicacin de los sistemas de informacin existentes o propuestos (Stair y Reynolds
2000, pg. 545).
Por ejemplo, en el caso de una empresa que desea conocer sus ventas diarias, ingresos,
egresos y sus utilidades, el objetivo podra traducirse en una o ms necesidades de
informacin, una de las cuales podra ser la elaboracin de un estado de resultados que
podra ser por medio de una base de datos que calcule el resultado del estado de
prdidas y ganancias de la empresa, por medio del clculo de los costos y gastos que
originaron el ingreso del flujo monetario de la organizacin.
Con base en las definiciones anteriores se entiende como anlisis de los proyectos de
informacin a la recaudacin de informacin sobre un sistema ya existente o uno por
desarrollar, para determinar los requerimientos que debe cumplir el sistema, en donde a
su vez deben contemplarse otras alternativas y limitantes e investigar la factibilidad de
estas.
Ciencias Exactas, Ingeniera y Tecnologa | Desarrollo de Software
Nivel 1 Estratgico
Estratgica
Nivel 2 Ofensiva
Ofensiva
Nivel 3 Defensiva
Defensiva
Nivel 5 Controlada
Controlada
Aplicacin de los proyectos de sistemas de informacin en las organizaciones basado en OBrien (2001)
Alto potencial
Aplicaciones que podran ser importantes
para el xito futuro de una organizacin.
Soporte
Aplicaciones que son valiosas, pero no son
crticas para el xito de la organizacin.
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Alianza
Esfera estratgica
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Objetivos
FCE
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La entrevista se refiere a una conversacin que se da al menos entre dos personas, una
de ella es el entrevistador y la otra el entrevistado.
El objetivo de la entrevista es obtener informacin de los entrevistados, as como facilitar
o transmitir informacin, orientar o dar apoyo en relacin con sentimientos,
comportamientos, conflictos de la organizacin o departamento.
Existen dos tipos de entrevistas segn Campabadal (2005):
a) Entrevista estructurada: La cual es dirigida, y las preguntas se preestablecen en el
mismo orden y son recopiladas en un cuestionario.
b) Entrevistas no estructurada: Las cuales son libres, y las preguntas se elaboran de
manera abiertas, y se van elaborando en el transcurso del ambiente de la
conversacin.
En una entrevista siempre se deben registrar los resultados, pueden ser grabados o
tomando nota de ellos.
Al finalizar la entrevista es posible que se logre analizar los resultados recopilando las
conclusiones relativas al tema de inters.
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Definir el
problema
Desarrollar
soluciones
alternativas
Elegir la
solucin
Disear solucin
Implementar la
solucin
Enfoque sistmico para la solucin de problemas (Burch y Grudnitski, 1992, pg. 80)
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tareas antes de que el nuevo sistema de informacin sea implementado. Al efectuarse las
actividades la responsabilidad se centra en los usuarios finales y el personal de operacin
(Burch y Grudnitski, 1992, pg. 895)
Preparacin para la implementacin
Aunque un sistema se encuentre bien diseado, gran parte del xito del proyecto depende
de la preparacin y ejecucin de la implementacin del mismo.
Es necesaria la elaboracin de un reporte final de la implementacin, en donde lo ms
importante de este documento es el plan de implementacin basado en el diagrama de la
tcnica de evaluacin y revisin de programas (PERT) o grfica de Gantt.
Un ejemplo de este plan de implementacin puede ser el siguiente:
Plan de implementacin
Codificacin
Prueba
Instalacin
Documentacin
Capacitacin y soporte
M M J V L M M J V L M M J V
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Probar tecnologa
Instalar tecnologa
Diseo detallado
de sistemas
Solicitar tecnologa
Revisar
especificaciones
Escribir programa
Probar programa
Conversin del
sistema
Implementar
seguimiento
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Aceptar
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Plan de implementacin de un proyecto tpico de un sistema a gran escala (Burch y Grudnitski, 1992, pg. 897)
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Personas
Datos
Procesos
Tecnologas de informacin
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Planeacin
Evaluacin inicial
Estudio de factibilidad
Anlisis
Diseo detallado
de sistemas
Implementacin
Mantenimiento
Especificacin
detallada del sistema
Codificacin, prueba y
depuracin.
Instalacin, afinacin.
Evaluacin
Mantenimiento
Mejora
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La factibilidad tcnica es un estudio que ayuda a determinar que los recursos existentes
son suficientes para efectuar el proyecto, en este se deben sealar y describir el equipo
que se emplear, la tecnologa existente de software y el personal disponible.
El estudio de factibilidad econmica, comprende la demostracin de que el proyecto
resulta ser factible econmicamente, en l se deben comprender aspectos como un
anlisis costo-beneficio, costos de operacin, produccin, entre otros. Este estudio suele
ser el ms importante o significante para las organizaciones ya que es la parte en la que
se convencen de que los beneficios valdrn el costo de proyecto.
El anlisis de factibilidad operacional, este estudio pretende demostrar la utilidad del
sistema una vez que se haya concluido y ejecutado dentro de la organizacin, es
conveniente que este tipo de estudios sea realizado por un analista de sistemas el cual
tenga los conocimientos suficientes del sistema de informacin.
Anlisis. Es en esta en la que se determinan las necesidades del usuario por medio de
una investigacin y anlisis de requerimientos, as mismo se efecta un previo estudio y
anlisis de la situacin y funcionamiento del sistema que se implementa actualmente; y
por ltimo se elabora un anlisis del diseo lgico del sistema, es decir qu lgica se
implementar y qu actividades involucra.
Diseo detallado del sistema. En esta fase se completa el proceso diseo del sistema,
el cual considera las especificaciones tcnicas que se requieran para lograr que el
sistema genere informacin de manera eficiente. Los sistemas pueden ser diseados para
conversin de un sistema antiguo a nuevo.
Implementacin. En esta fase se instalan el hardware, software, los programas de
aplicacin, y se implementa el diseo del sistema. Al comienzo de esta fase el sistema
entra en un ciclo de codificacin, prueba y depuracin hasta quedar listo para su entrega.
Como ltima fase de las fases del ciclo de vida de un proyecto de informacin, se
presenta la etapa de implementacin del proyecto de sistema de informacin, la cual
suele ser por lo general la ms es costosa debido a que se involucran personas,
herramientas y recursos, dentro del proceso. Es normal tambin que esta etapa consuma
mucho tiempo ya que es en donde se lleva a cabo todo el trabajo que ha sido planeado, y
desarrollado anteriormente durante el ciclo de vida.
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Codificacin.
Prueba.
Instalacin.
Documentacin.
Capacitacin.
Soporte.
Codificacin. Este proceso consiste en convertir las especificaciones fsicas del diseo
en lneas de programas. Por lo general se vuelve una actividad intensa y se recomienda
efectuarse a la par con las pruebas del programa.
El cdigo debe ser claro, legible, limpio, documentado y modular.
Prueba. Las pruebas se efectan con la finalidad de descartar cualquier defecto, y se
efectan en base al tipo de software que se desea implementar. Las pruebas que se
pueden efectuar pueden ser de tipo dinmicas o estticas, automatizadas o manuales.
Esttico
Dinmico
Manual
Inspecciones
Corrida en fro (Desk
Cheking).
Automtico
Chequeo sintctico
Pruebas de unidad.
Pruebas de integracin.
Pruebas del sistema.
En dnde
Inspecciones. Es un elemento de aseguramiento de la calidad, y se considera como una
inspeccin detallada del cdigo del sistema.
Corrida en frio ( Desk Cheking). Se refiere a ejecutar el cdigo para verificar el
funcionamiento adecuado.
Chequeo sintctico. Es una prueba efectuada por compiladores.
Pruebas de unidad. Son conocidas como las pruebas de la caja blanca y caja negra en
las cuales nicamente se conocen sus entradas y salidas.
Pruebas de integracin. Pueden ser profundas o anchas, y verifican que los
mecanismos de proteccin sean adecuados.
Pruebas del sistemas. Se dividen en:
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Alfa: Son aquellas que se efectan con una muestra de datos reales y;
Beta: Son evaluaciones de un grupo de colaboradores.
Tiempo
Tiempo
3. Instalacin de localidades
individuales. En
este caso la instalacin del nuevo sistema se efecta por localidades individuales, y
se efecta simultneamente con el sistema actual y al terminar la instalacin se
implementa el nuevo sistema y se prosigue a instalar la siguiente localidad.
Localidad n
Sistema actual
Instalacin de un
nuevo sistema
Nuevo sistema
Tiempo
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Localidad n+1
Sistema actual
Instalacin de un
nuevo sistema
Nuevo sistema
Tiempo
4. Instalacin por fases. Este tipo de instalacin se efecta por fases, es decir en las
primeras fases se tiene el sistema actual sin el mdulo 1 y sin el mdulo 1 y 2, luego
se implementa el mdulo 1 y se comienza la instalacin del mdulo 2 para luego de la
instalacin sea implementado.
Sistema actual
Sistema actual
sin el mdulo 1
Instalacin
mdulo 1
Instalacin
mdulo 2
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Es recomendable tomar en cuenta las habilidades y expectativas que tienen cada tipo de
usuarios, con la finalidad de que la capacitacin que se lleve a cabo sea comprendida en
su mayora y con claridad.
Mtodo de capacitacin
Experto en el sitio
Instruccin asistida por computadora
Cursos formales
Componentes de ayuda de Software
Tutoriales
Manuales interactivos de capacitacin
Fuentes externas ( vendedores)
Porcentaje
relativo
51 %
12 %
10 %
10 %
7%
5%
5%
Soporte. En esta fase se ofrece el soporte a usuarios, por un grupo de personas capaces
de responder preguntas y as como asistir a los usuarios, pertenecientes a una
organizacin.
En un centro de soporte se efectan las siguientes tareas:
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Mantenimiento. Una vez que el sistema es operacional, los usuarios finales por lo
general solicitan cambios. Estos cambios generan actividades como las de mantenimiento
del sistema, que a su vez se agrupan en tres tipos:
Mantenimiento correctivo. Se efecta en respuesta a errores del sistema.
Mantenimiento Adoptivo. Se realiza debido a cambios en el ambiente de trabajo.
Mantenimiento perfectivo. Se hace con la finalidad de mejorar el sistema.
Debido a que cualquier cambio estructural del sistema, conlleva a efectuar todos los
pasos del ciclo de vida de desarrollo del sistema, por lo que el sistema siempre se
encuentra en un sentido en alguna de las fases.
Con lo anterior se puede observar que la fase de implementacin de un proyecto es la
fase en la que realmente se demuestra lo planeado y con ello se pone a prueba lo bien
que se ha efectuado el proyecto hasta este punto, por lo que es oportuno tambin que es
en esta etapa en la que se cuida la administracin de proyectos, la cual est dada por la
supervisin, direccin y control.
Con la finalidad de comprender ms a fondo el tema de implementacin se presenta un
ejemplo sencillo de un sistema de informacin el cual consiste en una base de datos para
el control de ventas de una organizacin, en donde a continuacin se detallan los
procesos de implementacin:
1. Codificacin. El presente sistema se desarrolla en lenguaje de programacin de
.net y el periodo de programacin se ha realizado en tres semanas.
2. Prueba. La prueba que se le aplica al presente sistema de informacin es de tipo
dinmico, en el que primero se realiza la prueba de unidad, luego la prueba de
integracin y por ltimo las pruebas del sistema.
3. Instalacin. La instalacin que se efecta en el sistema es de tipo paralelo, ya
que se seguir utilizando el sistema que existe actualmente y al mismo tiempo se
efectuar la implementacin del nuevo sistema.
4. Documentacin. La documentacin que se entregara sern los tutoriales, ayuda
por lnea y manuales de operacin y de usuarios.
5. Capacitacin. La capacitacin se efectuar en un periodo de 3 semanas y se
impartir a usuarios directos e indirectos. El material de capacitacin que se
necesitar ser un centro de cmputo con el sistema actual instalado y el personal
que lo utilizar.
6. Soporte. El plan de soporte contempla la asistencia a usuarios que se efectuaran
en una semana y media, la asistencia en lnea se efectuara en un periodo de dos
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Autoevaluacin
El propsito de esta actividad es realizar un anlisis del avance que has tenido para
detectar las reas de oportunidad respecto al estudio de la tercera unidad.
Para realizar la Autoevaluacin, ingresa al listado de actividades en el aula.
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Autorreflexiones
Adems de enviar tu trabajo de la Evidencia de aprendizaje, ingresa al foro Preguntas de
Autorreflexin y consulta las preguntas que tu Facilitador(a) presente, a partir de ellas
elabora tu Autorreflexin en un archivo de texto llamado DAPI_U3_ATR_XXYZ.
Posteriormente enva tu archivo mediante la herramienta Autorreflexiones.
Cierre de la unidad
La presente unidad intenta concluir y reforzar las herramientas necesarias para la
elaboracin exitosa de proyectos de informacin, esta ltima parte de la asignatura en
general se enfoc primero en profundizar el proceso de anlisis de los proyectos de
informacin, en donde se expusieron las aplicaciones que tienen dichos proyectos, as
mismo se revisaste una serie de procedimientos que con el fin de poder detectar las
necesidades para la implementacin de un proyecto dentro del marco organizacional.
El surgimiento y la importancia de las tecnologas de informacin como parte de los
sistemas de informacin constituyen una herramienta muy apreciada por las
organizaciones ante la necesidad de los proyectos de informacin por medio de los cuales
puedan implementar estrategias, impulsar la competitividad, reducir tiempos, costos y
apoyar en el desarrollo organizacional.
Respecto a la implementacin de informacin se revisaron los pasos seguir para una
adecuada implementacin, y por ltimo se revis el tema de la administracin de los
proyectos de informacin, el cual pretende demostrar que el xito de un proyecto est
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muy relacionado con la adecuada administracin del mismo por lo que se expusieron
algunos aspectos que se deben considerar para el logro y cumplimiento de los
requerimientos, requisitos y objetivos del proyecto.
Para saber ms
Con la finalidad de reforzar el tema sobre aplicaciones de proyectos de informacin se
recomiendan los siguientes materiales con ejemplos de proyectos de informacin:
Con la finalidad de reforzar los temas de aplicaciones de proyectos y de las TICS en los
sistemas de informacin, puedes consultar el siguiente recurso:
Para profundizar en el tema sobre el anlisis de los proyectos consulta el siguiente texto:
Leyva Vzquez, M. Y., Rosado Rosello, R., Febles Estrada, A., (2012). Modelado y
anlisis de los factores crticos de xito de los proyectos de software mediante
mapas cognitivos difusos. La Habana, Cuba: Revisa Ciencias de la informacin.
Instituto de Informacin Cientfica y Tecnolgica (IDICT). [En lnea]
http://132.248.9.34/hevila/Cienciasdelainformacion/2012/vol43/no2/6.pdf
Villanueva Olmos, V., Yez Rivas, C., (1999). Anlisis y diseo de un sistema
para el control de informacin financiera de proyectos de inversin. Seminario de
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Fuentes de consulta
Alonso Gonzlez, A., (2008). Cmo implantar una oficina de gestin de proyectos
(OGP) en su organizacin. Una gua para mejorar el rendimiento de su
organizacin. Madrid, Espaa: Visin Libros.
Cotos Yez Jos Manuel, Taboada Gonzlez Jos ngel (2005). Sistemas de
informacin medioambiental. Espaa :Netbiblo. ISBN: 8497450566,
9788497450560.
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Leyva Vzquez, M. Y., Rosado Rosello, R., Febles Estrada, A., (2012). Modelado y
anlisis de los factores crticos de xito de los proyectos de software mediante
mapas cognitivos difusos. Revisa Ciencias de la informacin. Instituto de
Informacin Cientfica y Tecnolgica (IDICT). La Habana, Cuba: 2012. En lnea
http://132.248.9.34/hevila/Cienciasdelainformacion/2012/vol43/no2/6.pdf
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