EJEMPLOS DE USO DEL EVENTO DE INICIO EN BPMN

En BPMN el Evento de Inicio se utiliza para representar una situacin o condicin que
dispara un flujo de actividades y por lo tanto no puede recibir ningn flujo de secuencia.
Grficamente, el Evento de Inicio se representa con un crculo con el borde delgado. Segn
la especificacin, el uso del Evento de Inicio es opcional, sin embargo se recomienda que
todos los flujos inicien con un Evento de Inicio. Antes de brindar algunos ejemplos sobre el
uso del Evento de Inicio presentaremos algunas consideraciones importantes planteadas
por la especificacin (Lenguaje BPMN):
Si un proceso es complejo y/o la condicin de inicio no es obvia, entonces se
recomienda usar un Evento de Inicio.

Si hay al menos un Evento de Fin, entonces se debe usar al menos un Evento de

Inicio.

A nivel de proceso pueden existir mltiples Eventos de Inicio. En esta situacin se

considera que cada evento es independiente y por lo tanto cada uno dispara una
instancia independiente del proceso.

EVENTO DE INICIO SIN ESPECIFICAR

Se debe usar un Evento de Inicio sin Especificar cuando el proceso inicia con la ejecucin
de la primera tarea de su flujo de tareas. Ejemplo:

El flujo inicia con el ingreso de la orden de compra a travs de alguna aplicacin

informtica.

El flujo en el pool Procesar orden de compra inicia cuando se recibe una orden de
compra, desde el pool Emitir orden de compra.

EVENTO DE INICIO DE MENSAJE

Se debe usar un Evento de Inicio de Mensaje cuando el proceso inicia con la recepcin de
un mensaje que ha sido enviado desde un proceso en otro pool, a travs de un Evento
Intermedio o Final de Lanzamiento de Mensaje. Un mensaje representa una
comunicacin entre dos pools. Ejemplo:

El flujo de atencin de incidentes en el pool que representa al Sistema de Mesa de

Ayuda inicia cuando desde el pool que represa al portal de clientes se recibe un mensaje
con un incidente.

El flujo en el pool Empresa comienza cuando desde el pool rgano de Control se

recibe una resolucin.

EVENTOS DE INICIO DE SEAL

Se debe usar un Evento de Inicio de Seal cuando el proceso inicia con la captura de una
seal que ha sido transmitida desde un proceso en otro pool, a travs de un Evento
Intermedio o Final de Lanzamiento de Seal. Una seal representa una comunicacin
sin un destino definido. Ejemplo:

Los flujos en el pool Baja de usuario de biblioteca y en el pool Baja de sistemas

inician cuando reciben una seal del pool Baja de alumno.

EVENTO DE INICIO TEMPORIZADOR

Se debe emplear un Evento de Inicio Temporizador si el proceso comienza cuando se
alcanza una fecha predeterminada. Tambin se debe usar este evento si se requiere
disparar una nueva instancia del proceso cada cierto intervalo de tiempo. Ejemplo:

Diariamente se consulta si existen rdenes pendientes de aprobacin y se envan

recordatorio por correos a los responsables.

EVENTO DE INICIO CONDICIONAL

Se debe usar un Evento de Inicio Condicional si el proceso inicia cuando el resultado de la
evaluacin de una condicin es positivo. La mencionada condicin se especifica en un
atributo del mismo nombre. Si el modelo es elaborado con fines de documentacin
entonces la condicin puede ser descrita en lenguaje natural, pero si el modelo es
elaborado con fines de ejecucin entonces la condicin debe ser descrita en el lenguaje
formal soportado por la plataforma BPMS. Ejemplo:

El proceso inicia cuando el stock se encuentra por debajo del nivel mnimo permitido.

EVENTO DE INICIO MLTIPLE

3

Se debe usar un Evento de Inicio Mltiple cuando existen varias formas de iniciar el
proceso, aunque solo se requiere una para disparar el proceso. Ejemplo:

El proceso inicia cuando se recibe una solicitud de contacto a travs del formulario
web de contacto o travs de correo electrnico.

La situacin anterior puede ser modelada combinando una Compuerta Basada en Eventos
con Eventos Intermedio de Captura de Mensaje como se muestra a continuacin:

EVENTO DE INICIO PARALELO MLTIPLE

Se debe usar un Evento de Inicio Paralelo Mltiple cuando existen varias formas de iniciar el
proceso, pero a diferencia del Evento de Inicio Mltiple todas son necesarias para
disparar
el
proceso.
Ejemplo:
El proceso comienza cuando se ingresa la solicitud por la web durante el perodo de
matrcula.

Una alternativa al modelo anterior es combinar el uso de Compuertas paralelas con

Eventos Intermedio de Captura de Mensaje, como en el ejemplo siguiente:

EJEMPLOS VARIOS

TIPOS DE MODELOS DE PROCESO EN UN PROYECTO BPM

La prctica nos ha permitido descubrir que un proyecto de automatizacin de procesos con
tecnologa BPM se deben considerar tres tipos de modelos: Modelo de negocio del proceso
(Nivel 0), Modelo tcnico del proceso (Nivel 1) y Modelo tcnico ejecutable del proceso
(Nivel 2).

Niveles de modelado en un proyecto BPM

MODELO DE NEGOCIO DEL PROCESO
El primer tipo de modelo se denomina modelo de negocio del proceso y como su nombre
lo indica es aquel modelo que es elaborado desde una perspectiva de negocio, con el
objetivo de documentar el flujo de trabajo entre los diferentes participantes del
proceso. Este modelo es elaborado comnmente por los Analistas de Procesos en el marco
de iniciativas de documentacin de procesos, mejora de procesos o de adopcin de alguna
norma. Este modelo tiene un fuerte enfoque hacia el trabajo que debe ser realizado para
cubrir la misin y requerimientos del proceso.

Ejemplo de modelo de negocio con Bizagi Process Modeler

MODELO TCNICO DEL PROCESO
El segundo tipo de modelo se denomina modelo tcnico del proceso porque es
elaborado desde una perspectiva tcnica a partir del modelo de negocio del proceso.
Durante la etapa de anlisis, el Analista de Procesos y el Arquitecto de Procesos elaboran el
modelo tcnico del proceso (conocido como modelo AS-IS o actual) con el objetivo de
entender cmo fluye la informacin a lo largo del flujo de trabajo del proceso y para
encontrar las oportunidades de mejora considerando la aplicacin de la
tecnologa BPM. Durante la etapa de diseo se elabora un nuevo modelo tcnico (conocido
como modelo TO-BE o futuro) con el objetivo de llegar a un acuerdo con el responsable del
proceso sobre dnde se ejecutar cada tarea del proceso. Las tareas podran ser
ejecutadas: manualmente, en un sistema legado, en un sistema por construir o en la
plataforma BPM. Este modelo tcnico es obviamente un modelo an no ejecutable sobre la
plataforma BPM. Este modelo tiene un fuerte enfoque hacia el flujo de informacin (su
transformacin y uso) a travs del proceso.

Ejemplo de modelo tcnico elaborado con Bizagi Process Modeler

MODELO TCNICO EJECUTABLE DEL PROCESO
El tercer tipo de modelo se conoce como modelo tcnico ejecutable del proceso porque
es elaborado por el Arquitecto de procesos para ser desplegado y ejecutado en el motor de
procesos de la plataforma BPM; y por lo tanto no puede presentar inconsistencias. Como
es evidente, para elaborar un modelo ejecutable se requiere un conocimiento profundo de
la notacin BPMN y de la tecnologa BPM. Es importante destacar que en los modelos
ejecutables se emplean elementos de modelado que no son tomados en cuenta en los
modelos de negocio y tcnico, tales como: Tarea de tipo Regla de negocio y Tarea de tipo
Script. Este modelo toma en consideracin las fortalezas y limitaciones de la plataforma
BPM, y las condiciones que imponen las aplicaciones legadas y futuras sobre el flujo de
informacin del proceso.

MODELO TCNICO EJECUTABLE ELABORADO CON ORACLE BPM STUDIO

Conclusiones: En conclusin, en un proyecto de automatizacin de procesos con
tecnologa BPM se reconocen tres tipos de modelos, cada uno con un propsito especfico
dentro del proyecto.

Diferencias entre los tipos de modelos

Ninguno de los tres modelos se debe tratar separado totalmente de los dems. El modelo
de negocio influye en el modelo tcnico y viceversa. El modelo tcnico influye en el modelo
tcnico ejecutable y viceversa. Desconocer la existencia de estos tres niveles y su
interrelacin es una de las causas ms comunes de fracaso en los proyectos BPM, pero esto
ser tratado en una prxima entrega..
Tomado de :

Magister Joel Moreno Molina. Ingeniero Informtico. Consultor en CROSSNET, empresa especializada en mejora,
automatizacin e integracin de procesos con tecnologa BPM y SOA. Oracle Business Process Management Suite 11g Implementation
Certified Specialist, IBM Certified Specialist for Rational Unified Process. Catedrtico de PUCP, UPC, UNMSM, entre otras.

FICHA DEL PROCESO

En la ficha del proceso es descripcin detallada del proceso que contiene todas
aquellas caractersticas relevantes para la gestin del proceso, podremos
registrar los siguientes elementos:
Objeto: Es una descripcin breve y concisa del objetivo del proceso. Hay que preguntarse
cul es la razn de ser del proceso? Para qu existe el proceso? ... Se puede denominar
tambin la misin del proceso.
Propietario: Es el responsable del proceso. Asume la responsabilidad global de la gestin
del proceso y de su mejora continua.
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Colaboradores. En algunas organizaciones existen personas externas que cooperan en la

realizacin de alguna tarea o proceso.
Alcance: Es el mbito funcional que abarca el proceso. El alcance pretende establecer las
reas de la organizacin que estn afectadas por el proceso.
Clientes: Para quien hacemos el proceso, destinatarios del flujo de salida del proceso.
Quienes reciben las salidas.
Proveedores: Quin abastece el proceso. Quien da las entradas.
Recursos: Son los elementos fijos que emplea el elemento procesador para desarrollar las
actividades del proceso. Se pueden tambin reflejar en la ficha (aunque la organizacin
puede optar en describirlo en otro soporte) los recursos humanos, la infraestructura y el
ambiente de trabajo necesario para ejecutar el proceso.
Entradas (Inputs): Son los flujos que requiere el elemento procesador para poder
desarrollar su proceso (materiales, informacin, documentacin, etc.)
Salidas (Outputs): Una salida es el producto o servicio creado por el proceso. Es el flujo
resultado del proceso

GESTIONAR POR PROCESOS

Un conjunto de procesos claro e integrado permite y garantiza la implantacin de las
polticas, estrategias, objetivos y planes. Los procesos se despliegan, gestionan y mejoran
de forma eficiente en las actividades diarias.
Existen empresas que no fabrican productos, ofrecen servicios, principalmente servicios de
formacin y lo hacen a travs de un proceso, el proceso de enseanza-aprendizaje o de
9

gestin/imparticin de los cursos. Este proceso es un proceso clave, por lo que debe estar
claramente diseado y documentado.
El diseo de los procesos permite reducir la variacin, si en un proceso productivo es
importante, tambin lo es en un proceso educativo. Esto se logra a travs de una
planificacin exhaustiva de la enseanza programaciones basadas en unidades didcticas y
actividades de aula, el trabajo en equipo con criterios compartidos y con la
homogeneizacin de criterios y calibracin del profesorado a la hora de aplicar criterios o
corregir trabajos, pruebas y exmenes. La medicin de indicadores en los procesos de
aprendizaje es un elemento clave para la mejora.
El sistema de mejora continua, es decir, la manera en que el centro mejora sus procesos
como consecuencia del anlisis que hace de los resultados obtenidos y del propio
aprendizaje interno.
Se entiende por proceso:

Conjunto de actividades secuenciales que realizan una transformacin de una serie

de inputs en los outputs deseados aadiendo valor.

Conjunto de actuaciones, decisiones, actividades y tareas que se encadenan de

forma secuencial y ordenada para conseguir un resultado que satisfaga plenamente los
requerimientos del cliente al que va dirigido.

Secuencias de actividades repetitivas y sistemticas en las que intervienen

personas, materiales, energa y equipamiento, organizadas de una forma lgica para
producir un resultado planificado y deseado. Un proceso debe tener entradas y salidas
medibles y debe ser adaptable al cambio.

Ejemplo de un centro gestionado por procesos.

La gestin por procesos permite:

10

a.
b.
c.
d.

La mejora continua de las actividades desarrolladas.

Reducir la variabilidad innecesaria.
Eliminar las ineficiencias asociadas a la reiteracin de las actividades.
Optimizar el empleo de los recursos.

Ventajas de la gestin por procesos

i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.

Se rompen las estructuras funcionales, departamentalismo. Se ve al centro como

flujo de servicio.
despliega en el centro las necesidades de los clientes.
asegura que los servicios cumplen con los requisitos definidos por los clientes.
permite conocer el valor aadido al servicio en cada tarea.
facilita la aplicacin del ciclo PDCA (Planificacin, Despliegue, Control y Ajuste)
objetivos globales para el proceso y despliegue de los mismos.
coordina esfuerzos parciales para lograr los objetivos globales.

Elementos del proceso

Entradas (Inputs): Son los flujos que requiere el elemento procesador para
poder desarrollar su proceso. Ejemplos de entradas son materiales,
informacin, documentacin, etc.
Secuencia de actividades: Es la secuencia ordenada de actividades que realiza el
elemento procesador.
Recursos: Son los elementos fijos que emplea el elemento procesador para
desarrollar las actividades del proceso. Ejemplos de recursos son las instalaciones,...
Salida (Output): Es el flujo que genera el elemento procesador como consecuencia
de efectuar la secuencia de actividades que constituyen el proceso. La salida es el flujo
resultado del proceso. Ya sea interno o externo. Ejemplos de salidas son los boletines de
notas,...
Cliente del proceso: Es el destinatario del flujo de salida del proceso. Expectativas
del cliente del proceso con relacin al flujo de salida: Son conceptos que el cliente del
proceso espera ver incorporados al flujo de salida del proceso y que si no aparecen ser
capaz de detectar. Condicionan su satisfaccin.
Indicador: Es la medicin de una caracterstica de un proceso (satisfaccin y
rendimiento).
Responsable del proceso. Es el propietario del proceso.

TRANSICIN HACIA UNA GESTIN POR PROCESOS

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El paso de una visin vertical del centro a una visin horizontal no se realiza de
forma inmediata, sino que pasa por diferentes estadios:
Existe un primer estadio, en el que dominan las funciones, el centro gestionado por
departamentos.

En un segundo estadio, se comienza a reconocer que los procesos dentro del centro
son importantes, pero todava dominan las funciones.

Finalmente, en el tercer estadio, se reconoce la supremaca de los procesos sobre las

funciones y se trabaja con una visin horizontal del centro y una clara orientacin al
cliente.

La gestin por procesos consiste en entender el centro como un conjunto de procesos que
traspasan horizontalmente las funciones verticales del centro. Permite asociar objetivos a
estos procesos, de tal manera que se cumplan los objetivos de los departamentos para
conseguir finalmente los objetivos del centro.

PASOS PARA LA IMPLANTACIN

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Hacer un inventario de procesos

Determinar los Macroprocesos
Determinar los responsables y equipos de procesos
Desarrollar los mapa de Procesos
Determinar los indicadores del procesos
Fichas de procesos
Seguimiento y medicin de procesos
Control de procesos

INVENTARIO DE PROCESOS
Listar actividades generales que realizan los distintos departamentos y
agruparlos. Listar los procesos que a priori se cree tiene el centro, y
comprobar si hay actividades no incluidas en alguno de ellos. Factores
para su identificacin:
i.
Influencia en la satisfaccin del cliente.
ii.
Efectos en la calidad del servicio.
iii.
Influencia en la misin y estrategia.
iv.
Cumplimiento de requisitos legales o reglamentarios.
v.
Utilizacin intensiva de recursos.
A tener en cuenta :
12

Los procesos ya existen en el centro.

Encontrar el nivel de agrupacin correcto.
Influencia en la misin y estrategia.
Cumplimiento de requisitos legales o reglamentarios.
Utilizacin intensiva de recursos.

MAPA DE MACROPROCESOS

Es la representacin grfica de la estructura de procesos que conforman el

sistema de gestin.

Refleja sus interacciones.

La agrupacin de los procesos permite establecer analogas entre los mismos, al

tiempo que facilita la interrelacin y la interpretacin del mapa en su conjunto.

Procesos estratgicos vinculados al mbito de las responsabilidades de la direccin

y, principalmente, al largo plazo. Se refieren a procesos que definen y controlan las
metas del centro, sus polticas y estrategias, planificacin y otros ligados a factores clave
o estratgicos..

Procesos operativos aquellos procesos ligados directamente con la prestacin del

servicio.

Procesos de apoyo como aquellos procesos que dan soporte a los procesos
operativos. Se suelen referir a procesos relacionados con recursos y mediciones.

RESPONSABLE / PROPIETARIO DEL PROCESO

Persona responsable del proceso, cuya misin es asegurar el funcionamiento del
proceso como un todo, con indiferencia de las funciones que intervienen
en el mismo.

Cada proceso un nico responsable

Conoce necesidades y expectativas del cliente
Autoridad y conocimiento
Capacidad de llaliderar equipos
Observa el proceso en su globalidad
Motor de la mejora continua del proceso
No tiene por que ser autoridad jerrquica de los RRHH intervinientes.

DESARROLLAR LOS MAPA DE PROCESOS

13

Es una representacin grfica y secuencial de actividades, puede ser tan detallado como se
quiera. Vincula las actividades con los responsables de su ejecucin y debe recoger
la informacin necesaria para asegurar que el proceso se planifica, se controla y se
ejecuta eficazmente. Los modelos de procesos facilitan el entendimiento de la
secuencia e interrelacin de las actividades y de cmo stas aportan valor y
contribuyen a los resultados.
FICHAS DE PROCESO
Es la descripcin detallada del proceso y contiene los siguientes elementos:

Objetivo: descripcin breve y concisa del objetivo del proceso.

Propietario: responsable del proceso.
Requisitos de entrada: qu requerimos para iniciar el proceso. Condicionantes que
limitan nuestra capacidad de accin: - legales, - "deseabilidad social", - estratgicas, ...
Salida: producto o servicio creado por el proceso. La "aplicacin" del proceso sobre
los recursos genera una salida. La repeticin del proceso genera un "flujo de salida", que
se puede medir.
Cliente: para quin hacemos el proceso, Es la razn de ser de el proceso. Definicin:
"persona o conjunto de personas que reciben y valoran lo que les llega desde el
proceso". Del mismo modo habr que llevar a cabo una valoracin de sus expectativas y
necesidades.
Proveedor: quin abastece el proceso.
Inicio: primera actividad del proceso
Fin: qu es lo ltimo que se hace
Recursos: - humanos ( responsable, agentes ), - materiales ( econmicos, maquinaria
), - tipologa ( "se gastan", "se amortizan" )
Mtodos / Procedimientos: "know-how",conocimientos sobre la forma de actuar.
Documentacin del proceso
Indicadores

Ejemplo de ficha del proceso

Tabla en la que establecemos la comparacin entre procedimientos y procesos.

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SEGUIMIENTO Y MEDICIN DE PROCESOS

Tal y como hemos estudiado en puntos anteriores debemos establecer el grado
de cumplimientos de los procesos a travs de indicadores que nos
permita:
1. Reflexionar sobre la misin del proceso.
2. Obtener la informacin sobre recursos utilizacin y gastos.
3. El grado de cumplimiento de los objetivos.
CONTROL DE PROCESOS
A travs de los indicadores se analizan los resultados del proceso y en funcin de los
mismos, se toman decisiones.
EJEMMPLOS
CONTENIDOS DE LAS FICHAS DE PROCESO
Estas fichas suelen contener un resumen de los elementos que forman parte de un proceso,
as como de su finalidad, y de los controles que se le pueden aplicar para verificar su
eficacia.
Antes de determinar la secuencia e interaccin de los procesos, las fichas de procesos
sirven para establecer estas caractersticas fcilmente. Tras esta determinacin, se usan
para recoger en ellas los indicadores de eficacia asignados, y tras esto, para realizar un
estudio rpido del proceso y determinar cambios y mejoras. Una vez elaboradas y
revisadas resultan de gran ayuda a la hora de documentar los procesos en caso de ser
necesario, como se ver ms adelante.
De lo anterior se desprende que las fichas de proceso no son un fin por si mismas. No son
sino meras herramientas para conseguir otros fines con mayor comodidad y a pesar de no
ser exigidas por la norma parece obvia su utilidad, acentundose sta conforme se eleva la
cantidad de procesos del sistema.
De acuerdo con lo expuesto, se crea una de estas fichas para cada uno de los procesos
identificados en la empresa objeto del proyecto, en las que se recogen los siguientes datos:
Misin del Proceso: Establecer el objetivo del proceso.
Actividades que forman el proceso: Describir cada una de las actividadesque se realizan
dentro del proceso.
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Responsables del Proceso: Indicar qu cargos son los responsables de cumplir las
actividades del proceso tal y como quedan definidas en la ficha.
Elementos de Entrada: Las entradas han de quedar perfectamente definidos para poder
determinar criterios de aceptacin claros.
Elementos de Salida: Al igual que las entradas, las salidas han de quedar bien definidas.
Procesos Relacionados: Otros procesos del sistema con estrecha relacin con este.
Usualmente, son los que generan las entradas y los que reciben las salidas del
proceso.Recursos: Medios y requisitos necesarios para desarrollar el proceso siempre bien
y a la primera. Se incluyen aqu los formatos de registros, instrucciones tcnicas, equipos,
etc.
Registros y Archivos Asociados: Toda aquella informacin que debe ser guardada,
mantenida y revisada, bien para comprobar la eficacia del proceso o bien para evidenciar el
cumplimiento de los requisitos del mismo.
Indicadores: Caractersticas a medir para verificar que el proceso se desarrolla de forma
eficaz. Se recomienda determinar al menos algn indicador de eficacia de cada proceso
siempre que sea posible.
Documentos Aplicables: Documentos del sistema de gestin de calidad que afecten al
proceso y puedan ser tiles para el desarrollo del mismo.

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