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002
MACROPROCESO: GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
GUA: ELABORACIN DE ESTUDIO DE MERCADO
Versin: 2.0
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GUA:
ELABORACIN DE ESTUDIO DE MERCADO
Cdigo: U-GU-12.002.002
MACROPROCESO: GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
GUA: ELABORACIN DE ESTUDIO DE MERCADO
1.
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OBJETIVO: Adelantar acciones previas al proceso de invitacin a presentar ofertas, que permitan conocer y
analizar las condiciones, caractersticas y tendencias del mercado actual para la adquisicin de un
determinado bien y/o servicio, u obra.
ALCANCE: Aplica para las rdenes Contractuales Superiores y los Contratos, con oferentes nacionales o
extranjeros sin representacin en Colombia.
Incluye el anlisis de precios, su comportamiento en el mercado y la evaluacin de condiciones de capacidad
de los eventuales proveedores, as como los diferentes servicios conexos con la contratacin (soporte,
instalacin, administracin, servicios complementarios, garantas comerciales, responsabilidad, etc.).
Aplica para las reas que requieran la adquisicin de un bien o servicio mediante Orden Contractual Superior
o Contrato en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales.
DEFINICIONES:
1. Directriz Tcnica: Conjunto de caractersticas y especificaciones tcnicas de los bienes y/o servicios a
adquirir por la Universidad, definidas por la instancia competente, que sern requeridas a los proponentes
para garantizar el desempeo eficiente, y/o la vigencia tecnolgica, la conectividad, la compatibilidad y la
interoperabilidad con la plataforma tecnolgica de la Universidad.
2. Estudios previos: Conjunto de documentos que soportan el anlisis previo de la conveniencia,
pertinencia y oportunidad de la adquisicin del bien y/o servicio, el trmite de las autorizaciones y las
aprobaciones previas necesarias para la contratacin, o el desarrollo de los estudios y diseos tcnicos
previos y/o la formulacin de proyectos requeridos para tal fin, determinando las especificaciones tcnicas
y el valor del bien y/o servicio, y analizando los riesgos en los que incurrir la Universidad al contratar.
Dichos documentos previos, sern de responsabilidad del rea o proyecto que requiere la adquisicin de
un bien y/o servicio, y sern el insumo fundamental para la elaboracin del estudio de mercado y del
posterior pliego de condiciones, de manera que los posibles proponentes puedan valorar adecuadamente
el alcance de lo requerido por la Universidad, as como la distribucin de riesgos.
3. Estudio de mercado: Es la etapa previa a la invitacin a presentar ofertas, en la que se documentan las
actividades adelantadas por el rea o proyecto que requiere la adquisicin de un bien y/o servicio, con el
fin de establecer y analizar las especificaciones tcnicas, comerciales, econmicas y jurdicas de lo que se
requiere contratar, para satisfacer de la mejor manera las necesidades de la institucin de acuerdo con las
tendencias y condiciones del mercado.
4. Medio escrito: Comunicaciones o mensajes de datos remitidos a travs de oficios, memorandos, fax,
correo electrnico y otras formas, que permitan demostrar que el mensaje en ellas contenido fue emitido
por un servidor pblico de la Universidad o un agente competente de un tercero y recibido por su
destinatario.
5. Unidades especiales: Unidades de gestin especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con
organizacin propia y administracin de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN,
Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN.
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CONDICIONES GENERALES:
1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar
quin ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la
dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
2. El estudio de mercado es de carcter obligatorio para adelantar el procedimiento de seleccin de
proveedores y formalizacin de Ordenes Contractuales Superiores y para adelantar el procedimiento de
seleccin de proveedores y formalizacin de los Contratos.
3. Para adelantar un estudio de mercado, el solicitante deber partir de lo siguiente:
a) Planear los requerimientos de bienes y/o servicios, o las obras, de conformidad con las necesidades
del proyecto, as como con los rubros presupuestales aprobados en la ficha financiera del mismo,
teniendo en cuenta que esta planeacin deber ajustarse a los fines, conveniencia y pertinencia
institucional.
b) Garantizar que los bienes y/o servicios u obras requeridos sean contratados en las condiciones de
mercado ms favorables para la Universidad Nacional de Colombia.
I.
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1. Solicitud de una cotizacin de mercado del bien y/o servicio o la obra, por medio escrito a posibles
proveedores que existan en el mercado, y que puedan satisfacer la necesidad del solicitante. En dicho
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documento se deber establecer expresamente que tal solicitud no genera ningn compromiso u
obligacin para la Universidad Nacional de Colombia, pues no corresponde a un proceso de invitacin y
seleccin.
Dicha solicitud de cotizacin de mercado para enviar a los posibles proveedores, deber contener como
mnimo lo siguiente:
a) Fecha de elaboracin.
b) Objeto general a contratar.
c) Obligaciones especficas.
d) Especificaciones tcnicas y/o caractersticas del bien y/o servicio o la obra requerida por la
Universidad.
e) Fecha, lugar y hora lmite para el envo de la respuesta por parte del proveedor.
f)
contrata.
g) Datos del responsable del estudio del mercado por parte de la Universidad Nacional de Colombia
(Nombre completo, dependencia o proyecto, telfono, correo electrnico)
2. Una vez recibida(s) la(s) cotizacin(es) escrita(s) por parte del (los) posibles proveedor(es), se deber
hacer un anlisis cuantitativo y cualitativo, de tipo comparativo, presentando las conclusiones a que
haya lugar. Este anlisis debe elaborarse con base en parmetros objetivos, de manera que las
especificaciones remitidas por los candidatos sean comparables, tcnica, financiera y logsticamente.
3. Para complementar la estimacin del valor comercial del bien, servicio u obra requeridos, se podr
hacer uso de herramientas adicionales tales como:
a) Consulta previa de pginas Web de proveedores de los bienes o servicios requeridos.
b) Contratos suscritos cuyo objeto sea similar a aquel para el cual se requiere el estudio de mercado,
que se hayan ejecutado dentro de los tres (3) aos anteriores a la fecha del respectivo estudio de
mercado. En este caso, la comparacin de precios deber ajustarse a precios constantes
(descontando en todo caso el IPC de cada ao).
c) Precios o tarifas reguladas, cuando a ello haya lugar.
4. Una vez se hayan efectuado las tareas de comparacin y anlisis de cotizaciones de mercado, el rea o
proyecto solicitante establecer las mejores condiciones tcnicas y econmicas para la satisfaccin de
la necesidad dela dependencia o proyecto.
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De igual forma se deber determinar el valor estimado del bien, servicio u obra requerida, detallando y
explicando la metodologa utilizada (Media simple, Media aritmtica, geomtrica, entre otras), para
estimar dicho valor.
6. Cuando el estudio de mercado evidencie que no hay pluralidad de proponentes para la contratacin
requerida, se podr adelantar una invitacin directa con seleccin directa, previa presentacin de una
justificacin soportada en el estudio de mercado adelantado, y con fundamento en las causales
establecidas en el Manual de Convenios y Contratos, Parte I. Definiciones. Invitacin directa y
Seleccin directa.
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REVIS
Pilar Cspedes
Bahamn, Maria
Fernanda Forero
CARGO
Jefe de
Contratacin Nivel
Nacional
Contratista
Contratista
FECHA
Octubre 07 de 2013
ELABOR
Versin: 2.0
APROB
Gerardo Mejia
Alfaro
CARGO
Jefe de la Divisin
Nacional de Servicios
Administrativos, Asesora
Gerencia Nacional
Financiera y
Administrativa.
CARGO
Gerente Nacional
Financiero y
Administrativo
FECHA
Octubre 23 de 2013
FECHA
Octubre 01 de 2013