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06/02/2014
Presentacin personal.
Nombre.
Profesin.
Lugar de trabajo.
Experiencia como usuario de Microsoft Project .
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Microsoft Project
Es una herramienta para administrar proyectos en
forma eficaz y flexible que se utiliza principalmente
en la planeacin y seguimiento y control de los
proyectos, ya sean simples o complejos.
A nivel de informacin, funciona como una
herramienta de registro y visualizacin de la
misma.
Facilita la programacin y el seguimiento y control
de las actividades. Mejora la capacidad organizativa
del trabajo y hace la comunicacin ms eficiente.
Beneficios de la herramienta
Organiza y maneja los recursos utilizados de forma de poder
cumplir con los tiempos, los presupuestos y los criterios de
aceptacin definidos.
Desarrolla planes a medida de cada proyecto.
Evala el impacto en los tiempos esperados en el desarrollo
del proyecto.
Realiza un anlisis de la informacin relevada durante el
proceso.
Optimiza la comunicacin entre los miembros del equipo y
con aquellas personas interesadas en el proyecto.
Facilita la creacin de reportes de progreso del proyecto.
Evala alternativas de accin.
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Campos y registros
Datos
Elementos
Proyecto
Tarea
Recurso
Campos
Comienzo
Fin
Duracin
Trabajo
Costo
Estado
Previsto
Actual
Real
Variacin
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Formato Tabla
Formato grfico
Barra de vistas
Vista Diagrama de
Gantt
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Tipos de vistas
Microsoft Project 2010 utiliza tres tipos de
vistas:
Vistas de tareas.
Vistas de recursos.
Vistas de asignaciones.
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Calendario
Corresponde a un calendario
mensual en la que se visualizan
las tareas y sus duraciones.
Diagrama de
Red
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Hoja de
recursos
Uso de
recursos
Grfico de
recursos
Escala de
tiempo
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Organizador
de equipo
Muestra la calendarizacin de
los recursos asignados a las
diferentes tareas.
Hoja de
tareas
Permite
visualizar
la
informacin estrictamente de la
tabla entrada de tareas.
Inicio de un proyecto
En la carpeta Archivo, en el
comando Informacin
vamos a definir las
propiedades del proyecto.
Despliegue la opcin que
indica Informacin del
proyecto y selecciones
propiedades avanzadas.
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Inicio de un proyecto
En la carpeta Proyecto,
hacemos clic en el cono
Informacin del proyecto.
Aparece el cuadro
Informacin del proyecto
en donde se define la fecha
de inicio o fin del proyecto.
Inicio de un proyecto.
Detalle del cuadro Informacin del proyecto:
Fecha de comienzo: Es la fecha en la cual inicia el proyecto.
Habilitar el cuadro tipo calendario y escoger la fecha
correspondiente.
Fecha de fin: Se escoger la fecha de fin, solamente si en el campo
Programar a partir de se selecciona Fecha de fin del Proyecto.
Programar a partir de: Se selecciona una de las 2 opciones Fecha
de comienzo Fecha de Fin.
Fecha de hoy: Esta fecha es tomada de la fecha actual del sistema.
Fecha de Estado: Especifica la fecha de la ltima actualizacin del
progreso del proyecto. Cuando se utiliza NA Project toma la fecha
de hoy como fecha de estado.
Calendario: Define el tipo de calendario base del proyecto.
Prioridad: Se puede digitar un nmero entre 0 y 1000, donde el
nmero ms alto identifica un proyecto con ms prioridad.
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Inicio de un proyecto
Fecha de inicio / termino del
proyecto.
En MS Project la duracin de las
actividades se puede fijar en
meses, semanas, das, horas o
minutos (ms, s, d, h, m).
En la carpeta Proyecto ,
posteriormente en el cono informacin del
Proyecto.
A partir de una fecha
de comienzo
Se suma
Se resta
Inicio de un proyecto
Uso de ventana Estadsticas del Proyecto.
El botn estadsticas nos muestra
el siguiente cuadro; el cual define
el estado actual del proyecto
conforme a la fecha de inicio,
finalizacin, duracin, trabajo y
costo con base a lo planeado y lo
real.
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Inicio de un proyecto
Tarea cero = Nombre del proyecto.
Parte del inicio de un proyecto y una vez
definidas las actividades, es habilitar la tarea
cero o Tarea de resumen del proyecto
siguiendo estas instrucciones:
1. Ir a la pestaa Formato.
2. Activar la casilla Tarea de
Resumen del proyecto.
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Tareas normales
Como introducir una tarea?
Las tareas se deben incluir en funcin del orden que
se dan.
En la vista Diagrama de Gantt, propiamente en la
columna Nombre de la tarea, se digita la misma,
posteriormente se presiona el botn enter y el
cursor se desplaza hacia abajo.
No se debe especificar la fecha de inicio y de finalizacin en
las columnas indicadas para tal efecto, las mismas se
actualizan debido a la interdependencia establecida entre las
tareas.
Tareas normales
Duracin de la tarea.
La duracin de una tarea es el tiempo que se
emplear para realizarla. En Microsoft Project, la
duracin oscila entre meses y minutos dependiendo
del proyecto.
En la vista Diagrama de Gantt, y a la derecha de la columna
Nombre de la Tarea, se encuentra la columna Duracin.
Por primera vez, el programa asigna una duracin de un da (1d)
y con un signo de interrogacin (?).
Las duraciones pueden ser modificadas utilizando las flechas de
aumento y disminucin que aparecen al seleccionar dicho
campo.
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Automtico
Cinta de
opciones
Tarea
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Tipos de duracin
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Creacin de un HITO
Creacin de un HITO
Una de las novedades en Microsoft Project
2010 es la posibilidad de crear un HITO desde
un inicio, eso s bajo el criterio con duracin
CERO.
Carpeta Tarea, funcin Insertar un hito.
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Qu es un calendario base?
Se usa como una plantilla en la que estn
basados el calendario del proyecto, calendario
de recursos un calendario de tareas. Define
los tiempos de trabajo estandar y los tiempos
de descanso del proyecto. Especifica las horas
de trabajo de cada da laborable, los das
laborables de cada semana, as como los das
feriados y no laborables.
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Calendarios
MS Project 2010 permite la definicin de varios tipos de
calendario. Se puede definir el calendario del proyecto a
recursos especficos e inclusive definir calendarios para
actividades especficas.
Para crear o modificar un calendario, se utiliza la carpeta
Proyecto, luego Cambiar tiempo de trabajo.
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Crear calendario.
Nombre del calendario
ABREVIATURAS
Crear calendario.
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Horas x da.
Horas x cantidad de das
efectivos por semana.
Das / sem. X cantidad de
sem. efectivas.
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Para que aparezca el cuadro ESCALA TEMPORAL, haga clic derecho sobre
la escala en la vista Diagrama de Gantt y luego clic sobre la funcin escala
temporal.
Selecciones la pestaa Periodo No Laborable.
Seleccione en la lista Calendario, su calendario creado para ser calendario
base.
Haga clic en el botn aceptar.
2.
3.
4.
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Tipos de Diagramas
Diagrama de Barras o de Gantt.
Estos diagramas, en los que las barras
representan las actividades, muestran las
fechas de inicio y finalizacin de cada
actividad, as como las duraciones de las
mismas.
Tipos de Diagramas
Diagrama de Red.
Este tipo de diagrama tiene como objetivo
mostrar la secuencia lgica de las actividades
del proyecto as como las actividades o tareas
que conforman las ruta crtica.
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Las tareas se vinculan definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo
y final (existen 4 tipos):
Tipo
Siglas
Descripcin
Fin - Comienzo
FC
Comienzo - Comienzo
CC
Fin - Fin
FF
Comienzo - Fin
CF
Tarea (A)
Tarea (B)
El informe del nuevo producto debe hacerse una vez finalizada la identificacin de la
oportunidad.
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Tarea (A)
Tarea (B)
Tarea (A)
Tarea (B)
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Tarea (A)
Tarea (B)
Para seleccionar varias tareas adyacentes, mantenga presionada la tecla control (Ctrl)
en el teclado.
Con la tecla (Ctrl) presionada, haga clic en la primera tarea y luego en la siguiente a
vincular (no necesariamente deben ser seguidas).
Finalmente, haga clic en el botn vincular tareas.
Para eliminar el vnculo, se presiona el botn desvincular tareas.
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Tarea (B)
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Tarea predecesora.
Tarea sucesora.
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Tiempo de Posposicin
Retraso entre tareas con una dependencia definida y la cual
se mantiene. En el cuadro informacin de la tarea, en la
columna Pos se indica con un valor positivo (+).
Tambin se puede indicar en la vista Diagrama de Gantt en
la columna predecesoras posterior al vinculo indicado. Por
ejemplo: 3FC+2d.
Tiempo de Adelanto
Determina la superposicin entre tareas con una
dependencia definida y la cual se mantiene. En el cuadro
informacin de la tarea, en la columna Pos se indica con un
valor negativo (-).
Tambin se puede indicar en la vista Diagrama de Gantt en
la columna predecesoras posterior al vinculo indicado. Por
ejemplo: 4CC-1d.
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Delimitacin de tareas
Al definir las duraciones y dependencias de las
tareas, MS Project calcular las fechas de inicio y
finalizacin de las mismas con base en la fecha de
inicio o fin del proyecto. Pero en algn determinado
caso podemos necesitar de forma estricta que una
tarea inicie o finalice en una facha especfica.
Para tal efecto, MS Project establece la manera por
medio de delimitaciones de carcter inflexibles
sobre la tarea.
Delimitacin de tareas
Para definir la delimitacin de una tarea, hacer doble
clic sobre la tarea para que aparezca el cuadro
informacin de la tarea y en la pestaa avanzado
establecer la delimitacin de la tarea.
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Tipos de delimitacin
Debe comenzar el: Establece que la actividad deber
comenzar la fecha indicada.
Debe finalizar el: Establece que la actividad deber
finalizar la fecha indicada.
Lo antes posible: Indica que la tarea iniciar tan
pronto sea posible, tomando en cuenta la
dependencia establecida.
Lo ms tarde posible: Permite a la tarea finalizar lo
ms tarde posible sin afectar o causar demoras en
sus sucesoras o la fecha de finalizacin del proyecto.
Tipos de delimitacin
No comenzar antes del: La actividad iniciar en la
fecha ingresada o despus de la misma.
No comenzar despus del: La actividad iniciar en la
fecha establecida o antes de la misma.
No finalizar antes del: La actividad finalizar en la
fecha ingresada o despus de la misma.
No finalizar despus del: La actividad finalizar en la
fecha indicada o antes de la misma..
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Divisin de tareas
En la mayora de los casos, obedecen a imprevistos.
Un empleado que se incapacite o un problema de mquina.
PRACTICA #1
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TEMA 4. ASIGNACIN DE
RECURSOS
Qu es un recurso?
Se entiende por recurso a todo aquello que es
necesario para desarrollar una tarea. En
consecuencia, los recursos que necesita el proyecto
corresponden a la suma de los recursos de todas las
tareas.
Se deben incorporar a la programacin los siguientes
recursos:
Recursos Humanos.
Equipamiento, maquinaria y herramientas
Subcontratos.
Capital.
Materiales
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Esta vista nos lleva a una hoja en la cual se pueden ingresar los datos
(Nombre, tipo, costo, etc.) de cada uno de los recursos que forman parte
del proyecto
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CAMPO
ID (identificador)
Nombre del
Recurso
Tipo
Etiqueta de
Materiales
DESCRIPCION
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CAMPO
DESCRIPCION
Grupo
Capacidad Mxima
Tasa Estndar
CAMPO
DESCRIPCION
Costo/Uso
Acumular
Calendario Base
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2.
3.
Presiona el botn Asignar. Note que en la Vista de Gantt que aparece el nombre del
recurso que acaba de asignar.
1
3
2
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Carpeta Recurso.
Redistribuir recurso o
Redistribuir todo.
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Integraremos:
las tareas
la duracin
los recursos
para determinar el esfuerzo
Aun cuando el ajuste Condicionada por el esfuerzo est habilitado, no supone ningn cambio en la
programacin hasta que agregue recursos a una tarea o los quite de ella.
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Duracin de Tareas
Duracin = Trabajo / Esfuerzo de recurso
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Unidades fijo
Asigna 1 pintor a jornada 100 %, para que pinte paredes en 4 das (la
duracin). El trabajo al 100 % de su esfuerzo es de 32 horas o 4 das.
Trabajo fijo
Al modificar Duracin en una tarea de trabajo fijo:
Se han asignado 2 pintores a jornada 100 %, para pintar las paredes en 2
das (el trabajo equivale a 32 horas: 16 hr/pintor).
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Duracin fija
Cuantos ms recursos agregue , decrecern las unidades de tiempo que cada recurso tendr
que trabajar en la tarea.
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Qu son Tablas?
Las tablas son las diferentes vistas que se tienen disponibles
en el Panel de la Vista de Hoja. Si una tabla de Microsoft
Project no responde a sus necesidades, puede crear una
nueva o modificar otra ya existente. Hay dos tipos de tablas:
Tablas de tareas (que se pueden aplicar a vistas de tareas) y
Tablas de recursos (que se pueden aplicar a vistas de
recursos).
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Tablas de Tareas
1. Clic en la vista de Diagrama de Gantt u otra vista de
tipo Tarea.
Tablas de Recursos
1. Clic en la vista Hoja de Recursos u otra vista de tipo
Recurso.
2. En la carpeta Vista, haga clic en el submen Tablas.
Entrada
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Programacin
Resumen
Seguimiento
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Trabajo
Uso
Variacin
Entrada
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Resumen
Trabajo
Uso
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Informes
Informes visuales
Para las carpetas indicadas, haga clic en el tipo de informe que desee ver.
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2.
3.
Para crear un informe de tareas o de recursos, haga clic en Nuevo en el cuadro de dilogo
Informes personalizados, elija Tarea o Recurso y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
4.
Lista de
informes
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1
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PRACTICA #2
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Actualizar una LB o un PP
En la carpeta Proyecto, elija Establecer lnea base y
haga clic en Establecer lnea de base.
Realice uno de los siguientes procedimientos:
Si va a actualizar una LB, haga clic en Establecer una
lnea de base y luego seleccione la lnea de base a
utilizar.
Si va a actualizar los datos de un PP, haga clic en
Establecer un plan provisional. En la lista Copiar,
seleccione los datos que va a copiar. En la lista En, haga
clic en el plan provisional que desee actualizar.
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PRACTICA #3
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