USO DEL CORREO ELECTRNICO Y DE OTROS

MEDIOS DE TRABAJO EN GRUPO QUE FACILITAN

LAS DECISIONES DE GRUPO
La presencia de una gran cantidad de equipos en el lugar de trabajo significa que las personas
deben trabajar de manera colectiva y tomar decisiones conjuntas. Por lo general, el esfuerzo
colectivo se traduce en reuniones. Si no se celebran reuniones, la gente trabaja sobre
todo por su cuenta y no se beneficia del trabajo en equipo. No obstante, si hay demasiadas
reuniones resulta difcil realizar el trabajo individual, como revisar y responder el correo
electrnico, hacer llamadas telefnicas, analizar informacin y preparar informes.
El empleo apropiado del correo electrnico y de otros medios de trabajo en grupo
puede facilitar la interaccin entre los diversos integrantes del equipo y agilizar la toma
de decisiones, as como reducir al mnimo el nmero de reuniones que deben efectuarse.
El empleo del correo y otras herramientas electrnicas hace posible la existencia de
los equipos virtuales descritos en el captulo anterior.

USO DEL CORREO ELECTRNICO PARA

FACILITAR LAS JUNTAS
Mediante el uso del correo electrnico, los miembros del equipo pueden suministrar informacin
importante a los dems integrantes sin tener necesidad de celebrar una reunin
y distribuir documentos.[12] Si se utiliza el correo electrnico, se pueden arreglar
muchos pequeos detalles antes de la reunin y dedicar sta a tratar los asuntos de mayor
importancia. El empleo ms comn del correo electrnico es el envo de memorndums
breves a las personas que forman parte de una lista de distribucin. Una utilizacin ms
avanzada del correo electrnico es la distribucin de documentos preparados con un procesador
de palabras o de hojas de clculo y grficas, incluyendo fotografas, mediante el
envo de un correo electrnico con anexos.
Recuerde la decisin tomada por el equipo con la tcnica del grupo nominal. Como
seguimiento de la reunin celebrada, el equipo deba reunirse para calificar a los 12
proveedores en cuanto a calidad, precio y servicio. Si utilizara el correo electrnico, el
equipo podra reducir de manera substancial el tiempo que tendra que dedicar a una
nueva reunin e incluso podran ahorrrsela por completo. Pedro Ortiz podra pedir
a los miembros del equipo que enviarn sus calificaciones y explicaciones a todos los integrantes
en un plazo de 10 das laborales.
Cada uno de los miembros del equipo calificara a los 12 proveedores en cuanto a calidad,
precio y servicio y enviara sus calificaciones a los dems miembros del equipo por
correo electrnico. Ortiz podra hacer un recuento de los resultados y mandarles el resultado
final tambin por correo electrnico. Como todos los integrantes del equipo hubieran
podido efectuar el mismo clculo por s mismos, no habra ninguna posibilidad de
afirmar que la decisin fue sesgada. En caso de que Ortiz o algn otro miembro lo considerase
necesario, podra convocarse a una reunin para discutir los resultados definitivos.
Llevar al extremo el empleo del correo electrnico puede inhibir el trabajo en equipo
y la toma de decisiones en grupo en lugar de fortalecerlos. Si las personas se comunican
de manera casi exclusiva mediante el correo electrnico, se pierde la calidez de la interaccin
humana y el significado de las expresiones faciales. Siempre es posible mejorar y elaborar
sobre las ideas de otros leyndolas en una pantalla de computadora, pero el guio
de un ojo, la risa compartida y las sonrisas alentadoras que surgen en una reunin tradicional
constituyen una importante contribucin al esfuerzo del equipo, incluyendo la
solucin de problemas en grupo. Asimismo, la interaccin personal fomenta la creatividad
gracias al intercambio de ideas que se da entre las personas