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Modelo de Hoja de Trabajo para llevar el control h

de los activos fijos en una empresa

En uno de nuestros editoriales anteriores (el cual incluso ha sido uno de los ms comentados por nuestro
importancia que tiene para una organizacin el que su departamento contable est llevando, desde el c
empresa , un correcto y completo control de los activos fijos que llegan a ser propiedad de tal organizacin a
(haz click aqu para consultar el editorial antes aludido)

De no llevar ese control, se pudieran presentar inconvenientes graves para la informacin contable tales com
que despues de una determinada fecha ya haba sido depreciado en su totalidad. Igualmente, sin el detalle so
activos a una fecha dada, no sera posible determinar la respectiva utilidad o perdida que se produce cuando e

En consecuencia, y sabiendo que en muchas ocasiones los encargados de llevar estos detalles sobre la h
organizacin no cuentan con los famosos "modulos de activos fijos" que se pueden adquirir para llevar esa
sistematizados de contabilidad, es necesario que tal historia se pueda llevar aunque sea mediante hojas de
estamos proponiendo

Para quienes deseen utilizar esta hoja de trabajo aplicndola a sus propios casos particulares, es necesario que

1. La hoja de trabajo se elabora para que sirve de control historico a cada uno de los activos que la empres
de sus operaciones (sin importar su monto) y hasta cuando el activo llegue a ser dado de baja (retirado) ya se

2. En la hoja de trabajo, la primera seccin recolectara las cifras CONTABLES con las cuales se explicaran
General en la parte de "Propiedad Planta y Equipo" al cierre de cada ao . Pero en la segunda seccin (Vease f
control sobre las cifras FISCALES con las cuales son dedunciados los respectivos activos al cierre de cada ao

3. Si nos fijamos en la primera seccin (Cifras contables), y en el caso de los 2 activos que se muestra
"terrenos" se puede ver que gracias a la informacin que se recolecta para cada uno de ellos (inform
manualmente conforme a lo que figure en los auxilires de la contabilidad o de lo que figure por ejemplo en otr
para calcular automticamente los ajustes por inflacin y los gastos por depreciacion), se logra tener la hist
valor del costo histrico de dicho activo al pasar de un ao a otro. Pero si nos fijamos en los otros dos act
misma primera seccin, pero en la categora "Maqunaria y Equipos", all vemos que con el diseo de la hoja d
informacin tanto para el "costo histrico" como para su "depreciacin acumulada"

4. Como es claro que al intentar imprimir esta informacin sera muy dispendioso el imprimir todas las cifras
histrico" y el detalle de la "depreciacin acumulada", y sabiendo que con el tiempo pueden ser muchos los ac
misma empresa, es por eso que se puede aprovechar las ventajas que ofrece el excell y proceder entonces
contenido ese detalle de tal forma que solo queden visibles las filas donde se desplieguen los totales sobre el
"depreciacin acumulada" al cierre de cada ao. Eso es precisamente lo que hicimos con el detalle de los activ
categora "Equipo de computacin y comunicacin" (Vease filas 132 en adelante).

5. Para lograr "ocultar" las filas con los detalles que no se necesiten revelar al momento de una im
"seleccionar" todas las filas respectivas con el botn izquierdo del mouse, y luego, con el botn contrario del m
seleccionadas con lo cual aparece un men en el cual se encuentra la opcin "ocultar". Se hace clik con el bot
ello quedan ocultadas tales filas. Para volveras a "mostrar", lo que se hace en ese caso es seleccionar d
compona la primera fila del rango de filas ocultas, y hasta llegar a la fila que siga despues de la ltima que co
Se hace click con el botn derecho del mouse, y en ese caso aparecer la opcin "mostrar". Al hacer click con
opcin se lograr que las filas que estaban ocultas puedan "mostrarse" de nuevo.

Empresa : EL EJEMPLO S.A.


Nit
: 890.567.999-0
I. INFORMACIN SOBRE LOS VALORES CONTABLES DE SUS ACTIVOS FIJOS
Categora
del Activo

Terrenos

Cdigo de
identificacin
al interior
de la empresa
T-001

Descripcin del activo

Lote en cali en la Calle 50 40-10, identificado con MI 370456456 y predial No.00001-22222-99999


a) Informacin sobre el "Costo Histrico"
Saldo al inicio del ao
Costo de adquisicin (se adqurir en fecha:oct 10/03 )
Adiciones y mejoras hechas durante el ao
Ajustes por inflacin durante el ao
Retiro durante el ao (se retir en feha: mayo 10/05)
Total costo histrico al final del ao

T-002

Lote en Bogot en la Calle 30 50-60, identificado con MI 375456456 y predial No.00001-22222-8888


a) Informacin sobre el "Costo Histrico"
Saldo al inicio del ao
Costo de adquisicin (se adqurir enn fecha:sept.10/05)
Adiciones y mejoras hechas durante el ao
Ajustes por inflacin durante el ao
Retiro durante el ao
Total costo histrico al final del ao
Total Categoria- Terrenos

Maquinarias
y Equipos

M-001

Maquina procesadora de jugos marca Sthell, modelo X90


colo rojo, instalada en la planta ubica en Bogot
a) Informacin sobre el "Costo Histrico"
Saldo al inicio del ao
Costo de adquisicin (se adqurir en fecha:ene 10/04 )

Adiciones y mejoras hechas durante el ao


Ajustes por inflacin durante el ao
Retiro durante el ao
Total costo histrico al final del ao
b) Informacin sobre la "Depreciacin aumulada"
Mtodo de depreciacin utilizado durante el ao
Saldo al inicio del ao
Valor gasto depreciacin del ao
Ajustes por inflacin durante el ao
Retiro durante el ao
Total Depreciacin acumulada al final del ao
Costo neto del activo al final del ao
M-002

Maquina empacadora de jugos marca Sthell, modelo X800


colo azul, instalada en la planta ubica en Bogot
a) Informacin sobre el "Costo Histrico"
Saldo al inicio del ao
Costo de adquisicin (se adqurir en fecha:oct 10/05 )
Adiciones y mejoras hechas durante el ao
Ajustes por inflacin durante el ao
Retiro durante el ao (se retir en mayo 10/06)
Total costo histrico al final del ao
b) Informacin sobre la "Depreciacin aumulada"
Mtodo de depreciacin utilizado durante el ao
Saldo al inicio del ao
Valor gasto depreciacin del ao
Ajustes por inflacin durante el ao
Retiro durante el ao (se retir en mayo 10/06)
Total Depreciacin acumulada al final del ao
Costo neto del activo al final del ao
Total Categora-Maquinaria y Equipos

Equipo de
E-001
Computacin
y Comunicacin

Computar marca Compac, modelo AT-890000


colo rojo, ubicado en la oficina de Cali
Total costo histrico al final del ao
Total Depreciacin acumulada al final del ao
Costo neto del activo al final del ao

E-002

Scaner marca Hewlett Packar, modelo AT-9000


color blanco, ubi
Total costo histrico al final del ao
Total Depreciacin acumulada al final del ao
Costo neto del activo al final del ao

Total Categora-Equipo de computacin y Comunic


GRAN TOTAL VALORES CONTABLES

I. INFORMACIN SOBRE LOS VALORES FISCALES


Categora
del Activo

Terrenos

Cdigo de
identificacin
al interior
de la empresa

Descripcin del activo

T-001

Lote en cali en la Calle 50 40-10, identificado con MI 370456456 y predial No.00001-22222-99999


Total costo histrico al final del ao

T-002

Lote en Bogot en la Calle 30 50-60, identificado con MI 375456456 y predial No.00001-22222-8888


Total costo histrico al final del ao
Total Categoria- Terrenos

Maquinarias
y Equipos

M-001

Maquina procesadora de jugos marca Sthell, modelo X90


colo rojo, instalada en la planta ubica en Bogot
Total costo histrico al final del ao
Total Depreciacin acumulada al final del ao
Costo neto del activo al final del ao

M-002

Maquina empacadora de jugos marca Sthell, modelo X800


colo azul, instalada en la planta ubica en Bogot
Total costo histrico al final del ao
Total Depreciacin acumulada al final del ao
Costo neto del activo al final del ao
Total Categora-Maquinaria y Equipos

Equipo de
E-001
Computacin
y Comunicacin

Computar marca Compac, modelo AT-890000


colo rojo, ubicado en la oficina de Cali
Total costo histrico al final del ao
Total Depreciacin acumulada al final del ao

Costo neto del activo al final del ao


E-002

Scaner marca Hewlett Packar, modelo AT-9000


color blanco, ubi
Total costo histrico al final del ao
Total Depreciacin acumulada al final del ao
Costo neto del activo al final del ao
Total Categora-Equipo de computacin y Comunic
GRAN TOTAL VALORES FISCALES

ar el control histrico
a empresa

mentados por nuestros visitantes), hicimos incapi en la


llevando, desde el comienzo de operaciones de la
d de tal organizacin a lo largo de los aos

acin contable tales como el seguir depreciando un activo


mente, sin el detalle sobre el valor neto de cada uno de los
ue se produce cuando el mismo sea retirado o vendido

tos detalles sobre la historia de los activos fijos de una


dquirir para llevar esa historia a travs de los programas
ea mediante hojas de trabajo en excell como la que aqu

ulares, es necesario que tengan presente lo siguiente

activos que la empresa llegue a tener desde el comienzo


de baja (retirado) ya sea por que se venda o destruya

s cuales se explicaran los datos llevados hasta el Balance


gunda seccin (Vease filas 177 en adelante), se llevara el
s al cierre de cada ao en la declaracin de renta

ctivos que se muestran como ejemplo para la categora


a uno de ellos (informacin que se tendra que digitar
gure por ejemplo en otras hojas de trabajo que se realizan
), se logra tener la historia sobre cmo se va formando el
os en los otros dos activos usados como ejemplo en este
n el diseo de la hoja de trabajo se logra ir recolectando la

mprimir todas las cifras que componen el detalle del "costo


eden ser muchos los activos fijos que se acumulan en una
ll y proceder entonces a "ocultar" las filas donde estaba
uen los totales sobre el "costo histrico" y los totales sobre
n el detalle de los activos que colocamos de ejemplo en la

momento de una impresin, lo que se debe hacer es


el botn contrario del mouse, se hace click sobre esas filas
Se hace clik con el botn izquierdo en dicha opcin, y con
caso es seleccionar desde la fila anterior a aquella que
ues de la ltima que compona el rango de filas ocultadas.
rar". Al hacer click con el botn izquierdo del mouse en tal

Datos por
el ao
terminado
en dic 31
de 2003

Datos por
el ao
terminado
en dic 31
de 2004

Datos por
el ao
terminado
en dic 31
de 2005

Datos por
el ao
terminado
en dic 31
de 2006

0
10,000,000
0
230,000
0
10,230,000

10,230,000
0
2,000,000
527,868
0
12,757,868

12,757,868
0
0
200,000
(12,957,868)
0

0
0
0
0
0
0

0
0
0
0
0
0

0
20,000,000
0
400,000
0
20,400,000

20,400,000
0
0
1,020,000
0
21,420,000

21,420,000
0
0
1,071,000
0
22,491,000

10,230,000

33,157,868

21,420,000

22,491,000

0
0

0
400,000,000

423,680,000
0

469,864,000
0

0
0
0
23,680,000
0
0
0 423,680,000

Linea recta

25,000,000
0
21,184,000
23,493,200
0
0
469,864,000 493,357,200

Linea recta
Linea recta
reduc.saldos
0
0
43,568,000
92,903,720
0
42,368,000
46,986,400
250,904,567
0
1,200,000
2,349,320
20,719,452
0
0
0
0
0
43,568,000
92,903,720 364,527,739
0 380,112,000
376,960,280 128,829,461

0
0
0
0
0
0

Linea recta

0
0
0
0
0
0

Linea recta

0
265,200,000
260,000,000
0
0
0
5,200,000
5,304,000
0 (270,504,000)
265,200,000
0

0
0
0
0
0
0

0
0
0
0
0
0

Linea recta
0
26,520,000
265,200
0
26,785,200
238,414,800

Lnea Recta
26,785,200
5,410,080
267,852
(32,463,132)
0
0

380,112,000

615,375,080

128,829,461

2,100,000

2,205,000

2,315,250

2,431,013

210,000
1,890,000

452,000
1,753,000

708,981
1,606,269

1,306,761
1,124,251

303,000

318,150

0
0

0
0

30,906
272,094

65,121
253,029

1,890,000

1,753,000

1,878,363

1,377,280

12,120,000 415,022,868

638,673,443 152,697,741

Datos por
el ao
terminado
en dic 31
de 2003

Datos por
el ao
terminado
en dic 31
de 2004

Datos por
el ao
terminado
en dic 31
de 2005

10,230,000

12,757,868

20,400,000

21,420,000

22,491,000

10,230,000

33,157,868

21,420,000

22,491,000

Datos por
el ao
terminado
en dic 31
de 2006

0 423,680,000

469,864,000 493,357,200

0
43,568,000
0 380,112,000

92,903,720 364,527,739
376,960,280 128,829,461

265,200,000

0
0

0
0

26,785,200
238,414,800

0
0

380,112,000

615,375,080

128,829,461

2,100,000

2,205,000

2,315,250

2,431,013

210,000

452,000

708,981

1,306,761

1,890,000

1,753,000

1,606,269

1,124,251

303,000

318,150

0
0

0
0

30,906
272,094

65,121
253,029

1,890,000

1,753,000

1,878,363

1,377,280

12,120,000 415,022,868

638,673,443 152,697,741

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