Mapa de Riesgos Procuraduria

PROCURADURA GENERAL DE LA NACIN
SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIN DEL RIESGO
MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL
Bogot, D.C., 2005

PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIN

OFICINA DE CONTROL INTERNO
DIRECTOR GENERAL
Dr. EDGARDO JOS MAYA VILLAZN
Procurador General de la Nacin
PRESIDENTE COMIT DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Dr. CARLOS ARTURO GMEZ PAVAJEU
Viceprocurador General de la Nacin
COORDINADOR
Dr. GONZALO ENRIQUE SIERRA VASCO
COMIT DE COMPILACIN Y REDACCIN

Primera versin
DAMARIS BLANCO BARRAGN
WILLIAM RAFAEL MULFORD VELSQUEZ
Segunda versin
ANGELICA ALAIX MARTINEZ
MARTHA ESNEDA HEREDIA
Bogot, D.C., Noviembre de 2005

CONTENIDO
Pg.
INTRODUCCIN
1.
1.1.
1.1.1.
1.1.2.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
POLTICA INSTITUCIONAL
OBJETIVOS
General
Especficos
RESPONSABLES DE LA ADMINISTRACIN DEL RIESGO
SOPORTE METODOLGICO
DOCUMENTACIN
COMUNICACIN DE LA POLTICA
3
3
3
3
4
4
5
5
2.
MARCO LEGAL
3.
MARCO CONCEPTUAL
4.
4.1.
4.2.
4.3.

METODOLOGIA
MAPA GRFICO DE MATRIZ DE SEVERIDAD
MAPAS GRFICOS
10
10
14
16
5.
REGISTRO DE LOS RIESGOS OPERACIONALES
5.1. IDENTIFICACIN DE LOS RIESGOS
5.1.1. Macroproceso estratgico
5.1.2. Macroprocesos misionales
5.1.2.1. Macroproceso disciplinario
5.1.2.2. Macroproceso preventivo
5.1.2.3. Macroproceso de intervencin
5.1.3. Macroproceso conexo misional
5.1.4. Macroproceso de apoyo
17
17
17
24
24
34
40
43
48
6.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
60
7.
CONCEPTOS BSICOS
62
BIBLIOGRAFA
65
ANEXOS
66

LISTA DE ANEXOS
Pg.
Anexo 1.
Riesgos del macroproceso estratgico
67
Anexo 2.
Riesgos del macroproceso disciplinario
72
Anexo 3.
Riesgos del macroproceso preventivo
77
Anexo 4.
Riesgos del macroproceso de intervencin
82
Anexo 5.
Riesgos del macroproceso conexo misional
87
Anexo 6.
Riesgos del macroproceso de apoyo
92
Anexo 7.
Riesgos Operacionales
99
Anexo 8.
Norma AS/NZ 4360
105

INDICE DE CUADROS
Pg.
Cuadro No. 1.
Identificacin de Riesgos
10
Cuadro No. 2.
Valoracin de los riesgos. Consecuencias o

impactos que genera el riesgo
11
Cuadro No. 3.
Probabilidad de que ocurra el riesgo
11
Cuadro No. 4.
Nivel de exposicin o de severidad del riesgo
13
Cuadro No. 5.
Lineamientos para el tratamiento del riesgo
16

INDICE DE GRFICOS
Pg.
Grfico No. 1.
Probabilidad Vs Consecuencia
13
Grfico No. 2.
Nivel de Severidad
14
Grfico No. 3.
Mapa matriz de severidad
15

INTRODUCCIN
La Administracin Pblica introdujo el concepto de administracin del riesgo en las

entidades del Estado, considerando la exposicin permanente a diferentes riesgos
que en un momento dado pueden poner en peligro su existencia; en razn a ello,
desde la perspectiva de las nuevas normas y modelos aplicados a la materia, se
interpreta que la eficiencia del control, o su principal propsito, es la reduccin de los
riesgos.
Es as, como La Procuradura General de la Nacin a travs del Procurador
General y sus funcionarios tienen la responsabilidad de disear y aplicar mtodos y
procedimientos de Control Interno, de acuerdo con la Constitucin y la Ley, que
permitan identificar y evaluar aquellos eventos tanto internos como externos que
pueden afectar o impedir el normal desarrollo de los procesos y el cumplimiento de
los objetivos institucionales.
Dentro de estos criterios, corresponde administrar los riesgos, a partir de la adopcin
del Mapa de Riesgos, el cual es concebido como una herramienta de gestin
establecida para minimizarlos, monitorearlos y corregirlos y as evitar la extensin de
sus efectos, bajo parmetros de calidad, eficiencia, economa y eficacia.
El Mapa de Riesgos que se encuentra consolidado en el presente documento bajo la
estructura de un enfoque por procesos, es el producto de un trabajo colectivo de los
Procuradores Delegados, Auxiliares, Regionales y Provinciales, los Jefes de Oficina
y de Divisin y los dems servidores pblicos vinculados a la Entidad, quienes
participaron en la elaboracin e implementacin del Mapa de Riesgos de las
dependencias a las cuales se encuentran adscritos.
El documento incluye la poltica Institucional de la administracin del riesgo, sus
objetivos y el compromiso para su ejecucin, as como el marco legal y conceptual
sobre el cual se soporta; concluye, con la presentacin de un conjunto de trminos y
definiciones, que tiene como finalidad estandarizar al interior de la Procuradura
General de la Nacin, el lenguaje de la administracin del riesgo en la funcin
pblica.

1. POLITICA DE ADMINISTRACIN DEL RIESGO
Nos comprometemos a preservar la eficacia operativa de la Procuradura General,

as como con la salvaguarda y bienestar de sus funcionarios, garantizando el mejor
manejo de los recursos, mediante el establecimiento e implementacin de un
Sistema de Administracin del Riesgo que permita la minimizacin de los costos
causados por estos.
Realizando un adecuado anlisis del contexto estratgico, la pronta identificacin de
las amenazas y fuentes, el acertado estudio y valoracin de los riesgos, as como la
debida seleccin de mtodos para su tratamiento y monitoreo, impediremos la
materializacin de eventos generadores, que puedan afectar o impedir el normal
desarrollo de los procesos y el cumplimiento de los objetivos institucionales.
1.1. OBJETIVOS
1.1.1. General
Implementar mecanismos que faciliten en la Procuradura General, la adecuada
administracin de sus riesgos, entre ellos el Mapa de Riesgos, a fin de cumplir no
solamente con las normas, leyes y regulaciones, sino eficazmente con los objetivos y
metas Institucionales.
1.1.2. Especficos
Definir la extensin o rangos de asuntos sobre los cuales se aplicar la poltica de
administracin del riesgo.
Proteger los recursos, buscando su adecuada administracin ante posibles
riesgos que los puedan afectar.
Aplicar un mtodo que facilite identificar, analizar y valorar los riesgos de manera
permanente.
Contar con un aplicativo que permita estandarizar la informacin y visualizar
globalmente los riesgos.
Establecer a travs del aplicativo los riesgos crticos, a fin de implementar
polticas institucionales sobre aquellos que puedan causar mayor dao al
momento de materializarse.

3
Establecer lineamientos sobre aquellos eventos negativos que ocurran al interior
de la entidad y que pueden ser considerados como aceptables.
1.2. RESPONSABLES
Son responsables de la Administracin de los Riesgos, al interior de la Procuradura
General de la Nacin :
La Oficina de Control Interno, quien realizar las actividades tendientes a la

valoracin, acompaamiento y asesoramiento de la gestin del riesgo a nivel
institucional.
Los Procuradores Delegados, Auxiliares, Regionales y Provinciales y los Jefes

de Oficina y de Divisin, quienes coordinaran la realizacin e implementacin de
las tcnicas y metodologas para administrar el riesgo, elaborar y actualizar los
mapas de riesgos al interior de sus dependencias, los cuales se revisarn y
ajustarn anualmente en el mes de Agosto.
Los dems servidores pblicos vinculados a la Procuradura General de la

Nacin, quienes participaran en la realizacin e implementacin del Mapa de
Riesgos de las dependencias a las cuales se encuentren adscritos, poniendo en
prctica los principios y valores ticos de la Entidad, en materia de manejo de
recursos y de autocontrol.
La Alta Direccin y la Oficina de Control Interno, evaluar los aspectos

considerados como crticos, que pueden llegar a representar amenaza para la
consecucin de los objetivos de la Procuradura General, con miras a
establecer acciones efectivas, representadas en actividades de control,
acordadas entre los responsables de las dependencias o procesos, integradas
de manera inherente a sus procedimientos.
1.3. SOPORTE METODOLGICO

El soporte y la metodologa de la Administracin del riesgo, esta sujeta a las
orientaciones que sobre la materia imparta el Departamento Administrativo de la
Funcin Pblica y las normas y estndares internacionales sobre el particular.

1.4. DOCUMENTACIN
Los Mapas de Riesgos de las Dependencias son el insumo bsico para elaborar el
Mapa de Riesgos Institucional.
1.5. COMUNICACIN DE LA POLITICA

A fin de establecer e implementar la infraestructura y el compromiso necesario que
asegure que la administracin del riesgo se convierta en parte integral de la
planeacin de los procesos gerenciales, misionales y operativos, as como de la
cultura general, la Oficina de Control Interno en coordinacin con el Instituto de
Estudios del Ministerio Pblico, desarrollar planes de capacitacin y realizarn las
publicaciones que sean necesarias para lograr la interiorizacin y sensibilizacin de
los funcionarios hacia el tema de la administracin del riesgo en la Procuradura
General.

2. MARCO LEGAL
2.1. Normatividad Nacional

Constitucin Poltica de Colombia. Artculos 209 y 269.
Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control
interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.
Ley 489 de 1998. Estatuto Bsico de Organizacin y funcionamiento de la
Administracin Pblica.
Ley 872 de 2003. Por la cual se crea el sistema de gestin de la calidad en la
rama ejecutiva del poder pblico y en otras prestadoras de servicios.
Decreto 2145 de 1999. Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional
de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administracin Pblica
del orden nacional y territorial y se dictan otras disposiciones. Modificado
parcialmente por el Decreto 2593 de 2000.
Decreto 1537 de 2001. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de
1993 en cuanto a elementos tcnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema
de Control Interno en las Entidades y Organismos del Estado.
Decreto 1599 de 2005. Por medio del cual se adopta el modelo Estndar de
Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005
Resolucin 05459 de 2003. Por medio de la cual la Contralora General de la
Repblica realiza la estandarizacin de los informes sobre el sistema de control
interno institucional. (COSO)
2.2.
Normas tcnicas o estndares Internacionales
COSO REPORT. Comit de Organizaciones y patrocinadoras de la Comisin

Treadway.
COBIT.- Objetivos de Control para la informacin y tecnologas afines.
6

AS/NZ 4360. Estndares para Australia y Nueva Zelanda sobre el manejo de

riesgos.
SAC- Sistemas de Auditoria y Control (Resalta la importancia de la evaluacin del
riesgo dentro de la relacin costo-beneficio)
ICONTEC: NTC-ISO 9001. Sistemas de gestin de la calidad.
ICONTEC: NTC-5254. Norma Tcnica Colombiana de Gestin del Riesgo.

3. MARCO CONCEPTUAL
El propsito de la Administracin Pblica es la satisfaccin de las necesidades de la
sociedad en todo momento, para lo cual le corresponde establecer el planeamiento
institucional, la organizacin y direccin, el seguimiento y evaluacin, la ejecucin de
los recursos, a fin de cumplir lo ordenado por la ley para alcanzar los fines esenciales
del Estado. Todo esto requiere legitimidad, eficacia en el servicio y que prime
siempre el inters general.
Bajo este contexto, la Administracin Pblica, debe considerar la creciente
complejidad e incertidumbre de la realidad social y econmica actual, que conllevan
dinmicas de cambios, ya que muchas veces, simultneamente aparecen conceptos
que requieren apropiacin de conocimientos y tecnologas, por lo que la globalizacin
instantnea exige procesos concretos y precisa de productos y servicios que
respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes.
Para aproximar estas dinmicas de la realidad actual a la administracin de lo
pblico, es necesario formalizar herramientas o metodologas que busquen minimizar
la probabilidad de ocurrencia de riesgos en el cumplimiento de los objetivos
asignados; e inclusive se pueda pretender permanecer y no desaparecer por
impactos negativos en la ejecucin de la gestin. Es por ello importante, resaltar la
trascendencia del concepto de riesgo en las organizaciones estatales, ya que este
con la debida administracin, se minimiza, reduce o elimina su impacto en el logro de
la misin encomendada.
Pero cules son los riesgos a los que est expuesta la Procuradura General de la
Nacin?
La Entidad est expuesta a riesgos potenciales cuyas fuentes son determinadas por
aspectos que estn fuera de su control. Ej: eventos naturales (terremotos,
inundaciones), incendios, atentados, accidentes de trabajo, contaminaciones
biolgicas o qumicas, etc.
Por factores de carcter externo, denominados del entorno y que atentan contra su
naturaleza jurdica y administrativa, como son los cambios producidos en la
normatividad, jurisprudenciales, presupuestales, que en un momento determinado
pueden llegar a incidir en el cumplimiento de su objeto social.
8

Tambin esta expuesta al deterioro de su imagen, como consecuencia de la opinin

ciudadana y de los medios de comunicacin en general, riesgo ste que se ha
minimizado gracias al conjunto de acciones desarrolladas, siendo la ms
significativa, el Programa de Apoyo al Fortalecimiento Institucional, financiado con los
recursos del contrato de emprstito celebrado entre el Gobierno de Colombia y el
Banco Interamericano de Desarrollo, lo cual ha permitido poner en prctica planes y
programas para hacer de la Procuradura General una Institucin ms eficaz en
trminos de generacin de resultados, pero sobre todo, ms comprometida con las
verdaderas demandas, expectativas y necesidades de la sociedad.
De igual manera, inciden factores de orden interno los cuales fueron identificados por
las Dependencias con base en las funciones y actividades que ejecutan y
estructurados conforme al modelo de enfoque por procesos, tal como se desarrolla la
gestin institucional. Este conjunto de riesgos se denominan riesgos absolutos a los
que una vez les son aplicados controles efectivos, reducen significativamente su
consecuencia o impacto y probabilidad de ocurrencia.
Aunque no existe un mtodo nico que se pueda considerar un estndar, para
evaluar el control y medir que tanto mitiga el riesgo asociado, los entes rectores en la
materia han establecido una serie de tratamientos a aplicar; uno de ellos, se
desarrolla mediante una serie de controles traducidos en lineamientos, polticas y
estrategias implementados a nivel interno. Para el caso de la Entidad, stos han sido
clasificados en generales y especficos; entre los primeros se encuentran aquellos
dirigidos hacia la ejecucin de la gestin Institucional, mientras que los segundos,
son especficos para la ejecucin del proceso. Tambin aquellos de origen externo,
sobre los cuales se exige su cumplimiento.
Es indispensable contar con un plan de manejo de los riesgos para realizarles
monitoreo permanente, teniendo en cuenta que stos nunca se eliminan. Se mitigan.
Es ms, pueden aparecer nuevas amenazas que hacen necesario ajustarlos.
A continuacin se presenta el Mapa de Riesgos Institucional, ejercicio que contiene
cada uno de los elementos de la administracin del riesgo.

4. MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL

4.1. METODOLOGIA
El principal insumo que permiti analizar y adaptar la informacin a los criterios
exigidos por las normas tcnicas, en especial a lo referido a la administracin del
riesgo en MECI 1000:2005 y a los aspectos del nuevo sistema de informacin
utilizado, fueron los registros y/o mapas de riesgos elaborados por las Dependencias
en el ao 2003, luego de implementado el programa de administracin del riesgo en
la Entidad, bajo la metodologa del Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica, ejercicio que consisti en identificar y valorar los riesgos asociados a las
actividades, funciones o procesos que ejecutan y sealar acciones para su manejo.
El procedimiento utilizado para la elaboracin del mapa de riesgo fue el siguiente:
Adaptacin de la informacin a la estructura y caracterizacin del modelo de
administracin del riesgo, para lo cual se identificaron las fuentes genricas del
riesgo o los factores y componentes que pueden iniciarlo y que estn bajo el
control de la Entidad, Ej: comportamientos humanos traducidos en errores,
trmites inadecuados, aspectos tecnolgicos y tcnicos y salud ocupacional,
entre otros. De igual manera, se identificaron las reas de impacto, como son los
activos y recursos bsicos de la Entidad, incluyendo su personal, los costos de
las actividades, el desempeo e intangibles, como credibilidad, reputacin,
prestigio, la comunidad y la sociedad en general.
De acuerdo con el anlisis anterior, se identificaron los riesgos utilizando el
siguiente mtodo que se ilustra a continuacin:
Cuadro No. 1
Identificacin de Riesgos
rea de Impacto
Qu podra ocurrir?
Consecuencias
Efectos
Entidad - Proceso disciplinario
Prdida de imagen
Gastos de funcionamiento
Costos operativos
Comunicacin Institucional
Reputacin
Cumplimiento
Sanciones
Porqu?
Cmo?
Ineficacia
de
la
accin disciplinaria
Reprocesos
Inadecuado manejo
de la informacin
Presentacin
extempornea
de
informes
Eventos
Causas
Mora
en
la
actuacin
Errores en trmites
Filtracin
de
noticias
Desconocimiento
de la normatividad
Fuente: Norma AS/NZ 4360 Adaptacin Oficina de Control Interno
10

El paso siguiente consisti en parametrizar bajo este esquema los datos en el

sistema de informacin.
Se realiz el ajuste de la informacin para la valoracin y /o calificacin de los
riesgos debido a que las Dependencias utilizaron la escala de medida cualitativa
definida a travs de tres categoras: ALTA MEDIA y BAJA en los mapas de
riesgos elaborados.
Con el fin de hacer equivalentes estas categoras con los clculos y escalas
utilizadas por las normas tcnicas internacionales, como son el estndar AS/NZ
4360 y la norma tcnica colombiana NTC 5254 que proponen una escala de cinco
posibles valores para asignar peso a las variables consecuencia y probabilidad,
se aplicaron los criterios que aparecen en los siguientes cuadros:
Cuadro No. 2
Valoracin de los riesgos
Consecuencias o impactos que genera el riesgo
Nivel
Rangos
5
4
3
2
1
Catastrfico
Mayor
Moderado
Menor
Insignificante
Descripcin
Prdidas de reputacin e imagen enormes. Prdidas econmicas enormes.
Prdidas de reputacin e imagen mayores. Prdidas econmicas mayores.
Prdidas de reputacin e imagen medias. Prdidas econmicas medias
Prdidas de reputacin e imagen bajas. Prdidas econmicas bajas.
Prdidas de reputacin e imagen mnimas. Prdidas econmicas mnimas
Fuente: Norma AS/NZ4360 adaptada a la PGN
Cuadro No. 3
Probabilidad de que ocurra el riesgo
Nivel
5
4
3
2
1
Rangos
Casi cierta
Muy probable
Moderada
Improbable
Rara
Descripcin
La expectativa de ocurrencia se da en todas las circunstancias
Probabilidad de ocurrencia en la mayora de las circunstancias
Puede ocurrir
Podra ocurrir algunas veces
Puede ocurrir solo bajo circunstancias excepcionales
Fuente: Norma AS/NZ4360 adaptada a la PGN
Una vez identificados y valorados los riesgos absolutos, esto es, sin controles, se
procedi a identificar las opciones de tratamiento, consistentes en establecer los
controles definidos por las dependencias, los generales implementados por la
Entidad, as como los de origen externo.
11

Analizada la normatividad se determinaron los siguientes lineamientos de tipo

general utilizados como controles y con los cuales la Alta Direccin de la
Procuradura General, busca una gestin de resultados orientada hacia las
personas y su dimensin tica, as como al desarrollo eficaz de los procesos, en
virtud de su acatamiento y/o cumplimiento:
Decreto No. 262 de 2000, por el cual se modifican la estructura y la organizacin
de la Procuradura General de la Nacin y el Instituto de Estudios del Ministerio
Pblico, el rgimen de competencias interno, se dictan normas para su
funcionamiento, se modifica el rgimen de carrera, el de inhabilidades e
incompatibilidades de sus servidores y se regulan las diversas situaciones
administrativas a las que se encuentren sujetos.
Resolucin No. 452 de 2002 la cual adopta la carta de valores y principios ticos
para encaminar de manera permanente tanto el desarrollo de las misiones
institucionales asignadas a la Entidad, como el cumplimiento de las funciones a
cargo de sus servidores.
Resolucin No. 450 de 2000, mediante la cual se establecen las funciones y
requisitos especficos para los cargos.
Resolucin No. 176 de 2000, por medio de la cual se establecen las directrices y
mecanismos para el mejoramiento contino de los procedimientos.
Resoluciones Nos. 041 de 2001 y 197 de 2003 mediante las cuales se adopta el
manual de procedimientos.
Resolucin No. 212 de 2003, con la cual se adopta el Manual de Indicadores.
Resoluciones Nos. 323 de 2001 y 254 de 2003, por medio de la cual se adopta el
manual de identidad visual para la Procuradura General de la Nacin.
Resolucin No. 119 de 2004, por medio de la cual se subrogan las resoluciones
068 y 0336 de 2003, mediante las cuales se establece el esquema general de
ejecucin y administracin del Programa de Apoyo al fortalecimiento de la
Procuradura General de la Nacin, se adopta el manual de funciones para la
ejecucin y administracin del mismo Programa y se dictan otras disposiciones.
Resolucin No. 107 de 2005, por medio de la cual se crea el Sistema de Gestin
de Calidad en la Procuradura General de la Nacin.
Fortalecimiento del ejercicio del autocontrol.
12

Procesos de capacitacin y formacin orientados al mejoramiento de las

habilidades y capacidades requeridas para el ejercicio de los cargos.
Una vez aplicada la calificacin de acuerdo con los controles implementados tanto
por la Dependencia como por la Entidad, se valor nuevamente el riesgo utilizando
los parmetros de las escalas sealadas en los cuadros No. 4 y 5, con el fin de
determinar el impacto que stos controles ejercen sobre l, dando como resultado el
nivel de exposicin y una nueva calificacin que conlleva a que se convierta en
riesgo residual. En conclusin, la severidad del riesgo es el resultado de cruzar la
consecuencia con la probabilidad; es as como el riesgo se ubica en cualquiera de
los cuatro rangos establecidos: Extremo Alto Moderado y Bajo.
Cuadro No. 4
Nivel de exposicin o de severidad del riesgo
Riesgo
Extremo
Alto
Moderado
Bajo
Descripcin
Riesgo extremo, se requiere accin inmediata. Planes de tratamiento
requeridos, implementados y reportados a la alta direccin.
Riesgo alto, requiere atencin de la alta direccin. Planes de tratamiento
requeridos, implementados y reportados a los Jefes de Delegadas,
Oficinas, Divisiones *, etc.
Riesgo moderado, aceptable, debe ser administrado con procedimientos
normales de control.
Menores efectos que pueden ser fcilmente remediados. Riesgo bajo, se
administra con procedimientos rutinarios, riesgo insignificante. No se
requiere ninguna accin.
Fuente: Norma AS/NZ4360 *Adaptada a la PGN
Los colores para su identificacin se presentan en la siguiente matriz:

Grfico 1
Probabilidad vs Consecuencia
Fuente: Aplicativo proaudit
13

El nivel de severidad de los riesgos, segn los cuadrantes de combinacin de

consecuencia y probabilidad es el siguiente:
Grfico 2
Nivel de severidad
Es conveniente recordar que la severidad es el resultado de la probabilidad de que

ocurra el riesgo por la consecuencia que genera ste. Se presentan entonces dos
calificaciones, una del riesgo absoluto y otra dependiendo de la existencia y eficacia
de los controles, es decir riesgo con controles.
4.2. MAPA GRFICO DE MATRIZ DE SEVERIDAD
En resumen y con base en el grfico 2 se visualiza el riesgo en tres momentos:
riesgo absoluto, riesgo con controles y riesgo combinado. En este ltimo, tal como se
indic, aparece una flecha que muestra el desplazamiento de la severidad en razn
de la eficacia de los controles; como se ilustra a continuacin:
14

Grfico 3
Mapa Matriz de Severidad
En este ejemplo se ilustra

como se pasa del cuadrante probabilidad
probable
consecuencia
mayoral
cuadrante
-probabilidad
improbable
consecuencia
mayor- luego de la valoracin
del riesgo 1.
Una vez valorados los controles y vista la posicin que ocupa el riesgo en la matriz
de severidad, se procede a definir el tratamiento que se le debe dar al mismo de
acuerdo con los criterios o lineamientos sealados en el siguiente cuadro:
Cuadro No. 5
Lineamientos para el tratamiento del Riesgo
SEVERIDAD
CONSIDERACIN
EXTREMO
El riesgo es inaceptable
ALTO
El riesgo es importante
MODERADO
El riesgo es tolerable
BAJO
El riesgo es aceptable
MEDIDAS DE RESPUESTA
Es aconsejable si es posible eliminar la actividad
que genera el riesgo, de lo contrario se deben
implementar nuevos controles de prevencin
para reducir la probabilidad, de proteccin para
disminuir las consecuencias o compartir el riesgo
si es posible a travs de plizas u otras opciones
disponibles. (Evitar el riesgo, prevenir, proteger,
compartir)
Se deben tomar medidas para bajar la severidad
del riesgo, si es posible, fortalecer y mejorar
controles existentes. (Prevenir el riesgo,
proteger, compartir)
Se puede tomar medidas para bajar la severidad,
si es posible, se debe conservar y mejorar
controles (Proteger la entidad, compartir)
La entidad puede asumir el riesgo sin necesidad
de tomar otras medidas de control diferentes a
las que se poseen. (Aceptar el riesgo)
Fuente: Norma AS/NZ4360 *Adaptada a la PGN
15

4.3. MAPAS GRFICOS

Finalmente, se obtuvieron los grficos de los riesgos proporcionados por la
herramienta proaudit, los cuales se presentan en los anexos del documento. Para su
lectura es preciso tener en cuenta lo siguiente:
De acuerdo con cada macroproceso se presenta inicialmente, el listado
consolidado de los riesgos asociados.
El primer grfico representa el anlisis y/o evaluacin de los riesgos absolutos
asociados al macroproceso.
El segundo grfico muestra el anlisis y/o evaluacin de los controles asociados a
los riesgos del macroproceso.
El tercer grfico refleja el nivel de exposicin que tiene el riesgo una vez se le
haya aplicado el respectivo control.
La primera matriz permite visualizar la ubicacin de cada uno de los riesgos
absolutos, dependiendo del grado de probabilidad y su impacto o consecuencia.
El aplicativo los agrupa en la misma celda si tienen igual calificacin. Ejemplo:
(3-6), significa que son los riesgos del listado Nos. 3, 4, 5 y 6.
La segunda matriz de controles refleja la ubicacin de cada riesgo una vez se les
haya aplicado el respectivo control. Es de resaltar que con este tratamiento en la
mayora de las veces los riesgos cambian de ubicacin dentro de la matriz hacia
una celda inferior, debido a que la probabilidad y la consecuencia han variado.
Por ltimo, la matriz Riesgo/Control permite observar el cambio de ubicacin de
los riesgos, ya que los que se encontraban al interior del circulo azul son los
absolutos, es decir sin controles, y los mismos riesgos una vez se les ha aplicado
el control ocupan el circulo blanco, lo que ha permitido el cambio de ubicacin
dentro de la matriz.
16

5. REGISTRO DE LOS RIESGOS OPERACIONALES
5.1. IDENTIFICACIN DE RIESGOS

Los riesgos fueron identificados y valorados con base en los factores internos que
inciden en el desarrollo de la gestin institucional, a travs de la ejecucin de
procesos y subprocesos, actividades, funciones y proyectos, ejecutados por los
funcionarios, teniendo como base la siguiente estructura:
Macroproceso estratgico
Macroprocesos misionales:
Macroproceso Disciplinario
Macroproceso preventivo
Macroproceso de intervencin
Macroproceso conexo misional
Macroproceso de apoyo
Con respecto al conexo misional se le ha llamado as, debido a que varias
dependencias ejecutan procesos que por sus caractersticas no pertenecen a los
macroprocesos misionales directamente, ni al de apoyo, pero que por su grado de
importancia ya que en la mayora de ellos sus productos y/o servicios van
directamente al cliente externo, son fundamentales para el cumplimiento de la misin
institucional.
En este orden de ideas a continuacin se describen y analizan los riesgos por cada
uno de los macroprocesos sealados.
5.1.1. Macroproceso estratgico
Su objetivo es asesorar a la direccin en la formulacin de las polticas y la
implementacin de planes, programas y lineamientos tcnicos, tendientes a lograr los
objetivos de la Entidad, a la difusin de la imagen institucional, as como al desarrollo
de la divulgacin de sus actividades y a controlar y garantizar la valoracin
permanente de sus resultados.
Procesos
Gestin estratgica
Comunicacin e informacin
Control de gestin
17

5.1.1.2. Descripcin y anlisis de los riesgos

A. Deterioro de la imagen institucional por el inadecuado diseo y elaboracin
del Plan Estratgico, debido a inconsistencias en su formulacin y demoras en
su aplicacin.
Para el cumplimiento eficaz de las funciones constitucionales y legales
encomendadas, la Entidad debe contar con un Plan Estratgico, el cual es concebido
como el derrotero que debe seguir para guiar su accionar en torno a objetivos
comunes, cuantificar los recursos necesarios y asignar responsabilidades para su
ejecucin. Es el plan macro sobre el cual se formulan los dems planes, all se
precisan los lineamientos estratgicos institucionales de la alta direccin en cada
perodo administrativo.
Para la elaboracin del Plan Estratgico deben seguirse los sealamientos
normativos, metodolgicos y procedimentales establecidos; para su aplicacin e
implementacin, es necesario contar con los recursos requeridos.
Controles
Resolucin No. 384 de 2005 adopt el Plan Estratgico para un periodo de
cuatro aos (2005-2008) el cual fue elaborado bajo la metodologa Balanced
Scorecard con el apoyo de una consultora externa.
Resolucin No. 176 de 2000, establece directrices y mecanismos para el
mejoramiento continuo de los procedimientos.
Resoluciones Nos. 041 de 2001 y 197 de 2003 con las cuales se adopta el
Determinacin del nivel del Riesgo
Consecuencia:
Probabilidad:
Exposicin al riesgo:
Calificacin:
Moderada
Improbable
Moderado
6
18

B. Prdida de imagen y credibilidad por demora en el cumplimiento o por

incumplimiento de los objetivos y metas estratgicas, debido a la insuficiente
divulgacin del plan estratgico y la no aplicacin de los manuales de
funciones y procedimientos.
El Plan Estratgico Institucional debe contar con el despliegue suficiente que le
permita a todos los funcionarios conocerlo y alinearse en funcin de l para contribuir
al logro de los objetivos y metas establecidas; el no hacerlo y el desconocimiento de
las funciones y competencias tanto de la dependencia como de sus funcionarios,
hace que no se alcance el compromiso requerido para lograr los resultados
esperados.
Controles
A fin de evitar este riesgo, se han implementado acciones encaminadas a integrar
a los funcionarios a la cultura organizacional, a la toma de conciencia de las
funciones misionales y a suministrarle la informacin necesaria para el mejor
conocimiento de su Entidad y cumplimiento de sus objetivos, lo cual se ha llevado
a cabo a travs de un proceso de induccin y reinduccin organizado por el
Instituto de Estudios del Ministerio Pblico en convenio con la Escuela Superior
de Administracin Pblica, ESAP.
Divulgacin del Plan a travs de un despliegue estratgico.
Resolucin No. 450 de 2000, la cual establece las funciones y los requisitos
especficos para los cargos de la Procuradura General de la Nacin.
Resoluciones No. 041 de 2001 y 197 de 2003 por medio de las cuales se adopta
el manual de procedimientos.
Resolucin No. 212 de 2003 con la cual se adopta el manual de indicadores.
Circular No. 0057 de 2005 seala pautas para el mejoramiento de los procesos y
procedimientos.
Determinacin del nivel del riesgo
Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Moderada
Rara
Moderado
3
19

C. Prdida de imagen y credibilidad por desconocimiento de los medios

informativos institucionales, por parte de los funcionarios de la Entidad y de la
Sociedad en general.
Desconocer los mecanismos creados por la Entidad para garantizar la difusin de
informacin sobre su funcionamiento y resultados de su gestin, hacia sus diferentes
grupos de inters y la sociedad en general, es un riesgo que de presentarse podra
afectar la imagen institucional.
Controles
Implementacin del Boletn institucional Procurando del cual se editan
mensualmente 3.800 ejemplares, que son entregados en las dependencias a
nivel nacional, as mismo se cuenta con un espacio televisivo semanal.
Alimentacin diaria de la pgina web.
Boletines de prensa y,
La creacin de una nueva imagen institucional representada en un logosmbolo.
Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Moderada
Rara
Moderado
3
D. Prdida de imagen y credibilidad por la realizacin de acciones, decisiones y

trmites errados, debido al desconocimiento de funciones, competencias y
normatividad o por desactualizacin e incompetencia profesional.
En el desarrollo de las actividades los funcionarios no estn exentos de llegar a
cometer errores por las circunstancias sealadas, lo cual se podra presentar al
elaborar planes, programas, proyectos, as como en tareas y actividades requeridas
para la ejecucin del proceso.
Controles
A fin de reducir la probabilidad de que se presente este riesgo, la Entidad ha
implementado procesos de capacitacin y formacin orientados al mejoramiento
de las habilidades y competencias requeridas para el ejercicio de los cargos.
20

Resolucin No. 041 de 2001 y 197 de 2003, mediante las cuales se adopta el
Resolucin No. 450 de 2000, establece las funciones y requisitos especficos para
los cargos de la Procuradura General de la Nacin.

Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Mayor
Raro
Alto
4
E. Deterioro de la imagen institucional por imposicin de sanciones no

econmicas, debido al incumplimiento de requerimientos externos
provenientes de entidades estatales del orden nacional y organismos
internacionales, dentro de los trminos y condiciones establecidas.
La inoportunidad de respuesta a los requerimientos de informacin, de acciones y
toma de decisiones en los trminos establecidos, ha sido identificado como un riesgo
comn que amenazara los objetivos de algunos procesos estratgicos, as como la
imagen institucional, para el cual los funcionarios responsables del proceso deben
acatar lo ordenado en la siguiente normatividad:
Controles
Decreto 111 de 1996 Estatuto Orgnico del Presupuesto Nacional.
Decreto 041 de 1990, el cual reglamenta la Ley 38 de 1989 en lo referente al
Banco de Proyectos de Inversin.
Resolucin 5544 de 2003, la cual reglamenta la rendicin de cuentas a la
Contralora General de la Repblica.
Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control
interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.
Decreto 2145 de 1999, establece el procedimiento para la presentacin del
informe ejecutivo anual del Sistema de Control Interno.
21

Cumplimiento de trminos establecidos en los Convenios nacionales e

internacionales.
Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Moderado
Improbable
Moderado
6
F. Incremento en los costos operacionales por desgaste administrativo, debido

a la realizacin de acciones, decisiones y trmites errados, por
desconocimiento de funciones, competencias y normatividad, desinformacin
y desactualizacin profesional o por falta de instrucciones y rdenes claras.
En el evento de que se materialicen acciones y trmites errados, hace que se deba
desarrollar un reproceso de lo actuado, lo cual significa mayores costos
operacionales representados en tiempo, trabajo y recursos.
Controles
Resoluciones Nos. 041 de 2001 y 197 de 2003 por medio de las cuales se adopta
el manual de procedimientos.
Resolucin No. 450 de 2000, establece las funciones y requisitos especficos para
los cargos de la Procuradura General de la Nacin.
Celebracin del Contrato No. 046 de 2005 para la actualizacin del Manual de
Funciones y perfiles de los cargos de la Procuradura General de la Nacin.

Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Mayor
Improbable
Alto
8
22

G. Prdida de imagen y credibilidad por el inadecuado manejo de la

informacin institucional, debido a la filtracin de noticias a los medios de
comunicacin por parte de funcionarios de la Entidad.
El no cumplimiento de las polticas sealadas para el manejo de la informacin
institucional por parte de los funcionarios de la Entidad, podra acarrear el riesgo
descrito.
Controles
Circular 049 del 22 de octubre de 2001, seala directrices con respecto al flujo de
informacin a los medios de comunicacin.
Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Mayor
Raro
Alto
4
H. Prdida de imagen y credibilidad por la notificacin retardada de los

hallazgos y recomendaciones por parte de la Oficina de Control Interno a las
dependencias para que apliquen a tiempo los correctivos, debido a la
extemporaneidad en la presentacin de los informes.
No presentar oportunamente los informes de resultado de las auditorias realizadas
por la Oficina de Control Interno, es un riesgo que puede daar la imagen tanto de la
Oficina responsable como de la Entidad.
Controles
Cumplimiento del cronograma de actividades
Informes de auditoria
Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Moderado
Raro
Moderado
3
23

I. Prdida de imagen y credibilidad por la inoportunidad en la presentacin y

socializacin del informe ejecutivo anual del Sistema de Control Interno, debido
al diligenciamiento retrasado o escaso del Mejorando, por parte de las
Dependencias.
Ao tras ao la entidad evala el Sistema de Control Interno con la finalidad de
conocer su comportamiento, para lo cual se debe recopilar y consolidar la
informacin de todas las Dependencias, a fin de analizarla de acuerdo con los
parmetros establecidos por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
DAFP, dando como resultado el informe ejecutivo anual que debe remitirse a la
Contralora General de la Nacin y al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en
materia de Control Interno.
Controles
Lista de verificacin
Registros de requerimientos va telefnica
Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
5.1.1.3.
Mayor
Raro
Alto
4
Mapa de riesgos del macroproceso estratgico
El mapa de riesgos que se presenta en el anexo No. 1 facilita la visualizacin global

de los riesgos sealados por las Dependencias responsables del macroproceso,
cuya evolucin podra amenazar el logro de sus objetivos as como los de la
Institucin.
5.1.2. Macroprocesos misionales
Corresponden al conjunto de actividades que debe realizar la Procuradura
General de la Nacin para cumplir con las funciones que le fija la Constitucin y
la Ley, de acuerdo con su nivel y naturaleza jurdica.
5.1.2.1. Macroproceso disciplinario
Su objetivo es adelantar las actividades que permitan cumplir con la funcin
disciplinaria fijada por la Constitucin y la Ley, que conduzcan a satisfacer los
requerimientos de la sociedad y/o grupos de inters.
24

Procesos
Proceso Disciplinario (procedimientos ordinario-especial y subprocesos o etapas).
Vigilancia superior y
Gestin secretarial
Descripcin y anlisis de los riesgos
A. Incremento de gastos de funcionamiento por desgaste administrativo,
debido a la evaluacin inadecuada o demora en el trmite de la queja.
Muchas de las quejas que llegan no configuran un caso jurdico para iniciar proceso
disciplinario, bien porque llegan sin fundamento o suficiente soporte probatorio, o
porque no constituyen falta disciplinaria, porque la accin a prescrito, o son quejas
relativas a particulares o a entidades del sector privado, o pueden ser tramitadas
directivamente en las Oficinas de Control Interno Disciplinario de las respectivas
entidades pblicas. El hecho de que no se evalu adecuadamente la queja podra
llevar a tramitar procesos disciplinarios que no se justificara adelantar lo cual
incrementara los costos operativos.
Controles
Aplicacin de las pautas sealadas en la Resolucin No. 191 de 2003, la cual
adopta la Gua disciplinaria y dems normas vigentes.

Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Moderado
Improbable
Moderado
6
B. Prdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la accin

disciplinaria, debido al trmite inadecuado del proceso.
No acatar tanto los principios que rigen el derecho disciplinario, como los trminos y
ritualidades que se prescriben para el mismo, es el riesgo que se puede presentar en
el trmite del proceso disciplinario lo que conllevara a la nulidad de lo actuado. De
acuerdo con lo sealado por las Dependencias pueden incidir entre otros, los
siguientes factores:
25

Tramitar el proceso por hechos diferentes a los puntos materia de queja y no

orientar la investigacin para demostrar el hecho esencial.
Realizar inadecuadamente las notificaciones.
Aplicar indebidamente la normatividad.
Incumplir con los requisitos exigidos para proferir fallo de primera instancia.
Remitir expedientes en comisin para practicas de pruebas tales como
testimonios sin que est debidamente identificada la persona y establecido su
lugar de ubicacin.
Indebida aplicacin de las causales previstas en la Ley para suspensin
provisional y revocatoria directa.
Controles
Para prevenir la ocurrencia de este riesgo, adems de exigir el cumplimiento y
aplicacin de la Ley 734 de 2002 y dems normas vigentes, la Entidad ha definido
polticas las cuales se han reglamentado as:
Resolucin No. 191 de 2003 por la cual se adopta la gua del proceso
disciplinario.
Directiva 03 de 2005, revoca una directiva contenida en la gua del proceso
disciplinario.
Directiva 016 del 21 de Noviembre de 2002, seala criterios y pautas para los
procesos disciplinarios contra funcionarios judiciales.
Directiva 009 del 26 de Mayo de 2002, seala pauta y criterios para el trmite
del proceso disciplinario.
Circular 031 del 28 de agosto de 2001, seala directrices para realizar las
notificaciones de las providencias que ordenan la apertura de indagacin
preliminar o investigacin disciplinaria.
Circular 021 del 10 de julio de 2001 seala directrices para decretar pruebas y
ordenar comisiones.
26

Circular 002 del 9 de marzo de 2000 explica el trmite en segunda instancia y

consulta.
Directiva 006 del 6 de Agosto de 1997 define criterios para compulsar copias en
caso de prescripcin, moras y omisiones procesales.
Directiva 014 de 2005 ordena dar estricto cumplimiento a los trminos legales
para decidir el trmite en segunda instancia en los procesos ordinarios y verbales.
Resolucin No. 089 de 2004, modifica y adiciona la Resolucin No. 191 de 2003,
por medio de la cual se adopt la gua del proceso disciplinario.
Resolucin No. 072 de 2004, seala el procedimiento a seguir por la dependencia
que considere ser incompetente para conocer de una actuacin disciplinaria.
Resolucin No. 034 de 2004 modifica y adiciona la Resolucin No. 191 de 2003,
la cual adopt la gua del proceso disciplinario.
Resolucin No. 213 de 2003 Procuraduras territoriales.
Resolucin No. 346 de 2002, seala competencias y trmites para el ejercicio del
poder preferente.
Resolucin No. 108 de 2002 establece las competencias al interior de la
Procuradura General de la Nacin para efectos de conocer de las faltas
disciplinarias de los particulares.
Resolucin No. 231 de 2002 crea el centro de notificaciones.
De igual manera se ha realizado un despliegue de la Gua disciplinaria a travs
de la capacitacin por parte del Instituto de Estudios del Ministerio Pblico para
los funcionarios responsables de la funcin disciplinaria, como consta en las
Circulares fechadas el 21 de Agosto de 2002 y 18 de Marzo de 2003.
Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Menor
Raro
Bajo
2
27

C. Prdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la accin

disciplinaria, debido a la prdida del expediente o de piezas procesales del
mismo.
El extravo o no localizacin del cuaderno o cuadernos que hacen parte del
expediente disciplinario; as mismo, lo relativo con una o varias de las piezas que lo
conforman, es el riesgo sealado y que podra suceder a causa de:
La falta de seguridad interna tanto en la manipulacin de los expedientes como
de la documentacin.
Extravo de diligencias enviadas en comisin por los sistemas de correo postal.
Controles
Adems del cumplimiento de lo sealado en la Ley 734 de 2002, la Entidad a
travs de la Viceprocuradura General emiti el oficio del 4 de diciembre de 2002,
referido al riesgo.
Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Mayor
Raro
Alto
7
D. Prdida de imagen y credibilidad institucional por la ineficacia de la accin

disciplinaria, debido a la mora en la actuacin.
La no realizacin de las ritualidades establecidas para el proceso disciplinario dentro
de los trminos que en cada caso han sido legalmente fijados, permitira que se
ocasionara el riesgo.
Controles
La Entidad ha implementado polticas y directrices encaminadas a orientar la
actuacin de los funcionarios hacia la ejecucin eficaz de las actividades y tareas a
su cargo, as como estrategias para el desarrollo de la funcin disciplinaria,
seguimiento y control a su gestin, entre ellas:
Resolucin No. 191 de 2003 por la cual se adopta la gua disciplinaria.
28

Priorizacin de procesos antiguos.

Confrontacin de los inventarios fsicos y sistematizados a travs del sistema de
informacin GEDIS, mensual.
Creacin del centro de notificaciones en el nivel central.
Plan de capacitacin por parte del Instituto de Estudios del Ministerio Pblico.
Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Moderado
Improbable
Moderado
6
E. Prdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la accin

disciplinaria, debido a que se presente el fenmeno de la prescripcin.
Este suceso jurdico por medio del cual la potestad disciplinaria en cabeza del Estado
para juzgar a un servidor pblico que presuntamente haya infringido el Rgimen
Disciplinario, cesa en virtud del vencimiento del trmino establecido en el artculo 30
de la Ley 734 de 2002, ha sido identificado por las Dependencias como un evento
crtico que amenaza la gestin disciplinaria y el cual se puede producir en cualquiera
de las etapas del proceso.
Son diversas las causas sealadas que pueden llevar a que se presente el riesgo,
entre ellas:
Presentacin tarda de la queja.
Ineficiencia en los sistemas de correspondencia.
Demoras en el recaudo de las pruebas, en las respuestas a los requerimientos de
informacin, en el trmite de comisiones, de notificaciones, en los trmites de
segunda instancia, en la toma de decisiones de impedimentos y colisiones de
competencias.
Indebida aplicacin de la normatividad por desconocimiento de la misma, falta de
actualizacin de quienes a su cargo tienen la labor de adelantar los procesos, y la
no consulta de la jurisprudencia.
29

Retraso y falta de apoyo en las tareas secretariales.
Controles
Frente a este riesgo, adems de lo sealado en la Ley 734 de 2004 en cuanto a los
trminos perentorios establecidos, y al cumplimiento de las polticas reglamentadas
para desarrollar el proceso disciplinario, la Entidad ha adoptado acciones para
contrarrestar el nivel de severidad y consecuencias que pudiera afectar sus reas de
impacto, al igual que para imprimir celeridad en su trmite; entre las cuales se puede
mencionar:
disciplinario.
Directiva No. 6, define criterios para compulsar copias en caso de prescripcin,
moras y omisiones procesales.
Directiva No. 017 de 2002, establece metas para el mejoramiento de la gestin
disciplinaria.
Resolucin No. 082 de 2002 mediante la cual se dictan medidas relacionadas con
el seguimiento, evaluacin y control de la gestin disciplinaria y se establece una
metodologa para la descongestin y agilizacin de los procesos.
Circular 071 de 2004 que fija criterios de evaluacin de la gestin disciplinaria.
Resolucin No. 070 de 2005 mediante la cual modifica parcialmente la Resolucin
No. 082, e introduce como referente de evaluacin el formato No. 4.
Circular No. 047 de 2005, establece una nueva meta de evacuacin de procesos
disciplinarios.

Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Moderado
Raro
Moderado
3
30

F. Prdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la accin

disciplinaria, debido a violacin de la reserva procesal.
La Ley 190 de 1995, establece en su artculo 33 que harn parte de la reserva las
investigaciones preliminares, los pliegos y autos de cargos que formulen la
Procuradura General de la Nacin y dems Organismos de control dentro de los
procesos disciplinarios y de responsabilidad fiscal, lo mismo que los respectivos
descargos. El hecho de que traspase la informacin contenida en las investigaciones
disciplinarias los lmites establecidos en la norma, se constituye en grave riesgo para
que los procesos no terminen ajustados a derecho.
Las causas sealadas por las cuales puede ocurrir el riesgo son las siguientes:
Acceso de personal ajeno a las oficinas y a los sistemas de informacin.
Grado de exposicin que tienen las dependencias territoriales a que los grupos en
conflicto revisen la correspondencia.
Controles
Resolucin No. 302 de 2005, establece polticas sobre la reserva de la
informacin para los funcionarios que por razn de su empleo, cargo o funcin,
tengan bajo su cuidado expedientes, documentos, manejo de archivos, acceso a
los sistemas de informacin, etc.
Circulares y Memorandos que restringen el ingreso de personal particular,
exceptuando quienes hayan sido citados en diligencias de carcter disciplinario y
administrativo.
Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Moderado
Raro
Moderado
3
G. Incremento de los gastos de funcionamiento por desgaste administrativo,

debido al trmite de investigaciones por un mismo hecho.
Adelantar procesos disciplinarios por un mismo hecho, ocasionado por una
inadecuada evaluacin de la queja o por duplicidad en sus registros, causara
incremento en los costos operativos.
31

Controles
Resolucin 191 de 2003, por medio de la cual se adopta la gua del proceso
disciplinario.
Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Moderado
Raro
Moderado
3
H. Incremento de los gastos de funcionamiento por desgaste administrativo

debido a la reconstruccin de expedientes o piezas procesales.
El hecho de que se perdiera un expediente o pieza procesal conllevara a una
prdida de recursos y tiempo prudencial representado en el proceso de
reconstruccin.
Controles
Oficio del Viceprocurador General del 4 de diciembre de 2002

Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Mayor
Raro
Alto
4
I. Prdida de credibilidad e imagen, por ineficacia de la accin disciplinaria,

debido al inadecuado trmite del procedimiento verbal.
No cumplir con los principios que rigen el derecho disciplinario y con los trminos y
ritualidades que se prescriben para el mismo en la normatividad vigente, es el riesgo
que se puede presentar en el trmite del proceso disciplinario por la va del
procedimiento verbal que conllevara a la nulidad de lo actuado y a la prdida de
credibilidad e imagen Institucional.
,
32

Controles
disciplinario.
Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Mayor
Raro
Alto
4
J. Deterioro de la imagen institucional por ineficacia de la accin disciplinaria,

debido al retraso en la gestin secretarial.
Las Oficinas secretariales realizan actividades y tareas operativas para el trmite de
los procesos disciplinarios, el hecho de que stas no sean realizadas con la celeridad
requerida no permite el impulso de los mismos, conllevando a ineficacia de la funcin
disciplinaria y por ende al deterioro de la imagen institucional.
Controles
Circular 031 del 28 de agosto de 2001, seala directrices para realizar las
notificaciones de las providencias que ordenan la apertura de indagacin
preliminar o investigacin disciplinaria.
Circular 021 del 10 de julio de 2001 seala directrices para decretar pruebas y
ordenar comisiones.
Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Moderada
Raro
Moderado
3
Mapa de riesgos del macroproceso disciplinario

El mapa de riesgos que se presenta en el anexo 2 facilita la visualizacin global de
los riesgos sealados por las dependencias responsables de la funcin disciplinaria,
cuya evolucin podra amenazar el logro de sus objetivos, as como los de la Entidad

5.1.2.2. Macroproceso preventivo

Su objetivo es adelantar las actividades que debe realizar la Procuradura General
de la Nacin para cumplir con la funcin preventiva fijada por la Constitucin y la
Ley, que conduzcan a satisfacer los requerimientos o necesidades bsicas de la
comunidad y/o grupos de inters.
Procesos
Control de gestin administrativa a las entidades estatales

Control preventivo de la contratacin estatal
Proteccin de los Derechos Humanos y el DIH.
Control y vigilancia de los bienes y recursos de la Nacin
Intervencin administrativa, y
Gestin secretarial

A. Prdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la accin
preventiva, debido a demora en la resolucin de conflictos
La prolongacin indefinida en el tiempo sin acciones, actuaciones, y resultados
esperados o que de alguna manera colmen expectativas en relacin con el
cumplimiento de las responsabilidades pblicas, es el riesgo que de presentarse
podra amenazar la gestin del rea preventiva y la imagen institucional. Los
siguientes son factores de riesgo que inducen a su ocurrencia:
Falta de procedimientos y protocolos para el desarrollo de la funcin preventiva.
Inoportunidad de los requerimientos de informacin jurdica y tcnica necesaria
para adelantar la labor de gestin de las entidades estatales.
Incumplimiento de actividades establecidas en el POA.
Dedicacin exclusiva a ejecutar actividades que correspondan a otra funcin.
34

Falta de sinergia con las entidades pblicas que cumplen funciones afines.
Controles
Dentro de las acciones implementadas para reducir la probabilidad u ocurrencia de
este evento se tienen:
Socializacin e implementacin de los resultados de la consultora desarrollada
por la Universidad Nacional, cuyo objeto fue la construccin de las nociones de
prevencin en las reas laboral, civil, descentralizacin de las entidades
territoriales, medio ambiente, menor y familia, funcin pblica, derechos humanos
y asuntos tnicos, a fin de aplicar criterios unificados y parmetros conceptuales y
metodolgicos, que permitan perfeccionar la labor de la Entidad en sta materia.
Procesos de convocatorias de cargos para el nivel territorial.

Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Moderado
Moderado
Alto
9
B. Prdida de credibilidad e imagen por la ineficacia de la accin preventiva

debido al incumplimiento de las funciones del Convenio Interinstitucional para
la vigilancia de la gestin pblica CIVIGEP.
La Procuradura General de la Nacin, junto con la Contralora General de la
Repblica y la Defensora del Pueblo firmaron un convenio interinstitucional, con el
objeto de garantizar mediante el trabajo interinstitucional la eficacia y eficiencia en la
planeacin, asignacin y ejecucin de los recursos el Estado, para lo cual se
estableci una reglamentacin sobre las funciones y los procedimientos para la
coordinacin y seguimiento a los comits de vigilancia y control a la gestin pblica;
el no acatamiento y cumplimiento de los mismos podra generar el riesgo sealado.
Controles
Reunin semestral de los Jefes de las entidades que firmaron el convenio, para
analizar los resultados y gestiones reportadas por los Comits de Vigilancia.
35

Requerimientos a las Dependencias sobre las acciones realizadas en marco del

convenio.
Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Moderado
Improbable
Moderado
6
C. Prdida de credibilidad e imagen por ineficacia de la accin preventiva,

debido a la ausencia Institucional en la vigilancia a los procesos contractuales
del Estado.
El aumento de las practicas irregulares que tienen que ver con la preparacin,
ejecucin y finalizacin de los actos contractuales en donde una de las partes es el
Estado, es identificado por dependencias del nivel territorial como un riesgo que se
puede ocasionar debido a la imposibilidad de controlar los procesos contractuales,
por la excesiva carga laboral.
Controles
Cumplimiento del artculo 24 del Decreto 262 de 2000, a travs del cual se ordena
ejercer de manera selectiva, control preventivo de la gestin administrativa y de la
contratacin estatal que adelantan los organismos y entidades pblicas.
Realizacin de foros donde se firmaron pactos que buscan intensificar desde lo
tico, la lucha contra la corrupcin en contratacin estatal, programa abanderado
por la Procuradura General y respaldado por el Gobierno Nacional.
Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Mayor
Raro
Alto
4
D. Prdida de credibilidad e imagen institucional por ineficacia de la funcin

preventiva, debido al inadecuado trmite y/o demora en la resolucin de casos
de Derechos Humanos
36

El Incumplimiento y la no observancia de los rituales establecidos en la normatividad

vigente, dan como consecuencia una improcedente gestin ocasionando un
resultado no ajustado a la Ley, evento adverso que se puede presentar debido a las
siguientes causas:
Volumen considerable de quejas y casos por atender.
Imposibilidad de realizar seguimiento a todos los casos en el lugar de los hechos
por falta de recursos econmicos.
En algunos casos, se presenta el no cierre del ciclo de la prevencin general al
hacer la articulacin entre la accin preventiva y la disciplinaria.
Controles
La Entidad ha implementado acciones para ejercer control y as mitigar la
probabilidad de ocurrencia de este riesgo, a travs de las siguientes polticas y
estrategias reglamentadas:
Resolucin No. 138 de 2003 relacionada con la adopcin de los fundamentos y la
poltica preventiva en el tema de Derechos Humanos y el DIH.
Resolucin No. 050 de 2004 donde se establece y se adopta el modelo bsico de
procesos y procedimientos del SEPREDH.
Directivas Nos. 002, 011 y 025 de 2002 expedidas por el Procurador General,
sobre pautas y criterios para el desarrollo de la funcin.
De igual manera, mediante la implementacin de estrategias como las Unidades
zonales de Derechos Humanos, creado como un mecanismo de gestin local
calificado, le permitir acercarse ms al ciudadano para fortalecer la oportunidad
de sus requerimientos.
Memorando de entendimiento para el fortalecimiento institucional, con la Agencia
de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional, USAID, con el propsito
de fortalecer la gestin en materia de Derechos Humanos.
Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Moderado
Raro
Moderado
3
37

E. Prdida de imagen y credibilidad institucional por la ineficacia del proceso

preventivo, debido a la imposibilidad de realizar visitas a las crceles.
En diferentes regiones del pas, puede presentarse el riesgo descrito, ante la
escasez de recursos y la constante presencia de grupos armados.
Controles
Resolucin 298 de 2000, con la cual se crea el grupo de asuntos carcelarios y
desplazados por la violencia y establece funciones y pautas en materia de visitas
preventivas.
Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Moderado
Raro
Moderado
3
F. Inoportunidad en la toma de decisiones relacionadas con la vigilancia y el

control del patrimonio pblico
La no adopcin de una determinacin en tiempo, de tal manera que redunde en el
conveniente amparo del patrimonio pblico, es una eventualidad adversa al logro de
los objetivos misionales y cuya posibilidad de ocurrencia puede presentarse debido
entre otros factores a:
No tener cobertura a nivel nacional.
Falta de conocimiento jurdico sobre el tema.
Dficit en recurso humano.
Controles
Resolucin No. 381 del 4 de octubre de 2004 establece medidas tendientes para
fortalecer el uso de los instrumentos de proteccin del patrimonio pblico.
Con el mismo propsito de proteccin del patrimonio pblico, se ha celebrado un
convenio entre la Procuradura General de la Nacin y el Ministerio del Interior
y la Justicia, encaminado a fortalecer la gestin pblica en materia judicial.
38


Probabilidad:
Consecuencia:
Calificacin:
Mayor
Raro
Alto
4
G. Incremento en los costos de operacin por ineficacia de la accin

preventiva, debido a la prdida de documentos y registros.
La informacin que se maneja tanto en documentos como en registros es de gran
volumen, razn por la cual los funcionarios no estaran exentos de que se produjeran
prdidas o extravo de los mismos, lo cual lleva a tener que reconstruirlos o
reprocesarlos, generando desgaste administrativo y sobre costos.
Controles
Ejercicio de autocontrol
Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Moderado
Raro
Moderado
3
H. Incremento en los costos de operacin por ineficacia de la accin

preventiva, debido a la inadecuada adjudicacin y evaluacin de registros y
casos.
Cuando el rea responsable no hace una correcta evaluacin en relacin con las
competencias, ocasionara el envo de los registros y solicitudes a dependencias
que no corresponden, presentndose la posibilidad de adelantar trmites por el
mismo caso o en su defecto el reenvo a la oficina competente, lo que generara
prdida de tiempo y recursos.
Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Moderado
Improbable
Moderado
6
39

Mapa de riesgos del macroproceso preventivo

los riesgos descritos.
5.1.2.3. Macroproceso de intervencin
Su objetivo es adelantar las actividades que debe realizar la Procuradura General
para cumplir con la funcin de intervencin en cada una de las jurisdicciones, penal,
contencioso administrativo, agrario y ambiental, familia, civil y penal con fuero
constitucional, las cuales le han sido fijadas por la Constitucin y la Ley, con el fin de
satisfacer los requerimientos o necesidades bsicas de la comunidad y/o grupos de
inters.
Procesos
Intervencin segn jurisdiccin. Tiene varios subprocesos que operativizan el
proceso en una secuencia definida por el proceso penal y/o administrativo en el
cual se interviene como Agente del Ministerio Pblico.
Intervencin administrativa.
Conciliacin segn jurisdiccin.
A. Prdida de imagen y credibilidad por ineficacia de la accin de intervencin,

debido a la inoportunidad de los trmites dentro de los procesos en que se
debe intervenir como Agente del Ministerio Pblico.
El no desarrollo de la intervencin dentro de los procesos en que debe intervenir en
los trminos legalmente establecidos, es un riesgo sealado como amenaza para la
gestin del Ministerio Pblico y para su ocurrencia pueden incidir los siguientes
factores:
Demora en el proceso de notificacin
Multiplicidad de actividades a desarrollar
Demora en el estudio de casos.
Deficiencias en el procesamiento de la informacin por falta de recursos
tecnolgicos.
40

Probabilidad:
Consecuencia:
Calificacin:
Moderado
Raro
Moderado
3
B. Prdida de credibilidad e imagen institucional por ausencia de los Agentes

del Ministerio Pblico en las actuaciones procesales penales y administrativas
en las cuales debe intervenir.
El Ministerio Pblico como garante de los derechos humanos y de los derechos
fundamentales, y como representante de la sociedad, debe intervenir en las
actuaciones procesales penales y administrativas, cuando sea necesario, en defensa
del orden jurdico, del patrimonio pblico y de las garantas fundamentales; su no
participacin en procesos donde es obligatoria su intervencin, es un riesgo
identificado que para su ocurrencia tal como lo sealan, pueden incidir los siguientes
factores:
La diversidad de autoridades judiciales y administrativas ante las cuales se debe
intervenir.
El significativo volumen de despachos judiciales y procesos en los que se debe
intervenir.
La pluralidad de procedimientos que se surten en cada uno de los procesos
penales y administrativos.
La programacin de diligencias de distinta ndole por parte de las autoridades
competentes, con cruces de horarios y fechas.
Notificaciones retardadas y errneas en que incurren las autoridades judiciales y
administrativas.
La deficiente comunicacin existente entre los despachos judiciales y el Ministerio
Pblico.
Falta de recursos para desplazamientos hacia los lugares que se requiera la
intervencin.
41


Probabilidad:
Consecuencia:
Calificacin:
Mayor
Moderado
Alto
8
C. Prdida de imagen y credibilidad por ineficacia de la accin de intervencin

debido a su inadecuado trmite.
No cumplir con los principios y normas rectores de la intervencin fue identificado
como un evento que podra afectar adversamente los objetivos del Ministerio Pblico.
Las siguientes son las posibles causas para su ocurrencia:
La no informacin por parte de los fiscales sobre las denuncias recibidas para
solicitar las pruebas pertinentes, en las preliminares y en la apertura de la
investigacin, y no que solo se pueda realizar hasta la notificacin del auto
inhibitorio o la situacin jurdica.
Dificultad de controlar el 100% de las actuaciones procesales, por la multiplicidad
de actividades.
Falta de provisin de cdigos y libros de consulta, pueden llevar a errores en la
aplicacin de las normas jurdicas.
No presentacin del concepto respectivo.
Constitucin de una agencia especial sin los debidos requisitos e Incumplimiento
en sus actividades.
Probabilidad:
Consecuencia:
Calificacin:
Moderado
Improbable
Moderado
6
Controles
A fin de disminuir la probabilidad de que ocurran los riesgos que pueden llegar a
presentarse en la ejecucin de los procesos de la funcin de intervencin, la Entidad
ha adoptado las siguientes medidas:
42

Contratacin de una consultora con el propsito de construir sistemticamente

las bases conceptuales y procedimentales que determinen los lmites, alcances y
contenidos de la funcin de intervencin ante las autoridades jurisdiccionales y
administrativas, as como de la actividad conciliatoria.
Expedicin de normatividad en relacin con polticas de intervencin, entre ellas
las Resoluciones Nos. 202, 316, 476 de 2004 y 371 de 2005, que establecen los
criterios de intervencin de los Agentes del Ministerio Pblico ante las
jurisdicciones penal y de lo Contencioso Administrativo, respectivamente.
Resolucin No. 381 de 2003, que adopta el manual de lineamientos tcnicos
para la intervencin judicial ante la jurisdiccin de familia.
Convenios con diferentes entidades internacionales, como es el caso de la
UNICEF y el Fondo de Poblacin de las Naciones Unidas, UNFPA, para realizar
eventos y programas de capacitacin dirigidos a Procuradores Judiciales, con la
finalidad de fortalecer su labor preventiva y de control de gestin y de
intervencin.
Desarrollo de programas de capacitacin para Procuradores Judiciales en el rea
penal, sobre el nuevo sistema penal acusatorio.
Mapa de riesgos del macroproceso de intervencin
los riesgos sealados por las Dependencias responsables.
5.1.3. Macroproceso Conexo Misional
Su objetivo es realizar las actividades necesarias para suministrar a los usuarios y
ciudadana en general, la informacin y servicios procedentes de los macroprocesos
misionales; desarrollar las acciones tendientes a representar a la Entidad en los
procesos en que sta sea demandada o deba actuar como demandante; brindar
informacin normativa, doctrinal y jurisprudencial, que resulte necesaria para el
cumplimiento de las funciones constitucionales y resolver los derechos y peticiones
de los ciudadanos consagrados en la Constitucin y la Ley.
Procesos
Atencin al usuario
Registro de sanciones e inhabilidades SIRI
Trmite de acciones jurdicas
Relatora.
43


A. Prdida de imagen institucional por la suspensin total o parcial de la
atencin al pblico, debido a fallas tcnicas del sistema , a falta de
formularios para la expedicin de antecedentes.
La aplicacin de una tecnologa moderna en la produccin de servicios es un factor
determinante de la calidad y la productividad, por lo cual se requiere contar con
equipos y sistemas de informacin que garanticen el impacto que se desea crear en
el usuario.
No garantizar la provisin de los recursos y el ambiente de trabajo necesario puede
generar la presentacin del riesgo.
Controles
Resolucin No. 302 de 2005 determina polticas con relacin al manejo,
conservacin y cuidado de la informacin.
Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Moderado
Raro
Moderado
3
B. Prdida de imagen institucional por inadecuada atencin al usuario, debido

a la falta de canales claros de comunicacin con ellos, a la falta de preparacin
de los funcionarios, as como de instalaciones modernas.
Todos los esfuerzos de la Entidad se pierden si los funcionarios no estn dispuestos
a brindar satisfaccin a los usuarios y hacer que el contacto con ellos sea
verdaderamente positivo, ya que en ese momento es el representante de la
Procuradura General ante stos; por ello, debe ser consciente de que cada cliente
que llega solicitando un servicio es una persona muy importante para la Institucin.
De igual manera, se debe garantizar que los usuarios obtengan la informacin clara,
precisa y oportuna sobre todos y cada uno de sus trmites que desean realizar,
situacin que puede verse afectada si los funcionarios no tienen la actitud ni el
adiestramiento formal para interactuar con ellos, ni aplican tecnologas modernas
que permitan ofrecer una mejor atencin, as como no contar con instalaciones
modernas de fcil acceso.
44

Controles
Para mejorar el nivel y la calidad de la atencin al ciudadano, a travs el
Programa de Modernizacin se unific en un modelo integral los servicios que
presta la entidad, para facilitar el acceso del ciudadano a los mismos, lo cual
significa que en un solo espacio se atienden los procesos relacionados con el
cliente, como son la recepcin de quejas, correspondencia, declaraciones, salas
de consulta y expedicin de antecedentes disciplinarios, a travs del Centro de
Atencin al Pblico CAP, la cual esta dotada con equipos de ltima tecnologa y
redes lgicas que agilizan los tiempos de respuesta a los requerimientos del
usuario.
Complementario a lo anterior, la Entidad cuenta con un sitio Web accesible al
ciudadano, a travs del cual puede consultar los servicios claves que presta,
como Denuncias y quejas, consulta de antecedentes, fallos y conceptos, entre
otros.
Para que la ciudadana pueda formular sus quejas y reclamos se cuenta con la
lnea gratuita a nivel nacional No. 9800 018000910315 y en Bogot el abonado
telefnico 284 0472 o el telfono abreviado 142.
Con la finalidad de conocer la percepcin de los ciudadanos frente a la
Procuradura General, se realiz una encuesta enfocada a medir entre otros
aspectos, la calidad del servicio desde el punto de vista de los usuarios y el
tiempo de efectividad de la respuesta, la cual arroj como resultado una buena
imagen y un ente mucho ms efectivo, logrando el 63% del respaldo de los
Colombianos.
Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Moderado
Raro
Moderado
3
C. Prdida de imagen institucional por errores e inconsistencias en el registro

de sanciones e inhabilidades, debido a desconocimiento de la normatividad y
de los procedimientos, debilidades en el manejo de los sistemas de
informacin y reportes incoherentes e incompletos de otras entidades.
El Certificado de Antecedentes es el documento expedido por la Procuradura
General, en el cual constan las anotaciones de sanciones e inhabilidades que sobre

una persona existen en el Sistema de Informacin de Registro de Sanciones y

Causas de Inhabilidad (SIRI). Hay dos clases de certificado: Ordinario y Especial.
Este certificado se expide, principalmente, para quienes aspiren a ocupar altos
cargos en la Administracin Pblica, Corporaciones Pblicas y en la Administracin
de Justicia, para quienes la Constitucin y las Leyes han previsto un extenso
catlogo de inhabilidades para asegurar la efectividad de los principios que rigen la
administracin.
Para su expedicin se deben observar los pasos y procedimientos establecidos para
la correcta alimentacin del sistema de informacin SIRI que culmina con la
expedicin de los antecedentes disciplinarios, el no hacerlo, puede llevar a la entrega
de un certificado con informacin errada o que finalmente no pueda ser expedido.
Los funcionarios responsables de la ejecucin del proceso no estn exentos de
cometer equivocaciones y desaciertos, debido entre otras circunstancias, por
desconocimiento de la normatividad, procedimientos, debilidades en el manejo de los
sistemas de informacin, as como por reportes de informacin incoherentes e
incompletos por parte de las entidades.
Controles
Para efectos de reducir la probabilidad de ocurrencia del evento descrito, se han
establecido mecanismos de control, encaminados a revisar y refrendar todos y
cada uno de los pasos y etapas previas a la expedicin del certificado de
antecedentes disciplinarios, acciones que tienen por objeto auditar desde el
reparto del material inicial para alimentar la base de datos, hasta la expedicin
misma del certificado como tal, procedimientos que se encuentran establecidos
en la Gua del proceso disciplinario reglamentada mediante Resolucin No. 191
de 2003.
Resolucin 296 del 26 de julio de 2004, la cual presenta informacin relacionada
con el registro de las sanciones e inhabilidades contenidas en el Sistema de
Informacin SIRI.
Resolucin 137 del 22 de mayo de 2002, la se crea el grupo de trabajo para la
sustanciacin y registro de las sanciones penales.
Resolucin 363 del 16 de octubre de 2002, mediante la cual se crea y asignan
funciones al grupo SIRI.
46


Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Moderado
Raro
Moderado
3
D. Prdida de credibilidad e imagen pblica por decisiones jurdicas

extemporneas, debido al vencimiento de los trminos en los procesos o en
los derechos de peticin.
La inobservancia de los trminos para resolver o contestar un requerimiento de una
instancia judicial, administrativa o de un ciudadano, las cuales tienen trminos
perentorios, constituir causal de mala conducta para el funcionario y dar lugar a las
sanciones correspondientes y al deterioro de la imagen institucional.
Controles
Resolucin No. 023 de 2001 por medio de la cual se reglamenta el trmite de los
derechos de peticin.
Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Moderado
Raro
Moderado
3
E. Prdida de credibilidad institucional porque opere la prescripcin en los

procesos coactivos, por multas y sanciones de tipo econmico adeudados a la
Entidad.
Este riesgo se puede ocasionar debido al desconocimento de la normatividad, los
procedimientos por parte de los funcionarios responsables del proceso y por reportes
de informacin incoherentes e incompletos por parte de las dependencias.
Controles
Resolucin No. 271 de 2001, seala las pautas para realizar los trmites de los
procesos coactivos.
47


Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Moderado
Improbable
Moderado
6
F. Prdida de imagen institucional por informacin jurisprudencial

desactualizada, debido a la inoportunidad en los reportes por parte de las
Dependencias productoras de conceptos y decisiones, as como de las
entidades externas.
La Dependencia competente debe recopilar la informacin relacionada con los
conceptos y decisiones jurdicas, as como aquella que tiene que ver con doctrina y
jurisprudencia; el hecho de que las dependencias productoras de la misma no enven
oportunamente su informacin llevara a no tener actualizada su base de datos.
Controles
Directiva unificada No. 15 de 2002
Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Moderado
Raro
Moderado
3
Mapa de riesgos del macroproceso conexo misional

los riesgos sealadas por las dependencias responsables de ejecutar los procesos.
5.1.4. Macroproceso de apoyo
Su objetivo es realizar las actividades necesarias para brindar apoyo y soporte al
desarrollo y ejecucin de los procesos misionales, estratgico y conexo misional.
Procesos
Gestin del talento humano
Gestin contractual
48

Gestin financiera
Gestin documental
Servicios informticos y tecnolgicos
Administracin de bienes
Convenios internacionales
Seguridad.
Cada uno de los procesos definidos se operativizan con base en subprocesos o

actividades, las cuales agregan valor al cumplimiento de sus objetivos.
Descripcin y anlisis de los Riesgos
A. Incremento en costos operativos por desgaste administrativo, debido a la
realizacin de acciones, trmites y toma de decisiones inadecuadas.
En la ejecucin de las tareas o actividades, los funcionarios no estn exentos de
llegar a cometer errores ya sea por desconocimiento de las funciones y de la
normatividad, falta de desarrollo y aprendizaje en reas que como la tecnolgica
requieren destrezas y habilidades para su manejo; por tal motivo se podra presentar
una inadecuada gestin del recurso informativo-documental, en el manejo y
administracin de las bases de datos, en la gestin contractual y en fin, en la
ejecucin de cualquier tarea de ndole administrativo.
Controles
Con la finalidad de minimizar este riesgo, la Entidad ha implementado entre otras, las
siguientes medidas:
Fortalecimiento del ejercicio del autocontrol, a fin de que el funcionario evalu su
trabajo, efectu correctivos y solicite ayuda cuando lo considere necesario, de tal
manera que la ejecucin de los procesos, actividades y tareas bajo su
responsabilidad sean eficaces.
Tambin se han implementado acciones para lograr buenas prcticas en el
desarrollo del proceso contractual, insistiendo a los funcionarios responsables
sobre el cumplimiento de normatividad relacionada con los referidos procesos,
Ley 80 de 83, Resoluciones Nos. 05296 de 2001 la cual establece el SICE, el
CUBS y el RUPR, Nos. 340 de 2001 y 382 de 2005 sobre las funciones que
deben cumplir los interventores de los contratos.
49

Resolucin No. 029 de 1991 crea las Coordinaciones Administrativas y define sus
funciones.
Resolucin No. 014 A de 1994 define pautas para proceder a la ejecucin de los
presupuestos Regionales.
De igual manera, a travs de la Junta de Licitaciones de la entidad y el Comit
Asesor para el seguimiento de las funciones administrativas creado mediante la
Resolucin No. 107 de 2001, se realiza control y seguimiento a los procesos
contractuales y administrativos.
Con respecto a la gestin del patrimonio documental, se han adoptado medidas
tendientes a la aplicacin de la tabla de retencin, y al cumplimiento de la
normatividad referente a la custodia y cuidado de la documentacin, Ley 80 de
1989, Decreto 1832 de 1995 y Resoluciones Nos. 0264 de 2000 y 041 de 2001.

Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Mayor
Raro
Alto
4
B. Incremento en costos operativos por desgaste administrativo, debido al

dao de equipos y fallas en los sistemas de informacin.
Este riesgo se puede presentar debido a los siguientes factores:
Uso inadecuado de los recursos tecnolgicos, fallas ocasionadas por problemas
estructurales de redes, fallas tcnicas en los equipos, errores en la ejecucin de
programas diseados; programas que sin pruebas exhaustivas pasan a produccin
y/o en diferentes tipos de ambientes entre desarrollo y produccin.
Tambin en lo relacionado con la restauracin de informacin en una base de datos,
archivos o copias de seguridad, ya que al momento de efectuar la copia hay
presencia de usuarios activos, daos en las cintas luego de efectuadas las copias,
detencin de procesos crticos durante la ejecucin, realizacin incorrecta de copias
de seguridad de informacin sensible, ausencia de contrato con firma externa para
almacenar las cintas de informacin de respaldo.
50

Controles
Resolucin No. 302 de 2005 determina las polticas de uso de los equipos de
cmputo y los servicios institucionales de correo electrnico e internet, el manejo,
instalacin y desinstalacin de software y la conservacin y cuidado de la
informacin, a fin de minimizar el riesgo referido.
Adopcin de otras polticas respecto de la informacin contenida en los equipos
de cmputo, como el estricto control de bitcoras para todos los sistemas de
informacin, servidores, servicios y conectividad a cargo de la Oficina de
Sistemas, por parte de cada administrador de dichos servicios y/o su backup.
Contratos celebrados con firmas especializadas para el mantenimiento preventivo
y correctivo de los equipos de cmputo e impresoras, sistemas de informacin y
redes.
Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Mayor
Raro
Alto
4
C. Prdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia en las funciones

administrativas, debido al incumplimiento de trminos y polticas
institucionales en el desarrollo de acciones y decisiones.
La inoportunidad de las respuestas a los requerimientos de informacin y de
documentacin hacia los clientes internos y externos (proveedores), respecto a
solicitudes de bienes y prestacin de servicios y en las demandas de los funcionarios
a sus expectativas, en trminos de sus vnculos laborales; demoras en los procesos
de adquisicin de bienes y servicios, en la expedicin de registros presupuestales, en
los cronogramas establecidos para la ejecucin de contratos, ha sido identificado
como un riesgo que amenazara el desarrollo y los objetivos de los procesos en
varias dependencias.
Controles
Resolucin No. 472 de 2002 crea el Comit de seguimiento a la Gestin
administrativa, con el propsito de desarrollar estrategias de control dirigidas a
maximizar los recursos asignados al nivel territorial y al cumplimiento de las
normas presupuestales, contables y de contratacin.
51

Resolucin No. 029 de 1991 crea las Coordinaciones Administrativas y define sus
funciones.
Resolucin No. 014 A de 1994 define pautas para proceder a la ejecucin del
presupuesto Regional.
Resolucin No. 468 de 2002, asign a los coordinadores administrativos la
verificacin del cumplimiento de los requisitos legales de las personas nombradas
para desempear cargos en la entidad.
Resoluciones Nos. 432 de 1999 del Fondo Nacional del Ahorro y Nos. 106, 107 y
017 de 1986, sealan los procedimientos para atender el reconocimiento de las
cesantas de los servidores de la entidad.
Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Moderado
Improbable
Moderado
6
D. Prdida de activos por extravo y hurto de elementos devolutivos, entre

ellos, el material bibliogrfico.
El extravo o no localizacin de documentos y registros, de elementos devolutivos
como el material bibliogrfico, es el riesgo sealado y que podra suceder a causa
de:
La falta de seguridad interna en la manipulacin de los documentos y de la
informacin.
Uso inadecuado de las bases de datos y el acceso de personal ajeno puede
llegar en un momento determinado a la manipulacin de la informacin, al igual
que por virus que ataquen los sistemas de informacin y/o los equipos.
En cuanto a los bienes devolutivos por falta de responsabilidad de los
funcionarios con respecto a la custodia y proteccin de los bienes que les han
sido entregados para el desarrollo de sus funciones.
Controles
Para reducir la ocurrencia de este riesgo en cuanto a los bienes, la Entidad ha
implementado como poltica la individualizacin de los inventarios fsicos a travs

de la Circular No. 0054 de 2003, en cumplimiento de la Ley 716 de 2001,

relacionada con el saneamiento de la informacin contable en el sector pblico.
Plizas de seguros que amparan la prdida de elementos devolutivos.
Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Moderado
Improbable
Moderado
6
E. Prdida de credibilidad e imagen institucional por ineficacia de la funcin

administrativa, debido a la violacin sobre la reserva de la informacin.
El hecho de que la informacin definida como reservada, ya sea de investigaciones
disciplinarias, sistemas de informacin como el SIRI y GEDIS, traspasara los lmites
establecidos en la norma, por el acceso de personal ajeno a las oficinas y a la
manipulacin de los sistemas, se constituye en grave riesgo para los objetivos del
proceso.
Controles
Circulares y Memorandos que restringen el ingreso de personal particular,
exceptuando quienes hayan sido citados en diligencias de carcter disciplinario y
administrativo.
Resolucin No. 302 de 2005, establece la siguiente poltica sobre la reserva de la
informacin para los funcionarios que utilicen los equipo de cmputo:
Mantendrn en reserva la documentacin e informacin que por razn de su
empleo, cargo o funcin, conserven bajo su cuidado o a la cual tengan acceso;
evitarn su sustraccin, destruccin, ocultamiento o utilizacin indebida; se
abstendrn de alterarla, falsificarla, ocultarla o borrarla, e impedirn que terceros
no autorizados ejecuten tales acciones sobre la misma.
Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Moderado
Raro
Moderado
3
53

F. Prdida de imagen de la dependencia responsable por incumplimiento de

sus funciones, debido a la falta de programas de bienestar social para el
personal de la Entidad.
La entidad debe realizar programas de bienestar social que contribuyan a propiciar
las condiciones en el ambiente de trabajo que favorezcan su desarrollo laboral, el no
hacerlo con la cobertura requerida debido a escasez de recursos o por falta de
gestin del rea responsable o por otras circunstancias, podra llevar a que se
presentara el riesgo descrito.
Controles
Seguimiento al POA.

Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Moderado
Moderado
Alto
9
G. Prdida de imagen y credibilidad por vinculacin de funcionarios no

competentes, debido a un inadecuado proceso de seleccin.
El proceso de seleccin tiene como objetivo garantizar el ingreso de personal idneo
a la entidad, mediante procedimientos que permitan la seleccin objetiva de quienes
demuestren cumplir los requisitos para desempear los empleos, no realizarlo con la
eficacia requerida conllevara a que se presentara el riesgo.
Controles
Decreto 263 de 2000, por el cual se establecen los requisitos especficos para los
cargos de la planta de personal de la entidad.
La Comisin de Carrera cumple funciones relativas con el sistema de carrera de la
entidad.
Resolucin No. 456 de 2003 por la cual se fijan nuevos parmetros de puntuacin
de factores valorados en el anlisis de antecedentes para los cargos de carrera en
sus diferentes niveles en concurso.
54

Contrato No. 046 de 2005 cuyo objeto es definir los perfiles para los cargos de la
planta de personal.
Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Moderado
Improbable
Moderado
6
H. Incremento en costos operativos por desgaste administrativo, debido a las

inconsistencias en los registros contables e inventarios.
El inadecuado cruce de informacin contable entre las Oficinas responsables del
proceso, puede generar costos operativos por el reproceso que se debe realizar.
Controles
Resolucin No. 107 de 2003 sobre saneamiento contable en la Entidad.
Sistemas de informacin ASEINGES y AS DE ASES.
Registros de movimiento diario

Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Menor
Improbable
Bajo
4
I. Incremento en costos operativos por desgaste administrativo, debido a la

realizacin de actividades y trmites errados en el proceso contractual.
En la ejecucin de actividades y trmites relacionadas con el proceso contractual, los
funcionarios responsables no estn exentos de llegar a cometer errores, por el
desconocimiento de las funciones y de la normatividad y por incompetencia
profesional; por tal motivo se podra presentar ineficacia en su desarrollo,
especficamente, en la determinacin de necesidades, preparacin de trminos de
referencia, rendicin de conceptos tcnicos, evaluaciones, en el desarrollo de las
funciones de interventora, programacin de pagos, etc.
55

Controles
La Junta de licitaciones y adquisiciones realiza control y seguimiento al proceso
contractual.
Cumplimiento de las ritualidades sealadas en la Ley 80 de 1993 y dems normas
vigentes.
Resoluciones Nos. 340 de 2000 y 382 de 2005 sealan las funciones y
procedimientos de los interventores de los contratos.
Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Moderado
Raro
Moderado
3
J. Incremento en costos operativos, por desgaste administrativo,

desactualizacin de convenios bancarios.
debido a
El no tener activos los convenios bancarios, llevara a que el pago de la nmina y de

las obligaciones se deba hacer a travs de cheques, lo cual generara sobre costos
bancarios y desgaste administrativo.
Controles
Convenios debidamente legalizados y avalados por la DTN.
Verificacin de las cuentas de la entidad en la banca empresarial.
Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Mayor
Improbable
Alto
8
56

K. Incremento en costos operativos por desgaste administrativo, debido a la

realizacin de conciliaciones bancarias extemporneas.
No cruzar las cuentas bancarias frente a los registros contables institucionales en los
trminos adecuados puede llevar a inconsistencias en la informacin, lo cual genera
desgaste administrativo traducindose en mayores costos por la depuracin y
reproceso que se debe hacer de la misma.
Controles
Resolucin 444 de 1995 referida al Plan General de Contabilidad Pblica.

Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Moderado
Raro
Moderado
3
L. Prdida de imagen y credibilidad institucional por inadecuado servicio a los

usuarios externos y paralizacin o retraso en el funcionamiento de la Entidad,
debido a saturacin de la red, ataques externos, falta de alimentacin de
potencia elctrica para los equipos, daos en equipos o redes, suspensin del
contrato de proveedores de servicios de comunicaciones.
Controles
Resolucin No. 302 de 2005 determina las polticas de uso de los equipos de
cmputo y los servicios institucionales de correo electrnico e internet, el manejo,
instalacin y desinstalacin de software y la conservacin y cuidado de la
informacin, a fin de minimizar el riesgo referido.
Adopcin de otras polticas respecto de la informacin contenida en los equipos de
cmputo, como el estricto control de bitcoras para todos los sistemas de
informacin, servidores, servicios y conectividad a cargo de la Oficina de
Sistemas, por parte de cada administrador de dichos servicios y/o su backup.
57


Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Mayor
Moderado
Extremo
12
M. Prdida de credibilidad y confianza por falta de seguimiento y monitoreo de

los proyectos financiados por la Comunidad Internacional, debido a la
existencia de diferentes canales de comunicacin.
Los proyectos y recursos deben ser canalizados a travs de la Oficina competente,
quien debe establecer los contactos necesarios con los organismos y agencias de
cooperacin y asistencia tcnica internacional, as como con gobiernos extranjeros y
sus representaciones en el pas; de no atenderse la coordinacin y cumplimiento de
las polticas y directrices sealadas por la Alta Direccin, se podra presentar el
riesgo descrito.
Controles
Resolucin 222 del 9 de agosto de 2001, por la cual se crea un grupo de trabajo
para la coordinacin, seguimiento y atencin de las relaciones internacionales.
Directiva No. 0010 de Mayo de 2004 por la cual se fijan criterios de aplicacin de
la sentencia C-249 de 2004 en relacin con la contratacin con Organismos
Internacionales.
Directiva No. 015 de 2004, seala los procedimientos relacionados con la
ejecucin, cumplimiento, pago y ajustes de los contratos o convenios con
organismos de cooperacin, asistencia o ayuda internacionales.
Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Moderado
Raro
Moderado
3
N. Afectacin del recurso humano por vulnerabilidad de su integridad, debido

a la realizacin y evaluacin errnea de estudios de seguridad.
En el evento de que sea necesario por razones de seguridad brindar proteccin en
forma permanente o temporal a un servidor pblico de la Entidad, se debe realizar un

estudio previo para determinar su nivel de riesgo, aplicando los procedimientos

reglamentados. Un estudio errneo podra dejar sin proteccin a un funcionario que
realmente lo amerite.
Controles
Resolucin No. 356 de 2000 establece el reglamento de proteccin y seguridad
personal a los servidores y exservidores de la Entidad.

Consecuencia:
Probabilidad:
Calificacin:
Mayor
Raro
Alto
4
Mapa de riesgos del macroproceso de apoyo

los riesgos sealados por las dependencias responsables de los procesos de apoyo.
59

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Al abordar el anlisis y estudios de los riesgos operativos institucionales bajo la

normatividad y metodologa vigente, se llega a entender la importancia de la
adopcin de esta clase de polticas e instrumentos en la Procuradura General,
mediante las cuales se pretender minimizar su impacto; de tal suerte, que al revisar
el consolidado de los riesgos listados, se concluye:
Para la Entidad era prioritario definir polticas en esta materia. Este documento
resuelve esa condicin.
La integracin del tema de la administracin del riesgo, conlleva al cumplimiento
por parte de funcionarios, dependencias y Entidad en general, a aplicar una
metodologa estandarizada.
La participacin dinmica y proactiva de jefes y funcionarios permiti el diseo de
la metodologa propuesta para la administracin del riesgo en la Procuradura
General.
El ejercicio realizado, se constituye en la segunda etapa de la construccin del
Mapa de Riesgos Institucional, ya que a travs de un proceso de mejoramiento
continuo, se ir perfeccionando con la nueva metodologa y el uso del sistema de
informacin adquirido.
Por lo antes expuesto, de manera concreta se proponen las siguientes
recomendaciones:
Buscar puntos de acercamiento para que todos los funcionarios de la
Procuradura General expresen el concepto de riesgo con igual propiedad y
manejo, y con ello conciliar vocablos que aplican tanto al interior como al exterior
de la Administracin Pblica.
La informacin recolectada inicialmente y que sirvi de insumo para elaborar el
mapa de los riesgos operativos debe ser actualizada, lo cual se debe llevar a
cabo a travs de la estandarizacin y divulgacin, para la apropiacin de los
conceptos asociados a los riesgos de los procesos y actividades.
60

Convocar a la Organizacin a aplicar los lineamientos establecidos sobre

administracin de los riesgos, y a la participacin activa en todo momento para la
aprehensin de las nuevas prcticas propuestas, que exigen calidad en la
informacin generada y compartida, decisiones oportunas, asignacin racional de
recursos, respuestas eficaces y ante todo, compromiso tico.
Estimular la sensibilizacin de todos los funcionarios para adoptar los conceptos
del riesgo en su desempeo diario, para imprimir dinamismo, eficiencia y con ello,
alcanzar resultados eficaces en la gestin individual, del rea y de la Entidad.
La Oficina de Control Interno continuar liderando en todo momento este
proceso, hasta lograr la interiorizacin de la administracin de riesgos en cada
uno de los niveles de la Procuradura General.
61

7. CONCEPTOS BSICOS
Administracin del riesgo: Es la capacidad que tiene la entidad para emprender las
acciones necesarias que le permitan el manejo de los eventos que puedan afectar
negativamente el logro de los objetivos institucionales, protegerla de los efectos
ocasionados por su ocurrencia.
Amenaza:
prdidas.
La fuente de dao potencial o una situacin que potencialmente cause
Anlisis del riesgo: El uso sistemtico de informacin disponible para determinar

con qu frecuencia un determinado evento puede ocurrir y la magnitud de sus
consecuencias.
rea de Impacto: Es todo recurso, bien u oportunidad al cual se le ha de asignar
un valor y su afectacin podra comprometer el cumplimiento de sus objetivos y
metas.
Autocontrol: Es la capacidad que tiene cada servidor pblico, independientemente
de su nivel jerrquico dentro de la entidad, para evaluar su trabajo, detectar
desviaciones, efectuar correctivos, mejorar y solicitar ayuda cuando lo considere
necesario, de tal manera que la ejecucin de los procesos, actividades y tareas bajo
su responsabilidad, garanticen el ejercicio de una funcin administrativa transparente
y eficaz.
Consecuencia: Es el resultado de un evento (causa) expresado cualitativa o
cuantitativamente, que genera prdida, perjuicio, dao, desventaja o ganancia.
Control: Son las polticas, procesos, dispositivos, practicas u otras acciones que
actan para eliminar o minimizar los riesgos, adversos o mejorar oportunidades
positivas. Proveen una seguridad razonable relativa al logro de los objetivos.
Costo: De una actividad, tanto directos como indirectos, involucran un impacto
negativo, incluyendo dinero, trabajo, interrupcin, prdidas polticas e intangibles.
Enfoque basado en procesos: Identificacin y gestin sistemtica de los procesos
empleados en las entidades.
62

Evaluacin del riesgo: El proceso utilizado para determinar prioridades en la

administracin del riesgo por la comparacin de niveles de riesgo frente a estndares
determinados, lmites de niveles del riesgo u otros criterios.
Evento: Un incidente o suceso, el cual ocurre en un determinado lugar durante un
determinado intervalo de tiempo.
Exposicin al riesgo: Nivel de vulnerabilidad que tiene el riesgo despus de los
controles.
Frecuencia: Es una medida del coeficiente de ocurrencias de un evento expresado
como la cantidad de ocurrencias de un evento en un tiempo dado. Ej.: una vez cada
da / una vez cada semana / una vez cada 15 das / una vez cada mes.
Fuente de Riesgo: Es toda persona, grupo humano, entidad, elemento fsico o
fenmeno del entorno, de los cuales se pueden derivar eventos que podran afectar
las reas de impacto, cuya ocurrencia se debe evitar (minimizar) o maximizar para
incrementar la posibilidad del logro de los objetivos y metas.
Gestin: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una entidad.
Identificacin del riesgo: Proceso que determina QUE puede suceder, PORQUE y
COMO.
Lineamientos estratgicos: Son aquellos que se establecen sin que se les asigne
un periodo de validez determinado. Comprenden los fines, la misin y los valores.
Macroproceso: Conjunto de acciones encadenadas, que la entidad debe realizar a
fin de cumplir con su funcin constitucional y legal, su misin y su visin;
Macroproceso Conexo misional: Conjunto de procesos que operativizan las
funciones misionales.
Metas: Son los puntos de referencia o aspiraciones que la entidad debe lograr con el
objeto de alcanzar en el futuro los objetivos formulados. Establecen qu es lo que se
va a lograr y cundo sern alcanzados los resultados, pero no indican como sern
logrados.
Objetivo: Son los resultados especficos que la PGN aspira a lograr a travs de su
misin en un plazo determinado. Estn directamente relacionados con las funciones
generales otorgadas a la entidad.
63
Prdida: Una consecuencia negativa, financiera o de cualquier otra ndole.

Posibilidad: Expresin cualitativa de la probabilidad.

Probabilidad: Es la posibilidad de un evento especifico o resultado, medido por la
rata de eventos especficos o resultados sobre el numero total de posibles eventos o
resultados (Rango de 0-1/ %).
Proceso: conjunto de actividades que para su desarrollo utiliza recursos, y que se
gestionan con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en
resultados.
Riesgo: Es toda posibilidad de ocurrencia de una situacin que pueda entorpecer el
normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus
objetivos.
Riesgo absoluto: Es la evaluacin de la consecuencia y probabilidad que ignora
los controles que estn vigentes, excepto los controles inherentes, tales como el
comportamiento racional, por parte de los funcionarios.
Riesgo residual: Se refiere al margen o residuo de riesgo que puede darse a pesar
de las medidas de tratamiento tomadas para la administracin del riesgo.
Stakeholders: Son los entes o individuos quienes estn, o perciben que pueden
ser afectados por una decisin o actividad.
Subprocesos: Conjunto de actividades que operativizan los procesos.
Usuario: Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.
Valoracin del riesgo: Es el conjunto de procesos que permiten analizar y evaluar
el riesgo.
64

BIBLIOGRAFA
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA; Cartilla Gua

Administracin de Riesgos. 2001.
G.I.T. Soluciones Integrales. Traduccin Administracin del Riesgo. Estndar AS/NZ
4360 Consultores. Telfono 2884062
_______. Sistema de informacin Methoware. Consultores. Telfono 2884062
USAID - CASALS & ASSOCIATES INC. Modelo de Control Interno para Entidades
del Estado Versin 1. 2004.
65

ANEXOS

MACROPROCESO ESTRATGICO
LISTADO DE RIESGOS
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Nombre riesgo
Deterioro de imagen institucional por inadecuada elaboracin del Plan Estratgico
Prdida de imagen por inadecuado manejo de la informacin por medios de
comunicacin
Prdida de imagen por no presentacin del informe del sistema de Control Interno
Prdida de imagen por demora en cumplimiento o incumplimiento de objetivos y metas
Prdida de credibilidad por extemporaneidad en los informes de auditoria
Deterioro de la imagen institucional por imposicin de sanciones no econmicas
Prdida de credibilidad por desconocimiento de los medios informativos institucionales
Incremento en costos por desconocimiento de funciones y procesos
Prdida de imagen por acciones decisiones y trmites errados
EVALUACIN DE RIESGOS
Valores
Prdida de imagen por demora en

cumplimiento o incumplimiento de
objetivos y metas
Deterioro de la imagen institucional
por imposicin de sanciones no
econmicas
Prdida de credibilidad por
desconocimiento de los medios
informativos institucionales
Deterioro de imagen institucional

por inadecuada elaboracin PDI
Valores
Prdida de imagen por no
presentacin del informe del
sistema de CI
Prdida de imagen por inadecuado
manejo de informacin por medios
de comunicacin
Prdida de imagen por acciones

decisiones y trmites errados
Incremento en costos por

desconocimiento de funciones y
procesos
0
10
15
20
25
67

EVALUACIN DE CONTROLES
Valores


econmicas
objetivos y metas
Valores
de comunicacin
sistema de CI


procesos
0
10
15
20
25
EXPOSICIN AL RIESGO
Valores

de comunicacin
sistema de CI
objetivos y metas
Valores
econmicas


procesos

10
15
20
25
68

MATRIZ DE RIESGO
MATRIZ DE CONTROLES

MATRIZ DE RIESGO / CONTROL

Interpretacin del Mapa

Color
Severidad
Consideracin
EXTREMO
Riesgo inaceptable
ALTO
Riesgo importante
MODERADO
Riesgo tolerable
BAJO
Riesgo aceptable
Medidas de Respuesta
Es aconsejable si es posible, eliminar la
actividad que genera el riesgo, de lo contrario
se deben implementar nuevos controles de
prevencin para reducir la probabilidad, de
proteccin para disminuir las consecuencias
o compartir el riesgo si es posible, a travs de
plizas u otras opciones disponibles. (Evitar
el riesgo, prevenir, proteger, compartir)
Se deben tomar medidas para bajar la
severidad del riesgo, si es posible, fortalecer
y mejorar controles existentes. (Prevenir el
riesgo, proteger, compartir)
Se puede tomar medidas para bajar la
severidad, si es posible, se debe conservar y
mejorar controles (Proteger la entidad,
compartir)
La Entidad puede asumir el riesgo sin
necesidad de tomar otras medidas de control
diferentes a las que se poseen. (Aceptar el
riesgo)

ANEXO 2

MACROPROCESO DISCIPLINARIO
LISTADO DE RIESGOS
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Nombre riesgo
Prdida de imagen por demora en el trmite de la queja
Prdida de credibilidad por el inadecuado desarrollo de la
vigilancia superior
Prdida de imagen por inadecuado trmite del procedimiento
verbal
Incremento en gastos de funcionamiento por trmite de
investigaciones por un mismo hecho
Prdida de imagen por trmite inadecuado de procesos
Prdida de imagen por prescripcin
Prdida de credibilidad por prdida del expediente
Prdida de imagen por violacin de la reserva legal del
proceso disciplinario
Aumento de gastos de funcionamiento por reconstruccin de
expedientes o piezas procesales
Prdida de imagen por mora en la actuacin
EVALUACIN DE RIESGO
Valores
Prdida de credibilidad por el inadecuado desarrollo de la vigilancia

superior
Incremento en gastos de funcionamiento por trmite de investigaciones
por un mismo hecho
Prdida de imagen por inadecuado trmite del procedimiento verbal

Valores
Prdida de imagen po violacin de la reserva legal del proceso
disciplinario

10
15
20
25

Valores

superior

Valores
por un mismo hecho

disciplinario
10
15
20
25
EXPOSICIN AL RIESGO
Valores

disciplinario

por un mismo hecho

Valores

superior
10
15
20
25

MATRIZ DE RIESGOS
MATRIZ DE CONTROLES


Color
Severidad
Consideracin
EXTREMO
Riesgo inaceptable
ALTO
Riesgo importante
MODERADO
Riesgo tolerable
BAJO
Riesgo aceptable
actividad que genera el riesgo, de lo
contrario se deben implementar nuevos
controles de prevencin para reducir la
probabilidad, de proteccin para
disminuir las consecuencias o compartir
el riesgo si es posible, a travs de
plizas u otras opciones disponibles.
(Evitar el riesgo, prevenir, proteger,
compartir)
severidad del riesgo, si es posible,
fortalecer y mejorar controles existentes.
(Prevenir el riesgo, proteger, compartir)
severidad, si es posible, se debe
conservar y mejorar controles (Proteger
la entidad, compartir)
necesidad de tomar otras medidas de
control diferentes a las que se poseen.
(Aceptar el riesgo)

ANEXO 3

MACROPROCESO PREVENTIVO
LISTADO DE RIESGOS
1
2
3
4
5
6
7
8
Nombre riesgo
Prdida de credibilidad por retraso en solucin de conflictos
Prdida de imagen por incumplimiento de las funciones del
CIVIGEP
Incremento en costos por indebida adjudicacin de registros,
solicitudes, quejas
Prdida de imagen por inadecuado trmite en resolucin de
casos de Derechos Humanos
Incremento en los costos de operacin por prdida de
documentos
Inoportunidad en la toma de decisiones relacionadas con la
vigilancia y el control del patrimonio pblico
Prdida credibilidad por ausencia institucional en procesos
contractuales
Prdida de imagen por imposibilidad de realizar visitas a
crceles
Valores
Incremento en los costos de operacin por prdida de documentos
Prdida de imagen por inadecuado trmite en resolucin de casos de

DDHH
Prdida de imagen por incumplimiento de las funciones del CIVIGEP
Incremento en costos por indebida adjudicacin de registros, solicitudes,

quejas
Valores
contractuales
Prdida de imagen por imposibilidad de realizar visitas a crceles
Inoportunidad en la toma de decisiones relacionadas con la vigilancia y

el control del patrimonio pblico
10
15
20
25

Valores

DDHH

quejas

Valores

contractuales

10
15
20
25
EXPOSICIN AL RIESGO
Valores

DDHH

contractuales

Valores

quejas
10
15
20
25

MATRIZ DE RIESGOS
MATRIZ DE CONTROLES


Color
Severidad
Consideracin
EXTREMO
Riesgo inaceptable
ALTO
Riesgo importante
MODERADO
Riesgo tolerable
BAJO
Riesgo aceptable
compartir)
(Aceptar el riesgo)

ANEXO 4

MACROPROCESO DE INTERVENCIN
LISTADO DE RIESGOS
1
2
3
Nombre riesgo
Prdida de imagen y credibilidad por ineficacia de la accin
de intervencin debido al inadecuado trmite de la misma
Prdida de imagen por vencimiento de los trminos
procesales
Prdida de imagen y credibilidad por ausencia de los
Agentes del Ministerio Pblico en las actuaciones procesales
EVALUACIN DEL RIESGO

Valores
Prdida de imagen por vencimiento

de los trminos procesales
Prdida de imagen y credibilidad

por ausencia de los Agentes del
Ministerio Pblico en las
actuaciones procesales
Valores

por ineficacia de la accin de
intervencin debido al inadecuado
trmite de la misma
10
15
20
25

Valores


Valores

trmite de la misma
10
15
20
25
EXPOSICIN AL RIESGO
Valores


trmite de la misma
Valores

10
15
20
25

MATRIZ DE RIESGOS
MATRIZ DE CONTROLES


Color
Severidad
Consideracin
EXTREMO
Riesgo inaceptable
ALTO
Riesgo importante
MODERADO
Riesgo tolerable
BAJO
Riesgo aceptable
compartir)
(Aceptar el riesgo)

ANEXO 5

MACROPROCESO CONEXO MISIONAL

LISTADO DE RIESGOS
No.
Nombre riesgo
1
2
3
Prdida de credibilidad por inadecuada atencin a usuarios

Prdida de credibilidad por morosidad en el impulso de los procesos coactivos
Prdida de imagen por errores e inconsistencias en el registro de sanciones e
inhabilidades
Prdida de imagen por suspensin de la expedicin de certificados de
antecedentes disciplinarios
Prdida de credibilidad por decisiones jurdicas en contra de la entidad
Prdida de credibilidad por informacin jurisprudencial desactualizada
4
5
6
Valores

decisiones jurdicas en contra de la
entidad
Perdida de credibilidad por

informacin jurisprudencial
desactualizada
Perdida de imagen por suspensin

de la expedicin de certificados de
Valores
inadecuada atencin a usuarios

morosidad en el impulso de los
procesos coactivos
Prdida de imagen por errores e

inconsistencias en el registro de
sanciones e inhablidades
10
15
20
25

Valores

entidad

procesos coactivos

Valores
desactualizada


10
15
20
25
EXPOSICIN AL RIESGO
Valores

entidad

desactualizada

Valores


procesos coactivos
10
15
20
25

MATRIZ DE RIESGOS
MATRIZ DE CONTROLES

MATRIZ RIESGO / CONTROL

Color
Severidad
Consideracin
EXTREMO
Riesgo inaceptable
ALTO
Riesgo importante
MODERADO
Riesgo tolerable
BAJO
Riesgo aceptable
compartir)
(Aceptar el riesgo)

ANEXO 6

MACROPROCESO DE APOYO
LISTADO DE RIESGOS
No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Nombre riesgo
Prdida de imagen por incumplimiento de trminos y polticas
institucionales en el desarrollo de acciones y decisiones de ndole
administrativo
Prdida de imagen y credibilidad por violacin a la reserva de la
informacin.
Prdida de imagen debido a la falta de programas de bienestar
Incremento de costos operativos por prdidas de documentos, elementos
devolutivos, entre ellos el material bibliogrfico
Evaluacin errada de estudios de seguridad
Incremento en costos operativos debido a la realizacin de acciones,
trmites y toma de decisiones inadecuadas
Incremento en costos operativos por conciliaciones bancarias
extemporneas
Incremento en costos operativos debido a las inconsistencias en los
saldos de contabilidad e inventario
Incremento de costos operativos por inexistencia de fuentes de
recuperacin de informacin confiables y actualizadas
Prdida de imagen por inadecuado servicio a los usuarios
Prdida de credibilidad por falta de seguimiento y monitoreo de los
proyectos
Incremento de costos por realizacin de acciones, trmites y toma de
decisiones de ndole administrativos inadecuados
Incremento de costos por prdida y/o dao de equipos e informacin,
propagacin de virus
Prdida de imagen por posesiones con documentacin falsa
Incremento de costos operativos por desactualizacin en convenios
bancarios

EVALUACIN DEL RIESGO

Valores
Incremento en costos operativos por conciliaciones bancarias

extemporneas
Incremento de costos operativos por prdidas de documentos,

elementos devolutivos, entre ellos el material bibliogrfico
Incremento de costos operativos por desactualizacin en convenios

bancarios
Valores
informacin.

0
10
15
20
25

Valores



Valores


informacin.

proyectos
0
10
15
20
25

EXPOSICIN AL RIESGO
Valores
informacin.

proyectos


Valores
Incremento de costos por prdida y/o dao de equipos e informacin,
propagacin de virus



0
10
15
20
25

MATRIZ DE RIESGOS
MATRIZ DE CONTROLES

MATRIZ RIESGO / CONTROL

INTERPRETACIN DEL MAPA

Color
Severidad
Consideracin
EXTREMO
Riesgo inaceptable
ALTO
Riesgo importante
MODERADO
Riesgo tolerable
BAJO
Riesgo aceptable
Es aconsejable si es posible, eliminar
la actividad que genera el riesgo, de lo
contrario se deben implementar
nuevos controles de prevencin para
reducir la probabilidad, de proteccin
para disminuir las consecuencias o
compartir el riesgo si es posible, a
travs de plizas u otras opciones
disponibles. (Evitar el riesgo, prevenir,
fortalecer y mejorar controles
existentes. (Prevenir el riesgo,
conservar y mejorar controles
(Proteger la entidad, compartir)
(Aceptar el riesgo)

ANEXO 7

RIESGOS OPERATIVOS INSTITUCIONALES

No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
Nombre riesgo
Prdida de imagen y credibilidad por ineficacia de la accin de intervencin debido al inadecuado trmite
de la misma
Prdida de imagen por incumplimiento de trminos y polticas institucionales
Prdida de imagen y credibilidad por violacin a la reserva de la informacin.
Prdida de imagen por demora en el trmite de las quejas
Prdida de credibilidad por el inadecuado desarrollo de la vigilancia superior
Prdida de imagen por incumplimiento de las funciones del convenio CIVIGEP
Deterioro de imagen institucional por inadecuada elaboracin del Plan Estratgico
Prdida de imagen por el inadecuado manejo de la informacin institucional
Prdida de imagen por no presentacin del informe del sistema de Control Interno
Incremento en gastos de funcionamiento por trmite de investigaciones por un mismo hecho
Incremento en costos por indebida adjudicacin de registros, solicitudes, quejas
Prdida de activos por prdidas de elementos devolutivos, entre ellos, el material bibliogrfico
Prdida de imagen por vencimiento de los trminos procesales
Afectacin del recurso humano por errados estudios de seguridad
Prdida de imagen por inadecuado trmite en resolucin de casos de Derechos Humanos
Prdida de imagen por demora en cumplimiento o incumplimiento de objetivos y metas estratgicas
Prdida de credibilidad por extemporaneidad de los informes de auditoria
Deterioro de la imagen institucional por imposicin de sanciones no econmicas
Incremento en costos operativos debido a la realizacin de acciones, trmites y toma de decisiones
inadecuadas
Incremento en costos operativos por conciliaciones bancarias extemporneas
Prdida de credibilidad por desconocimiento de los medios informativos institucionales
Incremento en costos operativos debido a las inconsistencias en los saldos de contabilidad e inventarios
Prdida de imagen por trmite inadecuado de procesos disciplinarios
Prdida de imagen por prescripcin de la accin disciplinaria
Prdida de imagen por errores e inconsistencias en el registro de sanciones e inhabilidades
Prdida de imagen por Inoportunidad en la toma de decisiones relacionadas con la vigilancia y el control
del patrimonio pblico
Incremento de costos operativos por inexistencia de fuentes de recuperacin de informacin confiables y
actualizadas
Prdida de credibilidad por falta de seguimiento y monitoreo de los proyectos financiados por la Comunidad
Internacional.
Prdida de credibilidad por prdida del expediente disciplinario o piezas procesales del mismo.
Prdida de imagen por violacin de la reserva legal del proceso disciplinario
Perdida de imagen por suspensin de la expedicin de certificados de antecedentes disciplinarios
Perdida de credibilidad por informacin jurisprudencial desactualizada
Prdida credibilidad por ausencia institucional en la vigilancia de los procesos contractuales
Incremento en costos operativos por desconocimiento de funciones y procesos
Prdida de imagen por acciones decisiones y trmites errados
Prdida de credibilidad por inadecuada atencin a los usuarios
Prdida de credibilidad por morosidad en el impulso de los procesos coactivos
Incremento de los gastos de funcionamiento por reconstruccin de expedientes o piezas procesales
Prdida de imagen y credibilidad por ausencia de los Agentes del Ministerio Pblico en las actuaciones
procesales
Incremento de costos por realizacin de acciones, trmites y toma de decisiones de ndole administrativos
inadecuados
Incremento de costos por prdida y/o dao de equipos de cmputo
Prdida de imagen por la vinculacin de funcionarios no competentes

No.
50
51
Nombre riesgo
Incremento de costos operativos por desactualizacin en convenios bancarios
Prdida de imagen por mora en la actuacin disciplinaria
EVALUACIN DE RIEGOS
Valores
Deterioro de la imagen institucional por imposicin de sanciones no
econmicas
informacin.
Valores
Prdida de imagen por posesiones con documentacin falsa

Incremento en costos por desconocimiento de funciones y procesos
Perdida de imagen por suspensin de la expedicin de certificados de
0
10
15
20
25

Valores

quejas
Deterioro de imagen institucional por inadecuada elaboracin PDI
Prdida de imagen por vencimiento de los trminos procesales
Valores

Prdida de imagen por errores e inconsistencias en el registro de
0
10
15
20
25

EXPOSICIN AL RIESGO
Valores
Deterioro de la imagen institucional por imposicin de sanciones no
econmicas
disciplinario
Prdida de imagen por errores e inconsistencias en el registro de
contractuales
Valores

Prdida de credibilidad por inadecuada atencin a usuarios
Prdida de imagen y credibilidad por ineficacia de la accin de
intervencin debido al inadecuado trmite de la misma
0
10
15
20
25

MATRIZ DE RIESGOS
MATRIZ DE CONTROLES


Color
Severidad
Consideracin
EXTREMO
Riesgo inaceptable
ALTO
Riesgo importante
MODERADO
Riesgo tolerable
BAJO
Riesgo aceptable
compartir)
(Aceptar el riesgo).


Mapa de Riesgos Procuraduria

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PROCURADURA GENERAL DE LA NACIN

SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIN DEL RIESGO

MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL

Bogot, D.C., 2005

PROCURADURA GENERAL DE LA NACIN

PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIN

MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL

PRESIDENTE COMIT DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

COMIT DE COMPILACIN Y REDACCIN

PROCURADURA GENERAL DE LA NACIN

MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL

PROCURADURA GENERAL DE LA NACIN

Riesgos del macroproceso estratgico

Riesgos del macroproceso disciplinario

Riesgos del macroproceso preventivo

Riesgos del macroproceso de intervencin

Riesgos del macroproceso conexo misional

Riesgos del macroproceso de apoyo

Norma AS/NZ 4360

PROCURADURA GENERAL DE LA NACIN

Valoracin de los riesgos. Consecuencias o

Probabilidad de que ocurra el riesgo

Nivel de exposicin o de severidad del riesgo

Lineamientos para el tratamiento del riesgo

PROCURADURA GENERAL DE LA NACIN

Mapa matriz de severidad

PROCURADURA GENERAL DE LA NACIN

La Administracin Pblica introdujo el concepto de administracin del riesgo en las

PROCURADURA GENERAL DE LA NACIN

1. POLITICA DE ADMINISTRACIN DEL RIESGO

Nos comprometemos a preservar la eficacia operativa de la Procuradura General,

PROCURADURA GENERAL DE LA NACIN

La Oficina de Control Interno, quien realizar las actividades tendientes a la

Los Procuradores Delegados, Auxiliares, Regionales y Provinciales y los Jefes

Los dems servidores pblicos vinculados a la Procuradura General de la

La Alta Direccin y la Oficina de Control Interno, evaluar los aspectos

1.3. SOPORTE METODOLGICO

PROCURADURA GENERAL DE LA NACIN

1.5. COMUNICACIN DE LA POLITICA

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2.1. Normatividad Nacional

Normas tcnicas o estndares Internacionales

COSO REPORT. Comit de Organizaciones y patrocinadoras de la Comisin

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AS/NZ 4360. Estndares para Australia y Nueva Zelanda sobre el manejo de

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Tambin esta expuesta al deterioro de su imagen, como consecuencia de la opinin

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4. MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL

Entidad - Proceso disciplinario

Fuente: Norma AS/NZ 4360 Adaptacin Oficina de Control Interno

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El paso siguiente consisti en parametrizar bajo este esquema los datos en el

Fuente: Norma AS/NZ4360 adaptada a la PGN

Fuente: Norma AS/NZ4360 adaptada a la PGN

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Analizada la normatividad se determinaron los siguientes lineamientos de tipo

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Procesos de capacitacin y formacin orientados al mejoramiento de las

Fuente: Norma AS/NZ4360 *Adaptada a la PGN

Los colores para su identificacin se presentan en la siguiente matriz:

Fuente: Aplicativo proaudit

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