PROCESO DE AUDITORA

Cartilla bsica para auditores

AUDITORAS AL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

Dentro de los nuevos contextos, la actividad de la auditora integral a los Sistemas de Gestin se ha convertido en una herramienta
estratgica, cumpliendo con el papel fundamental de proteger aspectos y activos claves de una entidad u organizacin y, con ello,
ser fuente de apoyo para la comprobacin y vigilancia de la Mejora Continua de cada proceso, rea, producto e indicador.
De esta manera, la auditora est concebida como una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta diseada
para agregar valor y mejorar las operaciones de una entidad, con lo cual se fortalece el cumplimiento de sus objetivos a travs de
un enfoque sistemtico y disciplinado de evaluacin y medicin de los procesos de gestin y control.
Conforme a lo anterior, este documento ser, sin duda, una importante herramienta orientadora para los el grupo de auditores
con que cuenta la Institucin, lderes de los procesos y sus correspondientes equipos de trabajo, todos llamados a participar y
colaborar activamente en el desarrollo y sostenibilidad del Sistema de Gestin Integral Institucional, en favor de los usuarios,
clientes, grupos de inters y comunidad en general.

NORMATIVIDAD
Se presenta como Sistema de Gestin Integral la armonizacin de los sistemas de Gestin de
Calidad, Modelo Estndar de Control Interno, conforme lo establece Resolucin 300 de 2007,
como referente normativo interno legalmente establecido.
Sin embargo, dentro de la normativa aplicable a las entidades de naturaleza pblica se ha
establecido que el Sistema de Gestin Integral est conformado por los sistemas antes
mencionados y adicionalmente por los subsistemas de Gestin Ambiental, Seguridad Industrial
y Salud Ocupacional, Seguridad Informtica y Seguridad de la Informacin, Gestin Documental
y Archivos, y Responsabilidad Social. En este sentido, tambin fue expedido el Decreto Nacional
2623 de 2009, que establece la creacin del Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano y cuyo
artculo 2 plantea la necesidad de complementarlo con los sistemas de Control Interno, Desarrollo Administrativo y Gestin de
Calidad, as como con la Ley 962 de 2005, Modificada por el Decreto 19 de 2012, relacionada con la Poltica de Racionalizacin
de Trmites.

GENERALIDADES DE LA AUDITORA
Las auditoras tienen como propsito evidenciar la eficacia, eficiencia, efectividad y
transparencia de la gestin de los distintos procesos, actividades, planes, proyectos,
operaciones y dems resultados de las entidades para lograr su mejora continua,
promoviendo el ejercicio de autocontrol y autoevaluacin.

Clases de auditora
De acuerdo con la diversidad, las exigencias y las necesidades de las entidades, a continuacin se presentan dos clases de
auditora segn el enfoque y el demandante de la revisin.
1. Auditora segn su enfoque
Se dividen en tres grupos: auditora al sistema de gestin, auditora a los procesos y auditora a los resultados del servicio.
a) La auditora al sistema de gestin evala su efectividad
tanto para desarrollar la estrategia y las polticas, como
para lograr los objetivos y el desempeo esperado. Se
realiza para verificar:
La concordancia entre la descripcin del sistema y su
documentacin con los requisitos establecidos para
ese Sistema de Gestin Integral.
Las actividades relevantes del Sistema de Gestin
Integral, sus resultados y el cumplimiento de
disposiciones establecidas.
Las disposiciones vigentes con el fin de establecer si
son apropiadas para alcanzar los resultados
esperados.
Las disposiciones vigentes para establecer si permiten
eliminar, reducir o atenuar los riesgos asociados a la
operacin del Sistema de Gestin Integral.
Nota: Es importante destacar que cuando se habla de sistema de gestin no
solamente se entiende Calidad o Control Interno, sino tambin otros como Desarrollo
Administrativo, Ambiental, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, Seguridad de
la Informacin, Responsabilidad Social, Gestin Documental y Archivos, entre otros
que pueda tener la entidad. Esto implica que la auditora puede centrarse en uno o
en varios de los sistemas que se encuentren implementados.

a. Evala la efectividad del Sistema de Gestin Integral

tanto para desarrollar las estrategias y las polticas,
como para cumplir los objetivos y el desempeo
esperado.
b. Evala la adecuacin, la aptitud, la conveniencia y
la consistencia de la documentacin que describe los
procesos.
c. Evala la forma como el proceso satisface los
requisitos del modelo de gestin aplicado.
d. Se verifica la concordancia de los procesos y de
procedimientos con los requisitos del cliente y con las
prcticas, los instructivos, las normas, adems de las
especificaciones del servicio.
c) La auditora a los resultados del servicio evala la
efectividad de las medidas de gestin que se adoptan para
garantizar el cumplimiento de las caractersticas
planeadas para un servicio.
Se realiza evaluando la concordancia de la calidad del
servicio con los requisitos del cliente, las especificaciones
definidas en la legislacin y la documentacin que precise
la manera de prestar el servicio.

b) La auditora a los procesos evala la efectividad de las

medidas de gestin en un determinado proceso:
2. Auditora segn quin la solicite
El criterio que define al segundo grupo de auditoras es el tipo de solicitante.
a) Auditoras de primera parte: Se refiere a las auditoras
internas. Son llevadas a cabo por, o en nombre de, la
propia organizacin para fines internos. Puede construir la
base para la auto-declaracin de conformidad de una
organizacin. Su objetivo es determinar si el Sistema de
Gestin Integral es acorde con los requisitos planificados
y si se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.;
es decir, evaluar la eficacia, eficiencia y efectividad del
Sistema de Gestin Integral e identificar oportunidades de
mejoramiento.
b) Auditoras de segunda parte: Consiste en una auditora
externa. Es realizada por las partes que tienen un inters
en la organizacin, como los clientes, o por otras personas

en su nombre. Su objetivo es evaluar el cumplimiento de

las obligaciones contractuales y puede ser utilizada para
evaluar y seleccionar proveedores, as como para
mantener relaciones cordiales, respetuosas y beneficiosas
para las partes.
c) Auditora de tercera parte: Es una auditora externa que
hacen organizaciones auditoras independientes, como
aquellas que ofrecen registro o certificaciones de
conformidad de acuerdo con los requisitos de las normas
NTCGP: 1000: 2009, ISO 9001, ISO 14001 y SUA. Su
objetivo es evaluar la capacidad para cumplir los requisitos
de NTCGP: 1000: 2009, y su propsito es la certificacin
o reconocimiento por un tercero.

Actores del proceso de auditora

El cliente o el
solicitante
de
la
auditora pueden ser la
Alta Direccin, el
representante de la
Alta Direccin, las
oficinas de Control
Interno o quien haga sus veces o los lderes de los
procesos.
El
auditado.
Toda
la
organizacin es susceptible de
ser auditada, es decir, en todos
los niveles jerrquicos e
independientemente de la
vinculacin de sus servidores o
colaboradores.
El auditor es la persona de la
organizacin
con
la
competencia para llevar a cabo
una auditora. En el caso de la
Institucin, el Auditor Lder es
el Jefe de la Oficina Asesora de
Control Interno, quien est
apoyado por servidores de la
misma rea y auditores
internos formados por la institucin de otras reas.

OBJETIVOS DE LAS AUDITORAS

Para el desarrollo de una auditora a un Sistema de Gestin
Integral - SGI se deben tomar como referentes los requisitos
del Sistema de Gestin de Calidad basado en la NTCGP
1000:2009, los elementos del Modelo Estndar de Control
Interno MECI 1000:2005 y los procedimientos establecidos
por la gestin de Evaluacin Independiente y Mejoramiento
Continuo de la Institucin. Es decir, que este modelo de
auditora busca evaluar la conformidad y el cumplimiento de
los 243 requisitos del SGC, los 29 elementos del MECI, el
desarrollo del Programa Anual de Auditoras y los
estndares establecidos por la institucin y el proceso
responsable de la Evaluacin Independiente.

Objetivos de las Auditoras

Determinar la conformidad o no de cada uno de los
elementos del SGI con los requisitos observados.
Determinar la eficacia del SGI implantado, para alcanzar
los objetivos.
Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar su
proceso.
Facilitar la certificacin del SGI del organismo auditado
en un registro externo.
Recomendar a la Alta Direccin la implementacin de
planes de mejora necesarias para hacer que se cumplan
los requisitos reglamentarios.

Razones para realizar una Auditora

Verificar si la entidad y su SGI cumplen los requisitos establecidos y las acciones que se estn implementando.
Sirve como herramienta de percepcin del estado en que se encuentra la entidad antes de dar comienzo a un procesos de
certificacin por parte de entes externos.
Hacer la evaluacin, en el marco del propio organismo, de su SGI con relacin a una norma de SGI

CUALIFICACIN DE LOS AUDITORES

FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y TAREAS DE LOS AUDITORES

Responsabilidades

Funciones

Del Auditor Lder

Del equipo auditor o auditores
Del auditado

Del Auditor Lder.

Del equipo auditor o auditores
El auditado es elemento pasivo y no realiza ninguna funcin.

Auditor lder: Conviene confiar a un auditor la responsabilidad del equipo auditor y de la propia auditora. En la institucin
Universitaria Pascual Bravo esta responsabilidad est en cabeza del jefe de la Oficina Asesora de Control Interno.
Independientemente de la especificidad de cada sistema, tanto el auditor lder como el equipo de auditora tienen las siguientes
responsabilidades:
Equipo auditor:
Auditor lder:
Planear y gerenciar todos los pasos de la auditora.
Soportar al lder del equipo.
Conducir la auditora.
Estar preparado para el desarrollo de la auditora.
Acompaar en la seleccin del equipo y en su instruccin.
Participar en las reuniones de apertura y cierre.
Controlar los conflictos y propiciar la superacin de
Cumplir las tareas designadas por el auditor lder.
situaciones difciles.
Mantener la programacin y el objetivo de la auditora.
Conducir y controlar todas las reuniones con el equipo
Documentar y apoyar todas las constataciones.
auditado.
Realizar aportes que considere necesario para el mejor
Tomar decisiones de la auditora y en el SGI.
desarrollo de la auditora
Comunicar los resultados de las auditoras sin atraso.
Mantener al auditado informado del desarrollo.
Comunicar los mayores obstculos encontrados.
Proteger todos los documentos.
Comunicar inmediatamente las no conformidades crticas.
Mantener confidencialidad.
Tener habilidades de comunicacin eficaces.
Ser objetivo y tico.
Informar los resultados, conclusiones recomendaciones
Apoyar a los dems miembros del equipo auditor en el
finales de la auditora.
proceso de auditoria

RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES AUDITOR LDER

Responsable final de todas las fases de la auditora; debe preparar el plan y presentar
el informe de la auditora.
Participar en la seleccin de los miembros del equipo auditor y presentarlos ante el
auditado.
Definir los requisitos de cada trabajo de la auditora. Revisar la documentacin del SGI.
Dar instrucciones al equipo auditor.
Informar y comunicar al auditado, sobre los resultados de la auditora, las no
conformidades crticas y los obstculos importantes durante el curso de la auditora.

RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES AUDITORES ACOMPAANTES

Elaborar un informe sobre los resultados de la auditora y consignar
las observaciones.
Cooperar con el auditor lder.
Preparar y realizar con eficacia las responsabilidades asignadas.
Actuar con objetividad y limitarse al mbito de la auditora. Respetar
la deontologa profesional.
Recoger y analizar datos para obtener conclusiones relativas al SGI
auditado.

RESPONSABILIDADES AUDITADO
Informar al personal afectado, sobre el objeto y finalidad de la auditora; designar al personal de
apoyo que acompaara al equipo auditor en determinadas actividades de la auditora.
Poner a disposicin del equipo auditor, los medios necesarios para asegurar el desarrollo ptimo
de la auditora.
Cooperar con los auditores para alcanzar los objetivos de la auditora.
Establecer e implementar las acciones correctivas, atendiendo al informe de la auditora.

ETAPAS DEL PROCESO AUDITOR

PREPARACIN DE LA AUDITORA
Para llevar a cabo una buena auditoria interna, la preparacin es de suma importancia.
Esta preparacin consiste en una serie de diferentes elementos, como:
-

Determinacin del alcance de la auditoria.

Estudio de los documentos importantes.
Acordar el itinerario o programa de auditoria.
Preparacin de listas de verificacin o cuestionarios.

Revisin preliminar del SGI auditado

- Si el SGI no es el adecuado, conviene no continuar con la auditora.
- Sirve de base para preparar la auditora y analizar el SGI auditado.
Documentos de trabajo
- Listas de verificacin para cada elemento del SGI.
- Formularios para recoger observaciones y formularios para
consignar evidencias.

IMPORTANTE: Para cada una

de estas etapas se debe asignar
un tiempo, que puede variar
desde unos pocos minutos,
hasta varias horas. No obstante,
cada etapa es igual de importante y la auditoria debe
completarse si se quiere que la auditoria sea efectiva y
sin problemas.

Tareas del equipo auditor

- Conviene asignar a cada miembro del equipo auditor, la auditora
de elementos especficos del SGI. Esta asignacin ser hecha por
el auditor lder.
Plan de la auditora
- Presentado y conocido con antelacin.
- Flexible para permitir cambios durante la auditora.
- Debe incluir: objetivos, identidades del equipo auditor, fecha y lugar
de la auditora, reas a auditar.

Estudio de los documentos relevantes

Una vez que sea establecido el alcance de la auditoria con el Auditor Lder, es el momento de llevar a cabo una revisin inicial de
los documentos relativos a la auditoria, los cuales normalmente consisten en:
a) El Manual de Calidad, caracterizacin y procedimientos aplicables al proceso
auditado.
b) Documentos y especificaciones que soportan formalmente al proceso auditado.
c) Los hallazgos y observaciones encontradas en la ltima auditoria, as como cualquier
lista de verificacin de que se disponga, ambos aplicables al proceso a ser auditado.
d) Registros del anlisis de las acciones correctivas relativas al proceso.

EJECUCUN DE LA AUDITORA
Los responsables de la gestin del programa de auditora deben:
Establecer los objetivos y la extensin del programa de auditora.
Establecer las responsabilidades, los recursos y los procedimientos.
Asegurarse de la implementacin del programa de auditora.
Controlar, revisar y mejorar el programa de auditora.

Es importante resaltar que para la gestin de un programa de auditora se debe aplicar el ciclo PHVA (Planear, Hacer Verificar y
Actuar).

Planear

Actuar

Elaborar un programa de auditoras.

Iniciar la auditora.
Definir los objetivos, el alcance y los criterios.
Definir los recursos.
Revisar el procedimiento.
Designar el auditor lder.
Determinar la viabilidad.
Conformar el equipo auditor.
Revisar documentos.
Preparar la auditora de campo.
Preparar los documentos de trabajo: plan de
auditora, lista de verificacin y solicitud de acciones
correctivas.
- Asignar trabajo al equipo auditor.
-

- Realizar actividades complementarias.

- Realizar mejoras al programa de auditora.

Hacer

Verificar

Realizar la auditora de campo.

Efectuar la reunin de apertura.
Definir los canales de comunicacin.
Recolectar y verificar la informacin.
Generar los hallazgos de la auditora.
Preparar las conclusiones de la auditora.
Realizar la reunin de cierre.

Preparar, aprobar y distribuir el informe.

Terminar la auditora.
Seguimiento y revisin.
Identificar la necesidad de acciones correctivas,
preventivas y/o planes de mejoramiento.
- Identificar las oportunidades de mejora.
-

Elaboracin del programa de auditora

Anualmente se presenta y aprueba por el Comit Rectoral el Programa de Auditoras Internas para la verificacin de la conformidad
del Sistema de Gestin Integral, el cual se elabora en el formato EVI-FR-01 (Programa de Auditoras) teniendo en cuenta las
necesidades de la Institucin para cada vigencia a evaluar.
Un programa de auditora tambin incluye la planificacin, la provisin de recursos y el establecimiento de procedimientos
apropiados para su realizacin dentro del programa. Por tal motivo deberan establecerse los objetivos de un programa de auditora
para dirigir la planificacin y la realizacin de las auditoras.
Elaboracin del plan de auditora
El encargado de hacer la planificacin de la auditora es el auditor lder, en cuyas manos est coordinar todas las actividades
referentes a la preparacin y desarrollo de la auditora.
En los criterios globales de un programa de auditora se establece que la misma debe basarse en objetivos, alcance y criterios
documentados, siendo los objetivos de la auditora los que definen qu es lo que se pretende alcanzar con su realizacin.
Para dar cumplimiento al programa de auditora, los integrantes del equipo auditor procedern de la siguiente manera:
Definir el alcance de la auditora: Es describir la extensin y los lmites de la auditora, tales como ubicacin, unidades de la
organizacin, actividades y procesos a ser auditados, as como el periodo de tiempo cubierto por la auditora.
Solicitar la documentacin necesaria. Antes de desarrollar las actividades de la auditora in-situ, la documentacin del auditado
debe ser revisada para determinar la conformidad del sistema con los criterios de auditora.
Preparar la Lista de Verificacin. Los miembros del equipo auditor deben revisar la informacin pertinente a las tareas asignadas
y preparar los documentos de trabajo que sean necesarios como referencia y registro del desarrollo de la auditora.
Elaboracin del Plan de Auditora. El lder del equipo auditor debe preparar un plan de auditora que proporcione la base para
cumplir el objetivo acordado previamente respecto a la realizacin de esta.
Comunicar el Plan de Auditora. El lder del equipo auditor debe comunicar al auditado el correspondiente Plan de Auditoria
con la antelacin suficiente para que, tanto el auditado como su equipo de trabajo, estn a entera disposicin
Desarrollo de la auditora

Ejecucin de la auditora. "La auditora debe ser planificada apropiadamente y el trabajo de los asistentes del auditor, si los hay,
debe ser debidamente supervisado".
Por la gran importancia que se le ha dado al planeamiento en los ltimos aos a nivel nacional e internacional, hoy se concibe al
planeamiento estratgico de la auditora como todo un proceso de trabajo al que se pone mucho nfasis, utilizando el enfoque de
"arriba hacia abajo". Este planeamiento se refleja finalmente en la elaboracin del Programa de Auditora.

1. Reunin inicial
Se debe realizar una reunin de apertura con los responsables de los procesos a auditar, la cual
tiene el propsito de:
Confirmar el Plan de Auditora.
Proporcionar un breve resumen de cmo se llevarn a cabo las actividades de auditora.
Presentar el equipo auditor.
Establecer los canales de comunicacin.
Proporcionar al auditado la oportunidad de hacer preguntas.
En algunos casos, de acuerdo con la complejidad de la auditora, la reunin de apertura simplemente puede consistir en comunicar
que se est realizando una auditora y explicar su naturaleza. En otros casos, la reunin debe ser formal y mantener registros de
los asistentes.
El auditor lder en representacin del equipo auditor informar al auditado sobre el desarrollo de la auditoria, el establecimiento
de la mismas bajo la premisa de la obtencin de evidencias y realizacin de pruebas sobre las mismas, aplica procedimientos y
tcnicas de auditoria para la formulacin de hallazgos, observaciones, conclusiones y recomendaciones, lo cual quedar
consignado en la correspondiente Acta de Apertura (Formato EVI-FR-05).

2. Recogida de evidencias
Es necesario tener en cuenta que debe recopilarse y verificarse, mediante un muestreo
apropiado, la informacin pertinente para los objetivos, el alcance y los criterios de la
auditora, incluyendo la informacin relacionada con las interrelaciones entre funciones,
actividades y procesos. Solo la informacin que es verificable puede constituir evidencia
de la auditora, la cual debe ser registrada.
- A travs de entrevistas, examen de documentos y observacin de las reas afectadas.
- Anotar los indicios de No Conformidad para su posterior investigacin.
Para ejecutar la auditora, los auditores procedern as:
a) De acuerdo con la lista de verificacin, har las preguntas o pruebas de cumplimiento para obtener informacin a travs de:
Entrevistas con funcionarios, contratistas y otras personas que puedan afectar el proceso.
Observacin de las actividades, de las condiciones y medios de trabajo circundantes.
Documentos tales como la poltica, objetivos, planes, proyectos, caracterizaciones, procedimientos, formatos, entre otros.
Registros de inspeccin, supervisin, interventora, actas de reuniones, comits, reportes de auditoras, registros de
programas y seguimientos, informes de gestin y resultados, etc.
Resmenes de datos e indicadores de desempeo.
Registros de las bases de datos y los procedimientos.
Registros de otras fuentes, por ejemplo retroalimentacin de la ciudadana y dems informacin externa pertinente, como
la de los proveedores.
Bases de datos computarizadas y sitios de red.
b) Una vez analizada dicha informacin proceder a registrar los hallazgos de la auditora siguiendo las instrucciones establecidas
en el procedimiento GEM-PR-01

3. Anlisis de Hallazgos de la auditora

La evidencia de auditora debe ser evaluada con respecto a los criterios de auditora para poder
generar los hallazgos, los cuales pueden indicar tanto conformidad como no conformidad con los
criterios. De igual manera, cuando los objetivos de la auditora as lo especifiquen, los hallazgos
pueden identificar una oportunidad de mejora.
Las conclusiones de la auditora pueden tratar aspectos tales como:
El grado de conformidad del Sistema de Gestin Integral (MECI 1000:2005 y NTCGP
1000:2009).
La efectiva implementacin, mantenimiento y mejora del Sistema
de Gestin Integral.
La capacidad del proceso de revisin por la Alta Direccin para
asegurar la permanente idoneidad, adecuacin, eficacia,
eficiencia, efectividad y mejora del sistema.
Si los objetivos de la auditora as lo especifican, sus conclusiones
pueden llevar a recomendaciones de auditoras futuras.

El equipo auditor, antes de la reunin de cierre de auditora, debe reunirse para:

Analizar los hallazgos de la auditora y cualquier otra informacin recolectada. Los
hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditora
y/o identificar una oportunidad de mejora.
Acordar las conclusiones de la auditora.
Formular las recomendaciones pertinentes.
Registrar las no conformidades evidenciadas en el formato denominado Solicitud de
Accin Correctiva.
Hacer otras observaciones y exponer oportunidades de mejora, caso en el cual se
puede pedir un plan de mejoramiento.

4. Reunin de Cierre de auditora

Presidida por el lder del equipo auditor, en ella se presentan los hallazgos y las conclusiones de la auditora, de tal manera que
sean comprendidos y reconocidos por el auditado, y se acuerda, si es necesario, un intervalo de tiempo para que el auditado
presente un plan de acciones correctivas y preventivas. Entre los participantes de la reunin de cierre debe incluirse al auditado
y podra tambin estar el cliente de la auditora y otras partes.
El equipo auditor llevar a cabo la reunin de cierre con los funcionarios que atendieron la auditora y el responsable del proceso
auditado. En dicho encuentro se ratifican los siguientes aspectos:
Objeto de la auditora.
Presentacin del informe de auditora.
Conclusiones.

INFORME DE LA AUDITORA
Es responsabilidad del auditor lder y el equipo auditor.
El informe tiene por objeto exponer los hechos, analizar las causas y recomendar acciones
correctoras.
En caso de duda sobre alguna situacin auditada, es necesario aclararla antes de presentar
el informe.
Debe contener: objetivo y alcance de la auditora, observaciones de No Conformidad,
capacidad del SGI para alcanzar los objetivos definidos, lista de distribucin del informe.
El Informe Final de la auditora debe emitirse en el periodo de tiempo acordado. Si esto no es posible, se debera comunicar al
cliente y/o auditado las razones del retraso y acordar una nueva fecha de emisin.
En esta etapa, el auditor debe tener en cuenta que
- El Informe Final debe estar fechado, revisado y aprobado de acuerdo con los procedimientos del programa de auditora.
- Una vez aprobado el Informe Final, debe distribuirse entonces a los receptores designados por el cliente de la auditora.
- El Informe Final de auditora es propiedad del cliente de la auditora. Los miembros del equipo auditor y todos los receptores del informe deben
respetar y mantener la debida confidencialidad sobre el informe.
- La auditora finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan de auditora se hayan realizado y el informe aprobado se haya distribuido.
- Los documentos que pertenecen a la auditora deben conservarse o distribuirse de comn acuerdo entre las partes participantes y siguiendo los procedimientos del programa
de auditora y los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables.
- Salvo que sea requerido por ley, el equipo auditor y los responsables de la gestin del programa de auditora no deben revelar el contenido de los documentos, cualquier
otra informacin obtenida durante el proceso, ni el informe a ninguna otra parte sin la aprobacin explcita del cliente de la auditora, adems de la del auditado cuando sea
apropiado. Si se requiere revelar el contenido de un documento de la auditora, el cliente y el auditado deberan ser informados tan pronto sea posible

COMPORTAMIENTO DEL AUDITOR

Recomendaciones prcticas
En el desarrollo de la auditora es necesario que tanto el lder como su equipo auditor
adopten comportamientos para planear y ejecutar actividades que hagan exitoso el
proceso. Con tal objetivo se recomienda tener en cuenta lo siguiente:
Evitar llegar sin previo aviso a realizar la auditora.
No emitir opiniones personales, basar sus apreciaciones solo los hechos y datos
soportados, no tener en cuenta rumores, suposiciones o situaciones que no se
encuentren debidamente registradas.
Ser claros en las explicaciones, el lenguaje debe ser simple, preciso y adaptado al
interlocutor.
Motivar a la mejora de las No Conformidades.
Hacer preguntas consistentes con el alcance y que permitan analizar la situacin.
Permitir al entrevistado responder y demostrar cmo son manejados los asuntos.
Dar tiempo al entrevistado para que revise los hallazgos y para identificar los elementos del sistema en los que se encuentran
deficiencias.
Cumplir con el alcance de la auditora y examinar en detalle la documentacin soporte
Demostrar paciencia y nunca calificar ni descalificar y adaptarse a la situacin y al auditado.
Tener en todo momento el control de la auditora. Preguntar y escuchar, no prestarse para discusiones con el auditado.
Finalmente, SIEMPRE escuchar activamente y mantener un tono de cooperacin.

Un auditor siempre debe tener en cuenta que

- La revisin del Manual de Calidad, caracterizacin y procedimientos que se realiza, es una revisin general necesaria para la preparacin de los
cuestionarios, no es una revisin a profundidad.
- El auditor debe de revisar que el alcance establecido es adecuado.
- Al llevar a cabo la revisin general de los documentos, el auditor deber considerar cuanto tiempo tomar la preparacin de los cuestionarios de auditoria, as como el tiempo
que llevar realizar la auditoria y confirmar que el tiempo asignado es suficiente.
- Previamente, debe analizar los sistemas utilizados por la Entidad, as como la tecnologa empleada, a fin de que no le sean desconocidos y tenga el suficiente conocimiento
y manejo del sistema como para poder llevar a cabo la auditoria.
-

- Se deben revisar los soportes de auditoras anteriores para asegurarse de que entiende todos los requerimientos y conoce los cambios.

La mejora continua no es un hecho aislado de la entidad que pertenezca solo a las oficinas que lideran el
proceso de calidad, sino que debe articular e integrar todas las acciones de mejora institucionales tanto de
los procesos misionales como de apoyo con el fin de cumplir los objetivos organizacionales.