Sistema de Gestin de los Documentos de Ingeniera [EDMS]

El camino para la Colaboracin de Ingeniera y Mejora de Procesos

La gestin de informaciones es crucial para el xito de cualquier

organizacin. En el sector de Manufactura y Arquitectura,
Ingeniera y Construccin [AEC], la naturaleza del negocio exige
una forma Web-based y centralizada de administrar y compartir
documentos. Arquitectos, designers, ingenieros, contratistas,
proveedores y fabricantes requieren mtodos eficaces para
trabajar con un gran nmero de documentos que frecuentemente
consisten de cientos de tipos de archivos diferentes, incluyendo
documentos Office y PDF, dibujos en CAD y archivos de
imgenes. Exigen una manera simple de administrar las
relaciones muchas veces complejas entre dibujos de ingeniera y los documentos
relacionados dentro de los procesos de negocio existentes.
En un mundo orientado por la colaboracin global, es ms importante que nunca que
personas y organizaciones se comuniquen entre s. Ideas, proyectos, documentos y
contenidos ahora pueden ser compartidos y distribuidos en forma rpida y eficiente. El xito
de cualquier sector depende de la flexibilidad para reaccionar rpidamente a los cambios.
EDMS desempea un papel esencial en el sector de AEC y Manufactura al facilitar la
adquisicin, discusin y redistribucin de las informaciones modificadas.
Documentos de ingeniera deben ser entregues a otros departamentos en la organizacin,
convertidos en formatos fcilmente accesibles y almacenados en sistemas donde otras
personas puedan recuperar las informaciones, sustituyendo copias ultrapasadas.
El aplicativo de ECM de SoftExpert, SI EDMS, ofrece una solucin de gestin de contenido
de ingeniera robusta y altamente escalable para toda la organizacin. Crea la plataforma
esencial de colaboracin que
conecta a las personas y une la
ingeniera a la corporacin al
mismo tiempo que impulsiona
informaciones relativas al design
de fuentes diferentes, en todas las
fases del proyecto.
El EDMS de SoftExpert ofrece un
depsito nico de autoridad para
almacenar y organizar
documentos de ingeniera. La
solucin les ofrece a los ingenieros
y a los equipos de soporte un
entorno seguro y colaborativo con
base en Web para crear, capturar,
revisar y administrar documentos
de ingeniera completos y en
marcha. Adems, el EDMS de
SoftExpert reduce el tiempo gasto
en la administracin de
documentos y proyectos y mejora
la productividad al tornar el
contenido de ingeniera ms
accesible a las partes
involucradas.

PRINCIPALES FUNCIONALIDADES
Definicin e Indexacin
La arquitectura de la solucin ofrece captura de contenido e
integracin nativa con herramientas de autora que son estndar en
el sector, incluye documentos Office (Microsoft, OpenOffice, etc.),
dibujos de ingeniera (AutoCAD, Microstation, SolidWorks, Solid
Edge, etc.), PDF, media rica, entre otros.
Suministra indexacin de contenido automtica y generacin de
nmero de documento con capacidades extensibles de metadatos y
mscaras de identificacin, en conformidad con la taxonoma
corporativa.
Administra y traza relaciones padre/hijo y externas en proyectos
CAD, incluye atributos, integracin de dimensiones y de datos.
Crea modelos para ayudar a indexar nuevos documentos, crear
nuevos registros al almacenar metadatos estndar que pueden ser
utilizados cuando un usuario aade nuevas informaciones al sistema.
Ofrece una forma rpida y potente de importar/exportar
automticamente lotes de documentos creados internamente o
recibidos de proveedores o subcontratados.

Mask

Paper size(uuu) + Purchase Order Number(uu) + Contract Number(uu)

Busca y Visualizacin
Suministra buscas intuitivas y recupera informaciones en
depsitos federados utilizando tecnologa avanzada,
incluye recuperacin total de texto - full text retrieval,
destaque del trmino de busca - highlighting, categoras de
metadatos y dinmicas.
Permite que los usuarios fcilmente construyan y guarden
consultas de buscas utilizando criterios predefinidos,
campos, usuarios de sistema, tipo de documento, fechas de
creacin/modificacin, estatus de aprobacin de
documentos, versin del documento, nmero del
documento y cualquiera otro metadato.
Realiza previa del contenido sin hacer download del
documento, utilizando un visualizador empotrado que
soporta todos los formatos de documento de dibujo y Office
comnmente utilizados.
Exhibe y compara versiones antiguas y nuevas de
documentos CAD para verificar si todos los cambios de
ingeniera fueron hechos correctamente.

Suministra visualizaciones de navegacin para organizar documentos de acuerdo con cualquier combinacin de
metadatos. Los usuarios logran visualizar rpidamente archivos anexos y una lista de todas las relaciones padre/hijo con
un documento.
Obtiene ms informaciones relativas al documento, como historial de auditora, marcas o revisiones anteriores de
contenido al colectar detalles en la visualizacin de datos del documento.

Alteracin y Colaboracin
Automatiza procesos de gestin de documentos, como
solicitaciones de alteracin y procesos de revisin y aprobacin de
documentos.
Define rutas automticamente para mltiples autores, revisores y
aprobadores antes de estar listo para distribucin general.
Extiende la solucin ms all de registros electrnicos para
integrar la gestin de registros fsicos con contenido electrnico,
permite la retencin, el descarte y la proteccin, adems de
polticas de auditoras asociadas a registros
de negocio
independientemente de localidad o tipo.
Ofrece un espacio de trabajo seguro para controlar el recibimiento
y la entrega de documentos con partes externas, comparte y edita
documentos y proyectos directamente del navegador del usuario.
Crea diversas marcas para un determinado documento para
comunicar cambios de revisin y aprobacin que necesitan ser
hechas a un documento de ingeniera.
Suministra notificacin inmediata de tareas pendientes que
exigen atencin con la descripcin del trabajo a ser hecho, un
visualizador de tareas, quien atribuy la tarea y cundo necesita
estar concluida.
Suministra a los gerentes y a otros revisores una forma, en
conformidad con la regulacin, de firmar documentos
electrnicamente, al mismo tiempo en que suministra la
equivalencia de la autenticidad de la firma en un documento en
papel a travs del tipo de modelo de firma XML o CMS.
Pone a disposicin marcas - redlines para sugerir alteraciones o
suministrar feedback sobre documentos asociados a flujos de
trabajo y proyectos de ingeniera.
Ofrece un flujo de trabajo integrado ad-hoc para garantizar
procesos adecuados de aprobacin, control de versin y revisin y
funcionalidades de check-in /check-out para eliminar cambios
simultneos en el contenido.

Control de Proyecto
Captura, clasifica y evala todas las fuentes de demanda
para priorizar adecuadamente y reubica recursos a las
mayores oportunidades de valor.
Define bases para capturar el plan de proyecto inicial y
concienciar a todo el equipo sobre el desempeo del
proyecto con indicadores esenciales de desempeo,
como anlisis de valor agregado y variancias.
Mantiene un modelo completo de la capacidad de la
organizacin y de planificacin de recursos, inventario de
habilidades, carga de trabajo de diversos proyectos y
demanda de recursos.
Optimiza el uso de habilidades y garantiza que todos los
recursos de misin crtica estn alineados con proyectos
de alta prioridad.
Suministra proyectos o modelos reutilizables que ayudan
a los practicantes a crear planes de proyecto de calidad
consistentemente superior, incluye entregables y
recomendaciones para sus propias mejores prcticas.
Aumenta la productividad y las eficiencias del local de
trabajo a travs de la colaboracin con workflows
integrados que automatizan y trazan el flujo de todo el
trabajo del proyecto.
Traza el progreso de las informaciones distribuidas con
transmisiones de documento del proyecto que se extiende
para incluir a proveedores externos, contratistas,
proveedores, etc.
Identifica y administra posibles riesgos, problemas,
cambios o cualquier excepcin en tiempo hbil para
abordar el posible impacto sobre cronograma y coste.
Promueve con eficacia la comunicacin de informaciones
a travs de grficos, incluye Grficos Gantt, Histogramas,
Diagramas y Grficos de Red de Actividades.
Analiza grficamente el portafolio de proyectos a lo largo
de varios indicadores de desempeo.
Certifica que el proyecto fue concluido de acuerdo con el
presupuesto especificado, cronograma, objetivo y
alcanz el resultado pretendido.
Archiva todo el contenido del proyecto como un modelo
para futuros proyectos, anlisis de lecciones aprendidas
y auditoras.

Check-in y Check-out automticos | Control de revisin

Transmisin de contenido | Mltiples flujos de trabajo | Markup y Redline
Comentarios electrnicos | Caminos de auditora | Fcil configuracin
Buscas personalizadas | Colaboracin automatizada | Integraciones CAD

SOFTEXPERT EXCELLENCE SUITE

EMPRESA
SoftExpert es la empresa lder de mercado en soluciones para excelencia y ajuste empresarial. Desde el nivel operacional
hasta el estratgico, del back-office hasta la cadena de suministro, de los colaboradores internos hasta los clientes y
proveedores, SoftExpert disponibiliza las mejores prcticas y mecanismos para la excelencia en procesos, ajustes
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Fundada en 1995, SoftExpert tiene una historia marcante de innovacin y crecimiento, atendiendo hoy a ms de 2 mil
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variados tamaos y ramos de actuacin, incluye manufactura, automotor, farmacutico, alimentos y bebidas, mquinas
y equipos, alta tecnologa y TI, energa y utilidad pblica, minera y metalurgia, qumica y petroqumica, aviacin y
defensa, gobierno y sector pblico, menudeo y distribucin, servicios financieros, transporte y logstica, salud, educacin,
ingeniera y construccin, y muchos otros.
Junto con su red de aliados, SoftExpert ofrece servicios de implantacin, entrenamiento, hospedaje, validacin, soporte y
asistencia tcnica, asegurando que sus clientes logren el mximo valor de retorno de la inversin. Con una estructura de
servicio globalizada, SoftExpert es el aliado cierto para acompaar el crecimiento de su empresa.

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SoftExpert es marca registrada de la SoftExpert Software for Performance Excellence.
Todas las informaciones suministradas en este catlogo estn sujetas a alteraciones sin previa notificacin.

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