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DEDICATORI A
Esta tesis est dedicada a mis padres, Fabin Fernndez y Alicia Morocho,
sin los cuales el sueo de llegar a ser una profesional no habra sido posible,
ya que con su apoyo, esfuerzo, nimo y amor me impulsaron a concluir con
esta etapa de mi vida.
ii
AGRADECIMIENTO
En primer lugar a mi Seor, creador y Padre que como dice su palabra tiene
planes solo de bien y no de mal para m y ahora veo uno de ellos
hacindose realidad, gracias mi Dios por tu amor y bendiciones, por ser mi
fortaleza y quien me levantaba en los momentos difciles, gracias amado
Dios por ser fiel en todo tiempo.
A mis padres por su apoyo incondicional tanto material como emocional,
porque siempre han estado firmes a mi lado a pesar de las circunstancias.
A mis hermanos con quienes hemos compartido tanto, y con quienes he
podido contar en las situaciones adversas.
A mi sobrino Nagelito, quien lleg como bendicin de Dios a llenar nuestra
casa de felicidad y locuras.
A mi Javi Snchez porque has estado conmigo llenndome con tus detalles,
con tu amor, apoyndome cuando te he necesitado y alentndome a seguir
hasta el final.
A mis hermanos/as en Cristo por su preocupacin y oraciones.
A mi familia Tandicorp que me brindaron su mano amiga y las facilidades
para cumplir con esta meta y continuar trabajando para ustedes.
A todos aquellos que estuvieron siempre pendientes de m y que lograra
terminar esta etapa, quizs no pueda nombrarlos a todos pero mi sincero
agradecimiento para todos ustedes.
iii
iv
Matemtico
Juan Pablo Cevallos
DIRECTOR DE CARRERA DE INGENIERA INFORMTICA
Presente.
Seor Director:
Yo, Noralma Aracely Yanez Morales, Docente de la Carrera de Ingeniera
Informtica de la Facultad de Ingeniera, Ciencias Fsicas y Matemtica de la
Universidad Central del Ecuador
CERTIFICO
Luego de las revisiones tcnicas realizadas, considero que el proyecto
ANLISIS DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS MANUALES DE LA
FACULTAD DE INGENIERA EN GEOLOGA, MINAS, PETRLEOS Y
AMBIENTAL
PARA
ESTABLECER
RESPONSABILIDADES
DE
vi
vii
viii
CONTENIDO
DEDICATORIA ......................................................................................................... ii
AGRADECIMIENTO ................................................................................................ iii
AUTORIZACIN DE LA AUTORA INTELECTUAL ................................................. iv
APROBACIN DEL TUTOR ..................................................................................... v
APROBACIN DEL TRIBUNAL ............................................................................. vii
LISTA DE ANEXOS ................................................................................................xiii
LISTA DE TABLAS ................................................................................................ xiv
LISTA DE FIGURAS ............................................................................................... xv
RESUMEN.............................................................................................................xvii
ABSTRACT .......................................................................................................... xviii
CAPTULO I.............................................................................................................. 1
1.1
1.1.1
1.2
HIPTESIS ............................................................................................................ 2
1.2.1
1.3
1.4
1.4.1
1.4.2
1.5
JUSTIFICACIN ................................................................................................... 4
1.6
ALCANCE ............................................................................................................... 4
1.6.1
1.6.2
1.7
1.7.1
1.8
Beneficios ............................................................................................ 6
HERRAMIENTAS .................................................................................................. 7
CAPTULO II............................................................................................................. 8
2.1
2.2
2.2.1
Observacin ........................................................................................ 9
2.2.2
La Entrevista ....................................................................................... 9
La Encuesta ...................................................................................... 10
ix
2.3
FACULTAD DE INGENIERA EN GEOLOGA, MINAS, PETRLEOS Y
AMBIENTAL ..................................................................................................................... 10
2.3.1
Fundamento Legal............................................................................. 10
2.3.2
2.4
2.5
2.5.1
2.5.2
Procedimientos .................................................................................. 14
2.5.3
2.5.4
2.5.5
2.5.6
2.5.7
2.5.8
2.5.9
2.6
2.6.1
2.6.2
2.7
2.7.1
Introduccin ....................................................................................... 20
2.7.2
Mapa de Procesos............................................................................. 21
2.7.3
2.8
METODOLOGA UTILIZADA PARA EL LEVANTAMIENTO Y ANLISIS
DE LOS PROCESOS DEL REA ADMINISTRATIVA DE LA FIGEMPA .............. 25
2.8.1
Obtencin de informacin sobre las actividades y tareas del proceso y
estructurar su tabla de explotacin .................................................................. 27
2.8.2
2.8.3
3.1.1
3.2
3.2.1
3.2.2
4.1.1.
Objeto................................................................................................ 47
4.1.2.
4.1.3.
Responsabilidades ............................................................................ 51
4.2
Encuestas en lnea.............................................................................................. 51
4.2.1
4.3
4.3.1
4.3.2
4.3.3
4.3.4
4.3.5
4.4
4.4.1
4.4.2
RotatorSurvey ................................................................................... 56
4.4.3
Limesurvey ........................................................................................ 57
4.5
4.5.1
OpinaSurvey ...................................................................................... 58
4.5.2
RotatorSurvey ................................................................................... 62
4.5.3
Limesurvey ........................................................................................ 64
4.6
CAPTULO V .......................................................................................................... 68
5.1
Introduccin .......................................................................................................... 68
5.1.1
Ventajas ............................................................................................ 69
5.2
5.3
5.3.1
CAPTULO VI ......................................................................................................... 83
6.1.
6.2.
6.3.
CONCLUSIONES ................................................................................................... 89
RECOMENDACIONES ........................................................................................... 90
BIBLIOGRAFA ....................................................................................................... 91
Directriz N
xii
LISTA DE ANEXOS
xiii
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Diferencias Gestin Funcional y Gestin por Procesos ..............................18
Tabla 2 .ndices de puntuacin de herramientas para cuestionarios .......................57
Tabla 3. Evaluacin de Requisitos Opina Survey....................................................61
Tabla 4. Evaluacin de requisitos RotatorSurvey ....................................................64
Tabla 5. Evaluacin de Requisitos LimeSurvey ......................................................66
Tabla 6. Cuadro comparativo de soluciones para elaboracin de cuestionarios .....67
xiv
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Estructura Organizacional de la FIGEMPA ..............................................12
Figura 2 . Repaso procesos, subprocesos, actividades y tareas .............................15
Figura 3. Tipos de Procesos ...................................................................................19
Figura 4. Mapa de Procesos ...................................................................................23
Figura 5. Simbologa de Diagrama de Flujo ............................................................25
Figura 6. Diagrama de variables para identificar entradas y salidas........................30
Figura 7. Diagrama Certificado de Matrcula ...........................................................36
Figura 8. Diagrama Certificado de Asistencia a Clases ..........................................38
Figura 9. Diagrama Matrcula Extraordinaria...........................................................40
Figura 10. Diagrama Examen Atrasado ..................................................................42
Figura 11. Diagrama Anulacin Tercera Matrcula .................................................44
Figura 12. Diagrama llenar cuestionarios ................................................................46
Figura 13. Diagrama llenar cuestionarios ................................................................50
Figura 14. Barra de tareas de inicio WAMP Server .................................................72
Figura 15. Men cambia idioma en WAMP Server..................................................72
Figura 16. Archivo de configuraciones de WAMP Server ........................................73
Figura 17. Ingreso a localhost .................................................................................74
Figura 18. Aplicaciones disponibles en www de WAMP Server ..............................74
Figura 19. Pantalla de inicio de encuestas ..............................................................75
Figura 20. Pantalla de login ....................................................................................75
Figura 21. Pantalla inicial de Limesurvey ................................................................76
Figura 22. Informacin de inicio de la aplicacin Limesurvey ..................................76
Figura 23. Informacin general de la aplicacin Limesurvey ...................................77
Figura 24. Configuracin global de la aplicacin Limesurvey ..................................78
Figura 25. Configuracin de seguridad de la aplicacin Limesurvey .......................79
Figura 26. Configuracin extra de la aplicacin Limesurvey ...................................79
Figura 27. Archivo de configuracin de Limesurvey pate 1 .....................................80
Figura 28. Archivo de configuracin de Limesurvey pate 2 .....................................81
Figura 29. Archivo de configuracin de Limesurvey pate 3 .....................................82
Figura 30 Barra de Herramientas de Administracin ...............................................84
Figura 31 Barra de herramienta del cuestionario ....................................................85
Figura 32. Creacin de grupos de usuarios ............................................................85
Figura 33 Creacin de una encuesta ......................................................................86
Figura 34 Versin imprimible del cuestionario .........................................................87
Figura 35 Archivo CSV de encuestados .................................................................87
Figura 36 Botn Generar Estadsticas ....................................................................88
Figura 37 Grfico estadstico de la encuesta ..........................................................88
Figura 38. Dar permisos de administrado .............................................................112
Figura 39. Aceptar trminos de licencia ................................................................112
Figura 40. Finalizar instalacin .............................................................................113
Figura 41. Dar permisos de administrador ............................................................113
Figura 42. Dar click en Next .................................................................................114
Figura 43. Aceptar trminos de licencia ................................................................114
Figura 44. Seleccionar carpeta de instalacin.......................................................115
Figura 45. Seleccin de iconos de acceso rpido .................................................115
xv
xvi
RESUMEN
DESCRIPTORES:
ANLISIS
DE
PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
PROCESO
DE
ABSTRACT
DESCRIPTORS:
ADMINISTRATIVE
PROCEDURES
ANALYSIS
PERFORMANCE
xix
CAPTULO I
INTRODUCCIN
La Facultad de Ingeniera en Geologa, Minas, Petrleos y Ambiental
(FIGEMPA) de la Universidad Central del Ecuador observ que las
actividades de los funcionarios emplean ms del tiempo necesario debido a
los procesos manuales que a diario se realizan.
Estos procesos manuales se basan en modelos tradicionales y dependen de
varios factores que retrasan resultados, por ejemplo, demasiados papeles
por revisar, esperar la disponibilidad del responsable de alguna parte del
proceso, desorden en la documentacin, etc.
En la actualidad la Facultad se encuentra en una etapa de crecimiento y
reformas basado en las nueva leyes de educacin superior, lo cual es muy
beneficioso para la organizacin; pero esto tiene un efecto negativo en el
rea Administrativa ya que no puede responder a la demanda actual y est
causando retrasos en la obtencin de informacin vital para la Institucin.
Por tal motivo, la Institucin requiere una deteccin real de los problemas
para lo cual es pertinente analizar la situacin actual lo cual permitir definir
un nuevo modelo organizacional basado en procesos.
En la mayor parte de empresas e instituciones no existe una definicin
precisa de los procedimientos que se deben aplicar a la hora de elaborar y
distribuir la documentacin. La situacin se complica cuando se requiere la
bsqueda y actualizacin de un documento lo cual presenta prdida de
productividad al organizar y buscar algn documento asociado a un trmite
particular.
El no disponer de una herramienta que facilite las operaciones propias de
una entidad administrativa dificulta el conocimiento de un trmite, como en
dnde inici, en qu estado se encuentra, si ha sido atendido o no, si la
informacin est actualizada, contar con ndices que permitan tomar
decisiones.
1.5 JUSTIFICACIN
A medida que el tiempo transcurre las tecnologas van evolucionando
significativamente, facilitando de esta manera el desempeo del personal en
sus diferentes actividades, as como mejorando el rendimiento y tiempo de
respuesta.
Es tambin el caso de las Instituciones que contaban con diferentes mtodos
para realizar sus actividades, por ejemplo el envo de mensajes se lo haca a
travs de mensajeros o correo postal, incluso por fax, actualmente se hace
uso de las herramientas de envo de correo electrnico lo que disminuye en
gran manera la disponibilidad de la informacin segura y a tiempo.
Las nuevas tecnologas son importantes y necesarias, puesto que agilitan
los procesos, reducen el tiempo de respuesta de los resultados y bajan
considerablemente los costos de gestin.
El objetivo de esta investigacin es analizar los diferentes problemas que se
originan
al
llevar
un
inadecuado
control
en
los
procedimientos
Geologa,
Se
analizar
la/s
herramienta/s
con
la/s
que
se
realizar
la
automatizacin.
1.6.2 Alcance del Proceso seleccionado para la automatizacin
Actualmente la FIGEMPA no cuenta con sistemas que ayuden en el
desempeo de las tareas diarias, la mayora de actividades se las realiza
manualmente.
El proceso seleccionado para ser automatizado es el PROCESO PARA LA
MEDICIN DE RESULTADOS y su alcance es el siguiente:
1.8 HERRAMIENTAS
Los requerimientos de hardware y software que se necesitarn para la
automatizacin del proceso se los detallar ms adelante, una vez definida
la herramienta que se manejar.
CAPTULO II
MARCO TERICO
2.1 ANLISIS ORGANIZACIONAL DE LA FIGEMPA
Hoy, para que una entidad logre alcanzar una posicin slida debe tener
polticas claras, objetivos y metas alcanzables que le permitan cumplir su
misin, visin y en el caso de la Facultad que le permita alcanzar su fines
acadmicos. La organizacin de la Facultad para llevar a cabo dichos
propsitos es primordial, pues por medio de sta se puede medir el grado de
desarrollo, el grado de respuesta a los cambios externos e internos tales
como el cambio de algn tipo de tecnologa, sistema de operacin,
adaptacin a las nuevas condiciones acadmicas.
Para iniciar con el anlisis organizacional es necesario mencionar que la
Facultad cuenta con un organigrama establecido, en el que los empleados
se pueden ubicar dentro de la entidad.
Con esto se ha logrado dos cosas.
1. Darle claridad a los empleados acerca de su ubicacin y modo de
operacin dentro de la Facultad y con el resto de entidades de la
Universidad.
2. Que personas ajenas la Facultad (visitantes) puedan identificar y
entender sin duda alguna el funcionamiento de la misma.
El diagnstico organizacional permitir conocer la situacin real de la
Facultad adems de hallar los problemas o situaciones que afectan el
rendimiento administrativo de la misma. Para obtener un diagnstico exitoso
se debe contar con informacin veraz, analizarla y procesarla.
Con este anlisis se puede conseguir definir las diferentes tareas y
actividades que desempean los colaboradores del rea, adems que se
podr establecer los diferentes requerimientos para llevar a cabo un flujo de
informacin.
tomar
informacin
registrarla
para
su
posterior
anlisis.
Empleo de la entrevista
Gobierno de la Facultad
Fuente
obtenida
http://www.uce.edu.ec/documents/10179/29343/ESTATUTO%20UCE.pdf
11
de
CONSEJO
DIRECTIVO
CONSEJO
ACADMICO
DECANO
SECRETARA DE LA
FACULTAD
DEPARTAMENTO
FINANCIERO
SUBDECANO
INSTITUTO DE
INVESTIGACIN Y
POSTGRADO
BIBLIOTECA
CENTRO DE
CMPUTO
MUSEO
COMISIN DE
REFORMA
COMISIN DE
ADMISIN Y
NIVELACIN
COMISIN DE
EVALUACIN
DOCENTE
COMISIN DE
ACREDITACIN
PUBLICACIONES
CARRERA DE
INGENIERA EN
GEOLOGA
CARRERA DE
INGENIERA EN
MINAS
CARRERA DE
INGENIERA EN
PETRLEOS
CARRERA DE
INGENIERA
AMBIENTAL
DIRECTOR
DIRECTOR
DIRECTOR
DIRECTOR
CONSEJO DE
CARRERA
CONSEJO DE
CARRERA
CONSEJO DE
CARRERA
CONSEJO DE
CARRERA
COMISIN DE
REFORMA Y
ACREDITACIN
COMISIN DE
REFORMA Y
ACREDITACIN
COMISIN DE
REFORMA Y
ACREDITACIN
COMISIN DE
REFORMA Y
ACREDITACIN
12
2.5.2 Procedimientos
Las empresas para poder ejecutar sus actividades de manera eficiente
necesitan poner en prctica ciertas tcnicas y mtodos que conllevan a
desarrollar coordinadamente las operaciones que les permitir adaptarse a
las necesidades de la empresa y su entorno, para alcanzar los objetivos y
metas propuestas por sta. Dentro de estas tcnicas se encuentran los
procedimientos como medios de trabajo que les faciliten la efectividad de las
operaciones diarias.
Por lo general las organizaciones tienen muchos y diferentes conjuntos de
procedimientos que cubren varias tareas para ser efectuadas.
14
diferentes
procedimientos
para
una
misma
labor
16
perfeccionar
las
funciones
administrativas:
Planificacin,
17
procesos
condicionan
la
de
valor
aadido
ejecucin
de
las
actividades
Autoridad
basada
en
departamentales
del proceso
interno o externo
en
la
toma
decisiones
Principio
en
la
toma
de
decisiones
de
eficiencia:
ser
productivo
Las
de descentralizacin
mejoras
ms Principio
de
eficacia:
ser
ms
competitivo
tienen
un
limitado: el departamento
mbito Las
mejoras
tienen
un
mbito
generalizado: el proceso
18
Desarrollo
del
producto,
Fidelizacin
de
clientes,
Modelamiento de Procesos
2.7.1 Introduccin
Frecuentemente, los sistemas, conjuntos de procesos y subprocesos
integrados en una organizacin, son difciles de comprender, amplios,
complejos y confusos; con mltiples puntos de contacto entre s y con un
buen nmero de reas funcionales.
Un modelo puede dar la oportunidad de organizar y documentar la
informacin sobre un sistema.
Modelo
Un modelo es una representacin de una realidad compleja. Modelar es
desarrollar una descripcin lo ms exacta posible de un sistema y de las
actividades llevadas a cabo en l.
Cuando un proceso es modelado, con ayuda de una representacin grfica
(diagrama de proceso), pueden apreciarse con facilidad las interrelaciones
20
21
Los mapas de proceso nos permite identificar claramente los individuos que
intervienen en el proceso, la tarea que realizan, a quin afectan cuando su
trabajo no se realiza correctamente y el valor de cada tarea o su contribucin
al proceso.
Tambin nos permite evaluar cmo se entrelazan las distintas tareas que se
requieren para completar el trabajo, si son paralelas o secuenciales. Dichas
relaciones se indican mediante grficos en forma de mapas conceptuales los
cuales representan flujos de informacin.
La cuestin esencial en la elaboracin de un mapa de procesos es que la
expresin grfica deber ser tan clara, sin sacrificar por ello la precisin, no
existe un formato predeterminado para construir un mapa de procesos. Cada
unidad funcional deber adoptar el diseo que mejor se adapte a la
complejidad o sencillez de la estructura de su sistema, de modo que permita
que todos los componentes de la unidad puedan comprender de forma
rpida cul es su lugar dentro de la entidad y en qu medida su actividad
influye en la de los dems.
Los mapas de procesos nos permiten:
-
Caractersticas principales
24
2.8
METODOLOGA
UTILIZADA
PARA
EL
LEVANTAMIENTO
investigacin
descriptiva
conocida
tambin
como
investigacin
26
Aqu los investigadores recogen los datos sobre la base de una hiptesis o
teora, exponen y resumen la informacin de manera cuidadosa y luego
analizan minuciosamente los resultados, a fin de extraer generalizaciones
significativas que contribuyan al conocimiento
Su objetivo es llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes
predominantes a travs de la descripcin exacta de las actividades, objetos,
procesos y personas.
Su meta no se limita a la recoleccin de datos, sino a la prediccin e
identificacin de las relaciones que existen entre dos o ms variables.
Dentro de esta investigacin descriptiva, se realiz una investigacin de
campo que hace referencia aquella investigacin que se realiza en el lugar y
tiempo en que ocurren los fenmenos objetos de estudio, para este caso,
sera el personal Administrativo de la Facultad.
Las etapas para llevar a cabo esta metodologa se describen a continuacin:
1. Adquirir informacin sobre las actividades y tareas de los procesos y
estructurar su tabla de explotacin.
2. Modelar los diagramas de flujo de los procesos investigados.
3. Analizar y mejorar los procesos si es necesario.
4. Realizar el diagrama de flujo del proceso mejorado.
28
CAPTULO III
ANLISIS
RACIONALIZACIN
DE
PROCESOS
DEL
REA
identificar deficiencias que tienen un estrecho vnculo con los servicios que
se ofrecen, para lo cual se utilizar los diagramas de flujo.
a actividades de
las
directrices
globales
de
la
Institucin
para
su
Gestin
Estratgica:
Consiste
en
una
planificacin
31
los
diferentes
niveles
de
los
estudios
de
la
Facultad,
como
encargada
de
la
actividad
estudiantiles
(Tercera
matrcula,
anulaciones,
34
Este proceso detalla las actividades que se llevan a cabo para que el
estudiante pueda obtener el certificado de matrcula. Los pasos a seguir en
este trmite son los siguientes:
1. Adquirir un derecho general.
2. Realizar una solicitud en la que hace el pedido del certificado de
matrcula y entregarlo conjuntamente con el derecho en la ventanilla
de la carrera correspondiente.
La solicitud debe ser dirigida al Seor Decano de la FIGEMPA y debe estar
debidamente firmada por el estudiante.
35
SECRETARIO
ABOGADO
SECRETARIA DE CARRERA
ESTUDIANTE
CERTIFICADO DE MATRCULA
INICIO
Elaboracin de
solicitud de
matrcula
Verificar
requisitos
Retira certificado
Verifica y registra
informacin
NO
Requisitos
completos
SI
Registra
informacin y
entrega
documentacin
Elaboracin de
certificado
Verificacin de
certificado
Aprueba y sumilla
el certificado
36
FIN
3.2.2.2
Este proceso detalla las actividades que se llevan a cabo para que el estudiante
pueda obtener el certificado de asistencia a clases. Los pasos a seguir en este
trmite son los siguientes:
1. Adquirir un derecho general.
2. Realizar una solicitud en la que hace el pedido del certificado de
asistencia a clases y entregarlo conjuntamente con el derecho en la
ventanilla de la carrera correspondiente.
La solicitud debe ser dirigida al Seor Decano de la FIGEMPA y debe estar
debidamente firmada por el estudiante.
37
Verifica y Registra
informacin de
solicitud
Requisitos
completos
Verificacin de
certificado
Aprueba y sumilla el
certificado de
asistencia
Hacer firmar la
solicitud por 3
profesores que
confirmen la
asistencia
Elaboracin de
solicitud de
asistencia
Verificar requisitos
SECRETARIA DE
CARRERA
INICIO
SECRETARIO
ABOGADO
ESTUDIANTE
Retirar el certificado
No
Si
Elaboracin de
certificado de
asistencia
Registra
informacin y
entrega el
certificado
38
FIN
3.2.2.3
Este proceso detalla las actividades que se llevan a cabo para la inscripcin
tarda o matrcula extraordinaria de un estudiante en su carrera respectiva, los
requerimientos para dicho proceso son los siguientes:
1. Adquirir un derecho general.
2. Realizar una solicitud en la que hace el pedido para que se le conceda la
inscripcin tarda con un formato especial y entregar conjuntamente con
el derecho en la ventanilla de la carrera correspondiente.
La solicitud debe ser dirigida al Seor Decano de la FIGEMPA y debe estar
debidamente firmada por el estudiante.
39
ESTUDIANTE
SECRETARIA DE
CARRERA
Sumilla y enva
Recibe documentos
para inscripcin
extraordinaria
Recibe oficio y
registra
Recibe documento y
registra
DECANO
Recibe
documentacin y
registra
Elaboracin de
solicitud inscripcin
extraordinaria
Firma oficio de
inscripcin
extraordinaria
SECRETARIO
ABOGADO
INICIO
DIRECTOR DE
CARRERA
MATRCULA EXTRAORDINARIA
Sumilla oficio de
aprobacin de
inscripcin tarda
40
FIN
3.2.2.4
Este proceso detalla las actividades que se llevan a cabo para que un
estudiante pueda rendir un examen atrasado, los requerimientos para dicho
proceso son los siguientes:
1. Adquirir un derecho general.
2. Realizar una solicitud para que se le permita rendir el examen atrasado
dentro de los 8 das contados a partir de la fecha que se rindi el
examen.
3. Adjuntar la justificacin respectiva por la inasistencia al examen.
Los motivos que justifican una inasistencia a rendir un examen son los
siguientes:
1. Calamidad domstica
Se entiende por calamidad domstica, todo suceso familiar cuya gravedad
afecte el normal desarrollo de las actividades del estudiante, como el
fallecimiento, enfermedad o lesin grave de sus parientes hasta el cuarto grado
de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, del cnyuge,
compaero o compaera permanente.
2. Enfermedad
Para lo cual debe presentar un certificado mdico avalado por el Servicio
Mdico de la Universidad Central del Ecuador, que compruebe la dificultad para
presentarse a rendir el examen.
La solicitud deber ser dirigida al seor Decano de la FIGEMPA y firmada por el
estudiante.
41
Solicitud de
Examen Atrasado
Con justificacin
Recibe la
documentacin y la
registra
Verifica
documentacin por
calamidad
domstica
SECRETARIA
DECANATO
SECRETARIA DE
CARRERA
INICIO
DIRECTOR DE
CARRERA
ESTUDIANTE
EXAMEN ATRASADO
Retira Resultados
Es Enfermedad
Si
No
Certificado del
Hospital del da
FIN
No
Enva a decanato
Recibe
documentacin
para aprobacin
Verifica Certificado
Mdico y solicitud
Documentos
correctos
No
FIN
DECANO
Si
42
FIN
3.2.2.5
Este proceso detalla las actividades que se llevan a cabo para que un
estudiante pueda anular la tercera matrcula, los requerimientos para dicho
proceso son los siguientes:
1. Adquirir un derecho general.
43
ESTUDIANTE
Recibe solicitud y
registra informacin
Solicitud de
anulacin tercera
matrcula
Solicita record
acadmico
Recibe record
Acadmico
Enva record
acadmico
FIN
SI
Notas Asentadas
Notifica al
estudiante
Elabora oficio de
anulacin de 3ra.
matrcula
Retira
documentacin
Recibe oficio y
registra informacin
NO
Recibe y registra
informacin
Sumilla Solicitud de
Aprobacin
SECRETARIO
ABOGADO
SECRETARIA
DECANATO
Elaboracin del
Record Acadmico
Adjuntar derecho
DECANO
CENTRO DE
COMPUTO
INICIO
SECRETARIA DE
CARRERA
Phase
Recibe oficio y
registra datos
Sumilla oficio de
anulacin
Firma oficio de
anulacin
44
3.2.2.6
Este proceso detalla las actividades que se llevan a cabo para que los
diferentes grupos (estudiantes, docentes) rellenen los cuestionarios cuya
medicin de resultados servirn para que las autoridades tomen las medidas
respectivas sobre alguna situacin.
1. Las secretarias envan los cuestionarios a los docentes para que los
llenen y entreguen de vuelta en su respectiva carrera.
2. Los docentes reciben los cuestionarios de los estudiantes y se los
entregan en su hora de clases para que los llenen y entreguen minutos
antes de terminar las clases.
3. Los docentes entregan los cuestionarios que llenaron los estudiantes en
la secretara de la carrera respectiva.
45
LLENAR CUESTIONARIOS
COORDINADOR
COMISIN DE
REFORMA Y
ACREDITACIN
Recibe los
cuestionarios y
enva a los
profesores/
estudiantes/
empleados
Elaboracin de
cuestionarios para
los diferentes
grupos
Recibe resultados y
emite informe de
anlisis de
resultados
Verifica si la
informacin es
correcta
SI
NO
Llena el
cuestionario y enva
Corrige la
informacin y enva
DIRECTOR DE
CARRERA
PROFESORES/
ESTUDIANTES
INICIO
SECRETARIA DE
CARRERA
Phase
Supervisa y verifica
el informe de
anlisis de
resultados
46
FIN
CAPTULO IV
ANLISIS Y PLANTEAMIENTO DEL PROCESO A AUTOMATIZAR
4.1 Descripcin del proceso
Hasta el momento se tratado de manera general los procesos Administrativos
de la FIGEMPA, pero como se especific en un inicio se debe seleccionar un
proceso para ser automatizado, definido en consenso con autoridades de la
Facultad.
Llegado a este punto, luego de las entrevistas y anlisis de la informacin
recabada, y cuando la Institucin se encuentra en evaluaciones de la
SENESCYT4, se defini que el proceso que se necesita automatizar es
PROCESO PARA LA MEDICIN DE RESULTADOS.
4.1.1. Objeto
Presentar evidencia documentada de que la FIGEMPA cuenta y aplica con un
SISTEMA DE GARANTA INTERNA DE CALIDAD (SGIC), que garantiza que
se miden los resultados de la formacin, de la insercin laboral y de la
satisfaccin de los distintos grupos de inters para la mejora de la calidad de las
enseanzas impartidas en la misma, la implementacin de este sistema es
necesario para el cumplimiento de los requisitos para la acreditacin nacional e
internacional.
Resultados de aprendizaje
http://www.educacionsuperior.gob.ec/
47
48
49
LLENAR CUESTIONARIOS
COORDINADOR
COMISIN DE
REFORMA Y
ACREDITACIN
Recibe los
cuestionarios y
enva a los
profesores/
estudiantes/
empleados
Elaboracin de
cuestionarios para
los diferentes
grupos
Recibe resultados y
emite informe de
anlisis de
resultados
Verifica si la
informacin es
correcta
SI
NO
Llena el
cuestionario y enva
Corrige la
informacin y enva
DIRECTOR DE
CARRERA
PROFESORES/
ESTUDIANTES
INICIO
SECRETARIA DE
CARRERA
Phase
Supervisa y verifica
el informe de
anlisis de
resultados
50
FIN
4.1.3. Responsabilidades
El primer responsable de la revisin de los resultados de aprendizaje de los
estudiantes es la Direccin de Carrera, si bien ser el Consejo Directivo, el
Consejo Acadmico de la FIGEMPA, los responsables de la toma de decisiones
derivadas de dicha revisin, para el mejoramiento continuo en coordinacin con
los Departamentos ser el Decano.
Si el Decano considera necesario, habr una persona encargada de coordinar
la elaboracin de la informacin proveniente de los indicadores cuantitativos y
cualitativos seleccionados y ponerla a disposicin para elaborar un anlisis de
la situacin y tomar las medidas adecuadas.5
Los modelos de cuestionarios que en esta tesis se desarrollarn con los
siguientes:
1. Cuestionario de satisfaccin de profesores
2. Cuestionario de satisfaccin de estudiantes
3. Cuestionario de satisfaccin de egresados de la FIGEMPA
Las directrices de este proceso son el Anlisis y utilizacin de resultados para lo
cual una herramienta de gran ayuda son las Encuestas en lnea.
4.2 Encuestas en lnea
Una encuesta es un estudio observacional en el cual el investigador busca
recaudar datos por medio de un cuestionario prediseado, y no modifica el
entorno ni controla el proceso que est en observacin (como s lo hace en un
experimento). Los datos se obtienen a partir de realizar un conjunto de
preguntas normalizadas dirigidas a una muestra representativa o al conjunto
total de la poblacin estadstica en estudio, formada a menudo por personas,
empresas o entes institucionales, con el fin de conocer estados de opinin,
caractersticas o hechos especficos.
5
51
Inmediatez de resultados.
52
53
Adems debe cumplir con requisitos los cuales se pueden clasificar en:
54
55
http://opinahq.com/
56
No cumple
Cumple parcialmente
Cumple totalmente
http://www.limesurvey.org/
57
4.5.1 OpinaSurvey
La instalacin de Opina requiere del siguiente software para su funcionamiento:
1. J2SE v.1.5.x Software Development Kit (SDK) o superior. Se puede
descargar del sitio web de SunMicrosystem.
2. Contenedor que implemente las especificaciones 2.3/1.2 de Servlet/JSP
respectivamente. Algunas posibilidades:
1. Apache Tomcat 5.x o superior.
2. JBoss Application Server
3. Sistema gestor de bases de datos (SGBD). Dado que se hace uso de
Hibernate, son mltiples los SGBD que se pueden usar. Hasta la fecha
se han realizando pruebas con MySQL, PostgreSQL y Oracle.
4.5.1.1
Instalacin OpinaSurvey
$TOMCAT_HOME/webapp/.
58
59
PUNTAJE
REQUERIMIENTOS
DESCRIPCIN
invitaciones, Notificaciones
usuarios
categoras
grupos
TOTAL GESTIN DE USUARIOS
Ilimitado
nmero
de
encuestas simultneas
Integracin de imgenes y
videos en una encuesta
Creacin
de
versin
imprimible de la encuesta
Posibilidad
de
que
participantes
0
correo
electrnico
16
mediante
respuestas
No aplica
No permite
los
guarden
parciales
nmero
de Permite
mximo
50
preguntas
encuesta
Aplicacin multi-idioma
60
por
mltiples opciones
Editor de preguntas
16
grfico
con
funcin
exportacin
de
administracin
amigable
Editor bsico
Men intuitivo
Informacin en la web
Poca informacin
Es
compatible
con
navegadores
Soporta
bases
datos
comMySql o PostgreSQL
20
61
4.5.2 RotatorSurvey
4.5.2.1
Instalacin RotatorSurvey
REQUERIMIENTOS
DESCRIPCIN
invitaciones, Notificaciones
usuarios
categoras
grupos
nmero
de
encuestas simultneas
Integracin de imgenes y
videos en una encuesta
Creacin
de
correo
electrnico
16
mediante
No aplica
62
imprimible de la encuesta
Posibilidad
de
que
participantes
4
respuestas
los
guarden
parciales
para
Ilimitado
nmero
de
16
4
19
grfico
con
funcin
exportacin
63
Editor amigable
Interfaz
de
administracin
amigable
Men intuitivo
Informacin en la web
Es
compatible
con
navegadores
Soporta
bases
datos
comMySql o PostgreSQL
27
4.5.3 Limesurvey
4.5.3.1
Instalacin Limesurvey
Para realizar la instalacin de esta aplicacin, debe instalar otras que servirn
de apoyo para que el funcionamiento sea fcil e intuitivo.
1. Descargar la ltima versin de wampserver
(http://www.wampserver.com/en/#download-wrapper)
2. Ejecutar el archivo de descarga, aceptar la Licencia y dar siguiente hasta
finalizar.
3. Descargar la ltima versin estable de Limesurvey
(http://www.limesurvey.org/es/idescargar).
4. Descomprimir el archivo en la carpeta www que se crea en la instalacin
del wamp, por defecto la direccin es C:\wamp\www.
5. Crear la base de datos, mediante el phpMyAdmin del wamp.
6. Levantar el apache tomcat desde el mismo wamp.
7. Ingresar a localhost y se podr ver la aplicacin en funcionamiento .
64
DESCRIPCIN
de
invitaciones,
usuarios
nmero
de
encuestas simultneas
de
una encuesta
versin
imprimible de la encuesta
de
que
respuestas
los
guarden
parciales
para
nmero
20
4
grupos
participantes
contrasea
categoras
Posibilidad
con
16
autenticacin
de
65
19
grfico
con
funcin
exportacin
de
administracin
amigable
Editor amigable
Men intuitivo
Soporte de ms de 49 idiomas
Informacin en la web
27
Es
compatible
con
navegadores
Soporta
bases
de
datos
comMySql o PostgreSQL
66
16
GESTIN DE GESTIN DE
ENCUESTAS PREGUNTAS
ANLISIS
DE
TOTAL
DATOS
16
20
56
ROTATORSURVER 16
16
19
27
78
LIMESURVEY
20
19
27
82
16
67
CAPTULO V
EJECUCIN DE LA SOLUCIN LIMESURVEY
5.1 Introduccin
LimeSurvey es software libre (licencia GNU/GPL v2 o posterior) y es
perfectamente posible que todo el software necesario para lograr el
funcionamiento
de
estas
herramientas sea
software
libre
igualmente,
68
denominado PHPSurveyor
Encuestas multi-idioma.
http://es.wikipedia.org/wiki/SourceForge.net
69
Gestin de encuestas.
Gestin de etiquetas.
70
71
72
75
76
Poner la hora del servidor o dejarla sin cambiar para que tome por
defecto la hora del sistema.
79
80
81
82
CAPTULO VI
RESULTADOS OBTENIDOS
6.1.
Anlisis de Resultados
corresponden a la misin
6.2.
Disponibilidad en la web
LimeSurvey es una aplicacin orientada a la Web, lo cual facilita que los grupos
hacia los cuales va orientadas las encuestas (estudiantes y docentes) puedan
completar las mismas en cualquier momento, solo es necesario contar con
servicio de internet.
Adems que esta aplicacin presta la ventaja de guardar un parcial de la
encuesta para terminarla ms adelante, siempre y cuando est dentro del
tiempo de vigencia del cuestionario.
6.3.
Interfaz de administracin
84
85
86
CONCLUSIONES
En la elaboracin de esta tesis se pudo llegar a las siguientes conclusiones:
En cuanto al anlisis de la situacin actual de la Institucin se tiene las
siguientes observaciones
1.
permite que se tomen las medidas correctivas necesarias, as como tambin las
soluciones ptimas para su mejor funcionamiento.
89
RECOMENDACIONES
90
BIBLIOGRAF A
[1] Portal de Relaciones pblicas. Recuperado el 13 de julio del 2012 de
http://www.rrppnet.com.ar/tecnicasdeinvestigacion.htm
[2] FullBlog Ingeniera de sistemas. Recuperado el 16 de julio del 2012
http://otroblogmas.fullblog.com.ar/modelado-de-procesos.html
http://otroblogmas.fullblog.com.ar/modelado-de-procesos.html
http://www.solucionessig.com/portal/mapa-de-procesos
http://www.rrppnet.com.ar/tecnicasdeinvestigacion.htm
http://es.wikipedia.org/wiki/Encuesta
http://www.portaldeencuestas.com/que-es-una-encuesta.php
http://www.slideshare.net/MartinFernando/administracion-y-la-racionalizacin
http://www.dspace.uce.edu.ec/bitstream/25000/145/1/T-UCE-0011-6.pdf
http://manual.limesurvey.org/wiki/Agregar_grupos_y_preguntas
http://www.crie.es/documentos/tic/CrearEncuesta.pdf
http://manual.limesurvey.org/wiki/Installation/es
http://es.scribd.com/doc/72206017/34/PRESENTACION-Y-ANALISIS-DERESULTADOS
http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_de_procesos_de_negocio
91
ANEXOS
CODIGO DOCUMENTO:
VALIDO DESDE:
Revisin N
Pgina 1 de
VERSION N
NOMBRE
CARGO
ELABORACION
PRIMERA
EDWIN ALFREDO
CACERES A.
PROFESOR Y
DELEGADO
ACREDITACIN
REVISION
PRIMERA
VICTOR HUGO
AGUIRRE CH.
DECANO
FIRMA
APROBACION
PRIMERA
CONSEJO
DIRECTIVO
ACTA N
92
1.
OBJETO
2.
ALCANCE
3.
REFERENCIA LEGAL/NORMATIVA
4.
DEFINICIONES
5.
6.
SEGUIMIENTO Y MEDICIN
7.
ARCHIVO
8.
RESPONSABILIDADES
9.
RENDICIN DE CUENTAS
10.
DIAGRAMA DE FLUJO
93
1. OBJETO
Presentar evidencia documentada de que la FIGEMPA cuenta y aplica con un
SISTEMA DE GARANTA INTERNA DE CALIDADE (SGIC), que garantiza que
se miden los resultados de la formacin, de la insercin laboral y de la
satisfaccin de los distintos grupos de inters para la mejora de la calidad de las
enseanzas impartidas en la misma, la implementacin de este sistema es
necesario para el cumplimiento de los requisitos para la acreditacin nacional e
internacional.
Definir para cada uno de los procesos del SGIC un conjunto de indicadores
relacionados con los resultados previstos para cada indicador que sern
revisados anualmente. Al menos se recogern los siguientes:
Tasa de graduacin
Tasa de abandono
Tasa de eficiencia
Satisfaccin de actores
Resultados de aprendizaje
2. ALCANCE
Este Manual dar cobertura a las titulaciones oficiales de todas las Carreras
desarrolladas en la FIGEMPA.
94
3. REFERENCIA LEGAL/NORMATIVA
Estatuto Universitario
4. DEFINICIONES
Acreditacin: Proceso por el que desde un organismo externo se da
credibilidad a los programas (planes estudio, titulacin) o a las instituciones. Es
un mtodo de garanta externa de la calidad muy utilizado.
Calidad: Coherencia en la definicin y especificacin de los objetivos de un
programa y viabilidad de que los estudiantes pueden alcanzarlos.
CEAACES. Consejo de Evaluacin, Acreditacin y Aseguramiento de la Calidad
de la Educacin Superior
CES. Consejo de Educacin Superior
Garanta de calidad: actividades dirigidas a asegurar la calidad interna y
externa. En educacin superior y en la universidad engloba las acciones
dirigidas a asegurar la calidad de la enseanza que se desarrolla en nuestra
universidad (en cada Centro), as como promover y mantener la confianza de
los estudiantes, profesores, empleadores y sociedad en general (los grandes
grupos de inters).
SACS&COC (Southern Association of Colleges and Schools Commission on
Colleges) es una agencia regional de acreditacin de instituciones de educacin
95
96
Adems tambin habr dos tipos de cuestionarios dirigidos a los alumnos, uno
ms general dirigido a obtener la satisfaccin del alumno con el programa
formativo de la Carrera y con los servicios generales de la FIGEMPA, y otro
estar orientado a obtener la satisfaccin del alumno con cada una de las
asignaturas/materias impartidas:
97
6. SEGUIMIENTO Y MEDICIN
Una vez por semestre se debe rendir cuentas sobre los resultados relacionados
con la titulacin. La informacin que se debe analizar procede de los resultados
del anlisis de necesidades, expectativas y satisfaccin de los diferentes grupos
de inters, de los resultados acadmicos, de la insercin laboral, as como de
cada uno de los procesos clave definidos en el SGIC. El Coordinador es
responsable de recopilar, revisar y comprobar la validez de toda la informacin
necesaria. Si detecta alguna ausencia o falta de fiabilidad en la informacin lo
comunica a quien se la ha suministrado para que proceda a corregirla o
completarla.
Resultados en el profesorado
Resultados en el alumnado
Resultados en el PAS
Resultados de egresados
Resultados de empleadores
Resultados de investigacin
Resultados acadmicos
Responsable Custodia
Secretaria del Decanato
Secretaria General
Director de Ingeniera
Ambiental
Director de Ingeniera en
Geologa
Director de Ingeniera
Minas
Director de Ingeniera
Petrleos
Director del Instituto de
Investigacin y postgrado
Director Financiero
Secretaria
Secretario Abogado
Director
Director
Director
Director
Director
Director
8. RESPONSABILIDADES
El primer responsable de la revisin de los resultados de aprendizaje de los
estudiantes es la Direccin de Carrera, si bien ser el Consejo Directivo, el
Consejo Acadmico de la FIGEMPA, los responsables de la toma de decisiones
derivadas de dicha revisin, para el mejoramiento continuo en coordinacin con
los Departamentos ser el Decano.
99
100
PLANIFICACIN DE LA ENSEANZA
1
9. Mi grado de participacin en la planificacin de la enseanza es
adecuado
10.La planificacin de la macro y microcurricula es adecuada
11.Los mecanismos de ayuda para la elaboracin y diseo de las
guas de las materias son adecuadas
12.Se llevan a cabo mecanismos de revisin anual de las guas de
las materias
13.Los Slabos de las materias que configuran el plan de estudios
son aprobadas por el rgano competente dentro de la Facultad
14.En la planificacin de la enseanza se consideran los intereses y
los conocimientos previos de los estudiantes
15.Los crditos asignados a las materias guardan proporcin con el
volumen de trabajo que suponen para el estudiante la
superacin de las mismas
16.Se respeta la planificacin inicial de las actividades programadas.
17.Los mecanismos que facilitan la movilidad de los profesores son
adecuados
18.La planificacin de las prcticas que forman parte de los RA en
empresas y/o instituciones son adecuados.
19.El proceso de coordinacin y reuniones entre el profesorado,
para debates docentes es adecuado
20.El proceso de coordinacin entre los diferentes departamentos
implicados en el ttulo es adecuado
21.Estoy satisfecho con la planificacin de la enseanza
22.Mi grado de participacin en la planificacin de la enseanza es
adecuado
101
102
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
RECURSOS Y SERVICIOS
1
1. Las aulas (acondicionamiento, equipamiento, iluminacin,
mobiliario etc.) son adecuadas para el desarrollo de la
enseanza
2. Los espacios destinados al trabajo se adecuan a las necesidades
del estudiante
3. Los laboratorios, espacios experimentales y su equipamiento
son adecuados.
4. Las instalaciones de la biblioteca (equipamiento, material) son
adecuadas.
5. Los recursos bibliogrficos de la biblioteca son suficientes.
6. Se garantiza el acceso a las distintas fuentes de informacin,
bases de datos, fuentes bibliogrficos para cubrir las
necesidades de la enseanza
7. Las instalaciones ajenas al Centro, donde se hacen las prcticas
son adecuadas para garantizar la consecucin de los RA
establecidos.
8. La tecnologa necesaria para la obtencin, tratamiento,
almacenamiento, transferencia y presentacin de datos e
informacin es adecuada.
9. Los espacios destinados tutoras son adecuados
10.Los espacios destinados al desarrollo de las funciones del
personal acadmico son adecuados
11.Los espacios destinados al desarrollo de las funciones del PAS
son adecuados
12.Estoy satisfecho con los recursos y servicios destinados a la
enseanza
103
104
Provincia
Cantn
2. Sexo
Edad
3. Edad al ingresar a estudiar en la FIGEMPA
4. Edad actual
Carreras
5. Carrera de Ingeniera que
ingresaste
6. Si te cambiaste cul es tu
Carrera actual
GEOLOGIA
Aos
MINAS
PETROLEOS
AMBIENTAL
Muy
satisfact
orio
105
Satisfact
orio
Indiferen
te
Insatisfa
ctorio
Muy
insatisfa
ctorio
Muy
satisfact
orio
Satisfact
orio
Indiferen
te
Insatisfa
ctorio
Muy
insatisfa
ctorio
Muy
satisfact
orio
Satisfact
orio
Indiferen
te
Insatisfa
ctorio
Muy
insatisfa
ctorio
106
Muy
satisfac
torio
Satisfac
torio
Indife
rente
Insatisf
actorio
Muy
insatisf
actorio
No
aplica
Salones
Centro de cmputo
Laboratorios
Baos
Biblioteca
Auditorio
reas verdes
Polideportivo
Bar-Cafetera
Programa de becas
Seguridad
Sealizacin
Aulas de aplicacin de TICs
107
No aplica
Nunca
Rara vez
Algunas veces
Frecuentemente
FRECUENCIA
Muy satisfecho
Insatisfecho
Poco satisfecho
Satisfecho
Muy satisfecho
SATISFACCIN
Evaluacin final:
Rango
Grado de satisfaccin que tienes de acuerdo a
los siguientes aspectos de tu educacin
universitaria
k) Carrera elegida
l) Facultad
m) Universidad
n) Mi experiencia como estudiante de la
FIGEMPA
Muy
satisfact
orio
Satisfact
orio
Si
Indiferen
te
No
Insatisfa
ctorio
Indiferente
Comentarios
1. Le guitara hacer algn comentario adicional al respecto, que permita mejorar nuestro
trabajo
108
Muy
insatisfa
ctorio
Provincia
Cantn
2. Sexo
Edad
3. Edad al ingresar a estudiar
4. Edad al terminar los estudios como Egresado
5. Edad al terminar los estudios titulado
Carreras
Aos
GEOLOGIA
MINAS
PETROLEOS
AMBIENTAL
AO
MES
DIA
SEMESTRE
7.
8.
9.
10.
Situacin laboral
11. Selecciona tu situacin laboral actual entre las siguientes posibilidades:
a) Trabajando actualmente
b) Continua estudiando (Posgrados, etc.)
c) Tiempo de Desempleado, habiendo trabajado antes
d) Buscando el primer empleo
e) Otros (especificar)
Lugar
PAIS
PROVINCIA
CIUDAD
Rangos
MUY ALTO
109
ALTO
ACEPTABLE
BAJO
MUY BAJO
Valoracin de la Docencia
MUY ALTO
Indicador
21.Con la calidad de la docencia terica
22.Con la calidad de las prcticas
23.Con el trato recibido
24.Con la preparacin continua de los
docentes
ALTO
ACEPTABLE
BAJO
MUY BAJO
ALTO
ACEPTABLE
BAJO
MUY BAJO
Indicador
25.Resultados del aprendizaje
26.Competencias genricas
27.Competencias acadmicas
MUY ALTO
110
ALTO
ACEPTABLE
BAJO
MUY BAJO
111
B. MANUAL DE INSTALACIN
112
113
114
115
116
c
Figura 48. Seleccionar el browser
117
10. Poner los valores del servidor SMTP as como la direccin de correo
electrnico que usa PHP cuando usa la funcin mail().
118
119
INSTALACIN DE LIMESURVEY
Todo este entorno hemos logrado tenerlo al instalar wamp Server 2.0 ahora
continuamos con los siguientes pasos para poner en funcionamiento nuestra
aplicacin de Encuestas en lnea.
120
121
122
125
126
C. MANUAL DE USUARIO
Una plataforma de servicios en lnea es una pgina web que permite el acceso
diferenciado de los/as usuarios/as segn su nivel de responsabilidad para la
realizacin de una tarea compartida: los/as usuarios/as con privilegios de
administracin tendrn acceso a las diferentes opciones de gestin de la
herramienta (segn los permisos que se les haya conferido), sin embargo la
mayora de las personas que accedern a la pgina web nicamente podrn
utilizar la herramienta (en este caso, completar una encuesta), pero sin
posibilidad de alterar aspecto alguno de la misma.
Para distinguir entre los diferentes roles se realiza una autentificacin por medio
de un nombre y una contrasea, del mismo modo que cualquier otro servicio de
internet, y ser responsabilidad de la administracin tcnica de la plataforma el
delegar los diferentes privilegios a los usuarios que sean creados.
Para concluir con esta introduccin, LimeSurvey es software libre (licencia
GNU/GPL v2 o posterior) y es perfectamente posible que todo el software
necesario para lograr el funcionamiento de estas herramientas sea software
libre igualmente, garantizando as la sostenibilidad econmica y tcnica de su
esfuerzo.
En esta tesis la aplicacin queda como localhost, sin embargo como se vio en el
captulo de ejecucin, se puede realizar el cambio para tener el software en el
dominio de la Facultad.
127
1. Administracin de Encuestas
128
129
As, iremos creando los grupos, con sus respectivas preguntas, eligiendo el tipo
de cada pregunta de entre los disponibles, y especificando las posibles
respuestas de las mismas. Ms adelante se especificar los posibles tipos de
preguntas, as como las posibles respuestas y la posibilidad de elegir preguntas
condicionadas en otras respuestas.
Otro aspecto importante del diseo ser decidir el tipo de acceso que tendrn
los usuarios a la encuesta. De igual forma, se explicar ms detalladamente las
posibilidades que nos ofrece esta plataforma.
La segunda tarea, una vez que hemos realizado todo el diseo y creacin de la
encuesta, ser la de activar dicha encuesta para que sea accesible por los
usuarios. Desde el momento en que habilitemos la encuesta, se crearn todas
las estructuras necesarias en la base de datos para poder ir almacenando los
resultados de los usuarios.
130
a. Men General
Pantalla de inicio:
b. Men de Encuesta
Cuando ya est creada la encuesta y se quiere crear las preguntas:
132
133
d. Men de Pregunta
135
Activacin de Encuestas.
136
3. Activacin de Encuestas
a)S, hago ejercicio por lo menos media hora, tres veces a la semana, (tendr
un cdigo de 0)
b)S, hago ejercicio de vez en cuando (tendr un cdigo de 5)
c)No, no hago nunca ejercicio (tendr un cdigo de 10).
138
139
: Se explicar
: Permite
visualizar las respuestas que han sido guardadas por las personas encuestadas
pero que an no han sido enviadas, es decir, de cuestionarios donde la
persona no finaliz la encuesta completamente. En esta opcin aparecern
datos siempre y cuando se haya especificado en las opciones de la encuesta, a
la hora de su creacin, que se pudieran dejar encuestas incompletas,
permitiendo el guardado de los resultados.
5. Gestin de encuestados/as
: Se explicar ms adelante, en la
4. Cierre de Encuestas
La forma de cerrar una encuesta, es decir, de hacerla inaccesible para los
usuarios, y que no puedan seguir haciendo solicitudes es expirarla. Qu
quiere decir expirarla?, pues bsicamente es hacer que la encuesta tenga un
140
tiempo lmite de actividad (tiempo en la que estar activa) y forzar a que ese
tiempo lmite se gaste. Cmo?, lo explicamos a continuacin.
Consecuencias:
5. Poblacin de Encuestas
a. Administracin de Poblaciones
141
Pulsando el botn
142
: abandona la
Mostrar
informacin
Presenta
un
resumen
de
los/as
3. Mostrar encuestados/as
143
a) El formato en que se guarde debe ser CSV (valores separados por comas),
no se permiten archivos '.ods' o '.xls'.
d) Las columnas de datos deben estar ordenadas tal como se indica: nombre,
apellidos, correo electrnico, [contrasea], [atributo1], [atributo2] (las variables
entre corchetes son opcionales).
144
b. Acceso a la encuesta
Lo ms habitual es que la persona que va a realizar la encuesta haya recibido
automticamente un correo electrnico con el enlace adecuado para acceder a
su propia encuesta (en el caso de que sea privada), o un enlace a la encuesta
general (en el caso de que sea pblica).
En el primer caso, tras pulsar el enlace, se redirigir a la pantalla de
autenticacin de la persona encuestada, donde directamente acceder a la
encuesta, debido a que la contrasea generada para l por el sistema ya va
implcita en el enlace a la encuesta.
En el segundo caso, tras pulsar el enlace, directamente se mostrar a la
persona la pantalla de bienvenida e instrucciones para proceder a rellenar la
encuesta.
c. Anlisis de resultados
La plataforma de evaluacin no pretende ser una herramienta muy potente en
cuanto al anlisis y presentacin de estadsticas, sin embargo es suficiente para
145
de
1. Mostrar todas contestaciones (todas o las ltimas 50): muestran una tabla
: es la misma herramienta de
Microsoft
de
dichas
5. Revisin
de
respuestas
incompletas
Permite
visualizar
las
respuestas que han sido guardadas por las personas encuestadas pero que
an no han sido enviadas, es decir, de cuestionarios donde la persona no
finaliz la encuesta. En esta opcin aparecern datos siempre y cuando se
haya especificado en las opciones de la encuesta, a la hora de su creacin, que
se pudieran dejar encuestas incompletas, permitiendo el guardado de los
resultados.
d. Anlisis de resultados
Al pulsar el botn de la aplicacin
siguiente:
147
deseado.
149
Se pulsa el botn
150
En pestaa General
-
Presentacin y Navegacin
-
Grupo
por
grupo:
se
presentarn
todas
las
preguntas
b. Secciones de Preguntas
Y ahora pasamos a definir las preguntas de la encuesta. Pero para definir las
preguntas tenemos que crear las secciones de las mismas:
152
c. Secciones de Preguntas
Ahora pasamos a crear las preguntas dando click en el botn
153
154
155
Elegir entre 5 Puntos: Presenta una lista enumerada del 1 al 5 a escoger una,
con una presentacin similar a la anterior, pero en horizontal. Deben definirse
en el ttulo o la ayuda el significado de los valores numricos.
Lista (desplegable): En este caso las opciones se muestran en una lista
desplegable. Es mucho ms adecuada estticamente cuando se ha de elegir
entre muchas respuestas (ms de 5), sin embargo la opcin de escape otro no
156
Opcin mltiple
Opcin Mltiple: Permite seleccionar ms de una respuesta, presentando
cuadros de chequeo en vez de botones radiales y, al igual que la lista de opcin
nica, cuenta con la posibilidad de presentar opcin de escape. Mostramos un
ejemplo en la siguiente pgina.
157
Otros
Clasificacin: Con este tipo de pregunta se pretende que el/la encuestado/a
realice una ordenacin de las respuestas, comenzando por la respuesta que
considere con ms alta clasificacin hasta no dejar ninguna opcin sin clasificar.
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