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Introduccin
Cmo hacer ms efectivas las reuniones
Tipos de reunin
Cundo son adecuadas las reuniones?
El papel del conductor de la reunin
Tcnicas para conducir las deliberaciones en una reunin
Actividades previas al desarrollo de la reunin
Tcnicas de interrogacin
Actividades posteriores a la reunin
Las situaciones conflictivas se originan en...
1. Introduccin
Actualmente, debido a los constantes cambios en el medio laboral, es poco comn que una sola persona
tenga toda la informacin necesaria e indispensable para analizar un problema y adoptar una decisin
asertiva; por tal motivo, las reuniones constituyen una herramienta administrativa de gran valor. Puede
ser una oportunidad para poner en prctica una nueva estrategia; proporcionar la posibilidad de
solucionar un gran nmero de necesidades, tanto de la organizacin como de los individuos, compartir
ideas, expresar sentimientos y apoyo mutuo; adems contribuyen a que las personas se comprometan
con los resultados de las ideas que han contribuido a generar.
Las reuniones son una excelente oportunidad para fortalecer el "contrato psicolgico" individuo
organizacin, dado que existen pocas oportunidades en contextos laborales que puedan igualar los
sentimientos de buena voluntad, satisfaccin y camaradera que surgen al finalizar una reunin en la
que los participantes se han sentido escuchados, apreciados y han logrado una meta mutuamente
importante.
No obstante las potenciales bondades de las reuniones, en la prctica diaria se ven demasiados casos
de reuniones que significan un despilfarro de tiempo, dinero y de energa sin mayores beneficios.
Cmo hacer ms efectivas las reuniones?. En este curso se le ayudar a planearlas y ejecutarlas.
3. Tipos de reunin
Una reunin es el momento-espacio en que afloran las posiciones y el juego de fuerzas.
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Fecha de la reunin.
Hora de inicio y hora de finalizacin.
Lugar en que se efectuar la reunin.
Quines, adems del convocado, participarn?
Objetivo de la reunin.
Agenda de temas a tratar.
Envo de informacin previa.
Sugerir llevar alguna informacin particular.
Al comienzo de la reunin, para asegurar que el objetivo de la misma est claro para los
participantes y que es conforme.
Durante el transcurso de la misma, para ayudar a los participantes a comprenderse bien.
Formulando constantemente preguntas para asegurarse que se ha comprendido lo que se ha
3. Funciones de Relajamiento:
El conductor debe eliminar toda tensin que pueda darse en la reunin, provocada por desconocimiento
de los participantes, oposicin de caracteres, oposicin de opiniones, etc...
El conductor debe crear un clima de confianza y relajamiento que permita la comunicacin en grupo, no
suprimiendo los posibles conflictos, sino que se consiga la armona en los mismos. Debe optar por el
papel de conciliador y optar por modular el desarrollo de la reunin.
4. Funcin de Dinamizacin:
Consiste en instar al grupo para que sienta deseos de realizar algo, motivarlo, llenarlo de entusiasmo,
etc...
Caractersticas de un buen conductor de reuniones
Mostrar seguridad delante del grupo: El miedo al grupo es muy habitual del actor. De
entrada existe este miedo, pero despus ya se pasa. Esta seguridad se nota. Si el conductor se
pone nervioso y no sabe disimularlo, transmite esta sensacin al grupo y este acaba
ponindose nervioso. El grupo lo que quiere pensar es que se encuentra en buenas manos.
Saber adaptar la funcin de animador del grupo: Hemos de saber adaptarlo todo: como
los gestos, ropa, las frases, las expresiones, la voz, el vocabulario. Podemos adaptar el estilo.
o Animador directo: es el que fija los objetivos del grupo a adoptar. Fija los mtodos que
se utilizarn y se ocupa constantemente de quem grupo no se desve e intente conocer
la naturaleza del problema.
o Animador no directivo: deja que el grupo seleccione los objetivos y mtodos, sus
intervenciones se remiten a regular la reunin y a reformular, deja que el grupo
encuentre solo el camino correcto. Solamente cumple una misin de ayuda.
Saber reaccionar delante de situaciones imprevistas: Prever la falta de materiales para el
desarrollo de la reunin (falta tiza en la pizarra, no tenemos suficientes fotocopias para
repartir...) Hay que tener en cuenta posibles situaciones de conflicto entre los participantes, se
puede crear un ambiente agresivo, el animador tiene que:
o
o
Solicite aclaraciones.
Acte como distribuidor (regule la participacin de los miembros del equipo).
Escuche.
Resuma.
Restrinja las divagaciones.
Administre el tiempo.
Finalice la discusin.
Compruebe el concenso.
Evale el proceso de reunin.
Tenga presente los siguientes consejos a la hora de asumir su papel como lder facilitador de reuniones:
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a. Seleccin de un local adecuado para llevar a cabo la reunin y verificacin, que tiene espacio
suficiente y ambiente agradable.
b. Formacin e integracin de la mesa principal.
c. Ratificacin de invitaciones a personalidades.
d. Designacin de lugares que ocuparn los invitados especiales y distribucin de las
localidades en funcin del nmero de asistentes.
e. Instalacin de equipo de sonido y verificacin de su funcionamiento.
f. Instalacin de grabadora.
g. Colocacin del proyector o proyectores, pantalla y extensiones elctricas.
h. Verificacin del material audiovisual.
i. Instalacin del servicio de cafetera y
j. Preparacin del servicio para atender a los conferenciantes y miembros de la mesa principal
(jarra con agua, vasos, ceniceros, etc.).
En la discusin y dilogo se hacen necesarias las preguntas. Su uso para dirigir y alentar la participacin
constituye uno de los procedimientos ms eficaces. El empleo de preguntas cumple, entre otros, con los
siguientes propsitos:
a. Facilitan el proceso de comunicacin, porque en forma inmediata permiten identificar si el interlocutor
ha comprendido el mensaje. Se genera as un efecto recproco en el comportamiento de los sujetos que
comunican.
8. Tcnicas de interrogacin
Algunas indicaciones adicionales sobre la tcnica para interrogar son:
Por su parte, las contestaciones tambin obedecen a una tcnica. Hasta donde sea factible, conviene
tenerlas previstas para emitirlas con acierto, seguridad y rapidez. Se puede responder a una pregunta
de muy diversas maneras, en las cuales influyen las circunstancias del caso y los propios intereses del
interrogado. En trminos generales, las respuestas se condensan en las siguientes especies:
Segn Michael Gore, las reglas para lograr que las cosas se hagan y se aproveche bien el tiempo son:
a. Preguntas
b. Respuestas
c. Material visual, audiovisual y otros apoyos.
Solicitar Constancia
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