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Cmo hacer ms efectivas las reuniones

: Al finalizar el curso el capacitando aplicar los conocimientos adquiridos en su empleo.


ndice
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Introduccin
Cmo hacer ms efectivas las reuniones
Tipos de reunin
Cundo son adecuadas las reuniones?
El papel del conductor de la reunin
Tcnicas para conducir las deliberaciones en una reunin
Actividades previas al desarrollo de la reunin
Tcnicas de interrogacin
Actividades posteriores a la reunin
Las situaciones conflictivas se originan en...

1. Introduccin
Actualmente, debido a los constantes cambios en el medio laboral, es poco comn que una sola persona
tenga toda la informacin necesaria e indispensable para analizar un problema y adoptar una decisin
asertiva; por tal motivo, las reuniones constituyen una herramienta administrativa de gran valor. Puede
ser una oportunidad para poner en prctica una nueva estrategia; proporcionar la posibilidad de
solucionar un gran nmero de necesidades, tanto de la organizacin como de los individuos, compartir
ideas, expresar sentimientos y apoyo mutuo; adems contribuyen a que las personas se comprometan
con los resultados de las ideas que han contribuido a generar.
Las reuniones son una excelente oportunidad para fortalecer el "contrato psicolgico" individuo
organizacin, dado que existen pocas oportunidades en contextos laborales que puedan igualar los
sentimientos de buena voluntad, satisfaccin y camaradera que surgen al finalizar una reunin en la
que los participantes se han sentido escuchados, apreciados y han logrado una meta mutuamente
importante.
No obstante las potenciales bondades de las reuniones, en la prctica diaria se ven demasiados casos
de reuniones que significan un despilfarro de tiempo, dinero y de energa sin mayores beneficios.
Cmo hacer ms efectivas las reuniones?. En este curso se le ayudar a planearlas y ejecutarlas.

2. Cmo hacer ms efectivas las reuniones


Una reunin es la conjuncin de un grupo de individuos unidos por un asunto que les es comn y por lo
tanto, tienen un inters mutuo en abordarlo. Toda reunin debe responder a los siguientes aspectos
fundamentales:
1. Una reunin define al equipo (los que asisten deben estar unidos por el mismo objetivo o la misma
situacin.)
2. Una reunin es donde el equipo revisa, actualiza y acrecienta conocimientos para lograr una mejor
forma de hacer las cosas y aumentar la rapidez y eficiencia de las comunicaciones entre los miembros.
3. Una reunin contribuye a la comprensin de los objetivos de la empresa.
4. Una reunin crea en el equipo compromiso con las decisiones que se toman y con los objetivos que
stas persiguen.
5. La reunin es el momento en que el equipo trabaja como tal y se ve al lder guiando a ese equipo.

3. Tipos de reunin
Una reunin es el momento-espacio en que afloran las posiciones y el juego de fuerzas.
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REUNIN INFORMATIVA: Su objetivo es brindar informacin necesaria a los miembros de un


equipo para que puedan cumplir con un objetivo determinado.
REUNIN INSTRUCTIVA: Su finalidad es formar a los miembros del equipo y suministrarles la

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informacin que les capacitar para trabajar con mayores conocimientos.


REUNIN CREATIVA: Su propsito es estimular a los miembros a descubrir nuevos mtodos o
soluciones.
REUNIN DECISORIA: Est orientada a realizar planes y tomar decisiones.
REUNIN DE CONSULTA: El sentido de esta reunin es que quien tiene la responsabilidad por
una decisin pide consejo y sugerencia.

4. Cundo son adecuadas las reuniones?


Antes de hacerlo.
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Celebre reuniones slo cuando sea absolutamente necesario.


Cuando la reunin es necesaria, asegrese del cumplimiento de su objetivo.
Atienda los pequeos grandes detalles. El que no exista con qu tomar notas, o bien dnde
proyectar transparencias, pueden ser aspectos que perturben la atencin.
Utilice los resultados de la reunin para retroalimentar al grupo.

ASPECTOS QUE DEBE CONTENER UNA CONVOCATORIA A REUNIN:


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Fecha de la reunin.
Hora de inicio y hora de finalizacin.
Lugar en que se efectuar la reunin.
Quines, adems del convocado, participarn?
Objetivo de la reunin.
Agenda de temas a tratar.
Envo de informacin previa.
Sugerir llevar alguna informacin particular.

PRINCIPIOS CLAVES DE LAS REUNIONES:

Mantenga e incremente en todo momento la autoestima del equipo.


Escuche y responda con empata.
Solicite ayuda cuando sea necesario y aliente la participacin de todos.

CICLO DE ACCIN DE UNA REUNIN:


Empiece respondiendo: Con qu? yPara qu?.

Aclare: Los detalles.


Desarrolle: Las ideas.
Acuerde: Las acciones.
Termine: Con una revisin y establezca el seguimiento.

5. El papel del conductor de la reunin


Siendo una reunn un conjunto de personas reunidas fsicamente en un local para tratar un tema
coordinado por un conductor (ms de 2 personas y cmo mximo 30), se deben tomar las siguientes
consideraciones.
El conductor tiene que desempear las siguientes funciones:
1. Funcin de Clarificacin:

Al comienzo de la reunin, para asegurar que el objetivo de la misma est claro para los
participantes y que es conforme.
Durante el transcurso de la misma, para ayudar a los participantes a comprenderse bien.
Formulando constantemente preguntas para asegurarse que se ha comprendido lo que se ha

dicho, y si no es as intentarlo aclarar.


2. Funcin de Control:
Con esta funcin el conductor de la reunin trata de ayudar al grupo a fijar sus procedimientos, es decir,
a fijar una serie de normas (ms o menos autoritarias) que permitan la comunicacin.
Tambin permite:

regular la reunin impidiendo que alguien monopolice


traer de nuevo a los participantes a discutir sobre el tema de la reunin en cuestin
estimular a los que no participan
Administrar bien el tiempo.

3. Funciones de Relajamiento:
El conductor debe eliminar toda tensin que pueda darse en la reunin, provocada por desconocimiento
de los participantes, oposicin de caracteres, oposicin de opiniones, etc...
El conductor debe crear un clima de confianza y relajamiento que permita la comunicacin en grupo, no
suprimiendo los posibles conflictos, sino que se consiga la armona en los mismos. Debe optar por el
papel de conciliador y optar por modular el desarrollo de la reunin.
4. Funcin de Dinamizacin:
Consiste en instar al grupo para que sienta deseos de realizar algo, motivarlo, llenarlo de entusiasmo,
etc...
Caractersticas de un buen conductor de reuniones

Mostrar seguridad delante del grupo: El miedo al grupo es muy habitual del actor. De
entrada existe este miedo, pero despus ya se pasa. Esta seguridad se nota. Si el conductor se
pone nervioso y no sabe disimularlo, transmite esta sensacin al grupo y este acaba
ponindose nervioso. El grupo lo que quiere pensar es que se encuentra en buenas manos.

Para evitar este miedo se puede hacer:


Preparacin fsica: Como colocar el cuerpo.

Los gestos y posturas son tan importantes como las palabras.


Esforzarse en mirar los ojos de la auditoria.
Luchar contra posturas defensivas
Moverse para ocupar espacio
Preparacin psicolgica : superar el miedo para juicios de grupo.
Pensar que no funcionar la reunin --- hemos de superar esto.
Es importante encontrar un hilo conductor para cuando veamos que el tema se desva.

Saber adaptar la funcin de animador del grupo: Hemos de saber adaptarlo todo: como
los gestos, ropa, las frases, las expresiones, la voz, el vocabulario. Podemos adaptar el estilo.
o Animador directo: es el que fija los objetivos del grupo a adoptar. Fija los mtodos que
se utilizarn y se ocupa constantemente de quem grupo no se desve e intente conocer
la naturaleza del problema.
o Animador no directivo: deja que el grupo seleccione los objetivos y mtodos, sus
intervenciones se remiten a regular la reunin y a reformular, deja que el grupo
encuentre solo el camino correcto. Solamente cumple una misin de ayuda.
Saber reaccionar delante de situaciones imprevistas: Prever la falta de materiales para el
desarrollo de la reunin (falta tiza en la pizarra, no tenemos suficientes fotocopias para
repartir...) Hay que tener en cuenta posibles situaciones de conflicto entre los participantes, se
puede crear un ambiente agresivo, el animador tiene que:

o
o

No entrar en la situacin emocional.


Buscar causas de la situacin. La mejor manera es interrumpir la reunin y preguntar a
los miembros que es lo que pasa.

6. Tcnicas para conducir las deliberaciones en una reunin


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Solicite aclaraciones.
Acte como distribuidor (regule la participacin de los miembros del equipo).
Escuche.
Resuma.
Restrinja las divagaciones.
Administre el tiempo.
Finalice la discusin.
Compruebe el concenso.
Evale el proceso de reunin.

Tenga presente los siguientes consejos a la hora de asumir su papel como lder facilitador de reuniones:
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Esfurcese por mirar a los ojos de los participantes.


Ejercite la mmica, cada uno de nosotros desarrolla su propio "estilo" de mmica.
Luche contra la tendencia a refugiarse detrs de las cosas: una mesa, un libro, etc.
Pierda el temor a moverse en su espacio, evite la parlisis escnica.
Si duda, si habla un tanto confuso o se sonroja, contine como si no sucediera nada, evitando
pensar en tales reacciones, respire profundo y sostenga por un momento la respiracin, este
ejercicio es muy bueno para mantener o recobrar la calma.
Sea natural, sea usted. Cuando un facilitador finge o imita, el grupo lo percibe y eventualmente
se desencanta.

7. Actividades previas al desarrollo de la reunin

a. Seleccin de un local adecuado para llevar a cabo la reunin y verificacin, que tiene espacio
suficiente y ambiente agradable.
b. Formacin e integracin de la mesa principal.
c. Ratificacin de invitaciones a personalidades.
d. Designacin de lugares que ocuparn los invitados especiales y distribucin de las
localidades en funcin del nmero de asistentes.
e. Instalacin de equipo de sonido y verificacin de su funcionamiento.
f. Instalacin de grabadora.
g. Colocacin del proyector o proyectores, pantalla y extensiones elctricas.
h. Verificacin del material audiovisual.
i. Instalacin del servicio de cafetera y
j. Preparacin del servicio para atender a los conferenciantes y miembros de la mesa principal
(jarra con agua, vasos, ceniceros, etc.).

En la discusin y dilogo se hacen necesarias las preguntas. Su uso para dirigir y alentar la participacin
constituye uno de los procedimientos ms eficaces. El empleo de preguntas cumple, entre otros, con los
siguientes propsitos:
a. Facilitan el proceso de comunicacin, porque en forma inmediata permiten identificar si el interlocutor
ha comprendido el mensaje. Se genera as un efecto recproco en el comportamiento de los sujetos que
comunican.

b. Hacen consentir en los argumentos que se plantean.


c. Coadyuvan a destruir objeciones.
d. Impiden que la discusin se salga de sus cauces.
e. Atraen la atencin y centran ideas y resultados.
f. Impulsan o frenan la participacin, segn el caso.

g. Posibilitan el control del grupo y su conduccin hacia el objetivo.

Un director de reuniones debe evitar, en lo posible, los siguientes aspectos negativos:

a. Decir al grupo cmo pensar.


b. Dictar los resultados del pensamiento.
c. Tener un programa propio que triunfe sobre todas las opiniones.
d. Adoptar el papel autoritario y tonos doctorales en asuntos sometidos a discusin.
e. Permitir que los dems apelen a l para que diriman sus disputas.
f. Entrar en discusiones y plantear dilogos personales.
g. Orientar en forma poco tctica la discusin de grupo.
h. Corregir declaraciones errneas hechas por los miembros del grupo, an cuando puedan
llamar la atencin hacia un punto o declaracin discutibles.
i. Hablar demasiado.

8. Tcnicas de interrogacin
Algunas indicaciones adicionales sobre la tcnica para interrogar son:

a. Solicitar respuestas claras.


b. Cuidar que diferentes personas tengan oportunidad de responder.
c. Escoger el tipo de pregunta, en consonancia con el objetivo de la reunin.
d. Llamar por su nombre a la persona, cuando se haya optado por preguntas dirigidas a un
individuo en particular.
e. Favorecer o beneficiar con las preguntas a todos los miembros por igual, as como evitar
posiciones parciales.
f. Estructurar preguntas que susciten respuesta personal y no colectiva.
g. Introducir palabras clave en las preguntas, que sugieran respuestas completas, para obtener
informacin y explicaciones.
h. Mantener permanentemente el control de la reunin y el ambiente creativo, mediante las
preguntas.

Por su parte, las contestaciones tambin obedecen a una tcnica. Hasta donde sea factible, conviene
tenerlas previstas para emitirlas con acierto, seguridad y rapidez. Se puede responder a una pregunta
de muy diversas maneras, en las cuales influyen las circunstancias del caso y los propios intereses del
interrogado. En trminos generales, las respuestas se condensan en las siguientes especies:

DIRECTA: Es una respuesta precisa referida al contenido de la pregunta.


INDIRECTA: La conclusin debe extraerla quien interroga.
AMPLIFICATIVA: Se aborda un tema ms amplio y general, que incluye una respuesta no
especfica.
RESTRICTIVA: Se reduce a contemplar un aspecto parcial de la cuestin.
ABSTENTIVA: Es manifestacin expresa de que se prefiere no contestar, sealando o no las
causas.
POSPOSITIVA: Promete la respuesta para ulterior ocasin.
NEGATIVA: Expresa que no se contesta porque no compete al interrogado, o porque alguna
otra razn lo obliga a guardar silencio.
ACLARATIVA: Solicita aclaracin del alcance y contenido de la pregunta.
EVASIVA: No es respuesta directa. La contestacin se desva hacia otro tema o aspecto de la
cuestin.
INCLUSIVA: Se seala que la respuesta qued considerada en otra contestacin anterior.
REPETITIVA: Para ganar tiempo, se reitera en sus trminos la misma pregunta o parte de ella.
INTERROGATIVA: Se contesta con otra pregunta.
CALIFICATIVA: Juzga el carcter e intencin de la pregunta, para justificar la respuesta o
abstencin.

CONCESIVA: Aprueba parte del planteamiento, para objetarlo en su idea medular.


CONDICIONAL: Subordina el valor de la respuesta al cumplimiento de un requisito que
aparentemente escapa al interrogado.
NARRATIVA: Se refiere a un hecho o fbula, cuyo sentido constituye la respuesta.
HUMORSTICA: Para eludir responsabilidades, cuando la pregunta no merece respuesta, el
interrogado acude a una frase humorstica.

Por lo que se refiere a las respuestas, corresponde al director:

No permitir respuestas de grupo.


No desalentar contestaciones claras y completas.
No permitir que todas las respuestas queden a cargo de unas pocas personas.
No dejar pasar una pregunta sin respuesta; en todo caso, elaborarla en forma ms completa y
sencilla.
No conformarse con respuesta de monoslabos.

9. Actividades posteriores a la reunin

a. Formulacin y reproduccin del acta de la sesin.


b. Lectura del documento final.
c. Firma del acta y documento.
d. Distribucin de los mismos a los participantes.
e. Evaluacin de la reunin, y
f. Difusin masiva.

Segn Michael Gore, las reglas para lograr que las cosas se hagan y se aproveche bien el tiempo son:

a. Definir sus metas.


b. Desarrollar un programa definido.
c. Formular tablas de tiempo.
d. Concentrarse en lo esencial.

El director de reuniones dispone para el cumplimiento de su cometido de los siguientes elementos:

a. Preguntas
b. Respuestas
c. Material visual, audiovisual y otros apoyos.

10. Las situaciones conflictivas se originan en...


a. Contingencias y/o causas de fuerza mayor.
b. Preparacin inadecuada de la reunin, ya sea en su etapa de planeacin de contenido o en la de
planeacin de la organizacin.
c. Falta de adecuacin y adaptacin de los papeles caracterolgicos y de personalidad.
d. Inadecuada compaginacin de papeles e insatisfaccin de la sed de afecto.
EVALUACIN DE REUNIONES:
La etapa correspondiente a la evaluacin de reuniones permite al conductor y organizadores de las
mismas captar en su justa dimensin el resultado que se obtiene, la opinin de los participantes y el

grado de sensibilizacin para poder actuar.


Es una apreciacin un tanto subjetiva; no obstante, puede intentarse su trasposicin a trminos
objetivos. Es deseable alcanzar propsitos de cuantificacin; por ello, el establecimiento de parmetros
de referencia y de eficiencia son muy importantes, pues resulta obvio que para la consecucin de
objetivos (alcanzar las metas trazadas previamente a la reunin) deben constatarse con la realidad de
su operacin, con el mejor sistema posible de evaluacin.
La habilidad para expresar una idea es casi igual de importante que la idea misma
Bernard Barush
Fuente:
Instituto Costarricense de Electricidad

Solicitar Constancia
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