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I. DEL OBJETIVO
El presente reglamento tiene como objetivo fundamental garantizar la seguridad y
el buen manejo de los dineros, ttulos y valores en general, de conformidad con
las normas que rigen la materia.
II. DEL ALCANCE
Este reglamento es aplicable a todas las actuaciones referidas al manejo, la
administracin de dineros, ttulos y valores en general, pertenecientes al Consejo
Nacional de Estupefacientes, a la Direccin Nacional de Estupefacientes y al
Fondo para la Rehabilitacin e Inversin Social y Lucha contra el Crimen
Organizado.
III. DE LAS POLTICAS
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Constitucin Poltica Ttulo XII, Captulo I, Arts. 335 a 338 Del rgimen
Econmico y de la Hacienda Pblica.
Ley 38 de 1989 normativa del Presupuesto General de la Nacin
Ley 42 de 1993 sobre la organizacin fiscal financiera y los organismos
de control
Ley 80 de 1993 sobre la contratacin pblica
Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del
control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras
disposiciones
Decreto No 2150 de 1995 supresin de trmites
Ley 190 de 1995 Estatuto Anticorrupcin "por la cual se dictan normas
tendientes a reservar la moralidad en la administracin pblica y se fijan
disposiciones con el objeto de erradicar la corrupcin administrativa
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Circulares de
la Contadura General de la Nacin sobre la
estructuracin, elaboracin y presentacin del estado de flujos de efectivo;
normas tcnicas de valorizacin de las inversiones financieras a precios de
mercado
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Reglamentacin Especfica:
V. DE LOS PRINCIPIOS
La DIRECCION NACIONAL DE ESTUPEFACIENTES, velar por la aplicacin de
los siguientes principios fundamentales a las operaciones financieras:
TRANSPARENCIA. Las operaciones que contemplan este manual debern
ejecutarse con estricta sujecin a las polticas, reglas y procedimientos, aqu
establecidos y previamente divulgados por el Comit de Inversiones, adems de
lo contenido en el fundamento legal que lo soporta.
EFICACIA. Las operaciones referidas en el presente Manual debern ejecutarse
conforme a los criterios de seguridad, liquidez, solidez, rentabilidad y en
condiciones de mercado, y cumpliendo con el objetivo trazado por el Comit de
Inversiones.
EFICIENCIA. Todas las operaciones debern ejecutarse con el menor costo
econmico y garanta de liquidez.
RESPONSABILIDAD. El Comit de Inversiones es el responsable de cumplir y
hacer cumplir lo establecido en el presente Manual.
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que stas obligaciones estn registrada. Para los activos financieros el valor o
beneficio tpico es una obligacin de dinero a futuro.
ADMINISTRACIN DEL RIESGO. Propender por la eficiencia y solidez de los
diferentes agentes que intervienen en el negocio financiero.
AGENTE. Sociedad legalmente constituida que tiene la facultad de captar, colocar
y administrar recursos.
ARCHIVO PBLICO. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades
oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por
entidades privadas.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERS PBLICO. Aquel que por su valor para la
historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado
como tal por el legislador.
ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
AVAL. Figura mediante la cual una entidad se compromete a responder por
determinadas obligaciones adquiridas por otra entidad, en caso de que esta las
incumpla.
BONOS. Ttulos de deuda a largo plazo que representan una parte alcuota de un
crdito colectivo a cargo de una entidad sujeta a inspeccin y vigilancia.
CALIFICACIONES: Se expiden para ttulos a largo y corto plazo, indicadas as:
Puede aparecer de una a tres letras que indican la categora del riesgo, el signo
ms (+) indica que la calificacin se aproxima a la categora inmediatamente
superior y el negativo (-) si se aproxima a la inmediatamente inferior; esta para las
de largo plazo. Para ttulos de corto plazo puede aparecer un nmero entre 1 y 5
que indica la categora del riesgo el signo ms (+) indica que la calificacin se
aproxima a la categora inmediatamente superior y el negativo (-) si se aproxima a
la inmediatamente inferior.
CALIFICACIN DE RIESGO. Concepto emitido sobre la capacidad crediticia de
un ttulo valor, emitida por una sociedad especializada. Una calificacin refleja el
mejor juicio de la calidad crediticia de un emisor en el largo plazo y sobre el curso
de los ciclos econmicos.
CAPACIDAD CREDITICIA. Grado de cumplimiento que el emisor tiene respecto
de las obligaciones financieras contradas con los inversionistas.
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con base en las ganancias, si las hubiere, despus de que se haya pagado a los
poseedores de instrumentos de deuda.
DEVALUACIN. Prdida de valor de la moneda.
DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de informacin producida o recibida por
una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.
DOCUMENTO ORIGINAL. Es la fuente primaria de informacin con todos los
rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
DOW JONES: ndice promedio de las 30 mejores acciones inscritas en la Bolsa
de Nueva York.
EFECTIVO. Dinero en billetes y monedas y depsitos de disponibilidad inmediata.
EMISION EN CIRCULACION. Cantidad y monto de Ttulos pertenecientes a una
emisin, que no han sido amortizados.
EMISOR DE VALORES: Entes con ttulos inscritos en el Registro Nacional de
Valores. Pueden ser: sociedades por acciones, ilimitadas, cooperativas y sin
nimo de lucro; entidades pblicas facultades legalmente para emitir ttulos de
deuda pblica; Gobiernos y entidades pblicas extranjeras con garanta de su
gobierno, organismos multilaterales de crdito con ttulos inscritos en uno o ms
bolsas de valores mundialmente reconocidas; asociaciones gremiales de primero
y segundo grado vigiladas por el Ministerio de Agricultura; entidades extranjeras
con ttulos inscritos en una o ms bolsas de valores mundialmente reconocidas;
administradoras de inversin, de los patrimonios autnomos para efectos de
movilizacin de activos, los fondos comunes y fondos de valores a travs de los
cuales se instrumenta una titularizacin.
ESTUDIO TCNICO FINANCIERO. Criterios utilizados para soportar la
conveniencia y justificacin de la transaccin u operacin a realizar.
EXCEDENTES. Son todos aquellos recursos que de manera inmediata no se
destinen al desarrollo de las actividades que constituye el objeto de las entidades.
FACTOR DE MERCADO: Corresponde a las variaciones de las condiciones del
mercado que origina cambios en el precio del instrumento. Los ms comunes son:
La tasa de cambio y las tasas de inters menos mrgenes.
FACTORES DE LA PRODUCCIN. Son la mano de obra y capital en una
economa de mercado.
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MECANISMO. Medio que se utiliza para evaluar, medir o realizar una transaccin
u operacin.
MERCADO PBLICO DE VALORES: Es el conjunto de operaciones realizadas
por inversionistas con el fin de negociar ttulos valores permitiendo, entre otras
cosas, canalizar eficientemente el ahorro pblico al sector productivo.
OFERTA PBLICA. Proyecto de negocio jurdico que se dirige a personas
determinadas, o a 500 o ms accionistas, o a menos de 500 accionistas y a ms
de cien personas determinadas.
OPERACIONES A PLAZO. Venta con pacto de recompra (fondeo).
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son Duff and Phelps y Bank Watch. En los mercados internacionales existen
principalmente Standard & Poors y Moodys.
VALORACIN A PRECIOS DE MERCADO. Actualizacin diaria del valor del
portafolio de inversin, para conocer el monto a que asciende el mismo a la fecha,
con el fin de establecer su real valor, en caso de requerir realizar algn ttulo.
7.2. MECANISMOS
COMIT DE INVERSIONES. Ente encargado de fijar las polticas de inversin
dentro del sector, de conformidad con la legislacin vigente.
SISTEMA TRANSACCIONAL. Como su nombre lo indica, sistema utilizado para
realizar transacciones entre entidades financieras y/o inversionistas para el
manejo de inversiones.
SUBASTA. Venta pblica de valores que se hace al mejor postor de acuerdo con
condiciones legalmente establecidas
CONVENIOS NTER ADMINISTRATIVOS: Acuerdo de voluntades destinadas a
crear, modificar o extinguir obligaciones.
CONTRATOS. Es el acto jurdico por el cual una parte se obliga para con otra a
dar, hacer o no hacer alguna cosa. Convenio que se destina a crear obligaciones.
REGLAMENTO INTERNO DE INVERSIONES: aquel que cada entidad del sector
administrativo de Justicia adopte como propio.
OPERACIONES CONVENIDAS. Repo, a Plazo, Carrusel y Swap
VIII. DEL MANEJO DEL EFECTIVO
Comprende todos los dineros y depsitos que se encuentren en caja, cuentas de
ahorros o corrientes autorizadas para dichos manejos, incluyendo los dineros y
recursos que se manejan en las cajas menores. Que corresponden al
cumplimiento de la misin y objetivos de la entidad.
8.1.
CAJA
8.1.1. OBJETIVO
XXXXXXXXX
8.1.2. DEFINICIN
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BANCOS
8.2.1. OBJETIVO
XXXXXXXXXXXXXX
8.2.2. DEFINICIN
Se entiende por bancos, las cuentas corrientes o de ahorros, para el manejo de
los recursos nacionales y propios o administrados, en las entidades bancarias
vigiladas por la Superintendencia Bancaria y autorizadas por la Direccin General
del Tesoro Nacional y/o Representante Legal o quien este delegado para esta
funcin.
8.2.3. DOCUMENTOS
Solicitudes de apertura, autorizacin de la Direccin General del Tesoro,
autorizacin Comit de inversiones, estudio tcnico, propuestas, comprobantes
de ingresos y egresos, libro de Bancos, informe de caja y bancos, conciliaciones,
consignaciones, extractos, cheques, dinero, Contrato de Cuenta de Ahorro o
Corriente, Instrucciones de manejo, estudio actualizado de calificacin de las
entidades bancarias, estudio de servicios ofrecidos por las entidades bancarias,
estudio de seleccin objetiva.
8.2.4. REQUISITOS Y LIMITES
En las cuentas de las entidades debern reposar los dineros que sean de
propiedad exclusiva de la entidad y los que por ley se exigen y sean
administrados, de acuerdo con origen y concepto para el cual fueron autorizadas.
Sus giros se harn nicamente a travs de cheque a favor de un primer
beneficiario persona natural o jurdica abono a cuenta, con el cumplimiento de
los reglamentos establecidos por la Direccin General del Tesoro Nacional, las
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INGRESOS
8.3.1. DEFINICION
Son todos los recursos que ingresan a la caja y bancos de las entidades, que
corresponden al giro normal de la misin de la entidad, o a transferencias de
fondos de la Direccin General del Tesoro, o a recursos provenientes de
convenios o a recursos cuyo origen se establece que pertenece a la entidad.
8.3.2. DOCUMENTOS
Comprobantes de ingresos y egresos, consignaciones, extractos, cheques,
dinero, giros, notas crditos que soportan los ingresos
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INGRESOS
RECIBIDOS
EN
LA OFICINA DE
DESCRIPCION
RESPONSABLE
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Estupefacientes
S
2
3
4
5
6
7
8
9
10
DESCRIPCION
para custodia y posterior consignacin
Elaborar recibo de caja, anotando fecha, concepto,
valor, firma y entrega el original del recibo de caja
Preparar consignacin en el formato preimpreso
autorizado por la D.N.E.
Entregar el formato de consignacin con dinero o
cheque, al grupo de correspondencia, para que se
efecte
Recibir comprobante de consignacin con sello del
Banco
Anexar
consignacin
al
recibo
de
caja
correspondiente
Poner a disposicin documentos de Tesorera para
registro de Presupuesto y Contabilidad
Entregar recibos de caja atinentes a rendimientos
financieros y otros
Informar con documentos a las reas de contabilidad
y presupuesto el ingreso por rendimientos financieros
del Consejo Nacional de Estupefacientes, Fondo de
Rehabilitacin y de la Direccin Nacional de
Estupefacientes, de acuerdo al portafolio de
inversiones recibido del Jefe de Divisin
Recibir documentos remitidos de Contabilidad y
Presupuesto
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RESPONSABLE
Administrativo
Tcnico
Administrativo
* Tcnico
Administrativo
Tcnico
Administrativo
Tcnico
Administrativo
Tcnico
Administrativo
Tcnico
Administrativo
Tcnico
Administrativo
Profesional
Especializado (Con
funciones de
Tesorero)
Profesional
Universitario,
Profesional
Especializado
Profesional
Especializado (Con
funciones de
Tesorero)
Tcnico
Administrativo
DESCRIPCION
RESPONSABLE
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Estupefacientes
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RESPONSABLE
(Tesorero)
DESCRIPCION
RESPONSABLE
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RESPONSABLE
Remitir a Correspondencia
10
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Tcnico
Administrativo
Correspondencia
8.4. EGRESOS
8.4.1. OBJETIVO
Cumplir oportunamente con la cancelacin de los compromisos de la entidad de
acuerdo a la situacin de fondos y soportes necesarios en cumplimiento de
normas administrativas y financieras.
8.4.2. DEFINICION
Son los egresos de fondos por concepto de transacciones legalmente realizadas y
a operaciones financieras debidamente autorizadas y tramitadas.
Todo pago deber realizarse, preferencialmente por abono en cuenta
debidamente certificada por la entidad bancaria, o a travs de cheques girados a
la orden del primer beneficiario y con el cumplimiento de la reglamentacin
establecida por la Direccin General del Tesoro Nacional, las normas vigencia
sobre la materia y los procedimientos adoptados por las entidades.
8.4.3. DOCUMENTOS
Facturas, cumplidos, entradas a almacn
recibidos de conformidad,
autorizaciones de giros para inversiones, plizas, certificaciones, aprobaciones,
actas de aprobacin y autorizacin, etc., que soporten las transacciones y
operaciones financieras.
8.4.4. REQUISITOS Y LIMITES
Todo egreso deber cumplir con los requisitos establecidos en los documentos
soportes, en los actos administrativos que lo originaron; y en las normas y
reglamentos vigentes sobre la materia.
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8.4.5. AUTORIZACIONES
Todo egreso deber ser autorizado por el Jefe Financiero o quien haga sus veces.
8.4.6. RESPONSABILIDADES
La responsabilidad de los egresos deber asignarse a los funcionarios
responsables del manejo de caja y Bancos, en las cajas menores ser el
funcionario asignado en la creacin.
8.4.7. MEDIDAS DE CONTROL
Sern aplicables las medidas establecidas en el presente marco general en el
captulo XII, Sistemas de Control.
8.4.8. PROCEDIMIENTOS
8.4.8.1.
CUENTAS PAGADAS D. N. E.
OBJETIVO
Cumplir oportunamente con la cancelacin de los compromisos de la entidad de
acuerdo a la situacin de fondos y soportes necesarios en cumplimiento de
normas administrativas y financieras.
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DESCRIPCION
Recibir el formato, debidamente diligenciado por cada
uno de los proveedores donde nos autorizan que el
pago sea consignado en cuenta
Revisar que la cuenta tenga todos los requisitos para el
pago
Elaborar la orden de pago
RESPONSABLE
Tcnico
Tcnico
Administrativo
Tcnico
Administrativo
Anexar documentos soportes y se remite a presupuesto Tcnico
Administrativo
Asignar registro presupuestal
Profesional
Especializado
(Presupuesto)
Remitir orden de pago a Contabilidad para la
Profesional
imputacin contable y V B del Contador
Especializado
(Presupuesto)
Recibir orden de pago con los registros presupustales Tcnico
y contables
Administrativo
Clasificar las ordenes de pago por tipo de recurso
Tcnico
presupuestal
Administrativo
Ordenar el giro
Profesional
Especializado
(Tesorero)
Diligenciar medio de pago
Tcnico
Administrativo
Remitir orden de pago y medio de pago al Ordenador
Tcnico
del pago
Administrativo
Revisar y aprobar el pago
Jefe Divisin
Financiera
Realizar la entrega fsica del cheque
Profesional
Especializado
(Tesorero) Tcnico
Administrativo
Programar fecha de pago de acuerdo con los recursos Profesional
disponibles y coordina con el banco el traslado de
Especializado
fondos para el abono en cuenta a los proveedores
( Tesorero)
Elaborar archivo plano para el abono en cuenta o
Profesional
traslado a travs de ACH, indicando beneficiario,
Especializado
identificacin del beneficiario, entidad donde debe
(Tesorero)
hacerse el pago, nmero de cuenta corriente o de
ahorros de los beneficiarios y el valor o cuanta del
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Direccin
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Estupefacientes
16
8.4.8.2.
DESCRIPCION
Pg.: 28 de 26
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Fecha: octubre 9 de
2001
RESPONSABLE
OBJETIVO
Efectuar el reintegro de valores consignados en las Cuentas de la Direccin
Nacional de Estupefacientes por expedicin de certificados de carencia de
informes por trfico de estupefacientes y otros.
La Divisin Financiera es la dependencia responsable del procedimiento, as:
s
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
DESCRIPCION
Recibir la solicitud de devolucin por parte de la
oficina de Estupefacientes, dependiendo del
concepto del recaudo, debidamente autorizada.
Revisar que la solicitud tenga todos los requisitos
para el pago, tales como: oficio del solicitante y de
la dependencia que autoriza la devolucin .
Elaborar la orden de pago
Anexar documentos soportes incluida copia de la
consignacin del solicitante
Remitir orden de pago a Contabilidad para la
imputacin contable y V B del Contador
Enviar orden de pago con los registros contables
al Grupo de Tesorera
Ordenar el giro
Gestionar la forma de pago: elaborar cheque,
consignar en cuenta o por medio de Nota Debito
Remitir orden de pago y medio de pago al
Ordenador del pago
Revisar y aprobar el pago
RESPONSABLE
Profesional
Profesional de Tesorera
y Jefe de Divisin
Tcnico Administrativo
del Grupo de Tesorera
Tcnico Administrativo
del grupo de Contabilidad
Tcnico Administrativo
Tcnico Administrativo
Profesional Especializado
(Tesorero)
Tcnico Administrativo
Tcnico Administrativo
Jefe Divisin Financiera
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Repblica de Colombia
Ministerio de Justicia y del
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Direccin
Nacional
de
Estupefacientes
s
11
8.4.8.3.
DESCRIPCION
Realizar la entrega fsica del cheque
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Fecha: octubre 9 de
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RESPONSABLE
Profesional Especializado
(Tesorero) Tcnico
Administrativo
OBJETIVO
Efectuar el reintegro de valores consignados en las Cuentas de la Direccin
Nacional de Estupefacientes por valores puestos a disposicin de la Direccin
Nacional de Estupefacientes para su administracin o custodia, dineros en
moneda nacional o extranjera, ttulos valores, acciones, joyas, dineros por
arrendamiento de los inmuebles y otros.
La Divisin Financiera es la dependencia responsable del procedimiento, as:
s
1
2
4
5
6
7
8
DESCRIPCION
Recibir oficio de la Subdireccin de Bienes
informando la posible devolucin de dineros.
Conciliacin con la Subdireccin de Bienes para
establecer si hay o no consignacin efectiva de los
valores o constitucin de depsitos en custodia.
RESPONSABLE
Secretaria
Profesional Universitario
o Especializado de las
Areas de Bienes y
Financiera
Si se identificaron valores se elabora la liquidacin Profesional Universitario
y anexa acta de liquidacin a la orden de pago
o Especializado de las
debidamente suscrita por los que intervinieron en
Areas de Bienes y
ella.
Financiera
Recibir el oficio de la oficina de Notificaciones junto Profesional
con la resolucin de devolucin, debidamente
firmada por el ordenador del gasto
Obtener documentos que soporten
Profesional
apropiadamente la resolucin de devolucin, tanto
administrativos como jurdicos
Elaborar la orden de pago
Tcnico Administrativo
Remitir orden de pago a Contabilidad para la
Tcnico Administrativo
imputacin contable y V B del Contador
Enviar orden de pago con los registros contables
Tcnico Administrativo
al Grupo de Tesorera
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DESCRIPCION
Pg.: 30 de 26
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RESPONSABLE
Ordenar el giro
10
11
12
13
8.4.8.4.
Profesional
Especializado
(Tesorero)
Tcnico Administrativo
PAGO DE IMPUESTOS
OBJETIVO
Cancelar en Bancos a favor de la DIAN, los valores retenidos de acuerdo al
formato y plazos establecidos.
PROCEDIMIENTO
La Divisin Financiera es la dependencia responsable del procedimiento, as:
s
1
2
3
4
5
6
DESCRIPCION
RESPONSABLE
Preparar cuadro resumen, clasificado por Tcnico
conceptos, de los
impuestos retenidos y
descontados segn cuentas pagadas del mes o
bimestre
Revisar los listados (cuadro resumen mensual)
Profesional
Especializado
(Tesorero)
Elaborar y enva las Declaraciones tributarias Profesional
nacionales a travs del software para pago
electrnico de impuestos
Elaborar la orden de pago
Tcnico Administrativo
Anexar los documentos soportes
Tcnico Administrativo
Remitir orden de pago a Contabilidad para la
Tcnico Administrativo
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Reglamento de Manejo de Recursos Financieros Direccin Nacional de Estupefacientes
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Repblica de Colombia
Ministerio de Justicia y del
Derecho
Direccin
Nacional
de
Estupefacientes
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Cdigo:
Fecha: octubre 9 de
2001
s
7
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9
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11
12
13
14
15
16
17
8.4.8.5.
DESCRIPCION
imputacin contable y V B del Contador
Recibir orden de pago con los registros contables
Ordenar el giro
Diligenciar medio de pago
Remitir orden de pago y medio de pago al
Ordenador del pago
Revisar y aprobar el pago
Realizar la entrega fsica del cheque
RESPONSABLE
Tcnico Administrativo
Profesional
Especializado
(Tesorero)
Tcnico Administrativo
Tcnico Administrativo
PAGO DE NOMINA
OBJETIVO
Efectuar el oportuno pago de nmina a los funcionarios de la Direccin Nacional
de Estupefacientes.
La Divisin Financiera es la dependencia responsable del procedimiento, as:
s
1
2
DESCRIPCION
Recibir nmina de sueldos firmada por el ordenador
del gasto, jefe Divisin de Personal y profesional de
presupuesto
Elaborar archivo plano a enviar al banco. Del valor a
pagar a cada funcionario, para el abono en cuenta o
RESPONSABLE
Tcnico
Profesional
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Repblica de Colombia
Ministerio de Justicia y del
Derecho
Direccin
Nacional
de
Estupefacientes
3
4
5
6
8.4.8.6.
DESCRIPCION
traslado a travs de ACH y dbito de la cuenta de la
Direccin Nacional de Estupefacientes indicando
beneficiario, identificacin del beneficiario, entidad
donde debe hacerse el pago, nmero de cuenta
corriente o de ahorros de los beneficiarios y el valor o
cuanta del pago de cada uno de los funcionarios. Por
va e-mail o va mdem segn los requerimientos del
banco
Elaborar Oficio Dirigido al Asesor de Operaciones
Bancarias del Banco Popular, firmada por el ordenar
de gasto, ordenador del pago y tesorera
Programar fecha de pago y coordina con el banco el
traslado de fondos, abono en cuenta de los
funcionarios
Registrar el valor total de la nota dbito, de la cuenta
de la Direccin Nacional de Estupefacientes, en
libros auxiliares de bancos
Entregar desprendibles a los funcionarios de los
devengados y descuentos efectuados
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Cdigo:
Fecha: octubre 9 de
2001
RESPONSABLE
Profesional
Profesional
Tcnico
Tcnico.
OBJETIVOS
Atender el pago de compromisos que no fueron reclamados oportunamente por
los beneficiarios.
La Divisin Financiera es la dependencia responsable del procedimiento, as:
s
1
2
3
4
5
DESCRIPCION
Recibir la solicitud de cancelacin del valor de la
acreencia, escrita por parte del beneficiario previa
identificacin
Verificar la existencia de la acreencia
Elaborar orden de pago y cheque
Registrar en libros
Entregar cheque y archiva documentos soporte
RESPONSABLE
Tcnico
Profesional
Tcnico Administrativo
Tcnico Administrativo
Tcnico Administrativo
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Reglamento de Manejo de Recursos Financieros Direccin Nacional de Estupefacientes
Pg. 32 de 40
Repblica de Colombia
Ministerio de Justicia y del
Derecho
Direccin
Nacional
de
Estupefacientes
8.5.
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Cdigo:
Fecha: octubre 9 de
2001
DEFINICIN
XXXXXXXXXXXXXXXX
DOCUMENTOS
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
REQUISITOS Y LIMITES
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
AUTORIZACIONES
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
RESPONSABILIDADES
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
MEDIDAS DE CONTROL
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
PROCEDIMIENTO
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
IX. DE LAS INVERSIONES
9.1.
DEFINICIN
DOCUMENTOS
Repblica de Colombia
Ministerio de Justicia y del
Derecho
Direccin
Nacional
de
Estupefacientes
Pg.: 34 de 26
Cdigo:
Fecha: octubre 9 de
2001
REQUISITOS Y LMITES
AUTORIZACIONES
RESPONSABILIDADES
MEDIDAS DE CONTROL
9.7.
OBJETIVO
Colocar los recursos que administra la Direccin segn lo dispuesto en las Leyes
30 de 1986 y 333 de 1996, de manera oportuna para dar cumplimiento a las
obligaciones establecidas en la Ley de Presupuesto y Decreto de liquidacin,
respecto de recursos propios para la Direccin Nacional de Estupefacientes y el
Consejo Nacional de Estupefacientes.
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Reglamento de Manejo de Recursos Financieros Direccin Nacional de Estupefacientes
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Repblica de Colombia
Ministerio de Justicia y del
Derecho
Direccin
Nacional
de
Estupefacientes
s
1
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Cdigo:
Fecha: octubre 9 de
2001
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
DESCRIPCION
Elaboracin y entrega de la declaracin
juramentada sobre la no existencia de
conflicto de intereses y el no uso de
informacin privilegiada
Archivo de la declaracin
11
12
Los funcionarios
que intervienen
en este proceso
Todas
las
dependencias que
intervienen
Jefe Divisin
Financiera
Jefe Divisin
Financiera
Divisin Financiera
Jefe Divisin
Financiera
Divisin Financiera
Secretario
General
Secretara General
Jefe Divisin
Financiera
Divisin Financiera
Jefe Divisin
Financiera
Divisin Financiera
Secretario
General
Director Nacional
Secretara General
Jefe Divisin
Financiera
Correspondencia
Divisin Financiera
Jefe Divisin
Financiera
Profesional
Divisin Financiera
Despacho
Divisin de
Desarrollo del
Talento Humano y
Servicios
Administrativos
Divisin Financiera
Divisin Financiera
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Pg. 35 de 40
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Ministerio de Justicia y del
Derecho
Direccin
Nacional
de
Estupefacientes
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2001
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
DESCRIPCION
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
Especializado
Jefe Divisin
Financiera
Secretaria
Divisin
Financiera
Secretaria
Divisin
Financiera
Jefe de Divisin
Financiera
Divisin Financiera
Secretaria
Divisin
Financiera
Jefe Divisin
Financiera
Divisin Financiera
Secretario
General
Asesor financiero
Secretaria
Ejecutiva
Jefe Divisin
Financiera
Secretaria
Divisin
Financiera
Direccin
Secretara General
Secretaria
Divisin
Financiera
Divisin Financiera
Divisin Financiera
Divisin Financiera
Divisin Financiera
Divisin Financiera
Divisin Financiera
Divisin Financiera
Divisin Financiera
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Reglamento de Manejo de Recursos Financieros Direccin Nacional de Estupefacientes
Pg. 36 de 40
Repblica de Colombia
Ministerio de Justicia y del
Derecho
Direccin
Nacional
de
Estupefacientes
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2001
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
DESCRIPCION
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34
35
36
Jefe de Divisin
Financiera
Divisin Financiera
Jefe Divisin
Financiera
Divisin Financiera
Jefe Divisin
Financiera
Divisin Financiera
Secretario
General
Secretara General
Jefe Divisin
Financiera
Secretario
General
Divisin Financiera
Jefe Divisin
Financiera
Divisin Financiera
Jefe Divisin
Financiera
Profesional
Especializado
(Tesorero)
Profesional
Especializado
(Tesorero)
Divisin Financiera
Tcnico
Administrativo
(Tesorera)
Profesional
Especializado
(Tesorero)
Divisin Financiera
Secretara General
Divisin Financiera
Divisin Financiera
Divisin Financiera
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Repblica de Colombia
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Derecho
Direccin
Nacional
de
Estupefacientes
37
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2001
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
DESCRIPCION
Valores de Bogot;
y
carta de
compromiso de la Institucin Financiera
confirmando la inversin. Enva copias a
la Jefe de la Divisin Financiera para
archivo
Recibe fotocopia de documentos soporte
de la inversin y archiva en carpeta
correspondiente
Actualiza cuadro de inversiones e imparte
instrucciones de fotocopiar documentos
para remitir al Jefe de Control Interno y al
Asesor del Despacho sobre la inversin
efectuada
Prepara oficios para Control Interno y
Asesor
del
Despacho
remitiendo
documentos soportes de la inversin
efectuada y los distribuye
Jefe Divisin
Financiera
Divisin Financiera
Jefe Divisin
Financiera
Divisin Financiera
Secretaria
Ejecutiva
Divisin Financiera
X. DEL ARCHIVO
DEFINICION
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada,
en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir
como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia. Los archivos en un Estado de Derecho
cumplen una funcin probatoria, garantizadora y perpetuadora.
DOCUMENTOS
Chequeras, Certificados, Bonos, Escrituras, Ttulos, otros valores e informacin
en medios magnticos, etc.
RESPONSABILIDAD
Los servidores pblicos son responsables de la organizacin, conservacin, uso y
manejo de los documentos.
MEDIDAS DE CONTROL
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Derecho
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Estupefacientes
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2001
Como resultado del arqueo fsico de las chequeras, ttulos valores CDT, bonos,
escrituras, otros papeles negociables, se levantarn actas suscritas por los
responsables de custodia, tenencia, ordenador y control, las cuales le llevarn en
forma prenumerada y consecutiva en flderes o AZ, colocados en archivadores de
madera o metlicos debidamente clasificados.
Se realizarn pruebas peridicas de la existencia de estos documentos con sus
respectivos soportes, estableciendo los controles administrativos respectivos
para el caso de prstamos, fotocopias, utilizaciones u otra actividad mientras no
tengan restricciones.
Adems, para el cumplimiento de lo expuesto anteriormente se deben tener en
cuenta las normas generales tanto internas como externas en materia de
categorizacin, clasificacin y manejo de archivos del sector pblico y privado
dentro del marco conceptual establecido en la Ley General de Archivos No. 594
del 14 de julio de 2000.
XI.
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XII.
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