2012 - Guia Compras S10 ERP

S10 ERP
ndice del Mdulo de Compras y pedidos del S10 ERP

1.1
Gua del Mdulo de Compras y Pedidos ERP del S10.........................................................................................................3
1.2
Generalidades........................................................................................................................................................................3
1.2.1
Labores del sa...................................................................................................................................................................3
1.2.2
Labores del usuario...........................................................................................................................................................3
1.2.3
Cmo funciona en conjunto?...........................................................................................................................................4
1.2.4
La carpeta de trabajo.........................................................................................................................................................5
1.2.5
Opciones del men Catlogos..........................................................................................................................................6
1.2.6
Opciones del men Herramientas.....................................................................................................................................9
1.2.7
Barra de herramientas estndar......................................................................................................................................14
1.3
Acceso al mdulo de Compras y pedidos con sa................................................................................................................15
1.4
General.................................................................................................................................................................................16
1.4.1
Formas de bsqueda en los catlogos...........................................................................................................................16
1.4.2
Registro de recursos en el catlogo................................................................................................................................17
1.4.3
Usuarios que manejan el mdulo y aprobadores............................................................................................................18
1.4.4
Partidas de Control..........................................................................................................................................................19
1.4.5
Destinos especficos........................................................................................................................................................20
1.5
Uso del mdulo de Compras y Pedidos por parte del usuario............................................................................................20
1.5.1
Registro del Centro de compra........................................................................................................................................20
1.5.2
Aprobadores de las rdenes de compra y servicio.........................................................................................................23
1.5.3
Registro de usuarios que aprobarn los pedidos............................................................................................................25
1.5.4
Pie de Orden de Compra.................................................................................................................................................26
1.6
Clasificacin de recursos.....................................................................................................................................................27
1.6.1
Por la Forma de Abastecimiento.....................................................................................................................................27
1.6.2
Forma de Pedido.............................................................................................................................................................27
1.6.3
Clasificacin de Materiales ABC......................................................................................................................................28
1.6.4
Clasificacin de los recursos por la Forma de Pedido....................................................................................................29
1.6.5
Clasificacin de recursos por la Forma de Abastecimiento............................................................................................30
1.7
Techo....................................................................................................................................................................................30
1.7.1
Techo precio....................................................................................................................................................................31
1.7.2
Techo por cantidad..........................................................................................................................................................34
1.7.3
Techo de Materiales libre.................................................................................................................................................37
1.8
Pedidos.................................................................................................................................................................................38
1.8.1
Pedidos Manuales para Comprar....................................................................................................................................38
1.8.2
Aprobar pedidos..............................................................................................................................................................41
1.8.3
Aprobacin de Pedidos...................................................................................................................................................41
1.8.4
Ver documentos generados luego de la aprobacin.......................................................................................................42
1.9
Generar Orden de Compra desde un Pedido de Compra...................................................................................................43
1.9.1
Utilidades del escenario de Pedidos de Compra............................................................................................................45
1.10
Cotizaciones.........................................................................................................................................................................46
1.10.1
Asignar proveedores a la cotizacin...........................................................................................................................48
1.10.2
Enviar la Cotizacin al proveedor...............................................................................................................................49
1.11
Recepcin de Cotizaciones..................................................................................................................................................50
1.12
Cuadro Comparativo............................................................................................................................................................53
1.13
Orden de Compra.................................................................................................................................................................55
1.13.1
Generar la Orden de Compra desde el escenario de Orden de Compra...................................................................55
1.13.2
Aprobar una Orden de Compra..................................................................................................................................57
1.13.3
Impresin de la Orden de Compra..............................................................................................................................60
1.13.4
Enviar la orden de compra al proveedor.....................................................................................................................61
1.14
Cantidades pendientes de ingreso al almacn....................................................................................................................62
1.14.1
Orden de Compra parcialmente atendida por el Proveedor.......................................................................................63
1.15
Pedidos manuales A Almacn hacia una Partida de Control...............................................................................................63
1.16
Orden de Servicio.................................................................................................................................................................66
1.16.1
Pedidos para Orden de Servicio.................................................................................................................................67
1.16.2
Aprobacin del Pedido................................................................................................................................................70
1.16.3
Generar la Orden de Servicio.....................................................................................................................................71
1.17
Usuarios que manejan los mdulos y aprueban..................................................................................................................74
1.18
Utilitarios...............................................................................................................................................................................75
1.18.1
Mantenimiento de usuarios.........................................................................................................................................75
1.18.2
Registro de usuarios en el mdulo de Compras y pedidos........................................................................................76
1.18.3
Actualizacin de base de datos..................................................................................................................................80
1.18.4
Mantenimiento de base de datos................................................................................................................................80
1.19
Separata...............................................................................................................................................................................81
Compras y pedidos S10 ERP
S10 ERP
S10 ERP
1.1
Gua del Mdulo de Compras y Pedidos ERP del S10
1.2
Generalidades
Este programa permite una administracin del proceso de procura (pedido y compra). La gestin
logstica dentro del Proyecto, abarca desde el pedido o requerimiento de los recursos tipo material hasta
la compra y el almacenamiento.
El proceso empieza despus de la planificacin fsica del proyecto y contina durante todo la ejecucin,
con lo que se evita urgencias, sobre esfuerzos, compras a precios mayores a los presupuestados y
riesgos de paralizacin del flujo productivo.
1.2.1
Labores del sa
Haga que el servidor tenga una cuenta de correo en el Outlook.

Registrar a los empleados en el catlogo de Socio de Negocio recomendado e-mail.
Registrar a los usuarios en el mdulo de Compras y Pedidos dar accesos.
Verificar la configuracin en Pedidos.
Verificar la configuracin en Compras.
Verificar que en catlogos las Formas de Pago, estn registrados las formas de pago que utiliza la
empresa.
Verificar en catlogos los Tipos de Documentos, que acostumbra usar la empresa en sus movimientos
de ingreso, egreso, pagos y cobranza, (gua de remisin, factura, boleta, ticket, etc.).
1.2.2
Labores del usuario
S10 ERP
1.2.3
Cmo funciona en conjunto?
El que pide es el encargado de manejar el mdulo de Gerencia de proyectos y el que aprueba el

Residente de obra.
S10 ERP
1.2.4
La carpeta de trabajo
Las ventanas que presenta el S10 se asemejan a un escritorio donde tiene todos los documentos
necesarios para trabajar en forma ordenada. El entorno de trabajo es el mismo casi en todos los
escenarios, a continuacin se describe las partes de un escenario:
Barra de ttulos:Muestra el ttulo de la aplicacin, nombre del programa que se viene utilizando,
presupuesto elegido por el usuario, as como los botones minimizar
, maximizar
y cerrar .
Barra de mens:
Presenta opciones de men para la aplicacin en uso. Cada men contiene acciones
especficas y estas cambian de acuerdo al escenario que ingresa el usuario, las
mismas opciones en forma abreviada se ejecutan desde los botones (iconos).
Archivo: Muestra el men con las siguientes opciones:

Imprimir: Imprime el contenido del escenario.
Vista preliminar:
Muestra la apariencia en pantalla de un archivo como ser impreso.
S10 ERP
Iniciar sesin como usuario distinto:
Permite reiniciar la aplicacin sin salir del mdulo de

presupuestos, para ingresar como otro usuario. La
misma accin se logra s hace doble clic sobre la carita
mostrada en esta barra de estado. El sistema
mostrar el cuadro de dilogo de acceso al sistema,
donde puede acceder al sistema como otro usuario
tambin permite el uso de otra base de datos.
Salir: Sale de la aplicacin.
1.2.5
Opciones del men Catlogos
Permite el acceso del usuario a cualquiera de los catlogos utilizados por el sistema donde puede dar
mantenimiento como efectuar nuevos registros, modificar o borrar siempre y cuando el registro no est
relacionado en alguna aplicacin; todas estas acciones se realizan sin necesidad de estar elaborando un
presupuesto, todos los catlogos son abiertos y puede acceder desde cualquier aplicacin.
Llamada 1: Es el catlogo donde estn registrados todos los recursos utilizados por el sistema
compuesto por mano de obra, material, equipos y subcontratos.
Llamada 2: Muestra el catlogo de recursos con el recurso genrico en el rbol, y en la columna
descripcin solo los recursos especficos.
Llamada 3: Todas las unidades que utiliza el sistema estn registradas en este catlogo de acuerdo a
las normas vigentes.
Llamada 4: Es el catlogo donde se registran a todas las personas que tienen que ver con el sistema,
como clientes, proveedores, empleados, obreros, subcontratistas, AFP, bancos etc., que
luego sern utilizados en alguna aplicacin del sistema.
Llamada 5: Filtra solo a los proveedores del Catlogo de Socio de Negocio.
Llamada 6: Los lugares donde se efectan las obras estn registrados en este catlogo. En el caso del
Per, en el nivel 1 se registraron los departamentos y para el departamento elegido las
provincias en el nivel 2, para la provincia elegida se registraron los distritos en el nivel 3.
S10 ERP
Llamada 7: En este catlogo se registran las monedas que acostumbra usar la empresa, haga que la
moneda de su pas se la moneda principal.
Llamada 8: En el catlogo de tipos de cambio se guardan todos los registros que da a da se registran
cuando el sistema lo solicita, permite editar el tipo de cambio.
Llamada 9: En el catlogo de tipo de documentos registra a los documentos que acostumbra usar la
empresa, tienen que estar relacionados a un documento oficial normado por la SUNAT,
salvo que sean lo recibos interno que no necesitan ser declarados como lo utilizados para
pagar la movilidad de taxi.
Llamada 10: En el catlogo de Unidades operativas, registre a las dependencias de su empresa.
Llamada 11: El catlogo de Formatos, lista los formatos disponibles elaborados por S10 en Excel y Word
que se utilizan en las aplicaciones. Slo es informativo.
Llamada 12: En el catlogo de Formas de pago, se registra la forma de pago y su respectiva regla.
Llamada 13: Permite asignar formatos en Excel o Word que sern utilizados por la empresa en los
Pedidos, Cotizaciones, rdenes de Compra, Tareos, Partes Diarios de Equipo. Esta labor
slo se realiza una vez.
Asignar un formato en Excel para enviar las rdenes de compra al proveedor
Llamada a: Muestra la lista de Socio de Negocios calificados como empresa.
S10 ERP
Tambin asigne formato a Pedidos de compra, Cotizaciones.

Luego cierre el Catlogo de Formatos por Empresa.
Llamada 14: Muestra el catlogo de Logotipos disponibles para asignar a un Socio de Negocio, permite
el registro de nuevos logotipos. Previamente debemos disponer de un arte ms o menos de
1.5 cm de alto por 4 cm de largo y debe estar grabado en una carpeta del servidor.
Llamada 14-a: Registre el nombre de la Empresa duea del logotipo.

Llamada 14-b: Una vez registrado el logotipo muestra la apariencia.
Llamada 14-c: Use este botn para ubicar el archivo que contiene el arte con el logotipo dentro de las
carpetas.
Llamada 14-d: Graba el registro del logotipo.
Para asignar logotipo a un Socio de Negocio:
Ingrese por Catlogos a Socio de Negocio y ubique a la

empresa, luego modifique para mostrar esta ventana,
S10 ERP
Llamada 14-f: Use este botn para asignar el logotipo.

Llamada 14-g: Use este botn para mostrar el logotipo asignado.
1.2.6
Opciones del men Herramientas

Estas opciones son comunes para todos los escenarios y contiene lo siguiente:
Llamada 1:
Configuracin General de Compras
S10 ERP
Llamada 1-a:
entrega.
Seleccionado, luego de generar una orden de compra propone el ltimo lugar de

No seleccionado, no propone lugar
Configuracin Impresin de Compras
Llamada 2-a:
Seleccionado, Pone fecha de impresin al reporte impreso.
Llamada 2-b:
Seleccionado, Permite modificar los mrgenes al imprimir el reporte.
Llamada 2-c:
Seleccionado, Permite registrar el nmero de pgina para al imprimir el reporte.
Llamada 2-d:
Seleccionado, Permite imprimir el reporte con el logotipo de la empresa; en el catlogo

de socio de negocios, ubique el nombre de la empresa, modifique y en la celda que
corresponde asigne logotipo a la empresa.
Llamada 2-e:
Seleccionado, Imprime el tipo de cambio en los reportes.
Configuracin Del Supervisor de Compras
10
S10 ERP
Llamada 3-a:
Seleccionado, controla los pedidos por centro de compra.

No seleccionado: controla los pedidos por proyecto.
Llamada 3-b:
Seleccionado, Registra el nombre de la empresa en la impresin de la orden de compra.
Llamada 3-c:
Seleccionado, Permite registrar varias rdenes al mismo tiempo.
Llamada 3-d:
Seleccionado, registra en los reportes la fecha de elaboracin de la orden de compra y el

nombre del usuario que lo registr.
Llamada 3-e:
Seleccionado, permite imprimir slo rdenes de compra en estado aprobado.
Llamada 3-f:
Seleccionado, registra en el reporte el nombre del aprobador de la orden de compra.
Llamada 3-g:
Seleccionado, luego de elaborar una orden de compra, enva un correo a las personas
encargadas de aprobar la orden de compra.
Seleccionado, imprime en los reportes la abreviatura del proyecto registrado en el
escenario de Datos Generales.
Llamada 3-h:
Llamada 3-i:
Es el nmero de dgitos considerado para PEDIDOS, COTIZACIONES y ORDENES DE

COMPRA se visualiza en nmero de gua.
Llamada 3-j:
Es el tipo de impuesto y porcentaje que sern utilizados en los documentos.
Llamada 3-k:
Es el porcentaje permitido en la variacin de precios al generar una orden de compra.
Llamada 3-L:
Antes de iniciar el uso del mdulo defina la numeracin de las rdenes de compra, por
Centro de compra + Proyecto, Centro de Compra o Empresa. Una vez definido la
numeracin se recomienda no cambiarlo.
11
S10 ERP
Llamada 3-n:
Es el recurso utilizado para el redondeo al generar una orden de compra, para ajustar los
montos en positivo o negativo.
Llamada 2: Configuracin General de Pedidos
Llamada 1-a:
Seleccionado, una vez que se ingresa datos en una celda y se presiona ENTER, el
cursor se traslada a la siguiente celda que falta ingresar datos.
Llamada 1-b:
Seleccionado, luego de generar un pedido debe asignar obligatoriamente la fecha de

entrega, se refiere a que el proveedor conozca las fechas de entrega de los recursos al
almacn del proyecto; estas fechas son mostradas en la orden de compra, y tambin son
utilizadas en el escenario del Cronograma de entregas detallado del grupo de Informes,
para filtrar por fecha.
No seleccionado, luego de generar un pedido permite grabar, sin necesidad de asignar
fecha de entrega a los recursos.
Llamada 1-c:
Seleccionado enva una notificacin por correo, a la persona que debe aprobar el pedido.
Llamada 1-d:
Seleccionado al generar un pedido sugiere la cantidad mnima de compra. En el catlogo

de recursos se registra la cantidad mnima de compra.
12
S10 ERP
Llamada 1-e:
Seleccionado al generar un pedido avisa si alguno de los recursos estn en otro no

atendido.
Llamada 1-f:
Al generar un pedido enva un mensaje con la configuracin elegida.
Configuracin de Impresin en Pedidos
Llamada 2-a:
Seleccionado, Pone fecha de impresin al reporte impreso.
Llamada 2-b:
Seleccionado, Permite modificar los mrgenes al imprimir el reporte.
Llamada 2-c:
Seleccionado, Permite registrar el nmero de pgina para al imprimir el reporte.
Llamada 2-d:
Seleccionado, Permite imprimir el reporte el peso de recurso.
Configuracin Del Supervisor en Pedidos
13
S10 ERP
Llamada 3-a:
Seleccionado, Solicita fecha de entrega de parte del proveedor al almacn de obra, estas
fechas se visualizan en el reporte de la orden de compra y sirve para filtrar informacin
por fechas en el grupo de Informes el escenario de Cronograma de Entregas Por
Rangos.
No seleccionado, graba el pedido sin fecha de entrega.
Llamada 3-b:
Seleccionado, s al momento de registrar un pedido A Compra se graba, el sistema

solicita ingresar la Partida De Control, este dato solo es informativo.
No seleccionado, graba el pedido sin solicitar partida de control
Llamada 3-c:
Es el nmero de dgitos considerado para PEDIDOS, COTIZACIONES y ORDENES DE

COMPRA se visualiza en nmero de gua.
Llamada 3: Esta opcin est disponible en los mdulos de Almacenes, Compras y Pedidos; la
configuracin se realiza una sola vez, desde cualquiera de esos mdulos. Permite registrar
los nombres de las etiquetas, para el pas donde utilizarn el S10, tomando como base la
informacin del Per.
Llamada 4: Activa el correo interno del sistema para enviar o recibir mensajes de un terminal a otro.
Est disponible cuando se trabaja en la misma base de datos.
Llamada 5: Muestra la calculadora de Windows.
Llamada 6: Muestra el calendario de Windows.
Llamada 7: Muestra las opciones del submen
Llamada 7-a:
Algunas acciones que ejecuta el usuario en el mdulo es grabado en el registro de

control de Windows, esta opcin borra el registro.
Llamada 7-b:
Esta opcin tiene efecto slo en el catlogo de recursos, al hacer que sus precios
incluyan el Impuesto general a las ventas, lo que se refleja en todos los documentos de
compra.
Llamada 7-c:
En los escenarios se usan grillas que permiten agrupar las cabeceras de las columnas,
esta opcin elimina las agrupaciones.
Llamada 7-d:
En los escenarios se usan filtros para agrupar el contenido de las grillas, esta opcin
elimina las los filtros.
Llamada 7-e:
Esta opcin elimina la configuracin previamente efectuada por el usuario.
14
S10 ERP
Llamada 7-f:
En el escenario de stock, refresca las cantidades reservadas de los pedidos a almacn

(el stock de un recurso es STOCK+PEDIDO A ALMACEN si no realizaron todava los
egresos.
Llamada 7-g:
El precio registrado para un recurso en la orden de compra, lo registra en almacenes.
Llamada 7-h:
Cuando se efectan cambios en las rdenes de compra, recalcula los parciales.
Llamada 7-i:
Actualiza los precios de compra cuando son modificados luego de ser generada la OC.
1.2.7
Barra de herramientas estndar
Presenta iconos que permiten simplificar las operaciones ms frecuentes dentro del S10 y las funciones
son:
Grabar
Graba los datos registrados en el escenario, disponible slo en el escenario de Datos
Generales.
Imprimir
Enva el reporte directamente a la impresora previamente definida en Windows.
Vista preliminar
Muestra la apariencia de la ventana al imprimirlo, o el reporte de la ventana activa
en pantalla de donde se puede exportar al formato que elija el usuario como Word, Excel, etc.
Ver rbol
Muestra o esconde el rbol ocupando su lugar por el escenario actual o activo.
Invoca a la configuracin de Compras.

Invoca a la configuracin de Pedidos.
Invoca a la calculadora de Windows.
Invoca al calendario de Windows.
En el rbol
El nombre del registro, se Centro de Compra o Proyecto va acompaado de un libro que cambia de
color: (Slo en el escenario de la hoja del presupuesto)
15
S10 ERP
Es el tipo de almacn
Es el centro de compras.
Es el o los proyectos asignados al centro de compras.
Muestra el contenido del registro dentro del rbol.
Esconde el contenido del registro dentro del rbol
Escritorio:
En compras agrupa a los centro de compra en uso.
En pedidos agrupa a los proyectos y sus almacenes en ejecucin
Centro de compras finalizado
En compras de los centro de compra ubicada en esta carpeta, no puede efectuar ningn movimiento.
En pedidos de los proyectos ubicados en esta carpeta, no puede efectuar ningn movimiento.
Bandeja
Archivo Central
Papelera de Reciclaje
Todos los centros de compra y proyectos eliminados o borrados son almacenados en la papelera de
reciclaje, de donde pueden ser restaurados o borrados en forma definitiva, siempre y cuando no tengan
movimientos. Existe la opcin de vaciar toda la papelera.
1.3
Acceso al mdulo de Compras y pedidos con sa
Del tapiz de su PC elija el botn
con doble clic, luego el sistema muestra,
El sa es el encargado de registrar al usuario que manejar el mdulo de Compras y Pedidos, adems a

las personas que aprobarn los pedidos y las rdenes de compra.
1.4
1.4.1
16
General
Formas de bsqueda en los catlogos
S10 ERP
La forma de ubicar informacin es igual en todos los catlogos que maneja el sistema, se toma como
ejemplo el catlogo de recursos.
Bsqueda global: La bsqueda global consiste en digitar las primeras letras del registro que se quiere
ubicar en los catlogos. Ubique el cursor en la columna donde se quiere buscar
informacin.
Llamada a: Esta celda muestra las letras o nmeros que se va ingresando al momento de efectuar la
bsqueda.
Llamada a-1:
Para ubicar informacin en el rbol, debe estar previamente desplegado y el cursor debe
estar ubicado es ese segmento y slo digite letras.
Llamada a-2:
Para ubicar informacin en una columna que contiene nmeros, el cursor debe estar
ubicado es ese segmento y slo digite nmeros.
Llamada a-3:
Para ubicar informacin en una columna que contiene letras, el cursor debe estar
ubicado es ese segmento y slo digite letras.
Para deshacer la bsqueda use las teclas

Bsqueda local:
La bsqueda local permite ubicar informacin en una columna usando la tecla F8 o

usando el botn
y en la ventana que muestre ingresar hasta tres palabras de la
cadena que se quiere ubicar.
Ubique el cursor en una columna (cualquiera marcada con las llamadas a-1, a-2, a-3),
17
S10 ERP
Luego use el botn
Llamada b: Ingrese informacin en cada una de las celdas, no importe el orden.

Llamada b-1:
Efecta la bsqueda.
Llamada a-4:
Deshace la bsqueda.
1.4.2
Registro de recursos en el catlogo
Todos los recursos que utiliza el proyecto deben estar registrados en el catlogo de recursos
necesariamente.
Datos para registrar
Ingrese a Catlogos, luego Recursos Genricos y Especficos.
18
S10 ERP
El sistema enva un mensaje indicando el registro del recursos especfico, elija s.
Luego use el botn
1.4.3
Usuarios que manejan el mdulo y aprobadores

Ingrese al catlogo de socio de negocio y registre a los usuarios que manejarn los mdulos de
Compras y pedidos.
19
S10 ERP
En el grupo Utilitarios, escenario de Mantenimiento de usuarios registre la informacin de la

empresa en el rbol; y al usuario dar acceso al mdulo asignndoles una categora, luego dar
acceso a los escenarios y catlogos.
1.4.4
Partidas de Control
Verifique que est registrado el proyecto, as como las Partidas de Control.

Las Partidas de Control y Destinos Especficos, son utilizadas para los Pedidos a Almacn.
20
S10 ERP
1.4.5
1.5
Destinos especficos
Uso del mdulo de Compras y Pedidos por parte del usuario
Ingrese al mdulo de Compras y pedidos con el nombre del usuario encargado del manejo del mdulo.
1.5.1
Registro del Centro de compra
Centro de compra, es la persona encargada de administrar el proceso de compra, tambin puede ser un
lugar (la oficina de logstica de la empresa).
21
S10 ERP
Datos que sern registrados
Acceso al escenario:
Luego,
Registro de usuarios del Centro de Compras

Acceso:
Luego,
22
S10 ERP
Elija al responsable del Centro de compras con una seleccin, tambin seleccione al usuario que
autorizar la Orden de Compra.
Asigne proyectos al Centro de Compras, el sistema est preparado para que un Centro de Compras
maneje la informacin de varios proyectos.
23
S10 ERP
Del Catlogo de Proyectos, elija a los proyectos que manejar el centro de compras.
1.5.2
Aprobadores de las rdenes de compra y servicio
Registre al encargado de aprobar las rdenes de compra.

En el grupo de Compras se aprueba las rdenes de compra, tomando en cuenta los montos mnimos y
mximos.
Los aprobadores del Centro de Compra, aprueban las rdenes de compra generadas de cualquier
proyecto asignado al Centro de Compras.
Los aprobadores del Proyecto, slo aprueban las rdenes de compra generadas en el proyecto.
LEAN: El exceso de aprobadores genera demora e incrementa los gastos de operacin.
S10: Aprobacin en estrella, permite registrar a varios aprobadores por grupo, es suficiente que el
primero que se entere del mensaje ingrese al mdulo y apruebe.
Datos que sern registrados:
24
S10 ERP
Acceso:
Luego,
Llamada a: Los aprobadores del Centro de compras.
Registre el nombre del grupo de aprobadores,
Numero de VB para aprobacin:
En este caso solo es necesario que la orden de compra sea aprobada

por una persona.
25
S10 ERP
Llamada a-1: Seleccione al usuario que aprobar, ya que sin su visto bueno no procede la orden de
compra.
Llamada b: Repita el proceso, pero esta vez para el proyecto.
1.5.3
Registro de usuarios que aprobarn los pedidos
Para cada uno de los proyectos asignados al Centro de Compra, se registra a los usuarios con sus
respectivos permisos, con la finalidad de que puedan aprobar los pedidos.
Pide el encargado de manejar el mdulo de Gerencia de proyectos y aprueba el Residente de obra.
Acceso
Luego,
El usuario que participan en el manejo del almacn se agrega en el pestaa Usuarios por Almacn.
26
S10 ERP
1.5.4
Pie de Orden de Compra
Registre a las personas encargas de firmar en el pie de la orden de compra, as como el texto que ser
mostradas en la impresin de la orden de compra.
Datos que sern registrados:
27
S10 ERP
1.6
Clasificacin de recursos
Antes de pedir un recurso, clasifique con la finalidad de agruparlos.
1.6.1
Por la Forma de Abastecimiento
MTS ESTANDAR:
Son materiales, mostrados en los catlogos de los proveedores, quienes los

mantienen en stock. La gestin de compra es rpida. Ej.: clavos, cemento, varillas
de acero, etc. En el caso de nuestro ejemplo todos los recursos pertenecen a este
grupo.
MTO ESTANDAR A PEDIDO: Son materiales, mostrados en los catlogos de los proveedores, pero no
son mantenidos por ellos en stock, sino que se mandan a fabricar
cuando se piden. Su gestin de compra debe tomar en cuenta el tiempo
de fabricacin. Ejemplo: bombas, tableros, etc.
ETO A FABRICANTE: Son materiales que no existen en los catlogos de los proveedores, sino que
deben ser diseados especficamente para su uso en el Proyecto, para luego
ser fabricados. Su gestin de compra debe tomar en cuenta el tiempo de
ingeniera y fabricacin. Ejemplo: acero dimensionado, perfiles metlicos,
pernos de anclaje, equipos especiales, etc.
1.6.2
Forma de Pedido
Se define durante el Planeamiento. Su objetivo es clasificar los diversos materiales que va a comprar el
Proyecto.
ESTANDAR:
Son aquellos cuyo plazo de abastecimiento es inmediato y est dentro de la

programacin de las cuatro semanas.
CON STOCK MINIMO:
CRITICO:
28
A los materiales de mucho movimiento, alta frecuencia y rotacin que se

deciden manejar mediante un mecanismo automtico de reposicin, se le
asigna stock mnimo. En el escenario de Techo del grupo de materiales se
definen los recursos que tendrn stock mnimo.
Se califican como recursos crticos aquellos cuyo plazo de abastecimiento requiere de un

tiempo mayor a las 4 semanas por lo que sus requerimientos son generados durante la
etapa de Planeamiento.
S10 ERP
FUERA DE RUTINA: Se califican como recursos fuera de rutina aquellos cuyo plazo de abastecimiento
requiere de un tiempo mayor a las 4 semanas por lo que sus requerimientos son
generados durante la etapa de Planeamiento. Por Ej.: la adquisicin de los
ascensores.
1.6.3
Clasificacin de Materiales ABC
En cada proyecto se utilizan diferentes materiales, cada uno de ellos con sus propias caractersticas, por
lo tanto, cada uno de ellos necesita de un manejo particular, dependiendo de su importancia en los
procesos y de las posibilidades de adquisicin. El hecho de controlar todos los materiales de la misma
manera, implica desgaste y sobrecostos innecesarios. El anlisis ABC es una manera de clasificar los
productos de acuerdo a criterios pre establecidos, generalmente, toman como criterio el valor de los
materiales, otras veces la importancia del recurso dentro del proyecto.
Con A se califican a los recursos que tienen mayor incidencia o participacin.

Con B se califican a los recursos que tienen incidencia o participacin mediana.
Con C se califican a los recursos que tienen menor incidencia o participacin.
Esta calificacin es arbitraria, cada empresa tiene sus particularidades, si alguien decide utilizar este
criterio debe ser consciente de las realidades de su empresa. Se debe pensar no solo en los costos, es
importante ver otros criterios, lo que es sin duda la principal dificultad en este tipo de anlisis. Sin
embargo que un pequeo porcentaje de productos, desde cualquier criterio, es indispensable para el
funcionamiento de la empresa y/o para mejorar su rentabilidad, estos seran clasificados como productos
A tpicos, y de acuerdo a este punto de vista se van seleccionando los productos de las dems zonas.
El siguiente grfico nos da una visin de la clasificacin ABC, no se utilizaron porcentajes en forma
explcita.
Califique los recursos de acuerdo a la Clasificacin ABC

Permite calificar los recursos de acuerdo a la cantidad o regla de Pareto, para luego filtrarlos y pedir los
recursos. Tambin se puede calificar de acuerdo a los parciales de mayor a menor.
29
S10 ERP
Acceso al escenario
Luego,
1.6.4
Clasificacin de los recursos por la Forma de Pedido
Hay algunos materiales que necesariamente tienen que tener stock mnimo, para asegurar un normal
desarrollo del proyecto.
Acceso al escenario
30
S10 ERP
Luego,
1.6.5
Clasificacin de recursos por la Forma de Abastecimiento
Despus de analizar los recursos que se utilizar en el proyecto, se visualiza que todos los recursos los
podemos encontrar el mercado local, por lo que abastecimiento es estndar. Datos que sern
registrados: Todos los recursos sern calificados como Estndar.
Acceso al escenario
Luego,
1.7
Techo
31
S10 ERP
S en el presupuesto se consideran recursos genricos, como UTILIES DE OFICINA, pero necesitamos

comprar cuadernos, lapiceros, papeles a los que le llamamos recursos equivalentes; el sistema toma
como tope el precio parcial del recurso genrico, del que va descontando los montos de los recursos
equivalentes.
Para el proyecto Puente:
Requisito:
1.7.1
En el escenario de Datos Generales, el proyecto debe tener seleccionado TECHO

PRESUPUESTADO.
Techo precio
Toma como techo el precio y va descontando a medida que van ingresando los recursos especficos
Para el caso de nuestro ejemplo, en el presupuesto se consider el recurso presupuestado, UTILES DE

OFICINA, pero necesitamos comprar cuadernos, lapiceros, que vienen a ser los recursos del catlogo.
Para usar el precio como techo es necesario calificar el recurso.
32
S10 ERP
Efecte esta labor antes de pedir los recursos especficos, para cada uno de los recursos genricos.
Acceso al escenario
Luego,
Para calificar el recurso con techo precio:
Para adicionar los recursos del catlogo,
33
S10 ERP
Para editar el precio del recurso del catlogo,
Llamada a: Ingrese la cantidad a pedir.

Llamada b: Ingrese el precio del recurso.
Llamada c: Grabar el conenido de la ventana.
34
S10 ERP
Repita el proceso para los dems recursos equivalentes.

Defina como pedible a los recursos adicionados del catlogo.
Llamada 1: Haga clic derecho sobre el recurso genrico y del men que muestre elija No pedible.
Llamada 2: Haga clic derecho sobre cada uno de los recursos equivalentesy del men que muestre elija
Es pedible.
1.7.2
Techo por cantidad
Califique al recurso con el tipo de Techo Cantidad, para que el recurso especfico sea descontado de la
cantidad total presupuestada.
Datos del proyecto PUENTE, para techo cantidad:
Datos del proyecto EDIFICIO, para techo cantidad:
35
S10 ERP
Es necesario que en el catlogo de recursos, el recurso principal tenga registrado a los recursos
equivalentes.
Llamada a: Es el recurso principal.

Llamada a-1:
Es la unidad del recurso principal.
Llamada b: Son los recursos equivalentes asignados al recurso principal.

Llamada b-1:
Es la unidad del recurso equivalente.
Llamada b-2:
El factor, es relacionado con la unidad del recurso principal, en este caso una varilla de
ACERO CORRUGADO fy = 4200 kg/cm2 GRADO 60 VRILLA DE 3/8 equivale a 5.04 kg
(en peso).
36
S10 ERP
Acceso al escenario
Luego,
Califique los recursos que tendrn techo cantidad
Adicione los recursos especficos o equivalentes
El sistema detecta que tiene recursos especficos o equivalentes y los muestra,
37
S10 ERP
Registre los datos de los recursos equivalentes:
Llamada a: Es el nombre del recurso genrico presupuestado.

Llamada b: Son los recursos equivalentes, especficos o del catlogo que sern comprados.
Llamada c: Es la unidad del recurso genrico.
Llamada d: Es la unidad del recurso especfico.
Llamada e: Cuando el recurso elegido es del catlogo ingrese el factor, ej.: el recurso genrico es por
kilogramos y el recurso especfico es por varillas, el ACERO CORRUGADO fy=4200 kg/cm2
GRADO 60 VARILLA DE POR 9.00 m, pesa 9.18 kg, este valor se ingresa en la columna
factor. Cuando en el catlogo de recursos se registr previamente los factores dentro de la
pestaa Equivalente, el dato ser tomado automticamente.
Llamada f:
Ingrese la cantidad de varillas de acero a comprar.
Llamada g: Este dato es calculado por el sistema tomando el factor y la cantidad.

Llamada h: Este dato es calculado por el sistema tomando en cuenta el precio presupuestado por kg
1.7.3
Techo de Materiales libre
Los proyectos calificados o definidos con techo libre, permite el registro manual de recursos que utilizar
para efectos de realizar los pedidos de los recursos tipo material.
Al registrar el proyecto en el escenario de Datos generales, defina el proyecto con Techo Libre.
En el escenario de Techo Libre, registre los recursos tipo material y tiene estas alternativas:
Del escenario de Precios por presupuesto del mdulo de Presupuestos exporte a una hoja Excel,
para luego importarlos en el escenario del Techo libre que se encuentra disponible en el mdulo
de Gerencia de proyecto, Compras y pedidos.
Elegir del catlogo de recursos, para luego ingresar las cantidades a pedir en la columna C.
Presupuestado.
Utilice esta opcin cuando el proyecto no est planificado y tenga prisa en efectuar el pedido de los
recursos.
Cuando efecte pedidos, los recursos sern mostrados del Techo Libre.
38
S10 ERP
1.8
Pedidos
Esquema abreviado del proceso de pedidos:
Llamada a: En los movimientos de ingreso se registran las facturas que pasan a Documentos por pagar
del mdulo de Facturacin y por consiguiente a contabilidad.
Importante: S efectu cambios en el presupuesto, y usa pedidos automticos, es necesario que en el
escenario de Actividades use el botn
para tomar los cambios, luego en el escenario del Cronograma
por periodos en modo programado metrado hacer clic derecho sobre una celda que tiene datos y del
men elegir Recalcular por escala; luego ingresar al escenario de Techo para que refresque los recursos
y luego ya puede efectuar los pedidos automticos.
Al efectuar un pedido tenga en cuenta lo siguiente:
Procure agrupar recursos similares, ej:
Un pedido para todo lo que compre en una ferretera, otro pedido para lo que compre en una farmacia,
otro pedido para el proveedor de agregados, etc., esto permitir generar orden de compra a partir de un
pedido para todos los recursos que contiene el pedido.
Las cantidades que sugiere el sistema en el pedido tiene que ser editado por el usuario con la finalidad
de redondearlo.
1.8.1
Pedidos Manuales para Comprar
Los pedidos se realizan desde el almacn de un proyecto,
39
S10 ERP
Verifique la configuracin de Pedidos

Use el botn
Llamada a: Cuando est seleccionado, solicita la eleccin de la fecha de entrega de los recursos de
parte del Proveedor al almacn del proyecto, estas fechas son mostradas en la impresin de
la orden de compra y adems permite filtrar la informacin por fechas en el escenario
CRONOGRANA DE ENTREGAS DETALLADO.
Llamada b: Seleccione para enviar correo al aprobador.
Para efectuar un pedido agrupe recursos que distribuye o vende el proveedor, esto facilitar generar
orden de compra a partir de un pedido.
Pida combustibles para el proyecto PUENTE
Acceso al escenario de Pedidos
Luego,
40
S10 ERP
Llamada a: Seleccione esta opcin (en la etapa de ejecucin) cuando haga pedidos de recursos que
tienen stock, y que tengan como destino una Partida de Control.
Llamada a-1:
S selecciona la celda marcada con la llamada a, elija el proyecto destino.
Llamada b: Seleccione esta opcin para efectuar pedidos de los recursos que sern comprados.
Llamada c: Cuando est seleccionado Pedido a Compras (llamada b), muestra el Catlogo de
Recursos, de donde se eligen los recursos que formar parte del pedido. Para el caso de la
(llamada a), muestra los recursos del stock.
Llamada d: Ingrese la cantidad a pedir, luego haga clic derecho e ingrese la fecha de entrega.
Llamada e: Estos datos son informativos.
41
S10 ERP
Llamada e-1:
Muestra la cantidad pedida anteriormente.
Despus de ingresar los datos use el botn
1.8.2
y enve el pedido a aprobacin.
Aprobar pedidos
Todos los pedidos A Compra, deben ser aprobados para que pasen al proceso de compra, el usuario
encargado de aprobar el pedido debe estar registrado y tener atributos.
Aprobacin en cadena:
Es cuando se tienen varias personas para aprobar un pedido, y existe una

secuencia de aprobacin. (No recomendada porque genera mayor gasto y
prdida de tiempo)
Aprobacin en estrella:
Es cuando se tienen varias personas para aprobar un pedido, y es suficiente

que una de ellas apruebe el pedido para continuar con el trmite.
(Recomendado)
LEAN: El exceso de aprobadores genera mayores gastos.

Ingrese al mdulo de Compras y Pedidos como usuario
1.8.3
Aprobacin de Pedidos
Todos los pedidos deben aprobarse necesariamente para continuar con el trmite.
Acceso al escenario de Aprobacin de Pedidos
Luego,
42
S10 ERP
Llamada a: Permite aprobar el pedido (todos los recursos que forma parte del pedido).
Llamada b: Permite aprobar el pedido de un recurso, total o parcialmente.
Cuando se observa el pedido queda en espera hasta cambiarlo de estado, y los recursos quedan
reservados o no disponibles lo que significa que no formarn parte de otro pedido.
Use la opcin a.
1.8.4
Ver documentos generados luego de la aprobacin
Despus de aprobar el pedido el sistema genera el pedido de compra; para visualizar,
43
S10 ERP
1.9
Generar Orden de Compra desde un Pedido de Compra
A partir de un pedido aprobado se genera la orden de compra. (Otra alternativa es hacerlo desde el
escenario de Orden de compra).
Acceso al escenario de Pedidos de Compra:
Luego,
Llamada I:
Cuando se hace clic derecho sobre el pedido del proyecto se genera la Orden de Compra
para todos los recursos que forman parte del pedido.
Llamada II: Cuando se hace clic derecho sobre el recurso se genera la Orden de Compra slo de la
seleccin.
44
S10 ERP
Al generar la orden de compra, registre los datos de la cabecera,
Registre los precios,
Llamada a: Elija al proveedor.

Llamada b: Elija al contacto.
Llamada c: Registre la fecha de la orden de compra.
Llamada d: Elija la forma de pago.
Llamada e: Elija el tipo de moneda para la orden de compra
Llamada f:
Elija el tipo de cambio para la fecha de la orden de compra.
Llamada g: Por defecto el sistema muestra el nombre de la empresa.

Llamada h: S tiene el nmero de factura regstrelo, caso contrario deje la celda sin datos.
Llamada 1: Muestra la empresa que ejecuta el proyecto, permite elegir otra empresa.
45
S10 ERP
Llamada i:
Ingrese el porcentaje de descuento, ej.: para registrar el 3%. Descuento global: ir a

configuracin y registrar un recurso para redondeo.
Llamada j:
Ingrese el descuento, ej.: 5 para un descuento de 5 Nuevos Soles.
Llamada k: Elija la fecha de vigencia de la orden de compra.

Llamada L: Esta direccin es tomada del escenario de Datos Generales, donde registramos la direccin
del proyecto.
Llamada n: El sistema permite registrar fecha de entrega para cada uno de los recursos al momento de
efectuar el pedido. La fecha que se registra en la celda es una alternativa de la entrega total
de la compra.
Llamada m: Muestra el origen del pedido.
Llamada o: Elija la pestaa Acumulado para ingresar los precios de los recursos que se compran.
Llamada p: Ingrese el precio de los recursos que se compran.
Llamada p-1: Para consultar los precios de este recurso, haga clic derecho.
Llamada q: Este sector es informativo.
Llamada r: Despus de registrar los datos este botn graba y cierra la ventana.
La orden de compra generada se visualiza y se aprueba en el escenario del Orden de Compra.
1.9.1
Utilidades del escenario de Pedidos de Compra
Visualizar los pedidos de compra por estado y seguimiento, arrastre la columna estado, luego
46
S10 ERP
1.10 Cotizaciones
Los recursos que forman parte de los pedidos de compra y que NO estn en una orden de compra pasan
a formar parte de una cotizacin. Arme cotizaciones pensando en lo que vende el proveedor.
Datos para el registro
Acceso al escenario de Cotizaciones
Luego,
47
S10 ERP
Llamada a: Especificaciones permite el registro de preguntas que el proveedor debe responder o

especificaciones que debe cumplir el proveedor con relacin a los recursos que contiene la
cotizacin.
Las especificaciones permiten tomar decisiones acertadas.
Seleccin de recursos para la cotizacin:
48
S10 ERP
Llamada a: Lista solo los recursos del proyecto elegido en el rbol.

Llamada b: Lista todos los recursos involucrados en los pedidos de compra de todos los proyectos
asignados al Centro de Compra.
1.10.1 Asignar proveedores a la cotizacin
49
S10 ERP
Llamada a: Elija la pestaa Proveedores, para asignar Proveedores a la Cotizacin.

Llamada a-1:
Llamada a-2:
Muestra el Catlogo de Socio de Negocio con todos los registros, de donde se debe
elegir a los proveedores.
Muestra el Catlogo de Socio de Negocio con todos los registros calificados como
FERRETERIA, de donde se debe elegir a los proveedores.
Llamada b: Muestra los recursos por pedido con la finalidad de modificar las cantidades.
Llamada c: Esta opcin es informativa, muestra los recursos de toda la cotizacin con las cantidades
acumuladas de cada uno de los pedidos.
Para asignar Etiqueta a un proveedor, ingrese por el men Catlogos, para luego elegir Socio de
Negocio.
1.10.2 Enviar la Cotizacin al proveedor
50
S10 ERP
Elija una carpeta donde se guardar el archivo enviado
1.11 Recepcin de Cotizaciones

Las cotizaciones recibidas de los proveedores, deben ser registradas manualmente en el sistema. No
tenemos una forma automtica para que tome los datos debido a que cada proveedor tiene un sistema
propio.
51
S10 ERP
Datos para el registro
52
S10 ERP
Acceso al escenario de Recepcin de Cotizaciones
Luego,
El registro de datos se efecta en forma manual para cada uno de los proveedores.
Llamada a: El porcentaje registrado en esta celda afecta a todos los recursos, adems permite registrar
un % de descuento para un recursos en particular, lo que se registra en la misma fila.
Llamada b: Descuento una cantidad fija, con la finalidad de redondear el monto en la cotizacin.
53
S10 ERP
Llamada c: Esta opcin es informativa, muestra el precio del recurso en el presupuesto.

Llamada d: Al hacer clic derecho sobre un recurso muestra el men, para consultar precios.
Tiempo de entrega:
Es el tiempo que el proveedor se comprometa a entregar los recursos luego de

recibir la orden de compra.
Registre los datos de los dems proveedores.
1.12 Cuadro Comparativo

Permite la comparacin de las ofertas recibidas de los proveedores en las cotizaciones, la seleccin del
recurso a comprar se realiza uno por uno analizando las condiciones.
Datos para la eleccin del proveedor
Acceso al escenario de Cuadro Comparativo
Luego,
54
S10 ERP
Llamada a: Para elegir al proveedor analice las condiciones.

Llamada b: Al hacer clic derecho sobre un recurso muestra el men
Imprima el reporte
55
S10 ERP
1.13 Orden de Compra

Es un documento por el cual se ordena la adquisicin de un recurso. Las rdenes de compra se pueden
generar:
Directamente desde un pedidos de compra, labor que se realiza en el grupo de Compras y en

escenario de Pedidos de compras.
Desde el escenario de Orden de Compra y permite generar desde un Pedido de compra o desde
una Cotizacin.
Las rdenes de compra slo se aprueban en el escenario de Orden de Compra.
Solo las rdenes de compra aprobadas pasan al mdulo de almacenes, para ser ingresadas por la
opcin Ingreso por Orden de Compra [IOC].
1.13.1 Generar la Orden de Compra desde el escenario de Orden de Compra

Los recursos que contiene el pedido de compra y en estado aprobado y las cotizaciones elegidas
participan en la generacin de las rdenes de compra.
Datos para generar la orden de compra
Acceso al escenario de Orden de Compra
Luego,
56
S10 ERP
Llamada a: Permite generar la Orden de Compra a partir de un Pedido de Compra aprobado.

Llamada b: Permite generar la Orden de Compra a partir de una Cotizacin.
Llamada a: Lista a los Proveedores que fueron elegidos en el Cuadro Comparativo. S hace doble clic
sobre el nombre del proveedor selecciona todos los recursos hacia la ventana que tiene la
llamada c.
Llamada b: Muestra los recursos de la Cotizacin aprobada en el Cuadro Comparativo.
Llamada c: Son los recursos seleccionados que formarn parte de la Orden de Compra.
Llamada d: Seleccionado, muestra solo los pedidos con sus respectivos recursos del proyecto de donde
se genera la Orden de Compra.
No seleccionado, muestra los pedidos y los recursos de todos los proyectos asignados al
Centro de Compra.
En el formulario de la Orden de Compra,
57
S10 ERP
Para modificar las cantidades a comprar hgalo desde la pestaa, detallado, la cantidad no comprada
quedar como pendiente de atencin.
El nombre del recurso es pintado de color rojo cuando el precio de compra es superior al considerado en
el presupuesto.
Solo en el caso de faltar aprobadores, enviar este mensaje
Las rdenes de compra, generadas son mostradas a continuacin
1.13.2
A
probar una Orden de Compra

Las rdenes de Compra generadas se aprueban en el escenario de Orden de Compra.
Solo las rdenes de Compra aprobadas pasan al mdulo de Almacenes, para hacer un Ingreso
por Orden de Compra.
Acceso al escenario de rdenes de Compra
Luego,
58
S10 ERP
Esta vista permite visualizar el estado de las rdenes de compra y el valor total, el aprobador debe tener
atributos y estar en el rango de montos para aprobar.
La orden de compra en estado registrado puede ser modificada o eliminada.

Solo la persona que gener la orden de compra enva a aprobacin, en el caso de que la orden de
compra se encuentre en estado registrado.
El encargado de aprobar las rdenes de compra debe ingresar al sistema.

59
S10 ERP
Ingresar al escenario de Orden de Compra y el proyecto.
Luego,
Elija la Orden de Compra a ser aprobada
Otra forma es usar clic derecho sobre el nombre del Proveedor y del men que muestre elija la opcin
APROBAR.
60
S10 ERP
1.13.3 Impresin de la Orden de Compra

Use el botn
para mostrar la apariencia del reporte en pantalla
61
S10 ERP
La orden de compra aprobada pasa al mdulo de Almacenes, para ser visualizado en el escenario
de Ingreso --- Ingreso por Orden de Compra.
1.13.4 Enviar la orden de compra al proveedor

Para cada uno de los proveedores se lleva un control de los envos
Llamada a: Enva la Orden de Compra a la direccin de correo del Proveedor.

Llamada b: Previamente se graba el archivo en Excel en una carpeta, al mismo tiempo se enva el
archivo a la direccin de correo electrnico del proveedor.
62
S10 ERP
Llamada a: Ingrese el mensaje que ser mostrado en el correo enviado al proveedor.
1.14 Cantidades pendientes de ingreso al almacn

Esta opcin es informativa, de la Orden de Compra generada y aprobada, muestra los recursos
pendiente de ingreso al almacn, en el almacn se efectu previamente un INGRESO POR ORDEN DE
COMPRA.
Ingrese al escenario de Orden de Compra y elija el proyecto.
Luego,
63
S10 ERP
1.14.1 Orden de Compra parcialmente atendida por el Proveedor

Cuando de la Orden de Compra aprobada, se efectan ingresos parciales al almacn usando la opcin
de INGRESO POR ORDEN DE COMPRA, y el proveedor no comunica que no puede completar las
cantidades que aparecen en la Orden de Compra y quiere dar por finalizado las entregas. Este utilitario
modifica automticamente la Orden de Compra, con la finalidad de que la factura que emita el proveedor
coincida para realizar una regularizacin.
Importante. El estado de la Orden de Compra de ser PARCIALMENTE EN ALMACEN.
1.15 Pedidos manuales A Almacn hacia una Partida de Control

Cuando el recurso tiene stock, el pedido se realiza para una Partida de Control. No necesariamente el
proyecto tiene que estar programado en el escenario del Cronograma por periodos del mdulo de
Gerencia de proyectos.
El que aprueba los pedidos debe estar previamente registrado en el sistema.
RECOMENDADO - El pedido empieza cuando el encargado del mdulo de Gerencia de proyectos o
Compras y pedidos; Grupo de PEDIDOS, formula el pedido.
El que pide tiene que conocer los recursos y cantidades a pedir. Al efectuar el pedido se asigna Partida
de Control + Destino Especfico.
Datos que sern utilizados para el pedido:
El que pide es el que maneja el mdulo de Gerencia de proyectos y el que aprueba el Residente de
Obra.
64
S10 ERP
Acceso al escenario Pedidos

El pedido se efecta desde el almacn de un proyecto.
Luego,
Llamada a:
Es la persona que recoger los recursos del almacn.
Llamada b:
Este nmero de genera automticamente.
Llamada c:
Esta celda es editable permite el registro de un correlativo diferente al nmero de pedido.
Llamada d:
Esta celda es editable permite el registro de un correlativo de la Orden de Produccin.
65
S10 ERP
Llamada e:
Seleccionado, indica que los recursos del pedido sern utilizados en una transferencia.
Llamada e-1: Seleccionado, permite elegir el proyecto destino + el almacn destino donde se ingresarn
los recursos que se forman parte del pedido para transferencia.
Llamada e-2: Seleccionado, permite elegir el almacn destino del mismo proyecto donde se ingresarn
los recursos que se forman parte del pedido para transferencia.
Llamada f:
Es la fecha de del pedido.
Llamada g:
Elija la prioridad.
Llamada h:
Esta celda es editable ingrese una observacin relacionada con el pedido.
Llamada i:
Permite elegir el destino de la partida de Control, que puede ser del proyecto o un
subcontrato.
En el cuerpo del pedido ingrese la cantidad y asigne Partida de Control + Destino Especfico. Use clic
derecho sobre el recurso para mostrar el men.
El mensaje que se muestra a continuacin solo es informativo.
66
S10 ERP
El usuario Csar Ocampo debe ingresar al mdulo de Gerencia de proyectos o Compras y pedidos,
ubicarse en el escenario de aprobacin, en el rbol sobre el proyecto y al almacn de donde se gener el
pedido ubicarse sobre el pedido y con clic derecho se invoca al men y aprobarlo.
1.16 Orden de Servicio

Los recursos no estoqueables como son los servicios, as como el alquiler de equipo forman parte de las
rdenes de Servicio.
Secuencia de trabajo.
67
S10 ERP
Configure para que el almacn de Servicios solo maneje recursos tipo Equipo que tiene empieza con el
cdigo 03 y Subcontratos que empieza con el cdigo 04, hgalo desde el mdulo de Almacenes.
En el rbol ubique el almacn de Servicios, luego;
1.16.1 Pedidos para Orden de Servicio

En este caso el pedido consta del servicio de hm de varios equipos presupuestados, con la finalidad de
cotizar el servicio de alquiler de equipo a los proveedores.
Datos para registrar pedidos para Orden de Servicio
68
S10 ERP
El pedido se realiza desde el almacn de servicios.
Luego,
Llamada a: Es el usuario que efecta el pedido.

Llamada b: Permite elegir al usuario que solicita el servicio.
Llamada c: Este nmero se genera automticamente.
Llamada d: Esta opcin es informativa indica que el usuario solicitante est registrado en la Unidad
Operativa de Administracin.
Llamada e: Este campo es editable, permite registrar en nmero alterno relacionado con el pedido, caso
contrario deje vaco la celda.
Llamada f:
Este campo es editable registre la Orden de produccin, caso contrario deje vaca la celda.
Llamada g: Es la fecha en la que se realiza el pedido.

Llamada h: Elija la prioridad del pedido, est disponible NORNAL y ALTA, en el escenario de pedidos se
muestra la columna PRIORIDAD, para agrupar los pedidos.
Llamada i:
Elija del Centro de Compra que generar la Orden de Servicio.
Llamada j:
Permite el registro de observaciones relacionadas con el pedido.
Llamada k: Es este segmento se registrar los recursos que formar parte del pedido.
69
S10 ERP
Llamada a: Al elegir EQUIPOS en el rbol, en el segmento marcado con la llamada b muestra solo lo
equipos disponibles asignados al proyecto.
Llamada b: Elija uno a uno los equipos con doble clic, hacia la ventana marcada con la llamada c.
Llamada c: Son los equipos seleccionados que formarn parte del pedido.
Llamada d: Este botn traslada los registros seleccionados de la ventana marcada con la llamada c al
pedido.
Llamada a: Ingrese la cantidad de horas por pedir, en la celda marcada con la llamada b es la cantidad
tope presupuestada por pedir.
Llamada b: Esta celda es informativa, es la cantidad tope presupuestada por pedir.
Llamada c: Muestra los equipos seleccionados, al hacer clic derecho sobre un equipo muestra el men
para asignar fecha de entrega por parte del proveedor.
70
S10 ERP
Llamada d: Al usar el botn ACEPTAR, graba el pedido y enva a aprobacin.
1.16.2 Aprobacin del Pedido

El usuario encargado de aprobar los pedidos debe ingresar al programa.
Luego,
Luego,
71
S10 ERP
1.16.3 Generar la Orden de Servicio

La Orden de Servicio, se genera a partir de un pedido A Compra aprobado
El usuario encargado de generar la Orden de Servicio debe ingresar al programa.
Acceso al escenario de Pedidos de Compras
Luego,
La Orden de Servicio debe ser generada para cada uno de los propietarios de los equipos, en este caso
el propietario de todos los equipos es Polo, Jos
72
S10 ERP
Llamada a: Es el que genera la orden de Servicio.

Llamada b: Use este botn para elegir al Proveedor, que en este caso es el dueo del equipo.
Llamada c: Elija al contacto del Proveedor, que es la persona con quien se coordina.
Llamada d: Elija el tipo, es un campo que sirve para filtrar informacin.
Llamada e: Es la fecha de elaboracin de la Orden de Servicio.
Llamada f: Elija la forma de pago, cuando el proveedor presente la factura.
Llamada g: Elija la moneda que se utiliza para la transaccin.
Llamada h: Elija la empresa a la que se facturar el servicio.
Llamada i:
Ingrese el porcentaje de descuento, afecta a todos los precios registrados en la Orden de

Servicio ej: 5 (para indicar que es 5%).
Llamada j:
Ingrese un monto fijo, utilice para redondear los decimales del total de la Orden de Servicio.
Llamada k: Ingrese la fecha tope que se considera vigente la oferta de los precios en el Orden de
Servicio.
73
S10 ERP
Llamada L: Este dato toma de la direccin registrada en la ventana datos del Proyecto, se refiere al
lugar donde se efectuar el servicio.
Llamada m: Registre la fecha de inicio del servicio.
Llamada n: Esta celda es editable, registre informacin relacionada al detalle de la orden de Servicio.
Llamada o: Elija la pestaa Acumulado, para registrar los precios ofertados por el Proveedor.
Llamada p: Este precio es informativo que corresponde al presupuesto.
Llamada p-1: Ingrese los precios ofertados por el Proveedor.
Llamada q: Cuando necesite editar la cantidad total, ingrese a la pestaa Detallado.
Llamada r: Esta pestaa, muestra las guas de ingreso al almacn, es informativo.
Llamada s: Este segmento muestra los precios globales de la Orden de Servicio.
Llamada t:
Al usar el botn Aceptar, graba el contenido de la orden de Servicio y enva a aprobacin.
El usuario que aprueba la Orden de Servicio debe ingresar al programa.
Acceso al escenario de rdenes de Servicio,
Luego,
74
S10 ERP
El sistema muestra el formulario de la Orden de Servicio.
1.17 Usuarios que manejan los mdulos y aprueban
Resumen de los usuarios:
75
S10 ERP
1.18 Utilitarios
1.18.1 Mantenimiento de usuarios
Los usuarios que necesitan acceso al mdulo, deben estar registrados previamente en el catlogo de
Socio de Negocio por Tipo. Al usuario se le adiciona, en el escenario de mantenimiento de Usuarios,
donde se le asigna una categora y permisos.
Acceso al Catlogo de Socio de Negocio
En el Catlogo de Socio de Negocio,
Registre
76
S10 ERP
Elija la pestaa Datos y registre el e-mail y telfonos, luego; cierre la ventana CATALOGO DE SOCIO DE
NEGOCIOS POR TIPO.
1.18.2 Registro de usuarios en el mdulo de Compras y pedidos

La finalidad es registrar en este mdulo a la persona que lo manejar, al que se le asigna accesos y
atributos, la eleccin del personal se efecta del catlogo de socio de negocio.
Acceso al escenario de Mantenimiento de Usuarios
Registro de Grupos: Registre el nombre de la empresa o constructora
Luego,
Registro de los Subgrupos: Registre a Personal Tcnico y Personal Administrativo
Luego,
Registro de Usuarios
77
S10 ERP
Llamada a: Uno de los usuarios puede ser elegido como auditor de la base de datos, el botn
muestra una lista de visto bueno (VB) de diferentes colores. Elija un color para el auditor, el
sistema permite hasta 6 auditores por base de datos.
Asigne el color azul:
Al usuario que auditar el catlogo de socio de negocio
Asigne el color guinda:
Al usuario que auditar el catlogo de recursos
Asigne el color amarillo: Al usuario que auditar el catlogo de unidades

Asigne el color negro: Al usuario que auditar el catlogo de tipos de documentos.
Asigne el color verde: Al usuario que auditar el catlogo de moneda + formas de pago + partidas de
control general.
Asigne el color rojo:
Al usuario que auditar el catlogo de mtodos de pago + motivo de pago +

configuracin.
Llamada b: Ponga una seleccin para el encargado de informtica de su empresa, permite registrar
usuarios asignar categora y permisos, tiene limitaciones para usar los mdulos.
Llamada b: Ponga una seleccin al usuario encargado de informtica.
Acceso al Mdulo: Al usuario pmartinez, se le asigna una categora para que maneje este mdulo.
78
S10 ERP
Llamada a: Elija la pestaa Mdulos.

Llamada b: Use este botn para mostrar las categoras.
Llamada b-1: Administrador de sistemas: Tiene acceso total a los mdulos del S10, es el encargado
de registrar a los usuarios y asignarles atributos de uso del sistema de acuerdo a su
jerarqua y al funcionamiento dentro de la organizacin.
Llamada b-2: Jefe de grupo: Tiene atribuciones de uso y otorgar permisos al resto de usuario del
mdulo, hay opciones que son exclusivas del jefe de grupo.
Llamada b-3: Especialista: Tiene atributos de uso del mdulo, tiene acceso a los escenarios que se le
encargue.
Llamada b-4: Usuario:
Invitado:
Es el usuario que slo puede ver los datos de los escenarios que se le asigne no
permitiendo efectuar ninguna otra labor.
Acceso a los Escenarios: Al usuario pmartinez, se le asigna accesos a los diferentes escenarios. En el
rbol tiene que estar elegido Martnez Luna, Pedro, este slo podr acceder a
los escenarios seleccionados.
Llamada a: Elija la pestaa Escenarios.
79
S10 ERP
Llamada b: Muestra la lista de escenarios disponibles.

Llamada c: Clic derecho en este segmento y muestra el men para dar acceso.
Acceso a los Catlogos:
Slo la persona que registre el proyecto tendr acceso a ese, pero puede invitar a otros usuarios
para que compartan la informacin.
Llamada a: Elija la pestaa Catlogos.
Llamada b: Muestra la lista de Catlogos disponibles.
Llamada c: Clic derecho en este segmento y muestra el men para dar acceso.
Llamada d: Seleccionado, permite efectuar nuevos registros en el catlogo.
Llamada e: Seleccionado, permite modificar registros en el catlogo.
Llamada f:
Seleccionado, eliminar registros en el catlogo siempre y cuando no estn participando en

una aplicacin.
Llamada g: Seleccionado, permite adicionar notas a los registros en el catlogo.

Llamada h: Seleccionado, permite imprimir registro del catlogo.
Llamada i:
Seleccione el catlogo que auditar el usuario.
Atributos especiales
Llamada a: Elija la pestaa Atributos especiales.

Llamada b: Seleccionado permite aprobar especificaciones de los equipos.
Llamada c: No disponible en esta versin
80
S10 ERP
1.18.3 Actualizacin de base de datos

Es un utiliario que adeca la base de datos de acuerdo a la nueva estructura, es una labor que debe
realizar el sa cuando el sistema enve un aviso.
1.18.4 Mantenimiento de base de datos

Es un utilitario, destinado a dar mantenimiento a las bases de datos, son labores que debe realizar el
sa.
Llamada a: Es un utilitario que permite sacar copia de seguridad de la base de datos, lo almacena en
C:\s10200\backup con el nombre que usuario registre.
Llamada b: Es un utilitario que permite restaurar una copia de seguridad que se encuentra almacenada
en C:\s10200\backup con el nombre que usuario registre.
Llamada c: Es un utilitario que permite crear una base de datos vaca, el usuario debe registrar un
nombre diferente a los existentes.
Llamada d: Es un utilitario que permite eliminar una base de datos existente, esto ocurre cuando se
tiene varia bases de datos. La limitacin es que no se puede elimiar la base de datos en
uso.
Llamada e: La base se datos est compuesta por 3 archivos
,
,
, que
se ubican en C:\s10200\data. Es un utilitario recupera la base de datos a patir esos
archivos.
Llamada f:
Es un utilitario que permite compactar u ordenar la base de datos para que ocupe menos
espacio.
Llamada g: Es un utilitario que permite reindexar u ordenar la base de datos, con la finalidad de dar
mayor velocidad a los procesos.
Llamada h: Es un utilitario que permite crear tareas para adeministrar la base se datos en forma
automtica.
81
S10 ERP
1.19 Separata
Registro de Proveedores:
FEERETERIA EL MAESTRO - RUC: 20154895263
AGREGADOS LA MOLINA RUC: 20302145987
MAESTRO ACE HOME CENTER RUC: 20301254588
Pida materiales de ferretera para el proyecto PUENTE
Pida CONCRETO PREMEZCLADO, del proyecto EDIFICIO:
Pida AGREGADOS, del proyecto EDIFICIO:
Pida materiales de ferretera para el proyecto EDIFICIO
Pida combustibles para el proyecto EDIFICIO
82
S10 ERP
Pida materiales de acabados para piso del proyecto EDIFICIO
Pida materiales de pintura para el proyecto EDIFICIO
Pida materiales para IISS para el proyecto EDIFICIO
83
S10 ERP
Pida materiales para IIEE para el proyecto EDIFICIO
Pida materiales para IISS accesorios - para el proyecto EDIFICIO
Pasos para generar Ordenes de Compras / Servicios

1. Primera forma para crear Ordenes de Compras / Servicios
a. Generar el pedido
(Pedido
- Pedido)
b. Aprobar el pedido
(Pedido
- Aprobacin)
c.
84
Generar la Orden de Compra
(Inicio
- Pedidos de Compra)
d. Aprobar la Orden de Compra
(Inicio
- Ordenes de Compra)
S10 ERP
2. Segunda forma para crear Ordenes de Compras / Servicios

(Pedido
- Pedido)
(Pedido
- Aprobacin)
c.
Generar la Orden de Compra
(Inicio
d. Aprobar la Orden de Compra
(Inicio
3. Tercera forma de para crear Ordenes de Compras / Servicios

(Pedido
- Pedido)
(Pedido
- Aprobacin)
c.
Generar la cotizacin
(Inicio
- Cotizacin)
d. Asignar proveedores
(Inicio
- Cotizacin)
e. Enviar a proveedores
(Inicio
- Cotizacin)
f.
Recepcin de cotizaciones
g. Comparar cotizaciones
(Inicio
- Recepcin de cotizaciones)
(Inicio
- Cuadro comparativo)
h. Generar la Orden de Compra
(Inicio
i.
(Inicio
Aprobar la Orden de Compra
Fin
85

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ndice del Mdulo de Compras y pedidos del S10 ERP

Compras y pedidos S10 ERP

Compras y pedidos S10 ERP

Gua del Mdulo de Compras y Pedidos ERP del S10

Haga que el servidor tenga una cuenta de correo en el Outlook.

Labores del usuario

Compras y pedidos S10 ERP

Cmo funciona en conjunto?

El que pide es el encargado de manejar el mdulo de Gerencia de proyectos y el que aprueba el

Compras y pedidos S10 ERP

Archivo: Muestra el men con las siguientes opciones:

Compras y pedidos S10 ERP

Muestra la apariencia en pantalla de un archivo como ser impreso.

Iniciar sesin como usuario distinto:

Permite reiniciar la aplicacin sin salir del mdulo de

Salir: Sale de la aplicacin.

Opciones del men Catlogos

Compras y pedidos S10 ERP

Llamada a: Muestra la lista de Socio de Negocios calificados como empresa.

Compras y pedidos S10 ERP

Tambin asigne formato a Pedidos de compra, Cotizaciones.

Llamada 14-a: Registre el nombre de la Empresa duea del logotipo.

Ingrese por Catlogos a Socio de Negocio y ubique a la

Compras y pedidos S10 ERP

Llamada 14-f: Use este botn para asignar el logotipo.

Opciones del men Herramientas

Configuracin General de Compras

Compras y pedidos S10 ERP

Seleccionado, luego de generar una orden de compra propone el ltimo lugar de

Configuracin Impresin de Compras

Seleccionado, Pone fecha de impresin al reporte impreso.

Seleccionado, Permite modificar los mrgenes al imprimir el reporte.

Seleccionado, Permite registrar el nmero de pgina para al imprimir el reporte.

Seleccionado, Permite imprimir el reporte con el logotipo de la empresa; en el catlogo

Seleccionado, Imprime el tipo de cambio en los reportes.

Configuracin Del Supervisor de Compras

Compras y pedidos S10 ERP

Seleccionado, controla los pedidos por centro de compra.

Seleccionado, Registra el nombre de la empresa en la impresin de la orden de compra.

Seleccionado, Permite registrar varias rdenes al mismo tiempo.

Seleccionado, registra en los reportes la fecha de elaboracin de la orden de compra y el

Seleccionado, permite imprimir slo rdenes de compra en estado aprobado.

Seleccionado, registra en el reporte el nombre del aprobador de la orden de compra.

Es el nmero de dgitos considerado para PEDIDOS, COTIZACIONES y ORDENES DE

Es el tipo de impuesto y porcentaje que sern utilizados en los documentos.

Es el porcentaje permitido en la variacin de precios al generar una orden de compra.

Compras y pedidos S10 ERP

Llamada 2: Configuracin General de Pedidos

Seleccionado, luego de generar un pedido debe asignar obligatoriamente la fecha de

Seleccionado al generar un pedido sugiere la cantidad mnima de compra. En el catlogo

Compras y pedidos S10 ERP

Seleccionado al generar un pedido avisa si alguno de los recursos estn en otro no

Al generar un pedido enva un mensaje con la configuracin elegida.

Configuracin de Impresin en Pedidos

Seleccionado, Pone fecha de impresin al reporte impreso.

Seleccionado, Permite modificar los mrgenes al imprimir el reporte.

Seleccionado, Permite registrar el nmero de pgina para al imprimir el reporte.

Seleccionado, Permite imprimir el reporte el peso de recurso.

Configuracin Del Supervisor en Pedidos

Compras y pedidos S10 ERP

Seleccionado, s al momento de registrar un pedido A Compra se graba, el sistema

Es el nmero de dgitos considerado para PEDIDOS, COTIZACIONES y ORDENES DE