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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN SUPERIOR


INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA
DE ADMINISTRACIN INDUSTRIAL
EXTENSIN MARACAY

LA PLANIFICACIN APLICADA POR EL DEPARTAMENTO DE


COMPRAS PARA LA ADQUISICIN DE MATERIA PRIMA EN LA EMPRESA
ALUMINIO REYNOLDS DE VENEZUELA C.A UBICADA EN MARACAY
ESTADO ARAGUA.
Trabajo Especial de Grado para Optar al Ttulo de Tcnico Superior
Universitario en la Especialidad de Administracin de Empresas

Autor: Benjamn caldern


Tutor: Mara Villegas

Maracay, Febrero de 2014

CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema

Todas las organizaciones a nivel mundial dependen de una gran


variedad de factores, como lo son fsicos, ambientales y econmicos que
interactan con ellas, desde el punto de vista interno como externo, con la
finalidad de elaborar un bien o prestar un servicio, requiriendo de una gran
variedad de equipos y materiales, que se obtienen con la ayuda de otras
organizaciones.
De acuerdo con lo anterior una empresa privada o pblica es eficiente si
est estructurada para contribuir con el logro de los objetivos de la organizacin
con un mnimo de costo y un buen ndice de utilidad, es decir, si est dotada de
una infraestructura, organizacin, tendientes a conservar los intereses de la
sociedad actual. En ese sentido, las empresas se adaptan a los cambios que a
menudo se presentan a nivel econmico, administrativo y organizacional,
dedicndose a realizar grandes esfuerzos para la innovacin de las estructuras
organizativas orientadas a mejorar los procesos que propulsan la operatividad
de las mismas.
En relacin a lo anterior, uno de los procesos administrativos mas
importantes llevada a cabo en las organizaciones es el de compras, pero
paradjicamente existen empresas que no cuentan con una correcta
administracin, ni cumplen con los procedimientos o normas, no existe
planificacin, estrategias, registros de sus proveedores, presupuestos, ni
polticas sino que simplemente realizan las compras de acuerdo con sus
demandas inmediatas, como resultado de este problema se genera prdidas
econmicas en la organizacin y en muchos casos ocasiona el cierre de la
misma.
La gestin de compras va de la mano con la administracin financiera en
la que le compete hacer el estudio de poder econmico de adquisicin,

manteniendo una buena relacin calidad-costo, para ello es necesario manejar


el procedimiento administrativo correcto.
De acuerdo con, Koontz (2003), indica que los procesos administrativos
es un plan detallado que se hace para explicar la forma de realizar las
actividades que estn involucradas en un procedimiento (p.372), en efecto
para ejecutar un mtodo se debe basar en un procedimiento para permitir
mediante la direccin, coordinacin y control de las actividades de una
empresa el logro racional de sus objetivos.
En relacin con lo mencionado en este proceso una cuidadosa
planificacin de las compras puede resultar importantes ahorros de costos, si
se especifican estimaciones realistas de las necesidades de materias primas,
presentndolos al departamento de finanzas para su posterior anlisis y
aprobacin o rechazo de las compras solicitadas.
De acuerdo a lo antes expresado se dice que la contabilidad, es la
disciplina que se encarga de registrar e interpretar las operaciones y su
relacin con otros procesos que se llevan a cabo dentro de las organizaciones,
por lo cual se convierte en una herramienta fundamental para las instituciones,
ya que a travs de ella se logra un control de todos los movimientos financieros
que se realizan y a la vez suministra informacin tanto interna como externa de
la administracin a trabajadores e institutos financieros que se desempean en
el rea contable de la misma.
Es por ello que el departamento de compras debe estar relacionado con
el departamento de finanzas con el objetivo de cuidar los costos de la empresa
y mantener la calidad del producto, o en caso contrario mejorarla.
Anteriormente en Venezuela las organizaciones no le daban importancia
al proceso administrativo, lo que les generaba grandes problemas de
produccin y estabilidad en el mercado, no eran competentes ante la gran
debilidad gerencial, su principal motivo de inestabilidad eran la de los gastos
excesivos por la no planificacin de las compras necesarias para su normal
operatividad, igualmente por la mala administracin de los recursos.

En ese sentido hoy en da por la gran demanda y en otros casos por la


crisis econmica que atraviesa el pas, las entidades se ven en la perfecta
necesidad de planificar las compras, para evitar as perdidas econmicas, y
desmejoramiento en el mercado, las Pymes son los protagonistas principales
debido a su evolucin, stas son las principales fuentes de empleo, sin
embargo muchas de stas empresas tienen sus procesos administrativos
defectuosos.
En el mismo orden de ideas en algunas empresas del pas se evidencian
un alto grado de descontrol en lo que respecta la aplicacin del proceso
administrativo, consecuencia de la ausencia o falta de una estrategia
organizativa; teniendo como consecuencia la repercusin en el ineficaz
funcionamiento en el mencionado proceso basado en la planeacin,
organizacin, direccin, control ya que en vista de las cantidades de productos
que ingresan y egresan a diario al departamento de compras de la empresa,
son administrados de forma desordenada o no planificada.
Esta situacin hacen que ocurra de igual forma con las compras, no
existe control sobre ellas, ni mucho menos una adecuada planificacin, adems
no son registradas en un orden de distribucin de entrada, que trascienda en
carcter de informacin a los dems departamentos involucrados, lo que
conlleva a una prdida diaria de recursos materiales que no se acentan en un
control diario que permitan visualizar la informacin recopilada en la aplicacin
y proceso productivo.
Tal es el caso de la empresa ALUMINIO REYNOLDS DE VENEZUELA
C.A, la cual es un ente privado con ms de 60 aos en el mercado creado para
la elaboracin de todos tipos de perfiles de aluminio. Esta empresa en la
actualidad se encuentra en crecimiento de infraestructura, se requiere tener un
control interno de las operaciones realizadas, en especial el rea de compras
por ser este el responsable del control de la adquisicin de la materia prima
para su posterior transformacin.
Es all donde el departamento de compras, est presentando una serie
de inconvenientes en cuanto a la planificacin estratgica para la adquisicin

de la materia prima la cual se realiza sin previo anlisis o estudio de sus


necesidades y de manera anticipada a la emisin y aprobacin de la orden de
compra, an cuando est establecido que sta representa el nico documento
valido para autorizar cualquier compra ante un proveedor. As mismo, el
formato para la solicitud de adquisicin, es utilizado como documento principal
para autorizar la compra.
Asociando esto, las compras requeridas son aprobadas a travs de una
partida especfica que procede de la direccin de administracin general y
presupuesto, lo que genera limitacin en el momento de realizar las compras,
la cual trae consigo que el departamento de produccin no cumpla con las
exigencias de la demanda y las metas propuestas.
De esta manera, el procedimiento en la solicitud de adquisicin de
materia prima que es enviada a la administracin para la imputacin
presupuestaria, resulta inoperante si se considera que en ese momento no se
considera valida la informacin, o en su efecto no queda justificada la solicitud
planteada.
En funcin de lo anteriormente planteado se evidencia, que en la
empresa, dicha situacin trae como consecuencia en primer lugar una prdida
econmica por la falta de materia prima o demora en la adquisicin de las
mismas por ende no cumple con las metas propuestas, adems de presentar
retardo en los procesos de pago, generando mala imagen frente a los
proveedores y dems organizaciones.
Por consiguiente, la presente investigacin tiene como finalidad analizar
la planificacin en el departamento de compras para la adquisicin de materia
prima en la empresa Aluminio Reynolds De Venezuela C.A ubicada en
Maracay estado Aragua, de acuerdo a lo descrito se formulan las siguientes
interrogantes:
Cual es la situacin actual en la planificacin aplicada por el
departamento de compras para la adquirir la materia prima en la empresa
Aluminio Reynolds De Venezuela C.A?

Cmo son los pasos establecidos para la adquisicin de la materia


prima aplicado por el departamento de compras en la empresa Aluminio
Reynolds De Venezuela C.A?
Cules son los elementos que distorsionan la aplicacin de la
planificacin para la compra de la materia prima en la empresa Aluminio
Reynolds De Venezuela C.A?

Objetivos de la Investigacin

Objetivo General

Analizar la planificacin aplicada por el departamento de compras para


la adquisicin de materia prima en la empresa Aluminio Reynolds De
Venezuela C.A ubicada en Maracay estado Aragua.

Objetivos Especficos

Diagnosticar la situacin actual en la planificacin de compras de la


materia prima en la empresa Aluminio Reynolds De Venezuela C.A
Describir los pasos para la adquisicin de la materia prima aplicado por
el departamento de compras en la empresa Aluminio Reynolds De Venezuela
C.A.
Detectar los elementos que distorsionan la aplicacin de la planificacin
para la compra de la materia prima.

Justificacin de La Investigacin

Para que toda organizacin cumpla con un buen ciclo de funciones de


actividades es necesario tener al da las compras, lo cual no es ms que la
adquisicin de la materia prima, o bienes necesarios para el funcionamiento de
la empresa. En tal sentido es importante saber que este es un proceso que
debe ser exacto y necesario para la realizacin de las operaciones que se
deben efectuar en una empresa y garantizar el funcionamiento de la misma.
Considerando la importancia del proceso de compras dentro de una
organizacin se justifica la investigacin debido a que el departamento de
compras de la empresa Aluminio Reynolds De Venezuela C.A ubicada en
Maracay estado Aragua, deber fortalecer la planificacin de compras para la
adquisicin de la materia prima, as mismo estudiar las posibles causas que
afectan el presupuesto en cuanto a la ausencia de partidas que justifiquen tales
compras necesarias para la operatividad de esta empresa.
Por consiguiente, la empresa se beneficiar, ya que puede ejercer un
mayor control interno en cuanto al suministro oportuno de la materia prima que
se requieren, adems de asegurar que se cumplan los mtodos y
procedimientos establecidos para garantizar la seleccin objetiva de los
proveedores tomando en cuenta las variables como: Costo, tiempo, crdito y
posibles descuentos.
As mismo, los empleados contarn con una informacin clara y precisa
de cuales son las necesidades del departamento de compras, de manera que
los datos obtenidos sean exactos, minimizando el margen de error que pueda
presentarse en un momento dado, evitando as generar una informacin
inadecuada en relacin con la toma de decisiones de la gerencia que afecte el
buen desarrollo de las actividades, la cual redundar en beneficio para la
organizacin.

Alcance de la investigacin

La

investigacin

ser

desarrollada

en

la

empresa

ALUMINIO

REYNOLDS DE VENEZUELA C.A, la cual est ubicada en Maracay Estado


Aragua con el propsito de analizar la planificacin aplicada por el
departamento de compras para la adquisicin de la materia prima, est
enmarcado metodolgicamente como una investigacin de campo.
El mayor alcance de la investigacin radica en que proporcionar
mejoras en el proceso administrativo que se lleva en el departamento de
compras al realizar las mismas, dentro de la empresa, especficamente en la
planificacin que ejecutan, con lo que aumentar la rentabilidad al disponer de
suficiente materia prima para su posterior transformacin, por otro lado se
disminuyen los costos ya que se evitan compras no previstas y por
consiguiente contribuir con el crecimiento econmico de la empresa.
En ese sentido al poseer una gestin de compras eficiente permitir a la
empresa tener una visin mas clara acerca de los problemas que se pueden
presentar en dicha rea y describir las herramientas necesarias, para poder
tomar a tiempo acciones correctivas que conlleven a una solucin eficaz de
situaciones.
Adems los resultados que se obtengan sern tiles para empresas
similares ubicadas en la zona industrial san Vicente. Esta investigacin se
ubica en el rea econmico financiero cuya lnea de investigacin es las
actividades administrativas.

Operacionalizacin De Las Variables

Todo estudio implica la definicin de las variables que intervienen en el


mismo. Estas variables tienden a influir una sobre la otra, va determinar los

indicadores que caracterizan una investigacin, con el fin de hacer las


observaciones medibles con mayor precisin.
Arias (2005), define como una cualidad susceptible de sufrir cambios,
un sistema de variable consiste por lo tanto en una serie de caracterstica
definidas de manera operacional, es decir en funcin de sus indicadores o
unidad de medida. (p.45), la variable es el conjunto de

determinar la

probabilstica a investigar. Con esa referencia se puede sealar que la


operacionalizacin de la variable se basa en cada una de las dimensiones que
a la vez van a diagnosticar cada uno de los indicadores el cual se utilizaran
para formular cada pregunta del cuestionario.

Cuadro 1. Operacionalizacin de las Variables


Objetivo General: Analizar la planificacin aplicada por el departamento de compras para la adquisicin de materia prima en

la empresa Aluminio Reynolds De Venezuela C.A ubicada en Maracay estado Aragua.


Objetivos Especficos
Diagnosticar la situacin
actual en la planificacin de
compras de la materia prima
en la empresa Aluminio
Reynolds De Venezuela C.A
Describir los pasos para la
adquisicin de la materia
prima
aplicado
por
el
departamento de compras en
la
empresa
Aluminio
Reynolds De Venezuela C.A

Variables
Situacin
actual
en
la
planificacin de compras de
la materia prima en la
empresa Aluminio Reynolds
De Venezuela C.A
Pasos del proceso de
adquisicin de materia prima
aplicado por el departamento
de compras en la empresa
Aluminio
Reynolds
De
Venezuela C.A

Detectar los elementos que


distorsionan la aplicacin de
la planificacin para la
compra de la materia prima

Elementos que distorsionan


la
aplicacin
de
la
planificacin para la compra
de la materia prima

Dimensiones

Procedimental

Administrativa

Normativa

Indicadores
Planificacin
Estrategias
Polticas
Registro
Presupuesto de
compras
Solicitudes
Procedimientos
Informacin
Seguimiento
Normas
Procedimientos
Sistemas de
informacin
Cantidades
Tiempo de
abastecimiento

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