PROCEDIMIENTO: INVENTARIO FISICO

Referencia: ISO 9001:2008:7.2.1, 7.2.2, 7.2.3 Y 7.5.3

Cdigo: SUPTNY-CA-MC-001

Revis

Elabor

C. Jos Eduardo Snchez Salgado

C. Josman Camacho Snchez

Aprob

Ing. Alejandro Loera Hernndez

Fecha de documentacin:
Nmero de Revisin: 0

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Procedimiento para el Inventario Fsico

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7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.3

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1. Propsito
Mantener acomodados y clasificados los productos en los anaqueles para
poder distinguir la actualizacin de la mercanca en inventario.

2. Alcance
Este procedimiento es aplicable para todo el personal de la sper papelera
TONY.

3. Polticas de operacin

3.1 Es responsabilidad del Gerente y Director regional acomodar, clasificar,

tener en orden el almacn y actualizar todos los re empaques antes del
da de la toma del inventario.
3.2 La elaboracin del Lay-Out de cada Almacn es responsabilidad de la
Direccin de Operaciones.
3.3 La creacin del CATALOGO DE UBICACIONES es responsabilidad de
la Direccin de Costos e Inventarios.
3.4 El Gerente debe coordinar que todos los muebles estn etiquetados con
cdigo de barras de ubicacin, cualquier cambio o actualizacin se
debe reportar al analista de inventarios 15 das antes del inventario.
3.5 Jefe de Grupo del Corporativo y Director Regional son responsables de
vigilar que se cumpla el procedimiento para la toma del Inventario y
apoyar en la solucin de los problemas que se presenten.
3.6 En la toma de inventario se debe revisar todos los re empaques al
100% y actualizar la cenefa de re empaque FDAL-10.

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3.7 Para el da del inventario, el almacn de artculos defectuosos debe

estar depurado (remate, donacin o merma).
3.8 Durante la Toma de Inventario Fsico se tendr que controlar todo
el almacn, y no permitir entradas de mercanca, en caso de recibir
algn pedido del Proveedor o Transportista, La mercanca ser
verificada normalmente pero no ser considerada como parte del
inventario. Las entradas se capturan despus de concluir con el
inventario.
3.9 En la toma de inventario, no se deben mezclar los conteos de
diferentes tramos muebles, se debe seguir un recorrido y una
secuencia lgica, se separa y delimita cada tramo colocando banderas
y la existencia se contara solo del tramo asignado, se indicara tanto al
contador, como al capturista que deben escanear el cambio de
ubicacin.
3.10 En almacenes que la toma de inventario se realice en fin de semana;
el corte de formas se realiza hasta que se concluyan los conteos de la
bodega libre de diferencias y antes de las 22 hrs., a partir de ese
momento se tomara existencia de tienda, con la limitante que ese
mismo da se concluya la toma del inventario.
3.11 En almacenes que la toma de inventario coincida el da domingo, los
conteos de tienda se realizaran a puerta cerrada, considerando que el
corte de formas se realice antes de las 22 hrs. y que ese mismo da se
concluyan los conteos, posteriormente se continua por bodega
manteniendo un estricto control de la transferencia de mercanca de
bodega a tienda y viceversa.

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3.12 Jefe de grupo corporativo, Director regional y Gerente evaluaran, los

das de la toma de inventario, a las 22 hrs., el avance de trabajo; en
caso necesario de ampliar el horario de trabajo, coordinara que algunos
equipos se retiren para que al da siguiente inicien la operacin de
venta.
3.13 La prioridad siempre es la venta y durante la toma de inventario no
se negara producto, pero se deber acordonar zonas y llevar un estricto
control de salida de mercanca por venta; mesa de control debe estar
enterados de estos movimientos para afectarlos en el sistema.
3.14 Una vez realizado el corte de formas que separa el ejercicio fiscal y si
aun no se concluye la toma de inventario, se continuara la operacin de
venta, pero se deber correr el programa de actualizacin de
movimientos posteriores al corte de formas.
3.15 Todos los reportes generados deben ser firmados por el Gerente,
Subgerente, Jefe de bodega, Supervisor de inventarios, Director
regional, Jefe de grupo corporativo y apoyos corporativo.
3.16 Una vez emitida el acta de entrega y custodia de inventario; Gerente
cuenta con 30 das calendario para aclarar las diferencias, solicitar
ajustes de correccin o delimitar responsabilidades para recuperar
faltantes.

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4. Diagrama de procedimiento.

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5. Descripcin del procedimiento.

SECUENCIA DE

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

ETAPAS
1- Zonificar el
almacn de
acuerdo al
lay.out.
2- Identificar
con cenefas
los muebles

1.1-

Los muebles se identifican por

Gerente

zona a inventariar.

almacn

2.1- La toma de inventario se realiza con

el apoyo del escner porttil y para
facilitar el escaneo se identifica con un
cdigo de barras a cada tramo que
integra cada mueble.
3- Identificar,
3.1- Se asegura que todos los productos
acomodar y tengan un cdigo de barras impreso,
clasificar la para que la lectura del escner y la
mercanca.
captura del conteo sean agiles y
seguras.
4- Actualizar re 4.1- Se debe revisar todos los re
empaques de
empaques al 100% y actualizar la cenefa
mercanca.
FDAL-10.
5- Integrar
equipos
6- Asignar
explicar
tareas
funciones

Gerente

de

de

almacn

Supervisor

del

almacn.

Supervisor

del

almacn.

5.1- Conteo y capturista de mercanca Gerente

almacn.
en inventario.
y 6.1- Asigna labores y lleva al personal de Supervisor
trabajo a la ubicacin asignada.
almacn.
y

de

del

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7- Asignar
carga
trabajo

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7.1- Asigna carga de trabajo a cada grupo,

Jefe
de anota la hora de inicio para administrar los
tiempos de los conteos y coordinar la bodega
optimizacin de los espacios para la toma
del inventario.

de

8- Realizar
primer
conteo

el 8.1- Verifica los datos de identificacin

Auxiliar
fsicamente de cada producto y totaliza las
cantidades del conteo.
administrativo.

9- Realizar
segundo
conteo

el 9.1- Escanea el cdigo de barra de la

Auxiliar
ubicacin del mueble, posteriormente
escanea el cdigo del producto y captura la administrativo.
cantidad dictada.

10- Validar
conteos,
coordinar
aclaraciones
y
correcciones
de
diferencias

10.1- Verifica si toda la mercanca este

Supervisor de
registrada y en su lugar.
inventario.

11.111- Coordinar
corte
de
formas,
actualizar
inventario
fsico.

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12.
Actualizar
movimientos
de
inventarios
posteriores al corte
de formas.

13.
Generar
reportes,
prueba
selectiva y acta de
entrega.

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6. Glosario.

Depurado.- (remate, donacin o merma).

Zonificar.Cenefas.-

7. Anexos.

7.1. Hoja de control de re empaque de mercanca

7.2. Relacin de artculos no registrados
7.3. Mercanca tomada durante el inventario
7.4. Reporte de productos con diferentes empaques.
7.5. Hoja selectiva para la validacin del inventario fsico anual.