Administracin I

I Unidad: Introduccin a la Teora General de la Administracin

Definicin de la Administracin
Una de las formas ms sencillas de la
administracin, en nuestra sociedad, es la
administracin del hogar y una de las ms complejas
la administracin pblica. Pero el fenmeno
administrativo no solamente naci con la humanidad
sino que se extiende a la vez a todos los mbitos
geogrficos y por su carcter Universal, lo
encontramos presente en todas partes. Y es que en el
mbito del esfuerzo humano existe siempre un lado
administrativo de todo esfuerzo planeado. La
administracin se da por lo mismo en los hogares, en
el estado, en el ejrcito, en la empresa, en las
instituciones educativas, en una sociedad religiosa,
etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de administracin sern los mismos,
aunque lgicamente existan variantes accidentales.
La administracin es un proceso consistente en la distribucin y asignacin correcta de los
recursos de una empresa para poder alcanzar eficientemente los objetivos establecidos por medio
de las actividades de Planeacin, Organizacin, Direccin y Control de los recursos (humanos,
financieros, materiales, tecnolgicos, del conocimiento, etc.) de una organizacin. Con el fin de
obtener el mximo beneficio posible el cual puede ser econmico o social, dependiendo de los
fines perseguidos por la organizacin. Es el conjunto de actividades por medio de las cuales se
logra y se asegura la mxima prosperidad tanto para el patrn como para cada uno de los
empleados de manera estable.
Otras definiciones de Administracin (segn varios autores):

La Administracin consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo

ajeno. (George R. Terry)

La Administracin es una ciencia social que persigue la satisfaccin de objetivos

institucionales por medio de una estructura y a travs del esfuerzo humano coordinado. (Jos A.
Fernndez Arenas)

La Administracin es el proceso cuyo objeto es la coordinacin eficaz y eficiente de los

recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la mxima productividad. (Lourdes
Mnch Galindo y Jos Garca Martnez)

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Lic. Ana Lisbeth Chavarra Olivas

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Caractersticas de la Administracin

Universalidad. El fenmeno administrativo se da donde quiera que existe un

organismo social, es el proceso global de toma de decisiones orientado a conseguir los
objetivos organizativos de forma eficaz y eficiente, mediante la planificacin,
organizacin, integracin de personal, direccin (liderazgo) y control. La toma de
decisiones es la principal fuente de una empresa para llevar a cabo buenas inversiones y
excelentes resultados. Se puede decir que la administracin es universal porque esta se
puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas polticos
existentes. Con la universalidad de la administracin se demuestra que sta es
imprescindible para el adecuando funcionamiento de cualquier organismo social.

Simplificacin del Trabajo: Simplifica el trabajo al establecer principios, mtodos

y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad.

Productividad y Eficiencia: La productividad y eficiencia de cualquier empresa

estn en relacin directa con la aplicacin de una buena administracin

Bien comn: A travs de los principios de administracin se contribuye al

bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el
aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y
generar empleos.

Especificidad. Aunque la administracin va siempre acompaada de otros

fenmenos de ndole distinta, el fenmeno administrativo es especfico y distinto a los
que acompaa.

Unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenmeno

administrativo, ste es nico y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una
empresa se estn dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los
elementos administrativos. As, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de
controlar, de organizar, etc.

Unidad jerrquica. Todos cuantos tienen carcter de jefes en un organismo social,

participan en distintos grados y modalidades, de la misma administracin. As, en una
empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el ltimo
mayordomo.

Valor instrumental. La administracin es un medio para alcanzar un fin, es decir,

se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos
establecidos.

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Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por

ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa, etc.

Flexibilidad. Los principios y tcnicas administrativas se pueden adaptar a las

diferentes necesidades de la empresa o grupo social.

Interdisciplinariedad. La administracin hace uso de los principios, procesos,

procedimientos y mtodos de otras ciencias que estn relacionadas con la eficiencia en
el trabajo. Est relacionada con matemticas, estadstica, derecho, economa,
contabilidad, sociologa, psicologa, filosofa, antropologa, ciencias polticas, entre
otras.

Relacin de la Administracin con otras materias

La administracin al ser interdisciplinarias, se fundamenta y relaciona con diversas ciencias
y
tcnicas. Como es lgico se, todas las disciplinas necesitan unas de otras para poder
desarrollarse, es por eso que la administracin no deja de ser parte de ello. La
administracin necesita de las siguientes materias para poder desenvolverse como tal y en
pleno.
Con Ciencias sociales
Sociologa: ciencia que trata de la constitucin y de las sociedades humanas.
Psicologa: ciencia que trata del alma, de los fenmenos de la conciencia, carcter,
modo de ser.
Derecho: estudio del conjunto de leyes y disposiciones a las cuales est sometida
toda sociedad civil.
Economa: ciencia que se encarga del estudio de los mecanismos que regulan la
produccin, reparticin y consumo de las riquezas. Antropologa: ciencia que trata
del estudio del hombre.
Con Ciencias Exactas:
Matemticas: ciencia que se encarga del estudio de los sistemas abstractos
(nmeros, figuras geomtricas, etc.)
Con Disciplinas Tcnicas
Ingeniera industrial: aplicacin de los conocimientos cientficos a la investigacin,
perfeccionamiento y utilizacin de la tcnica industrial en todas sus ramas.
Contabilidad: ciencia de llevar las cuentas en una empresa

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Ergonoma: conocida tambin como ingeniera humana, diseo de los instrumentos,
equipo e instalaciones de trabajo, conforme a las caractersticas anatmicas
humanas incluyendo los aspectos psicolgicos

Importancia de la Administracin
El mundo en que vivimos es una sociedad institucionalizada y compuesta por
organizaciones, todas las actividades relacionadas con produccin de bienes y prestacin de
servicios las planean, dirigen y controlan las organizaciones, a estas las constituyen
personas y recursos no humanos (fsicos, materiales, tecnolgicos, etc.).En la sociedad
moderna nacemos y crecemos y nos desarrollamos dentro de organizaciones estas son
extremadamente diversas, cuya tamao, caractersticas, objetivos y estructuras son diversas,
existen organizaciones con fines lucrativos que son las empresas y de tipo no lucrativo
como son Iglesias, ejercito, ONG etc.
La administracin es una actividad de mxima importancia dentro del que hacer de
cualquier empresa, ya que se refiere al establecimiento, bsqueda y logro de objetivos.
Todos somos administradores de nuestras propias vidas, y la prctica de la administracin
se encuentra en cada una de las facetas de la actividad humana, negocios, escuelas,
gobierno, familia, etc. El establecimiento y logro de objetivos, son tareas retadoras y
productivas para cualquier tamao de empresa, y descubriremos que los obstculos
administrativos que se nos presentan para lograr nuestro xito, son muy similares en todo
tipo de actividad empresarial.
La importancia de la administracin se ve en que est imparte efectividad a los esfuerzos
humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y relaciones humanas.
Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y proporciona previsin y
creatividad. El mejoramiento es su consigna constante.
Reyes Ponce1 nos enumera la importancia de la administracin como:
La administracin se da donde quiera que existe un organismo social, aunque
lgicamente sea ms necesaria, cuanto mayor y ms complejo sea ste.
El xito de un organismo social depende, directa e inmediatamente, de su buena
administracin.
Para las grandes empresas, la administracin tcnica o cientfica es indiscutible y
obviamente esencial, ya que por su magnitud y complejidad, simplemente no
podran actuar si no fuera a base de una administracin sumamente tcnica.
Para las empresas pequeas y medianas, quiz su nica posibilidad de competir con
otras, es el mejoramiento de su administracin.

1 Julio Agustn Miguel Reyes Ponce, primer tratadista de Administracin de empresas hispanoamericano
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La elevacin de la productividad, preocupacin de mayor importancia actualmente
en el campo econmico social, depende, por lo dicho, de la adecuada administracin
de las empresas, ya que si cada clula de esa vida econmica social es eficiente y
productiva, la sociedad misma, formada por ellas, tendr que serlo.
En especial para los pases que estn desarrollndose; uno de los requisitos
substanciales es mejorar la calidad de su administracin, porque, para crear la
capitalizacin, desarrollar la calificacin de sus empleados y trabajadores, etc.,
bases esenciales de su desarrollo, es indispensable la ms eficiente tcnica de
coordinacin de todos los elementos, la que viene a ser, por ello, como el punto de
partida de ese desarrollo.
Podemos concluir la importancia de la administracin, con los hechos que la demuestran
objetivamente:
La administracin se aplica a todo tipo de Empresa.
El xito de un organismo depende directa e inmediatamente de su buena
administracin.
Una adecuada administracin eleva la productividad
La eficiente tcnica administrativa promueve y orienta el desarrollo.
En los organismos grandes de la administracin es indiscutible y esencial.
En la pequea y mediana empresa la nica posibilidad de competir, es aplicando la
administracin.

Porque se necesitan las organizaciones?

Esencialmente, la organizacin naci de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se
han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razn de sus
limitaciones fsicas, biolgicas, sicolgicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta
cooperacin puede ser ms productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de
organizacin.

Funciones de los administradores

La tarea principal de un buen administrador consiste en fijar objetivos y al mismo tiempo

administrar los recursos humanos, materiales, monetarios y de mercado, para lograr los
resultados deseados dentro de las limitantes de tiempo, esfuerzo y costos predeterminados.
Para poder cumplir a cabalidad con la funcin principal, es necesario conocer las actitudes
y caractersticas que lo guiaran al cumplimiento de su objetivo.
Estas caractersticas son:
Dedicacin a la empresa
Persistencia
Carcter enrgico
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Independiente
Competitivo
Objetivos realista
tica
Innovador y creativo
Analtico

El administrador es un organizador de recursos materiales y humanos.

Roles gerenciales
Se definen como una serie de conductas que realizan los directivos de una organizacin, sin
importar el nivel, durante el desarrollo de sus tareas y actividades. El concepto de roles
gerenciales fue definido por Mintzberg en su libro "The nature of managerial work" (La
naturaleza del trabajo directivo, 1973). Se identificaron 10 roles que podan ejercer los
directivos de forma individual o conjunta en una misma accin, y estos roles se clasificaron
en 3 categoras: roles interpersonales, informativos y decisorios.
Definiciones
1 Roles interpersonales:

Representante o cabeza visible: Consiste en cumplir con unos deberes

relacionados con aspectos ms sociales de la empresa. Este rol se representa, por
ejemplo, cuando un directivo acta a un acto en nombre o representacin de la empresa.

Lder: Relacionado con el tipo de relacin del directivo con sus subordinados y su
capacidad de motivarlos, dirigirlos, orientarlos hacia la consecucin de objetivos.

Enlace: Se crea, por parte del directivo, una red de contactos dentro y fuera de la
empresa, en funcin del nivel que ocupe dentro de la misma. Generalmente, estos
vnculos laterales son ms fuera de la empresa cuando se trata de niveles directivos
altos, mientras que si hablamos de niveles ms operativos, la red de
contactos suelen incluir directivos de otras unidades de la organizacin.

2 Roles informativos:

Monitor: Relacionado con las bsqueda y obtencin continua de

informacin que nos pueda tener algn tipo de utilidad en un momento presente o
futuro.

Difusor: Una vez obtenida informacin, se transmite al resto de niveles directos de

nivel inferior para ayudar en una mejor toma de decisiones por parte de todos los
directivos y personal de la organizacin.

Portavoz: La transmisin de informacin se realiza de forma "pblica",

generalmente al exterior de la organizacin.
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3 Roles decisorios:

Emprendedor: Referido a la bsqueda de oportunidades, a la toma de iniciativas que

promueva el cambio o la orientacin a nuevos escenarios.

Gestor de problemas o rbitro de conflictos: Si surgen conflictos en alguno de los

niveles de la organizacin entre personas o departamentos, el directivo los
resuelve.

Asignador de recursos: Decisiones sobre la distribucin de los recursos tangibles de

la organizacin (humanos, tcnicos, financieros) para obtener unos objetivos
determinados.

Negociador: Relacionado con la posicin del directivo a la hora de negociar

soluciones ante un determinado problema con otra parte.

Eficacia:
Capacidad de lograr los objetivos y metas programadas con los recursos disponibles en un
tiempo predeterminado. Capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las
metas y objetivos establecidos. . La eficacia hace referencia a nuestra capacidad para lograr
lo que nos proponemos. Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.
Ejemplo: se es eficaz si nos hemos propuesto construir un edificio en un mes y lo logramos.
Fuimos eficaces, alcanzamos la meta.
Eficiencia:
Se define como la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un objetivo
determinado. Es el uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo
predeterminado. Capacidad de alcanzar los objetivos y metas programadas con el mnimo
de recursos disponibles y tiempo, logrando su optimizacin.
En economa, la eficiencia es la cantidad mnima de inputs (horas-hombre, capital
invertido, materias primas, etc.) para obtener un nivel dado de outputs (ganancias, objetivos
cumplidos, productos, etc.). Se entiende que la eficiencia se da cuando se utilizan menos
recursos para lograr un mismo objetivo.
Ejemplo: se es eficiente cuando en 12 horas de trabajo se hacen 100 unidades de un
determinado producto.

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La eficacia difiere de la eficiencia en el sentido que la eficiencia hace referencia en la mejor
utilizacin de los recursos, en tanto que la eficacia hace referencia en la capacidad para
alcanzar un objetivo, aunque en el proceso no se haya hecho el mejor uso de los recursos.

Cmo lograr excelencia en la Administracin?

La excelencia administrativa se conquista mediante acciones constantes y diarias enfocada
hacia la calidad de todos y de cada una de las reas de la administracin, desde luego,
definitivamente esto se logra, educando, motivando al personal, no haciendo uso de
amenazas, divisiones de grupos minoritarios preferidos. En otros trminos, el xito se
fundamenta en la cultura, en el compromiso, tradicin, dignidad, lealtad de la gente debido
a que la persona es importante, significativa, desempea un rol importante dentro de la
empresa.

Claves para administrar eficientemente una empresa

Definir claramente los objetivos de la empresa
Dedicar tiempo a los asuntos de verdadera importancia
Planear y seguir los programas
Aprender a hablar y a escuchar con efectividad
Ser un lder involucrndose en la accin;
Asegurarse que cada miembro del equipo este asignado al trabajo mejor adaptado para sus
conocimientos y experiencias;
Fomentar que los miembros del equipo de trabajo, asuman responsabilidades;
Evaluar lo que se ha logrado y si es necesario, emprender una accin correctiva;
Llegar a ser efectivo en la toma de decisiones;

Tipos de Gerentes
Los gerentes pueden trabajar en diferentes niveles de una
organizacin y en diferentes rangos de actividades dentro
de ella.
Gerentes de primera lnea, son las personas responsables
del trabajo de las dems, que ocupan el nivel ms bajo de una organizacin. Como
ejemplos de gerentes de primera lnea se podran mencionar al jefe de produccin de una
empresa o el supervisor de una oficina.
Gerentes medios, incluye varios niveles de una organizacin. Dirigen las actividades de
gerentes de niveles ms bajos y en ocasiones tambin las de empleados de operaciones. Su
funcin principal consiste en dirigir aquellas conductas encaminadas a la realizacin de
polticas propias de una empresa.
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Alta gerencia, es la responsable de administrar toda la organizacin, reciben el nombre de
ejecutivos. Las personas que se agrupan dentro de la alta gerencia instituyen determinadas
polticas vinculadas con las operaciones a realizar y establecen las directivas relacionadas
con la interaccin de la empresa con su entorno.
Destrezas Gerenciales que debe dominar un gerente para ser exitoso:
Habilidades tcnicas: involucra el conocimiento y experiencia en determinados procesos,
tcnicas o herramientas propias del cargo o rea especfica que ocupa.
Habilidades humanas: se refiere a la habilidad de interactuar efectivamente con la gente. Un
gerente interacta y coopera principalmente con los empleados a su cargo; muchos tambin
tienen que tratar con clientes, proveedores, aliados, etc.
Habilidades conceptuales: se trata de la formulacin de ideas - entender relaciones
abstractas, desarrollar nuevos conceptos, resolver problemas en forma creativa, etc.

El proceso administrativo
ETAPAS
Mecnica: Por lo cual Dinmica: Por lo cual podemos
podemos decir que es la definir que es la fase donde se
fase donde realiza la realiza ejecucin con eficiencia y
estructura principal de la eficacia de la misma empresa.
misma empresa
Integracin.
Planeacin
Direccin.
Organizacional
Planeacin
Organizacin
Direccin

Control.
- Qu es lo que se
- Verificar que se haga
quiere hacer?
- Qu se va a hacer?

- Cmo se va a
hacer?

Control
- Cmo se ha
hecho?

Planificacin: Procedimiento para establecer objetivos y un curso de accin adecuado para

lograrlos.
Organizacin: Proceso para comprometer a dos o ms personas que trabajan juntas de
manera estructurada, con el propsito de alcanzar una meta o una serie de metas
especficas.
Direccin: Funcin que consiste en dirigir e influir en las actividades de los miembros de
un grupo o una organizacin entera, con respecto a una tarea.
Control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las planificadas.
El proceso se da al mismo tiempo. Las funciones o procesos detallados no son
independientes, sino que estn totalmente interrelacionados. Cuando una organizacin
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elabora un plan, debe ordenar su estructura para hacer posible la ejecucin del mismo.
Luego de la ejecucin se controla que la realidad de la empresa no se aleje de la
planificacin. Finalmente del control realizado puede surgir una correccin en la
planificacin, lo que realimenta el proceso

Clasificacin de las empresas, tipos y caractersticas

Las empresas se pueden clasificar de muy diversas formas, por su forma jurdica, por el
sector econmico, por el grado de participacin del Estado, por su tamao y por el mbito
estatal.

Por su forma jurdica

Todas las empresas deben tener una forma jurdica que viene determinada, entre otras
cosas, por el nmero de personas que participan en la creacin de la misma, por el capital
aportado y por el tamao; as, podemos distinguir:
a) Empresario individual: Cuando el propietario de la empresa es la nica persona que
asume todo el riesgo y se encarga de la gestin del negocio.
B) Sociedades: Cuando varias personas se deciden a invertir en una empresa pueden formar
una sociedad. En la actualidad. En la actualidad en Espaa se puede constituir los siguientes
tipos de sociedades:
Sociedad annima.
Sociedad annima laboral.
Sociedad de responsabilidad limitada.
Sociedad cooperativa de responsabilidad limitada.
Sociedad regular colectiva.
Sociedad comanditaria.
Contrato de cuentas en participacin.
Sociedad civil.

Por el sector econmico en que estn encuadradas

La actividad econmica de un pas se puede dividir en tres grandes sectores
A) Sector primario: En este grupo de empresas se incluiran las empresas extractivas
(mineras, pesqueras, agrcolas, ganaderas y forestales).
B) Sector secundario: En este sector se encuadra a todas las empresas que transforman los
productos obtenidos en el sector primario y tambin fabrican nuevos productos (conservas,
maquinaria, siderometalrgica, etc.).
C) Sector terciarios: En este sector se encuadran las empresas de servicios, tales como
bancos, compaas de seguros, hospitales, servicios pblicos y las empresas comerciales
dedicadas a la compraventa.

Por el grado de participacin del Estado

El Estado puede crear empresas de las cuales es totalmente propietario o bien participar en
empresas junto con particulares. Segn sea este grado de participacin, pueden dividirse en
pblicas y de particin mixta.
A) Empresas pblicas: Son aquellas cuyo propietario es el Estado y acta como empresario
en ciertos sectores a los cuales no llega la iniciativa privada.
B) Empresas privadas: Son aquellas que pertenecen a los particulares.
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C) Empresas mixtas: Son aquellas en las cuales la propiedad de la empresa es compartida
entre el Estado y los inversores privados.

Por su tamao
Segn el tamao de la empresa se pueden diferenciar en tres grupos:
Pequea empresa.
Mediana empresa.
Gran empresa.
Los criterios usualmente aceptados para clasificar las empresas por su tamao son:
A) El nmero de trabajadores: Sern pequeas empresas las que tienen entre 1 y 50
trabajadores, las medianas entre 50 y 500 y grandes empresas las de ms de 500.
B) El volumen econmico de las operaciones que realizan: Segn este criterio, habra que
considerar pequeas empresas las que facturan menos de 50 millones al ao, medianas
empresas las que facturan entre 50 y 1000 millones y grandes empresas que facturan ms
de 1000 millones.

Segn el mbito estatal

Se pueden considerar:
A) Empresas nacionales: Son las que desarrollan su actividad en un nico pas.
B) Empresas multinacionales: Son grandes empresas que desarrollan sus actividades al
mismo tiempo en varios pases.
C) Empresas regionales.
D) Empresas locales

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