Professional Documents
Culture Documents
sustentarse en la educacin.
Slo a partir de ella podremos
construir una nacin slida,
competitiva y enfocada
en el progreso de sus ciudadanos
y ciudadanas".
DIPLOMADO
EN GERENCIA
DE PROGRAMAS
Y PROYECTOS
SOCIALES
ADMINISTRACIN PARA PROGRAMAS
Y PROYECTOS SOCIALES
Una produccin del programa
Progresando con Solidaridad
de la Vicepresidencia
de la Repblica con el apoyo
financiero del Banco Mundial
Dra. Margarita Cedeo de Fernndez
Vicepresidenta de la Repblica
Altagracia Suriel Snchez
Directora general de Progresando
con Solidaridad
Equipo Tcnico de Progresando
con Solidaridad
Hctor Medina Disla
Ezequiel Vlquez Medina
Edwin Columna,
Consultor Banco Mundial
Colaboracin Especial
Griztko Erickson
Cuidado de edicin
Johanna Tarrazo
Correccin de estilo
Elvin Ramrez
Elizabeth Phipps
Ilustracin
Cristian Hernndez
Diseo y diagramacin
Flix Lpez
ADMINISTRACIN
PARA PROGRAMAS
Y PROYECTOS
SOCIALES
Santo Domingo, R. D.
Progresando con Solidaridad
NDICE DE CONTENIDO
Tema
Pgina
PRESENTACIN4
Progresando con Solidaridad5
2. Las organizaciones7
2.1 Las organizaciones para proyectos sociales8
2.2 Objetivos de una organizacin o programa social comunitario9
2.3 La administracin como proceso9
2.4 Funciones administrativas.10
3. Planeacin..10
3.1 Principios de la planeacin10
3.3 Tipos de planes10
3.4 Planes operacionales14
3.5 Pasos de la planeacin14
4. Organizacin.15
4.1 La lgica de la organizacin en la empresa16
4.2 Estructura organizativa16
4.3 Delegacin de autoridad17
4.4 Asignacin de funciones18
4.5 La organizacin informal: dinmica de grupos20
5. Direccin.21
5.1 Estilo de direccin de las organizaciones22
5.2 La comunicacin23
5.2.1 Elementos para una comunicacin efectiva25
5.2.2 Barreras de la comunicacin26
5.3 La motivacin26
5.3.1. Teora de la jerarqua de necesidades de Maslow28
5.3.2. Teora del factor dual de Herzberg 28
5.3.3. Teora de McClelland28
5.3.4. Teora X y teora Y de McGregor29
5.3.5. Teora de las expectativas29
6. El control en las organizaciones.30
6.1 Elementos bsicos y reas de control30
6.2 Tipos de control organizacional31
7. El trabajo en equipo como espacio de desarrollo y tecnologa integradora
de tcnicas de gestin32
7.1 Reglas deseadas para el trabajo en equipo32
8. Bibliografa34
PRESENTACIN
a) Crear capacidades y empoderamiento de los y las miembros de las familias para que se conviertan
en protagonistas de su desarrollo;
b) Contribuir al desarrollo humano con acciones educativas y de promocin humana y social;
c) Propiciar oportunidades de generacin de ingresos a travs del empleo o emprendimiento;
d) Promover la formacin de recursos humanos, capital social y desarrollo econmico para una vida digna
y productiva;
e) Aportar a la formacin de ciudadana y empoderamiento para el ejercicio de derechos fundamentales, a travs de la orientacin acerca del uso y acceso a bienes y servicios del Estado;
f) Formar en valores a los y las miembros de las familias, y
g) Contribuir al logro de los Objetivos de Desarrollo del Milenio.
Con el propsito de potenciar el recurso humano disponible, el Programa ha desarrollado un plan
de capacitacin orientado a lograr que se haga ms eficiente la gestin y la gerencia de Prosoli
en el mbito local y, por consiguiente, se puedan generar mejores resultados en las intervenciones que se desprenden de sus siete componentes o lneas de accin. El plan tiene como meta
capacitar al personal en dos aspectos fundamentales: la capacitacin operativa del Prosoli,
denominada Capacitacin Operativa; y la capacitacin orientada a la formacin en gerencia del
personal directivo y con funciones de supervisin, denominada Capacitacin Especializada.
La capacitacin especializada se refiere bsicamente a preparar en las habilidades de gestin
y el liderazgo necesario para el mejor desempeo del personal operativo en sus labores, de
acuerdo con lo establecido en el Plan de Capacitacin de Prosoli.
El material que aqu se presenta es el contenido base del mdulo sobre Administracin para
Proyectos y Programas Sociales, que contiene dos partes fundamentales: la primera, una descripcin detallada de Progresando con Solidaridad, su misin, visin y valores, as como la
metodologa de intervencin y los objetivos del programa. La segunda, un conjunto de definiciones y conceptos acerca de la administracin en las organizaciones, el proceso administrativo, y
la diferencias entre las empresas comerciales y las organizaciones sociales. Tambin se incluyen
temas sobre la motivacin, la comunicacin y el trabajo en equipo. El material ha sido elaborado
como una gua base, de manera que el facilitador y la facilitadora puedan profundizar y ampliar
los temas que aqu se tratan.
1.1. Misin
Acompaar a las familias
que viven en situacin de
pobreza en su proceso de
desarrollo integral, propiciando con ello la creacin
de capacidades y el ejercicio de derechos, con el
propsito de aumentar su
capital humano y social,
as como su desarrollo
econmico.
1.2. Visin
Ser un programa modelo
de la Red de Proteccin
Social
del
Gobierno
dominicano, garantizando
eficiencia y eficacia en atencin responsable a las familias carenciadas y vulnerables, a travs
de intervenciones socioeducativas que contribuyan a romper el crculo de la pobreza y propician
el desarrollo humano, integral y sostenible.
1.3. Valores
Somos Solidarios: trabajamos intensamente, con empata, pasin y respeto, para mejorar la
calidad de vida de las personas ms necesitadas.
Somos Responsables: nos comprometemos y cumplimos nuestros objetivos y lo que prometemos; actuamos de forma proactiva, con entusiasmo, creatividad y calidad.
Somos ntegros: actuamos segn nuestros principios ticos, de forma honesta, autntica y
transparente.
1.4. Objetivos
1.4.1. General
Contribuir a aliviar la pobreza de las familias menos favorecidas y aumentar su recurso humano, a fin de romper el crculo de transmisin intergeneracional de la pobreza,
mejorando la inversin en salud, nutricin y educacin de los hogares beneficiarios.
1.4.2. Especficos
a) Asegurar a las familias beneficiarias un nivel mnimo de consumo de los bienes que componen
la canasta bsica alimentaria (CBA);
b) Impulsar que los y las miembros de hogares beneficiarios, a partir de los 3 aos alcancen al
menos 9 aos de educacin inicial y bsica;
c) Estimular a que los y las jvenes de entre 14 y 18 aos accedan, permanezcan y alcancen por
lo menos el primer ciclo del nivel medio;
d) Incidir en la reduccin de la sobreedad escolar de los nios, las nias y jvenes miembros de
los hogares beneficiarios, con 2 o ms aos por encima de la edad del grado correspondiente;
e) Contribuir a elevar el acceso a los servicios comprendidos en el plan bsico de salud e incidir
en la disminucin de la morbilidad y mortalidad en los grupos de intervencin, articulado con
el Plan Nacional de Salud, a fin de impactar en la reduccin de estos ndices a escala nacional;
f) Mejorar la nutricin de los y las miembros de hogares beneficiarios, con nfasis en la poblacin
ms vulnerable, como son los nios y las nias de entre 0 y 5 aos, as como las mujeres
embarazadas y lactantes;
g) Fomentar la responsabilidad y aumentar el conocimiento de los hogares pobres con relacin
al cuidado de la salud y la nutricin, as como los derechos y obligaciones que asumen al
formar parte del Programa;
h) Crear capacidades en las familias beneficiarias para que generen ingresos a partir de la
capacitacin o el inicio de un negocio propio.
i) Contribuir al desarrollo humano con acciones educativas, de promocin humana y social.
2. LAS ORGANIZACIONES
as organizaciones son estructuras sociales creadas y desarrolladas para alcanzar una meta
o resultados especficos. No existe una fecha exacta para situar la administracin en las
organizaciones. De hecho, son tan antiguas como la misma humanidad. La existencia de
mltiples elementos en una sociedad obliga a desarrollar un tipo, cualquiera que sea, de
organizacin.
Una vez establecida la organizacin, existe un mecanismo para administrarla. Pues la administracin no es un fin s mismo: es un medio, un camino para alcanzar un propsito; para lograr
que sus proyectos se concreten de la mejor forma posible, buscando siempre la eficiencia y eficacia de la entidad.
Los grandes ejrcitos de la antigedad, y de hoy da, son una muestra de organizaciones. En la
antigedad era costumbre organizar ejrcitos con el objetivo, por un lado, de preservar el
Estado; y por el otro, llevar a cabo incursiones en territorios ajenos, y ampliar con ello la zona
de influencia del reinado para acumular recursos provenientes de otras tierras.
La necesidad de organizar ha estado presente siempre. En el libro del xodo de la Biblia hay
un relato que orienta sobre la necesidad de administrar. Cuenta la Sagrada Escritura que
un da, Jetro, suegro de Moiss, fue a visitar al patriarca junto a la esposa y sus dos hijos
y quien al ver la forma de trabajo de Moiss, procedi a aconsejarle.
conteci que al da siguiente se sent Moiss a juzgar al pueblo; y el pueblo estuvo delante de
Moiss desde la maana hasta la tarde. Viendo el suegro de Moiss todo lo que l haca con el
pueblo, dijo: Qu es esto que haces t con el pueblo? Por qu te sientas t solo, y todo el pueblo
est delante de ti desde la maana hasta la tarde? Y Moiss respondi a su suegro: Porque el pueblo
viene a m para consultar a Dios. Cuando tienen asuntos, vienen a m; y yo juzgo entre el uno y el
otro, y declaro las ordenanzas de Dios y sus leyes. Entonces el suegro de Moiss le dijo: No est bien
lo que haces. Desfallecers del todo, t, y tambin este pueblo que est contigo; porque el trabajo es
demasiado pesado para ti; no podrs hacerlo t solo. Oye ahora mi voz; yo te aconsejar, y Dios
estar contigo. Ests t por el pueblo delante de Dios, y somete t los asuntos a Dios. Y ensea a ellos
las ordenanzas y las leyes, y mustrales el camino por dnde deben andar, y lo que han de hacer.
Adems, escoge t de entre todo el pueblo varones de virtud, temerosos de Dios; varones de verdad
que aborrezcan la avaricia; y ponlos sobre el pueblo por jefes de millares, de centenas, de cincuenta
y de diez. Ellos juzgarn al pueblo en todo tiempo; y todo asunto grave lo traern a ti, y ellos juzgarn todo asunto pequeo. As aliviars la carga de sobre ti, y la llevarn ellos contigo. Si esto
hicieres, y Dios te lo mandare, t podrs sostenerte, y tambin todo este pueblo ir en paz a su lugar.
Y oy Moiss la voz de su suegro e hizo todo lo que dijo. Escogi Moiss varones de virtud de entre
todo Israel, y los puso por jefes sobre el pueblo, sobre mil, sobre cientos, sobre cincuenta, y sobre
diez. Y juzgaban al pueblo en todo tiempo; el asunto difcil lo traan a Moiss, y ellos juzgaban todo
asunto pequeo. Y despidi Moiss a su suegro, y ste se fue a su tierra.
Este ejemplo es un tipo de organizacin, una manera de administrar los recursos disponibles para
dar respuesta a una necesidad. De esta forma podemos definir la organizacin como una entidad social dirigida a alcanzar una meta, y diseadas por un conjunto de actividades coordinadas
y vinculada con el entorno social.
Un elemento clave en la definicin es el aspecto social. En efecto, las organizaciones estn formadas por personas; un conjunto de maquinarias, equipos, edificios y materiales, no constituyen una organizacin: esta toma cuerpo y vida cuando incluye el factor humano.
3. PLANEACIN
a planeacin es una funcin clave en la administracin de las organizaciones. Es la funcin
administrativa que permite cerrar la brecha entre la situacin donde estamos y la situacin
hacia donde queremos llegar. Implica que el administrador o gerente piense con antelacin en
las metas y acciones, definiendo los objetivos o metas de la organizacin, estableciendo una
estrategia general para alcanzarlos, as como desarrollar una jerarqua completa de planes para coordinar las actividades. Se ocupa tanto de los fines como de los medios necesarios para alcanzarlos.
10
La necesidad de la planeacin se deriva del hecho de que toda organizacin, ya sea comercial o
social, se desarrolla en un medio que constantemente est experimentando cambios tecnolgicos, econmicos, polticos, sociales y culturales. La planeacin permite determinar los resultados que se pretenden alcanzar en la organizacin.
Visin: se refiere hacia dnde se dirige la organizacin, es decir, qu quiere ser y cmo quiere
ser vista en el futuro. La visin de la organizacin la crea su organismo de direccin, para
que esta encamine sus esfuerzos y metas hacia ese estado deseado. La visin sirve como gua
en el accionar de la organizacin. Por ejemplo, Progresando con Solidaridad aspira ser un
programa modelo de gestin dentro de otras iniciativas similares.
1) Robbins, Stephen: La administracin en el mundo de hoy. Pearson Education. Prentice Hall, 1998.
11
Algunos objetivos del programa Progresando con Solidaridad se muestran en el recuadro siguiente:
1) Asegurar a las familias beneficiarias un grado mnimo de consumo de los bienes que componen la
canasta bsica alimentaria;
12
2) Impulsar que los y las miembros de hogares beneficiarios, a partir de los 3 aos, alcancen al menos 9
aos de educacin inicial y bsica;
3) Estimular a que los y las jvenes de entre 14 y 18 aos accedan, permanezcan y alcancen por lo menos
el primer ciclo del nivel medio;
4) Incidir en la reduccin de la sobreedad escolar de los nios, las nias y jvenes miembros de los
hogares beneficiarios, con 2 o ms aos por encima de la edad del grado correspondiente;
5) Contribuir a elevar el acceso a los servicios comprendidos en el plan bsico de salud e incidir en la
disminucin de la morbilidad y mortalidad en los grupos de intervencin, articulado con el Plan
Nacional de Salud, para impactar en la reduccin de estos ndices a escala nacional.
Estrategias: estas representan el curso de accin a tomar para el logro de los objetivos y
cumplir con la misin de la organizacin en su camino para alcanzar su visin. Las estrategias son las acciones desarrolladas por la organizacin para el logro de sus objetivos. El
establecimiento de las estrategias implica la asignacin de recursos para lograr los objetivos. Algunas de las estrategias desarrolladas por Progresando con Solidaridad se muestran
en la tabla siguiente.
Vinculacin con otros servicios. Progresando con Solidaridad (PROSOLI) busca generar opciones
de mejora en el ingreso y el bienestar de los hogares. Para ello utiliza procesos sistemticos, masivos
y bien instrumentados de vinculacin de los hogares con los servicios disponibles en las siete lneas
de accin o componentes del Programa.
13
stamos comprometidos con el desarrollo sostenible y en valores de las familias que viven en
situacin de pobreza, promoviendo su calidad de vida, reduciendo la brecha digital y del
conocimiento, para satisfacer necesidades de las poblaciones vulnerables de nuestro pas, a travs del
uso de herramientas de las Tecnologas de Informacin y Comunicacin (TIC), mediante el mejoramiento sostenido de nuestros procesos educativos, de desarrollo humano e integral, subsidios sociales y
transferencias condicionadas en el marco de las leyes de nuestro pas.
Procedimientos: se refieren a los mtodos a seguir para desarrollar actividades futuras; representan una cronologa de las actividades. Koonz y Weihrich 3 sealan que los procedimientos son
pautas de accin, ms que de pensamiento, que detallan la forma exacta en que se deben
realizar determinadas tareas. Ejemplo de estos son los procedimientos de precios, de control
de calidad, de seleccin de personal, de evaluacin del desempeo, etc. A continuacin se
describe el proceso de compra del programa Progresando con Solidaridad.
2) Koonz, Harold &Weihrich, Heinz: Administracin, una perspectiva global. Dcima edicin. Editora McGraw-Hill, 1994.
3) dem 2
14
2) Establecer objetivos: consiste en determinar las metas que se esperan alcanzar. Los
objetivos debern ser claros para los empleados de la organizacin en todos sus niveles, y
especificar los resultados que se esperan. Los objetivos de la empresa orientan a los
planes mayores; en otras palabras, forman una jerarqua.
3) Desarrollo de premisas: las premisas son suposiciones acerca del ambiente en donde el
plan debe desarrollarse. Los pronsticos son importantes en el establecimiento de premisas;
es decir, en las premisas nos preguntamos cules cosas sucedern en el futuro de la organizacin, as como en su entorno.
4) Determinar cursos de alternativas: el cuarto paso de la planeacin es buscar y examinar cursos de accin de alternativas, especialmente los ms evidentes. El problema que
se presenta con mayor regularidad no es en escoger opciones, sino reducir su nmero para
as analizar las ms prometedoras.
5) Evaluar cursos de alternativas: consiste en determinar la factibilidad y viabilidad de
cada una de las alternativas identificadas. La evaluacin de las premisas se debe hacerse
a la luz de las premisas y metas de la organizacin.
6) Seleccionar un curso de accin: es seleccionar aquella opcin o aquellas opciones dentro de las que se han evaluado para ponerlas en ejecucin. Este es el punto donde el plan
es adoptado, el punto real de la toma de decisiones.
7) Formular planes derivados: se refiere a la formulacin de los planes que servirn de
soporte al plan bsico de la organizacin. Los planes derivados son siempre requeridos
para apoyar el plan bsico.
8) Cuantificar planes mediante presupuesto: una vez que se ha tomado la decisin de cul
alternativa o cules alternativas seleccionar y haber formulado los planes, el paso siguiente
es cuantificar las decisiones tomadas. As como los planes adoptados y convertirlos en presupuesto.
4. ORGANIZACIN
15
16
O tambin llamada estructura organizacional, es el conjunto de las funciones, tareas y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de
comunicacin entre cada una. La estructura de la organizacin es tambin la agrupacin de todas
las formas en que se divide el trabajo en acciones distintas y la posterior coordinacin de estas.
De igual modo, se define como una estructura intencional de roles, en la que cada persona tiene
una funcin asignada que se espera cumpla con el mayor rendimiento posible.
Las principales caractersticas de una estructura organizativa formal son:
1) Especializacin: establece la manera en que se divide el trabajo en tareas ms simples
y cmo estas son agrupadas en unidades organizativas;
2) Coordinacin y reas de mando: fija grupos bajo el mando de un supervisor; y
3) Formalizacin: grado de estandarizacin de las actividades y la existencia de normas,
procedimientos escritos y la burocratizacin.
Los factores que determinan la forma de una estructura organizativa formal son:
1) Tamao. Mientras ms grande sea la empresa o la institucin, mayor ser la estructura
formal, ms compleja y con mayor grado de especializacin;
2) Tecnologa. El uso de la tecnologa influye en el comportamiento de las personas en la
empresa, y como tal es un factor que incide en su estructura. A mayor uso de los recursos
tecnolgicos, menor tamao y complejidad tendr la estructura formal; y
3) Entorno sectorial y social. El sector se refiere al ramo de la economa en que se desenvuelve la empresa o al sector a que pertenece la institucin. Mientras ms pequeo sea el
sector, ms pequea ser su estructura formal.
Direccin
General
Direccin
de Operaciones
Chofer
Secretaria
Mensajero
Interno
Gestor
en Prevencin
en Salud
Auxiliar
en Prevencin
en Salud
Asistente
en Prevencin
en Salud
Seguimiento
y Monitoreo
Operativo
Atencin
y Servicio
al Ciudadano
Nmina
de
Beneficiarios
Reproduccin
y Captura
Gestin
y Capacitacin
Operativa
Tcnico
de Seguimiento
y Monitoreo
Operativo
Tcnico
de Atencin
y Servicio
al Ciudadano
Tcnico
de Nmina
de Beneficiarios
Tcnico
Reproduccin
y Captura
Tcnico
Gestin
y Capacitacin
Operativa
17
La delegacin de funciones ofrece ciertas ventajas tanto de la persona a quien se delega, como de la organizacin en s. Algunas de las
ventajas son:
1. Desarrollar la capacidad del personal de la institucin para tomar decisiones
y asumir responsabilidades.
2. Motivar al personal de la organizacin.
3. Facilita la comunicacin entre los/as empleados/as y entre los diferentes niveles
jerrquicos.
4. Aumenta la participacin del personal en la empresa.
5. Permite al directivo centrarse en las decisiones ms importantes.
18
Vicepresidencia de la Repblica
Gabinete de Coordinacin de Polticas Sociales
Programa Progresando con Solidaridad
Descripcin de Puesto
INFORMACIN GENERAL
c)
d)
e)
f)
g)
h)
RELACIONES
Externas: con las familias bajo seguimiento, promotores locales y todas las instituciones relacionadas con el programa Progresando con Solidaridad.
DIMENSIONES
Por informacin diaria y semanal de visitas y de vinculacin de las familias con la comunidad.
Con experiencia en el trabajo social, preferiblemente con formacin en el rea social o humanista.
19
20
5. DIRECCIN
21
l proceso de direccin suele confundirse con la administracin y la gestin, ya que dirigir
consiste en conseguir objetivos para la empresa mediante el uso de los elementos disponibles,
desarrollando las funciones de planificacin, organizacin, gestin y control. El trabajo del
administrador o gerente es combinar los recursos con los que se cuenta, humanos, tcnicos y
econmicos, lo mejor posible para poder conseguir los insumos deseados.
22
La teora X parte del supuesto de que a las personas no les gusta el trabajo, que son perezosas y
evitan la faena si les es posible. Por ello los empleados deben estar controlados, amenazados y
dirigidos, para conseguir un desempeo eficiente de ellos. La teora X parte del supuesto tambin
de que los empleados no asumen responsabilidades y es por ello que hay que ser autoritario a base
de ciertas polticas, reglas determinadas y un gran control. Las personas quieren la seguridad en
el trabajo antes que otras cosas, por lo que la nica forma de conseguir un correcto desempeo
es siendo autoritario.
La teora Y se basa en lo contrario, pues parte del supuesto de que a las personas les gusta
el trabajo, de manera que es natural para ellos como otras necesidades bsicas de la vida.
Las personas se sienten motivadas hacia el trabajo, buscan responsabilidades y son creativas;
no escapan del trabajo porque les gusta hacerlo, por lo que tienen autodireccin y autocontrol. La forma en que se puede comprometer a las personas con los objetivos de la empresa
se basa en las recompensas por llevar a cabo las tareas.
La teora Z se diferencia de las dos teoras anteriores; en ella se plantea que la produccin es
un tema de la administracin de la persona que se puede aplicar y aplica en cualquier empresa,
independientemente de que sea japonesa o no, y que se basa en los valores de intimidad, sutileza
y confianza. Las personas se comportan correctamente favoreciendo la confianza en los trabajadores, se espera que produzcan y, por tanto, los controles de la empresa no son muy exigentes.
En este caso, el autocontrol es base, y el trabajador se acabar comportando tal cual se espera
de l. La teora se basa en que si tenemos confianza en una persona, esta se tiende a comportar
correctamente; si se confa en un trabajador, este tender a rendir lo que se espera de l.
Los principios fundamentales de la teora Z son: la atencin a las relaciones humanas, las
relaciones sociales estrechas y la confianza.
5.2 La Comunicacin
Comunicacin es el proceso mediante el cual un agente o persona (llamado emisor) utiliza
algn medio o canal para emitir un mensaje, con el objetivo de obtener un resultado de otro
agente o persona (llamado receptor). La comunicacin es un ente unificador de personas en
torno a cualquier proceso humano, y como tal en las actividades que se desarrollan en las
empresas u organizacionales. Elas y Mascaray 4 plantean que sin comunicacin, las organizaciones no pueden sobrevivir, se desintegran.
Los elementos de la comunicacin son:
1) El cdigo: sistema de signos y reglas para ser combinados entre s.
2) El canal: medio fsico a travs del cual se transmite la comunicacin.
3) El emisor: la persona que se encarga de elegir los signos, codifica y genera o transmite el mensaje.
4) El receptor: la persona a quien va dirigida la comunicacin; lo recibe y lo descodifica en un
proceso inverso al del emisor.
5) El mensaje: contenido de la comunicacin.
6) El contexto situacional: conjunto de circunstancias que circundan el proceso de comunicacin y
que contribuye a su significado, ya que sin contexto el mensaje carece de sentido. El ejemplo ms
socorrido para ilustrar la importancia del contexto es un semforo en medio de una playa.
7) El ruido: se refiere a cualquier perturbacin o factor experimentado por la seal en el proceso de comunicacin que le dificulte o le impida su efectividad.
8) La redundancia: la parte del mensaje que podra omitirse sin que se produzca prdida de informacin. Generalmente se aade con el objetivo de garantizar que la informacin esencial no se
pierda por causa del ruido. Por ejemplo, elevar la voz, subrayar, usar maysculas, etc.
La comunicacin es un componente fundamental en las organizaciones; no es posible desarrollar
las actividades de estas sin un sistema de comunicacin que permita comunicar las ideas. La organizacin necesita comunicar los objetivos establecidos a cada uno de sus miembros. Para poder
concretarlos, necesita que estos sepan lo que se espera de ellos en el trabajo. Solo la comunicacin hace posible la retroalimentacin o reconocimiento por hacer las tareas indicadas, el
aprendizaje, la participacin y el compromiso requeridos para desarrollar el equipo de trabajo
y su liderazgo. En otras palabras, sin comunicacin no se puede desarrollar la organizacin.
La comunicacin puede ser clasificada considerando diversos aspectos; por ejemplo, si se toma
en cuenta el origen de la comunicacin, si esta tiene lugar dentro o fuera de la estructura organizacional se la puede clasificar en comunicacin formal y comunicacin informal.
1. Comunicacin formal: es la que la organizacin ha regulado para establecer las vas de
dicho proceso, siguiendo los niveles jerrquicos y los protocolos para transmitir rdenes e
instrucciones, o cuestiones relacionadas con el trabajo. Define el modo en que cada miembro ha de conducirse, y cumple dos funciones fundamentales: permitir la toma de decisiones y motivar a los y las miembros de la organizacin.
4) Elas, J; Mascaray, J: Ms all de la comunicacin interna. Barcelona: Gestin 2000.
23
24
25
Adicionalmente, en la comunicacin oral es sumamente importante:
El contacto visual: el cual asegura a los interlocutores que su contraparte le est poniendo atencin.
La expresin de los ojos y el rostro hablan ms que mil palabras.
Escuchar sin interrumpir: permitir al interlocutor completar su idea sin saltar a sus propias conclusiones
y respuestas antes de captar el mensaje completo.
Parafrasear: repetir con nuestras propias palabras lo que la otra persona acabar de decir, para
asegurar la comprensin del mensaje recibido.
Confirmacin: hacer retroalimentacin con frases similares a Lo que quiere decir es que...? ;
Entonces, segn veo, lo que sucede es que..., Quieres decir que te sentiste...?, sirven para
corroborar el mensaje, adems de confirmar su comprensin.
Resumir: el resumen expresa a nuestro interlocutor nuestra comprensin del mensaje y abre
la puerta a las conclusiones y acuerdos.
Escucha activa: saber escuchar es uno de los principios fundamentales de la comunicacin, y
quien transmite un mensaje debe enfocarse en percibirlo desde la perspectiva de su interlocutor, sin buscar la respuesta antes que este concluya su idea. La comunicacin efectiva demanda
que quien comunique se asegure, mediante la retroalimentacin, que su mensaje ha sido
recibido correctamente: si el lder no sabe escuchar, entonces no sabe comunicarse.
26
5.3 La motivacin
El tema de la motivacin ha sido una preocupacin del ser humano desde siempre, y el que dirige
no es la excepcin, razn por la cual este debe conocer los procesos de conducta de los y las
miembros de su equipo, a fin de poder interactuar efectivamente con ellos y ellas en el logro
de los objetivos del equipo u organizacin, ya
que el conocimiento de este concepto a
menudo puede utilizarse como una herramienta para ayudar a predecir el comportamiento
de los individuos en las organizaciones.
La teora de la motivacin tiene su origen en
el estudio de las necesidades del ser humano
y las conductas que este asume para satisfacer sus necesidades.
Para Philip Kotler, el padre de la teora moderna del marketing, la necesidad es un estado
de carencia percibida. Dicha circunstancia,
que puede ser hambre, sed, fro, calor, et., crea
una tensin en el individuo que lo impulsa a
tomar una accin determinada para eliminar la
angustia producida por el estado de carencia.
Cuando hablamos de motivacin nos referimos a los factores que ocasionan, canalizan y
sustentan la conducta humana en un sentido particular. En otras palabras la motivacin
es el conjunto de estmulos que mueven a la persona a ejecutar determinadas acciones y
persistir en ellas para su culminacin.
Grfica 1
Estmulo
Teora
de las
Necesidades
lo
u
tm
Es
27
La grfica uno nos ayuda a entender la relacin entre las necesidades y la motivacin, ya que ilustra cmo la necesidad genera una tensin, la cual a su vez impulsa un comportamiento en busca
de la satisfaccin, para llegar a un estado de equilibrio donde el individuo permanece hasta que
otro estmulo le provoca de nuevo un estado de carencia.
El impulso a actuar puede provenir del ambiente, lo cual se le llama estmulo externo, o puede
ser generado por procesos internos del individuo. En este aspecto, la motivacin se asocia al sistema cognitivo del individuo. La cognicin es aquello que la persona conoce de s mismo y de su
entorno. El sistema cognitivo implica valores personales que estn determinados por el ambito
social, la estructura fisiolgica, las necesidades y experiencias de cada persona.
La motivacin vara considerablemente entre los individuos, y a menudo debe combinarse con
la capacidad y los factores ambientales para influir realmente en el rendimiento y el comportamiento. Debido a la funcin de motivacin en el rendimiento y el comportamiento laboral,
es clave para las organizaciones a comprender y estructurar el ambiente de trabajo para
fomentar comportamientos productivos y desalentar aquellos que son improductivos. Un
personal altamente motivado le aporta lo mejor de s a su equipo, y por esta razn la motivacin del grupo es de vital importancia para el xito del lder.
28
En la medida en que predomine una necesidad sobre otra, encontraremos tres tipos
de motivacin del trabajador:
Logro: es el impulso de sobresalir, de tener xito. Lleva a los individuos a
imponerse a ellos mismos metas elevadas por alcanzar. Estas personas tienen una
gran necesidad de desarrollar actividades, pero muy poca de afiliarse con otros
individuos. Las personas movidas por este motivo tienen deseo de la excelencia,
apuestan por el trabajo bien realizado, aceptan responsabilidades y necesitan
retroalimentacin constante sobre su actuacin.
Poder: necesidad de influir y controlar a otras personas y grupos, y obtener
reconocimiento por parte de ellas. Las personas animadas por este motivo les gusta
que se las considere importantes, y desean adquirir progresivamente prestigio y estatus. Habitualmente luchan porque predominen sus ideas y suelen tener una mentalidad
poltica.
Afiliacin: deseo de tener relaciones interpersonales amistosas y cercanas, formar
parte de un grupo, etc. Quienes accionan debido a este motivo, les gusta ser populares,
el contacto con los dems; no se sienten cmodos con el trabajo individual y les agrada
llevar a cabo tareas en equipo y ayudar a otros.
Segn McClelland, los trabajadores valoran ms la cooperacin que la competencia, son colaboradores
y acatan las normas. Su meta es la integracin y la valoracin positiva por parte de sus compaeros.
Descubrir cules son los motivos que nos mueven a actuar en el mbito laboral puede llegar a resultarnos muy til a la hora de establecer prioridades, metas y objetivos en la organizacin.
29
El concepto de control es muy amplio y puede ser utilizado en el contexto organizacional para
evaluar el desempeo general frente a un plan estratgico. En este sentido, existen diferentes
sistemas de control, entre los que se pueden citar:
30
31
2) Control aposteriori: tiene lugar cuando nos enfocamos en evaluar y corregir el desempeo de
las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organizacin
se estn llevando a cabo, con lo cual podemos precisar si lo ejecutado se ajusta a lo planeado
y, en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores. Este
tipo de control permite la retroalimentacin de informacin pertinente a partir de la funcin
de control que puede afectar el proceso de planeacin. El principal inconveniente de este tipo
de control es que se lleva a cabo despus de la accin y en el momento en que el administrador
tiene la informacin el dao ya est hecho.
3) Control recurrente: tiene lugar durante la fase de la accin de ejecucin de los planes e
incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades segn ocurran. En otras
palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan ser llevado a cabo en el tiempo especfico y bajo las condiciones requeridas. La forma mejor conocida del control concurrente es la
supervisin directa.
El concepto de control como proceso administrativo comprende la relacin de lo planteado
con lo ejecutado. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados; en el
anlisis para detectar desviaciones el objetivo fundamental del control en las organizaciones es prever y corregir los errores futuros antes de que sucedan.
Para ello, es fundamental que el control pueda facilitar la correccin de fallas y errores. El
control debe prevenir errores futuros, ya sean de planeacin, organizacin o direccin.
32
l trabajo en equipo es una herramienta de la administracin con la cual las condiciones de trabajo de tipo psicolgicas son las que ms influyen en los colaboradores
y las colaboradoras de forma positiva, porque incrementa el compaerismo entre los
empleados y empleadas. El trabajo puede dar muy buenos resultados, ya que normalmente genera entusiasmo y produce satisfaccin en las tareas ejecutadas.
En los equipos de trabajo se establecen reglas que se deben respetar por todos los y las miembros del grupo. Son normas de comportamiento establecidas por los y las miembros del
equipo, que proporcionan a cada individuo una base para predecir el comportamiento de los
dems y preparar una respuesta apropiada. La fuerza que integra al grupo y su cohesin se
expresa en la solidaridad y el sentido de pertenencia que manifiestan sus componentes.
Cuanto ms cohesin existe, ms probable es que el equipo comparta valores, actitudes y normas de conducta comunes.
El trabajar en equipo resulta provechoso no solo para una persona, sino para todo el equipo
involucrado. Los equipos de trabajo tienen tres caractersticas:
1) Conjunto de personas: el trabajo en equipo se caracteriza porque estn formados por
personas que aportan a una serie de caractersticas diferenciales, como experiencia, formacin, personalidad y aptitudes, entre otros elementos que van a influir decisivamente
en los resultados del grupo.
2) Organizacin: existen diversas formas en las que un equipo se puede estructurar para lograr una
determinada meta u objetivo, pero, por lo general, en las empresas esta organizacin implica algn
tipo de divisin de tareas. Esto supone que cada miembro del equipo desarrolla una serie
de tareas de modo independiente, pero es responsable del total de los resultados del equipo.
3) Objetivo comn: las personas que integran el equipo de trabajo tienen un conjunto de
necesidades y objetivos que buscan satisfacer. Una de las claves del buen funcionamiento de
un grupo de trabajo es que las metas personales sean compatibles con los objetivos del equipo.
33
2.- Ser confiable: cuando su equipo est consciente y tiene pruebas de que usted siempre piensa
y acta de la misma manera; que no tiene dos caras; que no es chismoso, enchinchador,
calumniador, desacreditador o boca floja; cuando usted es leal y comprometido, entonces las
personas confan en usted y le creen cuando habla y cuando acta. Si usted es una persona confiable para ellos, entonces puede pasar al tercer paso para su liderazgo.
3.- Objetivos claros: como lder del equipo de trabajo se debe tener presente que el placer o el
dinero no sern la motivacin primaria del ser humano. Para motivar al equipo y sus miembros
a generar la energa de grupo y la motivacin de sus miembros, los objetivos deben ser ms
grandes que la mera remuneracin del empleado; deben apelar al orgullo, ser retadores y ofrecer la oportunidad de ser o hacer la diferencia y hacerla saber a toda la organizacin.
4.- Compromiso: el compromiso se refiere a la identificacin o dedicacin del individuo con una
causa, un grupo u organizacin. La palabra se deriva del latn compromissum y es el resultado
de prometerse con. Implica el conocimiento de la obligacin, el trabajo, la responsabilidad
y la presin del involucramiento intencional que restringe la libertad individual en beneficio
de la identidad generada por la promesa.
5.- Participacin: es la otra cara de la moneda del compromiso. Nadie se compromete a
lo que no le pertenece o de lo que no participa. Si usted quiere compromiso, dele a sus
colaboradores participacin en los objetivos y las decisiones acerca de cmo lograr esas
metas. Hgale saber a su equipo que usted necesita y aprecia su ayuda y participacin.
Sea sincero y honesto en hacerle sentir que el equipo es importante, y que usted y el
grupo coinciden en muchos problemas, objetivos e intereses.
8. BIBLIOGRAFA
1) Castao Castaeda, Francy Lorena: Liderazgo y comunicacin.
http://redtic.org/infotic/liderazgo-y-comunicaci%C3%B3n
2) Drucker, Peter: La administracin de uno. Bogot: Editorial Norma.
3) Elas, J; Mascaray, J: Ms all de la comunicacin interna. Barcelona: Gestin 2000.
4) Koontz, Harold & Heinrich, Heinz: Administracin, una perspectiva global.
Dcima edicin, Editora McGraw-Hill, 1994.
5) Lowney, Chris: El liderazgo al estilo de los jesuitas. Bogot: Editorial Norma S. A.
6) McGregor, Douglas: El lado humano de las organizaciones (1960).
7) Ouchi, William. Theory Z : How american business can meet the japanese challenge
(Cmo pueden las empresas norteamericanas enfrentar el desafo japons)(1981)
8) Senge, Peter: La quinta disciplina. Barcelona: Editorial Grnica.
9) Robbins, Stephen P.: La administracin en el mundo de hoy. Pearson Educacin. 1998.
34