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Seleccin
Adquisicin
SELECCIN: Eleccin de los documentos a adquirir en base a pautas presupuestarias y a la necesidad de los
usuarios y/o tipo de especializacin de l biblioteca. La seleccin se realiza mediante consultas a expertos,
desideratas y consulta de revistas y catlogos de empresas y libreros.
Localizacin/bsqueda: Buscar y localizar los doc. Seleccionados. Se realiza mediante bsquedas en
bdd, catlogos, ISBN libros en venta, libros a examen...
Adquisicin: Conseguir los doc. previamente seleccionados y localizados. Se pueden adquirir
mediante compra, canje, donacin, como dato...
F. DE ENTRADA OBJETIVO: Operaciones encaminadas a constituir una coleccin que:
se ajuste a las necesidades de la comunidad
evite desequilibrios entre disciplinas
aseguren un n ajustado de ejemplares para cubrir la demanda
garanticen la presencia de distintos soportes
sea distribuida fsicamente en selecciones dotadas de unas instalaciones que potencien su uso correcto
1) Localizar los recursos informativos de inters:
fuentes que sintetizan la produccin documental (listados de referencia o resumen doc. originales)
bibliografa comercial (editores y libreros)
boletines bibliogrficos, de resmenes, de sumarios de publicaciones peridicas...)
catlogos de otras bibliotecas
fuentes especializadas:
listados de bibliografa recomendada por asociaciones profesionales
bibliografa citada en trabajos publicados por especialistas y/o recomendada por profesores
contactos con profesionales
consulta directa de materiales depositados libros a examen
desideratas
Seleccionar los doc. que deben incorporarse a la biblioteca teniendo en cuenta:
la naturaleza de la biblioteca y las necesidades de los usuarios
los recursos disponibles
los factores externos que pueden condicionar la actuacin de la biblioteca (objetivos de la
organizacin donde se enmarcan, pertenencia a una red o sistema de bibliotecas)
Necesario:
Verificacin intelectual: Comprobar el valor intrnseco de los doc. (calidad informativa y utilidad).
Verificacin material: comprobar la imposibilidad de obtener los doc. por otra va (peticin temporal
a otra biblioteca) y asegurarse de que no se hayan pedido ya o no existan en otra edicin, forma o
idioma de ms fcil acceso al usuario.
Adquirir los doc. seleccionados:
Publicidad
Provocar la demanda
Crear relaciones a largo plazo con el cliente
Establecer criterios sobre el uso
Conservacin
Bibliotecas como sistema: Conjunto de elementos que sed unen para lograr un determinado fin y que
interactan entre ellos.
Sistemas abiertos: Se mueven en un entorno con el que interactan de forma continua (de l reciben
los recursos y a l revierten su actividad) y al que deben adaptarse para producir resultados porque se
tienen que justificar, tienen un beneficio social.
Se constituyen como:
un conjunto de elementos (capital y trabajo)
se adscriben a un fin determinado (proveer la inf. en cantidad, calidad y momento oportuno)
se vinculan e interactan entre s (redes telefnicas, informticas, procesos manual y automatizados...)
son influidos por su entorno, con el que se encuentran en relacin abierta (ambiente poltico,
econmico, social...)
se ajustan al entorno mediante unos determinados mecanismos de control y retroalimentacin
resultado de las interacciones entre los distintos componentes del sistema
Todo sistema se compone de subsistemas que configuran su entorno interno:
Ppios y valores configuran su identidad y la cultura de organizacin (modo en que la biblioteca
acostumbra a resolver sus problemas, a actuar y responder al entorno)
Tcnico: conjuntos de conocimientos tericos/prcticos (de organizacin y tratamiento bibliogrfico)
Personal: El relativo a las personas y su modo de concebir sus modos, actitudes...
Estructural: Modo de formalizar las relaciones entre todos los subsistemas.
De gestin: Procesos de toma de decisiones (toda la biblioteca como organizacin)
Entorno Entorno
Entorno Entorno
Cambios que afecta su gestin:
Cambios registrados en el mundo de la informacin
Explosin de la informacin
Ms creadores de informacin
Mayor diversidad de soportes documentales
Medios de transporte documental ms numerosos (tecnologas...)
Mayor dispersin y dificultad de acceso exhaustivo
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profesionales.
Objetivo:
Justificar su existencia
Lograr su credibilidad pblica y poltica (legitimarse)
Conseguir su adaptacin al entorno
MANAGEMENT: Trmino anglosajn utilizado para:
referirse a los mximos responsables de una organizacin
funcin o actividad de los cuadros directivos encaminados a dirigir y coordinar el trabajo de otros
conjunto de tcnicas que se aplican en cada rea de la organizacin sobre los recursos
Resultado: Management = Admn., Direccin y Gestin
Management: Conjunto de funciones y tcnicas integradas de ejecucin simultnea que deben aplicar los
responsables de una organizacin de la que otros dependen y que son necesarios para que la organizacin
pueda llegar a lo que se propone.
Abarca su sentido ms amplio determinar los propsitos que busca lograr la organizacin (objetivos) y
transformarlos en accin mediante la planificacin, organizacin, ejecucin/direccin y control de los
esfuerzos realizados en todas las reas y niveles organizativos con el fin de alcanzarlos de la manera ms
adecuada a la situacin en que se encuentra la organizacin.
Conlleva asumir la necesidad de:
Habilidades tcnicas: saber utilizar conocimientos, tcnicas, mtodos y equipos necesarios para
realizar tareas especficas de acuerdo a una determinada educacin y experiencia laboral.
Habilidades humanas: Conocer criterios necesarios para trabajar con personas, comparar aptitudes,
actitudes y motivaciones (liderazgo).
Habilidades conceptuales: Comprender la complejidad de la org. en su globalidad y la adaptacin del
comportamiento de la persona dentro de esta para que la organizacin pueda proceder de acuerdo a
los objetivos marcados.
TEORA GENERAL DE LA ADMINISTRACIN
Estudia la evolucin del pensamiento administrativo desde los comienzos de la Admn como
disciplina cientfica en la 2 del s. XIX.
mbito de la aplicacin de la Admn:
Mundo de la industria y la empresa
Actualmente se aplica a cualquier organizacin con o sin nimo de lucro
Organizaciones pblicas desde mediados de los 80's se aplica de forma sistemtica. No como hasta
ahora, impregnada de las teoras que impregnaban la organizacin, sino con el nuevo concepto
empresarial (marketing y tal... pata obtener mayores beneficios de un modo racional de hacer las
cosas). Incorpora ppios empresariales a la gestin pblica.
Desde sus inicios se pueden distinguir diversas teoras administrativas en funcin de:
la concepcin que se ha dado a la organizacin, el proceso de toma de decisiones, motivaciones del hombre
para trabajar, las relaciones informales que no son normativas pero que influyen.
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El nfasis dado a distintas variables sistematizadas, tareas, estructura normativa, RRHH, entorno y
tecnologa (modo de aplicar recursos a procesos automatizados y sistematizarlos).
PRCTICA:
No busca beneficio econmico
Limitaciones legales para suprimir/poner determinados servicios
Toma de decisiones (cambios polticos, econmicos...) influenciada
Poltica de seleccin de personal
Creacin de bibliotecas con fines electorales
Mala administracin del presupuesto (el dinero destinado a las bibliotecas es dinero perdido porque
no produce beneficios fondo perdido)
Personal que no echa horas no es competitivo
Presupuesto limitado y pblico
Obligacin de rendir cuentas (accountability) Responsabilidad frente al ciudadano
Dependencia poltica
Limitaciones legales
No se rigen por el criterio del beneficio
Financiacin pblica
Rgimen laboral especial Ley 30 Determinadas reglas
Para todos necesidades pblicas legales
Estructura jerrquica
Beneficios sociales
Reglas procedimentales tienen a ser ineficaces por el aparato legal que es el que domina la actuacin
Intereses entre distintos grupos de presin (stakeholders)
Innovacin lenta
Dificultad de medir su rendimiento (performance)
Supeditacin del proceder personal al poltico
Paradigma: Conjunto de ideas que conforma un modo determinado de actuacin.
Nuevo paradigma Nueva gestin pblica: incorporacin de ppios empresariales management pblico
(modernizacin del Estado) desde ppios de los 90 (1991) siguiendo la lnea europea.
TEORA GENERAL DE AL ADMN.
Comienza a mediados del s. XIX. Se ha intentado sistematizar la Admn. Diversos modos de pensamiento
administrativo (porque las escuelas son cerradas). Estas son distintas en funcin de:
el concepto de organizacin que tienen
el proceso de toma de decisiones
la visin de la relacin organizacinentorno
la visin del hombre en su trabajo y su motivacin para trabajar
la aceptacin o no de estructura y relaciones informales
y sobre todo en funcin del nfasis dado a:
las tareas
estructura organizativa
recursos humanos (RRHH)
entorno
terminologa (lo que contribuye a sistematizar procesos utilizando recursos)
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Prescribir: Dar recetas/remedios, concretar ppios normativos porque se establecen como normas de
funcionamiento.
Explicar: Buscar razones.
Ingeniera: Conjunto de conocimientos y tcnicas sobre los que se basa la aplicacin de determinados ppios.
Estructura: Representacin del esquema determinado que se sigue en una organizacin para distribuir las
distintas partes que la constituyen y que se determinan las relaciones o interdependencias de autoridad,
comunicacin, responsabilidad.
Organizacin formal: La que queda insertada en la estructura.
Organizacin informal: Constituye la organizacin oculta (hidden organization) y abarca las relaciones
informales, no escritas en normas, que determinan actitudes reales en el modo de hacer las cosas (cultura
tcita).
Ciberntica: Ciencia interdisciplinar que ofrece sistemas de organizacin y procesamiento de control de la
informacin y control que auxilia a otras ciencias. Incluye Automatizacin e Informtica
(parte de la ciberntica que estudia la relacin entre los objetos y sus caractersticas de forma que las
representa a travs de soportes informticos).
Se aplica a la Teora de la Admn con la Teora General de Sistemas (Luwing von Bertalaffg). Aporta la
propia nocin de sistema, comunicacin, autocontrol... ampliamente utilizados en la Teora administrativa.
Informacin como recurso necesario para tomar decisiones en la gestin.
Teora Matemtica: Aplicada a la T de la Admn se conoce como Investigacin Operativa y se centra en el
proceso decisorio (secuencia de procesos que conforman una decisin). Se focaliza en la creacin de modelos
matemticos orientados ppalmente a solucionar problemas en la toma de decisiones (T de la Decisin).
Se aplica sobre la T de la Decisin entendida como una consecuencia de pasos que llevan a la toma de la
decisin. Se focaliza en la creacin de modelos matemticos orientados a solucionar problemas en la toma de
decisiones:
Las decisiones pueden eliminar el riesgo de una mala actuacin por medio de la creacin de modelos
(simplificacin de la realidad) que se utilizan para simular acciones futuras y evaluar la probabilidad de que
ocurra.
Utiliza mtodos matemticos estadsticos, probabilsticos entre otros y simulaciones de la T de las Juegos:
Supone que toda decisin existe para solucionar un problema (lo que es y lo que debera ser). Todo problema
supone una confrontacin de intereses que una vez se impondrn como otros, por tanto, considera a los que
toman decisiones como jugadores que tienen un n determinado de alternativas y que a lo largo de las
decisiones que vayan tomando se van a enfrentar entre s, de modo que al final slo va a haber un ganador.
Las decisiones pueden ser:
programables: Ponen en funcionamiento determinados resultados esperables (Ej.: Horario)
no programables: Decisiones con mayo riesgo de que no salga como lo hemos previsto (Ej.:
presupuestos)
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De forma que:
A lo largo del proceso global de planificacin se distinguen diversas fases temporales en el logro de
objetivos:
Distintos ciclos de objetivos:
Ciclo inicial: Desarrolla una concreta parte de objetivos y los correspondientes programas de
actuacin
Una serie de fases temporales consecutivas y se inician cuando se acaba la 1 fase temporal, que se va
a suceder de forma continua a travs de los cuales se desarrollan distintas fases de objetivos hasta que
se acabe y empiece otro ciclo de planificacin.
Misin
Examen
de situacin
Meta
Metas
Meta
Objetivo Objetivo Objetivo
Estrategias Objetivo
Programa Programa
Proyecto Proyecto
Act. Act.
LA FUNCIN DE PLANIFICAR (HOW TO DO IT)
La planificacin est articulada en torno a 3 preguntas a las que se intenta dar respuesta:
Quines somos? Qu hacemos?
Revisin de la misin de la biblioteca, su razn de ser (centro de todo el proceso de planificacin). Es
importante porque de ella se derivan los objetivos y acciones estratgicas. Debe:
Estar de acuerdo con la misin y objetivos de la institucin en la que se inserta
Incorporar en lo que cree: ppios y valores que la rigen en su proceder, que determina la identidad
como organizacin que es necesaria para que exista misin y la cultura organizativa, que es necesaria
para que exista misin , y la cultura organizativa (conjunto de normas, ideas y creencias sobre cmo
se deben hacer las cosas).
Lo que la hace diferente: sus competencias distintivas
Las pautas de conducta o polticas que sostienen los valores y sus competencias
Su visin de futuro: sus aspiraciones a largo plazo (propsito estratgico)
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Orientarse al exterior, hacia las necesidades de la comunidad de usuarios a los que sirve
Ser un reto asumible y suficientemente amplio para que pueda desglosarse en objetivos especficos
Ser simple, clara y directa para que todos puedan comprender cul es a razn de ser de la biblioteca
Tener credibilidad para el propio personal, usuarios, la organizacin de que depende
Ser revisado cuando la necesidad que lo cre se ha satisfecho; cambia el entorno o deja de ser un reto
Esta misin suele quedar fuera de la planificacin porque est definida de forma normativa o estatutaria por la
organizacin de la que depende. Actuacin burocrtica de la biblioteca.
Se debera establecer en el marco estatutario concretar una misin especfica para cada ciclo de planificacin
Definicin: Satisfacer la necesidad de informacin de los usuarios.
Recomendacin: La gestin de lo obvio Ed. McGraw Hill
Organizacin de servicios capaz de obtener, tratar y difundir los fondos, adaptndose a la Comunidad
Universitaria, a sus necesidades presentes y futuras.
Examen de situacin
1 Tienes que definirte
2 Tienes una misin (lo que somos y para qu estamos)
3 Anlisis del entorno
Dnde estamos? Dnde queremos llegar?
Examen de situacin (situacin de partida; anlisis del entorno)
Esto conlleva:
conocer y evaluar cul es la realidad de la biblioteca
cul es el contexto externo que le afecta
identificar temas estratgicos (issues) albergan todos aquellos retos a los que debe enfrentarse la
biblioteca porque ella est en funcin del entorno y a ellos deben responder los objetivos.
Temas estratgicos (entorno estudio): de los que vamos a depender.
Objetivos (resultados sacados de la conclusin de los temas)
Anlisis del entorno externo:
Conocer el entorno general que nos puede afectar (nuevas tendencias de gestin, nuevos hbitos
culturales en el uso de la informacin...)
Conocer el entorno especfico, constituido por:
la comunidad de usuarios (individuos e instituciones que conforman la comunidad a la que la
biblioteca presta servicio).
Agentes crticos (stakeholders: grupos de inters, personas o instituciones que pueden influenciar su
gestin. Con los que hay que negociar nuestra planificacin estratgica. Dentro de este grupo tambin
se encuentran los usuarios).
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Objetivo: Dar respuesta a las necesidades informativas de los usuarios mediante dar servicios y
productos.
Calidad: Conjunto de caractersticas de un producto o servicios.
Se va a juzgar por nuestra calidad:
ISO 8402: le confieren su aptitud para satisfacer necesidades expresadas o implcitas
TQM: satisfacen al cliente, de los que habla y/o aseguran su fiabilidad al producto o servicio.
Se responde a las necesidades y expectativas de sus usuarios.
Esto se deriva de las bibliotecas como organizacin de servicios y todo servicio se define por las 4 es:
Intangibilidad: Bienes de experiencia; se consumen a la vez que se utilizan.
Inconsistencia: Varan en ser suministrados por personas, y en su calidad en funcin de los usuarios.
(se prestan a persona por otras personas).
Inventario: Su coste no es estable, fluctan con la demanda, y esta no siempre es la misma.
Indisolubilidad: Se percibe en su globalidad (trato con usuarios).
BIBLIOTECA Y CALIDAD
La calidad comienza a percibirse en el mismo momento en que interactan biblioteca y usuario.
La calidad aparece unida al producto o servicio de informacin que ofrece pero, y sobre todo, en el conjunto
de prestaciones que el usuario espera obtener.
Por tanto, la calidad es la suma de la calidad obtenida en y con todos sus componentes. Se consigue cuando la
calidad experimentada y la esperada coinciden.
La biblioteca debe responder a:
La suma de percepciones que se tienen respecto al producto informativo, el servicio y la respuesta
esperada.
Hay que conjugar las especificaciones de la biblioteca y las expectativas de los usuarios con el fin de
tender al cero defecto de su gestin, la gestin de la calidad.
Teniendo en cuanta a la Admn. ; cules son los factores prioritarios para el usuario (aspectos por lo
que el usuario suele valorar un servicio), factores crticos de xito desde el pto. de vista de usuario.
Cules son los factores por los que se suele valorar un servicio desde el pto. de vista de usuario?
Rapidez, amabilidad, tener ejemplares, personal competente, instalaciones, horarios, gama de oferta, acceso
a los fondos, comunicacin, garanta de acceso a la informacin.
Teniendo en cuanta cules son los factores prioritarios para los usuarios (aspectos por los lo que los usuarios
suelen valorar un servicio):
Tangibilidad: Facilidad /medios) instalaciones,. Tecnologas, personal (que est).
Confianza: Adecuacin a lo que el usuario espera del servicio = no crear falsas expectativas. No
prometer nada que no se pueda ofrecer.
Rapidez: La informacin que llega tarde NO es informacin.
Garanta: o despreocupacin.
Servicios individualizados
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Tambin pueden adoptar una estructura matricial: compromiso entre la estructura por funcin y
grupos de proyectos centrados en torno a un servicio o seccin para gestionar un determinado
programa, para lo que se suelen formar equipos con personas de distintos dptos:
Presentan una doble lnea de autoridad: la formal establecida en el programa y la tcnica.
PRCTICA
ORGANIGRAMA DE UNA BIBLIOTECA
Direccin:
Un director (facultativo)
Subdirector (facultativo)
Administrativos adscritos a direccin
Jefe (ayudante) de proceso tcnico del que dependen:
1 responsable (ayudante) de Adquisiciones
2 auxiliares
1 responsable (ayudante) de Catalogacin/Clasificacin
1 ayudante
2 auxiliares
Jefe de servicios pblicos del que dependen:
1 responsable (ayudante) de Circulacin
3 auxiliares
1 responsable (ayudante) de Referencia/Acceso a bdd
3 auxiliares
1 responsable (ayudante) de Hemeroteca
3 auxiliares
BIBLIOTECA
Director Aux. Aux. Aux. Aux.
Todos ests al mismo nivel. Lo que importa no es la jerarqua , sino la direccin tcnica porque eso ya est (se
extrapolan los responsables y tal).
ESTRUCTURAS ORGANIZATIVA
Las bibliotecas son burocracias desorganizadas:
Largas cadenas de mando: no comunicacin, no delegacin de responsabilidades, aunque en la
comunicacin personal entre directivos y subordinados es de puertas abiertas.
Ppal mecanismo de coordinacin: normalizacin de los procesos.
Parte fundamental de la estructura: cuadros medios (responsables de seccin).
Formalizacin del comportamiento: estrictas ordenanzas y reglamentos basados en las funciones a
desempear en cada puesto de trabajo.
RELACIONES DE PUESTOS DE TRABAJO (RPTs)
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Reflejan, de forma normalizada, la posicin que ocupan los distintos puestos de trabajo en la biblioteca
(vienen a reflejar la estructura).
EL origen normativo de las RPTs en la Admn. Se encuentra en el art. 15 de la Ley 30/1984, de 2 de agosto
de Medidas para la Reforma de la Funcin Pblica que modifica el Decreto 315/1964, de 7 de febrero, por el
que se aprueba la Ley de Articulado de Funciones Civiles del Estado; y la Ley 23/1988 de 28 de julio de
Modificacin de la Ley de Medidas para la Reforma de la Funcin Pblica.
Surgen despus de llevar a cabo las descripciones de puestos de trabajo (denominacin y caractersticas
esenciales de cada puesto de trabajo); las especificaciones de los puestos (requisitos exigidos en la persona
que va a desempear cada puesto de trabajo); la valoracin de puestos (valor relativo de cada puesto en el
conjunto de la organizacin), lo que lleva a determinar para cada puesto el nivel de complemento de destino
(retribucin salarial complementaria correspondiente al nivel administrativo de cada puesto) y el complemento
especfico (retribucin salarial complementaria fijada para algunos puestos de trabajo en funcin de su
especial dificultad tcnica, dedicacin, responsabilidad...).
Las RPTs exigen un trabajo laborioso porque debe poner por escrito cada puesto de trabajo pero en funcin de
la importancia que ese puesto tiene para las bibliotecas.
DESCRIPCIONES DE PUESTOS DE TRABAJO
Describen las obligaciones y responsabilidades de cada pdt y surgen del anlisis de las funciones a realizar en
ese pdt.
Funcin: Actividad a desempear en cada puesto.
Tarea: Conjunto de operaciones encadenadas que permiten cumplir una funcin (lo que te permite hacer la
actividad). Incluyen:
Identificacin y definicin breve (contenido) del pdt.
Obligaciones: qu debe hacerse, cmo y qu se persigue con cada tarea.
Resultados: medidas de rendimiento mnimo que se espera
Responsabilidad que se asume (ante quin se ha de rendir cuentas).
Medios tecnolgicos y de equipo a utilizar.
Condiciones de trabajo (riesgo, ambiente laboral).
ESPECIFICACIONES DE LOS PUESTOS DE TRABAJO
Describen las cualidades humanas necesarias para desempear cada pdt.
Incluyen: requisitos mnimos de formacin (gral y especfica) y experiencia,; capacidades especficas
relacionadas con:
los procesos: toma de decisiones, uso de la informacin y conocimientos relacionados con el trabajo
el rendimiento del trabajo: actividades de control o manuales, iniciativa...
las relaciones con otras personas: negociacin, tcnicas de comunicacin interpersonal...
situaciones posibles de trabajo (esfuerzo adicional, estrs...)
VALORACIN DE LOS PUESTOS DE TRABAJO
Puesto por el que :
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no
s
Ejemplo:
Caractersticas (II):
Condensa de forma sinttica, grficamente, las informaciones relativas a las actividades de un
proceso, por lo que:
reducen el volumen de explicaciones y evitan descripciones exhaustivas difciles de comprender.
Facilitan la comprensin rpida de las actividades, de las relaciones existentes entre ellas y su orden
(secuencia) = trayectoria de las operaciones.
Permiten distinguir qu actividades conllevan y, por tanto, su utilizacin como informacin por parte
de cualquier miembro de la organizacin.
Facilitan el control de las actividades.
Permiten indicar la relacin existente entre procesos. Cuando se representa una parte de un proceso
incluido en otro ms general, se seala la relacin que el flujograma de detalle posee en el flujograma
mayor: facilitan las referencias a aspectos particulares de forma sencilla y clara.
Reglas a seguir en su construccin:
Deben mostrar ntegramente los procesos completos de ppio a fin, y se debe ordenar lgicamente el flujo
entre ambas pautas (representacin clara).
La presentacin debe ser ordenada, secuencial, simple, clara, comprensible y detallada en lo posible.
Se deben representar todos los smbolos de forma que se puedan seguir los procesos de arriba a abajo y de
izda a dcha. Cuando existan flujos distintos al normal, se deben usar los indicadores de direccin (flechas).
Cuando por problemas de espacio o complejidad no se pueda dibujar la trayectoria completa en detalle, se
aconseja hacer uno general y desarrollar cada etapa en un flujograma de detalle que debe ser indicado
dentro del general y viceversa.
Las lneas de conexin se representan por lneas rectas, evitando cruzarse.
El flujograma ser equilibrado, procurando que el flujo central del proceso ocupe la parte central.
Los smbolos de comentario deben ser empleados lo menos posible.
A cada smbolo se accede por arriba y/o por la izda, y se abandona por abajo y/o por la dcha.
Cuando un proceso abarca varios departamentos, el flujograma debe incluir lneas de separacin y
especificar el dpto y el responsable (definir las actividades de cada dpto).
Las entradas para cada smbolo pueden ser varias, pero la salida es nica.
Estructuras:
Las interrelaciones entre smbolos dan lugar a distintas estructuras:
Secuenciales: Reflejan pasos sucesivos, uno tras otro.
Selectivas: Reflejan una comparacin o una eleccin entre actividades alternativas.
Repetitivas: Remiten a una parte del proceso ya seguido cuando se ha elegido una ruta alternativa que
desemboca en una estructura sealada.
Ej. Estructura repetitiva:
(lnea siempre a la izda.)
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inicio
Se encuentra
en la bibl.?
Es necesario repetir
el proceso?
Limitaciones de aplicacin de flujogramas:
Los flujogramas complejos son laboriosos.
Las acciones a seguir tras el smbolo de decisin si siguen caminos distintos pueden ser difciles de
comprender.
No existen normas fijas de uso de los smbolos y pueden excluir detalles necesarios.
Formas de representacin de estructuras selectivas. Una misma idea se puede representar de formas distintas.
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Es necesario hacer productos
secundarios distintos al catlogo?
Boletines Perf. DSI? Boletines Adq.?
semanales
(resolucin de prctica)
Representacin matricial:
PROYECTO: Mejora del proceso general.
EL director del proyecto de calidad es el propio director y forman parte de este proyecto un tcnico auxiliar de
Adquisicin, un tcnico auxiliar de Catalogacin y dos tcnicos auxiliares de circulacin.
(mirar el organigrama)
CATEGORAS FUNDAMENTALES DE PERSONAL
Funcionarios de carrera
Funcionarios interinos (para la Admn.)
Personal laboral (en proceso de funcionarizacin) y eventual
Se integra en cuerpos o escalas, segn pertenezcan a la Admn. Del Estado o a sus Organismos Autnomos
(en parte financiado, sistemas de contratacin similares a los de las empresas privadas).
Los grupos de clasificacin atienden a la titularizacin exigida (forma de acceso y a los niveles
administrativos que pueden alcanzar:
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Para esto se necesita el compromiso del personal. En este sentido el factor crtico es el liderazgo de los
cuadros directivos (capacidad para orientar, dirigir y utilizar al mximo las capacidades de los RRHH en el
logro de los objetivos fijados).
Deben favorecer la comunicacin, participacin, responsabilidad y saber delegar tal responsabilidad en los
RRHH, fomentar la creatividad, admitir sugerencias, la formacin necesarias y el reciclaje (entendido como
rotacin del personal por todas las secciones...); si se consigue todo esto se motiva al personal, que va a tener
ms ahnco con la realizacin de las actividades, as se logra que el personal se comprometa y acte con la
libertad de accin suficiente dentro del marco de libertades de la biblioteca.
LIDERAZGO RESPONSABLE
Caractersticas:
Generar confianza entre el personal (objetivos comunes)
Tener espritu constructivo
Ser ticos
Ser emprendedores e innovadores (asumir el riesgo de los cambios)
Creer en las personas y en lo que se dice
Generar entusiasmo (que a gusto y se involucre)
Descubrir el mejor camino a seguir
Ser receptivo a los dems y comunicador para llegar a todos
Apreciar el esfuerzo que se realiza (reconocimiento)
Ser visionario: movilizarse hacia el largo plazo
Ser flexible
Dar ejemplo
Aprovechar el liderazgo espontneo (de los que cuando faltan se nota que no estn)
Debe fomentar el marketing interno: transmitir a los dems cul es su ppal funcin. Lograr que todo el
personal conciba su trabajo como provisin de servicios a otros (usuarios y stakeholders) para satisfacer
necesidades y expectativas porque la actitud de los RRHH condicionan la calidad subjetiva del usuario en su
interaccin con la biblioteca (los elementos inteligibles aadidos en la prestacin del servicio).
Tambin, ligada a los RRHH, el logro de los grupos especficos de usuarios en la creacin o cambio de
actitudes y comportamientos de los usuarios hacia la biblioteca fidelidad del servicio; La imagen global que se
tiene de la biblioteca, la creacin de la imagen de la biblioteca como organizacin y el desarrollo del
marketing externo centrado en la promocin de los productos/servicios de informacin del que depende
tambin su imagen.
MARKETING INTERNO O DE SERVICIOS
Se orienta hacia la biblioteca como organizacin, al personal.
Conlleva reconocer el enfoque interactivo del marketing: el encuentro con el servicio es el que determina o no
un nuevo contacto del usuario con la biblioteca como resultado de las actividades producidas en el mismo
momento en que interactan biblioteca y usuario: momento de la verdad.
La biblioteca debe reconocer el ciclo de la vida de relacin con los usuariosclientes.
CICLO DE LA VIDA DE RELACIN CON LOS USUARIOSCLIENTES
Etapa Inicial: Crear inters por la biblioteca (lograr que el usuario llegue a la biblioteca.
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Proceso de Contacto: Transformar su inters (hacer ver al usuario que la biblioteca puede contribuir
a solucionar sus problemas de informacin,
Proceso de Consumo: Conseguir experiencias para asegurar su fidelidad y repitan su visita.
Hay que tener en cuenta que entre cada una de las etapas se nos pueden ir los usuarios.
MARKETING EXTERNO O TRADICIONAL
Se orienta a promover los productos/servicios entre sus distintos pblicos para producir en el usuario lo que la
biblioteca quiere: que la utilicen (target markets) y que las transacciones informativas entre biblioteca y
usuario satisfagan objetivos individuales (usuarios) y organizativos (biblioteca).
El marketing externo se dedica a promover sus servicios.; es la base fundamentalmente en las llamadas 4 P's:
marketing mix. Las variables que la biblioteca debe tener en cuenta para lograr en la comunidad o en su
mercado la respuesta y la biblioteca desea producir en cada segmento de usuarios.
PRODUCTO: Tener en cuenta que el producto de la biblioteca consiste tanto en el producto
informativo en s como en el servicio.
Son el resultado de la actividad llevada a cabo por la biblioteca (recursos econmicos + recursos tcnicos +
RRHH [trabaja intelectual + knowhow]).
Producto informativo en s + Personas.
Productos informativos: Son paquetes de informacin con la expectativa de que satisfagan necesidades
especficas de orden intelectual (inf., ocio, recreo..). Se crean porque la gente lo necesita.
No se agota con el consumo (permiten elaborar nueva informacin).
Utilizan un soporte tcnico de difusin (es lo que le da la utilidad de producto).
COMPONENTES DEL PRODUCTO INFORMATIVO:
Ncleo propia informacin
Almacenamiento Capacidad del producto para contener informacin.
Procesamiento Capacidad del producto para representar la informacin que contiene. La forma en que se
organiza la informacin.
Presentacin Cmo ofrece esa informacin de forma apropiada al usuario.
SERVICIOS INFORMATIVOS
Caractersticas:
Consiste en la aplicacin de esfuerzos mecnicos y humanos a personas para satisfacer sus necesidades y
expectativas. Como bienes de experiencia y en el contexto del marketinf interactivo pueden ser desarrollados,
producidos y entregados, comercializados y consumidos como un producto.
Hay que tener en cuenta el conjunto de servicios (referencia, inf. bibliogrfica...) que ofrece la biblioteca
(paquete de servicios): determinan lo que se necesite (resultado tcnico de la calidad percibida); no determina
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cmo se recibe el proceso de provisin del servicio. Al no ser separables el proceso de prestacin y su
percepcin (globalizacin) hay que considerar la oferta de servicios incrementada: paquete de servicios +
elementos bsicos que intervienen en el proceso de percepcin de los servicios.
Paquete de servicios:
Servicios sustantivos: Servicio esencial que justifica la existencia de la biblioteca.
Servicios facilitadores: Obligatorios para facilitar el uso del servicio esencial.
Servicio de apoyo: No son necesarios pero incrementan el valor y/o diferencian el servicio.
Elementos bsicos que intervienen en el proceso:
Accesibilidad del servicio: Accesibilidad fsica, cantidad y habilidad del personal, horario y tiempo de
respuesta... (segn sea esto, condiciona el producto final).
Interaccin fsica: con otra gente, personal, ordenadores...
Usuario: Su preparacin y voluntad influye en el servicio que realice.
OFERTA DE SERVICIOS INCREMENTABLE
PRECIO: directo (en relacin al pago por determinados servicios como el prstamo
interbibliotecario) / indirecto (va impuestos):
Ponderar en trminos monetarios el valor aadido que aportan (considerar su valor en trminos de la cantidad
de dinero que el usuario estara dispuesto a pagar por el mismo servicio/producto en servicios comerciales de
informacin).
PLAZA (distribucin): Tener en cuenta la potencialidad de las nuevas tecnologas en el acceso,
distribucin, recuperacin y difusin de la informacin.
PROMOCIN: Dar a conocer la oferta para estimular la demanda. Esto se consigue por medio de la
publicidad (aprovechar la potencialidad de determinados servicios DSI boletines informativos...).
Tambin por las relaciones pblicas, entendidas en su ms amplio sentido, o mediante la formacin de
usuarios.
LIDERAZGO
Debe incorporar como ppiogua de la actuacin de la biblioteca. La bsqueda de la mejora continua;: base
para la adopcin de la Total Quality Management (TQM) o Gestin de la Calidad Total con el fin de
satisfacer permanentemente las expectativas y necesidades de los usuarios. Esto lleva a la evaluacin
permanente (la bsqueda de la mejora continua):
Se enfoca al usuario como cliente
Incorpora el conocimiento y la normalizacin de los procesos de trabajo; esto supone que tcnicas ya
conocidas en gestin se orienten al objetivo de la consecucin de la calidad; incorpora instrumentos
especficos como manuales de calidad y procedimientos; las ISO 9000 9004 = conformidad con
determinadas especificaciones: calidad tcnica [EN 2900 29004 Europa; UNE 66900/66904
Espaa; Norma BS 5750 para bibliotecas y centros de informacin UK]; especialmente ISO 90042
Gua para servicios, y la QFD: Despliegue de la funcin de calidad (transforma la voz del cliente en
especificaciones tcnicas.
QFD se emplea para gestionar de forma directa las expectativas del usuario, por tanto para la planificacin
(buscar ms inf. por nuestra cuenta).
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TQM
Implanta mtodos objetivos de medicin de actividades y resultados:
internos: ya utilizados (medidas e indicadores)
especficos (diagramas de causaefecto o de espina de pescado o ishikawa)
externos (benchmarking: comparacin con los mejores): Certificaciones ISO 9000 premios a la
calidad (Ej.: Premio Europeo a la Calidad EFQM) desde 1996 se aplica al sector pblico, lo hace
operativo el concepto de FQM.
La TQM involucra a todos (necesario = liderazgo; factor clave = formacin y aprendizaje. Biblioteca:
Learning Organization).
4 FUNCIN: CONTROL
Control: Puede considerarse desde 2 ptos de vista:
Conjunto de procedimientos que proporcionan la informacin necesaria para conocer qu resultados ha
obtenido la biblioteca en el logro de los propsitos que persigue. Aqu se une estrechamente a la
Planificacin, ya que se supone con carcter previo establecer los resultados o propsitos que se desean
lograr = establecer los objetivos para poder comparar los resultados obtenidos con lo que se ha previsto =
identificar desviaciones; para corregir esas desviaciones en un nuevo ciclo de planificacin.
En este sentido, el control tiene un carcter de verificacin (finalista: verificativo y de retroalimentacin)
basado en los sistemas de seguimiento de actividades, tiempos de ejecucin y empleo de recursos, una vez que
estas se han realizado.
Conjunto de procedimientos que se dirigen a aumentar el n de posibilidades de que la biblioteca obtenga
resultados que se aproximen, lo ms posibles, a los objetivos que persigue.
Se une, no solo a la Planificacin, sino tambin a la Organizacin y ejecucin, por tanto, posee un carcter
integral con respecto a la 1 definicin (holstico): el control debe de ser preventivo (dirigido a evitar
desviaciones antes de que se produzcan, basndose en una serie de instrumentos tales como la planificacin
estratgica (prever objetivos en funcin de las necesidades del entorno, deteccin de reas de riesgo...=);
organigramas (reflejan la estructura organizativa = descripcin de pdt y especificaciones de trabajos);
diagramas de flujo y manuales de procedimientos; presupuesto (fija los lmites de empleo de recursos).
Ser concurrente: se lleva a cabo mientras se estn desarrollando las operaciones y permite efectuar
correcciones a las desviaciones detectadas antes de que se agraven. Se basa en:
Supervisin de las actividades por parte del propio personal que ejecuta las aciones, lo que requiere
sistemas de direccin por participacin = empowerment del personal (delegacin, responsabilidad).
Control finalista o de retroalimentacin: Tiene lugar despus de la accin. Se basan en :
Presupuesto (compara recursos empleados con recursos previstos)
Sistemas de contabilidad analtica (tcnicas del sacrificio monetario que tiene que hacer la biblioteca
asociados a cada actividad o servicio).
Sistemas de medicin: de los resultados obtenidos con relacin a los objetivos o estndares fijas
(referencias normativas, de lo que se debera conseguir).
32
EVALUACIN
Suele asociarse a control porque es un trmino ms usado en trminos empresariales. Es la etapa dentro de la
funcin control porque 1 se establecen los sistemas de seguimiento y una vez que tienes los datos tienes que
evaluar para poder tomar decisiones a posteriori.
Conjunto de procedimientos que permiten determinar el valor o mrito de las actividades y objetivos
desarrollados por la biblioteca (qu obtienen usando los recursos puestos a su disposicin); determinar el valor
de su ______________.
Supone emitir juicios de valor sobre el objeto que se evala
Necesita establecer criterios de valor sobre los que basar los juicios emitidos se saber que es una cosa
buena se hemos definido en ppio de lo que es bueno
Objetivos: propuestos para un determinado programa.
Objetivos de la propia evaluacin: preguntas a las que la evaluacin debe responder establecidas sobre
aspectos determinados de la gestin de la biblioteca.
Necesita: Determinar para cada criterio estndares de funcionamiento que especifiquen grados de mrito
(referencias normativas de lo que debera ser la gestin para calificarla como satisfactoria).
Determinar los instrumentos de medicin a utilizar.
Identificar cul es la informacin necesaria y los procedimientos rigurosos para obtenerla
Recoger la informacin para estimar si se ha alcanzado o no, y en qu medida, los estndares de
funcionamiento.
Es importante establecer los sistemas de informacin necesarios desde su condicin de organizacin: Sistemas
que manejan las actividades de captacin, almacenamiento y procesamiento de datos brutos relativos a su
funcionamiento, para convertirlos en informacin til en la toma de decisiones (convertirlo en indicadores).
Caractersticas: Debe:
ser til (aplicable y utilizable)
ser prctica (orientarse a la accin, ayudar a la toma de decisiones)
producir resultados en el momento preciso
Tener en cuenta:
Evaluar con alguna finalidad. No es un fin en s mismo
No evaluar si no es posible actuar despus
Evaluar cuantitativa y cualitativamente
Debe implicar a todo el personal
Debe ser sistemtica y dinmica (continua, no finalista)
Debe permitir comparaciones con otros centros del mismo tipo
Existen dos tipos de evaluacin:
Evaluacin sumativa: Se produce al final de un proceso para analizar su resultado y juzgar su valor. Tiene
un carcter temporal y supone una aplicacin concreta en que se puede obtener una evaluacin (se centra en
un aspecto concreto una vez que se le ha realizado).
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Su funcin es testimoniar el grado de realizacin para poder tomar las decisiones oportunas.
Evaluacin formativa (continuada): Se aplica en el transcurso de un proceso para valorar cmo se est
desarrollando. Supone comprobar de forma continua todos los elementos que intervienen en un proceso.
Tambin supone hacer un seguimiento de las actividades y una actualizacin continua de informacin a
travs de datos observados.
Sus Funciones son:
Diagnstica: Pretende localizar los procesos y obstculos conseguidos.
Orientadora: intenta reconducir las situaciones en las que se han producido desajustes.
POR QU ES NECESARIA LA EVALUACIN
Recortes presupuestarios
Obligacin de rendir cuentas sobre la gestin de la biblioteca
Necesidad de visualizar resultados como beneficios para la comunidad a la que sirve la biblioteca
Competitividad creciente del entorno (otras bibliotecas; gestin privada de servicios pblicos)
Demanda creciente y ms exigente de los usuarios 8porque estn ms documentados)
Genricamente cumplir las 5 leyes de Ranghanatan (F. W. Lancaster):
La informacin es para usarla:
Sector de intervencin: Colecciones (coleccin, circulacin y uso gral. de los fondos).
Cada usuario debe tener cubierta su necesidad de informacin:
Sector de intervencin: Disponibilidad de la Documentacin/Informacin (accesibilidad, fiabilidad de
recuperacin por medio de sistemas de localizacin,...)
Cada informacin debe tener su usuario
Sector de intervencin: Papel de la unidad de informacin por medio de sus servicios de distribucin de
informacin (capacidad para informar a sus usuarios de sus servicios)
Hay que ahorrar tiempo al usuario:
Sector de intervencin: Costeeficacia, costebeneficio (costes de transacciones, tiempos de prestacin del
servicio...)
La unidad de informacin debe adaptarse a los cambios del entorno:
Sector de intervencin: Adaptabilidad de los servicios a los cambios sociales y tecnolgicos (anlisis
retrospectivo de necesidades).
En particular:
Establecer parmetros sobre el rendimiento del servicio
Medir los efectos de los cambios
Comparar el rendimiento de servicio con otros que puedan existir
Justificar la existencia del propio servicio
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para el usuario
Para qu se evala:
para conocer en qu grado estamos consiguiendo los objetivos (resultados esperados): Eficacia
para conocer nuestra eficiencia: cmo estamos empleando los recursos en el proceso de logro de los
objetivos / cmo estamos trabajando.
para conocer si lo que ofrecemos se adecua a la realidad existente (cmo estn siendo atendidas las
necesidades y expectativas de nuestros usuarios).
Para controlar la calidad de nuestros servicios/productos (calidad tcnica) (identificar ptos dbiles
que necesitan mejorar y ptos fuertes que podemos explotar).
para conocer si lo estamos haciendo mejor que aos anteriores y/o que otras bibliotecas.
para conocer cul es nuestra posicin en el entorno para impulsar nuestra presencia a travs de
intervenciones futuras.
Considerar las variables a tener en cuenta
Antecedentes evaluativos
Cto., formacin y actitud del personal ante la evaluacin (que no se crean que es un si lo haces mal te
la cargas)
Recursos para realizar la evaluacin (esfuerzos, tiempo de realizacin...)
Tiempo disponible
Nivel de formacin de nuestros usuarios
Establecer objetivos prioritarios de la evaluacin
Planificar la evaluacin: cmo, quin y en qu tiempo se va a realizar
2) Definicin de preguntas sobre los criterios establecidos (objetivos de un programa/objetivos de la propia
evaluacin)
Requieren:
Claridad: formulacin correcta (porque muchas veces sabemos que es lo que queremos evaluar pero
no sabemos formularlo).
Consenso entre los distintos implicados en la evaluacin.
Establecimiento de prioridades = las primeras pregunta que se deben realizar son las que se conocen y
tienen ms influencia en la toma de decisiones .
3) Seleccin de los instrumentos de evaluacin
Deben establecerse en funcin de las preguntas planteadas
Deben preferentemente relacionar datos:
Utilizar indicadores (las estadsticas solo una ayuda)
ASPECTOS QUE DEBEMOS SABER
Qu nivel de penetracin tenemos en el mercado (a qu poblacin llega la biblioteca o sus servicios
en particular).
A qu nivel se satisfacen las necesidades y expectativas de los usuarios.
Cul es la mejor relacin entre este servicio y la calidad de este.
Cmo podemos maximizar la utilizacin de la biblioteca y cada uno de sus servicios.
Cmo podemos utilizar de la mejor manera los recursos disponibles.
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Penetracin en el mercado:
Mx. proporcin de usuarios potenciales que usan la biblioteca
N ptimo de usuarios externos
Alcance del uso de los servicios por los usuarios ( en qu medida se nos utiliza)+
Calidad:
Mx. satisfaccin del usuario
Mx. precisin del servicio
Mx. facilidad de acceso y uso
ptima satisfaccin con preguntas de referencia
ptimo n de horas de apertura
Relacin entre calidad tcnica y servicios al usuario
Facilidad de acceso a la informacin
Facilidad de acceso al documento
Resultado de xito de preguntas facilitadas al usuario
La importancia dada al servicio de referencia
Relacin entre trabajos internos y horas de servicio
Tiempo invertido en adquirir
Relacin de este tiempo con el tiempo de prstamo/utilizacin
Horas de apertura del servicio y correspondencia con las horas dedicadas al servicio tcnico
Tiempo medio que tardamos en responder
Relacin entre coste de trabajos internos y servicio al usuario
Coste de cada documento y utilizacin del mismo
Coste del servicio y difusin del mismo
Eficiencia
Mn. tiempo de respuesta al usuario
Mn. tiempo de recepcin de material (relacin con los distribuidores)
Mn. tiempo de proceso del material nuevo
Mn. coste de actividades y procesos
Recursos
Asignacin ptima de recursos (entre colecciones, personal, equipamiento...)
Asignacin ptima de fondos de adquisicin (entre distintos tipos de documentales, entre
adquisiciones y prstamo interbibliotecario)
Mx. utilizacin de recursos
INSTRUMENTOS DE MEDICIN
Indicadores:
La mayora son relativos (relacionan conceptos), algunos son absolutos (en s mismos contienen la
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(Coste/Prstamo)
Relacionan el uso actual con el uso potencial
(Doc. utilizados / Poblacin asistida)
Ej.: Colecciones
Uso de materiales en la biblioteca
Definicin: N de materiales usados por persona de la comunidad a la que sirve la biblioteca
Clculo: Total de materiales utilizados/Total de usuarios
Datos: Observacin directa, sistemas de cuenteo de materiales depositarios en carros tras su
utilizacin.
Recomendacin: Ponderar el grado de error derivado del mtodo seguido en la forma de los datos.
Uso equilibrado de la coleccin respecto da adquisiciones y presupuestos
Definicin: Uso por material en relacin a asignacin presupuestaria y crecimiento anual
Clculo: Composicin del % correspondiente a cada concepto (2 datos x 100)
Datos: Medidas no intrusivas (presupuestos)
Otros indicadores (ratios):
Rotacin: Total materiales prestados en una materia / Total materiales prestables en dicha materia
Recomendacin: Tener en cuenta que:
La expectativa de uno debe ser directamente proporcional al peso (cantidad de volmenes que la biblioteca
tenga con respecto a la coleccin) especfico que una materia posee en la coleccin.
La asignacin presupuestaria debe ser directamente proporcional al uso.
La relacin entre conceptos debe tender al 1 en su cociente (equilibrado 5/5=1)
PRCTICA:
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gestin
valores
tcnico
Psicosocial
Estructural
Misin
Metas
(objetivos grales)
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Objetivo especfico
Objetivo especfico
Proyecto (conjunto de actividades)
Proyecto
Proyecto
Actividad
Actividad
Actividad
Tarea
Tarea
Tarea
Planificacin
Estratgica
Planificacin
Tctica
Planificacin
Operativa
Implemento
Control (evaluacin a y corto plazo)
Prximo ciclo
Objetivo
Programa de actuacin
DIRECCIN
Director
Subdirector
Administrativos
40
41
Comparar en categoras
Cualitativos
Jerarquizacin
Clasificacin
(la nuestra)
Cuantitativos
Comparacin de factores
Puntuacin de factores
Misin
Necesidades
Recursos
Concepto de servicio
Servicio esencial
Accesibilidad del servicio
Participacin del usuario
Interacciones
Servicios y bienes facilitadores
Servicios y bienes de apoyo
Causas
Materiales
Mtodos
Causas
Personal
Equipamento
efecto
Ceder la capacidad de designar el personal para solucionar desviaciones
42
43
44
Boletines Adq.
no
s
Elaboracin
fin
3
Es necesario elaborar...?
Boletines sum.
Perf. DSI
Bolet. Asq.
fin
Elaboracin
Elaboracin
Elaboracin
Trabajo por el personal propio de la biblioteca
Solicitud de becarios
Encargarlo a una empresa especializada
1
2
3
3
3
1
2
3
3
45
RRHH
Recursos materiales
Tiempo invertido
7
10
3
Coste (establecer valores mx. y mn.
METAS
Objetivo
Estrategia
Estrategia
Estrategia
Programa
Programa
Programa
Objetivo
Objetivo
PROGRAMA
Programa de Actuacin
46