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DO PROJETO
IMPLANTAO GED
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NDICE
1. OBJETIVOS DO PROJETO
1.1 EAP
1.2. Dicionrio da EAP
2. GERENCIAMENTO DO PROJETO
2.1. Gerenciamento do Tempo
2.2 Gerenciamento do Escopo
2.3. Gerenciamento de Custos
2.4. Gerenciamento de Riscos
2.5. Gerenciamento de Recursos
2.6. Gerenciamento de Aquisies
2.7. Gerenciamento de Comunicaes
3. DECLARAO DO TRABALHO
3.1. Consultoria
3.1.1. Digitalizao
3.1.1.1. Critrios de Aceitao
3.1.2. Indexao
3.1.2.1. Critrios de Aceitao
3.2. Instalao Web
3.2.1. Requisitos
3.2.1.1. Critrios de Aceitao
3.2.2. Hardware
3.2.2.1. Critrios de Aceitao
3.2.3. Piloto I
3.2.3.1. Critrios de Aceitao
3.2.4. Parametrizaes
3.2.4.1. Critrios de Aceitao
3.2.5. Suporte
3.2.5.1. Critrios de Aceitao
3.3. Instalao Servidor
3.3.1. Software
3.3.1.1. Critrios de Aceitao
3.3.2. Instalao
3.3.2.1. Critrios de Aceitao
3.4. Implantao
3.4.1. Instalao
3.4.1.1. Critrios de Aceitao
3.4.2. Treinamento
3.4.2.1. Critrios de Aceitao
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3.4.3. Piloto II
3.4.3.1. Critrios de Aceitao
3.4.4. Acompanhamento
3.4.4.1. Critrios de Aceitao
3.5. Encerramento
3.5.1. Termo de entrega
3.5.2. Lies Aprendidas
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CEETEPS
MBA Gesto de Projetos e Processos
Tipo de Documento:
Elaborado por:
Verso: 1.0
Verso: 1.1
Verso: 1.2
Verso: 1.3
1. OBJETIVOS DO PROJETO
Conforme citado no Termo de Abertura o Projeto tem por finalidade o uso da tecnologia como
ferramenta de apoio na implantao de uma Gesto Eletrnica de Documentos (GED), que
possibilita uma melhor eficincia no recebimento, encaminhamento, localizao das
informaes.
A pretenso que os documentos gerenciados pelo GED possam ser facilmente localizados
dentro da estrutura de publicao, obter recursos de indexao de contedo, parmetros de
publicao e organizao possibilitando instituio o controle preciso e eficiente sobre os
seus documentos. Aliada a esta caracterstica, est a facilitao de acesso pela
Internet/Intranet, ou seja, com um simples navegador Web (browser) possvel participar de
todo processo, pesquisar e consultar qualquer documento, seja ele: Documentos eletrnicos,
imagens de documentos digitalizados.
O sistema tambm permitir a manuteno peridica de documentos e controles de prazos de
validade automatizados pelo GED, reduzindo significativamente as tarefas de controle
necessrias a administrao e manuteno dos documentos.
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3. DECLARAO DO TRABALHO
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3.1. Consultoria
Aps a instituio ter separado a documentao a ser digitalizada, a consultoria efetuar a
digitalizao no prprio ambiente da instituio, por esta possuir condies de operacionalizar.
Entendemos a digitalizao como um processo de converso dos documentos arquivsticos em
formato digital.
Requisitos
1. Inventrio e classificao dos documentos existentes a serem digitalizados;
2. Ser adotado o modelo SaaS modelo de negcio para softwares, denominado SaaS Software as a Service ou Software como Servio, o fornecedor do software se
responsabilizar por toda a estrutura necessria para a disponibilizao do sistema
(servidores, conectividade, cuidados com segurana da informao) e o cliente utiliza o
software via internet;
3. Definio do local de armazenamento;
4. Definio e contratao da empresa especializada em guarda fsica dos documentos;
5. Instituio da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos.
3.1.1. Digitalizao
Antes de iniciar o projeto, devem ter sido realizados o tratamento arquivstico, a seleo, a
identificao e a organizao (arranjo, descrio e indexao).
Este trabalho ser a base para a definio do tipo de equipamento de captura digital a ser
utilizado, devem-se observar os tipos documentais existentes no acervo e sua quantificao,
alm das caractersticas fsico-qumicas de cada tipo de documento, para reduzir os riscos e a
integridade fsica do original.
O processo de digitalizao dever ser realizado, nas instalaes da instituio detentora do
acervo documental, evitando seu transporte e manuseio inadequados, e a possibilidade de
danos causados por questes ambientais, roubo ou extravio.
3.1.1.1. Critrios de Aceitao
Ser considerada finalizada a fase de digitalizao com a confirmao que os documentos
selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificao.
3.1.2. Indexao
Atualmente existem disponveis no mercado diversos tipos de equipamentos de captura digital
para imagens, que se aplicam aos diversos tipos de documentos arquivsticos.
A definio do equipamento de captura digital a ser utilizado s poder ser realizada aps o
minucioso exame do suporte original, considerando suas caractersticas fsicas e estado de
Declarao de Escopo do Projeto GED
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3.2.1. Requisitos
Interface amigvel: a substituio de um processo de trabalho tradicional por um
sistema automatizado gera grande impacto na empresa. Muitos funcionrios envolvidos
no usam computador intensamente, por isso, uma interface amigvel essencial no
ganho de produtividade;
Integrao com o ERP de maneira a permitir que os documentos estejam disponveis
no apenas para os usurios do ERP, mas a todos os profissionais da empresa.
Desempenho em rede: alm da compatibilidade com os sistemas operacionais e
protocolos usados na empresa, deve-se avaliar a estabilidade do produto em
condies normais de trabalho em rede.
Com a transferncia de boa parte das atividades para o computador, o baixo
desempenho em rede pode comprometer todas as atividades relacionadas com o
sistema;
Realizao de testes de estresses e conexes de rede.
3.2.1.1. Critrios de Aceitao
Ser considerada finalizada a fase requisitos aps a deciso e aprovao das partes
interessadas e do patrocinador da aquisio do hardware especificado.
3.2.2. Hardware
Aps a definio do software, que melhor atender ao acervo documental, ser realizada a
pesquisa, para a especificao e posterior aquisio do hardware.
Entenderemos por hardwares:
armazenamento / processamento;
Scanners (Quantidade e tipos);
Impressoras (Impressoras e Plotters Quantidade e tipos);
Nobreaks;
Hardware para armazenagem fsica para os documentos que sero gerados e
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7.
Usurio Leitor Privado ter acesso aos documentos atravs do Portal apenas para
leitura;
Usurio Redator o usurio com esse perfil poder elaborar documentos novos assim
como revisar ou atualizar os j existentes, pode ainda solicitar que um documento fique
obsoleto. Usurio com deciso sobre o documento e ainda pode prorrogar data de
reviso;
Usurio de Comit Fixo grupo de usurios fixos responsveis pela aprovao de
novos documentos, assim como alteraes ou atualizaes. Eles visualizam a criao,
reviso ou alterao e emitem parecer sobre o documento, seja para aprovao ou
comentrio de sugesto ou solicitao de reviso/alterao de um item do documento.
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alteraes.
Usurio Administrador de Documentos este usurio participa de todos os processos
que envolvam a criao, reviso, alterao, correo de um documento. Ele analisa
padres do documento, seleciona a qual comit o mesmo deve seguir, devolve
documento para o usurio criador caso tenha reprovao, etc. e efetua a publicao;
Usurio Administrador de Centro de Administrao o usurio com este perfil pode
configurar perfil de usurios, cadastrar portais, pastas, consultar relatrios, ou seja,
administrar do sistema.
Ao cadastrar qualquer documento o mesmo ter campos obrigatrios, veja abaixo quais so e
o porqu:
Data; a data de criao automtica, ela segue a data de publicao, sendo assim o
documento ter validade conforme parametrizao, que pode ser de meses ou anos;
Palavras chaves: Ao colocar palavras chaves para o documento, para facilitar no
Processo de Alerta
O processo de alerta iniciado pelo prprio sistema na data prevista para o documento sofrer
reviso, ou seja, o sistema dispara o processo atravs de e-mail, para todos os usurios que
pertencem ao papel de redator na mesma rea do documento.
Este e-mail contem o nmero e nome do documento a ser atualizado, revisado ou tonar
obsoleto.
O usurio ao receber o alerta deve entrar no sistema para trabalhar no documento.
Aps a reviso, ou atualizao, ou solicitao de tornar obsoleto, a usurio administrativo
encaminha para comit aprovador que o comit fixo e varivel, aguarda parecer de sugesto
de mudana ou aprovao para seguir o fluxo de publicao.
As pessoas do comit recebem tambm um e-mail informando que h documento pendente de
aprovao/reprovao.
3.2.4.1. Critrios de Aceitao
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Ser considerada finalizada a fase quando todos os usurios forem cadastrados no sistema
com seus respectivos perfil (feito testes com os usurios administrativos e no mnimo uma
pessoa de cada setor com perfil de apenas leitura).
3.2.5. Suporte
A rea de suporte deve acompanhar toda implantao e aps a entrega do projeto um tcnico
da consultoria junto a um especialista da empresa (Help Desk) ficar disponvel para dar
suporte operao.
3.2.5.1. Critrios de Aceitao
Ser considerado finalizado aps testes e treinamento com os usurios que daro suporte ao
sistema aps a finalizao da implantao e entrega do projeto pela consultoria.
3.3. Instalao Servidor
3.3.1. Software
Tendo em vista que o inventrio dos documentos j tenha sido realizado, poder ser realizada a
definio do software que ser utilizado.
Cada tipo de documento tratado de maneira especifica. Por isso, de extrema importncia
para o sucesso do projeto que o inventrio tenha sido feito de forma criteriosa, de forma a gerar
uma relao de todos os documentos existentes na empresa, classificados por tipo e nvel de
acesso.
Com o inventrio disposio, inicia-se o processo de anlise que consiste em classificar os
tipos de documentos existentes, definir a forma legal e/ou ideal de armazen-los e o tempo de
arquivamento, ou seja, a temporalidade do documento, baseados nas normas do CENADEM Centro Nacional da Gesto da Informao e CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos.
Entenderemos por software para a aplicao: SGDB (sistema gerenciador de banco de dados),
software GED, OCR e Captura de dados. Ser adotado o modelo SaaS - Software as a Service
ou Software como Servio, o fornecedor do software se responsabiliza por toda a estrutura
necessria para a disponibilizao do sistema (servidores, conectividade, cuidados com
segurana da informao) e o cliente utiliza o software via internet, pagando um valor
recorrente pelo uso.
Requisitos
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5. O cliente utilizar o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso.
6. O sistema dever ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes.
7. Integrao com ERP e CRM.
Com os resultados da anlise, iniciam-se os processos de:
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Caractersticas / funcionalidades:
Velocidade de transmisso: uma pgina de 8,5 x 11 polegadas pode ser transferida do disco
ptico para a estao do usurio numa rede em 2 a 3 segundos.
Gerenciamento do fluxo de papis, as pessoas devem ser avisadas automaticamente sobre
quando devem iniciar o prximo procedimento;
Os documentos sensveis ao tempo podem receber uma prioridade alta e ser expedidos
atravs do sistema.
Estabelecer trilhas eletrnicas de autoria alm de relatrios de gerenciamento gerados para a
reviso do andamento do trabalho.
Permitir a definio de referncias cruzadas para os documentos, ou seja, a pesquisa de um
documento pode ser feita por nome, nmero de conta, palavra-chave ou outra combinao de
descritores.
Recuperar documentos de um disco ptico enquanto o usurio acessa simultaneamente os
dados relacionados a partir do computador da organizao e, por meio de janelas, exibe as
imagens e os dados.
Integrao com outros sistemas:
Os sistemas de discos pticos devero fazer interface com outros sistemas eletrnicos, o
processamento de dados e o fac-smile.
Integrao com o sistema de ERP da empresa;
Formatos proprietrios: antes da transferncia do acervo de documentos de uma empresa para
o meio eletrnico, deve-se verificar a portabilidade dos arquivos gerados evitando formatos
proprietrios;
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3.4.2. Treinamento
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O programa de treinamento deve ser baseado nos diferentes nveis de usurios e diferentes
preocupaes conforme item 3.2.4. Parametrizaes.
Requer ensinar aos usurios finais os mecanismos do sistema conforme sua alada.
Treinamento deve ser no local de trabalho.
Cada grupo de usurios deve receber instrues necessrias para assegurar conforto
Testes
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clientes;
Testes de estresses do aplicativo;
Testes de estresses da rede;
Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos;
Testes de estresses da Web.
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