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Plan operativo

institucional
POI
El Plan Operativo Institucional (POI) es un
instrumento de gestin de corto plazo que
define las actividades que se llevarn a
cabo en perodos de un ao, para el logro
de los resultados previstos en el Plan
Estratgico Institucional
Ruly Nelson
[Seleccionar fecha]

Plan
operativo institucional
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PRESENTACIN
El presente trabajo especfico tiene por finalidad que los alumnos de la
Universidad Nacional De San Agustn Arequipa, en especial los de la Facultad
De Administracin, conozcan los fundamentos del plan operativo institucional,
as como las pautas metodolgicas bsicas para su elaboracin, de modo que
este instrumento de gestin institucional se convierta en una verdadera y
efectiva herramienta que contribuya a fortalecer el desempeo municipal para
alcanzar el desarrollo local.

Plan
operativo institucional

Contenido
PRESENTACIN..................................................................................................3
EL PLANEAMIENTO INSTITUCIONAL DE CORTO PLAZO...............................6
importancia........................................................................................................6
objetivo..............................................................................................................6
Con un buen planeamiento institucional de corto plazo, podemos evitar........6
Principales instrumentos de planeamiento de corto plazo...............................7
Veamos algunas dificultades que se presentan en el proceso de
planeamiento institucional de corto plazo:........................................................8
EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL.............................................................9
el plan operativo es necesario porque..............................................................9
los objetivos del plan operativo institucional.....................................................9
importancia........................................................................................................9
relacin entre pei y el poi................................................................................10
diferencias entre el pei y el poi.......................................................................10
EL PLAN ESTRATGICO INSTITUCIONAL......................................................10
PASOS PARA ELABORAR EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL..............11
cmo se elabora un plan operativo institucional (poi)?................................11
explicacin:......................................................................................................11
ESTRUCTURA DEL PLAN.................................................................................13
qu contiene el plan operativo institucional?................................................14
prioridades institucionales..............................................................................14
objetivos operativos de cada dependencia municipal....................................14
programacin de metas operativas.............................................................14
responsables...................................................................................................14
cuadro de necesidades.................................................................................14
3

Plan
operativo institucional
PASOS PARA ELABORAR EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL..............15
1.

ESTABLECER LAS PRIORIDADES INSTITUCIONALES....................15

2.

PROPOSICIN DE LOS OBJETIVOS OPERATIVOS.........................16

3.

DETERMINACION DE LAS METAS OPERATIVAS.............................16

4.

ESTABLECER EL CRONOGRAMA DE TRABAJO.............................19

5.
SECUENCIAR
LAS
ACTIVIDADES
EN
FUNCIN
DEL
CRONOGRAMA DE TRABAJO......................................................................20
6.

PREVISIN DE GASTOS.....................................................................20

PROCEDIMIENTO
PARA
FORMULAR
EL
PLAN
OPERATIVO
INSTITUCIONAL................................................................................................21
El plan operativo institucional debe elaborarse participativamente...............22
Prioridades institucionales..............................................................................22
Pasos..............................................................................................................22
METODOLOGIA PARA LA ELABORACION DEL PLAN....................................24
Fase 1: El Alineamiento..................................................................................24
Fase 2: Los Requerimientos............................................................................27
Pueblo Organizado y/o Ciudadanos de la Provincia de.........................27
Huarmey......................................................................................................27
reas Funcionales de la Municipalidad Provincial de.........................28
Huarmey......................................................................................................28
Base de Datos de la Oficina de Programacin de Inversiones..........28
Fase 3:Las Fuentes de Recursos y su Dimensin.........................................29
Fase 4: Oportunidad de los Recursos.............................................................29
Fase 5: Criterios para la Priorizacin de Acciones y Proyectos.....................30
Alineamiento Estratgico.......................................................................30
Sostenibilidad........................................................................................30
Impacto Econmico...............................................................................30
Transversalidad con la Problemtica Local..........................................30
Impacto Social.......................................................................................30
Fase 6:

Alineamiento de Recursos con Requerimientos............................30

Fase 7: Formulacin del Plan Operativo Institucional.....................................32


Metodologa para el Seguimiento y Evaluacin del Plan..................................34
4

Plan
operativo institucional
Estructura de Gestin del Plan Operativo Institucional......................................35
fases e interfases del plan operativo institucional..........................................36
BIBLIOGRAFA...................................................................................................36

EL PLANEAMIENTO INSTITUCIONAL DE CORTO PLAZO


Es el proceso a travs del cual una municipalidad organiza con la debida
anticipacin su gestin institucional para un determinado ao fiscal, teniendo en
cuenta las prioridades (polticas institucionales) que se definan para dicho
perodo. La gestin institucional es la capacidad que tiene una municipalidad
para lograr los resultados esperados a travs de la organizacin municipal.

IMPORTANCIA
Permite a la municipalidad organizar los esfuerzos y recursos municipales para
lograr los objetivos y metas que se proponga anualmente.

OBJETIVO
Facilitar las condiciones para que el personal y las dependencias de la
municipalidad respondan adecuadamente a las exigencias propias de los
procesos clave municipales, de manera organizada, sincronizada y evitando
superposiciones, para elevar la calidad, eficiencia y efectividad de la gestin de
las dependencias municipales.
El planeamiento de corto plazo debe tener presente el rol especfico1 que le
toca desempear al gobierno local en el desarrollo de su localidad, pues la
gestin institucional debe perseguir objetivos y metas que aporten al proceso
de desarrollo local, coadyuvando al fortaleciendo institucional de la
5

Plan
operativo institucional
municipalidad en el mediano plazo. Es por ello que el planeamiento institucional
de corto plazo debe tambin tener en cuenta las orientaciones estratgicas
contempladas en el plan de desarrollo institucional.

Con un buen planeamiento institucional de corto plazo,


podemos evitar

El "activismo" institucional
La "dispersin" de los escasos recursos disponibles
La "superposicin" de actividades
La descoordinacin" entre el personal o las dependencias municipales.

El activismo es aquella actitud de querer "hacer de todo" sin tener presente qu


es lo importante y urgente para la organizacin municipal, segn las prioridades
establecidas para un determinado ao fiscal.
La "dispersin" es la utilizacin de los escasos recursos municipales en
actividades no prioritarias. Todo puede ser importante y urgente, pero es
necesario concentrar y aplicar los recursos en aquellas acciones que han
sido priorizadas para el ao.
A veces se observa que los rganos municipales duplican las mismas
actividades o metas, siendo necesario coordinar esfuerzos de modo que el
accionar municipal sea lo ms eficiente posible.
Hay "descoordinacin" cuando se programan metas o adquisiciones que no
cuentan con los recursos debidamente previstos, o que requieren de ciertos
bienes y servicios que an no han sido contratados o adquiridos. Tambin hay
"descoordinacin" cuando los objetivos operativos de las dependencias
municipales no guardan relacin con las prioridades institucionales.

Principales instrumentos de planeamiento de corto plazo


Los principales instrumentos de planeamiento institucional de corto plazo
(PICP) son:

Plan
operativo institucional
Plan operativo institucional

Presupuesto institucional municipal

Plan anual de adquisiciones y contrataciones

Veamos algunas dificultades que se presentan en el


proceso de planeamiento institucional de corto plazo:
1. Estos tres instrumentos se ejecutan en el corto plazo, sin embargo su
formulacin no siempre parte de la misma informacin, las
programaciones no estn sincronizadas entre s y, por ltimo, se
elaboran en distintos momentos, lo que impide una mejor combinacin
del potencial humano y los recursos materiales y financieros de la
municipalidad.
2. A pesar que todos ellos guardan ntima relacin, usualmente se elabora
primero el presupuesto institucional municipal, luego el plan anual de
adquisiciones y contrataciones y, finalmente, el plan
operativo
institucional.
3. Lo anteriormente citado nos indica que se prevn recursos sin tener
claro qu harn las dependencias de la municipalidad, y as se
programan adquisiciones y contrataciones sin saber cundo se
requerirn ni a qu metas operativas contribuirn.
4. Existen normas muy precisas para la elaboracin del presupuesto
institucional municipal y del plan anual de adquisiciones y
contrataciones. Sin embargo, el planeamiento operativo institucional
cuenta con disposiciones tcnicas establecidas hace quince aos por lo
menos- salvo algunas disposiciones puntuales contempladas en las
normas presupuestarias. Esta situacin es muy grave dado que el hilo
conductor de la planificacin de corto plazo es, precisamente, el plan
operativo institucional.
5. Los instrumentos de planificacin constituyen una copia del documento
del ao anterior. Persiguen objetivos que no se encuentran alineados a
7

Plan
operativo institucional
las prioridades institucionales y del desarrollo local y, a falta de
informacin institucional, son elaborados en base a datos histricos o
determinados "al ojo" por el responsable de su elaboracin, dado que no
se elaboran con la participacin de todo el personal de la municipalidad.
6. La visin de "compartimiento estanco" que tienen los sistemas
administrativos nacionales, no permite a las municipalidades advertir la
relacin entre tales instrumentos, ni mucho menos advertir que si bien
son tres instrumentos, forman parte de un nico proceso, al que hemos
denominado planificacin institucional de corto plazo.

EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL


El Plan Operativo Institucional (POI) es un instrumento de gestin de corto
plazo que define las actividades que se llevarn a cabo en perodos de un ao,
para el logro de los resultados previstos en el Plan Estratgico Institucional.
Su estructura contiene entre otros puntos: los objetivos institucionales anuales,
indicadores, metas, acciones operativas y proyectos.

EL PLAN OPERATIVO ES NECESARIO PORQUE


1. Permite que la municipalidad cuente con una "lgica de conjunto" para la
accin institucional en el corto plazo.
2. Contribuye a lograr la coherencia de la gestin institucional municipal
mediante la organizacin y coordinacin de las actividades de las
diferentes dependencias municipales, en funcin de las prioridades
institucionales
3. Ayuda a lograr la mejor combinacin posible entre el potencial humano
de la organizacin y sus recursos materiales y financieros.

LOS OBJETIVOS DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL


1. Evitar la superposicin (duplicacin) de actividades entre las diferentes
dependencias municipales.
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Plan
operativo institucional
2. Enfocar la gestin institucional en el logro de las prioridades
establecidas en el presupuesto participativo, el plan de desarrollo
institucional y el plan de desarrollo concertado.
3. Identificar el papel de cada dependencia municipal para el mejor
desempeo de la misin municipal.

IMPORTANCIA
El POI es una herramienta que traza el camino por el que se debe conducir la
institucin en un ao calendario, conteniendo las principales actividades y
proyectos que se desarrollarn en concordancia con los objetivos y lneas
estratgicas establecidas en el PEI. Esto lo hace un proceso integrador y de
trabajo colectivo que, a partir de consensos respecto de las acciones,
proyectos, metas e indicadores, permite alinear y ordenar el trabajo institucional
de un ao.

RELACIN ENTRE PEI Y EL POI


Indudablemente, que los objetivos, metas y actividades del POI guardan
estrecha relacin con los grandes lineamientos y con el objetivo estratgico
establecido en el PEI.
En otras palabras, el POI permite concretar o llevar a la prctica lo
establecido en el PEI, estableciendo los recursos necesarios para su
implementacin.
Asimismo, contiene las metas que se deben cumplir y los indicadores que
permiten evaluar su ejecucin.

DIFERENCIAS ENTRE EL PEI Y EL POI


El Plan Estratgico Institucional es un plan de mediano plazo que establece los
objetivos generales de la institucin y grandes lneas de accin, mientras que el
Plan Operativo Institucional es un plan de corto plazo en el que se establecen
las diversas actividades que debemos realizar para alcanzar los objetivos y
metas trazadas para un ao calendario.

Plan
operativo institucional
EL PLAN ESTRATGICO INSTITUCIONAL
Que es plan estratgico institucional (PEI)?
El documento donde se refleja cuales son las estrategias a seguir para el logro
de los objetivos trazados a mediano plazo, esta encaminado a la construccin
de una visin compartida de futuro y el establecimiento de objetivos
estratgicos institucionales, en el cual se identifican las orientaciones
fundamentales que guan en el mediano y largo plazo a la institucin; en tal
sentido obedece a la revisin de las siguientes preguntas
Quienes somos?
Por que existimos?
Hacia donde vamos?
Que ofrecemos?
Como lo hacemos?
En la prctica, es el proceso que permite traducir la misin, visin, y estrategia
en resultados tangibles.
De acuerdo al articulo 7 de la LEY N 2841
7.2 El Titular de la Entidad es responsable de:
i. Efectuar la gestin presupuestaria, en las fases de programacin,
formulacin, aprobacin, ejecucin y evaluacin, y el control del gasto, de
conformidad con la Ley General, las Leyes de
Presupuesto del Sector Pblico y las disposiciones que emita la Direccin
Nacional del
Presupuesto Pblico, en el marco de los principios de legalidad y presuncin de
veracidad, as como otras normas.
ii. Lograr que los Objetivos y las Metas establecidas en el Plan Operativo
Institucional y
Presupuesto Institucional se reflejen en las
Subprogramas, Actividades y Proyectos a su cargo.

Funciones,

Programas,

iii. Concordar el Plan Operativo Institucional (POI) y su Presupuesto


Institucional con su Plan
Estratgico institucional
10

Plan
operativo institucional
PASOS PARA ELABORAR
INSTITUCIONAL

EL

PLAN

OPERATIVO

Cmo se elabora un Plan Operativo Institucional (POI)?


El POI se elabora siguiendo algunos pasos previos como:
1. constitucin de una Comisin de planificacin de la formulacin del POI.
2. Se realice una movilizacin institucional para involucrar al alcalde,
funcionarios y servidores al proceso de formulacin del POI.
3. Se conozca las actividades y proyectos a ejecutarse en el ejercicio
presupuestario para cumplir los objetivos institucionales y las prioridades
de gestin.
4. Se diagnostique la necesidad de la entidad municipal en trminos de
recursos.

EXPLICACIN:
El Plan Operativo Institucional POI, y es un instrumento de gestin de carcter
anual que se elabora tomando como base las Directiva N 002-94 del INAP y
de acuerdo a los lineamientos generales Ley N 28411, que en su artculo 71,
inciso 71.1, seala que su elaboracin deber tener en cuenta el Presupuesto
Institucional (programacin de ingresos y gastos), el Plan Estratgico
Institucional (PEI) que debe ser concordante a su vez, con el Plan de
Desarrollo Local Concertados (PDC).
Asimismo los Planes Operativos Institucionales- POI, reflejan las Metas
Presupuestarias que se espera alcanzar para cada ao fiscal y constituyen
instrumentos administrativos que contienen los procesos a desarrollar en el
corto plazo, precisando las tareas necesarias para cumplir las Metas
Presupuestarias establecidas para dicho perodo, as como la oportunidad de
su ejecucin, a nivel de cada dependencia orgnica.
Al respecto el artculo 8 de la Ley N 28411, el Presupuesto constituye el
instrumento de gestin del Estado que permite a las entidades lograr sus
objetivos y metas contenidas en su Plan Operativo Institucional (POI).
Asimismo, es la expresin cuantificada, conjunta y sistemtica de los gastos a
atender durante el ao fiscal, por cada una de las Entidades que forman parte
del Sector Pblico y refleja los ingresos que financian dichos gastos.
11

Plan
operativo institucional
Esta misma norma seala que el Titular de la Entidad es responsable de lograr
que los Objetivos y las Metas establecidas en el Plan Operativo Institucional y
Presupuesto Institucional se reflejen en las Funciones, Programas,
Subprogramas, Actividades y Proyectos a su cargo.

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Plan
operativo institucional

ESTRUCTURA DEL PLAN


El Plan Operativo Institucional (POI) de acuerdo a las normas respectiva,
puede tener la siguiente estructura:
1. Presentacin
2. Visin y Misin Institucional
3. Diagnostico
4. Anlisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas)
5. Lineamientos de Poltica Institucional (Objetivos Generales, Lneas
prioritarias de Gestin)
6. Actividades (De acuerdo a Funcional Programatico/Unidades Orgnicas)
a. Objetivo Especifico
b. Centro de Costos/Unidad Orgnica
c. Actividad
d. Metas: Unidad de Medida/Cantidad
e. Resultados
f. Indicador (Desempeo) Monitoreo
7. Proyectos (Programas de Inversiones/Fichas de Proyectos)
8. Conclusiones y Recomendaciones
Base legal:
Resolucin Jefatural N 003-94-INAP/DNR que aprueba la Directiva N 002-94INAP/DNR Normas para la Orientacin, Formulacin, Aplicacin, Evaluacin y
Actualizacin del Plan de Trabajo Institucional, publicado en El Peruano el
29/01/1994 de alcance para el Gobierno Nacional, Regional y Local
Ley general del Sistema Nacional de Presupuesto N 28411.

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Plan
operativo institucional
QU CONTIENE EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL?
El plan operativo institucional debe contener -como mnimo- la siguiente
informacin

Prioridades institucionales
Son los lineamientos generales, las polticas pblicas locales, que todas las
dependencias municipales debern observar en su gestin operativa durante
un determinado ao. Estas prioridades se enmarcan dentro de los objetivos
estratgicos establecidos en el plan de desarrollo institucional, de modo que la
municipalidad pueda contribuir al desarrollo local

Objetivos operativos de cada dependencia municipal


Son los propsitos que perseguir cada dependencia municipal en su gestin
operativa. Ellos deben contribuir necesariamente al logro de las prioridades
institucionales establecidas para el ao.

Programacin de metas operativas


Es el ordenamiento en el tiempo de lo que cada dependencia municipal va a
producir durante el ao. Comprende tambin el proceso de sincronizacin entre
la programacin operativa propuesta por las diferentes dependencias
municipales. Sincronizar es ubicar en el tiempo las metas programadas, de
modo que las tareas que deban realizarse para su cumplimiento se coloquen
en orden de prioridad.

Responsables
Son las personas y/o dependencias que se harn cargo del cumplimiento de
las metas operativas programadas

Cuadro de necesidades

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Plan
operativo institucional
Es el documento que contiene los requerimientos para las adquisiciones o
contrataciones que sern necesarias realizar para lograr las metas operativas
programadas.

PASOS PARA ELABORAR


INSTITUCIONAL

EL

PLAN

OPERATIVO

1. ESTABLECER LAS PRIORIDADES INSTITUCIONALES


A continuacin presentamos los pasos bsicos para elaborar el plan
operativo institucional.
Quin lo hace?
Corresponde a las autoridades municipales (concejo municipal y alcalde)
establecer los lineamientos de poltica institucional que la municipalidad
perseguir durante un determinado ao fiscal.
Es recomendable que dichas prioridades se establezcan teniendo en
cuenta los procesos clave que impulsa la organizacin municipal. Los
procesos clave son las lneas principales de accin municipal que
aglutinan un conjunto de actividades y que responden directamente a la
misin de la municipalidad.
Son procesos clave
1. La promocin del desarrollo
2. La prestacin de servicios pblicos locales
3. La administracin municipal, entre otros.

Es importante que las autoridades municipales comprendan qu


implican los procesos clave, dado que cada uno de ellos responde a una
manera de hacer las cosas. En un sentido ms amplio, el trmino
"proceso" se refiere a cmo se hacen las cosas y no a qu cosas se
hacen.
Entonces, al definir las prioridades institucionales, las autoridades
municipales deben tener en cuenta:
15

Plan
operativo institucional
1. La manera cmo se estn desenvolviendo los procesos clave de
la municipalidad.
2. La manera cmo quisieran que dichos procesos clave funcionen.
3. Los objetivos estratgicos del plan de desarrollo institucional y los
compromisos asumidos por la municipalidad con respecto al plan
de desarrollo local concertado.

2. PROPOSICIN DE LOS OBJETIVOS OPERATIVOS


Teniendo en cuenta las prioridades institucionales, cada dependencia
municipal propone sus objetivos operativos.
Son los propsitos fundamentales que persiguen un determinado rgano
estructural o dependencia. Responden di-rectamente al papel que juega
la dependencia en la organizacin municipal para cumplir con la misin
de la municipalidad.
Recuerda que:
1. Los objetivos operativos no deben confundirse con los resultados a
lograr (en este caso, se tratara de metas operativas).
2. Los objetivos operativos tampoco son los insumos con los que
deber contar la municipalidad para lograr sus metas (comprar
equipos, contratar personal, adquirir equipos)
3. Los objetivos operativos no deben confundirse con las funciones
previstas en el reglamento de organizacin y funciones ROF para
una
determinada
de-pendencia,
dado
que
stas
son
responsabilidades que se derivan de su mbito de competencia
funcional.

3. DETERMINACION DE LAS METAS OPERATIVAS


Al igual que los objetivos operativos, las metas operativas son
propuestas por todas las dependencias de la entidad (incluidos sus
rganos de direccin).
Todo objetivo operativo debe ser expresado en una o varias metas
operativas para poder medir su logro. Al cumplir las metas operativas
constataremos el cumplimiento de los objetivos.
A partir de las metas operativas as determinadas, podrn proponerse
indicadores para medir la gestin operativa de la municipalidad, en

16

Plan
operativo institucional
trminos de eficacia, eficiencia, impacto, cobertura, calidad, rendimiento,
entre otros criterios.

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Plan
operativo institucional

18

Plan
operativo institucional
No confundamos una meta operativa con las tareas o trabajos para
llevarla a cabo. Las tareas y los trabajos constituyen las acciones
operacionales necesarias para lograr un determinado producto
intermedio o final (meta operativa).
Las tareas son las acciones de carcter operacional inscritas en una
actividad (ca-tegora presupuestaria). Los trabajos constituyen acciones
operacionales inscri-tas en un proyecto (categora presupuestaria).

4. ESTABLECER EL CRONOGRAMA DE TRABAJO

Es muy importante dar la atencin necesaria a la elaboracin del


cronograma de trabajo porque constituye un insumo importante para la
programacin presupuestaria de gastos, la cual debe estar articulada
con la planificacin operativa de la municipalidad. Por tanto, debe
tenerse presente que el planeamiento operativo es anterior a la
programacin presupuestaria.
Como resulta evidente, las metas operativas que no se programen,
estarn sujetas a la disponibilidad
presupuestaria
(saldos
presupuestarios que se obtengan por ahorros) y/o a la priorizacin
que determine el titular del pliego durante la fase de ejecucin
presupuestal.

19

Plan
operativo institucional

5. SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES EN FUNCIN DEL


CRONOGRAMA DE TRABAJO
La secuencia de las tareas y trabajos seala en forma especfica las
acciones o actividades que cada dependencia deber desarrollar para
lograr una determinada meta operativa. Esta secuencia es el
desagregado del cronograma de trabajo descrito en el numeral
precedente.
1. Las fechas de inicio y fin de las tareas y/o trabajos para lograr una
determinada meta operativa.
2. Los periodos en que se producir un mayor esfuerzo por parte de la
municipalidad debido a la realizacin de mltiples tareas (ruta crtica).
3. Conocimiento oportuno y con anticipacin debida de las tareas que
implicarn la adquisicin y/o contratacin de determinados bienes y
servicios, necesarios para el logro de las metas operativas.

6. PREVISIN DE GASTOS
Las dependencias municipales deben detallar todos los bienes y
servicios as como el equipamiento necesario que necesitarn para el
cumplimiento de sus metas operativas, y para ello, deben llenar un
formato denominado cuadro de necesidades. El requerimiento no existe
si es que no se precisa a qu meta operativa contribuye. No se trata de
pedir por pedir. Se trata de sealar lo que realmente se necesita para
cumplir con las metas operativas.

20

Plan
operativo institucional

PROCEDIMIENTO
PARA
FORMULAR
OPERATIVO INSTITUCIONAL

EL

PLAN

Existen muchas maneras para elaborar el plan operativo institucional, esto


depende principalmente de cmo est organizada la municipalidad.
Por ejemplo, en las municipalidades rurales que no cuentan con muchas
dependencias orgnicas-, la preparacin del plan operativo institucional
significar ms bien elaborar un plan de trabajo de todas las personas que
integran la organizacin municipal. Dicho plan operativo institucional precisar
entonces los objetivos y metas operativas de cada uno de los responsables,
segn el cargo que se encuentre desempeando.
No obstante, las diferencias que pudieran existir entre la realidad institucional
de las municipalidades, existen ciertas condiciones que deben observarse de
todas maneras para elaborar el plan operativo institucional, a saber:

21

Plan
operativo institucional
El
plan operativo
participativamente.

institucional

debe

elaborarse

En su elaboracin se debe propiciar la participacin activa de todo el personal


de la municipalidad, de esta manera las ideas y propuestas para la
construccin del plan operativo se vern enriquecidas por las diferentes
maneras de ver la gestin municipal que tienen -en una misma municipalidadlos funcionarios, los servidores, los obreros y el personal contratado.

Prioridades institucionales
No es posible contar con un buen plan operativo institucional si es que las
dependencias y el personal no saben cules sern las prioridades de la accin
municipal para dicho perodo. Es importante que las autoridades municipales
definan y comuniquen oportuna mente las polticas pblicas locales, de modo
que se propongan los objetivos y metas operativas para el ejercicio anual en
funcin de las mismas.

Pasos
Paso 1: Elaborar una directiva sobre la formulacin del POI. El responsable de
su elaboracin debe ser el gerente de planeamiento y presupuesto o el que
haga sus veces.
El contenido de la directiva ser el siguiente:
Objetivos y alcances.
Base legal.
Definicin de los objetivos generales, parciales y especficos. Los objetivos
generales son los objetivos de la municipalidad; los objetivos parciales vienen a
ser los objetivos de cada gerencia; por su parte los objetivos especficos son
aquellos que cada unidad orgnica define.

Ejemplo:
Objetivo General N 1: Mejorar la prestacin de los servicios municipales
Objetivos parciales:

Mejorar el servicio de recoleccin de residuos slidos.


22

Plan
operativo institucional

Dar sostenibilidad a las reas verdes del distrito.


Mejorar la calidad de atencin a los usuarios.
Indicaciones para la formulacin del POI por cada unidad orgnica.
Cada unidad orgnica debe formular su respectivo POI sobre el marco
de la directiva y los objetivos institucionales. Para ello se requiere que la
directiva defina una matriz de objetivos institucionales manera que exista
uniformidad en su presentacin.
Matriz del POI. La matriz debe contener los siguientes aspectos:
Nombre de la unidad orgnica.
Objetivo general.
Estrategias.
Objetivos parciales.
Objetivo especfico.
Indicador de resultado del objetivo especfico.
Lnea de base del objetivo especfico.
Situacin esperada.
Actividades/Proyectos
Indicador/meta.
Cronograma de actividades. El POI debe contener una matriz de
actividades y responsabilidades.

Paso 2: Elaboracin del POI. Corresponde a cada unidad orgnica elaborar su


propio POI. La Oficina de Planeamiento y Presupuesto debera brindar
asistencia tcnica para su elaboracin.
Paso 3: Presentacin preliminar del POI. Es importante para que la Oficina de
Planeamiento y Presupuesto revise su consistencia y formule las respectivas
recomendaciones.
Paso 4: Revisada su consistencia y levantadas las observaciones se pasa a su
aprobacin mediante resolucin de alcalda.
Base legal:
Numeral 8.1 del artculo 8 de la Ley del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley
N 28411.

23

Plan
operativo institucional

Sper plus. Plan de Trabajo Institucional- PTI


Actualmente el Plan de Trabajo Institucional- PTI, se ha convertido en el Plan
Operativo Institucional POI, y es un instrumento de gestin de carcter anual
que se elabora tomando como base las Directiva N 002-94 del INAP y de
acuerdo a los lineamientos generales Ley N 28411, que en su artculo 71,
inciso 71.1, seala que su elaboracin deber de tener en cuenta el
Presupuesto Institucional (programacin de ingresos y gastos), deben tomar en
cuenta tambin el Plan Estratgico Institucional (PEI) que debe ser
concordante con el Plan de Desarrollo Local Concertados (PDC).

METODOLOGIA PARA LA ELABORACION DEL PLAN


Para poder entender cada una de las fases de la elaboracin del Plan
Operativo Institucional debemos entender el significado de lo que es el
planeamiento y entonces diremos que:
El planeamiento es aquel proceso consistente en establecer los
mecanismos que permitan evaluar, seleccionar y ejecutar de manera
ordenada,
programada
y
transparente
todas
aquellas
acciones
constituidas por proyectos, actividades y/o tareas requeridas para la
consecucin de los objetivos estratgicos.
En lnea con lo sealado, el plan operativo institucional constituye la
herramienta e instrumento tcnico que permite consolidar las acciones de
planeamiento de cada perodo anual, ya que se debe tener en cuenta tal como
especificaremos ms adelante, que el
plan
operativo
institucional
constituye el planeamiento de corto plazo (un ao).
A continuacin se desarrollan las siete fases que constituyen la metodologa
para la elaboracin del Plan Operativo Institucional

Fase 1: El Alineamiento
El primer paso es el alineamiento entre el Plan Estratgico (Plan de
Desarrollo Concertado-PDC y Plan de Desarrollo Institucional) en donde
se encuentran representados los grandes retos de la gestin territorial, con
24

Plan
operativo institucional
el
Plan Operativo Institucional, este alineamiento debe dar lugar
indefectiblemente a una gestin institucional moderna, eficiente, eficaz y
oportuna.

De manera objetiva esta fase debe permitirnos identificar los grandes ejes
estratgicos, a manera de ejemplo utilizaremos a la Municipalidad Provincial
de Huarmey y los documentos elaborados en el PDC, PDI y POI para este
gobierno local,
en este caso tenemos los ejes estratgicos, los
mismos que han sido ya definidos en el Plan de Desarrollo Concertado y
son los siguientes:

25

Plan
operativo institucional
S
s
E
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C
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A
a
s
i ro
b
ln
ta lo

El presente manual del Plan Operativo Institucional no tiene por


finalidad entrar en el detalle de la formulacin del PDC, sin embargo
consideramos importante que los funcionarios o usuarios del presente
documento cuenten con informacin respecto a los detalles de su
elaboracin, toda vez que este sirve de base para la formulacin del Plan
Operativo Institucional
En resumen, la Fase de Alineamiento tiene como objetivo principal,
definir el marco de referencia dentro del cual se formularn las acciones de
corto plazo (Plan Operativo Institucional), es decir, una vez formulados
los ejes estratgicos de desarrollo en el PDC y en el PDI, no se podr
formular ningn lineamiento o referencia que no est alineado a estos ejes
estratgicos definidos en el Plan Estratgico (Plan de Desarrollo
Concertado-PDC y Plan de Desarrollo Institucional).
En Primer lugar el PDC representa la estrategia de desarrollo de una
regin, tal como se menciona en la Gua Rpida, se formulan los
grandes objetivos estratgicos a partir de un diagnstico de la regin y de un
anlisis de sus potencialidades, estos Objetivos o Ejes Estratgicos van a ser
abordados desde la perspectiva del rol del gobierno local en el PDI, utilizando
una estrategia y un anlisis de indicadores sociales y de pobreza por centros
poblados (concepto de desarrollo territorial) se van a
priorizar
los
programas y proyectos buscando tener un plan cohesionado de
desarrollo impulsado por el gobierno local. Para llevar a cabo esta etapa se
deben comprender claramente los roles del gobierno local.

26

Plan
operativo institucional

Fase 2: Los Requerimientos


Con los ejes estratgicos, lineamientos y marco de referencia ya
definidos en la Fase de Alineamiento, se procede a identificar las
potenciales acciones y/proyectos
requeridos por la provincia de
Huarmey, esta identificacin se efecta a travs del pueblo organizado o
ciudadanos de la provincia y por intermedio de las diferentes reas
funcionales de la organizacin municipal. A continuacin se detalla las
caractersticas de la obtencin de ideas o proyectos de acuerdo a la fuente
de las mismas:
Pueblo Organizado y/o Ciudadanos de la Provincia de
Huarmey.
El marco legal existente a previsto e implantado la democracia participativa en
la elaboracin de los proyectos de inversin de desarrollo social, econmico,
ambiental e institucional, para lo cual se desarrolla entre los meses de
marzo y julio de cada ao el denominado presupuesto participativo, el
que por razones tcnicas y administrativas siempre se encuentra
desfasado en un ao de su fuente de financiamiento, que para el caso de la
Provincia de Huarmey es el Canon y Sobre Canon Minero.
Este mecanismo de participacin organizada, se viene perfeccionando
ao a ao en lo referente a la participacin de la poblacin organizada, sin
embargo resulta fundamental establecer una poltica que establezca y
asigne un porcentaje
(%) del total de los recursos, para el financiamiento de los proyectos
priorizados en el proceso de presupuesto participativo, toda vez que
de esa manera se transmite que la participacin ciudadana tiene
un
correlato efectivo en la cristalizacin de los requerimientos planteados en el
proceso.
En el caso de la Provincia de Huarmey se ha establecido a travs del
Comit de Gestin e Inversiones un porcentaje de
50%, el que podr incrementarse de acuerdo a la pertinencia sobre el tema.
No siendo el propsito de este manual operativo, desarrollar el tema del
presupuesto participativo, solo nos limitaremos a destacar que los proyectos
de dicho proceso son seleccionados a travs de un mecanismo de
27

Plan
operativo institucional
priorizacin que es puesto en conocimiento de los agentes participantes, de
tal manera que al finalizar el proceso quede meridianamente claro que
proyectos fueron seleccionados y cuales no alcanzaron un puntaje
suficiente para su incorporacin en la agenda de inversin del ao
siguiente.
En resumen el presupuesto participativo es una fuente importante para
establecer los requerimientos de la gestin territorial y la articulacin de
los mismos con los ejes estratgicos.
reas Funcionales de la Municipalidad Provincial de
Huarmey.
Otra importante fuente para obtener informacin sobre las necesidades no
cubiertas como parte de la gestin territorial son
las
propias
reas
funcionales relacionadas con la formulacin y evaluacin de proyectos de
distinta naturaleza relacionados con su responsabilidad funcional, los
cuales pueden tener las siguientes caractersticas:
1. Proyectos relacionados con los ofrecimientos de la campaa
poltica que deben ser promovidos por el Alcalde Provincial electo.
2. Proyectos relacionados con el rea funcional de Desarrollo Urbano y
tcnicamente orientados al fortalecimiento de aspectos de cobertura
de
necesidades
bsicas,
tales como: luz, agua, desage,
saneamiento catastral y otros.
3. Proyectos orientados al desarrollo social y que deben ser promovidos
por el rea funcional competente.
4. Proyectos relacionados al fortalecimiento institucional, que deben ser
promovidos por las reas funcionales rectoras en materias de su
incumbencia,
tales
como: Planeamiento,
Presupuesto,
Racionalizacin y Sistemas (Desarrollo
Tecnolgico,
Mejora
Continua), Personal(Desarrollo de Capacidades), rganos de Lnea
(Servicio al Ciudadano) y otros.
Base de Datos
Inversiones

de

la

Oficina

de

Programacin

de

Esta oficina tendr en esta fase la responsabilidad de alcanzar un listado de


proyectos viabilizados o no que hayan sido incorporados en ejercicios de
aos anteriores y que no fueran priorizados por razones de financiamiento
y/o por estar en desarrollo los estudios preliminares, es decir, en este
28

Plan
operativo institucional
ltimo caso, proyectos que fueran priorizados en ejercicio anteriores que no
hayan sido ejecutados en su totalidad.
Todos los requerimientos obtenidos a travs de las diferentes
fuentes antes descritas, debern conformar el Listado de
Requerimientos que servirn de base para el debate tcnico en
el Comit de Gestin e Inversiones.

Fase 3:Las Fuentes de Recursos y su Dimensin


Esta fase es el complemento fundamental para poder establecer
exactamente con cuantos recursos econmico-financieros contamos y de que
fuentes provienen, para el caso de la Provincia de Huarmey las fuentes de
financiamiento actualmente vigentes son las siguientes:

Fondo Minero de Antamina


Fondo de Sostenibilidad
Gobierno Central a travs de sus diferentes Ministerios.
Gobierno Regional de Ancash
Foniprel
Agua para Todos
Saldos de Balance

Tal como ya lo mencionramos esta fase es importante para poder tener claro
la cantidad de recursos con los que cuenta el municipio y contar de esta
manera con las dos variables requeridas para el desarrollo de la Fase N 6:
el Alineamiento

Fase 4: Oportunidad de los Recursos


Tal como su nombre lo indica, en esta fase se establecer de manera
puntual en que fechas del perodo anual se contar con los recursos
derivados de cada fuente de financiamiento, de tal manera de poder
establecer las siguientes pautas:
Determinar con la mayor aproximacin posible las fechas en
que se contarn con los montos correspondientes a cada
fuente de financiamiento, con la finalidad de asegurar y
garantizar
que
la programacin de la ejecucin de las
inversiones se efecte dentro de las fechas y plazos previstos.
29

Plan
operativo institucional
El contar con informacin fidedigna sobre la oportunidad en la
que se contarn con los montos de las diferentes fuentes de
financiamiento, evitar que se genere un dficit en el Plan
Operativo Institucional, con el consecuente impacto en el
aspecto social y econmico, as como de imagen institucional.
Evitar paralizaciones de obras en ejecucin.
Evitar problemas de ndole social y consecuentemente
acciones cruentas y hostiles de la poblacin hacia sus
autoridades.
Evitar afectar credibilidad de la gestin.
Garantizar oportunidad de entrega de obras.
Facilitar el control y monitoreo del Comit de Gestin e
Inversiones.

Fase 5: Criterios para la Priorizacin de Acciones y


Proyectos
Los criterios cualitativos y cuantitativos a tener en cuenta por parte de los
miembros del Comit de Gestin e Inversiones para la priorizacin de
inversiones sern los siguientes:

Alineamiento Estratgico
Es fundamental que el proceso de priorizacin y seleccin de
inversiones, respete la relacin de las mismas con los ejes
estratgicos y los objetivos estratgicos institucionales contenidos en
ellos.

Sostenibilidad
Grado en que los efectos transformadores derivados de la
intervencin se podran sostener en el tiempo una vez agotada la
ayuda externa o el financiamiento con recursos propios.

Impacto Econmico
Efectos de mediano plazo, directos e indirectos, que pueden ser
derivados de una intervencin (tiene un alcance, por tanto, superior al
de eficacia).

Transversalidad con la Problemtica Local


Prioridad otorgada en el objetivo a aquellos aspectos transversales
que deben estar presentes en toda intervencin, relacionados con la
lucha contra la pobreza, la equidad de gnero, la sostenibilidad
30

Plan
operativo institucional
ambiental y la defensa de los derechos humanos en todas sus
dimensiones.

Impacto Social
Adecuacin de los objetivos del proyecto al contexto para el que se
realiza, tomando en cuenta los problemas, necesidades y
posibilidades de la poblacin beneficiaria y los objetivos que debiera
perseguir la ayuda.

Fase 6:

Alineamiento de Recursos con Requerimientos.

Esta fase constituye el prembulo a la formulacin y elaboracin


definitiva del Plan Operativo Institucional y constituye aquella accin por la
cual se establece de manera definitiva cuales son los proyectos y/o
requerimientos que sern financiados por los recursos obtenidos a travs de
las diferentes fuentes de financiamiento.

A
pesar de que el concepto vertido es bastante sencillo y no depende de
modelos matemticos y formulas complejas, siempre se presentan
dificultades que originan desbalances y falta de proporcionalidad en la
asignacin de recursos a los diferentes proyectos que se requieren
ejecutar y han sido priorizados. A continuacin planteamos algunos
ejemplos que nos permitirn establecer algunos lineamientos que nos
ayudarn a entender cual debe ser la direccin con la cual se debe
orientar el proceso de alineamiento de recursos con los requerimientos.
Ejemplo N 1: Elegir
un
proyecto
al
cual
por
su
envergadura se le debe asignar el 80% de la totalidad de los
recursos.
Ejemplo N 2: Concentrar la eleccin de los proyectos en
uno o dos ejes estratgicos, en desmedro de los dos restantes.
Ejemplo N 3: Elegir proyectos para el inicio de estudios
(perfil bsico) teniendo en el banco de proyectos de la OPI
proyectos similares.
31

Plan
operativo institucional
Ejemplo N 4: Desarrollar
y
elegir
proyectos
de
caractersticas similares y darles tratamiento individual
con la consecuente generacin de sobrecostos tanto en lo
referente a los estudios preliminares como en la ejecucin.
A partir de estos ejemplos podemos entonces establecer los lineamientos
bsicos para el alineamiento de
los recursos disponibles, con los
proyectos priorizados, los cuales enumeramos a continuacin:
El valor individual de los proyectos de inversin elegidos y asignados a los
diferentes ejes estratgicos, no debe exceder como mximo al 5% del total
de los recursos disponibles a travs de las diferentes fuentes de
financiamiento.
El alineamiento de los proyectos elegidos, con los recursos
disponibles, debe reflejar una adecuada dispersin de los mismos en los
ejes estratgicos, para lo cual se recomienda la siguiente
distribucin:
1. Eje Estratgico de Desarrollo Social
2. Eje Estratgico de Desarrollo Econmico
3. Eje Estratgico de Desarrollo Ambiental
4. Eje
Estratgico
de
Desarrollo
15%

40%
30%
15%
Institucional

Utilizar con carcter de obligatoriedad el banco de proyectos de la OPI


para la seleccin de proyectos, tanto a nivel de presupuesto participativo,
como para la seleccin de carcter institucional.
Alinear y ejecutar con carcter de obligatoriedad los proyectos
priorizados del presupuesto participativo, con la finalidad no solo de respetar
la decisin ciudadana plasmada en un instrumento democrtico, sino
tambin para fortalecer la imagen institucional en materia de credibilidad
social.
Establecer una poltica de empaquetamiento de proyectos similares, para
lograr
un
alineamiento
con
ahorro
de
recursos
y
consecuentemente con la posibilidad de reclutar a la zona
contratistas
de
mayores
potencialidades
de
equipamiento
y
econmicas.
Evitar el alineamiento de proyectos con alto contenido poltico y alejado
de las necesidades establecidas en cada eje estratgico.

32

Plan
operativo institucional
Fase 7: Formulacin del Plan Operativo Institucional
Esta fase constituye la etapa final del proceso, en la cual se construye el
instrumento definitivo en donde estarn representados todos los
proyectos que han sido alineados a los recursos existentes.
A pesar de todo lo actuado en las fases anteriores, es fundamental que la
informacin de los proyectos
seleccionados, sea plasmada en un
instrumento que refleje no solo los proyectos en si, sino tambin la
programacin de las diferentes etapas de ejecucin de los mismos.
La
se
de
de

referencia para esta programacin la constituirn las fechas en las que


tendr que efectuar pagos como producto de la ejecucin de cada una
las etapas pagos en cada una de las etapas de ejecucin, dependiendo
la modalidad de contratacin y duracin de la obra.

A continuacin se enumeran los aspectos


formulacin del Plan Operativo Institucional:

ms

importantes

de

la

a) Se enumera la totalidad de los proyectos seleccionados


b) Los proyectos de la lista son
clasificados de acuerdo a
sus caractersticas en cada uno de los ejes estratgicos y dentro de ellos
en cada uno de los objetivos establecidos en la formulacin del PDC.
c) Cada eje estratgico y los objetivos contenidos en los mismos,
tienen asignados un cdigo de acuerdo al detalle siguiente:

33

Plan
operativo institucional

d) Los cdigos para la formulacin del Plan Operativo Institucional


tienen cinco (5) niveles, los cuales para mayor comprensin se
detallan a continuacin:
Eje Estratgico Desarrollo Social

Objetivo estratgico N 1 de Desarrollo Social

1.1

Proyecto de Objetivo estratgico N 1

1.1.1

Etapas de proyecto de objetivo estratgico

1.1.1.1

Acciones de etapa de proyecto de objetivo estratgico 1.1.1.1.1


e) Teniendo en cuenta la codificacin establecida en el Cuadro, as como
los cinco (5) niveles especificados en el inciso d., todos los proyectos
seleccionados en cada eje y objetivo estratgico tendrn que tener
asignados un cdigo. Ejemplo: si el objetivo estratgico 1.1 del eje
estratgico 1 tiene asignados tres (3) proyectos, estos tendrn los
siguientes cdigos: 1.1.1, 1.1.2, y 1.1.3.
f) Lo expuesto en el inciso e. se efectuar para cada uno de los
proyectos seleccionados y asignados a cada eje y objetivo
estratgico, de tal manera que ningn proyecto podr ser parte del Plan
Operativo Institucional sin tener asignado un cdigo, toda vez que a
partir de este se establece el cdigo de nivel 4, el cual permite
asignar los recursos a cada una de las etapas y el cdigo de nivel 5
que permite alimentar el sistema de seguimiento y evaluacin.
34

Plan
operativo institucional
g) Tal como se establece en el inciso f, se define cada una de las
etapas y acciones de la ejecucin de los proyectos y se asigna un
plazo de tiempo de ejecucin.
h) Establecidos los cdigos y los plazos se genera en el formato la
programacin de pagos y los montos asignados a cada etapa de los
proyectos a ejecutar, tal como se muestra en el formato ejemplo del
anexo antes sealado.

Metodologa para el Seguimiento y Evaluacin del


Plan Operativo Institucional
El Plan Operativo Institucional constituye, tal como se ha sealado a travs de
todo el documento, un instrumento esencial en la buena marcha de la gestin
institucional, por lo tanto resulta fundamental, establecer mecanismos que
permitan asegurar su correcto funcionamiento y ejecucin.
Para ello es importante establecer los hitos que de una u otra manera
constituyen puntos de referencia para el seguimiento y evaluacin del Plan
Operativo Institucional, para ello
estableceremos
dos dimensiones:
una integral y una que permita el seguimiento y evaluacin individual, de tal
forma de que ambas estn articuladas y que una sirva para tomar
decisiones en funcin de la otra.

Lo anteriormente expuesto, significa que las brechas que se encuentren en la


evaluacin integral del POI, debern analizarse a travs de la evaluacin
individual de cada proyecto asignado en cada eje estratgico y sobre la base
de dicho anlisis tomar las decisiones que permitan efectuar los ajustes
requeridos.
Para el desarrollo e implantacin de esta metodologa se utilizarn dos
formatos, los cuales se pueden observar en los Cuadro, los que pretenden
de una manera muy simple y sencilla proveer de informacin consolidada
integral y de detalle sobre la marcha y ejecucin del Plan Operativo
Institucional. A continuacin se muestra el detalle de los formatos:

35

Plan
operativo institucional

Estructura
de
Institucional

Gestin

del

Plan

Operativo

Trata de una manera muy directa de la estructura de gestin del Plan


Operativo Institucional, sin embargo esto no debe confundirse con lo que
representa una organizacin funcional. En el s i g u i e n t e Diagrama se
36

Plan
operativo institucional
detallan las fases e interfaces de esta estructura de gestin Como
complemento de la estructura de gestin presentada.

FASES
E
INTERFASES
INSTITUCIONAL

DEL

PLAN

OPERATIVO

BIBLIOGRAFA
http://www.municipioaldia.com
http://www.minsa.gob.pe/publicaciones/pdf/poi1_ta_an.pdf
http://www.peru.gob.pe/.../plan_13735_plan%20operativo%20institucional.pdf
http://ogpp.pcm.gob.pe/equipo/planeamiento.html
http://www.ongei.gob.pe/bancos/banco_normas/archivos/p01-pcm-poi_2011.pdf

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