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MARCO NORMATIVO
La Constitucin Poltica y la Ley 42 de 1993 determinaron que las Contraloras ejercieran la funcin
pblica de vigilar la Gestin Fiscal de la administracin y de los particulares o entidades que
manejan fondos o bienes del estado en todos sus rdenes y niveles.
De acuerdo a lo dispuesto por la Ley 190 de 1995 artculo 48, las entidades del Estado deben
elaborar un manual de indicadores de eficiencia para la gestin de los servidores pblicos, de las
dependencias y de la entidad en su conjunto, que debern responder a indicadores generalmente
aceptados.
La ley 42 de 1993 establece, que las entidades deben cumplir los principios de economa, eficacia,
equidad, y la valoracin de los costos ambientales (ecologa). Sobre estos principios realiza la
Contralora Distrital el control de gestin.
En el artculo 12 de la misma ley, se dice que el control de gestin es el examen de la eficiencia y
eficacia de las entidades en la administracin de los recursos pblicos, determinada mediante la
evaluacin de sus procesos administrativos, la utilizacin de indicadores de rentabilidad pblica y
desempeo. El uso de indicadores en el control fiscal debe ser generalizado, pero esto no debe
implicar el uso de los mismos indicadores para todos los sectores, ya que el objeto social y las
actividades misionales son distintos para cada entidad.
MARCO CONCEPTUAL
1. AUDITORIA DE GESTION Y RESULTADOS
Es el examen de los planes, programas y actividades ejecutadas por las entidades pblicas para
establecer el grado de economa y eficiencia en la adquisicin y utilizacin de los recursos; el nivel
de eficacia en el cumplimiento de objetivos y metas propuestas, la efectividad con que impacta en
los receptores de su accin y la verificacin de la equidad en la distribucin de los costos y
beneficios entre los distintos sectores, as como la evaluacin del efecto que las actividades de la
entidad tienen sobre el medio ambiente y los recursos naturales.
La auditora de gestin y de resultados incluye un examen, no slo del pasado sino del presente y
de la proyeccin en el futuro. Esto implica que si bien es cierto, se debe evaluar el logro de los
objetivos en un perodo determinado, tambin debe evaluase la gestin actual y su impacto hacia
el futuro de forma tal que la entidad pueda tomar correctivos oportunamente, generando valor
agregado en el proceso auditor.
1.1. Objetivos
1.1.1. Objetivo General
Evaluar los resultados de la gestin fiscal, obtenidos en el cumplimiento de las polticas, planes y
programas encomendados a las entidades, examinando si los recursos disponibles, involucrados
en las diferentes actividades y procesos fueron asignados, distribuidos y utilizados de manera
eficiente, econmica, eficaz y efectiva. As mismo, busca establecer la equidad en la prestacin del
servicio.
Evala el impacto que genera el bien o servicio que produce o presta la entidad, en la
comunidad que lo recibe.
2. LA GESTIN
Por gestin fiscal se entiende el conjunto de actividades econmicas, jurdicas y tecnolgicas, que
realizan los servidores pblicos y las personas de derecho privado que manejen o administren
recursos o fondos pblicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisicin, planeacin,
conservacin, administracin, custodia, explotacin, enajenacin, consumo, adjudicacin, gasto,
inversin y disposicin de los bienes pblicos, as como a la recaudacin, manejo e inversin de
sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del estado, con sujecin a los principios de
legalidad, eficiencia, economa, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia,
publicidad y valoracin de los costos ambientales.
La caracterstica relevante entre la economa, eficiencia, eficacia y efectividad de la gestin es la
relacin existente entre los recursos (input) y los bienes, servicios y otros resultados (output) de
una entidad.
Las definiciones de las "Es" brindan una impresin de claridad debido a la separacin abstracta de
valores.
Sin embargo, en la realidad puede resultar muy difcil abarcar un valor haciendo abstraccin de los
otros.
Se suele opinar que la eficacia de los programas pblicos constituye el centro de la optimizacin de
recursos porque, aunque puede haber mrito en "lograr los objetivos haciendo un mal trabajo", no
hay mrito alguno en "hacer un buen trabajo y no lograr los objetivos".
Sin lugar a dudas que para fines de medicin, es til distinguir cada una de las E. All no reside el
problema; el problema se encuentra cuando al intentar llegar a una opinin global del rendimiento
de un programa, o dar cuenta de ello, no es posible, ni siquiera til, proseguir como si los
conceptos fueran independientes el uno del otro.
Qu es una buena gestin?
Es preciso sealar que las entidades pblicas no buscan principalmente obtener una rentabilidad
econmica, sino que su objetivo se debe concentrar en incrementar el bienestar colectivo mediante
la prestacin de un servicio pblico, la construccin de infraestructura fsica para uso de la
comunidad o el suministro de productos. Por tanto, una buena gestin es la que garantiza que los
recursos asignados son utilizados correctamente en el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Responsabilidad por la gestin
En la mayora de las entidades existen cuatro niveles donde se practica una revisin de la
economa, la eficiencia, la eficacia, la equidad y la efectividad de la gestin pblica:
El primero y el ms importante, es la revisin que efecta el propio administrador con la finalidad
de maximizar el valor de su gestin, considerando los recursos que le fueron asignados;
El segundo es la revisin que hace cada funcionario responsable de la ejecucin de las tareas
asignadas, encaminadas al cumplimiento de los objetivos institucionales.
El tercer nivel es la evaluacin y asesoramiento que hace la Oficina de Control Interno, un grupo
especfico o consultor externo, con el objeto de verificar el cumplimiento de los procedimientos
administrativos y de la normatividad aplicable.
El cuarto nivel es el que realiza la Contralora de Bogot D.C. como parte de su labor fiscalizadora.
Practicas Antieconmicas, Ineficientes, Inapropiadas o Insatisfactorias Procedimientos
inefectivos o de costo injustificable
Duplicacin de esfuerzos por funcionarios o reas de la organizacin.
Ejecucin de tareas de poca o ninguna importancia.
Uso ineficiente y antieconmico de equipos y otros bienes.
Exceso de personal en relacin con las tareas por cumplir.
Sistemas de adquisiciones defectuosos o ineficientes.
Adquisiciones y acumulaciones de cantidades excesivas o innecesarias de materiales y
suministros.
Desperdicio de recursos.
Las normas generales principales que deben seguirse al revisar la utilizacin de los recursos, se
dirigen a que stos sean:
Utilizados solamente para, propsitos autorizados y necesarios.
Salvaguardados apropiada y eficazmente.
Utilizados de manera eficiente y econmica.
2.1. LOS PRINCIPIOS DE LA GESTION FISCAL Y LOS INDICADORES
La vigilancia de la gestin fiscal, se fundamenta en la eficiencia, economa, eficacia, efectividad, la
equidad y la valoracin de los costos ambientales, de tal manera que permita determinar en la
administracin, en un periodo determinado que la asignacin de los recursos sea la ms
conveniente para maximizar sus resultados (eficiencia), que en igualdad de condiciones de
calidad, los bienes y servicios se obtengan al menor costo (economa), que sus resultados se
logren de manera oportuna y guarden relacin con sus objetivos y metas (eficacia).
As mismo, que permita identificar los receptores de la accin econmica y analizar la distribucin
de costos y beneficios entre sectores econmicos y sociales y entre entidades territoriales
(equidad) y cuantificar el impacto por el uso y deterioro de los recursos naturales y el medio
ambiente y evaluar la gestin de proteccin, conservacin, uso y explotacin de los mismos
(valoracin de costos ambientales).
Economa
Es la relacin existente entre los recursos y los insumos utilizados frente a los resultados
obtenidos al menor costo en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad.
La Gestin Pblica se inicia desde el momento que le son asignados unos recursos a un
administrador pblico, para ser transformados en un bien o servicio. Este hecho le demanda
una serie de acciones directas como la de planear el manejo de los mismos en la adquisicin,
mantenimiento, adecuacin, capacitacin y conservacin; es aqu donde el auditor enfoca el
anlisis de este principio.
Objetivos de la Auditora al evaluar la Economa:
Eficiencia
Es la adecuada adquisicin y asignacin, conforme a las necesidades, de los recursos
financieros, humanos, fsicos, tcnicos y naturales, efectuada por las entidades pblicas en los
diferentes procesos para maximizar sus resultados.
Tiene dos medidas esenciales: tcnica y econmica. La tcnica es el resultado de su medicin
en trminos fsicos (productividad) y la econmica en trminos monetarios (costos).
Una operacin es eficiente cuando produce la mxima cantidad de bienes y servicios con una
cantidad determinada de recursos o utiliza una cantidad mnima de recursos para proveer una
cantidad y calidad determinada de bienes y servicios.
Objetivos de evaluar la eficiencia:
Eficacia
La eficacia puede ser definida como el xito de un programa o de una actividad para la
obtencin de los objetivos y metas predeterminados en trminos de cantidad, calidad y
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Equidad
Estudia el desarrollo de la administracin, identificando los receptores de su accin econmica
y la distribucin de costos y beneficios entre los diferentes agentes econmicos de bienes y
servicios entre individuos de una misma categora esencial.
Objetivos de la auditora al evaluar la equidad
Efectividad
Este principio se conceptualiz como el cierre del ciclo productivo (produccin de un bien o la
prestacin del servicio) de una entidad. Es decir, controla y mide si el producto cumple con el
propsito final para el cual fue diseado.
Es importante tener en cuenta que la efectividad complementa el principio de eficacia, en el
sentido de que sta mide el grado de cumplimiento de los objetivos: Sin embargo, no es
suficiente medir el cumplimiento de lo planeado en trminos de cantidad, calidad y oportunidad,
sino que es necesario determinar cul fue el resultado con respecto al impacto esperado en el
entorno.
Objetivos de la auditora al evaluar la efectividad
Hoy en da existe un gran Inventario de Indicadores a la mano del auditor que le facilitan su
actividad, de todas formas si se presenta el caso en que no se encuentran en las bases de datos
los indicadores deseados que permitan valorar los alcances y logros de la accin institucional, es
necesario que el auditor construya su propio indicador o indicadores, aportando de paso a la
consolidacin de bancos de indicadores y a una mayor rigurosidad en los procesos de valoracin y
evaluacin de planes, programas y organizaciones.
Actualmente, es cada vez ms marcada la necesidad por parte de la gerencia de responder por el
xito de la organizacin en condiciones cambiantes, para lo que se requiere usar la informacin de
manera rpida y adecuada. El propsito de definir indicadores es apoyar a la administracin para
as identificar anticipadamente los problemas que se perfilan en la ejecucin de los procesos para
corregirlos en forma oportuna.
Definicin de Indicador
Un indicador es la relacin entre variables cuantitativas o cualitativas que permite la comparacin
entre la situacin presente de la organizacin y la norma o patrn establecido como requerimiento
de la productividad y competitividad organizacional en funcin de la misin, la visin y las metas
establecidas.
Los indicadores son particulares para cada entidad, pues lo que dependen de su naturaleza. En
Colombia se est en los niveles de diseo y medicin de indicadores ms rudimentarios como son
los de eficiencia y eficacia por la concepcin de nuestro Estado Social de Derecho y su misin.
Como se estn trabajando, no poseen significacin ni relevancia y mucho menos alejado de la
gnesis del servicio que est enclavada en la poltica pblica. Si el origen es excelente, su
desencadenamiento debe ser el mejor y as se debe evaluar.
Caractersticas de los Indicadores
Son selectivos.
Permite actuar en forma proactiva sin esperar anlisis posteriores que dilaten decisiones.
Objetivo: se refiere al uso que se le espera dar a la informacin obtenida. p. ej.: conocer el
grado de eficiencia con respecto a la competencia.
Puntos de lectura: se refieren a actividades del proceso en las cuales debe realizarse la
medicin. Est claramente definida para evitar distorsiones en sus medidas, debiendo
quedar claros los procedimientos y los mtodos.
Frecuencia: se refiere a la periodicidad con que deben realizarse las mediciones, de tal
manera que permita una toma de decisiones oportuna.
Para que los valores obtenidos tengan carcter de efectividad deben ser comparados con los
valores referenciales ya anotados: los internos se comparan con fijacin de metas, series
histricas, etc.; y los externos se comparan con entidades de similares caractersticas del sector,
rea o actividad y con estndares internacionales, si es posible.
Propsitos de los Indicadores
Mantener el rumbo
Prever el cambio
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Permiten monitorear los resultados que se van obteniendo, muestran el avance que se logra, lo
que ello da pie a que el progreso sea continuo.
Dicen a las personas lo que estn haciendo y cmo lo hacen, indicando el aporte de las
diferentes reas y miembros de la organizacin.
Crea una cultura de medicin y mejoramiento: una vez se establezcan y se apliquen los
indicadores han de irse mejorando.
Son selectivos.
Son confiables.
Matemticamente
Estadsticamente
Grficamente
Seleccin y anlisis de las variables relevantes o estratgicas que involucran aspectos como:
situacin econmica, financiera, presupuestal, distribucin del servicio, inversiones y otras que
se consideren inherentes a cada entidad.
Para que los valores obtenidos tengan carcter de efectividad deben ser comparados con los
valores referenciales ya anotados: los internos se comparan con fijacin de metas, series
histricas, etc.; y los externos se comparan con entidades de similares caractersticas del
sector, rea o actividad y con estndares internacionales, s es posible.
Construccin de Indicadores
Siempre que se construya un indicador se debe responder las siguientes preguntas:
Qu medir?
Donde medir?
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Contra qu medir?
Precisar cules son los niveles de referencia:
Histrico: se obtiene con base en los resultados obtenidos en el pasado.
Competencia: se obtiene con base en el comportamiento presentado por la competencia.
Meta: se obtiene con base en mtodos y medicin del trabajo, en las especificaciones de
diseo o en las solicitudes del cliente. Deben realizarse comparaciones entre los resultados
reales y los previstos
Cundo medir?
Una vez se establezcan los indicadores a utilizar y los procesos, planes, objetivos a medir,
stos deben evaluarse peridicamente, segn la administracin.
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El primer paso es identificar la unidad de anlisis, y luego, se trabaja en la explicacin de sta, para
as, poder desglosar esta unidad en variables. Por ltimo se obtiene los indicadores que medirn
esta unidad y servirn como patrn de lo que se quiere valorar y/o evaluar.
Para una mayor compresin de esta estructura a continuacin se definen los aspectos
anteriormente mencionados:
Unidad de Anlisis
Variables
Son las caractersticas, cualidades, elementos o componentes de una unidad de anlisis, las
cuales pueden modificarse o variar en el tiempo. En la seleccin de variables relevantes para cada
unidad de anlisis se recomienda metodolgicamente iniciar con la desagregacin de los objetivos;
al desmoronar la unidad de estudio, salen a relucir los temas relevantes que tienen importancia
para la comprensin y transformacin de hechos y realidades, segn el punto de vista de la
institucin y de la auditora.
En sntesis, para establecer un indicador, se desglosa desmenuza el objetivo en variables, esto
es, los componentes, elementos, atributos y/o temas relevantes que en su conjunto constituyen el
objetivo para el cual queremos construir los indicadores.
En el proceso de distinguir y seleccionar las variables relevantes, se sugiere ser muy cuidadoso.
Mientras ms concretas y menor el nmero de variables seleccionadas, mayor la posibilidad de
profundizar en su anlisis y mayor el aporte a los procesos propios de seguimiento y evaluacin.
Una vez se formulen las variables correspondientes es necesario definirlas, esto implica definir
cada variable con la mayor rigurosidad posible, asignndole un sentido unvoco y claro para evitar
que se originen ambigedades, discusiones y disputas terminolgicas al interior de las
organizaciones.
Por ltimo, es importante generar una percepcin conceptual en cuanto a la condicin o esencia
de las variables a las cuales nos hemos venido refiriendo, y no es otra que recalcar la condicin
cambiante de stas, es decir, las variables mutan, se modifican, varan.
Ahora bien, esta variacin de la variable podra entenderse o aplicarse al menos en dos
direcciones:
Primero, la variable o caracterstica vara de caso a caso; es decir entre diferentes unidades u
objetos considerados Variables Estticas. Por ejemplo, el grado de autogestin de las
comunidades rurales en dos zonas de amortiguamiento o reservas naturales es diferente entre
ellas.
Segundo, la variable o caracterstica vara en un mismo objeto o unidad de anlisis. Son al menos
dos dimensiones de la misma variable y son conocidas como Variables Dinmicas. Por ejemplo, el
grado o nivel de capacitacin de los habitantes en una misma reserva natural despus de un
tiempo determinado.
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Metodolgicamente, cada uno de los objetivos debe ser descompuesto en variables relevantes y, a
cada variable se le debe formular al menos un indicador dando origen as a la triloga bsica, antes
mencionada, para la construccin de cualquier indicador: Objetivo, Variables e Indicadores.
Para formular el indicador slo basta convertir y expresar el objetivo y sus variables en patrn o
categora de valoracin y evaluacin, hacindose las preguntas:
Al finalizar el perodo: Qu resultado concreto queremos entregar? y Cmo sabremos que ya
hemos logrado el objetivo?
La elaboracin de los indicadores corre a cargo de cada una de las dependencias, quienes tienen
que disear, aplicar y evaluar sus propios indicadores.
Para ello, se deben tener en cuenta los planes y programas de la entidad, los planes especficos de
cada dependencia, sus funciones especficas y las variables que maneja expresadas en trminos
de cantidad, calidad, tiempo, recurso y resultado esperado.
La elaboracin de los indicadores se debe realizar bajo criterios comunes y coordinadamente, pues
lo que se va a implementar es un SISTEMA de indicadores de gestin INSTITUCIONAL que a su
vez debe desarrollarse al tiempo con los procesos y actividades.
Los indicadores deben ser disientes y claros en forma instantnea para los ejecutivos y les debe
permitir actuar en forma proactiva, sin esperar anlisis posteriores que dilaten sus decisiones y
acciones.
El sistema de indicadores de gestin deber reportar a cada administrador oportuna y
peridicamente, en forma sintetizada, la informacin que es relevante a su rea de
responsabilidad.
Anlisis e Interpretacin
Los indicadores por s solos no evalan, sino que suministran informacin para profundizar en
reas especficas que permitan el mejoramiento continuo de la entidad.
El anlisis e interpretacin de los mismos debe ser claro, razonable y objetivo. Es necesario
identificar los factores internos y externos que influyeron en los resultados alcanzados, sin
desconocer que las entidades del Estado son ejecutoras de polticas econmicas y sociales.
Dentro de los factores externos se encuentran:
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Se debe trabajar con la mayor flexibilidad para poder adecuarse a las necesidades de la
evaluacin.
Lo que se evala, debe mostrar caractersticas que resalten y sean significativas por su
efecto e incidencia.
Criterios de Evaluacin
Al referirse a una evaluacin de tipo institucional, sta debe adquirir un carcter explicativo con el
propsito de responder el por qu de las acciones y, ms concretamente, a preguntas del siguiente
tipo:
El programa, proyecto o actividad que se evala debe continuar?
Se requiere introducir mejoras al funcionamiento de la organizacin?
Es necesario suprimir o adicionar algo?
La informacin que se considere til para juzgar alguna de las anteriores preguntas, requiere un
manejo tipo sistmico considerando todo el contexto sobre el cual recae la evaluacin, de tal forma
que permita medir, conceptuar, decidir y actuar.
Al evaluar, es necesario tener en cuenta las circunstancias en las cuales se encuentra la empresa,
para ello existen fuentes que ayudan a la fijacin de criterios de calificacin. Adicionalmente, para
que la calificacin de los indicadores sea objetiva, es necesario considerar los siguientes aspectos:
La finalidad del indicador es brindar una descripcin real de un proceso o actividades, con el objeto
de medir los efectos de un programa en comparacin con las metas que se propuso alcanzar, a fin
de contribuir a la toma de decisiones subsiguientes acerca del programa para mejorar la
planeacin futura.
Clasificacin de Indicadores
Los indicadores que describen un proceso, actividad, plan o proyecto generalmente se caracterizan
por ser de dos tipos:
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Los indicadores se emplean en toda la entidad, teniendo en cuenta la empresa auditada como
un sistema (entrada de recursos, transformacin y salida), que se relaciona permanentemente
con su entorno y cuyos bienes o servicios llegan a una comunidad de usuarios. Tambin es
posible medir una actividad o proceso intermedio, dependiendo de las caractersticas
especficas de la Auditora de Gestin que se realice y del alcance establecido para evaluar los
cinco principios: eficiencia, eficacia, economa, equidad y ecologa.
Indicadores de Gestin
Para lograr una eficiencia en el cumplimiento de la misin institucional y una efectividad en la
parte operativa deben realizarse mediciones especficas que muestren el estado real de la
entidad. Estas mediciones son precisamente los Indicadores de Gestin.
El anlisis de los indicadores financieros y de gestin permite realizar un estudio econmico,
financiero y presupuestal as como opinar sobre la eficiencia, economa y eficacia, en el
manejo de los recursos de la Organizacin.
Las medidas de rendimiento son la cuantificacin del grado en que las actividades de un
proceso o resultados del mismo, alcanzan un objetivo especfico.
Los Indicadores de Gestin permiten medir la eficiencia, la eficacia, las metas, objetivos y en
general el cumplimiento de la misin institucional. Cuantifican el grado en que las actividades
de un proceso logran un objetivo. Con lo anterior el auditor podr conocer con certeza, qu
est haciendo la empresa auditada y cmo lo est haciendo. Generando una herramienta
aplicable para controlar y mejorar los procesos de la compaa.
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MARCO METODOLOGICO
A partir de esta seccin el Auditor encontrar las metodologas bsicas para abordar la auditora de
la gestin de los sujetos de control, partiendo de las pruebas que debe realizar a las distintas
actividades misionales de la organizacin, as como los principales procedimientos que deber
incluir en sus programas de auditoria.
1.
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Si especifica los objetivos y efectos de los programas en forma tan precisa como sea posible.
Si identifica los objetivos y efectos del programa que puedan ser medidos.
Si las polticas, objetivos y metas han sido establecidas con base en informacin (contable o de
otra ndole) suficiente, relevante y confiable.
Si se han establecido sistemas y procesos para el logro de los objetivos, y se han considerado
alternativas.
Si las prcticas de la Administracin son consistentes con dichos objetivos y metas y han sido
adoptadas por rganos debidamente autorizados.
Si las instrucciones al personal son consistentes con las prcticas establecidas por la
Administracin y han sido debidamente comprendidas.
Si existen conflictos (o conflictos potenciales) entre los objetivos y metas o entre las prcticas
adoptadas para su logro.
Si los costos de produccin y servicios han sido considerados y son peridicamente revisados
ante variaciones en el entorno en que la entidad opera.
El rea ms difcil de una auditora de gestin se refiere al de la eficacia, dado que en el sector
pblico, no siempre existen objetivos claramente definidos.
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No es funcin de la Contralora de Bogot D.C. cuestionar los mritos de los objetivos de las
polticas gubernamentales. Sin embargo, su funcin es considerar los efectos de dichas
polticas y examinar los procedimientos utilizados para definir las mismas.
20
Niveles de Revisin
Aplicacin de Indicadores de Desempeo
Metodologa
21
programa de auditora especial para revisar la utilizacin de recursos puede ser la mejor forma de
efectuar este tipo de labor.
Las pruebas de cumplimiento incluyen cualquiera de las tcnicas comentadas en este manual y
constituyen la base para evaluar si las prcticas promueven la economa, eficiencia, eficacia,
equidad y efectividad en el manejo de los recursos de la entidad. Para lo cual se debe modelar la
organizacin con el propsito de identificar sus actividades misionales e indagar acerca del control
relativo a la gestin y los resultados de la entidad, a manera de ejemplo se presenta un ejercicio
realizado con la SHD.
Niveles de Revisin
La auditora de gestin comprende uno o ambos de los siguientes niveles:
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Revisin en profundidad
Consiste en un examen detallado de los procedimientos establecidos para asegurar la
economa, eficiencia, eficacia, equidad y efectividad en el uso de los recursos y obtencin de
resultados por parte de un departamento, rea o seccin, y una evaluacin a los
procedimientos para establecer si son adecuados y se estn aplicando.
Los objetivos de una revisin "en profundidad" son los siguientes:
Evaluar si las prcticas establecidas por la Administracin para realizar su gestin son
apropiadas y efectivas.
Identificar ahorros y mejoras en la economa, eficiencia y eficacia de las operaciones.
Verificar que la produccin de un bien o prestacin del servicio satisfaga efectiva y
equitativamente las necesidades de quienes los reciben.
Una revisin "en profundidad" cubrir por ejemplo, los siguientes aspectos:
reas misionales y de apoyo.
Servicios prestados por la entidad.
Funciones claves de administracin.
Procesos crticos de la entidad.
Control de proyectos desde su concepcin hasta su puesta en operacin.
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Esta revisin no se circunscribe a entrevistas con la alta Administracin, sino con el personal a
diferentes niveles de la organizacin.
Una revisin de "alto nivel" consiste en obtener un entendimiento general de las prcticas
implantadas por la Administracin para asegurar la economa, eficiencia y eficacia en el uso de
los recursos de la entidad. Incluye entrevistar a la alta direccin respecto a las prcticas
empleadas para asignar y controlar los recursos. Incluye asimismo, una revisin de los
procedimientos aplicados para establecer dichas prcticas y la revisin de indicadores clave de
desempeo.
Una revisin "en profundidad" consiste en un examen detallado de los procedimientos
establecidos para asegurar la economa, eficiencia y eficacia en el uso de los recursos por
parte de un departamento, seccin o funcin, y una evaluacin respecto a si dichos
procedimientos son adecuados, eficaces y estn siendo aplicados.
4. ELEMENTOS BASICOS DE LA AUDITORIA DE GESTION
La metodologa bsica consiste en la aplicacin de uno o varios de los siguientes procedimientos:
Lectura de documentacin; Entrevistas con los directivos y los funcionarios que ejecutan los
ciclos operacionales.
Identificar y documentar los procedimientos, funciones y actividades; Efectuar pruebas de
cumplimiento para confirmar los procedimientos y funciones relevadas; Revisar la gestin por
medio de indicadores de desempeo relevantes.
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25
DETALLE
FECHA
INICIO
Que
exista
concordancia entre los objetivos y
polticas de la entidad frente a los
del sector y subsector.
Relacin entre los recursos,
actividades y productos ofrecidos,
frente a los resultados obtenidos.
Qu tan adecuado ha sido el
uso de los recursos humanos,
fsicos y financieros frente al
volumen de servicios o productos
ofrecidos.
Si los planes fueron diseados
dentro
de
un
cronograma
previamente establecido y si su
cumplimiento fue oportuno.
Qu clase de acciones y
estrategias se consideraron para
solucionar
las
dificultades
coyunturales presentadas en la
ejecucin.
Que controles existen para
detectar desviaciones y tomar
correctivos oportunamente.
8. Verifique que los objetivos
misionales de la entidad guarden
relacin con los lineamientos
trazados en el Plan de Desarrollo
del Distrito Capital.
9. Confronte los resultados
obtenidos en el Plan de Accin
frente a lo preestablecido en el
plan indicativo. Indague sobre las
desviaciones,
si
las
hay,
26
FECHA
TERMINACION
REF.
P/T
OBSERVACIONES
DETALLE
FECHA
INICIO
27
FECHA
TERMINACION
REF.
P/T
OBSERVACIONES
DETALLE
FECHA
INICIO
Responsabilidad
delegada,
Actividades delegadas, Resultados
de la delegacin, Problemas que
se ocasionaron, Dualidad de
funciones y oportunidad para la
toma de decisiones en situaciones
coyunturales.
17. Verifique si la entidad tiene
establecido un sistema de control
que abarque todas las reas de la
organizacin, comprobando si este
control dispone de adecuados
procedimientos e instrumentos de
evaluacin,
medicin
y
seguimiento
que
garanticen
detectar y prever errores y
desviaciones,
as
como
la
oportunidad en la aplicacin de
medidas correctivas.
18. Compruebe si la entidad
dispone de un sistema de Control
de Gestin que permita medir el
cumplimiento de las metas, segn
lo establecido en la Constitucin
Poltica Art. 343, Pargrafo 3 y la
ley 87/93 Art. 8.
19. Verifique si la entidad dispone
de estndares preestablecidos e
indicadores de gestin que
permitan evaluar los procesos
necesarios para el logro de
objetivos y compare si estn
acordes
con
el
desarrollo
organizacional de la entidad.
20. Identifique si existe una cultura
institucional para el control,
mediante el anlisis de los
instrumentos adoptados para el
mismo, de acuerdo con las
sugerencias
formuladas
por
dependencias u organismos de
control.
21. Si detecta inconsistencias
establezca la relacin de CAUSA y
EFECTO, esto es establecer el
Porqu se presentan y las
incidencias o riesgos de su
correccin.
22. Realice programas especficos
para
evaluar
la
correcta
asignacin,
distribucin
y
28
FECHA
TERMINACION
REF.
P/T
OBSERVACIONES
DETALLE
FECHA
INICIO
utilizacin
de
los
recursos
(Presupuesto y Contratacin). En
concordancia con los expuestos
en el captulo de Auditoras
especiales.
Adems de los procedimientos
descritos anteriormente, queda a
criterio de los auditores el diseo,
elaboracin y aplicacin de otros
que surjan en el momento de la
evaluacin, los cuales deben ser
analizados en Mesas de Trabajo.
23. Examine los resultados y
hallazgos de auditoria en mesa de
trabajo.
29
FECHA
TERMINACION
REF.
P/T
OBSERVACIONES
FECHA
INICIO
FECHA
REF:
OBSERVACIONES
TERMINACION P/T
DETALLE
FECHA
INICIO
31
FECHA
REF:
OBSERVACIONES
TERMINACION P/T
32
DETALLE
para
en
la
toma de
situaciones
33
FECHA
REF:
OBSERVACIONES
TERMINACION P/T
FECHA INICIO
FECHA
REF:
OBSERVACIONES
TERMINACION P/T
34
DETALLE
FECHA INICIO
FECHA
REF:
OBSERVACIONES
TERMINACION P/T
una de ellas.
Identifique si existe una cultura
institucional para el control mediante
el anlisis de los instrumentos
adoptados para el mismo, de
acuerdo con las sugerencias
formuladas por dependencias u
organismos de control.
Verifique los controles establecidos
para los procesos y actividades de
la organizacin, analizando si los
responsables cumplen con su
ejecucin.
Constate si los mecanismos de
control son apropiados y se revisan
o renuevan permanentemente, de
acuerdo a las exigencias de
desarrollo institucional.
6.5. Programa para Evaluar el Proceso de Nmina y Prestaciones Sociales
Objetivo
Comprobar que la planta de personal aprobada, sea la misma que se encuentra vigente y que no
exista nmina paralela.
Verificar la existencia de planes, polticas y programas para manejo del personal.
Determinar que el personal vinculado a la entidad tenga el perfil requerido para el cargo, los
requisitos y la experiencia mnima, establecidos en el manual de funciones.
Verificar que la liquidacin y pago de nmina, novedades, prestaciones, pagos anticipados,
descuentos y pasivos acumulados estn debidamente calculados, clasificados y registrados de
conformidad con los principios y normas de contabilidad pblica, normas laborales, tributarias y
dems normas legales.
Comprobar que los valores causados por los conceptos de nmina estn incluidos en las partidas
presupuestales apropiadas para la vigencia.
Verificar que en la captura y procesamiento de la informacin para la nmina exista los suficientes
controles que garanticen la transparencia en los pagos efectuados.
Procedimientos Generales
DETALLE
FECHA
INICIO
Solicite
los
indicadores
de
desempeo que aplique la entidad y
valdelos.
Solicite la nmina de personal y
35
FECHA
REF: OBSERVACIONES
TERMINACION P/T
DETALLE
FECHA
INICIO
36
FECHA
REF: OBSERVACIONES
TERMINACION P/T
DETALLE
FECHA
INICIO
FECHA
REF: OBSERVACIONES
TERMINACION P/T
fuente,
provisiones
y
dems
autorizadas por el funcionario o por
mandato
judicial.
Compruebe
adems que se han efectuado las
causaciones correspondientes.
Solicite el estudio del clculo
actuarial y verifique: Funcionarios en
planta, si la pensin es asumida en
su totalidad por el ente pblico, o si
es compartida. Compruebe el
registro y clculo total.
Selectivamente y con ayuda de las
TAAC (Tcnicas de auditora
apoyadas en el computador),
verifique los controles que se tienen
en el procesamiento de la nmina y
la confiabilidad de los mismos.
6.6. Programa para Evaluar el Proceso de Compras
Objetivos
Comprobar que las compras y adquisiciones que realiza la entidad se realicen en los trminos y
condiciones establecidas en la Ley 80 de 1993 y Decreto 111 de 1996
Verificar que las compras realizadas por la entidad se ajusten a las condiciones mnimas y
necesidades reales de cada dependencia y que se efecten en cumplimiento de las normas de
contratacin vigentes.
Establecer que las adquisiciones efectuadas obedezcan a un plan de compras, que las partes
estn debidamente facultadas y que se hayan cumplido los requisitos presupuestales y dems
requisitos establecidos.
Determinar que las obligaciones contradas se cancelen oportunamente y por los valores
acordados en cumpliendo los requisitos legales y procedimientos establecidos por la entidad.
Determinar la razonabilidad de las cuentas que se afectan por las compras que realiza la entidad,
as como los registros contables realizados.
Evaluar la suficiencia y eficiencia del control interno implementada por el arrea encargada de este
proceso.
Procedimientos Generales
DETALLE
FECHA
INICIO
37
FECHA
REF:
OBSERVACIONES
TERMINACION P/T
DETALLE
FECHA
INICIO
38
FECHA
REF:
OBSERVACIONES
TERMINACION P/T
DETALLE
FECHA
INICIO
FECHA
REF:
OBSERVACIONES
TERMINACION P/T
Procedimientos:
Analice y evale el comportamiento que
tuvo la administracin en la iniciacin,
ejecucin, terminacin y liquidacin del
contrato; de acuerdo a las disposiciones
legales,
administrativas,
econmicas,
financieras y tcnicas, que debieron
observarse en el proceso contractual,
39
OBSERVACIONES
DETALLE
FECHA
INICIO
FECHA
REF:
TERMINACION P/T
OBSERVACIONES
FECHA
INICIO
40
FECHA
REF:
OBSERVACIONES
TERMINACION P/T
DETALLE
FECHA
INICIO
FECHA
REF:
OBSERVACIONES
TERMINACION P/T
FECHA
INICIO
FECHA
REF: RESPONSABLES
TERMINACION P/T
41
DETALLE
FECHA
INICIO
FECHA
REF:
OBSERVACIONES
TERMINACION P/T
activos
operativos
que
se
encuentran
subutilizados, o han sido destinados a actividades
diferentes de su objeto social.
Efecte mediante inspeccin ocular, cuestionarios,
entrevistas al personal operativo, informacin
contable entre otros; las caractersticas del bien y
determine:
Costo de adquisicin.
Capacidad instalada.
Capacidad de produccin.
Ajustes por inflacin.
Valorizaciones.
Reparaciones (frecuencia y costo).
Mantenimientos (programas y costo).
Personal involucrado al manejo del bien.
Tiempo utilizado en el perodo.
Valor en libros.
Depreciacin del perodo.
Depreciacin acumulada.
Vida til del bien.
Avance tecnolgico.
Adaptaciones.
Interrelacione la informacin obtenida en forma
coherente y razonable para medir incidencias en
los niveles o grados de productividad prdida o
lucro cesante. Multiplique el valor obtenido de
estos activos por la tasa de mercado financiero
(DTF), para determinar cunto est dejando de
percibir la entidad por tener en inoperabilidad
dicho stock, si lo hay. Para tal efecto deber
tenerse en cuenta la incidencia de mantener
costos ociosos es fiel reflejo de una inadecuada
administracin de los recursos fsicos que a su
vez, traduce en la disminucin de los ingresos
operativos y la cobertura de los bienes o servicios
ofrecidos, lo cual repercute en un detrimento en el
beneficio social reportado a la sociedad.
6.11. Programa para Evaluar la Relacin Beneficio - Costo
Procedimientos Generales
DETALLE
FECHA
INICIO
42
FECHA
REF:
OBSERVACIONES
TERMINACION P/T
DETALLE
FECHA
INICIO
43
FECHA
REF:
OBSERVACIONES
TERMINACION P/T
TABLERO DE RESULTADOS
CONCLUSIONES
PRINCIPIOS DE
CONCLUSIN CONCLUSION CONCLUSION CONCLUSIN
DE LA AUDITORIA
LA GESTION
1
2
3
4
DE GESTION
FISCAL
ESTRATGICO
Objetivos
Eficacia
Corporativos
Efectividad
No incluidos en el
Plan de Desarrollo
Economa
OTRAS
Eficiencia
AUDITORIAS
Eficacia
(Indicar cules)
Efectividad
Los resultados finales se recogen en el informe anual de evaluacin a la gestin, de conformidad
con lo establecido en la seccin de fase de informes de este manual.
45
INDICADORES DE GESTIN
QU EVALA
EJEMPLO
Los
resultados
operativos
y INDICADOR
DE
EJECUCIN
financieros de la gestin.
PRESUPUESTAL
PARA
LA
COMPRA DE EQUIPOS
La capacidad administrativa de la
institucin para observar, evaluar y 1.Indicadores de la Variable: Qu
medir aspectos como:
porcentaje del presupuesto que se
tiene se ha gastado para compra de
Organizacin de los sistemas de equipos (variable: Compra de
informacin.
equipos).
Calidad, oportunidad y disponibilidad
de la informacin.
Arreglos para la retroalimentacin y
mejoramiento continuo.
Los
indicadores
de
pblicos contenidos en:
resultados
46
2.Denominador:
El
total
de
asignacin presupuestal para la
compra de equipos.
3.Numerador: Lo gastado.
4.Tiempo: Un Semestre.
Es el porcentaje de ejecucin o uso
de los recursos para el semestre de
inters para la compra de equipos.
TIPO
Indicadores
estructurales
Indicadores de
recursos
Indicadores de
proceso
INDICADORES DE GESTIN
QU EVALA
EJEMPLO
Sirven para establecer y medir aspectos INDICADOR DE PARTICIPACIN DEL
como:
NIVEL DIRECTIVO FRENTE A LA
Participacin de los grupos dePLANTA DE PERSONAL
conduccin institucional frente a los
grupos de servicios, operativos y1. Indicador de la variable: Nombre de
productivos.
la variable: nivel directivo. El indicador
Las unidades organizacionales formales muestra el porcentaje de ejecutivos que
e informales que participan en la misincorresponde al nivel directivo frente al
de la institucin.
total de la planta de personal.
Unidades Administrativas, econmicas,2. Denominador: Es el nmero total de
productivas y dems que permiten el funcionarios del rea a analizar. Por
desenvolvimiento
eficiente
haciaejemplo la Secretara General.
objetivos
establecidos
en
la3. Numerador: Al momento de realizar
organizacin.
el informe se sabe de acuerdo a la
planta actual, cuntas personas ocupan
cargos de direccin.
4. Tiempo: El marco temporal podr ser
considerado al momento del informe y
con la informacin de la planta de
personal existente a esa fecha. El
resultado ser el porcentaje de
participacin de funcionarios que
ocupan cargos directivos frente al
nmero total de funcionarios que
conforman la planta de la Secretara.
Tienen relacin con la planificacin de INDICADOR DE EJECUCIN DEL
las metas y objetivos.
PLAN DE VISITAS DE CONTROL
Sirven para medir y evaluar lo siguiente: INTERNO
.Planificacin de metas y grado de1. Indicadores de la Variable: Nombre
cumplimiento de los planes establecidos. Visitar las dependencias de la
Formulacin de presupuestos, metas ySecretara, se parte de un plan trazado
resultados de logro.
para el ao lectivo que puede detallarse
Presupuesto de grado corriente, enmes a mes.
comparacin con el presupuesto de2. Denominador: Nmero de visitas que
inversin y otros.
el plan contempla para el ao.
Recaudacin y administracin de la 3. Numerador: Al momento de realizar
cartera.
el informe sabemos cuntas y cules
Administracin de los resultados visitas se han realizado.
logsticos.
4.Tiempo:
El
marco
temporal
considerado es de un ao.
El resultado es el porcentaje de
cumplimiento al plan de visitas
programadas para el ao.
Aplicables a la funcin operativa de laINDICADOR DE TIEMPO PROMEDIO
institucin, relativa al cumplimiento de suDE ATENCIN DE QUEJAS
misin y objetivos sociales.
1. Indicador de la variable: Nombre
Sirve para establecer el cumplimiento de tiempo
en
atencin
a
quejas
las etapas o fases de los procesos en recepcionadas de acuerdo al trmino
cuanto a:
fijado por ley.
47
TIPO
Indicadores de
personal
Indicadores
interfsicos
INDICADORES DE GESTIN
QU EVALA
EJEMPLO
Extensin y etapas de los procesos 2. Denominador: Es el nmero total
administrativos.
estimado de das en la atencin a las
Extensin y etapas de la planeacin.
quejas recepcionadas en forma escrita.
Agilidad en la prestacin de los3. Numerador: Al momento de realizar
servicios o generacin de productos queel informe sabemos qu tiempo real
indica la celeridad en el ciclodemora una queja en ser atendida.
administrativo.
4. Tiempo: El marco temporal es de
Aplicacin
tecnolgicas
y
sudas, dados los trminos que establece
comparacin evolutiva.
la ley para dar respuesta a las
solicitudes de la ciudadana.
Corresponden estos indicadores a lasINDICADOR DE PARTICIPACIN DEL
actividades del comportamiento de laNIVEL
PROFESIONAL
EN
LA
administracin de los recursos humanos. ESTRUCTURA DE LA SECRETARA
Sirven para medir o establecer el grado 1. Indicador de la variable: Nombre
de eficiencia y eficacia en laPromedio de distribucin de cargos en
administracin de los recursos humanos. planta global.
Condiciones
de
remuneracin2. Denominador: Es el nmero total de
comparativas con otras entidades delcargos existentes por niveles en la
sector.
planta de la Secretara.
Comparaciones de la clase, calidad y 3. Numerador: Nmero de cargos del
cantidad de los servicios.
nivel que nos interesa profesional.
Comparacin de servicios per-cpita
4.Tiempo: Esta informacin puede ser
Rotacin y administracin de personal, tomada en una sola fecha como
referida a novedades y situacionestambin confrontarla con los datos de
administrativas del rea.
otro momento para analizar su
Aplicacin y existencia de polticas y variacin lo que arrojara un ndice.
elementos de induccin, motivacin yEl resultado es la parte o porcin total
promocin.
de cargos en la secretara que son
ocupados por personas profesionales.
Son los que se relacionan con elINDICADOR DE ATENCIN A QUEJAS
comportamiento de la entidad frente a los1. Indicador de la variable: Nombre
clientes externos ya sean personasQuejas atendidas.
jurdicas o naturales.
2. Denominador: Es el nmero total de
Miden el cumplimiento relativo a la quejas recibidas durante el mes.
interaccin con su mercado externo 3. Numerador: Nmero de quejas
(clientes,
ciudadanos,
usuarios)atendidas en el mes.
estableciendo adems:
4. Tiempo: Esta informacin se toma a
Velocidad y oportunidad de lasnivel mensual de acuerdo al registro de
respuestas al cliente.
radicacin que se lleve a las quejas
La demanda y oferta en el tiempo.
recepcionadas y radicadas.
Transacciones con el pblico, relativos El resultado es el porcentaje de
a servicios corrientes y espordicos atencin brindado a las quejas que han
(comportamientos de la demandatenido respuesta y solucin.
potencial, demanda atendida, satisfecha)
Satisfaccin permanente de los
clientes.
Calidad del servicio.
Nmero de quejas, atencin y
correccin.
Existencia y aplicabilidad de normas y
48
TIPO
Indicadores
aprendizaje
adaptacin
INDICADORES DE GESTIN
QU EVALA
EJEMPLO
reglamentos.
Generan satisfaccin o insatisfaccin
sobre aquellos ndices fundamentales
como son la rentabilidad y los ndices de
competitividad.
deSon aplicables cuando se presenta:
INDICADOR DE CAPACITACIN EN
y Existencia de unidades de investigacinWORD PERFECT
y entrenamiento.
1.Indicador de la variable: Nombre
Estudios y tareas de adiestramiento.
Personas capacitadas en Word Perfect
Investigacin para el mejoramiento y bajo Windows.
adaptacin tecnolgica.
2.Denominador: Es el nmero total de
Mejoramiento
de
mtodos,personas que solicitan asistir al curso.
procedimientos y formatos.
Se consideran las personas que por
Corresponden al comportamiento de los razn a su trabajo requieren de esa
recursos humanos dentro de loscapacitacin especfica.
procesos
evolutivos
tecnolgicos,3. Numerador: Nmero de personas
grupales y de entidad.
que asisten al curso.
Es uno de los indicadores de mayor 4.Tiempo: Se consideran las solicitudes
importancia, pues es necesaria la recibidas por ejemplo durante el ao y
evaluacin constante, para verificar si laas mismo el nmero de personas que
gestin que se adelanta est de acuerdoasisten al curso.
con la funcin asignada, las metas, El resultado es el porcentaje de
objetivos y dems. Adems, permite el personas
que
ya
recibieron
logro de objetivos en funcionescapacitacin en Word.
operativas,
financieras,
ejecutivas,
administrativas, legales y dems.
Estos indicadores evalan: unidades de
induccin y motivacin, unidades de
investigacin,
unidades
de
entrenamientos, unidades normales de
adiestramiento, estudios de investigacin
para el desarrollo, estudio para
innovacin.
49
50
52
53
Nmero de personal que labora en planta, con contrato de prestacin de servicio, etc. y en
tiempo (mes, hora, ao, nocturno, etc.).
Nmero de especialistas por profesin y/o servicio en tiempo.
Programas de capacitacin y frecuencia del mismo en tiempo.
Costo unitario o promedio laboral por servicios prestados.
Utilizacin del recurso humano comparado con la actividad realizada.
Servicios prestados y tiempo requerido.
Costo total de la nmina.
Los indicadores del recurso humano establecen la intensidad con la cual se utiliza este insumo en
los diferentes procesos, estableciendo relaciones entre: sueldos y salarios, gastos por servicios
personales, prestaciones sociales, con el nmero de personas que proporcionan la siguiente
informacin: sueldos y salarios percpita, gastos por servicio personal percpita y prestaciones
sociales percpita.
Recursos Fsicos: Se incluirn el anlisis sobre el manejo dado a los bienes muebles e inmuebles
en los procesos de adquisicin, utilizacin, conservacin y mantenimiento, necesarios en la
produccin y/o prestacin del servicio y observe los siguientes aspectos:
55
CLASE
INDICADORES DE ECONOMA
NOMBRE
FRMULA
QU EVALUA
N total de personalMuestra que porcentaje del
capacitado / N totaltotal de personal de planta ha
personal planta)* 100 sido capacitado
( Gastos personalMuestra que porcentaje de los
capacitado
porrecursos para capacitacin se
actividad / Gastoshan utilizado por actividad
total de capacitacin)
* 100
Gastos
de(
Gastos
deEl resultado establece que
Funcionamiento
mantenimiento
/porcentaje de los gastos
Gastos Generales) *generales se estn utilizando
100
para mantenimiento.
(
Gastos
deQue porcentaje por servicio
Operacin / N totalofrecido se ha involucrado de
de
Serviciosgastos de operacin (este
Ofrecidos) * 100
indicador se utiliza en los casos
en los cuales se pueda
cuantificar el servicio prestado).
Relacione los costos en los cuales haya incurrido la entidad en un determinado proceso,
proyecto o programa frente al tiempo utilizado.
Relacione los costos incurridos en los diferentes proceso frente al personal empleado.
Analice y evale la planeacin de las actividades propias de cada proceso e identifique las
variables relevantes del mismo.
Relacione los recursos utilizados frente a los objetivos previstos.
Relacione los servicios prestados frente a los costos incurridos.
57
Otras variables a considerar, adems de las anotadas en el numeral anterior, son las siguientes:
58
59
60
61
62
Eficiencia en el
Servicio =Volumen
o
cantidad
de
Servicios / N Total
de Beneficiarios
Si B es < 1; el programa es
ineficiente
Indica cuntos del total de usuarios
con derecho al servicio han sido
beneficiados del mismo, donde la
variable servicios se refiere a los
programas
o
actividades
de
coordinacin, control, supervisin,
salud, educacin, bienestar social,
de conservacin y mantenimiento
del medio ambiente, entre otros.
Beneficiarias son las personas y/o
las organizaciones receptoras de los
servicios ofrecido por entidades
clasificadas dentro del sector central
y descentralizado como:
Estudiantes, enfermeras, colegios,
jardines, etc.
63
la
cuadro
donde
se
Proceso
Contractual
Es uno de los
procesos de mayor La informacin obtenida en el
relevancia.
principio de economa sirve de punto
de partida para establecer el manejo
de este proceso y sus incidencias
tanto operativas como financieras,
en la gestin de las entidades.
64
Gastos programados
Gastos reales ejecutados
Tiempo previsto
Tiempo utilizado
Recurso planeado
Recurso utilizado
Nmero potencial de usuarios por servicio
Nmero de usuarios atendido por servicio
Resultado planeado
Resultado obtenido, entre otros.
FORMULA
CMO EVALUAR
Cumplimiento en metas fsicas /Relaciona caractersticas del bien
Metas programadas en el plan deo servicio frente al grado de
inversin
satisfaccin
de
necesidades
requeridas
por
el
usuario.
Ejemplos: reclamos recibidos,
documentacin
en
trmite,
reprocesamiento de informacin
o documentacin y grado de
satisfaccin entre otros.
Deben definirse tres niveles de
acuerdo con los siguientes
criterios:
Nivel sobresaliente: califica
una alta efectividad en el logro de
objetivos con relacin a unas
normas tcnicas estandarizadas.
En general se puede definir como
un cumplimiento, parcial o
acumulado, por encima del 80%
del nivel previsto de ejecucin.
66
INDICADORES DE EFICACIA
CLASE
FORMULA
CMO EVALUAR
Nivel satisfactorio: califica el
cumplimiento estricto de las
normas
tcnicas.
El
nivel
satisfactorio se encuentra en el
rango de 60 a 80% frente a lo
previsto.
Nivel mnimo: indica que el
cumplimiento de metas es
ineficiente. Implica una ejecucin
por debajo del 60% previsto.
Indices de Cobertura
N de usuarios atendidos porMuestra qu porcentaje de la
servicio / N Potencial depoblacin potencial a atender
usuarios por servicio
tuvo acceso o beneficio al
servicio.
Si el indicador es igual a 1 se
cumpli la meta
Si es < 1 se hablara de una
prdida social al no cumplir con
la meta establecida
Si es > 1 existe efectividad en la
prestacin del servicio.
Indicadores de Oportunidad
Tiempo Ejecutado / TiempoMuestra
el
grado
de
Programado
cumplimiento con respecto al
tiempo programado. Un margen
de desviacin amplio en esta
relacin genera un incremento en
los costos, as como demora en
la prestacin de los servicios.
Tiempo requerido por servicio /Mide la cantidad de tiempo que
N de servicios prestados
ser requiere por servicio
Indicador de Cantidad
Recurso utilizado (pesos yMuestra el volumen de recursos
cantidades) / Recurso planeadoutilizados frente a lo planeado, es
(pesos y cantidades)
decir, relaciona el volumen del
bien o servicio programado frente
al volumen de servicios atendidos
o ejecutados.
Ej: No. pacientes por atender,
sobre el nmero de pacientes
atendidos; cantidad de kilmetros
a pavimentar, sobre la cantidad
de kilmetros pavimentados,
entre otros
Gastos Ejecutados / GastosMuestra
el
grado
de
Programados
cumplimiento de los gastos
establecidos,
frente
a
lo
ejecutado presupuestalmente
N de Servicios PrestadosMuestra cunto del servicio
(programa o actividad) / N deproyectado se ha cumplido o qu
Servicios Proyectados.
cobertura ha tenido el servicio.
Indicado de eficacia en elUnidades de metas logradas por Tiempo planeado para alcanzar la
desarrollo de los proyectos
meta total / Unidades de metas programadas por Tiempo real para
67
INDICADORES DE EFICACIA
CLASE
FORMULA
llegar al logro obtenido
CMO EVALUAR
Cmo se realiz la distribucin del excedente generado por la entidad entre los diferentes
agentes econmicos que participaron en el proceso productivo (Estado, trabajadores,
empresas financieras, proveedores y propietarios de activos fijos); a travs de este mecanismo
se puede establecer el mayor receptor del mismo, por medio de un anlisis de participacin.
Para medir la equidad, en el mbito externo los atributos a considerar son: la poblacin
beneficiaria, la cobertura del bien o servicio y el impacto de los diferentes proyectos y la
redistribucin del ingreso.
Los aspectos mencionados deben ser analizados e interpretados acorde a las caractersticas
propias de cada entidad, las cuales ofrecen diversidad de servicios que permiten el diseo de
indicadores de acuerdo con las polticas gubernamentales, por ejemplo:
69
Controlar y medir si el producto cumple con el propsito final para el que fue diseado.
Medir la satisfaccin o el impacto que produzca en la comunidad o cliente el producto o
servicio.
Medir el impacto o efectividad de la gestin
Rendimiento: Es la relacin entre las unidades producidas, sobre las unidades esperadas
programadas.
Productividad: Es la relacin entre las unidades producidas, sobre las unidades esperadas.
Competitividad: Es la relacin existente entre las unidades producidas, sobre las unidades
producidas por la competencia.
Participacin: Es la relacin existente entre las unidades vendidas o demandadas y las
vendidas por todo el sector.
Adaptacin: Es la relacin existente entre las unidades vendidas y las unidades solicitadas a
la empresa o al sector.
Cobertura: Es la relacin existente entre las unidades vendidas y las unidades necesitadas
por todo el sector.
Otro variable importante a medir en este punto es la medida del impacto de una gestin. A
continuacin se presenta dnde y qu se puede medir para hallar este trmino:
Institucionales:
Sociales:
70
Factor crtico
que apoya
INDICADOR
Gastos Directos /
Gastos Totales
Activos
Productivos
Activos Totales
Economa
Eficiencia
Eficacia
Inversiones
Temporales
Activos
Corrientes.
OBSERVACIN
Rendicin de la
cuenta
Rendicin
de
cuenta e Informes
de Auditora
Rendicin
de
cuenta e Informes
de Auditora
Valor de costos
indirectos
/
Volumen
produccin
de
bienes o servicios
Ingresos
Operacionales
/
Ingresos Totales
Valor total de la
produccin
/
Costo Total
Valor total de la
produccin
/
Activos Totales
Volumen
de
produccin
/
Volumen Insumos
Utilizados
Costo total de
servicios / N Total
de
usuarios
atendidos
N
usuarios
atendidos / N
potencial
de
usuarios
por
servicios
FUENTE
Rendicin
de
cuenta e Informes
de Auditora
Rendicin
de
cuenta e Informes
de Auditora
Rendicin
de
Margen
de
cuenta e Informes
Operacin
de Auditora
Rendicin
de
Productividad del
cuenta e Informes
capital
de Auditora
Rendicin
de
cuenta e Informes
de Auditora
Rendicin
de
Costo
promedio
cuenta e Informes
por usuario
de Auditora
Cobertura
Servicio
71
del Rendicin
de
cuenta e Informes
de Auditora
Activos
productivos
ligados
directamente
al
proceso
productivo
Alto porcentaje de
sus recursos en IT
significa la falta de
utilizacin en el
desarrollo de su
misin
PRINCIPIO
Equidad
Factor crtico
que apoya
INDICADOR
Programas
Realizados
/
Programas
planeados
Tiempo
ejecutado
/
Tiempo
programado
N
beneficiarios
por
estrato*
/
Poblacin
objetivos estrato
Volumen
de
produccin / N
beneficiarios por
sector*
Ingreso percpita
por
estrato*
/
Tarifa por estrato
Cumplimiento
metas
de
Oportunidad
servicio
del
Cobertura
estrato
FUENTE
OBSERVACIN
Rendicin
de
cuenta e Informes
de Auditora
Rendicin
de
cuenta e Informes
de Auditora
Informes
por auditora
estadsticas
sector
de
y *
Proyecto
del ejecutado
* O por estrato,
proyecto, etc.
Progresividad
tarifas
de
Mide el esfuerzo
econmico
del
usuario
OBJETIVO
FORMULA
72
NOTAS
PRINCIPIO
para mayor
ilustracin,
revisar en el
Manual,
herramientas
para evaluar
eficiencia
eficiencia
NOMBRE
OBJETIVO
FORMULA
valor
agregado
*100 /
ingresos
operacionale
s
DEFINICIN DE
VARIABLES
Valor
agregado:
Diferencia entre los
ingresos operativos
y
los
insumos
intermedios
NOTAS
PRINCIPIO
NOTAS
PRINCIPIO
Ingresos
operacionales:
valor recibido por la
venta
del
producto
o
servicio, adicionado
con otros ingresos
operativos.
valor
agregado
*100 / activos
operativos
activos
operativos
*100 /
total activos
utilidad
pblica
*100 /
ingresos
operacionale
s
N
total
de
funcionarios (por
nivel): cantidad de
funcionarios
de
FACTOR
cada
nivel
TRABAJO:
(Directivo, asesor,
valor sueldos
profesional, tcnico
y salarios
o asistencial)
*100 / N
Total de
Valor sueldos y
funcionarios
salarios:
Monto
(por niveles)
total de la de la
nmina
NOMBRE
OBJETIVO
DEFINICIN DE
VARIABLES
GESTIN Y RESULTADOS
FORMULA
73
NOMBRE
OBJETIVO
RENTABILIDAD
PUBLICA
FORMULA
DEFINICIN DE
VARIABLES
valor
prestaciones
sociales
*100 / N
total
funcionarios
(por niveles)
Valor prestaciones
sociales:
Monto
total
de
las
remuneraciones
establecidas por la
ley como
Prestacin
social
de los funcionarios
NOTAS
PRINCIPIO
FACTOR
CAPITAL
FINANCIER
O:
capital
financiero
(total o
individual)
*100 /
ingresos
operativos o
totales
Composicin
del crdito
externo e
interno
EXCEDENTE
DE
Determinar los
PRODUCTIVIDA niveles de
D GLOBAL
productividad
Variacin de
productos o
servicios /
Variacin de
cantidad de
factores
utilizados
Variacin de productos o
servicios:
Incremento
o
decremento entre el periodo base
y el periodo en estudio, en precios
y cantidades de los productos o
servicios que genera la entidad.
Variacin de cantidad de
factores utilizados: Incremento o
decremento, entre el periodo base
y el periodo en estudio, de los
insumos, factor trabajo, factor
capital, factor financiero, planta y
equipo, otros gastos operativos y
otros no operativos
74
eficiencia
NOMBRE
OBJETIVO
FORMULA
Valor de los
salarios y/o
Mostrar el costo
prestaciones
laboral por
/ # de
unidad de
servicios y/o
servicio o de
volumen de
producto,
produccin o
ventas
NOMBRE
EXCEDENTE
DE
PRODUCTIVIDA
D GLOBAL
EXCEDENTE
PUBLICO
OBJETIVO
DEFINICIN DE
VARIABLES
NOTAS
Valor de los
salarios
su tendencia
en el tiempo
debe ser
decreciente
en trminos
reales si se
tiene
en
cuenta
un
cambio
positivo en
la
productividad
.
GESTIN Y RESULTADOS
DEFINICIN DE
FORMULA
VARIABLES
Valor
de
presupuesto
(de inversin,
funcionamien
to, total) / #
de servicios
o volumen de
produccin o
de ventas
Volumen de
produccin o
prestacin de
servicios /
Volumen de
los insumos
(costos)
Gastos de
funcionamien
to / usuarios
atendidos
Costo Total
por Servicio /
N Total de
usuarios
atendidos
Activos fijos
operativos
revaluados
Volumen o
cantidad de
Servicios / N
Total de
Beneficiarios
CONTROL INTERNO
75
NOTAS
PRINCIPIO
PRINCIPIO
NOMBRE
NOMBRE
OBJETIVO
OBJETIVO
Medir el grado
de cumplimiento
CUMPLIMIENTO de la Oficina de
DE OBJETIVOS Control Interno
en la ejecucin
de los objetivos
Medir el grado
de eficiencia de
CORRECTIVOS las reas para
subsanar
observaciones
AREAS
EVALUADAS
DEFINICIN DE
NOTAS
PRINCIPIO
VARIABLES
DEFINICIN DE
FORMULA
NOTAS
PRINCIPIO
VARIABLES
No.
Objetivos
logrados:
entindase por la
cantidad
de
Se
deben
objetivos cumplidos
tener
en
No. Objetivos totalmente por la
cuenta
los
logrados
oficina de control
objetivos que
O.C.I.
* interno (O.C.I)
se
100 / No.
Eficacia
encuentran
Objetivos
en ejecucin
Programados No.
Objetivos
para efectos
O.C.I.
programados: son
del anlisis
aquellos que se
cualitativo.
encuentran
contenidos en el
plan de la oficina de
control interno
No. Observaciones subsanadas:
entindase la que fue aceptada
No.
por el rea y conllev una accin
Observacion correctiva.
es
Subsanadas
Eficiencia
*100 / No. No. Observaciones formuladas:
Observacion son aquellas que sealan en
es
forma concreta las deficiencias
Formuladas encontradas.
FORMULA
No. reas
Establecer el
func. eval.
porcentaje de
por O.C.I.
las reas
*100 / No.
evaluadas en el reas
perodo
funcionales
de la entidad
No.
reas
funcionales
El nivel de
evaluadas
por desglose
Control
Interno: puede
ser
corresponde a las hasta procesos
reas
mnimos
de
seleccionadas por acuerdo a la
la O.C.I.
entidad
No.
Reuniones
Medir el grado
efectuadas
No. DE
de cumplimiento
No. reuniones programadas por el
Comit C.I *
REUNIONES en la
Comit de C.I. de acuerdo a la
100 / No.
EFECTUADAS programacin
normatividad vigente
Reuniones
de reuniones
program. por
el Comit
CONTROL INTERNO
76
Eficacia
Eficacia
DEFINICIN DE
NOTAS
PRINCIPIO
VARIABLES
DEFINICIN DE
NOMBRE
OBJETIVO
FORMULA
NOTAS
PRINCIPIO
VARIABLES
Quejas Resueltas: Entindase la
Mide el
Quejas
que fue atendida y subsanada
porcentaje de
Resueltas
ATENCIN DE
Quejas Justificadas: aquellas en
las quejas
*100 /
Eficiencia
RECLAMOS*
las que exista deficiencias o
justificadas que Quejas
fallas en el servicio por parte de la
se solucionaron Justificadas
entidad.
No. De solicitudes atendidas:
No. de
cantidad de solicitudes que
solicitudes
obtuvieron respuesta por parte de
Mide el
atendidas * la entidad
ATENCIN DE porcentaje de
100 /
Eficiencia
SOLICITUDES* solicitudes
No. de
No. De solicitudes realizadas:
atendidas
solicitudes
cantidad
de
solicitudes
de
realizadas
prestacin del servicio recibidas
por la entidad
Tf:
hace
referencia
al
momento en que
se resuelve la
TIEMPO
Se mide en
Medir el tiempo
solicitud.
PROMEDIO DE
T
f -Tin
OBJETIVO
FORMULA
EVALUACIN PRESUPUESTAL
DEFINICIN DE
NOTAS
PRINCIPIO
VARIABLES
El presupuesto ejecutado se
Presupuesto
refiere al Valor Recaudado y a las
EJECUCIN Medir el grado ejecutado
Reservas ms Compromisos. El
PRESUPUESTA de ejecucin
*100 /
Eficacia
presupuesto definitivo es el
L
presupuestal
Presupuesto
presupuesto inicial ms las
definitivo
modificaciones.
Ppto
Medir el grado definitivo VARIACIN DEL de eficiencia en Ppto inicial
Presupuesto inicial: se refiere al
Eficiencia
PRESUPUESTO la planeacin
*100 /
liquidado originalmente.
del presupuesto Presupuesto
inicial
NOMBRE
OBJETIVO
FORMULA
77
DEFINICIN DE
NOTAS
PRINCIPIO
VARIABLES
Ingresos ctes: son
aquellos
que
reciben
los
establecimientos
por la prestacin de
un
servicio,
el
Ing.
Aplica para
desarrollo de una
Medir la
corrientes las Entidades
RECURSO
actividad
o
la
capacidad de
Gtos Func.que
tienen
GENERADO EN
explotacin
de
Eficiencia
generacin de Transf. *100
ingresos por
OPERACIN
recursos.
recursos
/ Total
prestacin de
Ingresos
servicios
Gastos
de
Funcionamiento:
desembolsos para
el normal desarrollo
de las actividades
adm. y tcnica
El servicio de la deuda incluye los
Mide el
Servicio de la pagos de capital, intereses,
porcentaje de
Deuda *
comisiones
e
imprevistos
SOSTENIBILIDA los ingresos
100 /
derivados de estas operaciones, Eficiencia
D DE LA DEUDA corrientes que
Ingresos
su clculo se realiza sobre los
pueden cubrir la
Corrientes
compromisos a pagar en la
deuda
vigencia.
Ingresos Totales: totalidad de
Ingresos Tot. rentas y recursos con que cuenta
SALDO
Mide el dficit o - Egresos
la entidad.
PRESUPUESTA supervit de la Tot. * 100 /
Eficiencia
L
entidad
Ingresos
Egresos Totales: totalidad de
Totales
gastos en que incurre la entidad
para cumplir con su objeto social.
Recursos
Generados
en
Operacin:
representa
los
Recursos
ingresos corrientes Aplica en la
Determinar el
Generados
AHORRO
menos los gastos Empresas
nivel de ahorro en Operacin
Eficiencia
CORRIENTE
de funcionamiento. que generan
de las entidades - Intereses
Intereses
deuda: recursos
deuda
representa un gasto
financiero por los
recursos
del
crdito.
Para las entidades que generan recursos propios se puede aplicar la Metodologa de Anlisis de
Gestin Presupuestal que se encuentra implementada en las E.S.P.
NOMBRE
OBJETIVO
FORMULA
EVALUACIN FINANCIERA
NOMBRE
OBJETIVO
DEFINICIN DE
VARIABLES
FORMULA
78
NOTAS
PRINCIPIO
NOMBRE
OBJETIVO
Medir el
PARTICIPACIN porcentaje de
participacin
VARIACIN
FORMULA
Xi .
X
i
DEFINICIN DE
VARIABLES
Entindese por 'Xi
las
cuentas
o
grupos de cuentas
y la sumatoria de
estas o del grupo
Mide el
Xn es la variable
porcentaje de
Xn - Xn-1 * del
perodo
a
variacin entre 100
analizar Xn-1 es
dos cuentas de 'Xn-1
la
variable
del
distinto perodo
perodo anterior
Utilidad Neta de la
Explotacin
Utilidad Neta
representa
la
Capacidad de
de la
utilidad neta sin
RENTABILIDAD los activos para Explotacin
descontar
los
DE ACTIVOS generar
* 100 /
intereses de las
rentabilidad
Activos
obligaciones
Totales
financieras.
Determina la
capacidad que
MARGEN NETO tienen los
ingresos para
generar utilidad
NOTAS
PRINCIPIO
Anlisis
Vertical
Eficiencia y
Economa
Anlisis
Horizontal:
se
debe Eficiencia y
realizar
a Economa
precios
constantes.
Para
entidades
que generan
rentabilidad o
recursos
propios
Utilidad Neta
de la
Explotacin
* 100
/
Ingresos totales: representan la
Ingresos
suma
de
los
ingresos
Totales
operacionales y no operacionales
(Se expresa
en nmero
de veces)
Ingresos
Mide la rapidez
Totales /
con que rotan
Activos
ROTACIN DE los activos para
Totales
ACTIVOS
contribuir a la
Se expresa
generacin de
en nmero
ingresos
de veces
Ingresos
Totales del
Mide el tiempo
Perodo /
promedio en
Cuentas por
ROTACIN DE que la entidad
Cobrar
CARTERA
demora en
promedio
recaudar su
Se expresa
cartera
en nmero
de veces
Activos
totales
representa
los
bienes y derechos
que
posee
la
entidad
Se
sugiere
complementa
rlo con un
indicador
operacional
Eficiencia
Eficiencia
Eficiencia
Hace
referencia a
Cuentas por cobrar la
cartera
promedio:
(Valor generada en
Eficiencia
inicial + valor final) / el
2.
cumplimiento
del
objeto
social.
79
NOMBRE
EVALUACIN FINANCIERA
DEFINICIN DE
OBJETIVO
FORMULA
VARIABLES
Mide el tiempo Costos y
Inventarios
promedio que la gastos
promedios:
entidad
operac. del (Valor inicial + valor
Perodo /
final) / 2.
Inventarios
promedios
NOTAS
Los costos y
gastos
operacionale
s
hacen
referencia al
total
de
ROTACIN DE
costos
y
INVENTARIOS
gastos
necesarios
para
la
obtencin del
bien o el
servicio
Determina el
Gastos
Obligaciones
En los gastos
costo promedio Financieros financieras
financieros
de la deuda
*100
/
promedio:
(Valor se incluyen
COSTO
Obligaciones inicial + Valor Final) los
gastos
FINANCIERO
Financieras / 2
capitalizados
PROMEDIO
Promedio
en el perodo
PRINCIPIO
Eficiencia
Eficiencia
80
NIVEL DE
EJECUCIN
VARIACION DE
COSTOS
DFICIT DE
COBERTURA
OBJETIVO
FORMULA
Medir el nivel de
ejecucin de los
programas,
proyectos,
metas en tiempo
y cantidad de
recursos
Medir la
variacin de los
costos
Yi Ejecutado
* 100 /
Yi
Programado
Medir el
porcentaje de la
poblacin que
no tiene acceso
al servicio
1(Poblacin
atendida /
Poblacin
que
demanda el
servicio) *
100
DEFINICIN DE
VARIABLES
Yi
representa
Recursos (Dinero,
tiempo, cantidad de
obra), prioridades o
programas
o
proyectos o metas
o actividades
Los
costos
se
pueden determinar
por
prioridad,
programa,
proyectos, contrato
o actividad.
PRINCIPIO
Se
aplica Eficacia
independient
emente para
cada variable
Se
puede Economa
aplicar
al
finalizar los
proyectos o
para
hacer
seguimiento
peridico
Poblacin atendida Se aplica a
Poblacin
que nivel general
demanda el servicio de la Entidad
Eficacia y
Equidad
NOTAS
Este
indicador se
aplica
a
proyectos y
contratos que
Si el
Te es el tiempo de manejen la
resultado es ejecucin.
misma
>= 1 es
unidad
de
eficiente
Tp
el
tiempo medida.
programado.
Si el
resultado es C representa el
< 1 es
costo
ineficiente
Eficacia y
Equidad
Qe es la cantidad
ejecutada. Qp la
cantidad
programada.
81
Eficiencia
MEDIO AMBIENTE
DEFINICIN DE
VARIABLES
Comparar
los Niveles de contaminacin /
niveles
de Estndares establecidos segn
contaminacin normatividad.
INDICADORES
con
los
BIOFSICOS
estndares.
NOMBRE
OBJETIVO
Evala el costo
de restaurar los
COSTOS DE
recursos frente
REPOSICIN
a la inversin
del proyecto
Evala el costo
de
atencin
(tratamiento,
COSTO DE
rehabilitacin,
RESPUESTA EN entre otros) para
SALUD
restablecer
la
salud afectada
por
factores
ambientales.
FORMULA
NOTAS
PRINCIPIO
Los
estndares
determinan la
Costos
calidad
ambientales
permisible
del agua, aire
y suelo
Costos
ambientales
Medir la eficiencia operativa, a partir de la determinacin del rendimiento de los activos dentro
de la operacin.
Valorar los costos y beneficios de la empresa a la sociedad.
El criterio de evaluacin de las empresas pblicas difiere sustancialmente frente a las privadas,
puesto que en estas ltimas la razn principal es la bsqueda de utilidades, mientras que en la
empresa pblica influyen factores de diferente ndole que impiden analizarlas bajo la ptica del
anlisis financiero tradicional, debido a:
Su funcin es social
Las polticas de gobierno inciden en su gestin por medio de mltiples mecanismo directos e
indirectos
Algunos rubros, contablemente representan costos para la empresa privada; para la pblica
corresponden a mecanismos de distribucin del supervit (impuestos, transferencias, pago de
interese y donaciones).
Parte de los ingresos registrados en los estados financieros no corresponden a producto del
desarrollo de su objeto social, por lo tanto, se excluyen de los ingresos operativos, los
82
83
84