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ANLISIS Y DISEO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

Es un conjunto de tcnicas destinadas al anlisis de procedimientos


que permitirn cambios en los existentes o la implantacin de otros, con los
cuales se aspira lograr la solucin a los problemas existentes en una unidad
determinada de la organizacin. El anlisis de sistemas se refiere entonces
al proceso de examinar la situacin de una organizacin y sus estructuras
funcionales con el propsito de mejorar su funcionamiento, a travs del
establecimiento de mtodos y procedimientos ms adecuados o adaptados a
las necesidades existentes. Es importante y necesario que este sea realizado
por un personal especializado en el rea de sistemas y procedimientos y
diseado en funcin de fines y objetivos predeterminados para procurar el
mximo de ahorro, en tiempo y esfuerzo del analista.
FASES DEL ANLISIS DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
I. Planeacin Del Estudio
Corresponde a la etapa comprendida desde que surge la necesidad de
modificar un procedimiento hasta el momento en el cual se definen
definitivamente los pasos a seguir durante el desarrollo del trabajo, es decir,
que aqu se formulan un conjunto de propsitos bsicos que seran la base
del las metas a cumplirse y se disea un plan de accin que guiar al
analista durante el progreso de su labor. Esta fase incluye:
a) Solicitud Del Proyecto:
Constituye la formalizacin para que el Departamento de Sistemas y
Procedimientos o los asesores externos inicien el trabajo, y, constituye la
base para la asignacin del proyecto a los analistas, cuyo principal objetivo
es establecer con precisin, los fines, alcance, rea, recursos y condiciones
ambientales donde se desarrollar el estudio.

Entre sus principales requisitos mnimos se encuentran:


Deben provenir de los jefes de departamento o gerencia media de

la organizacin.
Estar autorizados por la presidencia de la organizacin.
Estar incluidas en los planes de la organizacin.
Definir el objetivo del proyecto, reas involucradas y el problema.
Estar descritas con claridad y precisin por el supervisor
involucrado con la finalidad de dar al analista una clara visin del

proyecto.
Es necesario que exista una verdadera necesidad.
Es de vital importancia tomar en cuenta el costo del proyecto de
anlisis a realizar.
En la decisin de solicitar el proyecto se tomar en consideracin
las presiones de los jefes de los departamentos involucrados en los
procedimientos y en los cuales no est la raz del problema.
b) Asignacin Del Proyecto:
Consiste en la remisin o delegacin del estudio, por parte del jefe o
encargado del departamento de sistemas y procedimientos, a uno de sus
analistas de acuerdo a su experiencia, capacidad tcnica y estudios
realizados.
Es necesario formalizar la asignacin del proyecto por escrito y en un
formato especial en el cual se describan el alcance del proyecto, as como
los objetivos, resultados esperados, antecedentes de trabajos similares,
sugerencias, mtodos para desarrollar el trabajo, etc., as como cualquier
otra informacin adicional, tal como: tiempo disponible para realizar el
trabajo, posibles mtodos de investigacin que puedan ser utilizados,
personal a entrevistar, documentos a examinar, personal designado,

estructura organizacional (tanto de la empresa como del rea del problema);


lo que se amerita bsicamente es una hoja de proyecto preparada ms o
menos en detalle, dependiendo de la complejidad del estudio, que ayudar a
aclarar y precisar la asignacin de proyecto, informacin que bien utilizada
por el analista le permitir planificar mejor su trabajo para desarrollarlo rpida
y eficientemente.
c) Planeacin Del Proyecto:
Una vez asignado el proyecto, el analista procede a preparar un
bosquejo del estudio que requerir la aprobacin del jefe de sistemas y
procedimientos antes de comenzar a realizar el trabajo.
Este bosquejo servir de base para coordinar la investigacin y el
desarrollo del trabajo; adems tiene que ser lo suficientemente completo y
detallado para no dejar escapar aspectos y reas de importancia. Por otro
lado, el analista se debe preparar para realizar una investigacin detallada
que lo capacitar para efectuar el trabajo con idoneidad. Esta investigacin
estar centrada en el examen de manuales, grficos de la organizacin,
haciendo hincapi en el rea del problema, anlisis de proyectos similares
realizados por empresas asesoras y consultas a bibliografa tcnica
especializada. El objetivo de la planeacin es asegurarse que el curso del
proyecto sea determinado de antemano y que el resultado esperado se tenga
a la vista durante todas las diferentes fases del estudio.
1er Paso: Determinar quin, cul y por cunto tiempo.
Quin: Determinar a quin beneficiarn los resultados del proyecto.
Adems de quin se requerir ayuda, sobre todo de los especialistas en el
campo bajo estudio.

Cul: Determinar cul ser el resultado final del proyecto, tal como un
informe, un manual o una carta de instruccin.
Por Cunto Tiempo: Determinar cunto tiempo se necesitar para
terminar el proyecto. Es conveniente fijar una fecha como base y tratar a
conciencia de terminar en esa fecha, aunque pueda resultar difcil debido a
circunstancias imprevistas y a que tal vez despus tenga que revisarse.
2do Paso: Obtener Antecedentes:
Discutir el problema en general con las personas que tienen el
conocimiento en el trabajo y de cmo se ha ejecutado la labor, en cuanto a
los informes, manuales, cartas de instruccin y otros informes concernientes
al tema, para luego seleccionar el material de referencia.
3er Paso: Seleccionar el lugar para dirigir el estudio:
Elegir la oficina o estrato de la organizacin en el cual pueda hacerse
con ms propiedad
4to Paso: Preparar planes de prueba:
Los planes debern abarcar, en secuencia cronolgica, los pasos que
se propone seguir del principio al fin del proyecto y as el analista estar
capacitado para emprender el estudio verdadero.
d) Estudio Preliminar:
Es un estudio destinado a separar los factores del problema pero que
no propone soluciones. Simplemente es una rpida acumulacin de
informacin en forma muy amplia y general, solo con fines exploratorios. Los
detalles se eliminan y se espera producir un informe que oriente la decisin
acerca de si es recomendable el desarrollo del procedimiento destinado a la
solucin del problema. El estudio preliminar sirve para separar los factores

del problema, es decir, es un sondeo que permite al analista verificar la


dificultad que presenta la unidad solicitante del estudio y estimar su
relevancia.
Pasos a seguir para definir el problema:
Se realiza un estudio exploratorio para conocer la opinin de la

persona que solicit el estudio.


Se conversa con las personas que ocupan los puestos claves.
Se establece quien va a coordinar la investigacin.
Se concluye si es un problema, causa o consecuencia.
El analista y el solicitante deben tener la misma opinin.

Una vez que el analista ha recolectado toda la informacin clave, define


el problema. Al llegar a este paso el analista debe saber dnde y cundo se
origin el problema y cul es su causa. Se determina si se trata de un estudio
de sistema, de reposicin de equipos, de procedimientos u otros.
e) Redefinicin Del Proyecto:
La definicin del problema, el alcance, los objetivos, y los resultados
que esperan obtener, estn sujetos a la redefinicin para que los resultados
esperados queden garantizados. Aun en el entendido de que la solicitud
puede estar plagada de malas interpretaciones, esta fase es utilizada por el
analista como diagnstico del problema, por esta razn, en muchas
oportunidades es necesario redefinir el planteamiento del problema y hacerlo
tan amplio como sea posible de manera que las dificultades relacionadas
sean solucionadas al mismo tiempo. Es importante saber que:
Se debe especificar la magnitud del problema, costos,
procedimientos, equipos, personal a usar, entre otros.
Se debe limitar el alcance del estudio al rea a investigar.

Se debe presentar a la alta gerencia para ser aprobado o


rechazado.
El analista debe definir los factores tanto positivos como negativos que
podran influir en la consecucin del objetivo, partiendo de las siguientes
premisas:
Primero. Debe poseer un amplio panorama acerca de los
factores positivos y negativos: resistencia al cambio, cultura
organizacional, capacidad tcnica del personal involucrado en el
rea de trabajo, etc.
Segundo. Distinguir los factores cuantitativos de la apreciacin.
Tercero. Determinar los factores disponibles de aquellos que no
estn a su alcance y desarrollar estrategias adecuadas para
alcanzarlos,
Cuarto. Seleccionar factores estratgicos.
Quinto. Trazar cursos alternativos de accin para resolver
situaciones imprevistas que puedan tener defectos dainos sobre
su trabajo.
Sexto. Prestar especial atencin al planteamiento de los
objetivos esperados.

II.

Anlisis De La Situacin Actual

Es la parte del proceso que permite la recopilacin, registros y anlisis


de la informacin necesaria para reconocer la situacin actual de los
sistemas y establecer las bases sobre las cuales descansarn los nuevos.
Esta fase se divide en tres etapas: recopilacin de informacin, registro y
anlisis de la informacin actual.
a) Recopilacin De La Informacin:

Al llegar a este punto el analista requiere de informacin precisa y veraz


acerca de la forma actual como opera el rea de trabajo en estudio, para as
buscar la solucin al problema planteado, y para ello es necesario aplicar en
forma adecuada las tcnicas especiales de investigacin.
Objetivos: Recopilar del rea involucrada en el problema la informacin
necesaria para analizar el estado actual de los procedimientos.
Mtodos: el analista planificara la recopilacin de la informacin
necesaria de acuerdo a los resultados obtenidos durante el estudio
preliminar, como en los objetivos esperados, complejidad del problema, el
personal que se desempea en las unidades involucradas, etc. Para ello,
cuenta con mtodos especiales para recopilar informacin, entre los cuales
pueden mencionarse los siguientes:
1. Observacin: Consiste en la aplicacin de los sentidos al problema
y hechos que afectan el rea de trabajo. Es la asistencia del analista en
horas de actividad para observar el desarrollo de las actividades sin tomar
parte en ella, tomar sus notas y formular preguntas cuando as lo
considere necesario
2. Encuestas: permite la obtencin de informacin de las personas
que trabajan en las reas involucradas en el problema. Los instrumentos ms
utilizados son el cuestionario y la entrevista.
3) Cuestionarios: Es un formato que presenta una serie de preguntas
que debe contestar la persona encuestada. Se preparar en concordancia
con los objetivos planteados y caractersticas generales del trabajo a realizar
(tipo de informacin que se necesita, personal involucrado, entre otros); y de
acuerdo a ciertas normas convencionales para la elaboracin de los mismos:
Naturaleza de las preguntas: Deben prepararse en funcin del grado de
libertad de las respuestas, clasificndolas en: cerradas (aquellas que
permiten solo dos respuestas s, no o sin opinin), abiertas (las que

permiten una respuesta libre) y, en abanico de respuestas o de seleccin


mltiple.
Secuencia: Las respuestas deben tener un encadenamiento lgico y
orientarse de lo fcil a lo difcil y de lo general a lo particular.
Claridad: Se evitar el uso de preguntas estereotipadas, ambiguas o
normativas, y se dejar espacio suficiente para contestar.
b) Entrevistas: Es un instrumento que puede aplicarse a todos los
niveles de la organizacin. Requiere que el analista posea una actitud
intensa de observacin, no solo de palabras, que implique la percepcin de
gestos, ademanes, etc., del entrevistado. Debido a su gran utilidad, el
analista debe planificarlas cuidadosamente; por lo tanto, debe preparar
entrevistas cortas, elaborar listas de preguntas de acuerdo a sus
necesidades; y, avisar anticipadamente su visita para que el entrevistado
recopile informacin.
c) Listas de Tareas: Son formas especiales que se entregan al personal
involucrado en el rea del problema para que relacione las tareas que
ejecuta en orden de frecuencia, por lapsos de tiempo determinado: la
cantidad de veces que realiza una actividad en das, meses, aos; y el
tiempo que demora cada una de ella.
b) Registro De Datos:
Una vez aglomerada toda la informacin, se procede a su registro claro y
sistemtico, emplendose para ello, cuadros, grficas, tablas o cualquier
herramienta de utilidad para brindarle el ordenamiento y asentamiento
pertinente a los datos recolectados. Es sumamente significativo presentar
ordenadamente la informacin recopilada, ya que una regla general que

debe tomarse en cuenta al realizar los registros, es hacerlo con la mayor


claridad posible, de manera que cualquier persona pueda entenderlos, lo que
faculta el anlisis de la informacin obtenida mediante el uso de instrumentos
adecuados; y cuyas herramientas ms importantes son las siguientes:
a. Organigramas de Puestos: Son herramientas insustituibles en
casos de reestructuraciones de oficina, utilizados para
estudiar

los

objetivos,

funciones

de

una

oficina,

caractersticas de los cargos (funciones, alcance, etc.),


caractersticas del personal (perfiles), relacin entre cargos y
empleados.
b. Tabla de Distribucin: Permite registrar la participacin de

cada empleado en el procedimiento en estudio y el tiempo


utilizado para ejecutar cada una de las actividades necesarias
para culminarlo.
c. Hoja de Anlisis de Procedimientos: Facilita el anlisis del
flujo de documentos y su relacin con otros procedimientos.
c) Anlisis De La Situacin Actual:
Es la fase de estudio lgico que permite analizar los hechos en funcin de
objetivos terminales, los pasos ms importantes; y los factores externos que
los afectan. Es ahora cuando el analista debe separar lo que es de lo que
debe ser, as como lo esencial de lo no esencial, durante esta fase se
analiza:
Qu se hace?
Cuestiona sobre la naturaleza de las labores y los resultados obtenidos. |
Quin lo hace?

Comprende el estudio de las unidades, las actitudes y aptitudes de los


individuos que realizan el trabajo, as como las relaciones laborales que
mantienen entre ellos y la organizacin.
Cmo se hace?
Incluye el estudio de los mtodos y las tcnicas aplicadas para realizar el
trabajo, los instrumentos y equipos utilizados. |
Cundo se hace?
Anlisis de la secuencia de pasos, horarios y tiempos requeridos para
alcanzar resultados.
Dnde se hace?
Verificacin de la ubicacin geogrfica y domicilios de las oficinas, su
funcionalidad, distribucin del espacio dentro de las oficinas y sus relaciones
en las operaciones y tareas del personal.
Por qu se hace?
Intenta justificar la existencia del trabajo, sus fines y determinar su
continuidad.
Estos cuestionamientos conducirn al analista a determinar qu, quin,
cmo, cundo, dnde y por qu se hacen las cosas en la unidad. Adems, le
suministrar una idea clara acerca del volumen de operaciones, la flexibilidad
de los procedimientos, la calidad de la informacin, si permiten que se
cumplan los objetivos a un costo razonable, si verifica el cumplimiento de los
principios fundamentales de control interno, si son claros, eficientes o si por
el contrario requieren mejoras.
Por otro lado, podr valorar la calidad de: a) Los registros: al verificar si son
claros, sencillos, de bajo costo, y necesarios; b) Los informes: al corroborar
sus objetivos, distribucin, utilidad, claridad, pertenencia, oportunidad,
calidad; c) Si la informacin no est incluida en otro informe; y, d) Los

formatos: al verificar si el diseo es adecuado, de uso sencillo, si son en


verdad indispensables, completos y suficientes, de distribucin adecuada,
con las copias realmente necesarias y suficientes, y si transmiten informacin
relevante y oportuna.
En esta etapa del trabajo el analista estudia profundamente para describir la
situacin como la percibe, separa las partes para conocer todos los aspectos
y detalles, las examina detalladamente para comprenderlas y establecer las
relaciones que existen entre ellas, identifica las deficiencias y las causas del
problema y realiza composiciones a partir de varios puntos de vista sin
menoscabo de las suposiciones.
IV.

Construccin, Instalacin, Ejecucin y Seguimiento Del Nuevo


Sistema

Corresponde al periodo que va dese la instalacin del sistema pasando por


el entrenamiento, pruebas, correcciones, etc., hasta la obtencin de los
resultados que sern sometidos a evaluacin. A continuacin se describen
cada una de las fases mencionadas.
a) Construccin:
Corresponde a la etapa del trabajo durante la cual el analista se dispone a
construir el nuevo sistema e inicia: 1) El diseo de los procedimientos que
consiste en la elaboracin definitiva de las grficas de flujo, diseo de
formas, informes, archivos, etc., 2) El entrenamiento al usuario para
capacitarlos en el uso de los nuevos mtodos, sus caractersticas, ventajas,
archivos, etc., y 3) Ejecucin de las pruebas pilotos que consiste en ensayos
o pruebas cortas con la finalidad de probar la eficiencia del sistema (los
resultados de las pruebas pilotos permitirn decidir el mejoramiento del

sistema, en caso de que sus resultados no sean satisfactorios, o su


instalacin, cuando las pruebas demuestren su factibilidad operativa).
b) Instalacin:
Cuando el analista est satisfecho con los resultados obtenidos en las
pruebas pilotos, comenzar la instalacin fsica del nuevo sistema, es
entonces cuando proceder a:

Elaborar manuales.
Reproducir formas, informes, registros, etc.
Compra de equipos.
Organizar oficinas.
Crear archivos.
Crear registros.

c) Ejecucin:
Consiste en la instalacin definitiva del nuevo sistema mediante cualquiera
de los siguientes mtodos:

Instantneo o total: Se utilizar cuando se cumplan los siguientes


requisitos:
(1) El sistema anterior no debe incluir gran nmero de operaciones
ni de unidades operativas;
(2) No debe requerir la utilizacin de locales separados y si se
requiere deben existir medios adecuados para la movilizacin
del personal;
(3) Los empleados deben estar convencidos de la validez del
sistema.

En paralelo o dual: Se aplica cuando el sistema comprende procesos


complejos

de

gran

envergadura.

Consiste

en

poner

en

funcionamiento simultneo el sistema nuevo sin desincorporar el


anterior por un lapso de tiempo prudencial, a fin de facilitar la

comprensin del personal y ejecutar los ajustes y modificaciones que


se requieren.

Parcial o por aproximaciones sucesivas: Consiste en implantar una


parte del nuevo sistema para no causar grandes alteraciones; y
cuando se considere que es adecuado su funcionamiento, se avanza
con la siguiente

parte

en las mismas condiciones; y as

sucesivamente hasta completar la instalacin.


d) Seguimiento Del Nuevo Sistema:
Despus de haber instalado un sistema, y durante un periodo de tiempo que
variar de acuerdo a su complejidad, el analista debe mantener una actitud
vigilante sobre el trabajo realizado para verificar si se estn logrando los
objetivos establecidos; cerciorndose que todas las partes del sistema
anterior estn desincorporadas; asegurarse si el nuevo sistema funciona
adecuadamente; utilizar la retroalimentacin para mejorar, afinar, agregar,
eliminar o modificar el trabajo realizado.
Los mtodos de vigilancia que pueden utilizarse son:
1. Elaboracin de cronogramas de revisin,
2. Cuestionarios generales.
3. Cuestionarios especficos,
4. Pruebas reales,
5. Buzones de sugerencia.