El trmino Planificacin asume distintos significados segn el contexto de observacin. La planificacin es un proceso de preparacin de decisiones referentes al futuro del sistema a dirigir con lo que se condicionan-posibilitan futuras decisiones. Este proceso se basa en un pronstico, previamente elaborado segn mtodos especficos (Prospectiva) y se articula, basndose en competencias especializadas, segn las reas de actividad del sistema; por ejemplo: planificacin financiera, planificacin de personal, planificacin de la produccin de bienes o servicios, planificacin del mantenimiento de instalaciones etc. La planificacin es entendida aqu como el conjunto de actividades en que se prepara, por reflexin y trabajo metdico de preparacin (prospectiva) y se toman decisiones sobre alternativas de solucin de problemas (ver abajo) que posibiliten, enmarquen y ayuden a la futura toma de decisiones y lanzamiento de actividades del sistema a planificar (por ejemplo: planificacin financiera; de la produccin, de personal, de cooperacin entre empresas, unidades de la Administracin etc.). La planificacin debe entenderse siempre como la primera dimensin de un proceso de organizacin y direccin que debe ir acompaado por el Controlling -sin ese control racional de lo que se prepara y realiza, ni puede hablarse, en estricto sentido organizacional, de una planificacin. Planificacin y toma de decisiones Es esencial en la planificacin la toma de decisiones. Se trata de que los responsables con competencias organizacionales bien definidas, al planificar, tras una preparacin adecuada, tomen decisiones que sern premisa de las decisiones de ejecucin de lo planificado. El trmino premisa indica aqu que el sujeto de decisin futura, tendr que tener en cuenta las decisiones del planificador. Esto puede hacerse, por ejemplo, restringiendo un consumo de recursos (medido como coste) a un presupuesto; o construyendo una habitacin en una terraza cuya estructura haba sido diseada para soportar el peso de esa construccin futura. Hay que evitar caer en la tentacin de confundir planificar y determinar (en el sentido de aquella frase de Franco: lo dejo todo atado y bien atado : es decir, no podres ni decidir el apartaros de los principios de mi rgimen): sin mbito de libertad, sin margen de maniobra para la futura decisin, sta ni siquiera sera posible. Entonces no se habr planificado, sino se habrn dado rdenes militares (a la antigua: sin capacidad de decisin en el subordinado que es considerado como mera pieza mecnica). Un ejemplo aclarar esta definicin: si un equipo de planificacin se contenta con predecir que el trfico que circular dentro de veinte aos por una red viaria de una gran ciudad en crecimiento exigir cuatro carriles por direccin, pero no se toman decisiones a ese respecto y slo se compra el terreno para vas con dos carriles por direccin, entonces no ha existido verdadera planificacin, slo hubo pronstico. En cambio, si habr planificacin cuando no slo se han construido dos carriles por direccin, sino tambin se ha decidido comprar ya el terreno contiguo para en su da poder ampliar ms carriles (1 o 2) y cuando los puentes tienen luz suficiente para poder construir los futuros carriles sin tener que derribarlos y volver a hacer nuevos puentes. Planificacin como "solucin de problemas" Organizar es siempre una actividad sistmica que introduce una diferencia entre el sistema organizado y el entorno con un diferencial en el grado de complejidad. La complejidad se manifiesta tanto en la incertidumbre sobre el futuro, como tambin en lo que afecta a los problemas mal-estructurados (problema). La dimensin del organizar en que ese tratamiento de la complejidad se refiere al futuro es precisamente la planificacin. Adems, la planificacin, como parte de la actividad del organizar, implica seguir la racionalidad instrumental o teleolgica (de seguimiento de objetivos telos-) aplicando pues mtodos adecuados a la solucin de los problemas. Por esta razn, en la preparacin de las decisiones de
planificacin (premisa de las futuras) es esencial la configuracin del proceso de solucin de
problemas.
Planificacin como actividad normativa
Las decisiones organizacionales (y entre ellas, las mismas sobre el planificar) tienen un carcter normativo. La planificacin no es una actividad libre o ldica, sino es una tarea a cumplir por los responsables de decisin en un sistema organizado. Pero esa normatividad no tiene el carcter de una exigencia absoluta de tipo tico (o de una presunta obligatoriedad como la de los valores propagados en una ideologa), sino surge de la dimensin racional y de la conviccin que es uno de los puntos en que se distingue un sistema-organizado de su entorno- de que el trabajo sobre la incertidumbre, inseguridad y problemas debe realizarse de modo metdico, y no simplemente por improvisacin, o dejndose llevar. La planificacin es pues una tarea planteada a determinados responsables de un sistema organizado en que deben operar metdicamente sobre incertidumbre y problemas.