CUESTIONARIO DE ARCHIVONOMIA

1. Conque nombre se designa el trabajo de oficina, en las instituciones

modernas?
R=sistema nervioso
2. Qu objeto tiene el trabajo de la oficina?
R=principalmente el registro de la informacin
3. De que naturaleza son las labores de la oficina?
R=actividades primordiales , fundamentales o primarias y las representadas por la
administracin
4. Qu clase de medidas puede tomar la direccin, cuando cuenta con la informacin
necesaria? Enumera algunas.
R=incrementar la produccin, reducir costos, estimular al personal ,adquirir las materias
primas, despachar los pedidos , etc
5. En donde sern manejados ordenadamente los mltiples documentos que se
elaboran en una oficina?
R=en los archivos
6. Qu funciones tiene la documentacin de los archivos?
R=en su aspecto informativo tiene una mltiple funcin : histrica, analtica, previsora y
supervisora
7. Que similitud existe entre el archivo y la memoria?
R=el archivo es a las instituciones, lo que la memoria a la inteligencia humana
8. Qu elementos requiere el ordenado manejo de los documentos?
R=requieren la presencia de personal tcnicamente preparado en distintos grados , para
resolver acertadamente los complicados e ignorados problemas de la administracin de
los archivos
9. Qu finalidades persigue la enseanza de la archivonomia?
R=la adquisicin de los conocimientos sobre ella misma y la uniformizacin de los
sistemas y mtodos que deben introducirse y ejecutarse en los archivos
10. De que se ocupa la archivonomia?
R=se ocupa de la administracin de los archivos, que comprenden la planeacin, la
organizacin, la integracin, la ejecucin y el control de los mismos
11. Qu significa cada uno de los siguientes aspectos que comprende la administracin
de los archivos?
R=a) planeacin: la constituyen las metas o finalidades, los planes y normas generales.
b)organizacin: es representada por los programas de trabajo y los procedimientos de

ejecucin para la conexin y coordinacin sistemtica y metdica de los elementos que

constituyen los archivos para satisfacer sus fines eficientemente
c)integracin : pone en armnica cooperacin a aquellos elementos representados por
los factores materiales y humanos para su mejor aprovechamiento
d)control: es un instrumento de medicin y correccin de lo planeado, de lo organizado,
de las tareas y su ejecucin.
12. Cmo se ha formado el termino archivonomia?
R=es un neologismo formado con la palabra archivo y la palabra no me que significa
regla
13.Que significado tienen los siguientes terminos ?
R=A) Archivar: La accion de guardar ordenadamente los documentos, de acuerdo con
los procedimientos que sealan los sistemas y los mtodos.
B) Archivista: El que tiene a su cargo un archivo o que como, tcnico en la materia,
trabaja en los archivos .
C) Archivero: Mueble archivador seccional destinado a contener los documentos.
14. Que es un archivo central?
R=Son unidades de servicio que, concentrando toda la documentacin de una
institucin, atiende alos referidos servicios para todo y cada uno de las distintas
dependencias;
15.Cuales son las caractersticas del archivo local?
R=son contrarios a los anteriores; el servicio se localiza en cada dependencia de la
institucin y , por consecuencia , se forman tantos expedientes, como intervenciones
hagan aquellas en la tramitacin de un asunto o negocio.
16. Cul es el archivo que contiene toda clase de documentos?
R=archivo generales
17.Cual es el que contiene documentos de una misma especie o similares?
R=Los archivos parciales
18.Cuales son las divisiones de los archivos por su destino?
R=Archivos pblicos, privados y secretos
19.Que es un archivo directo?
R=son los que no requieren catlogos en la localizacin y consulta de expedientes.
20. Que es un archivo indirecto?
R: Contrario a los anteriores, y requieren del auxilio y precisin de los catlogos para la
localizacin y consulta de expedientes.
21. Cual es la divisin de los archivos por el mtodo empleado por su manejo?
R: directos e indirectos
22.Como se denomina a un archivo cualitativo?

R:son de gran calidad en su documentacin y por consecuencia requieren de la

aplicacin mxima de las tcnicas de archivo.
23. Como se denomina a un archivo cuantitativo?
R=son de gran volumen en su documentacin
24.Como se divide el archivo , atendiendo a los signos empleados ?
R=numricos y alfabticos
25.Cuales son los elementos con que se integran los archivos?
R=local, mobiliario y equipo, documentacin y personal.
26.Cual es el mas importante de los elementos que integran un archivo y porque?
R=La documentacin: porque son el objetivo primordial de los archivos
27.Cual es el principio que rige la seleccion de local para un archivo?
R= El archivista debe buscar la funcionalidad del local a las necesidades propias de la
oficina y no la oficina
28.Cuales son las caractersticas que debe reunir el local destinado a los archivos con
referencia a los siguientes puntos:
AREA: principales enemigos de los documentos
A)ORIENTACION: adecuada es hacia el sur y la mas inconveniente al norte
B)ILUMINACION: la natural es la mejor , en el caso de emplear la artificial ,esta debe de
ser en cantidad suficiente sin reflejos , sin sombras y con buena difusin de la luz
C) TEMPERATURA Y VENTILACION: influyen grandemente en la conservacin de los
documentos.
D) DECORACION: debe evitar que favorezca la acumulacin de
E) INSTALACCIONES ACCESORIAS: los ruidos son un problema en la oficina de archivo;
los provocan, principalmente, las mquinas y el crecimiento de las poblaciones
30. MOBILIARIOS Y EQUIPOS
a) ARCHIVERO: es un mueble seccional de uno a 6 gavetas.
La eleccin depende de las necesidades requeridas por el manejo de la documentacin
b)GAVETA: tiene en la parte superior izquierda un porta marbete destinado a la
colocacin de la inscripcin, alfabtica o numrica, en su interior el compresor que es
una lmina mvil que permite dar la conveniente posicin de inclinacin a los
expedientes
c)ESTANTE: es un mueble de estructura metlica esta compuesto de una serie de pies
derechos y entre paos, est destinado a la colocacin de las cajas archivadoras
d)TARJETERO : llamado tambin caja clasificadora para tarjetas de los catlogos
31. Cul es el objeto primordial de los archivos?
R=los documentos
32.Cules son las grandes ramas en que se divide la documentacin?

R=bibliografa, biblioteconoma, enciclopedia, archivstica y museografa

33. Cmo se generan u originan los documentos?
R=por una parte en lo que llamamos correspondencia y por otra en una multiplicidad de
documentos muy diversos que se generan en las propias oficinas
34.Cuales son los requisitos que debe reunir un archivista?
R=debe ser tcnico en la materia, debe tener dominio completo de lo referente a la
clasificacin, catalogacin, formacin de expedientes, manejo y control de documentos
35.Cules deben ser las principales cualidades de un archivista?
R=integridad, solvencia moral, reconocida honradez y discrecin absoluta
36.Cuales son las reglas de higiene que deben observarse en los archivos?
R=los documentos muebles y locales deben de tener constante limpieza para evitar el
polvo y sus consecuencias; hay que someterlos a peridicas fumigaciones y abolir la
practica viciosa de humedecer con saliva los documentos.es obligatorio el uso de
dedales de goma.
37.Que elementos se utilizan como ayuda para la clasificacin documentaria?
R=las carpetas, las gua principales y auxiliares o sub-guas, los marbetes y los jinetes
38.Que entiende usted por una carpeta?
R=entra en la formacin del expediente, recoge en su interior los documentos que lo
forman
39. Que son las guas?
R=son de material muy resistente cartn, en tamaos carta u oficio, tienen en su
borde superior una pestaa o apndice, las cuales en conjunto tienen la funcin de guiar
en la distribucin , colocacin y localizacin de los expedientes
40. Cules son las guas ms generalmente usadas?
R= las guas principales y auxiliares
41. Qu caractersticas tienen las guas?
R=estn hechas de material resistente, tienen en su borde superior una pestaa .existen
de uno ,dos o mas cortes y estn destinadas a contener la inscripcin alfabtica ,
numrica o combinadas
42.Qu tipo de archivo debe adoptarse en la organizacin centralizada?
R=el ms conveniente en concordancia con la organizacin general de la institucin,
atendiendo su necesidades y requisitos
43. Cual es la organizacin ideal del archivo?
R=es la unidad centralizada de servicio
44. Que ocurre en la practica en cuanto a los tipos de organizacin?
R=los tipos de organizacin suelen combinarse buscando siempre el mejor
funcionamiento

45. Como se forma con los siguientes descritos el archivo y que procedimiento se
siguen?
R= Procediendo de las partes al todo: De un documento a su conjunto, los expedientes;
de estos a la gaveta; de la gaveta al archivero y de los archiveros al archivo.
46. Que finalidad tiene la oficina llamada informtica?
R= Agrupar las informaciones del archivo, computadoras y microfilm.
47. Que objeto tiene poner los documentos en condicin dinmica?
R= Para que el archivo preste el servicio de informacin que tiene asignado dentro de
las oficinas.
48. Que informacin revela el anlisis de un documento?
R= La existencia de una serie de datos: una numeracin; un lugar; una fecha; dia, mes y
ao; un nombre o nombres de personas fsicas o morales, u otro dato importante.
49. Que es lo que determina el sistema de archivo adecuado?
R= Descansa en el principio de ser adaptable a la documentacin y responder a las
tareas de la institucin.
50. Como se dividen los sistemas de archivo atendiendo a la necesidad o no necesidad
de registros para la localizacin de los documentos?
R=Se dividen en dos grupos los que no requieren del empleo de catlogos, registros o
ndices par su localizacin y consulta: son los DIRECTOS; el otro, lo constituyen los que
requieren necesariamente de aquellos catlogos, ndices o registros, para su localizacin
y consulta: son los INDIRECTOS.
1. CUALES SON LOS SISTEMAS QUE CORRESPONDEN A UNO OTRO GRUPO?
2. CUL ES EXPRESADA EN SU MAYOR SIMPLEZA, LA REGLA GENERAL DE ALFABETIZACIN? Consiste
en clasificar documentos, tomando como base el nombre de las personas fsicas o morales involucradas en los
3.
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6.

asuntos
QUE SE ENTIENDE PARA NUESTRAS FINALIDADES DE ARCHIVO COMO SISTEMA Y QUE COMO
MTODO?
QUIN IDEO EL SISTEMA DE CLASIFICACIN DECIMAL? Melvil Dewey
CUL ES LA TEORA DE LA CLASIFICACIN DECIMAL? Compuesto por categoras y subcategoras que

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11.

se organizan en forma de rbol, formndose divisiones y subdivisiones que dependen unas de otras
QUE ES LA CLASE, LA DIVISIN Y SUBDIVISIN?
CMO SE REPRESENTAN LOS ASUNTOS EN LA CLASIFICACIN DECIMAL, Y QUE SON ESTOS
CLASIFICADORES?
CMO SE LLAMA A LA DESCRIPCIN Y ESTUDIO DE LOS CATLOGOS? Catalografia
CMO SE DENOMINA AL REGISTRO O LISTA ORDENADA CONFORME A UN SISTEMA, Y QUE
CONTIENE LOS PRINCIPALES DATOS DOCUMENTARIOS QUE SIRVEN PARA RPIDA CONSULTA Y

LOCALIZACIN DE LOS ASUNTOS DE UN ARCHIVO? Catlogo

12. QUE SIGNIFICA LA PALABRA CATALOGACIN? Es el proceso de describir los elemento informativos que
permiten identificar un documento
13. QUE ASIENTOS DEBEN HACERSE EN LOS CATLOGOS? Principales y Secundarios
14. CUALES SON LOS DOS GRANDES GRUPOS EN QUE SE DIVIDEN LOS CATLOGOS? Generales y
especiales
15. A QUE GRUPO PERTENECE L CATALOGO SISTEMTICO O METDICO Y L CATALOGO

DICCIONARIO? Generales
16. COMO SE LLAMA EL REGISTRO POR EL CUAL SE DESCRIBE UN ASUNTO, DOCUMENTO,
EXPEDIENTE, ETC. EN UN ANOTANDO SUS PRINCIPALES DATOS? Asiento
17. DE QUE SE HACE USO PARA LA DISTRIBUCIN DE LAS CEDULAS? Para localizar mejor los
documentos en catlogos
18. EL ORDENAMIENTO DE LAS CDULAS DE CATALOGACIN SE BASA EN LAS LETRAS O EN LAS
PALABRAS? Letras
19. CMO SE FORMA UN EXPEDIENTE? Mediante el conjunto de documentos que forman un solo asunto
20. CMO SE DIVIDEN LOS EXPEDIENTES CUANDO SON VOLUMINOSOS? En Legajos
21. CMO SE ORDENAN LOS EXPEDIENTES DENTRO DE LAS GAVETAS? Mediante marbetes o guas
LA FUNCIN PRINCIPAL DE UN ARCHIVO ES:
b) Tener la documentacin perfectamente clasificada para su consulta en el momento que sea requerida
22. 74.- POR LA FORMA EN QUE ESTN ORGANIZADOS LOS ARCHIVOS SE DIVIDEN EN:
a) Centrales y Locales
23. 75.- POR EL MTODO QUE SE EMPLEA PARA EL MANEJO DE LOS ARCHIVOS, STOS SE DIVIDEN EN:
b) Pblicos, Privados y Secretos
24. 76.- POR LA DOCUMENTACIN QUE CONTIENE LOS ARCHIVOS SE DIVIDEN EN:
a) Oficiales, Especiales y Particulares
25. .- UN DOCUMENTO ES:
Un escrito clasificado y redactado perfectamente
26. - CUANDO SE ARCHIVAN DOCUMENTOS DE ACUERDO AL NOMBRE DE PERSONAS FSICAS O
MORALES, SE UTILIZA EL SISTEMA DE ARCHIVO:
e) Alfabtico
27. .- PARA ARCHIVAR DOCUMENTOS DE ACUERDO A LA FECHA DE ORIGEN O TRMITE, EMPLEAMOS EL
SISTEMA:
b) Cronolgico
28. - CUANDO SE ARCHIVA EN BASE A LA NUMERACIN DECIMAL EMPLEAMOS EL SISTEMA:
c) Numrico
29. .- DE ACUERDO AL LUGAR DE ORIGEN, SE ARCHIVA UTILIZANDO EL SISTEMA:
c) Geogrfico
30. .- EN EL SISTEMA CRONOLGICO DE ARCHIVO, EL ORDENAMIENTO DE LAS FECHAS ES EL
SIGUIENTE:
Mes-Da Ao
31. - UN CATLOGO ES:
a) Un registro de todos los expedientes del archivo
32. - LOS CATLOGOS SE DIVIDEN EN:
a) Catlogos Generales y Catlogos Especiales
33. UN ASIENTO CATALOGRFICO ES:
34. b) Conjunto de datos que llevan las cdulas de catalogacin
35. - UN CONJUNTO DE DOCUMENTOS QUE SE REFIEREN A UN MISMO ASUNTO Y QUE SE GUARDAN
36. CRONOLGICAMENTE EN UNA CARPETA ES UN:
a) Carpeta cronolgica
37. CUANDO UN EXPEDIENTE ALCANZA UN GROSOR DE 2.5 CM., SE ACUMULA EN OTRAS CARPETAS QUE
VAN TRAMITANDO EL MISMO ASUNTO. ESTE CONJUNTO DE CARPETAS SE DENOMINA
a) Legajo
LOS ARCHIVOS QUE CONTIENEN TODA LA INFORMACIN DE UNA EMPRESA EN UN SOLO
38. DEPARTAMENTO SON:
a) Centrales

39. LOS ARCHIVOS QUE CONTIENEN DOCUMENTOS QUE HAN CONCLUIDO SU TRAMITACIN SON:
a) Generales
40. LOS ARCHIVOS QUE PUEDEN SER CONSULTADOS NICAMENTE POR FUNCIONARIOS O EMPLEADOS
DE UNA INSTITUCIN SON LOS:
a) Especiales

41. LOS ARCHIVOS QUE SOLAMENTE PUEDEN CONSULTAR PERSONAS AUTORIZADAS SE DENOMINAN:
Privados
42. MENCIONA EL MOBILIARIO PRINCIPAL QUE SE UTILIZA EN UN ARCHIVO: Archivero
43. ANOTA CULES SON LOS PRINCIPALES ENEMIGOS DE LOS ARCHIVOS:

El incendio y la humedad de tal manera que garantizan a los documentos de correr estos
peligros y sus condiciones de instalaciones, construccin y situacin.
44. QU ES LA DOCUMENTACIN? Es la ciencia que estudia los documentos