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La comunicacin organizacional
Rumbo al liderazgo

1. La comunicacin:
2. Flujo de la comunicacin en la organizacin:
3. Redes de la comunicacin:
4. Sugerencias para reducir las consecuencias negativas de los rumores :
5. Eleccin del canal adecuado
6. Barreras para la comunicacin eficaz en la organizacin
7. La comunicacin y la visin
La senda o el pasaje que cualquier ejercicio de autoridad y liderazgo encamina, permite el
progreso

de una forma, estado o formacin a otra forma, estado o realidad.

El

verdadero

liderazgo es el que encamina el progreso de un estado a otro superior. Esto es tambin la esencia
de la transformacin, que es el paso preliminar a la verdadera innovacin, que actualiza y asegura
la organizacin
I.

La Comunicacin:
Para definir este concepto utilizaremos el modelo Shannon-Wiener, que a finales de los aos
cuarenta se dio a conocer. Su eficiencia viene de su sencillez.

Introdujo los conceptos de

cantidad de informacin fuente, canal, ruido y retroalimentacin.

PROCESO

medio

Emisor
(Intencin)

canal
Receptor
(efecto)
ruido

FEEDBACK

Empecemos por decir que el emisor puede tratarse de cualquier individuo interno o externo de
una

organizacin o empresa, es la fuente de comunicacin, quien desea transmitir un

pensamiento o idea a otro u otros. En el caso de una empresa podra tratarse del gerente,
secretaria, obrero, cliente, quien sea que tenga necesidad de transmitir una informacin
relacionada con los servicios, sucesos, etc. que ocurra en la empresa.
El cdigo en este caso se refiere a la forma en que se codificar ese pensamiento, incluyendo
la habilidad, la actitud, los conocimientos y el sistema sociocultural. Es ms, el xito total de
cada persona se determina tambin por las habilidades de hablar, escribir, escuchar y razonar.
Tenemos ideas preconcebidas sobre temas diversos y esas actitudes afectan nuestras
comunicaciones. Se tiene que tomar en cuenta que no se puede comunicar lo que no se sabe
y aunque el individuo (emisor) lo sepa, es posible que el receptor no lo entienda.
El mensaje es el producto real de la fuente codificadora. Es toda la informacin que se
transmite y si se logra una comunicacin exitosa ser tambin todo lo que reciba el receptor.
El canal es el medio a travs del cual viaja el mensaje. En una organizacin y en cualquier
situacin es muy importante seleccionar el medio ms adecuado para transmitir la informacin
y esto depender del tipo de informacin, de quienes debern recibirlo, las condiciones que se
requieren para el mejor entendimiento del mismo. Tradicionalmente siguen la red de autoridad
de una organizacin los mensajes relacionados con el trabajo de los miembros de la misma;
para esto lo ms adecuado es un canal formal. Otras formas de mensajes como los sociales o
personales, siguen canales informales en la organizacin.
El receptor es el objeto a quien se dirige en mensaje. Pero antes de que esto ocurra el
mensaje debe ser descodificado proceso mismo que requiere de las habilidades, actitudes y
conocimientos previos sobre el tema del receptor.
Y ahora el elemento que indica en el proceso si hubo xito o no, nos referimos a la
retroalimentacin. En una organizacin se medir si una informacin lleg adecuadamente si
se recupera respuesta ante el mismo.

Qu pasa si no ocurre?
Si en una organizacin se obtienen respuestas vagas e inapropiadas se debe a que en el
proceso existen fuentes de distorsin como las siguientes:

La Codificacin se realiz con descuido.

Seleccin limitada de smbolos

Confusin en el contexto del mensaje.

Seleccin de un canal inapropiado.

Nivel de ruido alto.

Prejuicios, conocimientos y habilidades de percepcin del receptor limitadas.

Poca atencin y cuidado en el proceso de decodificacin.

Todos estos factores pueden provocar que el mensaje se interprete de manera diferente a la
imaginada por el emisor.
Agresin en la comunicacin
Este fenmeno que le ocurre a un 20% de la poblacin puede causar problemas en la
comunicacin, ya que provoca en el emisor un temor al momento de hablar o escribir lo que
puede desencadenar que ste recurra a los medios inadecuados para comunicarse y as
evitar este conflicto pero que a su vez se traduce en otros problemas.
supervisor de un departamento

Por ejemplo el

puede recurrir a memorandos o cartas para transmitir

mensajes, cuando una llamada suele ser no slo ms rpido sino tambin ms apropiado.
Por todo esto debemos estar conscientes

de que existe un grupo de personas en

las

organizaciones que limitan severamente su comunicacin oral y racionalizarn su practica al

decirse a ellas mismas que no se necesita tanta comunicacin para que hagan su trabajo con
eficacia.
Para lograr que una organizacin posea una buena comunicacin interna y externa es muy
importante fijar atencin en esta rea de forma tal que se pueda aplicar correctivos mediante
cursos instructivos, seminarios, actividades en grupo etc. a tiempo.

FLUJO DE LA COMUNICACIN EN LA ORGANIZACIN:

1. Direccin de la Comunicacin:
La Comunicacin puede fluir vertical u horizontalmente. La dimensin vertical puede ser
dividida, adems, en direccin ascendente o descendente.
DESCENDENTE: Es la comunicacin que fluye de un nivel del grupo u organizacin a un
nivel ms bajo. Es el utilizado por los lderes de grupos y gerentes para asignar tareas,
metas, dar a conocer problemas que necesitan atencin, proporcionar instrucciones.
Gerente

Supervisor

Empleados, obreros, tcnicos, etc.

ASCENDENTE: Esta comunicacin fluye en forma apuesta a la anterior, es decir, de los
empleados o subordinados hacia la gerencia. Se utiliza para proporcionar retroalimentacin a
los de arriba, para informarse sobre los progresos, problemas, sobre el sentir de los
empleados, cmo se sienten los empleados en sus puestos, con sus compaeros de trabajo y
en la organizacin, para captar ideas sobre cmo mejorar cualquier situacin interna en la
organizacin.

Un lder sabe que ambas direcciones son importantes e imprescindibles para

lograr las metas propuestas con el mnimo de problemas, pero lamentablemente no todas las
organizaciones tienen conciencia de ello, por lo que en muchas ocasiones las ideas,
pensamientos y propuestas de los empleados pasan desapercibidas ya que consideran que
esto no influir en el rendimiento laboral.
Obrero, empleados, tcnicos, clientes

Supervisor

Gerente

Ejemplos Organizacionales de Comunicacin Ascendente

Informes de desempeos preparados por supervisores

Buzones de sugerencia

Encuesta de actitud de los empleados

Procedimientos para expresar quejas

Encuestas.

LATERAL:

Este tipo de comunicacin se da cuando dos o ms miembros de una

organizacin cuyos puestos estn al mismo nivel intercambian informacin.

Por ejemplo

comunicaciones entre supervisores de varias plantas o departamentos.

Este tipo de comunicacin es muy positiva para evitar proceso burocrticos y lentos en una
organizacin, adems, es informal y promueve a la accin.
Supervisor

Depto.

Compras

Supervisor Depto de Finanzas

REDES DE LA COMUNICACIN:
Las redes de la comunicacin definen los canales por los cuales fluye la informacin.

Los

canales de una organizacin pueden ser formales o informales y cada uno tiene un uso
respectivo dentro de la empresa. Las redes Formales son generalmente verticales, siguiendo
la cadena de autoridad y limitadas con las comunicaciones con las tareas empresariales. Por
el contrario, las redes informales no son rgidas en su direccin, puede tomar cualquiera, saltar
niveles de autoridad y seguramente satisface necesidades sociales de los miembros internos
de la organizacin, por ejemplo los rumores o chismes.
Ahora bien, una red formal se puede presentar de tres formas: la cadena, la rueda y todo el
canal.

La cadena sigue rgidamente la cadena formal de mando. Se utiliza si la precisin de los datos
es lo ms importante.
Cadena

La rueda se apoya en un lder

para actuar como un conducto

central para todas las

comunicaciones del grupo, facilita el surgimiento de un lder, es rpido y alta precisin

Rueda

Toda la red del canal permite que todos los miembros del grupo se comuniquen en forma
activa el uno con el otro y es ms adecuada si se busca una mayor satisfaccin, su precisin
es moderada y no es probable que surjan lideres.

Todos los Canales

En cuanto a las redes informales la informacin puede correr entre los miembros en forma de
chisme o rumor, no es controlada por la gerencia y es percibida para los empleados como ms
confiable y crebles que las informaciones emitidas por la gerencia a travs de las redes
formales, Los rumores emergen como una respuesta a las situaciones que son importantes
para nosotros, donde existe la ambigedad y en condiciones que crean aprensin, por ejemplo
el secreto y la competencia que tpicamente prevalecen en las organizaciones alrededor de los
temas como la designacin de nuevos jefes, reubicacin de las oficinas y nuevas asignaciones
de trabajo.
Es importante entender que el chisme es una parte de la red de informacin de cualquier
grupo u organizacin, le muestra a los gerentes aquellos temas que los empleados consideran
importantes y provocadores de ansiedad, de esta forma el gerente puede minimizar las
consecuencias negativas de los rumores al limitar su rango e impacto.

SUGERENCIAS PARA REDUCIR LAS CONSECUENCIAS NEGATIVAS DE LOS RUMORES:

Anuncie los programas de tiempo para tomar las decisiones importantes

Explique las decisiones y los comportamientos que podran parecer inconsistentes o

secretos.

Enfatice las desventajas, como tambin las ventajas, de las decisiones actuales y los
planes futuros

Discuta abiertamente las posibilidades en el peor de los casos - casi nunca constituye
una provocacin de ansiedad ni una fantasa no hablada

ELECCIN DEL CANAL ADECUADO

La preferencia de un canal sobre el otro depende de si el mensaje es rutinario o no rutinario.
El primer tipo de mensaje tiende a ser directo y con un mnimo de ambigedad mientras que
los no rutinarios son complicados y tienden a confundir. Los gerentes pueden gerentes
pueden comunicar los mensajes rutinarios a travs de los canales que no poseen mucha
riqueza (Panfletos, boletines, informes generales, memorandos y cartas), mientras que pueden
comunicar los mensajes no rutinarios a travs de los canales ricos como el correo electrnico,
telfono y conversaciones cara a cara. Un gerente de alto rendimiento estar ms sensible a
la adecuada seleccin del canal a la hora de transmitir la informacin.

BARRERAS PARA LA COMUNICACIN EFICAZ EN LA ORGANIZACIN

La filtracin es la manipulacin de la informacin del emisor para que sea vista ms

favorablemente por el receptor. Los intereses personales y las percepciones de lo que
es importante de aquellos que resumen estn presentes en los resultados de la
informacin, lo que hace imposible que los receptores consigan informacin objetiva.
Mientras ms vertical es la estructura de la organizacin ms posibilidades de filtracin
habr.

Percepcin selectiva en el que los receptores ven y escuchan en forma selectiva

basados en sus necesidades, motivaciones, experiencia, antecedentes lo que no
permite que se perciba la realidad y en su lugar se interprete segn el parecer de cada
cual.

Defensa. Cuando el receptor se siente amenazado, tiende a reaccionar en formas que

reducen su habilidad para lograr entendimiento mutuo, respondiendo en formas que
retardan la comunicacin eficaz

Lenguaje. La edad, la educacin y los antecedentes culturales son variables que

influyen en el lenguaje que una persona usa. Las palabras significan diferentes cosas
para diferentes personas lo que crea dificultades en la comunicacin.

RECOMENDACIONES PARA UNA COMUNICACIN EFICAZ EN LA Organizacin

El presidente o gerente debe comprometerse en la filosofa y el comportamiento, con

la nocin de que comunicarse con los empleados es esencial para el logro de las
metas de la organizacin.

Asociar las acciones con las palabras

Comprometerse con la comunicacin de dos vas (descendente y ascendente

nfasis en la comunicacin cara a cara

Mantener a los miembros de la organizacin informados de los cambios y decisiones

dentro de la organizacin

Dar confianza y valor a los empleados para comunicar malas noticias

Disear un programa de comunicacin para transmitir la informacin que cada

departamento o empleado necesita

Luchar porque la informacin fluya continuamente

LA COMUNICACIN Y LA VISIN
Todo proceso organizacional se rige

hacia el futuro por una visin, todo proceso

organizacional se desarrolla a travs de la comunicacin, por lo tanto la comunicacin y la

visin son determinantes en la direccin y el futuro de la organizacin.
La comprensin de la visin es particularmente calve para el ejercicio de la comunicacin
gerencial y empresarial, pues integra una comunidad de visiones y pensamientos en torno a
una visin particular.
Una buena Visin mal comunicada no tiene sentido o tambin una visin deficiente puede ser
mejorada y potenciada con una excelente comunicacin.
La potencia de la visin est en los efectos de su comunicacin, una de las razones principales
de la comunicacin es desarrollar la visin comn.
Un lder centra la atencin en la coalicin de los grupos sobre la ilusin de la visin, en la
motivacin e inspiracin para mantener a la gente emocionada en la direccin de futuro
visionado, la visin del futuro y en la orientacin hacia el maana y el otro lugar apelando a la
emocin de permanecer. el lder comunica una visin de promesa, ilusin y futuro y logra que
los empleados se identifiquen con ella trabajando da a da para lograrla y todo esto gracias un
proceso exitoso de comunicacin.