Obras Por Administración Directa - Tratamiento Contable y Liquidacion Financiera

rea
Sistema Nacional de
Contabilidad
Obras por administracin directa - Tratamiento

contable y liquidaciones financieras
Ficha Tcnica
Autor : Staff de profesionales
Ttulo : Obras por administracin directa Tratamiento contable y liquidaciones financieras
Fuente : Actualidad Gubernamental, N 67 - Mayo
2014
Sumario
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Introduccin
Cuenta contable - Edicios y estructuras
Obras por administracin directa
Casustica: Obras por administracin directa
Liquidacin nanciera
Caso prctico - Liquidacin nanciera
Transferencia de la infraestructura al sector
correspondiente
1. Introduccin
Edwar Dube asisti a una competencia de
yuntas de bueyes, de la que extrajo una
analoga, rerindose a la experiencia
dijo: Un trineo de madera se cargaba
con bloques de cemento: Cuatro mil quinientos quilogramos, cinco toneladas El
propsito era que los bueyes movieran el
trineo unos 90 centmetros Me llam
la atencin una yunta de animales pintos
muy grandes, de color gris azulado
los grandes bueyes azules de tiempos
pasados.
Hablando de los resultados de la competencia, l dijo: Las yuntas fueron
eliminadas una por unaLos grandes
bueyes azules ni siquiera clasicaron. Una
yunta de bueyes pequeos y de diferentes
razas y tamao, lograron mover el trineo
las tres veces. Entonces me dieron una
explicacin sorprendente del resultado:
Los bueyes azules eran ms grandes,
ms fuertes y ms semejantes en tamao
en comparacin con la otra yunta, pero
los bueyes pequeos efectuaron un mejor

trabajo de equipo y coordinacin. Tiraron
el yugo al mismo tiempo. Ambos animales
tiraron hacia adelante exactamente al
mismo tiempo y la fuerza movi la carga.
Al mirar hacia adelante necesitamos
ese mismo trabajo en equipo, entre las
ocinas de contabilidad e inversiones,
y as como en la historia de los bueyes
debemos realizar las liquidaciones de las
obras y registrarlas en la contabilidad al
mismo tiempo y demostrar en los reportes nancieros la capacidad y fuerza de
profesionales destacados. De manera que
se debe llevar un control minucioso de los
gastos relacionados con los proyectos de
inversin, las liquidaciones nancieras deben ser oportunas y registradas en la contabilidad en forma adecuada. No es posible
que el Estado a travs de la asignacin de
recursos para la ejecucin de proyectos de
inversin desconozca el valor real de tales
inversiones por carecer de liquidaciones
nancieras. Toda obra debe ser liquidada
y registrada en la contabilidad para evitar
saneamientos contables futuros. Es responsabilidad de las entidades pblicas no
solo otorgar la buena pro a los contratitas,
sino que dicha inversin sea valorizada y
registrada en la informacin contable en
forma oportuna y exacta.
2. Cuenta contable - Edicios y

estructuras
El Plan Contable Gubernamental ha
considerado dentro de los edificios y
estructuras a la cuenta contable 1501
Edicios y estructuras, que a continuacin
explicaremos el detalle de esta:
1501 Edicios y estructuras
Agrupa las subcuentas que representan el
valor de los inmuebles tales como edicios, estructuras y las construcciones, as
como el costo de aquellos activos que se
adquieren bajo la modalidad de arrenda-
Actualidad Gubernamental
miento nanciero, recibidos en afectacin

en uso y los entregados en concesin. De
tallaremos las subcuentas contables.
150101 Edicios residenciales
1501.0101 Viviendas residenciales
1501.02 Edicios o unidades no residenciales
1501.0201 Edicios administrativos
1501.0202 Instalaciones educativas
1501.0203 Instalaciones mdicas
1501.0204 Instalaciones sociales y culturales
1501.0205 Centros de reclusin
1501.0299 Otros edicios no residenciales
1501.03 Estructuras
1501.0301 Puertos y aeropuertos
1501.0302 Infraestructura vial
1501.0303 Infraestructura elctrica
1501.0304 Infraestructura agrcola
1501.0305 Agua y saneamiento
1501.0306 Plazuelas, parques y jardines
1501.0307 Monumentos histricos
1501.0399 Otras estructuras
1501.04 Adquiridos en arrendamiento
nanciero
1501.05 Concesiones, usufructo y otros
R.D. 004-2013-EF/51.01
1501.06 Construccin de edicios residenciales
1501.0601 Por contrata
1501.0602 Por administracin directa - Personal
1501.0603 Por administracin directa -Bienes
1501.0604 Por administracin directa - Servicios
1501.0605 Por administracin directa -Otros
1501.0606 Edicios residenciales concluidos
por reclasicar
1501.0607 Edicios residenciales concluidos
por transferir
1501.07 Construccin de edicios no
residenciales
1501.0701 Edicios administrativos
1501.070102 Por administracin directa-Personal
1501.070103 Por administracin directa- Bienes
1501.070104 Por administracin directa-Servicios
1501.070105 Por administracin directa-Otros
1501.0702 Instalaciones educativas
1501.070202 Por administracin directa -Personal
1501.070203 Por administracin directa-Bienes
1501.070204 Por administracin directa-Servicios
1501.070205 Por administracin directa-Otros
1501.0703 Instalaciones mdicas
1501.070303 Por administracin directa - Bienes
1501.070305 Por administracin directa - Otros
1501.0704 Instalaciones sociales y culturales
N 67 - Mayo 2014
V 1
Informe Especial
rea Sistema Nacional de Contabilidad
Informe Especial
1501.0705 Centros de reclusin

1501.0706 Otros edicios no residenciales
1501.070604 Por administracin directa -Servicios
1501.0707 Edicios no residenciales concluidos
por reclasicar
1501.0708 Edicios no residenciales concluidos
por transferir
1501.08
Construccin de estructuras
1501.0801 Puertos y aeropuertos
1501.0802 Infraestructura vial
1501.0803 Infraestructura elctrica
1501.0804 Infraestructura agrcola
1501.0805 Agua y saneamiento
1501.0806 Plazuelas, parques y jardines
1501.0807 Monumentos histricos
1501.0899 Otras estructuras en construccin

1501.089906 Estructuras concluidas por
reclasicar RD 004-2013-EF/51.01
1501.089907 Estructuras concluidas por transferir
R.D. 004-2013-EF/51.01
1501.089908 Otras estructuras en construccin
R.D. N 002-2010-EF/93.01
Los inmuebles que componen las cuentas

mencionadas deben registrarse inicialmente al costo de adquisicin o de construccin, o al valor razonable determinado
mediante tasacin, en el caso de bienes
aportados, donados, recibidos en pago de
deuda, y otros similares. Los desembolsos
posteriores a la adquisicin de edicios y
estructuras, deben aadirse al valor en libros del activo cuando sea probable que de
los mismos se deriven benecios econmicos futuros adicionales a los originalmente
evaluados, siguiendo pautas normales de
rendimiento para el activo existente. Con
posterioridad a su reconocimiento inicial.
3. Obras por administracin directa

Se entiende por obras por Administracin
directa aquellas ejecutadas directamente
por la entidad que emplea: Direccin
tcnica, personal tcnico operativo, mano
de obra directa e indirecta, personal administrativo, maquinaria y equipo, alquiler
de maquinaria y equipo necesario y otros
elementos necesarios para llevar a cabo
la construccin y puesta en marcha de las
obras pblicas; por tanto, las entidades pblicas podrn realizar obras por administracin directa siempre que posean la capacidad tcnica y los elementos necesarios para
tal efecto: personal de obra, maquinaria y
equipo necesario de construccin, personal
tcnico, direccin tcnica y materiales de
construccin que se requieran para el desarrollo de los trabajadores respectivos, y
4. Casustica: Obras por administracin directa

La Municipalidad de Ro Azul con cargo a la fuente de nanciamiento 18 Canon, sobrecanon, renta de aduanas, regalas y
participaciones realiz la construccin de un centro educativo
bajo la modalidad de administracin directa en un periodo de 3
meses, cuyo costo segn expediente tcnico asciende a la suma
de S/.360,000.00, constituido de la siguiente manera:
Clasicador presupuestal
Detalle
Costo S/.
262223
Costo de personal
150,000.00
262224
Costo en bienes
120,000.00
262225
Costo servicios
90,000.00
Total
360,000.00
Adems, debemos sealar que el costo por la realizacin del

expediente tcnico del centro educativo asciende a S/.20,000.00.
A continuacin, procederemos a registrar los asientos contables
respectivos.
V 2
segn sea el caso, contar tambin con toda

la documentacin necesaria, tales como el
expediente tcnico y otros que aprueben
su ejecucin.
La ejecucin presupuestaria directa: se
produce cuando la entidad desarrolla con
su personal, sus recursos y equipos, todo
el proceso constructivo de la obra, incluyendo los aspectos tcnicos y nancieros
necesarios. Est denida por la Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto,
Ley N 28411, y reglamentada de manera
general por la Resolucin de Contralora
N195-88-CG. Esta resolucin es una
norma que rige del ao 1988 y entre sus
pautas dispone que:
Las entidades que programen la
ejecucin de obras por esta modalidad deben contar con: la asignacin
presupuestal; el personal tcnicoadministrativo necesario y los equipos
necesarios.
Es requisito indispensable para la
ejecucin de estas obras que se cuente
con el expediente tcnico aprobado
por el nivel competente.
La entidad debe demostrar que el
costo total de la obra a ejecutarse por
administracin directa resulta igual o
menor al presupuesto base deducida
la utilidad, situacin que deber reejarse en liquidacin de la obra.
Asimismo, las obras por administracin
directa deben cumplir con todas las
reglamentaciones complementarias y/o
anlogas a toda obra, como: contar con
el profesional residente de la obra, con
la supervisin, con el cuaderno de obra,
pruebas de calidad, informes mensuales
de valorizacin, con el control de ingreso
y salida de materiales y, finalmente,
con la liquidacin tcnica y nanciera
debidamente aprobada por los niveles
correspondientes.
a. Contabilizacin del expediente tcnico

1
8301 PRESUPUESTO DE GASTOS
830105 Recursos determinados
83010504 Canon, sobrecanon,
regalas
8401 ASIGNACIONES COMPROMETIDAS
840105 Recursos Determinados
regalas
Por el compromiso presupuestal.
2
9101 CONTRATOS Y COMPROMISOS
APROBADOS
910109 Orden de servicio aprobado
9102 CONTRATOS Y COMPROM. POR CONTRA
910209 Orden de servicio por ejecutar
Por la emisin de la orden de servicio.
N 67 - Mayo 2014
DEBE
HABER
20,000.00
20,000.00
20,000.00
20,000.00

3
DEBE

20,000.00
regalas
8601 EJECUCIN DE GASTOS
regalas
Por la ejecucin presupuestal del gasto, fase devengado.
HABER
20,000.00
HABER

120,000.00
83010504 Canon, sobrecanon, regalas
120,000.00
2
4
9102 CONTRATOS Y COMPROM. POR CONTRA 20,000.00
9101 CONTRATOS Y COMPROM. APROBADOS
Por el cumplimiento de la orden de servicio fase devengado.
DEBE
20,000.00

910108 Orden de compra
910208 Orden de compra por ejecutar
Por la emisin de la orden de servicio.
90,000.00
30,000.00
90,000.00
30,000.00
1505 ESTUDIOS Y PROYECTOS

20,000.00
150502 Elaboracin de expediente tcnico
2103 CUENTAS POR PAGAR
210302 Activos no nancieros por pagar
Por el reconocimiento del gasto, elaboracin del expediente tcnico.

120,000.00
120,000.00
20,000.00
6
20,000.00
1101 CAJA Y BANCOS
110112 Recursos centralizados en la CUT
11011209 Canon CUT
1101120902 Capital
Por la emisin del cheque de la subcuenta del Tesoro
Pblico, fase girado.
4
20,000.00
7
9103 VALORES Y GARANTAS
910308 Cheques girados
9104 VALORES Y GARANTAS POR EL
CONTRARIO
910408 Cheques girados por entregar
Por el control del cheque emitido, fase girado.
20,000.00
20,000.00
20,000.00
262223
Detalle

150107 Construccin de edif. o residenciales
15010702 Instalaciones Educativas
1501070202 Adm. directa - Personal 50,000.00
1501070203 Adm. directa - Bienes
40,000.00
1501070204 Adm. directa - Servicios 30,000.00
120,000.00
Por el reconocimiento del gasto, construccin del centro
educativo.
6
b. Contabilizacin del pago realizado por la construccin

del centro educativo en el mes de enero
La Municipalidad Ro Azul, en el mes de enero, realiz el pago
de S/.120,000.00 por concepto de la construccin del centro
educativo segn detalle:
90,000.00
30,000.00
20,000.00
8
9104 VALORES Y GARANTAS POR EL CONTR.
Por el control del cheque pagado.

90,000.00
30,000.00
910108 Orden de compra aprobado
Por el cumplimiento de la orden de compra y de servicio,
fase devengado.
Costo S/.
Costo de personal
50,000.00
262224
Costo en bienes
40,000.00
262225
Costo servicios
30,000.00
Total
120,000.00

120,000.00
1101 CAJA Y BANCOS
120,000.00
11011209 Canon CUT
1101120902 Capital
7
120,000.00
9104 VALORES Y GARANTAS POR EL CONTRARIO
120,000.00
N 67 - Mayo 2014
V 3
Informe Especial
8
DEBE
HABER
120,000.00
120,000.00
DEBE
X
...viene
educativo.
HABER
120,000.00
262223
Costo de personal
50,000.00

120,000.00
1101 CAJA Y BANCOS
120,000.00
11011209 Canon CUT
1101120902 Capital
262224
Costo en bienes
40,000.00
262225
Costo servicios
30,000.00
Total
120,000.00

CONTRARIO
c. Contabilizacin del pago realizado por la construccin

del centro educativo en el mes de febrero
La Municipalidad Ro Azul, en el mes de febrero, realiz el pago
Detalle
Costo S/.
DEBE
HABER

120,000.00
120,000.00
2
Por la emisin de la orden de compra y de servicio.
90,000.00
30,000.00
90,000.00
30,000.00


90,000.00
30,000.00
fase devengado.
90,000.00
30,000.00
V 4
120,000.00
Detalle
Costo S/.
262223
Costo de personal
50,000.00
262224
Costo en bienes
40,000.00
262225
Costo servicios
30,000.00
Total
120,000.00
DEBE
HABER

120,000.00
120,000.00
2
5
15010702 Instalaciones educativas
40,000.00
120,000.00
d. Contabilizacin del pago realizado por la construccin

del centro educativo en el mes de marzo
La Municipalidad Ro Azul, en el mes de marzo, realiz el pago
120,000.00
3
120,000.00
120,000.00
120,000.00
...va

Por la emisin de la orden de compra y de servicio.
N 67 - Mayo 2014
90,000.00
30,000.00
90,000.00
30,000.00

3
DEBE
HABER

120,000.00
regalas
120,000.00
regalas
DEBE
1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS

20,000.00
150107 Construccin de edicios no residenciales
1501070205 Administracin directa - Otros
150502 150502 Elaboracin de expediente tcnico
Por el traslado del costo del expediente a la cuenta del
centro educativo.
HABER
20,000.00
4
90,000.00
30,000.00
fase devengado.
90,000.00
30,000.00
5
15010702 Instalaciones Educativas
40,000.00
.
120,000.00
educativo.
6
120,000.00
1101 CAJA Y BANCOS
120,000.00
11011209 Canon CUT
1101120902 Capital
7
CONTRARIO
Por el control del cheque emitido fase girado.
120,000.00
1501070202 Adm. directa - Personal

1501070204 Adm. directa - Servicios
1501070205 Adm. directa - Otros
120,000.00
120,000.00
120,000.00
150,000.00
120,000.00
90,000.00
20,000.00
g. Registro contable de la obra concluida

Cuando la obra ha sido concluida, esta se encuentra en la etapa
de liquidacin tcnica y nanciera, por tal motivo se debe reclasicar el costo del proyecto a la cuenta contable respectiva,
para ello registramos el asiento contable mediante nota de contabilidad del grupo N 020000 - 007, ello permitir conocer el
monto registrado en la contabilidad; recalcamos lo mencionado,
se realiza la reclasicacin solo para proyectos concluidos. Este
procedimiento permitir llevar un mejor control del inventario
de todas las obras concluidas que an no han sido liquidadas.
1
8
CONTRARIO
f. Resumen de cuentas contables - Construccin del centro

educativo
Al cabo de la ejecucin del centro educativo, la Municipalidad
de Ro azul tiene registrado en las cuentas contables lo siguiente, lo cual es aconsejable que la Municipalidad lleve un control
minucioso por cada obra:
DEBE

380,000.00
150107 Construc. de edicios no residenciales
15010707 Edicios no residenc. concluidos
150107 Construccin de edicios no residenc.
1501070202 Adm. directa - Personal
1501070204 Adm. directa - Servicios
1501070205 Adm. directa - Otros
Por la reclasicacin del costo a edicios concluidos.
HABER
150,000.00
120,000.00
90,000.00
20,000.00
e. Traslado del costo del expediente tcnico a obras concluidas

Debido a que el proyecto centro educativo fue realizado, es
necesario trasladar el costo del expediente tcnico al costo
del proyecto, para ello registramos la Nota de contabilidad
N020000 - 013.
N 67 - Mayo 2014
V 5
Informe Especial
5. Liquidacin nanciera
Es el acto administrativo, tcnico y nanciero realizado por la
comisin de liquidacin y recepcin de obras pblicas designadas
formalmente para determinar en forma objetiva la calidad de
los trabajos de ingeniera y anes, as como sealar en forma
especca el monto efectivamente invertido en un proyecto u
obra concluida y el estado operativo, en concordancia con los
documentos que sustentan, reejados en los registros, liquidaciones y rendiciones correspondiente as como en las valorizaciones
de obra, cuando se trata de obras, recomendamos que quien
realice la liquidacin nanciera sea un profesional conocedor de
los procedimientos contables y sea minucioso en su informe, la
que se sustenta en la base de revisin, conciliacin y concordancia
de toda la documentacin sustentatoria del gasto que demuestre
la correcta utilizacin de los recursos recibidos, cuya liquidacin
deber sustentarse en:
a) La obra fsica ejecutada de acuerdo al expediente tcnico,
b) La rendicin nal de cuentas, que viene a ser el conjunto de
documentos:
- Valorizacin nal.
- Documentos contables (orden de compra, orden de servicio, pedido comprobante de salida (pecosas), comprobantes de pago, etc.) y administrativos que demuestran
la correcta utilizacin de los recursos recibidos, adems
deben reejar la inversin realizada durante el desarrollo
del proyecto.
Cabe resaltar, que las liquidaciones nancieras bajo la modalidad de administracin directa, para determinar el costo real
de ejecucin del proyecto es responsabilidad de la subgerencia
de liquidaciones, el cual es revisado, avalado y remitido por la
comisin de recepcin, liquidacin y transferencia de obras. La
liquidacin de obras por administracin directa est normada
por las Resolucin de Contralora General N 195-88-CG, que
aprueben las normas para la ejecucin de obras por administracin directa.
6. Caso prctico - Liquidacin nanciera

Habindose realizado la liquidacin nanciera del centro
educativo, el liquidador presenta su informe con el siguiente
detalle:
Detalle
Costo S/.
268131
Expediente tcnico
20,000.00
262223
Costo de personal
150,000.00
262224
Costo en bienes
120,000.00
262225
Costo servicios
90,000.00
Total
380,000.00
En tal sentido, el costo financiero del proyecto es de

S/.380,000.00 el cual coincide con la liquidacin tcnica,
para dicha liquidacin se tom en cuenta lo siguiente: Anlisis
y conciliacin realizadas para determinar el costo real de la
ejecucin de obra y de su conformidad con el presupuesto de
obra aprobado, proceso necesario e indispensable para vericar
el movimiento nanciero; as como la documentacin que lo
sustenta y la determinacin del gasto nanciero real de la obra o
proyecto, que comprende todos los gastos realizados en el pago
de mano de obra, materiales de construccin y otros insumos
(incluyendo la utilizacin de saldo de inventario de otras obras y
la deduccin del saldo actual de almacn, herramientas utilizadas
y/o prestadas), maquinarias y equipo (alquilado o propio) y
gastos generales atribuibles a la ejecucin de la obra o proyecto.
Asimismo, se debe considerar los gastos de preinversin (estudios
de pre o factibilidad, expedientes tcnicos, y otros estudios, etc.),
V 6
as como los gastos de liquidacin y compromisos pendientes

de pago (devengados) si lo hubiera.
Finalmente, despus de haberse realizado la liquidacin nanciera se debe registrar el siguiente asiento contable.
DEBE
HABER

380,000.00
150102 Edicios no residenciales
1501020201 Instalaciones
educativas - Costo
150107 Construccin de edicios no
residenciales
concluidos
380,000.00
Por el traslado del edicio concluido a la cuenta del centro

educativo.
El asiento se registra mediante nota de contabilidad 020000

- 007.
7. Transferencia de la infraestructura al sector correspondiente

Concluida la obra del centro educativo mediante acta y resolucin respectiva, la municipalidad debe trasladar el proyecto
al sector correspondiente, que en este caso sera el Ministerio
de Educacin, para que este ltimo tenga a su cargo la responsabilidad de realizar los mantenimientos futuros del proyecto,
tal procedimiento se registra mediante nota de contabilidad
N 020000 - 019.
1
1601 TRASPASOS Y REMESAS
160199 Otros
1501020201 Instalaciones educativas - Costo
N 67 - Mayo 2014
DEBE
HABER
380,000.00
380,000.00

Obras Por Administración Directa - Tratamiento Contable y Liquidacion Financiera

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Obras por administracin directa - Tratamiento

los bueyes pequeos efectuaron un mejor

2. Cuenta contable - Edicios y

miento nanciero, recibidos en afectacin

rea Sistema Nacional de Contabilidad

1501.0705 Centros de reclusin

1501.089902 Por administracin directa - Personal

Los inmuebles que componen las cuentas

3. Obras por administracin directa

4. Casustica: Obras por administracin directa

Adems, debemos sealar que el costo por la realizacin del

segn sea el caso, contar tambin con toda

a. Contabilizacin del expediente tcnico

rea Sistema Nacional de Contabilidad

8401 ASIGNACIONES COMPROMETIDAS

8301 PRESUPUESTO DE GASTOS

9101 CONTRATOS Y COMPROM. APROBADOS

1505 ESTUDIOS Y PROYECTOS

8401 ASIGNACIONES COMPROMETIDAS

1505 ESTUDIOS Y PROYECTOS

b. Contabilizacin del pago realizado por la construccin

9102 CONTRATOS Y COMPROM. POR CONTRA

2103 CUENTAS POR PAGAR

2103 CUENTAS POR PAGAR

9103 VALORES Y GARANTAS

c. Contabilizacin del pago realizado por la construccin

8301 PRESUPUESTO DE GASTOS

9104 VALORES Y GARANTAS POR EL CONTR.

9102 CONTRATOS Y COMPROM. POR CONTRA

8301 PRESUPUESTO DE GASTOS

d. Contabilizacin del pago realizado por la construccin

9101 CONTRATOS Y COMPROM. APROBADOS

rea Sistema Nacional de Contabilidad

8401 ASIGNACIONES COMPROMETIDAS

1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS

1501070202 Adm. directa - Personal

g. Registro contable de la obra concluida

f. Resumen de cuentas contables - Construccin del centro

1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS

e. Traslado del costo del expediente tcnico a obras concluidas

6. Caso prctico - Liquidacin nanciera

En tal sentido, el costo financiero del proyecto es de

as como los gastos de liquidacin y compromisos pendientes

1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS

Por el traslado del edicio concluido a la cuenta del centro

El asiento se registra mediante nota de contabilidad 020000

7. Transferencia de la infraestructura al sector correspondiente

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