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Según Juan eran bien claras las funciones y competencias que establecían los
estatutos de la sociedad para su Gerente. Pero no se decía en ninguno de sus
apartes que las funciones del Gerente pudieran ser delegadas en la Secretaria
Auxiliar Contable (Astrid), sobre todo cuando la Junta de Socios decidió abolir
el cargo de Subgerente hasta nueva orden, pese a que estatutariamente esté
establecido. Sin embargo, la secretaria auxiliar contable se tomaba atribuciones
de “ordenadora del gasto”, competencia inherente a la función gerencial, al
ordenar telefónicamente el pago de salarios y el retiro de dineros en efectivo
para el pago de nómina de empleados, pago de anticipos y horas extras de los
dineros recibidos por concepto de ventas en el punto de venta principal. Según
manifestaron Diana y Eugenia, vendedoras de este punto, “Nosotras hicimos
varios retiros para pagarnos anticipos de sueldo, cancelar quincenas, pagarnos
horas extras, por orden telefónica que nos dio la secretaria”.
Juan afirmaba que una de las dificultades más importantes que existían en la
Empresa, era la conformación de islas y de personas intocables que
interpretaban a su amaño las funciones que les delegaba la gerencia, a su vez
minimizaban el ejercicio de la auditoria y asumían sus responsabilidades de
manera deliberada y mañosa. Juan se refería a la secretaria (Astrid).
Otro caso fue el del almacenista Carlos, la auditoría se limitó a hacer cumplir el
mandato de la Junta Directiva, la cual había analizado su situación de
negligencia en el ejercicio de sus funciones y obligaciones, en el despacho de
pedidos, manejo de existencias y saldos en el inventario de productos
terminados. Se le hizo arqueo de inventarios, se compararon existencias de
acuerdo con el sistema contable, y se encontraron faltantes en 52 productos,
en ocasiones por cifras considerables. Al mismo tiempo, al día siguiente de su
salida de la empresa, el nuevo almacenista Edwin detectó que Carlos venía
recibiendo desde tiempo atrás diversos pedidos de arequipe incompletos, pues
no coincidían cantidades con lo indicado en la factura, ante lo cual el
despachador de los insumos de chocolate expresó: “Eso no es tan grave don
Edwin, porque eso lo podemos arreglar, como se venía haciendo con el señor
Carlos”. En todo caso, el despido del anterior almacenista quedó en firme,
según el estudio jurídico de la abogada.
GESTION COMERCIAL
Estructura Comercial
Don Juan proponía la siguiente recomendación para darle solución a toda esta
problemática expuesta:
Que la Junta de Socios debería declararse en sesión permanente, lo cual le
permitirá seguir evaluando en cualquier momento las dificultades de la
Empresa y el desempeño de la Gerencia y sus trabajadores, mostrando
resultados para mejorar.