Memoria de Una Implantación de OpenERP

Ingenieratcnicaeninformticadegestin,trabajofindecarrera,junio2012
Alumno:ErnestoGermnBentancurPisciottano
Consultora:HumiGuillFuster
Tutora:CarmeMartinEscofet
TFC-ERP
Ernesto Germn Bentancur
ImplementacindeOpenErpenPyme
TFC-ERP
ndice
1 Introduccin................................................................................................................................6
2 Descripcin TFC....................................................................................................................... 6
2.1 Objetivos generales y especficos.......................................................................................6
3 Plan temporal de ejecucin del proyecto...................................................................................7
4 Metodologa................................................................................................................................9
4.1 Definicin y alcance del proyecto.................................................................................... 10
4.2 Definicin del equipo y reparto de responsabilidades......................................................11
4.3 Definicin de la situacin actual de la empresa ...............................................................12
4.4 Toma de requerimientos....................................................................................................12
4.5 Configuracin del sistema................................................................................................ 12
4.6 Carga de datos ..................................................................................................................12
4.7 Formacin de usuarios......................................................................................................12
5 Estandarizacin frente a modificacin .................................................................................... 12
6 Definicin de la empresa .........................................................................................................14
7 Anlisis por departamentos -situacin actual-..........................................................................15
7.1 Consideraciones generales................................................................................................15
7.2 Contabilidad y finanzas.................................................................................................... 16
7.2.1 Obligaciones fiscales................................................................................................ 16
7.2.2 Obligaciones mercantiles..........................................................................................17
7.2.3 Informes....................................................................................................................17
7.3 Compras............................................................................................................................17
7.3.1 Flujos de compras ................................................................................................... 17
7.3.2 Datos maestros..........................................................................................................18
7.3.2.1 Proveedores............................................................................................................18
7.3.2.2 Condiciones comerciales....................................................................................... 19
7.3.2.3 Estructura tarifaria................................................................................................. 19
7.3.2.4 Materiales...............................................................................................................19
7.3.2.5 Almacenes..............................................................................................................19
7.3.3 Informes....................................................................................................................20
7.3.4 Observaciones...........................................................................................................20
7.4 Ventas................................................................................................................................20
7.4.1 Flujos de ventas.........................................................................................................20
7.4.1.1 Pedidos...................................................................................................................20
7.4.1.2 Devoluciones..........................................................................................................21
7.4.2 Datos maestros..........................................................................................................22
7.4.2.1 Clientes.................................................................................................................. 22
7.4.2.2 Condiciones comerciales....................................................................................... 22
7.4.2.3 Estructura tarifaria................................................................................................. 22
7.4.3 Informes....................................................................................................................23
8 Requerimientos funcionales..................................................................................................... 23
8.1 Finanzas ........................................................................................................................... 23
3
TFC-ERP
8.2 Ventas................................................................................................................................24
8.2.1 Pedidos......................................................................................................................24
8.2.2 Entregas.....................................................................................................................24
8.2.3 Facturas.....................................................................................................................25
8.2.4 Flujo pedido estndar................................................................................................25
8.2.5 Datos maestros de los clientes.................................................................................. 26
8.2.6 Datos maestros de los materiales..............................................................................26
8.2.6.1 Organizacin jerrquica de los materiales............................................................. 27
Jerarqua de artculo...........................................................................................................27
8.2.7 Precios.......................................................................................................................27
8.2.8 Almacenes.................................................................................................................28
8.2.9 Informes....................................................................................................................28
8.3 Compras............................................................................................................................29
8.3.1 Flujo de compras.......................................................................................................29
9 Diseo y configuracin............................................................................................................ 29
9.1 Seleccin de mdulos.......................................................................................................29
9.2 Finanzas............................................................................................................................ 33
9.3 Gestin de almacenes....................................................................................................... 36
9.3.1 Ubicaciones...............................................................................................................36
9.3.2 Almacenes.................................................................................................................38
9.4 Gestin de clientes............................................................................................................39
9.4.1 Jerarqua de clientes..................................................................................................39
9.4.2 Contactos...................................................................................................................40
9.5 Gestin de artculos.......................................................................................................... 41
9.5.1 Categoras de productos............................................................................................41
9.5.2 Unidades de medida..................................................................................................42
9.5.2.1 Categoras de unidades de medida.........................................................................42
9.5.2.2 Configuracin de unidades de medida...................................................................43
9.5.3 Artculos....................................................................................................................44
9.6 Tarifas............................................................................................................................... 47
9.7 Comunicacin con el operador logstico.......................................................................... 55
9.8 Flujo de ventas..................................................................................................................57
9.9 Flujo de compras...............................................................................................................61
9.10 Informes..........................................................................................................................64
10 Formacin de usuarios............................................................................................................66
10.1 Formacin.......................................................................................................................66
11 Gestin del cambio.................................................................................................................66
11.1 Identificacin de las causas.............................................................................................67
11.2 Lucha contra las resistencias...........................................................................................68
12 Carga de datos........................................................................................................................ 69
13 Informe para direccin........................................................................................................... 70
14 Conclusin..............................................................................................................................71
15 Bibliografa.............................................................................................................................72
16 Glosario..................................................................................................................................73
TFC-ERP
TFC-ERP
1Introduccin
Hoyendaesdifcilimaginarlagestindecualquierempresasinelsoporte
de herramientas informticas. Estn presentes en todos los mbitos y
desempean un papel determinante en toda organizacin.
LosERPsonpaquetesdesoftwareparalagestinintegraldelaempresa.
Gracias a estos aplicativos las empresas pueden optimizar todos sus
procesosyconseguirunaaltaintegracindelossistemasinformticosypor
consiguiente de toda la informacin generada en los distintos flujos de
trabajo.
Actualmente los distintos ERP son ampliamente utilizados por la mayor
partedelasgrandescompaas.Enlaltimadcada,elusodelosERPse
haextendidoalaPYME,graciassobretodoalaaparicindeherramientas
enfocadas a la pequea empresa, con costes de implantacin y
mantenimientoasumibles.
2DescripcinTFC
Este TFC mostrar la implementacin del ERP OpenERP, en las reas
logsticaycontable, de una PYME ficticia dedicada aldiseoy venta de
materialinformtico.
Se detallar la metodologa de implementacin adoptada justificando su
eleccin,seexpondrnlosobjetivosqueesperaconseguirlaempresaconla
implementacinysedetallarnlospasosseguidosentodoelproceso.
2.1Objetivosgeneralesyespecficos
Cathardesunaempresaconunsistemadegestininformticoobsoleto,con
escasaintegracindelainformacinydifcilaccesoalamismaparalatoma
rpidadedecisiones.
La empresa implementar OpenErp con el objetivo acceder a toda la
informacin desde una nica herramienta, con informacin siempre
actualizada, fiable y sin duplicidades. Se espera asimismo conseguir una
reduccindecostosenlasoperacionesydotaraladireccindelosinformes
necesariosparahacerlaempresamscompetitiva.
Conestosobjetivosseimplementarnlosmdulosnecesariosparalagestin
de la cadena logstica, as como aquellos necesarios para la contabilidad
6
TFC-ERP
bsicadelaempresa.
3Plantemporaldeejecucindelproyecto
Paralaplanificacintemporaldelproyectosehatenidoencuentaquese
tratadeunproyectoacadmicoyesporelloquesehaadaptadoalaspautas
marcadasporlasdistintasentregas;asimismoyporlamismaraznseha
decididoquelassemanassernde7daslaborables.
PlanificacinTFC(PAC1)
1. Propuestadeproyecto
2. Planificacintemporal
3. Entrega
Anlisisfuncional(PAC2)
1. Definicindelaempresa
2. Alcancedelproyecto
3. Anlisisdelasituacinactual
4. Anlisisreacompras
5. Anlisisreadeventas
6. Anlisisreadefinanzas
7. Identificarproblemasexistentes
8. Anlisisrequisitostcnicos
9. Informeseguimientoproyecto
10.Corregirdesviaciones
11.DescripcinOpenErp
12.DocumentoPAC2
TFC-ERP
Implantacin(PAC3)
1. Preparacindelproyecto
2. Diseoreadecompras
3. Diseoreadeventas
4. Diseoreadefinanzas
5. Desarrollosymigracindedatos
6. Preparacindelaimplementacin
7. Formacinusuarios
8. Realizarpruebas
9. Entradaenproduccinysoporteinicial
10.EntregaPAC2
EntregafinaldelTFC(ENTREGAFINAL)
1. Informeparaladireccin
2. Elaboracinpresentacin
3. Elaboracinmemoria
4. Entregafinal
EldiagramadeGanttacontinuacin,muestralaplanificacintemporalde
maneragrficayconladebidaasignacindeesfuerzoendas,paracada
unadelastareas.
DIAGRAMADEGANTT
TFC-ERP
DiagramadeGANTT
4Metodologa
Lametodologaaseguirpartedelsupuestodeunanlisisprevioparala
seleccindelERPmsadecuadoycontemplalossiguientespuntos:
1. Definicinyalcancedelproyecto.
2. Definicindelequipoyrepartoderesponsabilidades.
9
TFC-ERP
3. Definicindelasituacinactualdelaempresa.
4. Tomaderequerimientos.
5. Configuracindelsistema
6. Cargadedatos
7. Mantenimiento
8. Formacindeusuarios
Metodologa
4.1Definicinyalcancedelproyecto
Seenumerarnlosobjetivosaalcanzaryseestablecernloslmitesdela
implementacin.
Objetivosprincipalesordenadosporimportancia:
1. Proveer a las reas de logstica y de contabilidad de una nica
herramientainformtica.
2. Automatizarlosintercambiosdedocumentosconeloperadorlogstico.
3. Asegurarlafiabilidaddelainformacinalmacenada.
4. Evitarduplicidadenlainformacin.
5. Simplificarlosprocesosdecomprasyventas.
6. Reducirtiempoypersonalempleadoenlasdistintasoperativas.
7. Proveeraladireccindelasherramientasadecuadasparalatomade
decisiones.
10
TFC-ERP
8. Integrartodalainformacindelaempresa.
Sefijaasimismocomoobjetivoqueelcostetotaldelaimplementacinno
supereel3,5%delafacturacindelltimoejercicio,ascomoqueeltiempo
necesarioparalamismaseadeunos4meses.
Elalcancedelproyectoabarcalaimplementacindelosmdulosnecesarios
para:
La gestin contable bsica consistente en la creacin de cuentas

contablessegnelplancontableencurso,imputacinautomticaen
las cuentas contables, as como en los libros y diarios que exige la
normativavigente.
Lagestindelosflujosdecomprasy documentosgeneradosenlos
mismos.
La gestin de los flujos de ventas y documentos generados en los

mismos.
Lagestindelosclientesyproveedores.
Lagestindemateriales.
Lagestindestocks.
Lagestindelosprecios.
Seaceptarlaidoneidaddelosmodelosdeprocesoestndarofrecidosporel
ERP, que aseguran una implementacin rpida, de costes asumibles y
riesgosaceptables.
4.2Definicindelequipoyrepartoderesponsabilidades
Elequipoencargadodelproyectoestarcompuestopor:
Consultorexterno
Jefedeoperaciones
Informticodelaempresa
Elconsultordirigirelproyecto,realizarlatomaderequisitos,configurar
elERPsegnlosrequerimientosyformaralosusuarios.
Eljefedeoperacionescolaborarenladefinicindelaoperativaactualyen
la toma de requisitos y ser el encargado de la gestin del cambio y
correccindeposiblesresistencias.
11
TFC-ERP
El informtico redactar junto con el consultor la documentacin tcnica

relativaalaimplementacineinstalaryconfigurarelSGBD.
4.3Definicindelasituacinactualdelaempresa
Sedefinirnlosprocesosactuales,losdatosinvolucradosenlosmismosyla
estructuradelaempresa(captulo6y7).
4.4Tomaderequerimientos
Sedefinirnlosrequisitosfuncionalesdelaempresa(capitulo8).
4.5Configuracindelsistema
Semodelarnenelsistemalosrequisitosrecogidos(capitulo9).
4.6Cargadedatos
Seplanificaryejecutarlacargadedatosyaexistentes(capitulo12).
4.7Formacindeusuarios
Seplanificaryllevaraterminolaformacindelosusuarios(captulo10).
5Estandarizacinfrenteamodificacin
Talycomoseexponeenelcaptuloanteriorsedecidiadoptarelestndar
ofrecidoporelERPynoefectuardesarrollosamedida.
EstadecisinfueenpartetomadaantesdelanlisisparadecidirelERPa
implantarytuvounpesoimportanteenlaeleccindelmismo;esdecirque
laadecuacindelosprocesosestndardeOpenErpalosprocesoscrticosde
laempresafueunodelospuntosclaveenlaeleccindeesteltimo.
AdemsdelparalelismoentreelestndardeOpenErpylosflujosdetrabajo
de CatHard, se consideraron los siguientes puntos para renunciar a
desarrollosenbeneficiodelestndar.
Econmicos:Unodelosobjetivosprincipalesdelaimplantacinfue
queelcostedelamisma,nosuperaseel3,5%delafacturacindel
ejercicio anterior. Los distintos presupuestos ofrecidos por las
empresas proveedoras consultadas, superaban sensiblemente y en
12
TFC-ERP
todosloscasos,elpresupuestodisponible,cuandosetratabadehacer
modificacionesalestndar.Losmotivoseconmicostuvieronunpeso
destacadoenladecisindenoefectuardesarrollos.
De cobertura de los procesos de la empresa: La cobertura de

procesos, se asegur con la eleccin del ERP, fruto de un anlisis
previo.Deestamaneraelproyectoseencuadrdesdesuconcepcinen
unmarcoquepermitiese,prescindirengranmedidademodificaciones
delestndar.
De tiempo de implantacin: Los desarrollos aumentaban la

duracin del proyecto introduciendo incertidumbre en el tiempo
necesarioparalaimplantacin.
De estabilidad: Se consider la mayor tasa de errores de

programacinenlosmduloshechosamedida,ascomolaposibilidad
decomprometerlaestabilidaddelsistema.
Aunque OpenErp cubre todos los procesos crticos de la empresa, se

consideraronenprincipioalgunosdesarrollosparaadecuarprocesosalmodo
detrabajodeCatHard:
ModificacindelmduloEDI
Supresindecamposenelmaestrodeclientesymateriales
Laautomatizacindelascomunicacionesconeloperadorlogstico,erauno
de los objetivos de la implantacin; se deseaba asimismo simplificar el
procesodecomprasyventas.Paraestosprocesos,sedeterminenprincipio
unintercambiodeinformacinvaEDI.
Enparticularsepretendarealizarunapartedelospedidosdecompras,
recibirpedidosdeventayrealizarlacomunicacinconeloperadorlogstico
vaEDI.
TrasanalizarlasposibilidadesdelmoduloEDIestndar,sedeterminque
nocubratodoslosrequerimientos,puessepretendaquefuesecapazde
importarpedidosdecomprasademsdelosdeventasyestafuncionalidad
noeraofrecidaporelmdulo.
Laprimeraopcinbarajada,fuelamodificacindelmdulo,perosedescart
porlosmotivosantesexpuestos.Lasegundaopcin,eraladerealizarlos
procesosdecomprasconintercambiodecorreoselectrnicos,comosevena
haciendo hasta entonces y la comunicacin con el operador logstico, as
13
TFC-ERP
comolarecepcindepedidosdeventa,conelmduloEDIestndar. Est
segundaopcinfuedescartadaporquedejabaelprocesodecomprasenla
mismasituacinenlaqueseencontraba.
Para estos procesos, se adopt finalmente la opcin de intercambio de
documentosvaelmoduloDocument,queofreceunservidorFTPintegrado
conelERPyquepermitequelosadjuntosdelosdocumentosdeventasy
compras,seandirectamentesubidosaunservidoryseandisponiblestanto
desdeelERP,comodesdeunclienteFTP.
Estasolucinobligabaalarenegociacindelosacuerdosconeloperador
logsticoylosproveedoresconlosqueyasehabapactadointercambiode
documentosvaEDI.AdemsimpedalarecepcindepedidosvaEDIde1
granclienteycerrabalapuertaafuturospedidosdeotrosclienteseneste
formato.
La supresin de campos en los maestros tambin fue descartada, pese a
introducirmejorascomounmenorrechazodelaherramientaporpartede
losusuarios,ascomounamenorposibilidaddeerroresenlasnuevasaltas.
Paraminimizarloserroresenlasnuevasaltassedeterminelusodeuna
plantilla de hoja de clculo con los campos necesarios y frmulas para
comprobar la existencia de toda la informacin requerida. Una correcta
gestin del cambio y una formacin completa de los usuarios, se
consideraroncomolasherramientasnecesariasenlaluchacontraposibles
resistencias.
6Definicindelaempresa
Cathard Catalunya Hardware es una empresa dedicada al diseo de
Tablets,Netbooks,Ebooks,telefonosmvilesygadgestsinformticos.
La empresa disea el aparato, encarga el ensamblaje a una factora
(generalmenteasitica),posteriormenteimportaelproductoyfinalmentelo
vendeenelmercadonacional,agrandessuperficiesypequeocomercio.
Laempresaexistehace4aos.Lafacturacindelos3ltimosejerciciosfue
310K,470Ky590K.
Parael2012seesperaunafacturacindeunos750K.
Cathardestcompuestapor8personas:
Direccin:1trabajador.
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TFC-ERP
Jefedeoperaciones:1trabajador.
Compras:1trabajador.
Ventas:3trabajadores.
Finanzas:1trabajador.
Almacenes:1trabajador.
Lasentradasdelineasdepedidoylosdatosmaestrossondelasiguiente
magnitud:
9.000lineasdepedidoanuales.
116referencias.
385Clientesenlabasededatos.
25proveedoresenlabasededatos.
7Anlisispordepartamentossituacinactual
7.1Consideracionesgenerales
La gestin de los procesos logsticos se realiza mediante un aplicativo a
medidaconsoporteparalassiguientesfuncionalidades:
Proveedores
Clientes
Materiales
Pedidos
Facturas
Informes
Listasdeprecios
Stock
Las opciones, Proveedores, Clientes, Materiales, sirven para crear o

modificarlosdatosdelosmismos.
LaopcinPedido,permitecrearpedidosdecomprasydeventas.
LaopcinListasdeprecios,permitecrearomodificarlistasconlosartculos
y sus precios de compra y venta. Normalmente se utilizan 4 listas (A
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TFC-ERP
compras, B ventas pequeo comercio, C ventas grandes reas, D ventas

oferta).
La opcin facturas, permite crear facturas de los pedidos mediante la
introduccindelnmerodepedido.
LaopcinStock,permitelaconsultadelmismo,queesunafotodelstock
disponible la noche anterior, pues durante el da se reciben las
actualizacionesdestockporpartedelalmacnyesalamaanasiguiente
cuandounadministrativodecompraspasalosdatosalaBDdelaempresa.
7.2Contabilidadyfinanzas
La contabilidad de la empresa es gestionada por una asesora laboral y
fiscal y un empleado de la empresa, que prepara facturas y otra
documentacinparalaasesora.
Tambineselencargadodecontrolarlosingresosylosgastos,controlarel
estadodelascuentasbancarias,realizarlasfacturascorrespondientesalos
clientes,controlareldineroencajayrealizarinformesparalagerencia.
Todas las tareas descritas anteriormente son realizadas por el
administrativodefinanzasmedianteelusodeunosformulariosdehojade
clculo,ascomoelmismosoftwaredelaempresaquepermitelacreacin
defacturas.
Laasesorafiscalseencargadesatisfacertodaslasobligacionesfiscalesy
mercantilesdelaempresa.Entretodasestaslasmsimportantesson:
7.2.1Obligacionesfiscales
Trimestrales:
DeclaracindeIVA(Modelo300).
Declaracindedividendos,enelcasoderepartoacuentadebeneficios
(Modelo123).
Declaracindepagoacuentadesociedades,enelsupuestodequeen
elmodelo201sehubiesepagadoalgo.(Modelo202).
Anuales:
Informativas:
Declaracindeclientesyproveedores(Modelo347).
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TFC-ERP
Totaldedividendosliquidadosduranteelao,relativosalmodelo123
(Modelo193).
ResumenanualdeIVA(Modelo390).
Depago:
Impuestodesociedades(Modelo201).
7.2.2Obligacionesmercantiles
Laempresacierrasuscuentascada31deDiciembreylasapruebaantesdel
30deJuliodelaosiguiente.
Laempresaestobligadaallevarunacontabilidadadaptadaalcdigo
decomercio,estosuponellevarunlibrodiario,unlibrodebalances,
unlibrodemayor(extractosdecuenta)yunlibrodefacturas,todoello
adaptadoalplangeneralcontablevigente.
Sedebenpresentarenelregistromercantil,anualmente,loslibrosde
diarioybalances.
Tambinsedebepresentarenelregistromercantil,deformaanualy
despusdesuaprobacin,lascuentasanualesdelaempresa.
7.2.3Informes
Todaslasobligacionesantesexpuestassonmanejadasporlaasesora,porlo
cualsoloseutilizaninformesparalistarfacturasypagados/impagados.
7.3Compras
Las compras son directamente realizadas por la direccin o el jefe de
operaciones. Normalmente en una hoja de clculo. Posteriormente el
administrativopasarlosdatosalprogramadelaempresa.
7.3.1Flujosdecompras
1. Eljefedeoperaciones,envaelpedidoenunahojadeclculo.
2. Eladministrativodeventascopialahojadeclculo,enpedidos/pedido
de compra. Estos formularios, permiten seleccionar el proveedor
rellenando automticamente, los datos del mismo, as como las
condicionescomerciales.
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TFC-ERP
3. Eladministrativodecomprasenvaelpedidoaldirector.Eldirectorlo
revisa, efecta algn cambio si procede y finalmente devuelve el
pedido al administrativo. Si el director quiere cambiar alguna
condicincomercial,avisaalinformticoparaquelomodifiqueenla
BD.
4. Eladministrativointroduceelpedidoenlapginawebdelfabricante
yobtienelafechadeentregayuncdigodepedido.Eladministrativo
de ventas debe asegurarse que las condiciones comerciales son las
mismas en el pedido y en la web del fabricante. Si el pedido es
correcto, copia el numero de pedido ofrecido por el fabricante en
Numero de pedido y pasa el pedido a realizado. Si el pedido es
errneo,poneelpedidoenrechazadoyvuelvealpaso1,avisandoal
directordelmotivodelrechazo.
5. Eldaquellegalamercancaalalmacn,eloperariodealmacenes
enva el albarn entregado por el operador logstico por correo
electrnicoalasoficinasdeCatHard.Eladministrativopasaelpedido
arecibido.
6. Eladministrativohacelaentradaenalmacn,Actualizandoelstock,
mediantelaopcinstockdelaplicativo.
7. Eladministrativoalmacenaelalbarndeloperadorlogsticoenuna
carpeta de red (albaranes) con nombre el numero de pedido de
compras.
8. El administrativo crea la factura con la opcin facturar pedido de
comprasdelaplicativo.Lafacturaquedaenestadonopagada.
7.3.2Datosmaestros
7.3.2.1Proveedores
Datosrelativosalosproveedores:
Nmerodeproveedor
Raznsocial
NIF
Direccinderecogida(pas,calle,cdigopostal,telfono)
Otras direcciones (sede central, direccin de facturacin, direccin

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TFC-ERP
alternativaderecogida)
Cuentabancaria
Condicionescomerciales
Listadeprecios
Plazoentrega
7.3.2.2Condicionescomerciales
Lascondicionescomercialessealmacenanenlafichadeproveedor,siendo
estas:
Plazosdepago
incoterms
7.3.2.3Estructuratarifaria
Los precios se determinan por listas de precios. Las listas de precios se
asocianacadaproveedorenlosdatosmaestrosdelproveedor.
Lalistadepreciosdecompras,estcompuestaporunanicalista,contodos
losartculosysuspreciosdecompra. Esusualcrearuna listacortacon
ciertosartculosparaunpedidoyasociarunproveedoraestalistadeforma
temporal,pueslalistageneralamenudoestpocoactualizada.
7.3.2.4Materiales
Datosrelativosalosmateriales
Nmerodereferencia
Peso
Volumen
Unidadesporcaja
7.3.2.5Almacenes
Los 2 almacenes de Cathard (pennsula y Canarias), reciben tanto
mercancasdelosproveedorescomodevolucionesdelosclientesyexpiden
lasmercancasdelospedidosdeventas.
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TFC-ERP
Actualmentelosoperariosregistranlasentradasysalidasdealmacnen
hojasdeclculoquesonenviadascadanochepor correoelectrnicoala
compaa,parasercargadasenelsistemaporeladministrativoasignado.
Estashojasdecalculoindicanelcdigodematerial,lacantidadyelnumero
depedidodeventasodecomprasqueoriginaelmovimiento.
7.3.3Informes
Informedeproveedores(lista/buscaproveedor,indicandosusdatosy
lascondicionescomerciales)
Informedereferencias(lista/buscareferencias,indicandopeso,
volumen,proveedor...)
Informedeexistencias(lista/buscalasexistenciasdeunmaterialen
almacenes)
7.3.4Observaciones
El operador logstico enva adems por correo electrnico los albaranes
generadosenelproceso.
7.4Ventas
Lospedidosserecibenporcorreouhojadeclculoconelpedidorealizado
porelcomercialasignado.
Alrealizarunpedido,seintroduceelnombredelclienteosebuscaenun
mendesplegable.
Trasvalidarelcliente,elformulariocargalosdatosdelmismo:Direccinde
entregaydireccindefacturacin.
Seempiezanaintroducirlasreferencias(porcdigo)ylascantidades.Al
finalsevaliday elformulariomuestralosartculosconsuspreciosyla
mismainformacinperoencaracteresrojosparalaslineassinstock.
7.4.1Flujosdeventas
7.4.1.1Pedidos
1. Eladministrativodeventas,entraelpedidoenelformulario.
20
TFC-ERP
2. Elformulariocomunicaconlabasededatosdelaempresarecogiendo
datosdelcliente,condicionescomerciales,datosdelasreferenciasy
haciendolasverificacionesdeexistencias.Elpedidonaceenestado
iniciado.
3. Eladministrativodeventasentralasolicituddeentregaenlawebdel
operador logstico,informa ladireccindeentregay lacantidadde
bultosconsupesoyvolumen.Lawebindicalafechadeentrega.
4. Eladministrativodeventaspasaelpedidoaconfirmado,eindicala
fechadeentrega.
5. Una vez entregada la mercanca, el operador logstico confirma la
entrega en su pgina web. Desde que se hace el pedido hasta la
entrega,sepuedeconsultarelestado,enlawebdeloperadorlogstico.
6. Eladministrativodeventaspasaelpedidoa terminado,unavezque
ha recibido la copia del albarn de entrega enviado por correo
electrnicoporeloperariodealmacenes.
7.4.1.2Devoluciones
1. El cliente avisa normalmente mediante correo electrnico de la
devolucin.
2. El administrativo de ventas crea un pedido de devolucin. El
programa,cargalosdatosdelclienteinformadoylasdescripcionesde
losartculos.Lospreciosseentranamanorecuperandolospreciosdel
pedidoorigen.Elpedidoquedaenestadoiniciado.
3. Eladministrativoavisaaldirectordeoperaciones
4. Eldirectordeoperacionesrevisaelpedidoydaelvistobuenooindica
modificaciones.
5. Eladministrativodeventasentralarecogidaenlapaginawebdel
operadorlogstico.Lapaginawebindicaeldaderecogidaencliente.
6. Eladministrativodeventaspasaelpedidoa confirmado eindicala
fechadeentradaprevistaenalmacn.
7. Eldadelaentradaenelalmacndedevolucioneseladministrativo
de ventas pasa el pedido a terminado. La entrada en almacn de
devoluciones es informada por el operario de almacn (va correo
electrnico),ascomoporeloperadorlogstico.(ensupaginaweb).
21
TFC-ERP
7.4.2Datosmaestros
7.4.2.1Clientes
Losdatosdelosclientesseintroducenomodificanenlaopcinclientes.
Existen2tiposdeclientes,lospequeos(pequeocomercio)ylosgrandes
(grandessuperficies).
Delosclientesseguarda:
Nmerodecliente
Raznsocial
NIF
Direccindeentrega(pas,calle,cdigopostal,telfono)
Otras direcciones (sede central, direccin de facturacin, direccin

alternativadeentrega)
Cuentabancaria
Tipodecliente(grandepequeo)
Condicionescomerciales
Listadeprecios
7.4.2.2Condicionescomerciales
Lascondicionescomercialessealmacenanenlosdatosdelclienteyson:
Plazosdecobro
Incoterms
Las condiciones comerciales dependen del tipo de cliente. Los pequeos

comercios pagan a30 das apartir dela fechadefactura. Lasgrandes
superficiespuedenpagara6090dasapartirdelafechadefactura.
7.4.2.3Estructuratarifaria
Se asocia cada cliente a alguna de las listas de precios disponibles. A
menudosecreaunanuevalistadepreciosparaalgnpedidoqueluegose
asociatemporalmentealcliente.Tambinexistelaposibilidaddemodificar
deformamanuallospreciosenelpedidooinclusoenlafactura.
22
TFC-ERP
7.4.3Informes
Informedeclientes
Informedeestadodepedidos(lista/buscapedidossegnsuestado)
8Requerimientosfuncionales
8.1Finanzas
Pese a que la contabilidad seguir siendo gestionada por una asesora
externa,sefacilitarsutrabajo,conlacreacindeloslibrosdemayory
diario,ascomolascuentascontablesdelplangeneralcontable.
Sedeseaqueelsistemaimputeautomticamente,losimportesdelasventas
y compras en las cuentas adecuadas y que permita hacer al menos una
valoracindestockalcierredeaocontable.
Librosydiarios
Secrearnloslibrosdeperdidasyganancias,dediarioydemayor.
Elsistemarealizarlosapuntescorrespondientesencadaunodeloslibros,
cadavezqueseproduzcaunatransaccinquelorequiera.
Cuentascontables
Se automatizar la imputacin en cuentas de las compras y las ventas
realizadas, as como de las valoraciones de stock durante el cierre del
periodocontable.Paraello,secrearnlascuentasnecesariasenelsistema,
segnelplancontableespaolvigente(PGCE2008).Lainformacindelas
cuentas ser almacenada en el sistema y podr ser consultada en todo
momento,medianteellistadodecuentasysuestado.Estinformacinse
podrextraerdeformasencilla,demaneraaproveeralaasesoradetodala
informacinnecesariaparacumplirconlasobligacioneslegalesypermitir
enunfuturocontabilidadanaltica.
Impuestos
El sistema permitir la gestin de impuestos, (IVA, recargos de
equivalencia, importaciones) e imputar los importes de las ventas y
comprasenlascuentasrespectivasdeimpuestos.
23
TFC-ERP
8.2Ventas
Elsistemaactualcarecedelosdocumentoshabitualesutilizadosentodo
procesodeventasquesonalmenoselpedido,laentregaylafactura.El
nuevosistemacontarconestosdocumentosycadaunodeelloscumplir
conlosrequerimientosexpuestosacontinuacin.
8.2.1Pedidos
Lospedidosdeventastendrncomofuentededatosprincipallosdatosde
losclientesydelosmateriales.
Lospedidosdeventarecogernlasiguienteinformacin:
Las distintas direcciones necesarias para el pedido, siendo estas la

direccinydatosdelsolicitante,deldestinatariodelamercancaydel
pagador.
Lascondicionescomercialesaplicablesalclienteconroldesolicitante.
Lascondicionescomercialessernlospreciosaplicablesalcliente,las
formas y plazos de pago, as como las condiciones aplicables al
transporteyentregadelosmateriales.
Ladisponibilidad,peso,volumen,almacndesdedondeserexpedido
ylainformacinrelativaaltiempodepreparacinyentregadecada
materialincluidoenelpedido.
Lospedidos tendrn distintos estatus dependiendo del estadoen el

que se encuentren. Estos estatus mostrarn al menos el pedido
iniciado,encursoyterminado.
Lospedidossepodrnexportareimprimirdeformasencilla.
8.2.2Entregas
Apartirdelospedidosyconlosdatosdelmismo,secrearnlasentregas.
Lasentregasrecogerndeformaautomticalosdatosdelpedido.
Alcrearlaentregaserealizarnlascomprobacionesdestock.
Lasalidademercancasenlaentregacontabilizareldescuentodestock
pertinente.
Losoperariosdealmacntendrnaccesoalsistemaydebernrealizarla
entradaysalidademercancasdeformasimple.
24
TFC-ERP
Losalbaranesdeentregasepodrnexportareimprimirdeformasencilla.
8.2.3Facturas
Lasfacturassecrearnapartirdelasentregas,salvocuandosetratede
facturasdecargooabono,encuyocasosepodrncreardirectamente.
Lasfacturasposeernunatributoquelasidentificarcomopagadasono
pagadas.
Lasfacturassepodrnexportareimprimirdeformasencilla.
8.2.4Flujopedidoestndar
Los pedidos llegarn por los canales habituales, correo electrnico, fax y
hojadeclculodeloscomerciales.
El administrativo de ventas, crear el pedido de ventas que nacer en
estadopendiente.
Seleccionarelclienteeinformarlosmaterialesylascantidadesvendidas;
elsistemacargarlospreciosylascondicionescomercialesdelcliente,as
comolosdatosdelosalmacenesdeexpedicin.
El administrativo de ventas enviar la entrega al operador logstico. El
operadorlogsticoconfirmarlarecogida.
Eladministrativo,pasarelpedidoa confirmado yactualizarlaentrega
conlasfechasderecogidaconfirmadasporeloperadorlogstico.
Cuandoeloperadorlogsticorecojalosmaterialesenelalmacn,eloperario
de almacn pasar la entrega a en curso y exportar el albarn a PDF
entregandounacopiaaloperadorlogstico.Elsistemaharlosrebajesde
stockpertinentes.
Cuando el operador logstico entregue la mercanca en el cliente, nos
enviarelalbarnconlarecepcinselladaporelcliente.
Eladministrativodeventascambiarelestadodelaentregaaterminado,
adjuntarunacopiadelalbarnselladoalaentrega,generarlafacturay
laenviarporcorreoelectrnicoalcliente.
Lafacturanacerenestadonopagadoyunavezelclientepaguesegnsu
plazodepago,eladministrativopasarlafacturaapagada.
25
TFC-ERP
8.2.5Datosmaestrosdelosclientes
Losdatosmaestrosdelosclientes,almacenarnlasiguienteinformacin:
Cdigo
Nombre.
Direcciones.
Telfonos.
NIF.
Tipodecliente(pequeoogrande).
Preciosycondicionescomercialesaplicablesalcliente.
Cuentascontablesdeingresoygastoasociadasalcliente.
Crditomximoconcedido
Secrearnlosrolesdesolicitante,destinatariodelamercancaycliente
facturado.
Sedeseaconservarloscdigosdeclientesexistentesquesondelaforma
1XXXXXparalosclientesy2XXXXXparalosproveedores.(DondeXson
nmeros).
8.2.6Datosmaestrosdelosmateriales
Los datos maestros de los materiales, almacenarn la siguiente
informacin:
Cdigo.
Nombre.
Peso.
Volumen.
Stockdisponible.
Unidaddeventa.
Estado(disponibleonoparalaventa).
Preciobase
SedeseaconservarlanumeracindelosartculosquesondeltipoTXXXXX,
26
TFC-ERP
PXXXXX,NXXXX,EXXXXX,MXXXXX,GXXXXX(paratablets,telfonos,
netbooks,ebooks,memoriasygadgetsrespectivamente.(XXXXXpuedenser
letrasonmeros)).
8.2.6.1Organizacinjerrquicadelosmateriales
Losmaterialescontarnconunaorganizacinjerrquicaenformaderbol.
La categora Artculo ser padre de Tablet, Ebook, Notebook, Telefono,
Gadget yComplemento. Lacategoras CNote, CTelefono y CTablet sern
hijasdelacategoracomplementoyrepresentarnloscomplementospara
notebooks e ebooks, telefonos y tablets respectivamente. Las categoras
AudioyMemoriasernhijasdelacategoraGadget.
Jerarquadeartculo
8.2.7Precios
Los precios se gestionarn por listas de precios. Habr una lista para
pequeo comercio y otra para grandes superficies con los precios de los
artculosparaunosyotros.Lospreciossecalcularnapartirdeunprecio
base,queserunatributodecadaartculo.Elpreciobaseseobtendrpor
normageneral,aadiendoun45%delpreciodecostoalpreciodecosto,en
elcasodetablets,ebooksynotebooks,un50%enelcasodelostelfonosy
un65%paralosgadgets.Sepodrnfijardeotrosmargenesparaartculos
determinados.
Sepodrnaplicarpreciosacategorasdeartculos.
Lalistadepreciosdegrandesreastendrundescuentodel15%entablets,
20%entelfonosy25%engadgets.
Lalistadepreciosdepequeocomerciotendrundescuentodel15%en
27
TFC-ERP
telfonosy30%engadgets.
Tambindeberexistirlaposibilidaddecrearlistasdepreciostemporales
aplicablesaciertosclientes,conelfindecubrirpromocionestemporaleso
acuerdosconelcliente.
Sepodrncreardescuentossegnelnumerodeunidadesadquiridasdeun
producto o a una familia concreta. Los descuentos que se crearn
inicialmenteson:
2%simasde225unidadesenfamiliaTablet
4%simsde425unidadesenfamiliaTablet.
10%simsde800unidadesenfamiliaTablet.
2%simsde225unidadesenfamiliaTelfono.
4%simasde465unidadesenfamiliaTelfono.
10%simasde800unidadesenfamiliaTelfono.
Elsistemadeberverificarqueelproductonosevendepordebajodeun
preciomnimopreviamentefijado.
8.2.8Almacenes
Sernecesarialacreacin4almacenes.Pennsula,Canarias,DevolucionesP
y DevolucionesC (devoluciones Pennsula y Canarias), correspondientes a
losalmacenesylosalmacenesdedevoluciones.Sernecesarioasimismola
creacin de un almacene virtual, que permitan la gestin del stock en
transitodesdelosalmacenesdelosproveedores.
8.2.9Informes
Para una gestin adecuada de los pedidos, se crearn informes que
permitanlaconsultadelospedidos,pudiendofiltrarlosmismos,porestado,
clienteynumerodepedido.
Secrearninformesdestockquedarnunarelacindetalladadelestadode
losalmacenes,ascomodetallessobreunproductoogrupodeproductos
concretos.
Se crearn informes para conocer el estado de las entregas. Se podrn
buscarentregaspornumerodeentrega,estadoynumerodepedidoorigen.
28
TFC-ERP
8.3Compras
Semodelarnpedidosdecomprasquerecogernautomticamentetodala
informacin necesaria de los proveedores, as como de los materiales y
preciosasociadosalosmismos.
Lospedidosdecomprascontendrnlasiguienteinformacin:
Datosdelproveedor(Cdigo,NIF,direccindelproveedor)
Numerodepedidoyreferenciadepedido.
Plazosdeentregaprevistos.
Preciosyplazosdepagoaproveedor.
Cdigo de los materiales solicitados, as como descripciones de los

mismos
8.3.1Flujodecompras
Secrearelpedidodecompras,informandoelproveedorylosmateriales
solicitados.Elpedidosecrearenestadopendiente.
TrascrearelpedidoseexportarelmismoaformatoPDFyseenviaral
proveedor.Esteresponderconuncorreoelectrnicoconlaconfirmacindel
pedidoylafechaderecogida.
El administrativo de ventas, pasar el pedido a confirmado y crear la
entregaconlasfechasprevistasdeentrega.
Eldadelallegadaalalmacn,eloperariodealmacnmodificarelestado
delaentregadndolaporterminada.Elsistemaactualizarlosstocksuna
vezlaentregapaseaterminada.
Lasentregasterminadaspodrnserobtenidasenunalistaconelfinde
facturarlas. El administrativo de ventas obtendr una lista diaria de las
entregasterminadasycrearlascorrespondientesfacturas.
9Diseoyconfiguracin
9.1Seleccindemdulos
Partimos delservidor y clienteOpenErp v5.0.16 instalados, as como la
basededatospostgreSqlv8.4.11instaladayconfigurada.
29
TFC-ERP
Enprimerlugarsecreaunanuevabasededatos,desdeelclienteOpenErp.
El asistente nos solicitar el nombre de la base de datos, as como las
contraseas de administrador y de super administrador (puede crear y
borrarbasesdedatos).
Una vez creada la base de datos nos conectaremos a la misma como
administrador.Alserlaprimeraconexinalabasededatoselasistente
solicitarlaseleccindeunperfilqueseajusteanuestraempresaparaque
elsistemainstalelosmdulosasociadosalperfil.Seleccionaremoselperfil
mnimoquesoloinstalalosmdulosde administracin y empresa yaque
posteriormenteinstalaremosunmduloqueasuvezinstalalosmdulos
mshabitualmenteutilizadosenunaPYMEespaola.
El sistema nos solicitar los datos bsicos de la compaa, direccin,
telfono,correoelectrnico,ascomolascabecerasypiesdepaginadelos
informesydocumentos.
Una vez realizada la instalacin mnima el asistente nos ofrece la
posibilidaddeconfigurarlainterfazdeusuariosimplificadaoextendida,
ascomolacreacindeusuariosenelsistema.Seleccionaremoslainterfaz
extendidaydejaremoslaconfiguracindeusuariosparamsadelante.
Trasestospasosinicialestendremosunsistemamnimo.
Losrequerimientosexpuestosanteriormente,harnnecesarioslosmdulos
decompras,ventas,gestindealmacenesyfinanzas.Sehaseleccionadoun
mdulo, l10n_ES_pyme_install, que adems de ofrecer la localizacin
espaola, realiza una instalacin de los mdulos ms habituales en una
PYME.
Trascrearlasplantillascontables,talycomoseexplicamsadelante,se
instalarelmdulol10n_ES_pyme_custom.
Finalmentelosmdulosinstaladosenelsistemasern:
30
TFC-ERP
Nombre
account
account_balance_reporting
account_financial_report
account_payment
account_payment_extension
account_renumber
account_tax_include
base
base_iban
base_setup
base_vat
hr
l10n_chart_ES
l10n_ES_account_balance_report
l10n_ES_extractos_bancarios
l10n_ES_partner
l10n_ES_partner_data
l10n_ES_partner_seq
l10n_ES_pyme_custom
l10n_ES_pyme_install
l10n_ES_remesas
l10n_ES_toponyms
label
mrp
partner_spam
point_of_sale
process
product
purchase
sale
sale_payment
smtpclient
stock
Versn
5.0.1.1
5.0.0.1
5.0.1.0
5.0.1.1
5.0.1.1
5.0.0.1
5.0.1.0
5.0.1.1
5.0.1.0
5.0.1.0
5.0.1.0
5.0.1.1
5.0.2.0
5.0.0.1
5.0.1.0
5.0.1.0
5.0.1.0
5.0.0.1
5.0.1.0
5.0.1.0
5.0.1.5
5.0.1.0
5.0.1.1
5.0.1.1
5.0.1.0
5.0.1.0
5.0.1.0
5.0.1.1
5.0.1.1
5.0.1.0
5.0.1.0
5.0.1.0
5.0.1.1
Descripcin
Gestincontableyfinanciera
Motordeinformesdebalancescontables
Informesfinancieroscomunes
Gestindepagos
Extensindepagoscontables(Tesorera)
Asistentederenumeracindeasientos
Facturasypreciosconimpuestosincluidos
Base
IBAN
Configuracinbsica
IVA
Recursoshumanos
EspaaPlanContable2008
Informesdebalancescontables(cuentasanuales)espaoles
ImportacindeExtractosBancariosEspaoles
AdaptacindepartnerparaelEstadoEspaol
Datosinicialesparamdulobase
Secuenciaempresa
InstalacinPYMEestndar(2opaso)
InstalacinPYMEestndar(1erpaso)
ExportacindeficherosbancariosCSB19,CSB32,CSB34yCSB58
TopnimosdelEstadoespaol
EtiquetasPDFparaempresas,direcciones,productos,albaranes,...
Planificacinderecursosdefabricacin(MRP)
SMSandEmailspamtopartner
Terminalpuntodeventa(TPV)
Procesoempresa
Productosytarifas
Compras
Ventas
Salepaymenttype
EmailClient
Inventarioylogstica
Mdulosinstalados
Losmdulosquenocomienzanporl10n,sonmdulosoficiales;losotrosson
mdulos no oficiales diseados por la empresa Zizakmedia y otros
programadores y liberados para la comunidad. Los mdulos no oficiales
l10n_ES_XXX recogen las modificaciones necesarias, para cubrir los
imperativoslegalesenEspaaylospaquetesparalaversin5deOpenErp
hansidolargamenteprobadosysondefiabilidadyestabilidadcontrastada.
LainstalacindemdulosenOpenErpessencillayseharseleccionando
Administracin>Mdulos>ActualizarListadeMdulos.Elsistemanos
presentarlosmdulosdisponibles
31
TFC-ERP
Puntodemen
Seleccionaremoselmdulol10n_ES_pyme_install. Instalaremoselmdulo
yejecutaremoselasistentedeconfiguracin,delquesolorealizaremoslos
pasosdeconfiguracindeventasyconfiguracindeprovincias.Elrestolo
configuraremosdesdelospuntosdemenpertinentes.Laconfiguracinde
ventas permite determinar las polticas de envo por defecto,
seleccionaremosdirecta,yaquelomshabitualserenviarlamercanca
directamenteyelmododefacturacinpordefecto.Ennuestrocassera
partirdelalbarn.Asimismodeterminaremosenestepuntodelasistente
lospasosparaentregarunpedidodeventas,ennuestrocasoserlaopcin
ordendeentrega,porserelflujodeterminadoenlosrequerimientos.
Logsticadepedidosdeventa
32
TFC-ERP
9.2Finanzas
Primeo crearemos el plan contable a partir de una plantilla del plan
contable.ParaelloaccederemosaContabilidadyFinanzasConfiguracin
ContabilidadfinancieraPlantillasGenerarplancontableapartirde
unaplantilladeplancontable
Puntodemen
Estepuntodemenlanzaelasistenteparalacreacindelplancontable.
Graciasalosmdulosdelocalizacinespaola,podremosseleccionarelplan
contableencurso(PGCE2008).Elsistemanospermiteseleccionarelplan
contablereducidoparaPYMES,quesernuestraeleccin.Informaremosel
nombredelacompaa(nuestraempresaenOpenErp)elnumerodedgitos
para la codificacin de las cuentas contables y desmarcaremos la opcin
Secuencias dediarios separadas,yaquepormotivosfiscales losasientos
contablesdebendisponerdeunanumeracincorrelativaynodistintasegn
losdiariosfinancierosquecreemos.
33
TFC-ERP
Configuracindelplancontable
Traslaconfiguracindelplancontable,sernecesariodefinirelejercicioy
losperiodos.Sedefinirn12periodos,puestoquelaempresadeseacerrar
periodoscadafindemes.
Periodoscontables
Una vez determinado plan contable y periodos, procederemos a la

instalacin del mdulo l10n_ES_pyme_custom que instala los mdulos de
importacin de extractos bancarios y datos de bancos espaoles y su
validacin.
La creacin de los distintos impuestos es realizada automticamente
durante la instalacin del modulo l10n_ES_vat, este mdulo crea los
impuestos habituales o posibles en Espaa, indicando las cuentas de
34
TFC-ERP
impuestosdondeimputarn.
LosimpuestosseconfiguranenContabilidadyfinanzasConfiguracin
ContabilidadfinancieraImpuestosImpuestos.
Puntodemen
Estepuntodemennosmuestraslosimpuestoscreadosenelsistema
Impuestoscreados
35
TFC-ERP
Configuracindeimpuestos
Conestaconfiguracinyatendremoscubiertoslosrequerimientosbsicos
enloqueafinanzasserefiere.
9.3Gestindealmacenes
OpenErp,permitelaconfiguracindedistintosalmacenes.OpenErputiliza
unsistemadedobleentradaenelquelosproductospasandelalmacndel
proveedoralosalmacenespropios,generandoprimerounmovimientodesde
elalmacndelproveedorparaluegocrearunaentradaenuestroalmacno
desdenuestroalmacnaldeclientes.Sepuedendefinirubicacionesfsicasy
virtuales, para de esta manera poder por ejemplo controlar el stock en
trnsito. Un almacn en OpenErp queda definido por tres ubicaciones
(ubicacindeentrada,ubicacindestockyubicacindesalida),quepueden
onoserlasmismas
9.3.1Ubicaciones
Necesitamos crear ubicaciones fsicas para nuestros almacenes en
pennsula, Canarias y devoluciones, as como ubicaciones virtuales para
moverelstockentrnsito.
Creamos las ubicaciones en Inventario y logstica Configuracin
Ubicaciones
Puntodemen
36
TFC-ERP
OpenErptienevariostiposdeubicaciones,queademsdeindicareltipode
ubicacinypermitirlaintroduccindedatoscomolacuentacontablede
inventario y la situacin de la ubicacin (pasillo, estantera, altura),
tambinsirvenparacrearunaestructurajerrquicadelasubicaciones.La
ubicacin de tipo vista, es una ubicacin nodo de la cual colgarn las
ubicacioneshijosqueesdonderealmenteseapuntarnlosmovimientos.El
sistemapermitecreardiferentestiposdeubicacin(proveedores,clientes,
interna,vista,inventario,abastecimientoyproduccin).
Crearemoslasubicacionesrecogidasenlosrequerimientos:
Primerocrearemoslasubicacionestipovista:
Ubicacionesfsicas
Ubicacionesdeempresas
Ubicacionesvirtuales
Ubicaciones
Delasubicacionesfsicascolgarnlasubicacionesdelosalmacenesdela
empresa:
Stocknacional
Stockcanarias
StockdevolucinN(hijodeStocknacional)
StockdevolucinC(hijadeStockCanarias)
Estas ubicaciones sern de tipo ubicacin interna (pues se trata de las

ubicacionesdenuestrosalmacenes).Acadaubicacinseledebedaruna
37
TFC-ERP
direccin.Enestecasoladireccindecadaunodenuestrosalmacenes.
Configuracindeubicacin
9.3.2Almacenes
Trascrearlasubicacionessedebencrearlosalmacenes.EnOpenErpun
almacn sedefineconunaubicacinde entrada,otradestock yotrade
salidaquepuedenserlasmismas.
Crearemoslosalmacenesnacional,canarias,devolucionesN,devolucionesC
sirvindonosdelasubicacionesanteriormentecreadas.
Creamos los almacenes en Inventario y logstica Configuracin
Almacenes
Puntodemen
Daremosnombrealosalmaceneseindicaremossusubicaciones
Configuracinalmacn
38
TFC-ERP
9.4Gestindeclientes
EnOpenErpunaempresapuedesercliente,proveedoroambos.Elquese
categorice la empresa en uno u otro grupo determina si esta ser
seleccionableparapedidosdeventas,decomprasoambos.
OpenErp permite la creacin de mltiples contactos para cada empresa
creada en el sistema. Estos contactos ejercern los distintos roles en los
pedidos, entregas y facturas. Para cada empresa creada, necesitamos al
menos un contacto, aunque lo habitual ser la creacin de al menos 3
contactos(unoparaelpedido,otroparalaentregayotroparalafactura)
LosclientessecreanenelpuntodemenEmpresasEmpresas
Puntodemen
9.4.1Jerarquadeclientes
OpenErp, permita la clasificacin de los clientes por categoras
jerarquizadas.Talycomoseplanteaenlosrequerimientoscrearemoslas
categorasdeclientespequeosygrandesreas,ambashijasdelacategora
cliente.
Crearemos las empresas informando los campos indicados en los
requerimientos
Nombre
Cdigo
Cliente/Proveedor
Creacindecliente
39
TFC-ERP
9.4.2Contactos
Crearemos tantos contactos como sean necesarios. De los contactos
informaremos las pestaas General, Ventas y Compras y Contabilidad.
Tambinincluiremoslasempresasenlacategoradeseada.
Contacto
La pestaa Ventas y Compras nos permitir asociar una tarifa a cada

cliente;informaremoslatarifadeventay/oladecompraeindicaremoslas
ubicacionesdealmacndelosproveedoresydelosclientes.
PestaaVentas&Compras
LapestaacontabilidadrecogerelNIF/CIF,laformadepago,losplazosde
pago,losimpuestosaplicablesyelcrditoconcedido.
PestaaContabilidad
40
TFC-ERP
9.5Gestindeartculos
Antes de poder completar las fichas de artculo ser necesario crear las
categorasdeartculo,ascomodefinirlasdistintasunidadesdemediday
susrelaciones.
9.5.1Categorasdeproductos
OpenErppermitecrearJerarquasdeartculos.Segnlosrequerimientos,
debemosmodelarlajerarquadelgrficosiguiente.
Jerarquadeartculo
Laclasificacinyjerarquizacindelosartculossedenomina,categorasde
productosyseconfiguraenelpuntodemenProductosConfiguracin
Categorasdeproductos
Puntodemen
Crearemos las distintas categoras y estableceremos las relaciones de la

jerarqua.
Enprimerlugarcreamoslacategorapadre Articulo.Paraellopinchamos
ennuevoeinformamosloscamposdelnombredelacategora,lacategora
padre sininformar(pueseslaraizdelajerarqua),lascuentascontables
41
TFC-ERP
deingresosygastosascomolasdeentradaysalidadestock.
Siinformamoselnmerodesecuencia,nospresentarlalistadecategoras
segn el numero de secuencia informado.(la clasificacin jerrquica no
cambia por definir uno u otro nmero de secuencia, pues solo define la
presentacindelalista).
Configuracindecategorasdeproducto
Crearemosdeformaanlogaelrestodecategorasyfinalmentetendremos
lacategorizacinyjerarquizacindeseadas.
Categorasdeproductos
9.5.2Unidadesdemedida
Las unidades de medida nos permiten expresar los pesos, volmenes,
cantidadesyotrascaractersticasrelacionadasconlasmedidas,apartirde
unidadesysubunidadesdefinidas.
9.5.2.1Categorasdeunidadesdemedida
Primerosedebencrearlacategorasdeunidadesdemedida,enelpuntode
42
TFC-ERP
men Productos Configuracin Unidadesdemedida Categorasde

unidadesdemedida
Puntodemen
segn los requerimientos recogidos necesitamos crear las categoras

siguientes:
Unidades
Peso
Volumen
Trascrearcadaunadelascategoraspodremosconsultarlasensupuntode
men.
Categoradeunidadesdemedida
9.5.2.2Configuracindeunidadesdemedida
Las unidades de medida se crean en el punto de men Productos
ConfiguracinUnidadesdemedidaUnidadesdemedida
43
TFC-ERP
Puntodemen
Crearemoscadaunadelasunidadesnecesarias;informaremoselnombre,la
categora,latasa,elfactorderedondeoeindicaremossilaunidadde
medidaestonoactiva.Latasaeselfactordeconversinparaconvertirlas
unidaddemedidacreadaenunidadesdemedidadiferentesexistentesenel
sistema.
Configuracinunidadesdemedida
Unavezcreadaslaunidadesdemedidanecesarias,estassonmostradas
cadavezqueseaccedealpuntodemenProductosConfiguracin
UnidadesdemedidaUnidadesdemedida
Unidadesdemedida
9.5.3Artculos
EnelpuntodemenProductosProductos,realizaremoslaentradadelos
datosmaestrosdelosproductos.Lafichadeproducto,cuentacondistintas
pestaas en las que completaremos los campos necesarios segn los
44
TFC-ERP
requerimientos.
Puntodemen
Informaremoselnombredelproductoyelcdigo.Indicaremossielproducto
puedesercomprado,vendidooalquilado.
Configuracindeproducto
PestaaInformacin:
Tipodeproducto:Almacenable.
Mtodo de abastecimiento: Obtener para stock. (Se fabrica o se

comprancantidadesparaalmacenar.Sesirvenlospedidosdecliente
conelstockalmacenado.)
Mtododesuministro:Comprar.
Pesosyvolmenes.
Categora.
Estado(enblancosielproductosepuedevender,enproduccinen
casocontrario).
Unidaddemedidapordefecto:Usualmenteunidad.
45
TFC-ERP
Configuracindeproducto
PestaaAbastecimientoyUbicaciones:
Plazodeentregaacliente.
Plazodeentregadefabricacin.
Estante(serelnmerodeubicacinenlasquesedividenlos
pasillos).
Fila(serelnmerodepasillo).
PestaaabastecimientoyUbicaciones
PestaaPrecios&Proveedores:
Preciodecoste.
Precio de venta (a partir del cual se aplicarn las reglas de las

versionesdetarifa).
Mtododecoste:Precioestndar.
Elmargendepreciovariablesepodrautilizarparacalcularelprecio
46
TFC-ERP
enlaversindetarifacorrespondienteapartirdelcostemultiplicado
por el margen de precio variante, aunque se decidi hacerlo por el
preciodeventa.
PestaaPrecios&Proveedores
EnlapestaaContabilidadesdondesedefinenlascuentasdeingresosy
gastos,ascomolasdesalidayentradadestock,quesedejarnenblanco,
puesestosdatosseinformaronenlacategoradeproductocorrespondiente.
Enestapestaasedefinirnlosimpuestosdecomprasydeventas(IVA,
recargodeequivalencia)quetomarelsistemapordefectoalefectuaruna
compraoventadelproducto.
PestaaContabilidad
9.6Tarifas
EnOpenErplaestructuradeprecios,semodelaentarifasyversionesde
tarifa.Lastarifassonasociadasaversionesdetarifaquecontienentodas
lasreglas,paracalcularlosprecios.Lastarifassonasuvezasociadasalos
clientes.
Segnlosrequerimientos,necesitamoscrearunatarifaparagrandes
superficiesyotraparapequeocomercio.
CreamoslastarifasenProductosTarifasTarifas
47
TFC-ERP
Puntodemen
Crearemoslastarifas,parapequeocomercioyparagrandessuperficies.
Tarifa
Listadetarifas
Acontinuacincrearemoslasversionesdetarifa,segnlosrequerimientos.
Lasversionesdetarifa,secreanenelpuntodemenProductos Tarifas
Versionesdetarifa
48
TFC-ERP
Puntodemen
Enprimerlugarcrearemosunaversindetarifallamada Versingrandes
superficies,queasociaremosalaTarifadegrandessuperficies.
Posteriormentecrearemosunaversindetarifallamada Versinpequeo
comercio,queasociaremosalaTarifapequeocomercio.
Versindetarifa
Tal y como determinan los requisitos, el precio base para realizar los
clculos,serelpreciodeventaqueencontramosenlosdatosmaestrosdel
producto.
LasreglasdelaVersingrandessuperficies,sernlassiguientes:
Nombrederegla:Descuento10%tablet
Categoradeproducto:Articulo/Tablet
Cantidadmnima:800
Secuencia:10
Basadoen:Precioalpblico
Nuevoprecio=base*(10,2500)
Explicacindelaregla:
49
TFC-ERP
Sedescontarel25%delpreciobaseparalacategoraTablet,cuandola
cantidadseaigualosuperiora800unidades.Sedescuentael25%alsumar
el15%dedescuentoagrandessuperficiesenlacategoraTabletmsel10%
dedescuentoporvender800unidadesoms.
Regladeversindetarifa
Cantidadmnima:425
Secuencia:20
Anlogareglaanterior.
50
TFC-ERP
Cantidadmnima:225
Secuencia:30
Anlogaareglaanterior.
Nombrederegla:Descuento10%telfono
Categoradeproducto:Articulo/telfono
Cantidadmnima:900
Secuencia:40
Sedescontarel30%delpreciobaseparalacategoratelfono,cuandola
cantidadseaigualosuperiora900unidades.Sedescuentael30%alsumar
el20%dedescuentoagrandessuperficiesenlacategoratelfono,msel
10%dedescuentoporvender900unidadesoms.
Cantidadmnima:465
Secuencia:50
51
TFC-ERP
Cantidadmnima:225
Secuencia:60
Nombrederegla:DescuentoGAtablet
Categoradeproducto:Articulo/tablet
Secuencia:70
Descontaremos el 15% en la categora tablet, siempre, sea cual sea el
numero de artculos. Si el sistema llega a esta regla quiere decir que el
nmerodeproductosdelafamiliatablet,nollegaalas225unidades,quees
la cantidad mnima para optar al descuento del 2% (ms el 15% del
descuentogeneral,hacequelaregladel2%descuente17%),porlocualel
sistemaaplicarsoloeldescuentogeneralquenovaligadoacantidades.
Nombrederegla:DescuentoGAtelfono
Secuencia:80
52
TFC-ERP
Anlogaalaanterior.
Nombrederegla:DescuentoGAgadget
Categoradeproducto:Articulo/gadget
Secuencia:90
Anlogaalaanterior.
LasreglasdelaVersinpequeocomercio,sernlassiguientes:
Cantidadmnima:800
Secuencia:10
Sedescontarel10%delpreciobaseparalacategoraTablet,cuandola
cantidadseaigualosuperiora800unidades.
Cantidadmnima:425
Secuencia:20
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TFC-ERP
Anlogaalaanterior.
Cantidadmnima:225
Secuencia:30
Anlogaalaanterior.
Cantidadmnima:900
Secuencia:40
Sedescontarel10%delpreciobaseparalacategoratelfono,cuandola
cantidadseaigualosuperiora900unidades.
Cantidadmnima:465
Secuencia:50
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TFC-ERP
Cantidadmnima:225
Secuencia:60
9.7Comunicacinconeloperadorlogstico
Talycomosedetallaenelcapitulo4,lacomunicacineintercambiode
documentosconeloperadorlogstico,sellevaracabopormediodelmdulo
Document,queinstalaunservidorFTP,integradoconelERP.
EstemdulopermitelacreacindedirectoriosdeFTPdirectamentedesde
elERP,ascomolaconfiguracindelsistemaparalageneracinautomtica
dedocumentosadjuntosenpedidos,albaranesyfacturasentreotros.
Traslainstalacindelmdulo,laconfiguracinesaccesibledesdeelpunto
demenGestindedocumentosConfiguracindedocumentos
Puntodemen
Elintercambiodedocumentoscomprendelassiguientesfases:
55
TFC-ERP
1. SubidaalFTPdelalbarnsaliente.
2. Consulta peridica del operador logstico al FTP para detectar los
albaranesaprocesar.
3. Subida de mensaje (archivo de texto plano) al FTP, por parte del
operadorindicandolarecepcindelalbarn.
4. Subida(poreloperadorlogstico)decopiadelalbarnselladoporel
clientealFTP.
5. Consulta por parte de los administrativos de Cathard de los
documentosadjuntosalasentregas,conelfinderealizarlafactura,
unavezlamercancaseaentregada.
Paracubrirestaoperativaesnecesariocrearunacarpetaparalosalbaranes
salientes, as como configurar la auto generacin de los documentos
necesarios.
Crearemos el directorio Albaranes e indicaremos al sistema que genere
automticamentearchivosPDFconlosdatosdelalbarncuandosecreeuna
entrega.LosdirectoriossecreanenGestindedocumentosConfiguracin
dedocumentosDirectorios.
Puntodemen
Elsistemayatraepreconfiguradaunajerarquadedirectoriosconcarpetas
para los distintos pedidos de ventas. La carpeta Albaranes colgar de la
carpetaDocumentsquecontienelosdistintosdirectoriosaccesiblesvaFTP.
Sedarnombrealdirectorio,seindicarsudirectoriopadre,seindicarel
tipo de directorio, as como la naturaleza de los archivos de generacin
56
TFC-ERP
automtica,ligadosdirectamentealaeleccindeltipodeobjetocontenido
poreldirectorio.
Paraeldirectorioalbaranesseseleccionaracomotipodedirectorio,laopcin
otros recursos, para permitir la generacin automtica de documentos de
albarn en PDF, as como el mapeo de cada uno de los documentos de
albarndesalidaalacarpetacorrespondiente.
Se pueden configurar igualmente los usuarios que podrn acceder al
directoriodesdeOpenErp.(ennuestrocasotodos).
La parametrizacin descrita resultar en la creacin automtica de un
directorioparacadaentrega(dentrodeldirectorioalbaranes),ascomola
generacinautomticadedocumentosdealbarnenestosdirectorios.
ConfiguracindedirectorioFTP
Paracadaunodelosgrandesproveedoressecrearundirectorioesttico
dondesedejarnmanualmenteydesdeelERP,losdocumentosdesolicitud
depresupuestoopedidodecompra.Sehapreferidolasubidamanualdelos
documentos a estas carpetas para un mayor control de los pedidos de
compras y para no tener que gestionar la visibilidad de los distintos
documentosporpartedelosdistintosproveedores.
9.8Flujodeventas
Lospedidosdeventassecrean/muestranenVentasPedidosdeventas.
PuntodemenVentasPedidosdeventas
57
TFC-ERP
Alcrearunnuevopedidodeventaselsistemaasignaunnumerodeltipo
PVXXXX donde XXXX son nmeros que se irn asignando
consecutivamente. El sistema completar de forma automtica la nica
tiendadisponible,ascomolafechadelpedido.Elpedidonaceenestado
Presupuesto.Eladministrativoquerealiceelpedidoinformarelnumerode
pedido del cliente en Ref. Cliente y seleccionar el cliente que realiza el
pedido; el sistema completar de forma automtica y segn los datos
maestrosdelosclientes,lasdireccionesdefacturacinydeenvo,ascomo
ladelcontactoquerealizlacompra.
Pedidodeventas
De la pestaa Otros datos, el sistema informar los campos Comercial,

Plazodepago,FormadepagoyCuentabancariasegnlosdatosmaestros
delclienteyFormadeenvo,Polticadefacturacin,Facturarlas,segnla
configuracinpreviadelsistema.SedeberinformarelcampoIncoterms.
PestaaOtrosDatos
Posteriormenteeladministrativoircompletandolaslineasdepedidocon
losartculosseleccionados.
Unavezinformadostodoslosdatosdelpedido,eladministrativoconfirmar
elmismopasandoelpedidoaEnproceso.
Confirmarpedidodeventas
58
TFC-ERP
Una vez el pedido se encuentra en este estado, el sistema crea

automticamenteelalbarn,quesepodrconsultarenlapestaahistorial.
Ademsalcrearelalbarnelsistemarealizalosdescuentosdestockvirtual
(el stock virtual es aquel que tiene en cuenta los pedidos de compras y
ventasenproceso)delasreferenciassolicitadas. Elalbarn deentrega,
naceenestadoconfirmado.
Laentregarecincreadarecogerelnombredelaempresadestinataria,el
tipodeenvo,lafechadeentregaprevista,elnumerodepedidoorigenyel
estadodelafactura.LapestaaOtrasinfo.recogerelmtododeentrega.
Albarndesalida
Los datos de las lineas de la entrega harn referencia al producto a las

ubicacionesorigenydestinoalacantidadyalafechaprevistadeentrega.
Eladministrativorealizarlacomprobacindedisponibilidad,alaccederal
albarndeentregadesdelapestaahistorialdelpedido.Siexistestockde
lasreferenciasreflejadasenelalbarn,elsistemaactualizarelestadode
la entrega fijndolo en comprobado. Si no existe stock, el sistema no
modificarelestadodelaentregaquepermanecerenestado confirmado
hastanuevacomprobacindedisponibilidad.
La creacin de la entrega comporta la creacin del directorio
Documents/Albaranes/PACKXXXX as como el documento en PDF del
albarnenelFTP.
El operador logstico recoger el albarn desde el FTP y organizar el
transporte,dejandoconstanciapormediodeunarchivodetextoplanodel
iniciodelproceso.Nuestrooperariodealmacenesmodificarelestadodela
entrega, fijndola en Realizada, una vez el operador logstico recoja los
materiales en almacn. (esto desencadenar las rebajas de stock real).
Cuandolamercancaseaentregada,eloperadorlogsticocolgarunacopia
del albarn con la recepcin sellada por el cliente, en la carpeta
correspondiente del FTP.(Este documento, as como el de texto plano de
59
TFC-ERP
iniciodeactividades,sernaccesiblesdesdelaopcindocumentosadjuntos
delalbarndeentrega).
Elflujoterminaconlacreacindelafacturaporpartedeladministrativo,
traslaconsultadiariadelosadjuntosdelosalbaranesdeentrega.
EnOpenErplasfacturassepuedencreardirectamentedesdelainterfazdel
albarnodesdeContabilidadyfinanzasFacturas
Puntodemen
Porlaconfiguracinpreviadelsistema,estasfacturassecrearnenbasea
los albaranes. Las facturas cuentan con los estados Borrador, Abierto y
Pagado.Losdatosdecabeceradelafactura,recogeneldiariodelapunte,el
tipodefactura,elnumerodefactura(asignadoporelsistema),laempresa,
la direccin de factura y el periodo. La pestaa Factura, cuenta con los
camposcuenta,plazodepago,mtododeprecioytipodepago.Todosestos
datossonarrastradosdesdeelpedidoylosdatosmaestros,einformadosde
formaautomticaporelsistema.
Facturadepedidodeventas
LapestaaOtrainformacinrecogeelnombredelacompaa,lafechade
vencimiento,ladireccindecontactoyelasientodefactura.Estosdatos
tambinsoninformadosautomticamenteporelsistema.
60
TFC-ERP
FinalmentelapestaaPagosrecogelosdatosrelativosalpagodelafactura,
unavezhasidorealizada.
Laslineasdelafacturaarrastranlosdatosdelaslineasdepedido,alosque
aadenlacuentaalaqueseimputarlaventa.
Lineadefacturadeventas
Pararegistrarelpagodelafactura,seseleccionarlaopcinpagarfactura.
El administrativoaadirunadescripcinalpago,indicarelmtodode
pagoyseleccionarpagocompleto.
Pagodefacturadeventas
9.9Flujodecompras
Los pedidos de compras se crean/muestran en Compras Pedidos de
Compras
61
TFC-ERP
Puntodemen
Al crear un pedido de compras, el sistema le asigna un cdigo del tipo

PCXXXXdondeXXXXsonnmerosqueelsistemaasignacorrelativamente.
Elsistemaasignarasimismolafechadeldacomofechadelpedido.El
administrativoseleccionarel proveedor (pestaa Pedidode compra)y el
sistema informar los campos tarifa y direccin a partir de sus datos
maestros.Elpedidonaceenestadosolicituddepresupuesto.
Pedidodecompra
EnlapestaaAlbaranesyfacturas,eladministrativoinformarelalmacn
derecepcin.ElcampoFechaprevista,serinformadoporelsistemacuando
seconfirmeelpedidoysegnlainformacindelosdatosmaestrosdelos
materiales.Elcampomtododefacturacinserinformadoporelsistema
segnlaconfiguracindelmismo(desdealbarn).Elcampo Factura ser
informadoporelsistemaconelnumerodefactura,unavezestaseacreada.
El campo Validada por mostrar el nombre del usuario que valide el
pedido. (segn los requerimientos, los pedidos de compras deben ser
validadosporeldirectoroporeljefedeoperaciones,porloquesoloestos
usuariospodrnvalidarpedidosdecompras).
Acontinuacineladministrativointroducircadaunadelaslineasconlos
artculosquesevansolicitaralproveedor.Porcadalineaeladministrativo
introducir el numero de artculo, as como la cantidad y el sistema
completarloscampos Udmdelproducto,Descripcin,Fechaplanificada,
62
TFC-ERP
Preciounidadysubtotal.(PestaaLineadelpedido).
Lineadepedidodecompras
LapestaaHistoria,contendrlosdetallesdelosmovimientosdealmacn
asociadosalalinea,unavezestosseefecten.
Trascrearelpedidodecompraseladministrativolagrabarsinmodificarel
estado.
Eljefedeoperacioneslistarlospedidosdecomprasqueestnalaesperade
confirmacin en Compras Pedidos de compras Pedidos de compras
esperandoaprobacin ytrasverificarelpedidoloaprobar,cambiandoel
estadoaconfirmado.
Puntodemen
Eladministrativoretomarelpedidoymedianteellaopcindeimpresin
delpedidodecompra,exportarelpedidoaPDFylodejarenlacarpeta
correspondientedelFTP.
63
TFC-ERP
Una vez el proveedor confirme el pedido (colgando su conformidad como

documentodetextoplanoenelmismodirectoriodelFTP),eladministrativo
pasar el pedido a aprobado. El sistema crear de forma automtica el
albarn de recogida. Se podr acceder a l mediante la opcin
Empaquetado/Albarn delmen lateral derechoo mediantelaopcinde
men Inventarioylogstica Albaranesdeentrada. Desdeelalbarn,el
administrativo crear la factura. Los datos contenidos en el albarn de
pedidosdecomprassonanlogosalosalbaranesdepedidosdeventa.
Albarndepedidodecompras
Losdatosdelafacturasonanlogosalosdelasfacturasdelospedidosde
ventas.
Elprocesodecomprasfinalizaconlarecepcindelpedidoenalmacnpor
parte del operario. El operario del almacn fija entonces el estatus del
albarn en realizado, mediante la opcin productos recibidos. Esto
desencadenalaactualizacindestockrealenelsistema.
9.10Informes
Segnlosrequerimientos,senecesitaninformesparalistar,lospedidosde
comprasydeventas;enambosesnecesariopoderfiltrarporelestadodelos
pedidos,ascomoporelnmerodelosmismosyporproveedoryclienteen
cada caso. Asimismo sern necesarios informes para los albaranes, las
facturas y para los datos de los clientes y materiales. En el caso de los
albaranessemostrarelnmero,elpedidoorigen,elestadoelorigenyel
destinodelamercancayenelcasodelasfacturassedebernpoderlistar
informandoelnmero,elclienteosuestado(pagadasnopagadas).
Lamayorpartedelasnecesidadesenloqueainformesserefiere,sern
cubiertasporlosinformesestndarqueOpenErp,configuraalinstalarcada
unodelosmdulosfuncionales.
64
TFC-ERP
As, el sistema ofrece en cada punto de men los informes del rea en
cuestin. Por ejemplo para los informes de ventas seleccionaremos en el
menVentasPedidosdeVentas
Esta opcin nos permite listar pedidos de ventas aplicando los filtros
ofrecidosporelsistema
Informedepedidosdeventas
Existentambinuninformeconlaslineasdepedidoeinformessimilares
paralospedidosdecompras,losalbaranesylasfacturas.
LainstalacindelalocalizacinespaolamedianteelpaqueteparaPYME,
ofrecemdulosconinformescontablesadaptadosalasnecesidadesdela
legislacinespaola.(account_balance_reporting,account_financial_report,
l10n_ES_account_balance_report).
Se instalarn adems, mdulos especficos con informes de las reas de
comprasyventas(report_purchase,report_sale).
Paraterminarseinstalarnlosmdulosnecesariosparacrearinformesde
todo tipo, mediante la relacin de campos de tablas y llamadas SQL.
(base_report_creator y base_report_designer). Estos mdulos ofrecen la
posibilidad de crear informes mediante una interfaz que permite incluir
objetos,quedeterminanloscamposquesepuedenutilizaryquegeneralos
comandos SQL, segn las condiciones definidas. Existe incluso la
posibilidad de modificar directamente en OpenOffice, informes creados
anteriormente. Esta ltima posibilidad cubre de forma parcial el
requerimientodelacreacinymodificacinsencilladeinformes,puescasi
todoslosusuariosserncapacesdeformasencillademodificarinformes
existentes,segnsusnecesidades.
65
TFC-ERP
10Formacindeusuarios
10.1Formacin
Laformacindeusuariosserealizaren2etapas.Enunaprimeraetapa
queseextenderdesdeantesdeliniciodelproyectohastalafinalizacindel
mismo,seformarnelinformticoyeljefedeoperaciones.Ambossiguieron
un curso previo de OpenErp, en cada una de sus reas y se formaron
tambinalacompaaralconsultorenalgunostramosdelaimplementacin.
Laformacindeljefedeoperacionesincluyelarealizacindeinformescon
lasherramientasdereporting,ademsdelaformacinaniveldeusuario
clavedetodoslosmdulosfuncionalesusadosporlaempresa.
Laformacindelinformticoestarrelacionadaconlaadministracindel
sistema,laspolticasdesalvadodedatosyseguridad,ascomolaconfeccin
deinformes.Enunfuturosepretendeampliarsuformacinenellenguaje
Python, para acometer pequeas modificaciones en el sistema en base a
nuevosrequerimientos.
Antesdelaentradaenproduccin,serealizarlaformacindelosusuarios,
queserimpartidaporelconsultor.Estaprimerasesinofrecerunavisin
generaldelERPylainterfazdeusuario.
En sesiones posteriores, el jefe de operaciones impartir una formacin
especfica a cada departamento, compras, almacn y ventas, donde se
mostrarlaformadellevaracabolasactividadesdiariasenOpenErp.
Duranteeltiempodeformacinlosusuariostendrnasudisposicinun
entorno de test, para llevar a cabo las distintas practicas y ejercicios
propuestos.
11Gestindelcambio
La resistencia al cambio, es uno de los problemas ms usuales en toda
implantacin.Nosoloesunodelosproblemasms usuales,sinoqueen
mayor o menor medida, har acto de presencia en todo proyecto que
requiera modificar las costumbres y las maneras de proceder de las
personasdeunaorganizacin.
Laignoranciasobrelantimanaturalezadenuestraresistenciaacambiar
esloquemataelcambio,ynolaresistenciaensmismaDouglasK.Smith,
66
TFC-ERP
TakingChargeOfChange:TenPrinciplesForManagingPeopleAnd
Performance.
Debemos pues aceptar que existirn resistencias al uso de la nueva
herramienta y tener un plan establecido para mitigar sus consecuencias
negativas.
LascausasdelaresistenciaalcambioenlaimplantacindeunERPpueden
serdedistintanaturalezaydependerndelapercepcinpersonaldelos
actores involucrados. Existe cierto acuerdo en la existencia de 3 razones
comunesderesistenciaalcambioenlasorganizaciones:
Inters propio. Definidas como las razones personales que afectan o
alimentaneldeseodecambio.Aquseubicalamotivacin,lacostumbrea
desarrollar un proceso definido de trabajo y la capacitacin.
Culturaorganizacional.Entendidocomolafuerzafundamentalquegua
la conducta de los trabajadores: Se trata de la percepcin de amenaza,
derivada de los cambios introducidos para llevar a cabo determinadas
actividades.
Percepcindelasmetasyestrategiasdelaorganizacin.Lafaltade
asuncinporpartedelequipodelanecesidaddecambio,alnomanejarla
mismainformacinquemanejaladireccin.
Unacorrectagestindelcambiofuefijadocomoobjetivoprioritariodesdeel
inicio del proyecto. La direccin de Cathard dise una estrategia que
contemplalossiguientespuntos:
11.1Identificacindelascausas
Dadoelreducidonumerodetrabajadores,sepudoclasificarlascausasde
lasresistenciasyatribuirlasdirectamentealostrabajadoresresultandoen:
Miedoaperderpodersobrelagestindelosprocesos,ascomomiedo
a perder posicin jerrquica dentro de la organizacin (jefe de
operaciones)
Miedoaperderelpuestodetrabajo,porloscambioorganizacionales
(informticodelaempresayadministrativodefinanzas)
Miedo a perder el trabajo por falta de capacitacin en las nuevas

67
TFC-ERP
herramientas(operariodealmacenes)
Desconfianza en el correcto funcionamiento de las nuevas

herramientasyapegoalosantiguosprocedimientos(administrativos
deventasycompras,losquemstiempollevanenlaempresa)
Incomprensindelanecesidaddelcambio(sentimientogeneral)
Sepuedeobservarcomolasrazonesderesistenciaalcambioparticularesa
Cathard se engloban dentro de las razones comunes en todo proceso de
cambio,anteriormenteexpuestas.
11.2Luchacontralasresistencias
Una de las herramientas principales en la gestin del cambio es la
participacin de todos los involucrados en el proceso, buscando la
implicacindetodosycadaunodelosintegrantesdelaempresa.
Laeleccindelequipodetrabajosentlasbases,paralaconsecucindeeste
objetivo. Desde la direccin se determin la participacin del jefe de
operacionesenelproyecto,debidoasutotalconocimientodelosflujosde
trabajodelaempresa,perotambinporsupapeldelderdelgrupo. Esta
participacinpermitaalmismotiempomitigarlasposiblesresistenciasdel
propiojefedeoperaciones, afianzndoloensuliderazgoy restaurando la
sensacin de control sobre las operativa diaria de la empresa, as como
ofrecer al restodetrabajadores,laposibilidad desentirelproyectocomo
algo propio. La participacin del informtico de la empresa, tambin se
considernecesaria,porunladodadalanaturalezatecnolgicadelproyecto,
perotambinconelfindedisiparlasdudasymiedosqueelcambiopoda
producir en esta persona. Asignndolo al equipo de implantacin se
asegurabatantounmejormantenimientofuturodelaherramienta,como
una buena disposicin de este trabajador en la adopcin del ERP. Se
considernecesariaunapolticadeformacinprofundadelinformticoenel
ERP,tantoenbeneficiodelproyecto,comoenbeneficiodelpropiotrabajador,
alentenderseestaformacincomounacontrapartidaalaperdidadepoder
queelabandonodelantiguoaplicativosupona.
Lanecesidaddeinformacinporpartedelosmiembrosdelaempresa,esun
hecho contrastado en todo proceso de cambio; los trabajadores se hacen
preguntas (razn del cambio, consecuencias del cambio en su puesto de
trabajo...) que deben ser contestadas. Una correcta informacin sobre los
motivosdelcambio,ascomounainformacindetalladadelasmejorasquela
68
TFC-ERP
herramientavaaintroducirencadaunodelosprocesosdelaempresa,es
determinante para mitigar resistencias. En este sentido Cathard, viene
realizandodesdeeliniciodelaimplementacincharlasconlosempleados
dondesepresentantantolasmejorasprocedimentalesencadaunodelos
puestos,comolasrazonesquehanllevadoaladireccinatomarladecisin
deimplantarunERP.
Lanecesidaddeadquisicindenuevashabilidades,esotradelasrazones
ms habituales de la resistencia al cambio. Cathard, identific desde el
inicio del proyecto una posible bolsa de resistencia, en la figura del
responsable de almacn, al ser esta una persona con nula formacin en
nuevas tecnologas. La medida contra las resistencias, pasaba por una
adecuadaformacindelosnuevosusuarios,prestandoespecialatencinala
formacindeaquellosqueporcualquierraznmostrasenmsdificultaden
laadquisicindeestashabilidades.
Por ltimo, se intent reforzar la implicacin de toda la empresa,
fomentando la participacin, recogiendo ideas y solicitudes y en general
transmitiendounconceptodeproyectocomnenlaquelaparticipacinde
todoslosmiembrosdelaorganizacineranecesariaybeneficiosaparael
grupo.
12Cargadedatos
Lacargadedatosiniciales,serealizarmediantelaextraccindedatosde
laactualbasededatos.Estosdatossevolcarnahojasdeclculo,conlos
camposnecesarios,paraalimentarlabasededatosdeOpenErp.Lashojas
decalculoconsuscorrespondientescabeceras,seconfeccionarnmediante
laherramientadeexportacindeOpenErp.
Crearemosplantillasdeimportacindedatos,paralosdatosmaestrosde
losclientes,delosproductosydelospedidosdecomprasyventas.
Laopcindeimportar,exportardatos,esaccesibledesdecualquierpantalla
de OpenErp (Formulario Importar datos) y se adapta a los datos del
entorno en el que se solicita. Si exportamos datos desde la gestin de
clientes,elsistemanosindicarloscamposquepodemosexportar.
Las plantillas de importacin en cada caso, contendrn los campos
detalladosenloscaptuloscorrespondientes:
Plantillaimportacindatosdelosclientes:Capitulo7.2.6
69
TFC-ERP
Plantillaimportacindatosdelosmateriales:Capitulo9.5.3
Plantillaimportacindatosdelospedidosdeventas:Capitulo9.7
Plantillaimportacindatosdelospedidosdecompras:Capitulo9.8
Loscamposquenosepuedancompletarporserdatosnoalmacenadosenel
anterioraplicativo,serninformadosamanoenlahojadeclculo.
13Informeparadireccin
Laentregafueacompaadadeuninformealadireccin:
Elobjetivodelpresenteproyectoeslaimplementacinypuestaenmarchadel
ERP OpenErp, en la empresa Cathard, en las reas de compras,ventas y
contabilidad.
Los objetivos principales determinados en las reuniones preliminares
comprenden:
1. Gestin de las actividades logsticas y contables, con una nica
herramienta.
2. Automatizacin de los intercambios de informacin con el operador
logstico.
Elproyectosedividientareas:
Enlaprimeraetapadelproyectoserealizunanlisisdelasituacindela
empresa,consistenteenlaenumeracindelasactividadesdelosflujosde
trabajoyenlarecopilacindetodoslosdatosinvolucradosenlosprocesos.
La segunda tarea del proyecto contempl la toma de requerimientos
funcionales,consistenteenelanlisisdelasnecesidadesdelaempresa.
Latomaderequerimientosserealizen2planos:
Anlisisdelosflujosdetrabajo
Anlisisdelosdatosinvolucradosenlosprocesos
EnlaterceraetapasedeterminlacoberturaofrecidaporelERPsobrelas
necesidadesrecogidas.
Siguiendolasindicacionesdeladireccinseoptporunaimplementacin
sin desarrollos, adaptando los flujos de trabajo a los procesos estndar
modeladosenOpenErp.
70
TFC-ERP
La cuarta etapa consisti en la parametrizacin del sistema segn las

necesidadesplasmadasenlastareas2y3.
Lapuestaenproductivodelsistemacompletelprocesodeimplementacin.
Objetivosalcanzados:
Integracindelasreasdecompras,ventasycontabilidadenunasola
herramienta.
Optimizacindelosflujosdeventas:Intercambiodedocumentosconel
operadorlogsticovaFTP,reduccindetiemposenoperativa.
Optimizacindelosprocesosdecompra:Intercambiodeinformaciny
documentacinconlosproveedoresvaFTP,reduccindetiemposen
operativa.
Gestindealmacenes:Actualizacindestockentiemporeal,agilidad
eninventariado.
Redaccindedocumentacindetallada.
Altacapacitacindelosusuarios.
Puestaenproductivoenlafechaplanificada.
Elproyectocontemplabaasimismoelmantenimientodelsistemadurantelos
primerosseismesesdesdesuimplementacin.Elmantenimientodelsistema
comprendelaresolucindelasincidenciastcnicasyfuncionales,ascomo
la elaboracin de un informe de recomendaciones al final del periodo de
mantenimiento.
14Conclusin
LosERP,herramientasdegestindelosprocesosyflujosdetrabajodela
empresa, haban estado tradicionalmente reservados a grandes
corporaciones y eran poco utilizados por pequeas empresas, dados los
elevadoscostesdeimplantacinqueestosupona.
Enlaltimadcada,laaparicindesolucionesespecficasparalapequea
empresa y la reduccin de costes de implantacin y mantenimiento, han
hechoaccesiblelossistemasintegradosdegestinempresarialaPYMESy
microPYMES.
La peculiaridad de este tipo de empresas, marcada por sus recursos
71
TFC-ERP
limitados, obligan a la modificacin y simplificacin de las metodologas

tradicionalesdeimplantacindelosERP.
Labsquedadelareduccindecostosytiempodeimplantacinenestetipo
deproyectos,determinanlanecesidaddeadaptacindelosprocesosdela
empresaalosprocesosestndarofrecidosporelERP,paraminimizarlos
desarrollos.
Lacorrectaplanificacindelproyectosiguiendounametodologaadecuada,
constituyetambinenlasimplantacionesparaPYMEunadelasclavesdel
xito.
La reingenieria de procesos que ya ocupa un papel importante en los
grandesproyectos,tomaunpapeldecisivoenestetipodeimplantaciones.
Lagestincorrectadelasresistenciasalcambio,esotrodelospuntosclave
deunproyectodeimplantacin.Sedebecontarconunplandeaccinpara
mitigarlasresistencias.
Enelplanopersonal,larealizacindeestetrabajodefindecarrerameha
permitidocomprenderlaproblemticaasociadaaunaimplementacinen
unentornoPYME,ascomotenerunavisinglobaldetodoelproceso.
LaelaboracindelTFC,mehapermitidoasimismoconoceraldetalleun
ERPdecdigoabiertoconelquenuncahabatrabajado,loquesuponeuna
experienciaprofesionalmsqueesperorentabilizarenalgnmomento.
15Bibliografa
OpenERP,amodernapproachtointegratedbusinessmanagement,Fabien
Pinckaers,GeoffGardiner.
OpenObjectInstallationManuals,OpenErp.
EnterpriseResourcePlanningSystems:Systems,LifeCycle,Electronic
Commerce,andRisk,O'Leary,D.E.(2000).CambridgeUniversityPress.
Paginasweb:
http://www.openerp.com/PaginaoficialdeOpenErp.
http://www.aulaerp.com/aula/Formacin/recursosOpenErp.
http://www.openerpweb.esFormacin/recursosOpenErp.
http://pgsarroca.nixiweb.com/moodle/course/view.php?id=2FormacinERP.
72
TFC-ERP
16Glosario
BD:BasedeDatos
EDI: Electronic Data Interchange, sistema de intercambio electrnico de
documentos.
FTP: File Transfer Protocol, protocolo de red para la transferencia de
archivos entre sistemas conectados a una red TCP, basado en la
arquitecturaclienteservidor.
PYME:PequeayMedianaEmpresa.
Python: Lenguaje de programacin de alto nivel, en el que estn
programadoslosmdulosdeOpenErp.
SGBD:SistemaGestordeBasedeDatos,programaquepermitealmacenar
yposteriormenteaccederalosdatosdeunabasededatosdeformarpiday
estructurada.
SQL:StrucuredQueryLanguage,lenguajedeclarativodeaccesoabasesde
datos
73

Memoria de Una Implantación de OpenERP

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