Professional Documents
Culture Documents
ESCOLA DE ADMINISTRAO
TRABALHO DE CONCLUSO DE CURSO
Bolvar Corra
Porto Alegre
2011
Bolvar Corra
Porto Alegre
2011
Bolvar Corra
BANCA EXAMINADORA
_________________________________________________________
Prof. Dr. .......................................................................... - UFRGS
_________________________________________________________
Prof. Dr. .......................................................................... - UFRGS
_________________________________________________________
Orientador - Prof. Dr. Henrique Mello Rodrigues de Freitas - UFRGS
RESUMO
O presente trabalho tem por objetivo acompanhar a adoo de um sistema ERP por parte de uma
empresa do setor da construo civil. Primeiramente, feita uma abordagem terica sobre os sistemas
ERP, apresentando conceitos relacionados ao tema. Tambm so apresentadas as etapas que envolvem
a implementao de um novo sistema dentro de uma empresa, desde a deciso de mudana interna at
a efetiva utilizao do sistema, passando pela seleo e a implementao propriamente dita. Aps, so
destacados benefcios trazidos a partir da adoo de sistemas ERP em empresas, bem como as
dificuldades encontradas durante a sua implantao. Para abordar estas questes tericas, foi realizado
um estudo de caso na empresa R.Correa Engenharia. Neste, foram analisados trs mdulos do sistema
ERP adotado pela empresa, o Sienge: engenharia, suprimentos e financeiro. Para detalhar a
implantao destes mdulos, primeiramente foi apresentado o cenrio anterior ao sistema ERP, aps o
cenrio depois da implementao e, por fim, foram relatadas dificuldades encontradas na troca de
sistema sob o prisma de cada mdulo individualmente.
LISTA DE DOCUMENTOS
LISTA DE FIGURAS
LISTA DE QUADROS
SUMRIO
1 INTRODUO ..................................................................................................................... 9
1.1 CONTEXTUALIZAO .................................................................................................... 9
1.2 FORMULAO DO PROBLEMA................................................................................... 10
1.3 OBJETIVOS DA PESQUISA ............................................................................................ 11
1.4 JUSTIFICATIVA ................................................................................................................ 11
2 MACRO SETOR DA CONSTRUO CIVIL................................................................. 13
3 SISTEMAS ERP .................................................................................................................. 15
3.1 CARACTERSTICAS DOS SISTEMAS ERP .................................................................. 16
3.2 OUTROS CONCEITOS RELACIONADOS AOS SISTEMAS ERP ............................... 19
3.3 ARQUITETURA DOS SISTEMAS ERP .......................................................................... 21
3.4 ESTGIOS RELACIONADOS IMPLANTAO DE UM SISTEMA ERP ............... 22
3.5 CICLO DE VIDA DOS SISTEMAS ERP ......................................................................... 23
3.5.1 Deciso e Seleo ............................................................................................................ 23
3.5.2 Implementao ............................................................................................................... 24
3.5.3 Utilizao ........................................................................................................................ 25
3.6 BENEFCIOS DOS SISTEMAS ERP ............................................................................... 26
3.7 DIFICULDADES E PROBLEMAS RELACIONADOS AO ERP .................................... 27
4 METODOLOGIA ................................................................................................................ 29
4.1 FATORES QUE LEVARAM ADOO DO SISTEMA ............................................... 30
5 O ESTUDO DE CASO ........................................................................................................ 31
5.1 A EMPRESA R.CORREA ENGENHARIA ....................................................................... 31
5.2 A NECESSIDADE DA MUDANA DE SISTEMA DENTRO DA EMPRESA .............. 32
5.3 A ESCOLHA DO NOVO SISTEMA ................................................................................. 36
5.4 O SOFTWARE ESCOLHIDO: O SIENGE ....................................................................... 37
5.4.1 Os mdulos do SIENGE ................................................................................................ 38
5.4.2 O custo de Implantao ................................................................................................. 39
5.5 METODOLOGIA PARA IMPLANTAO ...................................................................... 41
5.6 MDULO ENGENHARIA ............................................................................................... 42
1 INTRODUO
1.1 CONTEXTUALIZAO
Para Laudon e Laudon (2004), qualquer organizao, seja ela pequena, mdia ou
grande, no consegue competitividade ou at mesmo se manter no mercado sem dispor de
informaes oportunas e corretas sobre o andamento e o resultado das suas atividades.
Considerando que decises so tomadas a todo momento e, para tanto, so necessrias
informaes elementares e ao mesmo tempo imprescindveis para o apoio e suporte gesto,
mais do que esperado que empresas que no possuam tal mecanismo se encontrem em
desvantagem em relao aos seus concorrentes, o que pode comprometer cedo ou tarde at
mesmo sua permanncia no mercado.
Segundo Souza (2000), a presso por competitividade acaba por forar as empresas a
reverem seus processos e maneiras de trabalhar, obrigando-as a buscar alternativas que
viabilizem reduo de custos e diferenciao de produtos e servios. As organizaes
admitem assim uma maior necessidade de coordenar suas atividades, visando eliminar
desperdcios, reduzir gastos e melhorar o tempo de resposta s constantes mudanas das
necessidades do mercado.
Na busca por essas alternativas, as empresas se deparam com diferentes possibilidades
no mercado de solues de informtica, encontrando entre elas a opo por sistemas
integrados de gesto, em tempo real, os denominados ERP, disponveis no mercado de
solues de informtica desde os anos 90. Tendo como caracterstica fundamental o fato de
serem constitudos por pacotes, com mdulos integrados e interligados, em tempo real, que
utilizam um nico banco de dados, os sistemas ERP objetivam dar suporte maioria das
operaes de uma empresa.
As empresas do setor da construo civil esto inseridas no cenrio apresentado acima
e buscam solues para aumentar a eficincia e a eficcia nas suas atividades a partir da
utilizao de pacotes de softwares ERP. Algumas partem para solues genricas, com
sistemas ERP de grande abrangncia. Outras procuram solues especficas para o setor, com
sistemas que no demandem tantas modificaes estruturais dentro da organizao.
10
11
Para responder s questes levantadas, esta pesquisa ter como propsito geral:
Investigar como se desenvolve o processo de implementao de ERP em uma empresa do
setor da construo civil e quais os resultados decorrentes da sua adoo.
Para isso, no mbito particular em que a investigao ser realizada, foram definidos
os seguintes objetivos especficos:
1.4 JUSTIFICATIVA
12
13
14
aquisio da casa prpria, o que por muitos anos no aconteceu. Mas, no atual Governo, esse
setor ganhou destaque na economia nacional, com parcela significativa de investimentos e
registro da reduo de alquotas de alguns impostos, diretos e indiretos.
Um exemplo desse tipo de incentivo o Programa de Acelerao de Crescimento
(PAC). Lanado em 28 de janeiro de 2007 um programa do Governo Federal brasileiro que
engloba um conjunto de polticas econmicas, planejadas para os prximos quatro anos, e tem
como objetivo acelerar o crescimento econmico do Brasil, prevendo investimentos totais de
503 bilhes de reais at 2010, sendo uma de suas prioridades a infraestrutura, como portos e
rodovias.
O PAC composto de cinco blocos. O principal engloba as medidas de infraestrutura,
incluindo a social, como: habitao, saneamento e transportes de massa. Os demais blocos
incluem: medidas para estimular crdito e financiamento, melhoria do marco regulatrio na
rea ambiental, desonerao tributria e medidas fiscais de longo prazo.
Segundo o Governo Federal, por meio do PAC, haver desonerao dos setores de
bens de capital (mquinas e equipamentos), matrias-primas para a construo civil,
equipamentos de transmisso digital, semicondutores e computadores. Nos casos de
investimentos em infraestrutura (energia, portos, saneamento etc.) e iseno do recolhimento
do PIS/Cofins.
Espera-se com essas medidas que haja um maior dinamismo do setor e,
consequentemente, uma maior distribuio de renda em decorrncia do possvel aumento de
empregos diretos e indiretos, visto que a Construo Civil o setor com uma cadeia produtiva
bastante longa.
Dessa forma, a pesquisa justifica-se no s pela importncia do setor, mas, tambm,
pela relevncia de se observar como ocorrem as mudanas tecnolgicas dentro do setor e
como as empresas lidam com seu sistema de informao internamente, haja vista a
dificuldade de se controlar as atividades na operao das empresas.
15
3 SISTEMAS ERP
Souza e Saccol (2003) diz que os ERPs so sistemas vendidos como pacotes de
softwares interligados, os quais permitem a integrao das informaes operacionais dos
negcios de toda organizao. Na mesma linha, Riccio (2001, p.7) afirma:
16
A partir desta apresentao inicial, tem-se como caractersticas essenciais dos sistemas
ERP a integrao em tempo real e a utilizao de um banco de dados nico. Estas duas
funcionalidades diferenciam os sistemas ERP dos demais pacotes de softwares tradicionais, os
quais permitiam uma integrao, porm no em tempo real, o que ocasionava problemas de
confiabilidade nas informaes. Outro ponto que muitas vezes cada setor ou departamento
possua um banco de dados, o que inviabilizava o compartilhamento de dados e informaes.
17
18
atuar da sua maneira, com suas prprias convices e prticas, podendo o sistema estar em
desacordo com os propsitos da empresa, o qual deixa de ser uma soluo e passa a ser um
problema (DAVENPORT, 1998).
Por outro lado, Souza (2000) afirma que a vasta experincia dos fornecedores no
trabalho de pesquisa, experimentao e implementao pode ser uma oportunidade nica para
que as empresas incorporem aos seus processos prticas mais eficientes e melhores do que as
vigentes.
A respeito da integrao, Souza (2000, p. 15) afirma que
19
Sobre a grande abrangncia funcional dos sistemas ERP, Souza (2000) diz que os
sistemas ERP devem possuir uma funcionalidade que atenda o maior nmero possvel das
atividades inseridas na cadeia de valor. Este fato acaba por diferenciar os sistemas ERP dos
pacotes tradicionais de softwares, pois os primeiros contemplam uma ampla gama de funes
empresariais. O mesmo autor ainda comenta que para algumas funes empresariais existem
softwares que superam os sistemas ERP, tendo estes que abrir um canal de comunicao e
interfaces para utilizar as informaes especficas fornecidas pelos primeiros.
No que tange os procedimentos de ajuste dos sistemas ERP, claro que muitas vezes
existe a necessidade de adaptaes do software empresa. Para Souza (2000), esta
customizao o processo por meio do qual se eliminam as discrepncias, as diferenas entre
o pacote e a empresa. por essa razo que, de acordo com Davenport (1998), a harmonizao
entre as funcionalidades oferecidas pelo pacote de ERP e as funcionalidades exigidas e
necessrias para a empresa que o adquiriu um dos grandes problemas na implementao dos
sistemas ERP.
20
21
clientes, construindo programas ou mdulos que se comunicam com o sistema base do ERP e
que complementam a funcionalidade necessria.
A LOCALIZAO a adaptao (atravs de parametrizaes ou customizaes) de
sistemas ERP desenvolvidos em um determinado pas para a utilizao em outro,
considerando aspectos como impostos, taxas, leis e procedimentos comerciais. No caso da
adaptao para a utilizao no Brasil, a localizao comumente referida pelo termo
tropicalizao.
A ATUALIZAO DE VERSES o processo pelo qual o fornecedor disponibiliza
aumentos na funcionalidade e correes de problemas e erros para instalao na empresa. No
caso de sistemas complexos como os ERPs, as atualizaes de verso podem exigir esforos
significativos da empresa envolvida.
22
Cooper e Zmud (1990) apresentam um resumo das pesquisas sobre fatores que
implicam sucesso na implementao de novas tecnologias dentro das empresas. Entre os
fatores que essas pesquisas verificaram possuir um grande impacto esto o apoio da alta
direo e o relacionamento adequado entre os usurios e os responsveis pelo desenho do
sistema.
Os mesmos autores mostram tambm etapas que devem ser observadas na adoo de
novas tecnologias de informao dentro das empresas. So elas: iniciao, adoo, adaptao,
aceitao, rotinizao e incorporao.
23
Para Souza (2000), o ciclo de vida dos sistemas ERP possui quatro etapas ou fases,
cuja apresentao ser feita abaixo.
A deciso pelo sistema ERP escolhido acontece uma nica vez e nesse momento que
a empresa deve avaliar as vantagens e desvantagens dos variados modelos de ERP, cada um
dos fornecedores, considerando caractersticas, funcionalidades e possibilidades de cada um
dos produtos, visando definir o pacote que ser implementado. Nessa etapa tambm, quando
se deve fazer um estudo sobre os riscos e problemas associados implementao do sistema
dentro da empresa.
De acordo com Brancoft et al. (1998), nessa etapa que deve ser feito o planejamento
do processo de implementao do ERP, o qual deve ater-se aos fatores crticos de sucesso
relacionados deciso e seleo:
24
e experincia em
realizao de mudanas
organizacionais.
3.5.2 Implementao
A fase de implementao pode ser definida como a etapa a partir da qual os mdulos
do sistema so colocados em funcionamento dentro da empresa. Isso significa dar incio
utilizao do sistema para processar as transaes empresariais, sendo para isso necessrio
que o sistema ERP tenha sido adequadamente parametrizado, customizado (se necessrio),
que os dados iniciais tenham sido inseridos no sistema (normalmente so migrados do sistema
anterior), que os processos de negcio tenham sido alterados para adaptar-se utilizao do
sistema (se necessrio), que o equipamento e software que ser utilizado para o
processamento
(servidores,
sistemas
operacionais,
bancos
de
dados,
redes,
25
Diversos autores consideram esta fase como sendo a mais complexa e de maior
importncia para o sucesso da adoo da nova tecnologia dentro da empresa. Mendes e
Escrivo Filho (2002) ressaltam os aspectos citados por diferentes autores como os mais
relevantes para o sucesso na implementao do ERP, cujos pontos podem ser visualizados no
Quadro 1:
Quadro 1 - Implementao do ERP
AUTORES
CARACTERSITCAS
Anlise de Processos
Adequao e Funcionalidades
Etapa Crtica
Estratgia
Gerncia do Projeto
X
X
Confiabilidade no fornecedor
Mudana Organizacional
10
X
X
X
X
X
X
X
3.5.3 Utilizao
Passada a fase ou etapa da implementao, o sistema passa a ser utilizado e fazer parte
do dia-a-dia das operaes da organizao (SOUZA, 2000). Nessa etapa, conhecida como fase
de utilizao, surgem novas dificuldades em relao ao sistema.
A partir da utilizao do ERP que os usurios vo entrando em contato com a
interface e com todas as funcionalidades do sistema. Porm, Souza (2000) ressalta que, no
26
27
Controle e Gesto
X
X
X
X
1. Cunha (1998)
2. Davenport (1998)
3. Informtica Exame (1997)
4. Hehn (1999)
5. Lima et al. (2000)
6. Lopes et al. (1999)
11
Eficincia
Evoluo tecnolgica
10
7.Miltello (1999)
8. Souza e Zwicker (2000)
9. Samford (2000)
10. Taurion (1999)
11. Wood Jr. (1999)
28
Anlise de Processos
X
X
Dificuldade na comunicao
X
X
Mudana Organizacional
1. Dempsey (1999)
2. Lima et al. (2000)
3. Miltello (1999)
4. Souza e Zwicker (2000)
5. Samford (2000)
6. Taurion (1999)
7. Wood Jr. (1999)
X
X
29
4 METODOLOGIA
Tomando como base os objetivos propostos, ser feito o uso de uma metodologia que
aprofunde as interaes com o fenmeno em questo. Fato este, que levar o estudo a adquirir
um carter exploratrio, caracterizado pela obteno de resultados atravs do aprofundamento
do contato com a realidade (TRIVIOS, 1987).
Recaindo assim, sobre uma abordagem de natureza qualitativa, que almeja o
entendimento de um evento considerando suas complexidades (RICHARDSON, 1999). Por
conseguinte, opta-se pela realizao de um estudo de caso, o qual, Yin (1987, p. 23) define
como, [...] uma pesquisa emprica que investiga um fenmeno contemporneo em seu
contexto real, quando os limites entre o fenmeno e o contexto no so claramente evidentes e
onde vrias fontes de evidncias so utilizadas.
No que tange os sujeitos da pesquisa, o estudo buscar olhares sobre os diversos
setores da empresa R.Correa Engenharia. Tal escolha deu-se em funo da empresa estar
implantando um sistema ERP.
Outrora, aps a definio dos sujeitos, demanda-se a adoo de um instrumento de
coleta de dados que possibilite a exposio de informaes que respondam questo inicial
deste estudo. E logo, recorreu-se ao uso de entrevistas abertas semiestruturadas e em
profundidade, visto que estas, conforme apontam Marconi e Lakatos (1999), possibilitam que
o entrevistado revele com maior liberdade as vivncias e percepes a cerca do fenmeno
observado.
Por fim, atravs da gravao e posterior transcrio dos relatos, ser realizada a anlise
de contedo do discurso (BARDIN, 1994). Nesta fase, os dados brutos sero tratados e
interpretados de a forma a serem significativos e vlidos.
De maneira mais detalhada, a questo geral de pesquisa ser abordada procurando-se
responder s indagaes relacionadas abaixo, envolvendo os seguintes aspectos do processo
de implementao do sistema ERP na empresa onde o estudo ser realizado:
30
4.3 BARREIRAS/DIFICULDADES
4.4 VANTAGENS/DESVANTAGENS
31
5 O ESTUDO DE CASO
32
33
e permita diretoria tomar decises rpidas e pertinentes com base nos dados
apresentados.
b) SETOR DE ENGENHARIA EST MARGEM DO SISTEMA: A R.Correa
uma construtora/ incorporadora. O negcio da empresa a construo de
edificaes e a venda dos apartamentos. Para tanto, a R.Correa possui um corpo de
engenharia para execuo das obras: engenheiro, mestre-de-obras, estagirios e
almoxarifes. O restante do servio dentro canteiro de obras executado por
empresas terceirizadas. As funes chaves dentro da obra, portanto, so de
responsabilidade direta de funcionrios da R.Correa. Este setor, porm, no utiliza
nenhum sistema de informao na empresa. Os oramentos e cronogramas das
obras so feitos no Excel, os pedidos de materiais atravs de papel ao setor de
Suprimentos, os contratos com os empreiteiros so controlados tambm pelo Excel,
os boletins de medio tambm so feitos em papel, enfim, no existe nenhuma
ligao informatizada do setor de Engenharia com o restante da empresa. A direo
da R.Correa percebeu que esta desvinculao da engenharia do restante da
empresa pode trazer problemas no futuro, principalmente se o volume de obras
aumentar. O mais importante a percepo de que a atividade fim da R.Correa, a
ENGENHARIA, no possui um controle de custos e gastos to rigoroso, ficando
muito na base da confiana nos engenheiros e almoxarifes da empresa e na
experincia dos diretores na execuo de obras.
c) POSSIBILITAR MAIOR CONTROLE SOBRE OS CONTRATOS: Como visto no
tpico anterior, a R.Correa utiliza mo-de-obra terceirizada para execuo dos
servios no canteiro de obras. Diversos contratos no so a preo fechado e sim
por medio da quantidade de servio executado, como por exemplo, reboco em
paredes, alvenaria e estrutura em concreto armado. As medies so feitas no
canteiro de obras pelo engenheiro da obra de acordo com a produo do
empreiteiro. Porm no existe um controle efetivo sobre o que pago. A relao de
confiana no engenheiro essencial para que o processo ocorra sem falhas e que
no seja medido nada acima da quantidade orada. A direo da R.Correa tem total
confiana nos atuais engenheiros da empresa, porm, com o crescimento previsto
para os prximos anos, esta atual conjuntura no garantida a partir do ingresso de
34
35
36
37
38
O Sienge dividido em diversos mdulos, os quais por sua vez so formados por
sistemas mais especficos como segue abaixo no Quadro 4.
Obviamente no sero necessrios todos os mdulos, nem todos os sistemas na
R.Correa. A moldagem da combinao escolhida para empresa foi feita a partir da experincia
da Excelncia Gesto Inteligente na implantao do Sienge em outras construtoras.
Comparando a R.Correa com os demais casos e a partir dos requisitos expostos Excelncia
por mim e pelo Sr. Leonor, chegou-se a uma combinao ideal. Os sistemas adquiridos pela
R.Correa esto marcados com um (*).
Engenharia
Financeiro
Suprimento
Contabilidade/Fiscal
Comercial
Gesto de Ativos
Suporte Deciso
Administrativo
SISTEMAS
Custos Unitrios (*)
Oramento (*)
Exportao e Importao de Oramentos
Planejamento (*)
Acompanhamento (*)
Controle de Mo-de-Obra
Contas a Receber (*)
Contas a Pagar (*)
Caixa e Bancos (*)
Notas Fiscais (*)
Integrao de Folha de Pagamento
Estoque (*)
Integrao com Servios de Compras
Contratos e Medies (*)
Compras (*)
Contabilidade
Integrao Contbil (*)
Integrao Fiscal
Pr-vendas
Vendas (*)
Locaes
Patrimnio
Gerencial Financeiro (*)
Gerencial de Obras (*)
Gerencial Suprimentos (*)
Oramento Empresarial (*)
Viabilidade Econmica
Certides
Administrao de Pessoal
Controle de Competncias
39
Gesto da Qualidade
Portais
Segurana
Segurana
FONTE: Adaptado de www.sienge.com.br
40
Figura 3 - Cenrio anterior da rede lgica da R.Correa
Para fazer esta modificao, foi contratada a empresa Alfasys, a qual j prestava
servio de manuteno na rede lgica da R.Correa.
41
Com as mudanas necessrias feitas, partiu-se para a negociao com a Softplan para
adquirir o Sienge. Os custos esto relacionados no quadro 5 abaixo. A licena do Sienge exige
um pagamento mensal, da mesma maneira que o Serplan exigia. No quadro 5 esto
explicitados apenas os custos de implantao que incorreram em pagamentos efetivos para
implantao do Sienge. No esto inclusos, por exemplo, as horas gastas pelos funcionrios
da R.Correa durante a implantao do sistema na empresa.
CUSTO
VALOR
R$ 11.738,00
R$ 118,90
Licena Sienge
R$ 34.680,00
R$ 635,00
R$13.500,00
42
o Sr. Leonor relatvamos como esse processo era feito atualmente dentro da R.Correa, ento
ns trs discutamos se a rotina do Sienge se encaixava na da empresa ou se teriam que ser
feitas adaptaes nos processos internos.
Uma deciso importante que tomamos foi com relao implantao dos mdulos
Engenharia e Suprimentos: todas as funcionalidades dentro destes sistemas, primeiramente,
eram passadas a mim pelo Sr. Thiago e posteriormente eu repassava aos funcionrios destes
setores. Julgamos adequada esta atitude em virtude de no existir nenhum sistema
anteriormente no setor de engenharia e devido aos engenheiros e o gerente de compras
estarem sempre muito ocupados com as tarefas do dia a dia.
Outra diretriz que adotamos foi que eu ficaria encarregado pela implantao do Sienge
nas reas de Engenharia e Suprimentos, enquanto que o Sr. Leonor se responsabilizaria pela
rea Financeira e Comercial.
43
CLASS
UNIDADE
QUANT.
Trreo
2 pav
PINTURA
Etapa
Pintura Interna
Atividade
SER.CG
Cj
MAT.
un
209,54
36,42
12,366
MAT.
un
328,86
27,016
21,56
MAT.
un
419,09
72,84
24,732
MAT.
un
2.184,12
111,553
147,935
MAT.
un
57,35
9,4427
3,4216
MAT.
un
268,40
5,4310375
17,461538
MAT.
un
13,97
2,428
0,8244
MAT.
un
4,70
0,1405
0,263598
MAT.
un
3,02
1,7945
MAT.
un
8,51
0,692
0,528625
MAT.
un
9,30
4,0608
MAT.
un
1,81
0,208
0,1065
MAT.
un
5,16
5,1617333
MAT.
un
29,06
0,1009956
2,0684978
MAT.
un
59,99
1,2904333
4,1890667
Com as planilhas em mos, basta adicionar os custos para cada insumo ou servio e
tem-se o oramento do empreendimento. Toda essa rotina de trabalho feita com o auxilio do
software Microsoft Excel e os arquivos gerados ficam armazenados numa pasta na rede de
dados da R.Correa.
Com o oramento concludo, faz-se outro documento importante que o cronograma
fsico financeiro da obra, com os desembolsos mensais necessrios para execuo de cada
etapa do empreendimento. Este procedimento tambm feito no Excel e pode ser visualizado
abaixo:
44
A grande questo que estes documentos so feitos no incio das obras e depois so
praticamente esquecidos. O acompanhamento do cronograma fsico-financeiro atualizado
ms a ms, porm, caso ocorra um atraso na obra, as parcelas subsequentes do cronograma
no so atualizadas, ou seja, os atrasos no so computados financeiramente.
O cronograma de desembolsos mensais, que feito a partir do cronograma fsicofinanceiro, e repassado ao setor financeiro para controle do fluxo de caixa de cada
empreendimento, executado no incio de cada obra e depois no mais atualizado ao longo
do andamento da obra. Assim, caso existam atrasos ou problemas que comprometam o
andamento do empreendimento, essa informao nunca chega ao setor financeiro, pois a
engenharia no atualiza este cronograma de desembolsos.
Com relao ao oramento acontece algo parecido: quando a obra inicia, no existe
um acompanhamento do orado X realizado. Esse comparativo feito apenas no final de cada
obra. Embora no ocorram discrepncias to comprometedoras (em mdia de 3 a 5% para
mais ou para menos), certo que ajustes poderiam ser feitos e os erros serem corrigidos ao
longo de cada obra.
45
BOLETIM DE MEDIO
FO
R01
URBANO SANTANA
Medio e Autorizao de Pagamento do Servio
Perodo
Empresa
Ass Eng da obra
Cdigo
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
1
2
3
4
5
7
de
19/04/2011 at 20/05/2011
Empreiteira GV
SERVIO
Discriminao
M.O. profissional (carpinteiro + ferreiro)
M.O. servente
Sapatas loja 2
Vigas fundao loja 2
Sapatas loja 1
Vigas de fundao da loja 1
Piso da loja 2
Data
Pagar NF n
Ass Empreiteiro
Quant.
763,20
381,60
8,00
14,00
10,00
15,00
20,00
N 2
20/05/2011
MEDIO
Unidade R$ unitrio
h
R$ 15,00
h
R$ 11,00
m3
R$ 280,00
m3
R$ 400,00
m3
R$ 280,00
m3
R$ 400,00
m3
R$ 280,00
R$ Total
R$ 11.448,00
R$ 4.197,60
R$ 2.240,00
R$ 5.600,00
R$ 2.800,00
R$ 6.000,00
R$ 5.600,00
Sub-total
R$ 37.885,60
Antecipao de dissdio 4%
R$ 1.515,42
Material (10%)
Mo de obra (90%)
R$ 3.940,10
R$ 35.460,92
Subtotal
R$ 39.401,02
R$ 3.900,70
R$ 1.418,44
R$ 1.832,15
46
Primeiro, gera uma agilidade com relao ao pagamento dos servios prestados, pois
no existe uma burocratizao do processo, sendo apenas necessrio o boletim de medio
assinado pelo engenheiro da obra para o pagamento dos servios.
Por outro lado, essa autonomia dada ao engenheiro da obra reduz o controle da
R.Correa sobre os pagamentos das empresas terceirizadas, sendo assim imprescindvel uma
relao de total confiana entre os engenheiros e a R.Correa. Aqui vale ressaltar que nem
todos os contratos com as empresas terceirizadas so abertos. Alguns so a preo fechado,
no dando margem para o pagamento de valores a mais do que realmente foi executado na
obra.
47
Outro ponto muito importante diz respeito ao controle do orado X realizado. Como
para solicitar um material da obra, o engenheiro deve informar um servio do oramento ao
qual o insumo pertence, esse controle acontece de maneira automtica e em tempo real.
48
49
O setor de suprimentos da R.Correa utilizava o Serplan para fazer algumas tarefas, tais
como o cadastro de materiais e servios no sistema e a emisso de ordens de compra. Estas
atividades possuam vnculo apenas com o setor financeiro da empresa a partir do
compartilhamento da mesma base de dados para materiais e servios. O setor de suprimentos
tambm era, de certa forma, isolado na R.Correa, porm como realizava algumas tarefas no
Serplan, isso criava uma ligao com o setor financeiro. Esta interface, porm, no passava de
um mero compartilhamento de informaes sem muita importncia.
50
PROGRAMAO DE RECURSOS N. 26
(Material, Equipamentos, Mo de obra)
Obra: Urbano Petrpolis
Item
Data: 22/02/08
Rel./
Alt
Descrio
Quant.
P/ dia
Material
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Arame recozido n 16
Arame recozido n 18
Fila cola pacote 48mm x 45m
Fita crepe 19mm x 50m
Pasta AZ
Caixa embutir fundo mvel 8x8
Caixa octogonal de embutir fundo mvel 4x4
Cabo de cobre n 50mm
Compactador de solo (sapo)
Caixa de embutir fundo fixo 3x3 PVC
Tubete de PVC para nvel de laje
Cimento
Chapa de isopor 1,00m x 1,20m x 20mm
Pau 5x5cm (para bandeja 2 pav.)
______________________
Eng. da Obra
1 Via Setor produo
______________________
Gerente de Produo
2 Via - Obra
100 kg
100 kg
20 un
20 un
10 un
4 un
90 un
15 m
10 un
300 un
20 sacos
20 un
900m
______________________
Gerente de Suprimento
3 Via Setor suprimento
Com este documento em mos, o setor de suprimentos faz as cotaes necessrias, faz
um oramento no Serplan e passa para avaliao da diretoria da empresa. Se o oramento for
aprovado, ocorre a compra. Caso contrrio, no.
Como se v, a informao s entra no sistema a partir da execuo do oramento: a
etapa do pedido formalizada apenas em papel. Outra questo importante com relao ao
controle dos itens solicitados pela obra. Da maneira que era feito o pedido de materiais, o
nico controle quem fazia era o gerente de suprimentos numa primeira instncia e,
51
A base de materiais e servios do Serplan conta com mais de dezesseis mil itens
cadastrados. Neste montante existem diversos insumos cadastrados em duplicidade e, em
alguns casos, cadastrados at trs ou quatro vezes. Isto se deve principalmente a dois fatores:
52
53
54
55
Esta reduo se deu pela filtragem dos itens do cadastro anterior e com a excluso de diversos
insumos que no eram mais utilizados ou estavam cadastrados com duplicidade.
Outro fator que tambm contribuiu para esta significativa reduo foi a maneira como
o cadastro feito no Sienge. O sistema permite que para cada item cadastrado sejam
adicionados detalhes. Assim, acontece uma unio de diversos materiais do cadastro antigo em
um nico cadastro novo.
Por exemplo, o material concreto usinado. Existem diversas resistncias para o
mesmo. No cadastro antigo cada resistncia caracterstica era um item diferente. Agora no.
Existe apenas um item chamado Concreto Usinado que dividido em diversos detalhes, que
so as resistncias.
Outra mudana que foi feita com relao nova base de dados que s existe um
usurio com permisso para cadastrar insumos. Isto centraliza os cadastros e faz com que as
especificaes sejam as mais corretas possveis para que no momento das solicitaes tanto o
engenheiro quanto o setor de suprimentos saibam qual realmente o material que est sendo
solicitado.
56
internos ao Sienge. Tambm vale ressaltar que chegando ao valor estipulado em contrato, o
sistema no permite mais que sejam vinculadas notas fiscais para faturamento direto.
Outro ponto importante com esta mudana com relao aos relatrios gerados a
partir da vinculao do faturamento direto aos contratos. A qualquer momento pode-se
visualizar a quantia que j est vinculada, o saldo restante, os nmeros das notas fiscais com
os respectivos fornecedores, enfim, uma sria de informaes importantes para o controle do
faturamento direto.
a) CADASTRAMENTO DE NOTAS
FISCAIS:
57
pedir ao usurio responsvel para que cadastrasse determinado insumo, pois ele no
estava no oramento e a obra precisava do mesmo. Este problema foi muito comum
nas primeiras solicitaes da material por parte da obra, porm conforme a base de
dados foi crescendo esta falha foi desaparecendo;
c) BUROCRATIZAO DO PEDIDO DE MATERIAS PELA OBRA: conforme
descrito no item 6.7.2.1 acima, o processo de solicitao de materiais por parte da
obra sofreu alteraes significativas com relao maneira que era feito
anteriormente. O processo passou a ser mais controlado e, sobretudo, mais
burocratizado. Como a R.Correa uma empresa de pequeno porte, com apenas dois
canteiros simultaneamente em andamento, diversos materiais e servios nas obras
eram solicitados ao setor de suprimentos informalmente via telefone. O setor de
suprimentos, para no deixar a obra aguardando, prontamente colocava os materiais
faltantes no canteiro de obras. Agora, com as solicitaes sendo feitas via Sienge,
isto no ser mais possvel e os engenheiros devero prever de maneira mais
acertada as necessidades de materiais nas obras;
d) INSUMOS DE USO CONTNUO NAS OBRAS: existem diversos materiais que
no passam pelo setor de suprimentos para chegarem at a obra. Apenas uma
negociao inicial feita para definir os preos e quantidades e, aps isso, a obra
solicita diretamente esse material ao fornecedor. o caso do concreto usinado,
ferro cortado e dobrado, blocos cermicos e argamassas ensacadas, por exemplo. A
primeira idia que surgiu para estes materiais foi a de criar um contrato com as
quantidades oradas e ento cadastrar as notas fiscais vinculando a este contrato.
Porm, os contratos dentro do Sienge so pouco maleveis e caso alguma
quantidade fosse acima da cadastrada ou se o preo fosse alterado ao longo da
validade do contrato, por exemplo, teriam que ser feitos aditivos e burocratizaria
em demasia o procedimento para controle destes materiais. Decidiu-se ento fazer
um pedido de compra total, especificando os tipos de materiais e os locais de
utilizao, com a quantidade prevista no oramento. Conforme as notas fiscais
destes produtos chegam ao setor de suprimentos, este vai associando ao pedido de
compra total.
58
O mdulo financeiro foi, sem dvida nenhuma, a implantao mais fcil entre todos os
mdulos do Sienge dentro da R.Correa. Isto porque, o setor financeiro j possua
anteriormente diversas rotinas de trabalho dentro do Serplan e, com a implementao do
Sienge no setor, estas rotinas ou foram melhoradas em relao s anteriores ou surgiram
algumas novas que contriburam para melhorias nos procedimentos do setor financeiro.
As principais dificuldades na implementao do mdulo financeiro foi no que diz
respeito comunicao do Sienge com o nosso banco (no caso Banrisul) tanto na parte de
contas a pagar quanto no de contas a receber. Os arquivos gerados no Sienge no eram lidos
corretamente pelo banco e os gerados pelo banco tambm encontravam problemas quando
eram lidos pelo Sienge.
Porm, vale salientar, que, apesar desta dificuldade de comunicao, praticamente
todas as rotinas financeiras foram melhoradas com a implantao do Sienge na R.Correa.
59
Com os pagamentos efetuados via internet, restava ainda dar baixa nos ttulos no
Serplan. Para tanto, o funcionrio entrava ttulo por ttulo e baixava. No existia a
possibilidade de dar baixa em todos de uma vez, por exemplo.
Todos os imveis vendidos pela R.Correa passam primeiramente pelo setor comercial
da empresa, o qual no possui vnculo com o setor financeiro da empresa. Quem faz o
acompanhamento das negociaes de venda o setor comercial e o setor financeiro s fica
sabendo da venda no momento que o contrato entre o cliente e a R.Correa est assinado.
Neste momento o setor comercial passa uma cpia do documento feito no software Microsoft
Word ao setor financeiro.
Ao receber o contrato em mos, o setor financeiro confere todos os dados, desde as
informaes bsicas como nome e endereo do cliente at os valores e vencimentos das
parcelas. Aps isso so inseridas as parcelas a receber no Serplan, bem como os indexadores e
vencimento de cada parcela. Tudo isto manualmente, sem falar que exitem diversos tipos de
parcelas: mensal, trimestral, semestral, reforos, chaves e emprstimo por exemplo.
Vale ressaltar que o Serplan no gera ou recalcula parcelas automaticamente. Assim,
cada renegociao que feita com algum cliente (e no so poucas) deve ser recalculada e
passada manualmente para o Serplan, modificando novamente o valor, data de vencimento e
indexador das parcelas.
O envio de boletos de cobrana para os clientes feito atravs do banco, o qual faz
todo o trmite de envio, cobrana, recebimento e protesto dos ttulos a receber.
O envio das informaes para o banco dar incio neste processo era feito atravs de
um software fornecido pelo Banrisul. Neste, o setor de contas a receber inseria as informaes
60
necessrias como nome do cliente, endereo, valor da parcela, vencimento, juros e multa e
ento o software gerava um arquivo que era enviado ao banco.
Para buscar estas informaes necessrias, o setor de contas a receber utilizava o
Serplan e, posteriormente, cadastrava-as no software fornecido pelo Banrisul. Como se
percebe, esta rotina gerava um retrabalho, pois todos os dados j estavam cadastrados no
Serplan, mas mesmo assim deveriam ser repassados ao software fornecido pelo banco.
Aps enviadas as cobranas, o setor de contas a receber aguardava as informaes do
banco sobre os pagamentos: quais boletos foram pagos corretamente, quais em atraso e quais
no foram pagos. Esta informao chegava atravs de um documento em papel, o qual pode
ser visualizado na Figura 6.
Com este documento em mos, o setor de contas a receber dava baixa nas parcelas
pagas no Serplan. Isto era feito parcela por parcela, cliente por cliente, uma rotina
extremamente manual e que tomava um tempo considervel dos funcionrios de contas a
receber da R.Correa.
61
62
setor comercial faz inclusive o lanamento das parcelas, pois no Sienge extremamente fcil
e intuitivo este cadastramento, ficando a cargo do setor financeiro a conferncia dos valores.
Os indexadores que ficam relacionados nos contratos possuem ligao direta com o
setor financeiro, pois este que alimenta o Sienge com os valores mensais dos mesmos. Outro
ponto importante com relao ao cadastro dos clientes. Antes de iniciar um contrato de
compra e venda, o setor comercial cadastra o cliente no sistema, ficando os dados do mesmo
acessveis a toda empresa.
Vale ressaltar tambm que quando ocorre o cadastramento das parcelas no contrato, as
mesmas j entram na previso financeira e j alimentam o contas a receber, que no precisa
novamente digitar as parcelas, vencimentos e indexadores.
63
todo o processo de baixa se tornava muito simples, pois o arquivo era lido pelo Sienge e, a
partir das informaes contidas no arquivo, o sistema fazia as baixas automaticamente e
inclusive j permitia a gerao dos recibos a serem enviados aos clientes aps o pagamento.
Esta compatibilidade do Sienge com o Banrisul, atravs do envio e recebimento de
arquivos, trouxe uma agilidade ao setor de contas a receber, pois a maioria das rotinas passou
a ser feita automaticamente pelo sistema, no sendo necessrios procedimentos manuais que
envolviam o Serplan, um outro software e o Banrisul.
64
65
R.Correa. Aps isso, conseguiu-se xito e o sistema de cobrana pelo Sienge est
funcionando perfeitamente.
66
6 CONCLUSES
67
setor depende do outro. Por exemplo, o setor financeiro depende do comercial para o cadastro
dos contratos e do suprimentos para as notas fiscais, o setor de engenharia depende do
suprimentos para o cadastro de insumos. Esta dependncia acaba gerando uma cobrana
mutua entre os setores, o que contribui bastante para a insero do sistema ERP como
ferramenta fundamental dentro da R.Correa.
Por outro lado, ainda no se est utilizando o Sienge na sua plenitude. Aps seis meses
do incio da sua implantao, ainda existem rotinas que a R.Correa no fez o uso, como por
exemplo os mdulos gerenciais do sistema. Isto porque ainda temos poucas informaes
dentro do Sienge: apenas uma obra est rodando totalmente dentro do sistema e o corte em
termos financeiros foi feito em outubro deste ano. Com certeza, com o andamento das obras e
o acmulo de informaes, o Sienge prover informaes de suporte a deciso e ser utilizado
na plenitude do sistema ERP dentro da R.Correa Engenharia.
68
REFERNCIAS
BARDIN, L. Anlise de Contedo. Lisboa: Edies 70, 1994.
BANCROFT, Nancy H.; SEIP, Henning; SPRENGEL, Andra. Implementing SAP R/3: how
to introduce a large system into a large organization. 2nd ed. Greenwich: Manning, 1998.
BURCH, John G.; GRUDNITSKI, Jarry. Information systems: theory and practice. 5th ed.
New York: John Willey & Sons, 1989.
CMARA BRASILEIRA DA INDSTRIA DA CONSTRUO Disponvel em:
<http:\\www.cbic.org.br>. Acesso em: 2011.
COOPER, Randolph B; ZMUD, Robert W. Information technology implementation research:
a technological diffusion approach. Management Science. v. 36, n. 2, p.123-139, Feb. 1990.
DAVENPORT, Thomas H. Living with ERP. CIO Magazine, 1999.
______. Putting the Enterprise into the Enterprise System. Harvard Business Review, p.121131, jul./ago. 1998.
LAKATOS, E. M.; MARCONI, M. A. Tcnicas de pesquisa: planejamento e execuo de
pesquisas, amostragens e tcnicas de pesquisas, elaborao, anlise e interpretao de dados.
So Paulo: Atlas, 1999.
LAUDON, Kenneth C.; LAUDON, Jane P. Sistemas de informao gerenciais:
administrando a empresa digital. 5th ed. So Paulo: Pearson, Prentice Hall, 2004.
MARTIN, James; McCLURE, Carma. Buying software off the rack. Harvard Business
Review, p.32-60, Nov./Dec. 1983.
MENDES, Juliana Veiga; ESCRIVO FILHO, Edmundo. Sistemas integrados de gesto
(ERP) em pequenas e mdias empresas: um confronto entre o referencial terico e a prtica
empresarial. Gesto e Produo, Porto Alegre, v. 9, n. 3, p. 277-296, dez. 2002.
OZAKI, Adalton Masalu; VIDAL, Antonio Geraldo da Rocha. Desafios da implementao
de sistemas ERP: um estudo de caso em uma empresa de mdio porte. So Paulo: FEA/USP,
2001.
R.CORREA ENGENHARIA. Documentos internos.
RICCIO, Edson Luiz. Efeitos da tecnologia da informao na contabilidade: estudo de
casos de implementao de sistemas empresariais integrados - ERP. So Paulo, 2001. Tese de
Livre Docncia Faculdade de Economia, Administrao e Contabilidade da Universidade de
So Paulo.
69
70
ANEXOS
Id
1
Definies/Recomendao
DEFINIES INICIAIS E CADASTROS
Instalao do Sienge no servidor
Cadastro de usurios.
Cadastro de Credores
Cadastro de Cliente
Cadastro de Cliente
Apresentao websalt
Apresentao do projeto/cronograma/importncia
Cadastro de empresas
Cadastro de centro de custos / obras
Reviso do cadastro de documentos
Reviso do cadastro de impostos
ENGENHARIA
Treinamento cadastro de servios
Cadastro de Insumos
Responsvel
Ilvo
Bruna
Cristiane/Denise
Thiago
Bolvar
Bolvar
Setor
Compras
CRC
Vendas
Quando
OK
OK
EA
OK
EA
Carla
Carla/Greta
Ipiranga
Novos clientes
OK
OK
OK
Leonor/Carla
Thiago
Como fazer /
Objetivo
Voltar na
reviso aps
montagem do
PL financeiro
no SIENGE
OK
OK
OK
EA
OK
OK
OK
OK
OK
Aps acesso
externo criar
as contas de
impostos
Bolivar
Bolvar/Ilvo
OK
OK
Bolvar
Bolvar
Bolvar
Bolvar
OK
OK
OK
Ok
Bolvar
OK
OK
OK
OK
OK
OK
OK
EA
a)Cadastro
utilizando
detalhe.
b) Cadastro
de novos
insumos
utilizando a
tabela rcorrea
Conforme
REG02
Insumos e
controle
por
detalhes
71
Cadastro/atualizao do planejamento das obras em
execuo
Cadastro/atualizao do planejamento das obras em
execuo
Definio de obras/periodicidade/responsveis pelo
acompanhamento
Treinamento no sistema de acompanhamento e integraes
Definio sobre forma de utilizao do planejamento
Treinamento sistema de planejamento e relatrios
3
CONTROLE DE RECEITAS
Levantamento do nmero de contratos com salto/situao
Definio de sistema/processo lanamento de contratos
OK
OK
Lanament
o do
contrato no
valor total,
em seguida
fazer uma
baixa por
perodo do
passado,
at maio de
2011.
OK
Bruna
CRC
EA
EA
OK
EA
OK
OK
EA
Cristiane/Bru
na/Denise/Le
onor/Bolivar
Urbano
Ipiranga
Ok
Urbano
Santana
em
andamento
OK
EA
OK
Ilvo
EA
OK
OK
Ilvo
Ilvo
Com
pras
OK
Ok
a)Bolivar
72
servios
Ilvo
Ilvo
Com
pras
ok
OK
OK
OK
OK
OK
OK
OK
Bolivar
cadastra o
contrato
Ilvo
cadastra a
medio
Carla
monta a
liberao,
ttulo de
imposto,
edio das
previses
financeiras
Avaliao
ser
cadastrada
pelo Ilvo
em pedidos
de compra.
FECHAMENTO FINANCEIRO
Definio de data para incio do financeiro
monta os
contratos
b) Obra faz
a medio
c) Obra,
faz a
liberao
d) Carla,
com o
recebiment
o da NF,
verifica os
dados da
medio
(valores,
impostos,
reteno
tecnica), e
finaliza a
liberao.
Inicialment
e todas as
solicitae
s deveram
ser
autorizadas
Definida data
de incio em
03/10/2011
OK
73
Definio de processos/controles financeiros
GERENCIAL
Treinamento relatrios gerencial financeiro
Anlise das informaes/previses no relatrio de fluxo de
caixa
Anlise das informaes/apropriaes no relatrio de
anlise de resultado
Reviso das estruturas tipo de negcio/projeto/plano
financeiro
Treinamento nos relatrios gerenciais de obra
Simulao de custo tendncia para as obras
Definio de relatrio para acompanhamento das obras
Definio de forma de acompanhamento de resultados
Treinamento oramento empresarial e planejamento
financeiro
Definio de responsveis e prazos para implantao do
planejamento financeiro
Cadastro/reviso dos centros de custo
Cadastro dos oramentos por centro de custo
A Definir se
ser utilizado a
rotina de
autorizao de
pagamento
pelo SIENGE
OK
OK
OK
OK
OK
EA
EA
OK
OK
Verificar
dvidas
Possvel uso
futuro