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Manual do Sistema de Gesto Ambiental - Instant Solutions

Manual do Sistema de Gesto Ambiental


da empresa

Data da Criao: 09/11/2012


Dara de reviso: 18/12/2012

Manual do Sistema de Gesto Ambiental - Instant Solutions

- Sumrio 1. A Instant Solutions .......................................................................................


1.1. Perfil da empresa ...............................................................................
1.2. Responsabilidade ambiental ..............................................................

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2. Aspectos gerais do Sistema de Gesto Ambiental .........................................

3. Sistema de Gesto Ambiental .......................................................................


3.1. Requisitos Gerais ...............................................................................
3.2. Poltica Ambiental ..............................................................................
3.3. Planejamento .....................................................................................
3.3.1. Aspectos Ambientais ...........................................................
3.3.2. Requisitos Legais e Outros ..................................................
3.3.3. Objetivos, Metas e Programas .............................................
3.4. Implementao e Operao ...............................................................
3.4.1. Recursos, Funes, Responsabilidades e Autoridades .........
3.4.2. Competncia, Treinamento e Conscientizao ....................
3.4.3. Comunicao ........................................................................
3.4.4. Documentao .....................................................................
3.4.5. Controle de Documentos .....................................................
3.4.6. Controle Operacional ...........................................................
3.4.7. Preparao e Resposta a Emergncias .................................
3.5. Verificao ...........................................................................................
3.5.1. Monitoramento .....................................................................
3.5.2. Avaliao do Atendimento a Requisitos Legais e Outros ......
3.5.3. No conformidade, Ao Corretiva e Ao Preventiva .........
3.5.4. Controle de Registros ...........................................................
3.5.5. Auditoria ...............................................................................
3.6. Anlise pela Administrao .................................................................

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Manual do Sistema de Gesto Ambiental - Instant Solutions

1. A Instant Solutions
1.1. Perfil da Empresa
Com a misso de ajudar seus clientes a atenderem cada vez melhor os clientes deles, a
Instant Solutions desenvolve solues corporativas em comunicao avanada e tem
expertise em projetos de atendimento como call centers e contact centers (PABX,
URAs, discadores, gravao e integrao de sistemas).
Seu principal produto o InstantVoice, uma plataforma de comunicao
extremamente sofisticada e flexvel que agrega funcionalidades como URA, DAC,
Discador Automtico, relatrios, entre outros. A empresa tambm oferece um servio
de gravao de tela com sincronismo de voz, o Instant TotalRecorder.
Fundada em 2003, a empresa atualmente atende mais de 100 clientes no Brasil e no
exterior, gerenciando uma plataforma de mais de 1 milho de ligaes e 10 milhes de
minutos gravados por dia. Apresenta, como maiores diferenciais de mercado, sua
vasta experincia com tecnologia prpria e integrao de sistemas, alm de possuir
expertise em ambientes de misso crtica.
Atende clientes de pequeno a grande porte, de vrias reas de atuao, com destaque
para os segmentos de Call Center, Financeiro e Pblico.
A Instant tem como viso ser reconhecida no Brasil como a melhor parceira das
empresas que se preocupam em atender seus clientes com qualidade, oferecendo a
melhor soluo tcnica do mercado em termos de plataformas de comunicao
avanada e com o melhor custo benefcio.
1.2. Responsabilidade Ambiental
A Instant Solutions uma empresa que se preocupa com o impacto que possa vir a
causar para o meio ambiente, assim como com o futuro dos recursos naturais do
planeta e sua sociedade. Por isso, desenvolve aes de poltica ambiental e
sustentabilidade corporativa voltada para todas as suas reas.
A Instant vem estabelecendo polticas de comportamento mais amigveis para o meio
ambiente em seu dia a dia. O conceito transmitido a seus colaboradores o da
reduo da "Pegada Ecolgica", no qual promove o uso consciente dos recursos
naturais do planeta e a reduo dos impactos resultantes de suas atividades.
2. Aspectos gerais do Sistema de Gesto Ambiental
O Sistema de Gesto Ambiental da Instant Solutions tem como foco identificar, mitigar
e prevenir os problemas de carter ambiental, visando o desenvolvimento sustentvel.
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O Sistema de Gesto Ambiental da Empresa est estruturado a partir dos seguintes


elementos:
1. Poltica ambiental, atravs do estabelecimento de metas e compromissos
ambientais;
2. Planejamento, com a anlise do impacto ambiental de suas atividades;
3. Implementao e operao, que so o desenvolvimento e a execuo de aes
para atingir as metas e os objetivos de desenvolvimento ambiental.
4. Monitoramento e correo das aes, atravs do acompanhamento e da
mensurao de dados que asseguram o alcance das metas e dos objetivos
ambientais;
5. Reviso gerencial, com a reviso do SGA pela equipe competente, a fim de
assegurar sua adequao e efetividade;
6. Melhoria contnua de todos os procedimentos envolvidos.
3. Sistema de Gesto Ambiental
3.1. Requisitos Gerais
A Instant Solutions estabelece, documenta, implementa e mantm seu Sistema de
Gesto Ambiental em consonncia com a Norma ISO 14001:2004.
O Sistema de Gesto Ambiental da empresa abrange todos os processos cujas
atividades, produtos e servios se relacionem direta ou indiretamente com aspectos
ambientais.
3.2. Poltica Ambiental
A Poltica Ambiental da Instant Solutions est disponvel para todos os colaboradores
atravs da intranet. utilizada tambm em campanhas de conscientizao e em
treinamentos realizados pelas reas de Recursos Humanos e Marketing.
A Poltica Ambiental da empresa est disponvel em:
http://www.instant.com.br/instant/categoria/links/
3.3. Planejamento
3.3.1. Aspectos Ambientais
Atravs de sua poltica ambiental, a Instant Solutions firma seu compromisso com o
meio ambiente atravs da adoo de boas prticas no mbito da sustentabilidade
corporativa, tendo como o objetivo constante minimizar cada vez mais os impactos
negativos que suas atividades venham a causar ao planeta.
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A empresa incentiva, entre outras aes, o descarte correto do lixo (inclusive o


eletrnico), a melhoria no aproveitamento da energia eltrica e dos recursos naturais
produzidos, a utilizao de insumos confeccionados a partir de materiais reciclados, e
realiza campanhas de reuso e de conscientizao ambiental dentro do ambiente de
trabalho. Estando sempre atenta ao volume de resduos que produz, a empresa
promove aes como, por exemplo, o incentivo impresso consciente de
documentos, a fim de evitar o desperdcio de papel e a produo excessiva de lixo
slido.
A empresa ainda utiliza equipamentos eletrnicos de alta eficincia energtica, que
consomem menos energia e, consequentemente, agridem menos o meio ambiente.
3.3.2. Requisitos Legais e Outros
A legislao ambiental relativa s atividades e servios da empresa identificada pelo
setor de Recursos Humanos, que realiza pesquisas e acompanhamentos da legislao
vigente.
Tanto a legislao quanto os outros aspectos ambientais so constantemente
acompanhados, assim como so executadas aes que iro assegurar o alcance de
objetivos e metas dentro da Poltica de Gesto Ambiental.
3.3.3. Objetivos, Metas e Programas
Os objetivos e as metas ambientais estratgicos so estabelecidos levando-se em
conta os seguintes fatores:

Os objetivos e metas Ambientais da Instant Solutions;


O atendimento a requisitos legais e outros;
A avaliao do desempenho ambiental;
A preveno de qualquer impacto ambiental de suas atividades ou servios;
A preveno ao desperdcio de recursos naturais.

Os objetivos e metas ambientais esto intimamente ligados tanto filosofia da


empresa quanto a seu planejamento empresarial. A partir do momento em que so
estabelecidas as metas e os programas de Gesto Ambiental, so identificados seus
responsveis (e suas funes), as aes a serem executadas, seus prazos e recursos
necessrios.
3.4. Implementao e Operao
3.4.1. Recursos, Funes, Responsabilidades e Autoridades
A Administrao do Sistema de Gesto Ambiental tem como integrantes:
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Diretoria - Aprova e garante e execuo da Poltica Ambiental.


Setor de Recursos Humanos - Atua como gestor da implementao e
divulgao da Poltica.
Comit de Gesto Ambiental Acompanha e avalia a implementao da
poltica, alm de propor atualizaes.

A gesto do SGA torna possvel, entre outros fatores, um melhor aproveitamento de


recursos, tanto humanos quanto materiais e financeiros.
A Estrutura Organizacional da Empresa est disponvel no site da Instant Solutions, na
rea Equipe em Sobre a Instant
(http://www.instant.com.br/instant/categoria/equipe/)
3.4.2. Competncia, Treinamento e Conscientizao
A empresa analisa quais de suas atividades podem causar algum impacto ambiental e
verifica se o colaborador que executa essa atividade possui a capacitao adequada
para realizar tal funo, isso engloba nvel de escolaridade, capacidade tcnica e
experincia. Tais requisitos so definidos pelas diretrizes do setor de Recursos
Humanos e documentados na Poltica de Cargos e Salrios.
A identificao da necessidade de treinamento de pessoal que esteja associada a
aspectos ambientais e ao Sistema de Gesto Ambiental feita pelo RH juntamente
com o Setor Administrativo e a Diretoria. O Setor de RH tambm fica responsvel por
elaborar o contedo programtico do treinamento.
Com o objetivo de promover aes sustentveis a seus colaboradores, a empresa
realiza campanhas de conscientizao feitas atravs da divulgao constante de artigos
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e notcias relevantes referentes ao tema, seja atravs do e-mail corporativo ou pelo do


mural da empresa, visvel diariamente a todos os colaboradores. Essa ao prope
reduzir ou a eliminar os impactos ambientais negativos que possam surgir em suas
atividades cotidianas, assim como a promover um ambiente corporativo mais
produtivo e agradvel.
3.4.3. Comunicao
A comunicao, tanto interna quanto externa, tem como objetivo levar aos
colaboradores informaes a respeito de questes ambientais, alm de responder a
questes levantadas. A Gerncia de Marketing responsvel por toda a comunicao
externa da instituio. A comunicao interna fica a cargo da rea de Recursos
Humanos com o apoio do Marketing.
Como recursos de comunicao interna so usados o e-mail, as redes corporativas, o
informativo eletrnico, o mural corporativo, alm de reunies e programas de
sensibilizao. Em se tratando de comunicao externa, so utilizados recursos tais
como newsletters, redes sociais e web site.
Com essas aes de comunicao, a empresa visa transmitir sua preocupao com o
meio ambiente, assim como disseminar boas prticas neste sentido.
3.4.4. Documentao
A organizao estabelece e mantm todas as informaes documentadas em meio
adequado, de forma impressa e eletrnica. So disponibilizadas a todos os
responsveis em locais de acesso especficos, a fim de serem localizados de maneira
eficiente.
Nesses documentos devem constar todos os itens pertencentes ao sistema de gesto
de SSO da empresa, descritos de forma clara.
O Sistema de Gesto Ambiental composto pelos seguintes documentos:

Poltica, Objetivos e Metas Ambientais;


Manual do Sistema de Gesto Ambiental (SGA);
Procedimentos de Gesto Ambiental;
Documentos Externos, como legislao e normas brasileiras.

3.4.5. Controle de Documentos


Controle da Poltica, Objetivos e Metas Ambientais

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A Poltica Ambiental da Instant Solutions baseada nos princpios relativos ao


compromisso da empresa com o seu papel no meio ambiente. Foi elaborada pela
Gerncia de Marketing, revisada pelo Setor de Recursos Humanos juntamente com o
Comit de Gesto Ambiental e aprovada pela Diretoria.
Controle do Manual do Sistema de Gesto Ambiental
A atualizao do Manual do Sistema de Gesto Ambiental feita pelo Comit de
Gesto Ambiental atravs de reunies peridicas visando melhorias contnuas.
As revises so feitas respeitando-se o perodo de um ano, alm das que se faam
necessrias antes desse perodo. A aprovao do Manual do Sistema de Gesto
Ambiental de responsabilidade do Diretor/CEO da Instant Solutions.
O Manual do SGA disponibilizado no site da empresa e em sua rede corporativa. O
controle de revises feito pelo Setor de Marketing, que indica no documento o
nmero da reviso.
Controle de Documentos Externos
Os procedimentos que disponibilizam esses documentos de forma atualizada, ficam a
cargo do Setor Recursos Humanos, mediante solicitao dos respectivos usurios.
As condies de controle dos documentos da Empresa, tanto internos como externos,
so regidas pelas normas da empresa.
3.4.6. Controle Operacional
As operaes associadas a aspectos ambientais significativos dentro da Instant, so
controladas da seguinte forma:
Atravs de procedimentos documentados;
Atravs de programas ambientais;
Atravs do monitoramento e pesquisa de fornecedores.
Abaixo esto destacados os principais controles operacionais aplicados:
Gesto de Resduos - As etapas de gerao, manuseio e descarte dos resduos slidos
e semisslidos, so controladas de perto a fim de que todo o processo ocorra de forma
a trazer os menores impactos possveis ao meio ambiente.
Programa de coleta seletiva - praticada em todos os nveis da empresa. Trata-se de
um programa ambiental que incentiva o descarte correto para cada tipo de resduo,
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separando-os por tipo. Tem como objetivo principal promover a reciclagem e a


diminuio do desperdcio de recursos.
Monitoramento e pesquisa de fornecedores A Instant Solutions seleciona seus
fornecedores de acordo com os impactos que eles possam trazer ao meio ambiente e
busca, cada vez mais, fornecedores que incorporem boas prticas ambientais a seus
produtos e servios. O Manual de Gesto Ambiental da Instant tambm
disponibilizado a seus fornecedores com a finalidade de informar, conscientizar e
influenciar prticas sustentveis, a fim de que eles tambm apliquem em suas
atividades, atitudes que reduzam os impactos ambientais de suas atividades, produtos
e servios.
3.4.7. Preparao e Resposta a Emergncias
Todas as atividades, servios e produtos da empresa que possam trazer algum impacto
ambiental, assim como eventuais situaes de emergncia ligadas a esses elementos
so monitoradas, como forma de preveno.
A organizao estabelece e mantm procedimentos para identificar o risco potencial,
atender a possveis emergncias e prevenir impactos ambientais. Ainda feita uma
anlise crtica de procedimentos a fim de promover aprimoramento constante. Esses
procedimentos so devidamente documentados pela empresa.
3.5. Verificao
3.5.1. Monitoramento
O monitoramento ambiental realizado com o objetivo de:
Acompanhar o desempenho ambiental da empresa;
Acompanhar atividades com aspectos ambientais significativos;
Acompanhar as metas ambientais.
A avaliao do atendimento a requisitos legais ocorre periodicamente, envolvendo a
rea de Recursos Humanos e o Comit de Gesto Ambiental.
A Instant Solutions monitora seu desempenho ambiental atravs de:
- Medidas qualitativas e quantitativas;
- Monitoramento dos objetivos ambientais atingidos;
- Monitoramento do cumprimento dos programas de gesto ambiental e requisitos
legais aplicveis;
- Monitoramento de riscos e impactos ambientais, potenciais ou reais, e outros
registros que mensurem o desempenho ambiental ao longo do tempo;
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- Registros dos resultados de monitoramentos, a fim de que sejam feitas anlises das
aes corretivas e preventivas.
3.5.2. Avaliao do Atendimento a Requisitos Legais e Outros
A avaliao do atendimento a requisitos legais ocorre periodicamente, envolvendo a
rea de Recursos Humanos e o Comit de Gesto Ambiental.
3.5.3. No conformidade, Ao Corretiva e Ao Preventiva
A identificao e a resoluo de no conformidade so preocupaes constantes da
empresa, que busca sempre melhorias em seu Sistema de Gesto Ambiental.
A organizao define responsabilidades e autoridades para:
A investigao de emergncias, impactos ambientais e no conformidades;
A tomada de aes a fim de evitar as consequncias das emergncias, impactos
ambientais ou no conformidades;
A implementao de aes corretivas e preventivas.
Em todos os procedimentos utilizados no Sistema de Gesto Ambiental, as aes
preventivas e corretivas so analisadas pelo Comit de Gesto Ambiental antes de
serem implementadas. Todas as aes tomadas a fim de eliminar as causas de no
conformidade precisam ser apropriadas ao nvel do problema e ao risco apresentado.
3.5.4. Controle de Registros
Os registros do Sistema de Gesto Ambiental da Instant solutions possibilitam o
monitoramento do desempenho ambiental da empresa, seu controle operacional, seus
objetivos e metas ambientais e demais requisitos ambientais.
Os procedimentos referentes a esses registros so avaliados e validados pelo Comit
de Gesto ambiental, e executados pelo setor de Recursos Humanos. Atravs desse
controle possvel realizar, identificar, proteger, recuperar, reter e descartar todos os
resduos de forma correta.
3.5.5. Auditoria
A organizao estabelece e mantm procedimentos para auditorias peridicas do
Sistema de Gesto Ambiental, objetivando:
Determinar se o SGA est em conformidade com o planejamento feito e demais
requisitos;
Verificar se tem sido implementado e mantido;
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Verificar se realmente eficaz e se atende a poltica ambiental e objetivos da


Instant Solutions;
Rever resultados de auditorias anteriores e comparar com atuais informaes;
Disponibilizar dados das auditorias para a administrao.
O processo de auditoria e todos os seus procedimentos so baseados nos resultados
da anlise de riscos ambientais da organizao e no resultado das auditorias
anteriores.
Sempre que possvel, as auditorias so conduzidas por pessoas que no possuam
responsabilidade direta sobre as atividades que esto sendo avaliadas, sendo parte do
quadro de colaboradores ou no.
3.6. Anlise pela Administrao
As reunies de anlise devem ter como participantes:
Setor de Recursos Humanos
Comit de Gesto Ambiental
Cabe ao RH promover a anlise do Sistema de Gesto Ambiental anualmente, ou em
perodo mais curto, quando julgado oportuno.
Essa anlise visa a constante atualizao e eficcia do SGA da Instant Solutions, que
busca identificar necessidades e alcanar metas cada vez mais audaciosas.

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Instant Solutions
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Centro Rio de Janeiro - RJ
CEP 20.011-030
Telefones:
Principais Capitais: 4063-6100
Outras Regies: 11 4063-6100
Website:
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E-mail:
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