UNIDAD 3: ACCESS.

CONCEPTOS BSICOS

INSTITUTO POLITECNICO
NACIONAL
ESCUELA SUPERIOR DE
COMERCIO Y ADMINISTRACIN
UNIDAD SANTO TOMS
UNIDAD DE APRENDIZAJE
TALLER DE MANEJO DE BASE DE DATOS

L.I. Noel Eduardo Torres Delgado

INTEGRANTES:
Barajas Esquivel Isaac
Garca Maya Laura
Molina Len Alejandra
Arriaga Ramrez Brayan
Romero Ramrez Giovanna
Torres Fernndez Francisco
GRUPO: 2RM11

UNIDAD 3: ACCESS. CONCEPTOS BSICOS

FECHA: 17-09-14

UNIDAD 3: ACCESS. CONCEPTOS BSICOS

QU ES UN DATO?
El dato es una representacin simblica (numrica, alfabtica, algortmica,
espacial, etc) de un atributo o variable cuantitativa o cualitativa. Los datos
describen hechos empricos, sucesos y entidades. Es un valor o referente
que recibe el computador por diferentes medios, los datos representan la
informacin que el programador manipula en la construccin de una
solucin o en el desarrollo de un algoritmo.
Los datos aisladamente pueden no contener informacin humanamente
relevante. Slo cuando un conjunto de datos se examina conjuntamente a la
luz de un enfoque, hiptesis o teora se puede apreciar la informacin
contenida en dichos datos. Los datos pueden consistir en nmeros,
estadsticas o proposiciones descriptivas. Los datos convenientemente
agrupados, estructurados e interpretados se consideran que son la base de
la informacin humanamente relevante que se pueden utilizar en la toma
de decisiones, la reduccin de la incertidumbre o la realizacin de clculos.
Es de empleo muy comn en el mbito informtico y, en general,
prcticamente en cualquier investigacin cientfica.
En programacin, un dato es la expresin general que describe las
caractersticas de las entidades sobre las cuales opera un algoritmo.

UNIDAD 3: ACCESS. CONCEPTOS BSICOS

QU ES INFORMACIN?
Actualmente, se considera que vivimos la era de la
informacin y que las sociedades de hoy encuentran su
principal fundamento en el intercambio, generacin y
recreacin de todo tipo de datos y contenido a nivel global.
Para una mejor comprensin del tema es importante mencionar de donde
viene esta palabra, su origen etimolgico proviene del latn informatio,
-Onis que significa: DAR FORMA A LA MENTE, INSTRUIR y ENSEAR.
La informacin es la comunicacin del conocimiento, es un proceso, una
actividad.
La funcin de la informacin es impartir conocimiento a alguien.
Se le llama informacin al conjunto de elementos de contenido que dan
significado a las cosas, objetos y entidades del mundo a travs de cdigos y
modelos.
Cabe mencionar que la informacin es vital para todas las actividades.
El ser humano, tiene la capacidad de generar cdigos, smbolos y lenguajes
que enriquecen la informacin, la modifican, la reproducen y la recrean
constantemente, otorgndole nuevos sentidos.
Para nuestra materia, la informacin es el conjunto de datos organizados y
procesados que constituyen mensajes, instrucciones, operaciones,
funciones y cualquier tipo de actividad que tenga lugar en relacin con una
computadora.

Una computadora misma requiere de informacin para cumplir una orden

recibida, y toda tarea computacional implica el intercambio de un dato
informativo de un lugar a otro. Esto no slo ocurre en forma electrnica al
interior del ordenador, sino que tambin es natural a las acciones que un
usuario cualquiera ejecute con una computadora.

UNIDAD 3: ACCESS. CONCEPTOS BSICOS

Entre ellas, redactar un documento de texto, editar una imagen, reproducir
o grabar un video, operar una calculadora son todas operaciones que
implican un ingreso y egreso de informacin. Principalmente, aquellas
actividades vinculadas a la Web tienen que ver con la bsqueda de
informacin: navegar sitios de Internet, consultar enciclopedias,
intercambiar mensajes con amigos y conocidos, crear un blog, etctera.
Como conclusin podemos decir que la INFORMACIN cosiste en datos
seleccionados y ordenados con un propsito especfico.

BASE DE DATOS
Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar
informacin. En las bases de datos, se puede almacenar informacin sobre
personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos
empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en
una hoja de clculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer
repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta ms
complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos
mtodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos.
Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir
la informacin a una base de datos creada mediante un sistema de
administracin de bases de datos (DBMS), como Office Access 2007.
Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de
datos puede contener ms de una tabla. Por ejemplo, un sistema de
seguimiento de inventario que utiliza tres tablas no es un conjunto de tres
bases de datos, sino una sola base de datos que contiene tres tablas.
Excepto si se ha diseado especficamente para utilizar datos o cdigo de
otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo
archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y
mdulos.
Con Access, puede:
Agregar ms datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento
nuevo en un inventario.

UNIDAD 3: ACCESS. CONCEPTOS BSICOS

Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la
ubicacin de un elemento.
Eliminar informacin, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un
artculo.
Organizar y ver los datos de distintas formas.
Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes
de correo electrnico, una intranet o Internet.
Partes de una base de datos de Access
En las secciones siguientes, se describen brevemente los componentes de
una base de datos de Access tpica. Para obtener ms informacin acerca de
cada componente, siga los vnculos de la seccin Vea tambin de este
artculo.
Tablas
Formularios
Informes
Consultas
Macros
Mdulos
Tablas
Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de
clculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como
consecuencia, normalmente es bastante fcil importar una hoja de clculo
en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar
los datos en una hoja de clculo y hacerlo en una base de datos es la forma
de organizarse los datos.

UNIDAD 3: ACCESS. CONCEPTOS BSICOS

Para lograr la mxima flexibilidad para una base de datos, la informacin
tiene que estar organizada en tablas, para que no haya redundancias. Por
ejemplo, si se almacena informacin sobre empleados, cada empleado se
insertar una sola vez en una tabla que se configurar para contener
nicamente datos de los empleados. Los datos sobre productos se
almacenarn en su propia tabla, y los datos sobre sucursales tambin
tendrn su tabla aparte. Este proceso se conoce como normalizacin.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se
almacena cada informacin individual. Cada registro consta de campos (al
menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla. Por
ejemplo, puede trabajar con una tabla denominada "Empleados", en la que
cada registro (fila) contiene informacin sobre un empleado distinto y cada
campo (columna) contiene un tipo de informacin diferente, como el
nombre, los apellidos, la direccin, o similares. Los campos se deben
configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora,
numrico, o cualquier otro tipo.
Otra forma de describir registros y campos es imaginando un catlogo de
fichas tradicional de una biblioteca. Cada ficha del armario corresponde a
un registro de la base de datos. Cada informacin contenida en una ficha
(autor, ttulo, etc.) corresponde a un campo de la base de datos.

Formularios
Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos".
Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo,

UNIDAD 3: ACCESS. CONCEPTOS BSICOS

contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede
crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas
de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos
prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.
Los formularios proporcionan un formato fcil de utilizar para trabajar con
los datos. Adems, se les puede agregar elementos funcionales, como
botones de comando. Puede programar los botones para determinar qu
datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o
realizar otras tareas diversas. Por ejemplo, podra crear un formulario
denominado "Formulario de cliente" para trabajar con datos de clientes. El
formulario de cliente podra tener un botn para abrir un formulario de
pedido en el que se pudiese escribir un pedido nuevo del cliente.
Los formularios tambin permiten controlar la manera en que otros usuarios
interactan con los datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un
formulario que muestre nicamente ciertos campos y que permita la
ejecucin de determinadas operaciones solamente. As, se favorece la
proteccin de los datos y se facilita la entrada correcta de datos.
Informes
Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas.
Normalmente, un informe responde a una pregunta especfica, como
"Cunto dinero se ha facturado por cliente este ao?" o "En qu ciudades
estn nuestros clientes?" Cada informe se puede disear para presentar la
informacin de la mejor manera posible.
Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejar los
datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un
formato que permita imprimirlos, pero tambin se pueden consultar en la
pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrnico.

UNIDAD 3: ACCESS. CONCEPTOS BSICOS

Consultas
Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de
datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su funcin ms
comn es recuperar datos especficos de las tablas. Los datos que desea ver
suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede
verlos en una sola hoja de datos. Adems, puesto que normalmente no
desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar
criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee.
Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e
informes.
Algunas consultas son "actualizables", lo que significa que es posible editar
los datos de las tablas base mediante la hoja de datos de la consulta. Si
trabaja con una consulta actualizable, recuerde que los cambios se
producen tambin en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.
Hay dos tipos bsicos de consultas: las de seleccin y las de accin. Una
consulta de seleccin simplemente recupera los datos y hace que estn
disponibles para su uso. Los resultados de la consulta pueden verse en la
pantalla, imprimirse o copiarse al portapapeles. O se pueden utilizar como
origen de registros para un formulario o un informe.
Una consulta de accin, como su nombre indica, realiza una tarea con los
datos. Las consultas de accin pueden servir para crear tablas nuevas,
agregar datos a tablas existentes, actualizar datos o eliminar datos.
Macros
Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de
programacin simplificado, que se puede utilizar para aumentar la
funcionalidad de la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una macro a
un botn de comando en un formulario, de modo que la macro se ejecute
cuando se haga clic en el botn. Las macros contienen acciones que
realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la
base de datos. Casi todas las operaciones de bases de datos que
normalmente se realizan manualmente se pueden automatizar mediante
macros, ahorrando as mucho tiempo.
Mdulos

UNIDAD 3: ACCESS. CONCEPTOS BSICOS

Los mdulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la
funcionalidad de la base de datos. Mientras que las macros en Access se
crean seleccionando acciones de una lista, los mdulos se escriben en el
lenguaje de programacin de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un
mdulo es una coleccin de declaraciones, instrucciones y procedimientos
que se almacenan conjuntamente como una unidad. Un mdulo puede ser
de clase o estndar. Los mdulos de clase se adjuntan a formularios o
informes, y normalmente contienen procedimientos especficos del
formulario o el informe al que se adjunta. Los mdulos estndar se
enumeran en Mdulos en el panel de exploracin, pero los mdulos de clase
no.

SISTEMA DE INFORMACIN.
Un sistema de informacin se puede definir tcnicamente como un conjunto
de componentes relacionados que recolectan (o recuperan), procesan,
almacenan y distribuyen informacin para apoyar la toma de decisiones y el
control en una organizacin.
Hay tres actividades en un sistema de informacin que producen la
informacin que esas organizaciones necesitan para tomar decisiones,
controlar operaciones, analizar problemas y crear nuevos productos o
servicios. Estas actividades son:
Entrada: captura o recolecta datos en bruto tanto del interior de la
organizacin
como
de
su
entorno
externo.
Procesamiento: convierte esa entrada de datos en una forma ms
significativa.
Salida: transfiere la informacin procesada a la gente que la usar o a las
actividades para las que se utilizar.
Los sistemas de informacin tambin requieren retroalimentacin, que es la
salida que se devuelve al personal adecuado de la organizacin para
ayudarle a evaluar o corregir la etapa de entrada.

UNIDAD 3: ACCESS. CONCEPTOS BSICOS

TIPOS
DE
DATOS EN ACCESS
Cada registro que introducimos en una tabla tiene un
formato determinado, por eso Access permite definir el tipo
de dato que se emplear en cada campo.
"Cada tipo de dato tiene un formato asociado que influir al
cargar datos en la tabla"
Las opciones son las siguientes:
Texto corto: permite registrar hasta 255 caracteres
alfanumricos, es decir que es posible ingresar texto y nmeros que no
sean utilizados para un clculo, por ejemplo, nmeros de telfono y de
documento.
Texto largo (Memo): Similar a la anterior, pero sin lmite en la cantidad
de caracteres.

UNIDAD 3: ACCESS. CONCEPTOS BSICOS

Nmero: solo admite nmeros, que pueden ser usados en clculos, por
ejemplo, cantidad de horas trabajadas y cantidad de productos
vendidos, entre otras posibilidades.
Fecha/Hora: se utiliza para registrar fechas y horas, por ejemplo, las
fechas de las ventas o los horarios de trabajo de los empleados.
Moneda: representa valores monetarios, como por ejemplo, salarios,
precios de venta, costos, totales.
Auto numeracin: genera, de manera automtica, nmeros enteros
correlativos o aleatorios.
Si/No: genera una casilla en la tabla, que se debe activar para indicar
valores positivos o desactivar para valores negativos.
Objeto OLE: para almacenar archivos, imgenes, sonidos y videos.
Hipervnculo: vincula archivos y elementos de una base de datos a
direcciones URL y de correo electrnico.
Datos Adjuntos: para adjuntar archivos a un campo, por ejemplo, una
tabla que posea los datos de los empleados, puede llevar adjunto el
curriculum correspondiente, en el registro de cada uno de ellos.
Asistente para bsquedas: permite generar un men de opciones, para
seleccionar los valores de un campo. Este campo de datos es para
valores con poca o ninguna variacin, por ejemplo, una lista de
sucursales.

Mascaras de entrada
1. Qu es una mscara de entrada?
Una mscara de entrada es un formato que asignamos para la introduccin
de valores en el campo. De esta manera se puede controlar el modo en que

UNIDAD 3: ACCESS. CONCEPTOS BSICOS

los usuarios escriben los datos cuando stos pueden escribirse de varias
formas.
Por ejemplo, si se le pide al usuario que introduzca una clave puede
teclearla de la siguiente manera:
72462964S
72462964-S
72462964
...
Si lo que se busca es que todos los usuarios introduzcan la clave con el
mismo formato, una forma rpida es aplicar una mscara de entrada en el
campo correspondiente. En el caso de que el usuario no introduzca bien el
dato no se almacenar en la base de datos hasta que lo haga con el formato
vlido.
2. Para qu sirve una mscara de entrada?
Esta propiedad nos permite mostrar el contenido de los campos de forma
personalizada (similar a como lo hara la propiedad Formato), as como
controlar la introduccin del dato concreto.
Su potencia se refleja en campos de tipo texto pero que deben contener un
nmero exacto de cifras y/o letras, como por ejemplo: telfono, carnet,
cdigo postal
La mscara de entrada se crea a partir de una serie de caracteres
especiales, que deberemos utilizar segn nos convenga en cada situacin.

Dichos caracteres son los siguientes:

UNIDAD 3: ACCESS. CONCEPTOS BSICOS

Carct
er

Descripcin

Dgito (0 a 9, entrada obligatoria, signos

ms y menos no permitidos)

Dgito o espacio (entrada no obligatoria,

signos ms y menos no permitidos)

Dgito o espacio (entrada no obligatoria, los

espacios se muestran en blanco en el modo
Edicin, pero se eliminan cuando se guardan
los datos: signos ms, menos y (-)
permitidos)

Letra (A a Z, entrada obligatoria)

Letra (A a Z, entrada opcional)

Letra o dgito (entrada obligatoria)

Letra o dgito (entrada opcional)

&

Cualquier carcter o un espacio (entrada

obligatoria)

Cualquier carcter o un espacio (entrada

opcional)

.,:;-/

Marcador de posicin decimal y separadores

de miles, hora y fecha

<

Hace que todos los caracteres se conviertan

a minsculas

>

Hace que todos los caracteres se conviertan

a maysculas

Hace que la mscara de entrada se muestre

de derecha a izquierda, en lugar de
izquierda a derecha.

Hace que el carcter siguiente se muestre

como un carcter literal (por ejemplo, \Z se

UNIDAD 3: ACCESS. CONCEPTOS BSICOS

muestra slo como Z)

Nota: Algunos caracteres pueden estar en maysculas y otros en

minsculas; esto es importante, ya que debers emplear el exacto para que
la mscara de entrada funcione sin problemas.

GLOSARIO:
CDIGOS: Sistema de smbolos y reglas que permite componer y
descifrar un mensaje.
DATOS: El dato es una representacin simblica (numrica, alfabtica,
algortmica, espacial, etc) de un atributo o variable cuantitativa o
cualitativa
INCONSISTENCIAS: Cualidad de la materia que no resiste sin romperse o
que se deforma fcilmente.
REDUNDANCIA: Repeticin innecesaria o intil de un concepto

BIBLIOGRAFAS:

UNIDAD 3: ACCESS. CONCEPTOS BSICOS

ENCICLOPEDIA TEMTICA.EDITORIAL REYMO.TOMO VI. COMPUTACIN
Y TECNOLOGA .HOJADE CLCULO: EXCEL.AO DE EDICIN 2007.
DICCIONARIO DE LA REAL ACADEMIA ESPAOLA. INFORMACIN.2008.
HTTPS://SUPPORT.OFFICE.COM/ES-MX/ARTICLE/CONCEPTOS-B
%25C3%25A1SICOS-SOBRE-BASES-DE-DATOS-A849AC16-07C7-4A319948-3C8C94A7C204