Planeacin de una presentacin eficaz

Antes de empezar a crear una presentacin en PowerPoint es importante

planear y esquematizar el mensaje que quieres comunicar, adems de analizar
cmo quieres que se vea la presentacin.
Tambin debers crear un esquema, en el que consideres dnde se ofrecer la
presentacin y cul ser tu pblico; necesitas considerar el equipo que vas a
requerir, como puede ser, una computadora y las caractersticas del equipo de
proyeccin.
A continuacin se te muestran algunos lineamientos para la planeacin y el
bosquejo de una presentacin efectiva, los cuales puedes utilizar cuando vayas
a realizar una presentacin efectiva para una organizacin.
1. Determina el propsito de la presentacin.
2. Precisa el mensaje que quieres comunicar, asigna a la presentacin un
ttulo que sea significativo y resume el mensaje. En este punto puedes
desarrollar un esquema del contenido de tu presentacin antes de crear
las diapositivas. El esquema lo puedes crear en una hoja de papel.
3. Determina el pblico y la ubicacin de la presentacin, ya que stos
inciden en gran medida en el tipo de presentacin que vas a crear. Por
ejemplo, si vas a hacer una exposicin a tu personal en una sala de
conferencias pequea con iluminacin suave, puedes crear una
presentacin muy simple con esquema de colores brillantes, sin
embargo, para una presentacin de negocios, debers aplicar un
aspecto ms profesional.
4. Determina el tipo de salida que comunica mejor tu mensaje,
considerando las restricciones de tiempo y la disponibilidad de equipo de
cmputo. El tipo de salida se refiere a si las diapositivas van a ser en
blanco y negro o en color, si se van a mostrar en una pantalla.
5. Define el aspecto visual de la presentacin que comunique tu mensaje.
Para ello puedes elegir una de las plantillas profesionalmente diseadas
que ya vienen en PowerPoint, o puedes modificar una de las plantillas o
incluso crear tu propia plantilla.
6. Determina el material que ser til en la presentacin. Adems de crear
las diapositivas es necesario que prepares el material complementario,
como las notas del orador y documentos que vas a distribuir al pblico.
En el siguiente ejemplo puedes ver la manera en que se estructura una
presentacin.
Ejemplo: Lineamientos y sugerencias para crear presentaciones eficaces.
1. Propsito:
Conocer los lineamientos y sugerencias que existen para crear presentaciones
eficaces, ya sea para el uso personal o el uso dentro de una organizacin.
2. Esquema del contenido:

Sugerencias para una presentacin eficaz:

Tu nombre.

Fecha en la que se mostrar la presentacin.

Puesto.
Organizacin de un mensaje:

Comunica un mensaje claro.

Reduce el nmero de diapositivas.

Fuente adecuada, sin decoraciones y sin ser pequea.
Ejemplo: Arial.

Una letra de 2.54 c.m (1) puede leerse desde 3 metros.

Una letra de 5 c.m (2) puede leerse desde 6 metros.

Una letra de 7.5 c.m (3) puede leerse desde 9 metros.
Distribucin y cantidad de texto:

Utiliza vietas o frases cortas en una lnea.

No muestres frases largas.

Quita artculos como un o el
Desarrollo de una presentacin:

Utiliza grficos que ayuden a exponer la informacin.

No uses demasiados grficos, pues esto puede abrumar a
la audiencia.

Crea etiquetas para los grficos que sean comprensibles.

Utiliza fondos tenues y similares en toda la presentacin.

Elige una plantilla o tema atractivo y coherente.

No elijas algo vistoso, pues puede desviar la atencin del
mensaje.

Revisa ortografa y gramtica.
Equipo:

Presntate antes de la hora para comprobar que el equipo
computacional y el proyector est conectado y
funcionando.

No presupongas que la presentacin funcionar en otro
equipo.

Revisa la memoria y espacio en disco duro para ver si son
suficientes para guardar la presentacin y no tener que
abrirla desde un CD o memoria extrable.

Desactiva protectores de pantalla.

Ejecuta la presentacin para verificar que funcione bien,
(esto hazlo antes de mostrarla a la audiencia presente).

Comprueba la resolucin del proyector y del equipo.

Comprueba los colores de la pantalla, pues pueden
cambiar.
Otras sugerencias:

Pide a la audiencia que se abstenga de hacer preguntas
hasta el final.

Evita mover el puntero (mouse) sin querer.

No leas la presentacin.

Si hay un plazo de tiempo, resptalo.

Si no hay un plazo de tiempo, procura ser breve para
mantener el inters de la audiencia.

Examina la actitud del pblico, para mejorar

presentaciones futuras, la atencin debe estar sobre el
expositor.

3. Pblico y ubicacin de la presentacin:

Por ejemplo: Presentacin en la sala de conferencias de la organizacin a un
grupo de personas que laboran en el rea de ventas de la misma. Dicha sala
cuenta con una iluminacin suave y adems tiene un espacio amplio con
capacidad para albergar a 100 personas. Por ello, se realizar una
presentacin formal.
4. Tipo de salida:
Se cuenta con un tiempo de 30 minutos, por lo que se utilizarn diapositivas a
color. Se debe considerar que la sala tiene acceso a una computadora, a
equipo de sonido y un proyector.
Las caractersticas de la computadora son las siguientes:
*Procesador Intel Pentium Dual-Core E2180
*Windows Vista Home Premium Original
*Pantalla ancha LCD de 19"
*Memoria DDR2 de 2048MB de canal dual3
*Unidad de disco duro SATA II de 500GB3
*Unidad de DVDRW SuperMulti de 18x
Las caractersticas del proyector son las siguientes:
*Compatibilidad con equipos informticos VGA(640x480), SVGA(800x600),
XGA(1024x768), WXGA(1280x800), SXGA(1280x1024), WSXGA(1440x900),
SXGA+(1400x1050), UXGA(1600x1200)
*Brillo -2500 lm normal, 1800 lm eco
*Cantidad de colores 16,7 millions, couleurs vraies
*Uniformidad de brillo 95%
*Audio Altavoz de 3.0W
5. Aspecto visual:
Uso de plantillas profesionales prediseadas, de animacin entre el cambio de
una diapositiva y otra, as como de animaciones personalizadas de los
diferentes elementos.
6. Material complementario:
A cada participante, se le va a dar la impresin de las diapositivas con espacio
para notas, a fin de que pueda escribir los comentarios que crea pertinentes.

Referencias
Beskeen, W., Cram, C., Duffy, J. A., Friedrichsen, L. & Reding, E.E. (2005).
Microsoft Office 2003. (Miguel ngel Martnez Sarmiento, Alberto Santiago
Fernndez-Molina, Juan Gabriel Rivera Martnez y J. Antonio Nez.
Trads.).Mxico: Editorial Cengage Learning.