INTRODUCCIN

El objeto de este Manual del SG de S & SO es describir la configuracin del sistema, desarrollado con el
fin de cuidar la salud de los trabajadores y las partes interesadas. Se ha implementado cumpliendo con los
requisitos del modelo OHSAS 18001. Sirve como medio para la comunicacin de las polticas y objetivos,
describiendo las interrelaciones de todos los elementos de S & SO.
El alcance del SG en S & SO Incluye las actividades de: Produccin, comercializacin y
distribucin de capuchones para rosas en todo el pas y el exterior.
Como fuentes de requisitos del presente sistema de gestin en S & SO estn los regulatorios y legales
aplicables as como todos los definidos por la organizacin en su afn de cumplir con el Modelo 18001.
CAMPO DE APLICACIN
Las disposiciones que establece este manual del SG S & SO son de obligatorio cumplimiento en las que
cobija su alcance, en todas la organizacin y de ser el caso en las locaciones del cliente o del proveedor.
Los documentos del SG S & SO contienen requisitos que son inquebrantables, a ellos debe acogerse
cualquier persona en las instalaciones de la empresa, sea visitante o propio.
CONTROL DEL MANUAL
Se ejecuta conforme con las disposiciones del procedimiento de control de documentos y datos. (09P01).
QUIENES SOMOS
INFORMACIN GENERAL DE LA EMPRESA

NOMBRE EMPRESA:
NIT:
TIPO:
REPRESENTANTE LEGAL
UBICACIN:
TELFONO:
FAX:
CORREO ELECTRNICO:
APARTADO AEREO:
CDIGO POSTAL:
NUMERO DE TRABAJADORES:
HORARIO DE TRABAJO:
OBJETO SOCIAL:

CAPUFLOR
876012489-6
Sociedad
Luis Jimnez
Avenida 13-48, bodega 89
4 182215 / 20 / 30
4182318
capuflor@netpage.com.co
1221
15
25
De lunes a Sbado:
6:00 am a 2:00 pm
2:00 pm a 10:00 pm
Produccin, comercializacin y distribucin de capuchones

para rosas en todo el pas y el exterior par el sector

floricultor

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RESEA HISTRICA

CAPUFLOR naci el 9 de noviembre del ao 2000, como una necesidad sentida de la junta directiva del grupo
ZUE de cultivadores y exportadores de flores.
Hasta ese entonces, no exista una empresa en el pas que produjera los capuchones para las flores de
exportacin, por lo tanto stos eran importados de Estados Unidos, a un costo muy elevado, lo cual reduca las
ganancias de ste prestigioso grupo industrial. Conforme con sta situacin, la Ingeniera Rosa Rosales, presidenta
del grupo, propuso hacer una alianza estratgica con CAPUFLOR, montando la planta en Colombia, con
administracin de segunda lnea colombiana.
Inicialmente, la junta directiva de CAPUFLOR nombro como Gerente General al Ingeniero Edward Ptalo, quien
realiz todos los trmites en Bogot para el establecimiento de la empresa, vinculando a: Ingeniero Narciso Flores
como Jefe de produccin y Sra. Azucena Rosas como jefe administrativa. A finales de enero de 2001 ya contaban
con 5 operarios, secretaria, personal de servicios generales. Hacia el mes de marzo se hizo evidente la necesidad
de contratar supervisores para: produccin, calidad y despachos, as como Jefes de HSEQ y Recursos Humanos.
Desde junio de 2001 la planta cuenta con 25 personas vinculadas con contrato.
El capital inicial fue aportado por la junta de socios y ascenda a % 100.000.000, sin embargo en diciembre de
2001 se hizo una nueva inyeccin de capital, que en la actualidad es de $500.000.000.
Actualmente la empresa est terminando de implementar el sistema de gestin de calidad con la norma ISO 9001
y se espera que se certifique en marzo de ste ao. A partir del mes de Mayo del ao pasado inici la
implementacin del sistema de gestin en Seguridad y Salud Ocupacional conforme con el modelo OHSAS 18001,
apoyados en la experiencia que tiene su Jefe de HSE y todos los aportes realizados por las empresas del grupo
ZUE y hoy da cumple con todos los requisitos.
PRINCIPALES CLIENTES:

La organizacin tiene un contrato de exclusividad a 40 aos con el grupo ZUE, adems hoy da est diversificando
sus productos y entrando fuertemente en el mercado europeo, estimando que para diciembre del presente ao
debe duplicar su capacidad instalada.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:

La estructura organizacional de la empresa se muestra en Anexo No. 1. Es una estructura vertical, contndose con
los cargos establecidos y documentados en los perfiles (08E-01). Una persona desempea varios cargos, como el
gerente de Produccin que a la vez lo es de calidad y de Compras.
DESCRIPCIN DE LAS OPERACIONES:

En el Anexo No. 2 se presenta el diagrama de las actividades del proceso de produccin de la empresa, el cual se
describe a continuacin:
1. Recepcionar y Almacenar: Recibir la materia prima y ubicarla en la bodega previa inspeccin de calidad
y conforme con compromisos de produccin.
2. Alistar Materiales y Mquinas: Puesta a punto de la maquinaria (calibracin, ajustes, etc) y los
materiales (cantidad, tipo, tamao, formulacin).
3. Imprimir: Luego de cargar el BOPP en la impresora, procede a estampar los diseos y datos del cliente.
4. Sellar: Proceso trmico donde se le dar la forma al capuchn segn las diferentes referencias.
5. Perforar: realizar las marcas de los orificios para que la flor respire.
6. Taladrar: Elaborar los orificios al capuchn.
7. Troquelar: Cuando sea necesario, hacer los cortes conforme con el diseo.
8. Revisar: Inspeccin de calidad conforme con especificaciones. Se hace en todas las etapas operativas.
9. Empacar: Separar los capuchones y agruparlos en las cajas segn referencias y requisitos del cliente.

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10. Almacenar y despachar: Agrupar el producto conforme con indicaciones de la orden de produccin, en
la bodega y el vehculo distribuidor.
MATERIAS PRIMAS

La organizacin solamente adquiere productos de alto grado de calidad, razn por la cual solamente compra a
proveedores certificados en ISO 9001. A los requisitos de calidad, suma 5 puntos de requisitos en Seguridad y
Salud Ocupacional que deben cumplir. Hace verificacin contra entrega a los que descargan en Capuflor, y a los
otros les hace auditorias una vez al ao. (CE-01). En anexo No. 6 se presentan las fichas tcnicas de los
materiales que entran a la cadena de valor.
MAQUINAS Y EQUIPOS

Se cuenta con equipos propios y adaptados a las necesidades de produccin. Algunos con adaptaciones
mecnicas como: Bandas para el transporte de materiales, Dispositivos mecnicos para cargar los rollos de BOPP
en las mquinas. Obedecen a un programa anual de mantenimiento correctivo. En el Anexo No. 7 se presenta el
listado de mquinas.
DESCRIPCIN GENERAL DE LAS INSTALACIONES LOCATIVAS y FUNCIONAMIENTO
DE LA EMPRESA

La empresa por el nmero de trabajadores que la integran y la capacidad de produccin que cada da esta en
incremento, se ve obligada a generar en sus trabajadores una carga laboral caracterizada por los siguientes
factores:
a. Apremio de tiempo en la ejecucin de las tareas, para mayor produccin diaria caracterstico del sector.
b. Supervisin permanente y rgida a los operarios, por parte de los supervisores para garantizar la calidad en los
productos / ritmo de trabajo para mayor aseguramiento de la calidad.
c. Extensin de la jornada laboral, reduciendo media hora el tiempo de almuerzo de los operarios.
d. Presin ejercida por los imperativos de la produccin.
e. Carga cuantitativa de trabajo, mayor exigencia de concentracin por ritmo de trabajo
El crecimiento de la empresa ha generado en el personal administrativo acumulacin de tareas y asignacin de
nuevas responsabilidades en el cumplimiento de metas, produccin y atencin a la demanda del cliente.
Las actividades o tareas realizadas en el personal administrativo son variadas y diversas con una exigencia alta
de concentracin, contrario al trabajo realizado en produccin, donde cada proceso es especializado.
La empresa esta ubicada en una bodega en la Avenida 13, sede que no es propia por el poco tiempo de creada,
y la poblacin trabajadora seleccionada en produccin, es de las afueras de Bogot, especficamente de Cota y
Funza, sector favorecido por el sector floricultor. Este personal fue seleccionado de estas zonas por las
caractersticas de las personas y por la experiencia laboral en otras empresas. Esta seleccin llev a la empresa a
brindar a los trabajadores el transporte. Se tiene una camioneta (tipo colectivo), el conductor tiene contrato laboral
igual que los dems operarios. Para el personal ejecutivo se tiene otra camioneta propia de la empresa.
Con respecto a las instalaciones locativas de la empresa, la bodega que se tiene alquilada, el diseo de la bodega
no es el diseo adecuado para los procesos y reas administrativas. Las instalaciones modulares existentes fueron
reubicadas y acomodadas a los espacios requeridos, sin embargo se observa que existe hacinamiento para el
personal de rea administrativa.
La ventilacin de la bodega esta dada nicamente por dos claraboyas, existe calor en las oficinas por el nmero
de personas y computadores. El rea acondicionada para produccin tiene el techo con teja acrlica y una
claraboya, igual que en el rea de administracin existe calor por nmero de personas y los procesos que se
realizan. Para el servicio sanitario hay un artefacto (tasa sanitaria) para mujeres y un orinal de pared o calavera
para hombres. Falta mantenimiento y enlucimiento a las paredes en general de toda la bodega.

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El rea administrativa esta alfombrada, este tapete no se encuentra en buen estado, algunas zonas
(principalmente en reas comunales) esta desgastado y roto, creando desniveles en el piso. Las escaleras de
acceso para el segundo nivel no tienen apoyo (pasamanos) generando un riesgo potencial. La puerta para acceder
al rea administrativa es de vaivn, no tiene visor.
En este nivel (segundo) existe en cada uno de los puestos de trabajo una impresora Marca Epson FX-1170 de
punto, en ocasiones todas las impresoras estn funcionando al tiempo, especialmente en pocas de quincena.
Total de 5 impresoras de punto.
Existe una cocineta, acondicionada para el comedor de los operarios. Se les instal un horno microondas para
calentar los almuerzos. En la cocineta se observa la presencia de artrpodos y roedores.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
DECISIN:

El grupo ZUE como nico cliente exclusivo de CAPUFLOR, se encuentra bajo un programa de sistemas integrales
(Calidad, Medio Ambiente y S & SO), por lo cual expres su necesidad contractual a la organizacin de Implementar
el SG S & SO. El objetivo principal es propender por cuidado de la salud de los empleados, mientras se logra un alto
grado de calidad de los productos para mantener a los clientes satisfechos.
La junta directiva de CAPUFLOR, tom la decisin estratgica de implementar el sistema de gestin en S & SO
como herramienta competitiva y de ordenamiento interno.
Las actividades iniciales consistieron en capacitacin en el modelo, diseo, implementacin y verificacin del
sistema desarrollado y hoy da cuenta con el sistema completamente implementado y funcionando.
ESTRUCTURA Y DESPLIEGUE:

El direccionamiento estratgico parte de la identificacin de peligros y ponderacin de riesgos, con lo cual la alta
direccin estructur una poltica de S & SO y para cada directriz de ella hizo un objetivo del sistema de S & SO.
Estos objetivos fueron desplegados en las actividades operativas del da a da, colocndoles indicadores de
verificacin trimestral por medio de reuniones de comit ejecutivo. De esta forma se asegura que la poltica siempre
sea adecuada a las actividades de la empresa y que los objetivos sigan siendo viables. La idea del gerente general
es contar con un sistema proactivo que se auto depure. Con estas directrices se procedi a conformar los grupos
de trabajo, capacitarlos y realizar las actividades conforme al plan de implementacin liderado por el Jefe de HSEQ.
El primer paso fue un diagnstico y pre evaluacin con la cual se determin los puntos de equivalencia entre los
programas de salud ocupacional conforme con la legislacin (Resolucin 1016/89) y el modelo contractual aplicado
(OHSAS 18001), desarrollando la estrategia de implementacin.
ELEMENTOS ESTRATGICOS:

Por requisito del modelo OHSAS 18001 se definieron los siguientes elementos:
MISIN: CAPUFLOR, es una organizacin creada para satisfacer y sobre pasar las necesidades y expectativas de
sus clientes, la sociedad, la ley y los consumidores, ofreciendo valor agregado en todas sus operaciones de diseo,
fabricacin y distribucin de capuchones para flores, tendiendo el mercado nacional e internacional.
VISIN: En el ao 2030, CAPUFLOR ser la compaa ms joven del mercado nacional, atendiendo clientes
internacionales y destacndose por el grado de calidad de sus productos y la calidez de su servicio asociado.

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POLITICA CORPORATIVA: CAPUFLOR, es una organizacin que tiene por poltica satisfacer las necesidades y
sobre pasar las expectativas de todas las partes interesadas, a travs del cumplimiento de la legislacin vigente,
con el fin de ofrecer productos bajo los ms altos estndares de calidad, mediante la ejecucin sistemtica de
programas que propenden por la mejora continua de los procesos, productos y actividades y estn soportados en
personal competente, comprometido que percibe la organizacin como un todo y maximiza la sinergia de integrar
sus sistemas de gestin Calidad, Ambiental y Seguridad y Salud Ocupacional.
POLITICA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL: La Seguridad y la Salud Ocupacional son los pilares de las
actividades del da a da de CAPUFLOR por lo tanto, la alta gerencia desea reflejar su compromiso en estos
campos disponiendo de los recursos necesarios para el diseo, implementacin, verificacin y retroalimentacin
permanente del sistema de Seguridad y Salud Ocupacional, cuyo funcionamiento permite la identificacin de
peligros, evaluacin y control de sus riesgos y la mejora continua de su desempeo, lo que redundar en calidad de
vida de los trabajadores. Para tal fin, la empresa ha de cumplir con la legislacin y otros requisitos vigentes y
aplicable de S & SO en su sector y desarrollar los respectivos programas de gestinLa participacin y compromiso de todos y cada uno de los empleados, proveedores, visitantes, o personas
relacionada con nuestra organizacin son el apoyo fundamental para el xito de la cultura de S & SO en nuestra
organizacin.
OBJETIVOS DEL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
1.
Como medio de operacionalizar la poltica de seguridad y Salud Ocupacional, CAPUFLOR tiene los
siguientes objetivos.
2.
Proporcionar un ambiente de trabajo seguro y saludable que permita alcanzar calidad de vida de los
empleados y partes interesadas.
3.
Implementar un sistema de gestin en Seguridad y Salud Ocupacional enmarcado en un proceso de mejora
continua del desempeo
4.
Identificar permanentemente los peligros en las etapas de proceso ms crticas de la organizacin y evaluar
y controlar los riesgos llevndolos a niveles tolerables.
5.
Reducir la frecuencia y severidad de los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales.
6.
Establecer un programa de formacin en seguridad y salud ocupacional que permita a los empleados y
partes interesadas crear una verdadera cultura de prevencin y promocin de su salud.
INDICADORES DEL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
Se han definido los indicadores como herramientas para evaluar el desempeo del sistema de gestin en S & SO,
as como para verificar la eficacia de los programas y las actividades de Salud Ocupacional.
Dentro del sistema de S & SO implementado son herramientas muy valiosas porque permiten mantener un
diagnstico permanente actualizado de la situacin, tomar decisiones y verificar la eficacia de las mismas, todo
dentro del ciclo de mejoramiento continuo. Se han empleado en su mayora indicadores cuantitativos de tipo relativo
ya que permiten determinar probabilidades y riesgos.
La estructura del Sistema de S & SO se evala mediante los indicadores de Disponibilidad y Accesibilidad. El
primero hace referencia a los recursos existentes para el sistema, en funcin de la poblacin trabajadora. El
segundo hace referencia a la condicin variable de la poblacin de trabajadores a ser atendidos. Los recursos
incluyen: polticas, legislacin, personal, instalaciones fijas, equipos, sistemas de informacin, organizacin,
financiacin, etc.
1.

Los indicadores de evaluacin del proceso son de:

Extensin en el uso se refiere a la preparacin de la poblacin que utiliza un determinado servicio en un
periodo de tiempo (cobertura).
Intensidad de Uso: Nmero promedio de servicios recibidos por cada trabajador en un periodo de tiempo.
(concentracin).

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Utilizacin: Cantidad de recursos verdaderamente utilizados en una actividad, servicio, programa, sistema,
por unidad de tiempo.
Productividad: Nmero de servicios o actividades generadas por unidad de recurso utilizado por unidad de
tiempo.
Rendimiento: Nmero de servicios y/o actividades producidas por unidad de recurso utilizado por unidad
de tiempo.
Calidad: Conjunto de caractersticas que debe tener el Sistema de Gestin en S & SO desde el punto de
vista tcnico y humano tras el logro de los objetivos.
2.

Los indicadores de impacto indican la evolucin del sistema de seguridad y salud ocupacional, miden los
resultados alcanzados.
Eficacia: Logro de los objetivos del SG S & SO, en trminos de resultado esperado.
Verdadera Cobertura: Porcin de trabajadores con necesidad de servicios que recibe atencin para tales
necesidades.
Eficiencia: Relacin entre los efectos del SG S & SO y gastos correspondientes a servicios e insumos
necesarios.
Efectividad: Resultado de las acciones del S & SO sobre los trabajadores. Requiere evaluacin antes y
despus de elaborar y actualizar el panorama de factores de riesgo.

La informacin requerida para el clculo semestral de los indicadores se obtiene de las siguientes fuentes:
Historias clnicas ocupacionales.
Registros de asistencia a capacitaciones.
Listados de personal por reas.
Panorama de factores de riesgo.
Reportes de accidentes de trabajo.
Reportes de enfermedad profesional, etc.
La efectividad del Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional se determina en forma global, midiendo
el grado de disminucin o aumento de los indicadores anteriores con respecto al semestralmente. En el anexo No.
5 se presenta la matriz de indicadores.
POLITICA DE TABAQUISMO, ALCOHOL Y DROGAS: CAPUFLOR., desarrolla sus actividades en un entorno de
trabajo seguro y se preocupa por el desarrollo integral de los trabajadores y de sus familias, por lo cual Prohbe la
posesin, distribucin, venta y/o consumo de alcohol o cualquier droga o narctico en las instalaciones de la
empresa, las reas de trabajo, los vehculos de la compaa y/o en los sitios de trabajo de nuestros relacionados en
los negocios, as como reportarse al trabajo bajo su influencia, ya que compromete el bienestar de los dems y la
imagen de la empresa. La empresa se reserva el derecho de efectuar requisas, inspecciones y pruebas sin previo
aviso en el momento que los desee a fin de supervisar el acatamiento de la presente poltica.
Conforme con los programas de prevencin en Higiene Industrial, se prohbe fumar en reas pblicas cerradas
como oficinas, baos, cafeteras, bodegas, vehculos, etc., manteniendo y mejorando el grado de calidad del aire
respirable para los NO FUMADORES. Con el fin de no violar los derechos de los trabajadores, se han habilitado
zonas abiertas para los fumadores, las cuales estn demarcadas. Se ha de informar a los visitantes a cerca de esta
poltica.
NO ES APLICABLE A: Consumo moderado y responsable del alcohol durante los negocios de la empresa,
actuando en su representacin. Medicamentos suministrados por prescripcin mdica y cuyo uso no afecte
negativamente la capacidad de la persona de trabajar de modo seguro y productivo. Cualquier otra autoridad por
directriz del Gerente General en uso de su autoridad y que no atente contra la libertad y el desarrollo de los
empleados.

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POLITICA DISCIPLINARIA: La alta direccin de CAPUFLOR., propende por la pertinencia y la apropiacin de las
directrices corporativas mediante la verificacin continua del el cumplimiento de los requisitos reglamentarios
aplicables en pro de crear, mantener y mejorar el clima laboral propicio para el desarrollo Seguro de todas las
actividades y el crecimiento rentable de la organizacin.
El incumplimiento o violacin de cualquiera de los procedimientos seguros de trabajo, polticas, normas, leyes
directrices adoptadas genera sanciones disciplinarias acordes con la gravedad de la falta, tal como se muestra en el
reglamento interno de trabajo (08R-01).
Las sanciones se aplican a: conductas inadecuadas; incumplimiento de normas, procedimientos seguros de trabajo;
dao o deterioro de equipos, maquinaria, herramientas, productos o documentos; no uso de EPP y/o la dotacin
dados por la organizacin; falsificacin de documentos, declaraciones, etc.; cualquier desviacin a una norma
interna o del cliente que pueda afectar directa o indirectamente la integridad del sistema de S & SO poniendo en
peligro la integridad de los dems empleados, los propios o la de terceros.
Las acciones disciplinarias se encuentran detalladas en el reglamento interno de trabajo (GGR-001) y pueden ser:
Llamado de atencin Verbal, llamado de atencin escrito con copia a la hoja de vida, suspensin temporal No
remunerada, despido.
CREDO ORGANIZACIONAL
Para lograr nuestra misin, visin y aplicar nuestra poltica a travs del cumplimiento de los objetivos, somos
conscientes de que el hombre en su trabajo, con toda su potencialidad creadora, es el centro de nuestra accin,
por estas razones declaramos con absoluta conviccin que:
Creemos profundamente en lo que hacemos y en la importancia, dignidad y nobleza de nuestra misin
Creemos que la naturaleza de nuestro quehacer exige que nos brindemos hacia nuestros clientes no slo con
diligencia y nobleza de nuestra misin.
Creemos firmemente que los ms nobles propsitos resultan efmeros si no se expresan en conductas concretas
y eficaces. Por ello, procuramos cimentar las nuestras en virtudes y prcticas tan antiguas y probadas como el
trabajo tesonero y honrado, el respeto a la palabra empeada, la puntualidad en el cumplimiento de los
compromisos y la buena fe en el cumplimiento de la ley y los acuerdos libremente contrados.
Creemos con igual conviccin, que para lograr nuestros objetivos necesitamos del compromiso, la voluntad y el
trabajo de nuestros empleados, lo cual se logra si creamos y mantenemos un clima laboral propicio para todas las
labores, e implementando metodologas innovadoras que nos permitan ver la empresa como un gran sistema,
coordinado y dinmico.
Creemos que adems de las actividades de produccin debemos fortalecer otras actividades que agregan valor a
nuestra misin empresarial, las cuales redundan en beneficios tangibles e intangibles para nuestra organizacin y
las partes interesadas
Creemos de antemano en la buena fe de las personas que tratan con nosotros y esperamos de ellas el mismo
tratamiento.
Creemos que el xito de una Empresa se basa en las personas que la integran y en su capacidad de unirse para
formar equipos humanos que sumen sus mejores esfuerzos tras un ideal comn. Por eso aspiramos a que los
valores y principios planteados sean siempre compartidos por todos los que laboramos en CAPUFLOR.
Creemos
en fin, que la dignidad y grandeza de nuestra Patria dependen de cada uno de sus habitantes, de modo que si dada y con la ayuda de Dios somos fieles a los principios rectores que hemos esbozado, estaremos contribuyendo a
forjarle a COLOMBIA el destino que merece colmado de paz.

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