Unidad II.

Organigramas
Definicin: Son sistemas de organizacin que se representa con objetividad la estructura
interna de una organizacin. Tambin son llamados cartas o grficas de organizacin. En
unos organigramas se representan los niveles jerrquicos, las lneas de autoridad, la
responsabilidad, la comunicacin etctera. Consisten en un diagrama en el que cada cuadro
representa un nombre de un puesto superior y que en algunos, tambin se acostumbra poner
el nombre de quien lo representa a travs, de la unin de los cuadros mediante lneas.
Los organigramas sealan la vinculacin que existe entre s de los departamentos tanto de
forma horizontal como vertical a lo largo de las lneas de autoridad principales. Los
organigramas pueden ser generales cuando se plasma la estructura general de la
organizacin, o tambin pueden representar un sector, es decir un departamento o rea de la
misma.
Objetivos de los organigramas.

Representar la divisin que existe entre las funciones.

Representar los niveles jerrquicos.
Representar las lneas de autoridad y responsabilidad.
Representar los canales formales de comunicacin.
Representar la naturaleza ya sea lineal o staff del departamento.
Representar los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
Representar las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa
a lo largo y ancho y en cada departamento o seccin.
Son una fuente oficial de consulta

Cuando se trata de representar la autoridad de lnea o de staff, esta se indica a travs de

distintos colores, y distintos gruesos de lnea que establecen la comunicacin, aunque los la
ms usual es utilizar lneas continuas para marcar la autoridad lineal, y la staff con lnea
punteada.
Clasificacin de los organigramas.
De acuerdo a Munch Galindo se clasifican por su objeto (estructurales, funcionales,
especiales), por su rea (generales y departamentales) y por su contenido (esquemticos y
analticos).
Las formas en que se pueden representar son:
Verticales: Son la forma ms comn de presentar un organigrama de un organismo social,
se comienza con los niveles de mayor jerarqua hasta descender a los niveles inferiores.
Cada puesto se representa por un cuadro, aadido a ste, se representa los cuadros de un
nivel inferior, a travs de lneas que representan la comunicacin de responsabilidad y
autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan lneas que indican la comunicacin
de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de l y as sucesivamente. Estos
tipos de organigramas son fciles de comprender, indican claramente los niveles

jerrquicos, aunque tambin tienen una desventaja, que despus de dos niveles, es muy
difcil indicar los puestos inferiores, para lo que se requerira hacerse organigramas muy
alargados.

Horizontales: Los niveles jerrquicos comienzan representndose de izquierda a derecha,

representan los mismos elementos del organigrama vertical slo que como ya dijimos
comenzando el nivel mximo jerrquico a la izquierda y hacindose los dems niveles
sucesivamente hacia la derecha. El representar los organigramas de esta forma, facilitan su
lectura, se reduce el tamao del mismo, se aprecian mejor las lneas de autoridad formal por
las que pasan los niveles jerrquicos, aunque no son muy usados en la prctica.

Circulares: En ste tipo de organigrama, los niveles jerrquicos quedan representados desde
el centro hacia fuera. El nivel jerrquico mayor queda en el centro, de ah hacia la periferia
se representan los dems niveles. En cada uno de esos crculos se coloca a los jefes
inmediatos, y se les liga con lneas, que representan los canales de autoridad y
responsabilidad, en ellos, se puede resaltar muy bien los niveles jerrquicos, disminuye la
idea de los status ms altos o ms bajos, se puede colocar un nmero considerable de
puestos en un mismo nivel, sin embargo no son muy utilizados, adems de resultar
confusos u difciles de leer.

Mixto. Se presenta una combinacin de un organigrama vertical con uno horizontal en uno
slo. Normalmente se hace as, por cuestiones de espacio., es decir se busca la optimizacin
del espacio en el que se encuentran trabajando

Principios para elaborar un organigrama:

Deben ser claros. Evitar confusiones, para ello se recomienda que tengan el menor nmero
de cuadros y puestos, Cada cuadro debe estar separado del otro.
Deben contemplar los niveles jerrquicos. Los organigramas normalmente deben comenzar
con los niveles ms altos y terminar con los jefes o supervisores de los ltimos niveles.
Deben contener los nombres de funciones a desempear y no as, los de las personas. Si se
desea que stos aparezcan, entonces deben colocarse dentro del mismo cuadro. El nombre
del puesto va con un tamao de letra mayor, mientras que el nombre de la persona se coloca
con una de menor tamao.
Se debe usar slo un tipo de figura para cada elemento (se recomienda rectngulos, que a su
vez sean del mismo tamao)
Se emplean lneas (estas lneas no deben terminar en flecha) para conectar a las unidades, y
establecer las dependencias.
Se debe mantener el mismo grosor de las lneas de conexin en todo el organigrama
Las relaciones de staff, se representan con lneas punteadas cuando es externa, cuando es
interna se utilizan lneas continuas pero de un trazo fino.

Los organigramas nicamente muestran las relaciones formales de autoridad (lneas de

autoridad) para tomar decisiones, y le muestra a los gerentes y en general al personal cul
es la posicin y puesto que ocupan dentro de la estructura organizacional, pero no muestran
las relaciones informales que se dan en toda empresa u organizacin, ni el grado de
autoridad de cada puesto.
Asimismo todos los organigramas deben llevar ttulos, fecha de formulacin, actualizacin,
nombre de quien lo elabor, aprobacin, y la explicacin de algunos smbolos o lneas que
se consideren especiales.
Elementos para disear un organigrama.
Los elementos necesarios en el momento de elaborar el organigrama son los siguientes:
*Lneas de trazo continuo y discontinuo: estas lneas de trazo continuo especifican la
autoridad formal y las de trazo discontinuo especifican la autoridad funcional.
*Lneas verticales y horizontales: las lneas verticales especifican la cadena de mando y las
lneas horizontales especifican la amplitud del tramo de control y la interconexin entre los
departamentos.
*Rectngulos: representan los departamentos que conforman la estructura organizacional.
Ventajas y desventajas de los organigramas.
VENTAJAS:
Provee una imagen formal de la organizacin.
Obligan a los autores a aclarar sus ideas.
Muestra quien depende de quin.
Sirve como historial de cambio.
DESVENTAJAS:
Solamente representa la formalidad y la informalidad.
No sealan el grado de autoridad disponible a los distintos niveles.
Las personas pueden confundir sus estatus con su autoridad.
Definicin de:
Sistema: Conjunto ordenado de procedimientos (operaciones y su mtodo de ejecucin)
relacionados entre s, que contribuyen a realizar una funcin.
Mtodos: La manera de efectuar una operacin o una secuencia de operaciones.
Procedimientos: Sucesin cronolgica o secuencia de operaciones concatenadas.

Se definen que son planes en cuanto establecen un mtodo habitual de manejar actividades
futuras. Son verdaderos guas de accin ms bien que de pensamiento, que detallan la
forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse.
Segn Melinkoff, R (1990), "Los procedimientos consiste en describir detalladamente cada
una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la
disminucin de errores". (p. 28)
Anlisis de procedimientos.
El anlisis del procedimiento comenzar desde el hecho inicial, en el que comienza un
procedimiento hasta paso final, es decir el punto donde finaliza. Es evidente que en el
estudio de un procedimiento pueden intervenir varios departamentos o divisiones. Adems,
los estudios hechos por cada analista habrn de ser centralizados en un coordinador y darn
origen a una solucin en conjunto.
La metodologa para realizar un anlisis de procedimientos es el siguiente:
Seleccionar el procedimiento a analizar.
Registrar todos los datos relativos al procedimiento mediante la preparacin de grficos de
flujo (Flujo gramas).
Examinar crticamente los datos del procedimiento teniendo en cuenta el que, como, quien,
donde, cuando y porque.
Desarrollar el procedimiento ms adecuado, segn los objetivos y polticas de la empresa.
Implantar y difundir el procedimiento propuesto y mantenerlo actualizado estableciendo los
controles adecuados.