CURSO GESTIN DEPORTIVA EN LAS COMUNIDADES

CURSO
GESTIN DEPORTIVA

EN LAS COMUNIDADES

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA-

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Si podemos evitar que los delitos ocurran,

no solamente habremos evitado la
necesidad de la represin o el control,
sino que tambin habremos contribuido al
incremento del bienestar humano.
Christopher Birkbeck, 2004

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ORGANIZACIN DE EVENTOS DEPORTIVOS

1. DEFINICIN DE EVENTO DEPORTIVO
Los eventos deportivos son actividades que se realizan de manera espordica y
que tienen unas repercusiones positivas en el lugar donde se organizan: Turstica, de
Infraestructuras, Econmicas, Sociales, Deportivas, Polticas, etc.
QU ES UN EVENTO
DEPORTIVO? Actividad que por su:
Trascendencia social

Pblico asistente
Nmero de participantes
Complejidad de medios e infraestructuras

Dificultad organizativa
Necesita de unos requerimientos especiales para su desarrollo:
o

Estructura de Recursos humanos

Tramites administrativos

Apoyo econmico

Planes alojamiento y transporte

Infraestructuras especiales

o Actos de protocolo
o Plan de difusin y Promocin
o

Sistemas de acreditaciones

o Control accesos, seguridad, etc.

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2. ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO

DEPORTIVO
Ante todo deberamos hacernos las siguientes preguntas:
o Qu es lo que quiero organizar?
o

Para qu lo quiero organizar, con qu intencin?

Cmo es?

o Cundo es?
o Cunto nos va a costar?
Una vez que hemos adoptado la decisin de llevarlo a cabo, debemos
confeccionar una memoria descriptiva que contenga:
1. Una breve introduccin que refleje las caractersticas generales del evento.
2. Los organismos que de alguna manera se van a ver implicados (instituciones
pblicas, asociaciones, federaciones y otras).
3. Determinar si existe algn tipo de condicionante que pueda afectar a la
organizacin del evento (normativa, reglamentacin).
4. Caractersticas tcnicas del evento.
5. Necesidades en cuanto a infraestructuras.
6. Dato sobre patrocinio y colaboradores para confeccionar el presupuesto.
7. Necesidades en cuanto personal.
ACCIONES
o Si el evento es de relevancia lo primero ser constituir los Comits de
Honor, Organizador y Ejecutivo.
o Establecer el organigrama sobre los recursos humanos necesarios.
o Concretar el Comit de Seguridad (Polica, Proteccin Civil, Cruz
Roja, Protocolo).
o rea Tcnica.
o rea Administrativa.
o rea de Informacin, Comunicacin e Imagen.
o rea de Protocolo.
o rea de Alojamiento, Restauracin y Transporte.
o rea de Infraestructura.

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3. BENEFICIOS DE LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO DEPORTIVO

o ECONMICO
o SOCIAL
o

IMAGEN EXTERIOR.

o TURSTICO
o

DEPORTIVO

o INFRAESTRUCTURA
o OTROS.

4. ORGANIZACIN DE EVENTOS DEPORTIVOS

a. Ordenar recursos humanos y recursos materiales.
b. Identificar y distribuir responsabilidades, funciones, competencias y

actividades.
c. Establecer nivel de descentralizacin, coordinacin y comunicacin.
d. Para conseguir mediante la planificacin: calidad, eficacia y eficiencia.

5. FUNCIONES EN LA ORGANIZACIN DE EVENTOS DEPORTIVOS.

a. Identificar y distribuir responsabilidades, competencias y actividades.
b. Establecer la estructura organizativa.
c. Definir nivel descentralizacin toma de decisiones.
d. Posibilitar coordinacin y comunicacin.
e. Formular planificacin operativa.

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6. SISTEMAS DE ORGANIZACIN.
1) FUNCIONAL
a. Divisin del trabajo en tareas integradas.
b. Estructura en secciones, departamentos, etc.

c. Partes pero solo una estructura organizativa.

d. Direccin nica
e. Ejemplo: peridico, servicio de deportes.

2) DIVISIONAL
a. Estructura configurada por divisiones.
b. Divisiones con estructura organizativa propia.

c. Cada divisin con direccin propia.

d. Actividades muy diferentes entre s.

3) MATRICIAL
a.
b.
c.
d.

Utilizado en grandes empresas con localizaciones geogrficas diferentes.

Cada sede con autonoma propia.
Todas las sedes tienen matriz nica.
Ejemplo: Multinacionales.

4) ADHOCRTICO
a.
b.
c.
d.

Se crea con una duracin limitada.

Se utiliza para actividades singulares.
Requiere de expertos.
Ejemplo: J.J.O.O.

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PROCESO DE ORGANIZACIN DE ACTIVIDADES DEPORTIVAS

INTRODUCCIN
El Proceso de Organizacin de una Actividad deportiva contempla una serie de
Fases coordinadas entre s.
Siempre que vayamos a realizar cualquier accin debemos analizar la situacin
de nuestra propia Organizacin (Institucin, Entidad, Empresa, etc.) y de nuestro
entorno, para realizar un diagnstico que nos posibilite actuar en consecuencia y tomar
las decisiones de gestin y organizacin ms adecuadas.
Las Fases del Proceso de organizacin de una Actividad deportiva, son las
siguientes:

PROYECTO
CANDIDATURA
PLANIFICACIN ESTRATGICA
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
PLANIFICACIN OPERATIVA
PROGRAMA
DIFUSIN
EJECUCIN
EVALUACIN
MEMORIA

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1. FASE DE PROYECTO
1.1. ESTUDIO DE NECESIDADES
Una vez que tenemos la IDEA debemos realizar un estudio de las necesidades
ms importantes que conlleva hacer el Proyecto realidad:
-

Necesidades de instalaciones, equipamientos, alojamientos, transportes, profesorado

Necesidades de monitores, deportivas, organizativas, logsticas, voluntarios.

En definitiva tenemos que estudiar qu tenemos, qu necesitamos y qu nos falta

para conseguirlo. Una vez que tenemos el Diagnstico decidimos seguir adelante o
no con el proyecto.
1.2. ESTUDIO DE VIABILIDAD
Tambin tenemos que ratificar si existe demanda ciudadana, conocer las
dificultades que tiene su ejecucin, la inversin que necesitamos realizar, su
rentabilidad deportiva, econmica y social y, ahora que est de moda, qu tenemos
previsto para el da despus? Cules son nuestras alternativas de adaptacin?

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1.3. PRESUPUESTOS Y FINANCIACIN

-

PRESUPUESTOS DE GASTOS:

Recursos Humanos
Recursos Materiales
Instalaciones
Equipamientos
Transportes
Arbitrajes
Alojamientos
Manutencin
Seguros
Difusin
Gastos financieros
Imprevistos

PRESUPUESTOS DE INGRESOS:

Inscripciones
Unin Europea
Estado
Comunidad Autnoma
Diputacin Provincial
Ayuntamiento
Patrocinador
Publicidad
Merchandising
Otros

1.4. APOYOS ORGANIZATIVOS

En la Fase de Proyecto debemos buscar apoyos organizativos de diferentes
colectivos:
-

Sociedad Civil:
Federaciones
Clubes
ONG
Empresas
Voluntarios

Mediticos:
Prensa
Radio
Televisin
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1.5. ANALIZAR LAS POSIBILIDADES ORGANIZATIVAS

En la fase de Proyecto, debemos analizar tambin cules son nuestras verdaderas
posibilidades organizativas:
-

Fortalezas:
Experiencia organizativa de otras actividades
Voluntarios
Apoyos organizativos
Ilusin colectiva
Financiacin suficiente

Debilidades:
Poca experiencia organizativa
Otras candidaturas
Pocas infraestructuras
Pocos tcnicos
Poca financiacin
Una vez comprobado que estamos en las condiciones ptimas para hacer el

proyecto realidad, decidimos presentar Candidatura en caso de un Evento, o

presentar el proyecto a quin corresponda aprobarlo en caso de otro tipo de
actividad.
Debemos madurar muy bien cualquier proyecto de actividad que tengamos,
estudiando qu necesitamos, si es viable econmicamente y en otros aspectos, cul
es el presupuesto, cmo lo financiamos, con que apoyos contamos y si nuestra
organizacin deportiva est suficientemente preparada para llevarla a cabo o
debemos traer a alguien de fuera y/ o realizar Formacin para nuestro capital
intelectual.
No debemos precipitarnos y pasar a la siguiente Fase del Proceso de
Organizacin slo si estamos convencidos de que lo haremos con eficacia, eficiencia
y calidad. Que sabemos qu hacer el da despus de finalizar la Actividad, y que
la realizacin de la misma no hipotecar nuestra organizacin y por tanto no
repercutira negativamente en nuestro Sistema deportivo.

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2. FASE DE CANDIDATURA
La Fase de Candidatura tiene 3 tareas fundamentales que realizar:
2.1. PREPARACIN
El dossier de candidatura debe contemplar, al menos, lo siguiente:
1) Anlisis internos y externo: fortalezas y debilidades y oportunidades y
amenazas, respectivamente.
2) Diagnstico de la situacin, consecuencia del anlisis.
3) Infraestructuras deportivas con las que contamos, las que necesitamos y las
que tenemos que construir y cuando estarn finalizadas
4) Infraestructuras no deportivas que tenemos y las que vamos a construir si
nos conceden el evento.
5) Avales de apoyo a la candidatura.
6) Proteccin medioambiental del entorno
7) Seguridad
8) Alojamientos. Ubicacin de la Organizacin.
9) Transportes
10) Programa cultural
11) Contenidos de la Inauguracin y la Clausura
12) Programa deportivo
13) Experiencia organizativa
14) Recursos humanos
15) Patrocinadores privados
16) Presupuestos
17) Financiacin pblica
18) Compromiso para organizar Eventos Test.
19) Aspectos mdicos. Sistema sanitario.
20) Sistema de telecomunicaciones. Retransmisiones televisivas
21) Otros.
2.2. PROMOCIN
Una vez que tenemos preparada nuestra Candidatura debemos promocionarla en
nuestra propia ciudad, pas y, sobretodo, ante la Organizacin y las personas
representantes de la misma que tienen la competencia para tomar la decisin de
conceder la organizacin de la Actividad. Debemos realizar un Plan de Marketing
que posibilite el xito de nuestra candidatura.
2.3. PRESENTACIN
Normalmente, hay que defender la candidatura ante los responsables de la
organizacin que tiene la capacidad de concederla.
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3. PLANIFICACIN ESTRATGICA
INTRODUCCIN
Se realiza slo para Eventos importantes.
Juan Antonio Mestre (1998) dice que planificar es un proceso encaminado a la
consecucin de unos resultados determinados con anterioridad, partiendo de unas
necesidades y ajustndose a los medios disponibles.
La Planificacin Estratgica se fundamenta en el anlisis continuo, interno y
externo, de:
Dnde estamos!
Qu tenemos!
A dnde queremos llegar!
Qu necesitamos para conseguirlo!
3.1. DETERMINAR LA MISIN.
Se trata del compromiso que adquirimos, normalmente a largo plazo, todos los
miembros de la organizacin. La Misin es lo que queremos conseguir y la Visin
es lo que queremos ser. La misin no debe ser esttica sino avanzar con la sociedad
y con el entorno. Debe ser conocida por todos los miembros de la organizacin,
estar escrita y redactada en trminos amplios que aseguren la perdurabilidad,
estabilidad y validez, debiendo ser recordada frecuentemente.
3.2. OBJETIVOS GENERALES
Los objetivos deben definirse a corto y medio plazo. Suelen ser muy variados,
destacndose por aspectos muy amplios como la participacin, los resultados a
conseguir, las infraestructuras a construir, las inversiones a realizar, etc.
Los objetivos (Garca Fernndez, Jess, 2.001) deben estar reflejados por escrito
y se clasifican en: estratgicos-a largo plazo- funcionales- a medio plazo- y
operativos a corto plazo-.

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3.3. ESTRATEGIAS
Son los caminos, las soluciones posibles para conseguir la misin y los objetivos
generales. Son las acciones que tenemos que realizar para conseguir un buen
resultado, una buena organizacin de la actividad.
3.4. DESIGNAR LA DIRECCIN EJECUTIVA.
Se designa a la persona que va a liderar la parte ejecutiva del Proceso de
organizacin de la Actividad.
La Planificacin Estratgica la realiza la Direccin, debiendo contar con la
Direccin Ejecutiva para todo el proceso.
4. FASE DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Para configurar una estructura organizativa debemos tener en cuenta:
4.1. ANALIZAR LAS CARACTERSTICAS Y DIMENSIONES DE LA
ACTIVIDAD
Antes de identificar las responsabilidades que tenemos que realizar para la
organizacin de la Actividad, debemos conocer sus caractersticas y dimensiones.
4.1.1. NMERO DE PARTICIPANTES
Este es un dato fundamental que tenemos que conocer para la reserva de
alojamientos, transportes, etc. Debemos saber si son de distintos pases,
comunidades autnomas, provincias, municipios, clubes, federaciones, etc. Siempre
debemos tener en cuenta, adems de los deportistas, a los jueces y rbitros, tcnicos,
directivos, acompaantes, conductores, etc.
4.1.2. DURACIN DE LA ACTIVIDAD
Otro dato importante es la duracin de la Actividad para la reserva de
alojamientos, instalaciones, transportes, sistema de competicin, etc.

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4.1.3. ESPACIOS DEPORTIVOS NECERARIOS.

Pueden ser convencionales, naturales, etc. Los espacios deportivos integran las
instalaciones.
4.1.4. MODALIDADES Y ESPECIALIDADES DEPORTIVAS.
4.1.5. GNERO
4.1.6. CATEGORAS
Necesitamos saber las categoras deportivas y las edades de los participantes a
quienes va dirigida la Actividad. Nios, jvenes, adultos, mayores. Las
caractersticas son diferentes segn las edades.
4.1.7. SISTEMA DE COMPETICIN
Si es una Actividad oficial vendr impuesto al sistema de competicin. Si no lo
es, tendremos los organizadores que establecer el sistema de participacin en la
misma.
4.2. IDENTIFICAR LAS RESPONSABILIDADES
En una Actividad hay dos grandes responsabilidades: la deportiva y la
organizativa. Cuntas veces hemos escuchado: el campeonato tiene un buen nivel
deportivo pero organizativamente es un desastre. O est bien organizado pero las
marcas, los resultados son muy bajos.
Adems de las dos grandes responsabilidades mencionadas tendremos
responsabilidades econmico-administrativas, tecnolgicas, de alojamientos, de
transportes, de alimentacin; necesitaremos solicitar permisos, autorizaciones y
subvenciones. Tambin tendremos responsabilidades de protocolo, medios de
comunicacin, seguridad, asistencia mdica, limpieza, seguros, etc.

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4.3. DESCENTRALIZAR LAS TOMAS DE DECISIONES

Tomar las decisiones es lo ms complicado. Se debe establecer un acuerdo al
respecto para concretar qu decisiones toma cada miembro del Equipo que
conforman la Estructura, cules de manera individual y cules de forma colectiva,
sin perder el control en ningn caso, dependiendo del grado de autoridad y por tanto
de responsabilidad, que los integrantes de la estructura tengan. Normalmente, en la
organizacin de una Actividad hay, entre otras, cuatro tipo de decisiones que son
necesario tomar:
Organizativas.
Deportivas.
Econmicas.

Disciplinarias.
4.4. COMUNICACIN Y COORDINACIN
Hay que establecer los mecanismos de Comunicacin y Coordinacin entre los
miembros de la estructura organizativa, entre estos y los participantes y entre
aquellos y el entorno.
Los eventos deportivos suelen tener: Comit de Honor, Comit Organizativo y
Comit Ejecutivo que tienen que comunicarse entre ellos y con los dems.
5. FASE DE PLANIFICACIN OPERATIVA
INTRODUCCIN
La Planificacin operativa consiste en determinar las tareas que debemos
realizar, establecer los recursos humanos y materiales que necesitamos para ejecutar
las tareas que habamos identificado y establecer el cronograma, es decir, fechar
cada tarea para saber cuando tenemos que llevar a cabo

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5.1. DETERMINAR LAS TAREAS Y EL CRONOGRAMA

TAREAS MS COMUNES DE LAS ACTIVIDADES

CRONOGRAMA
PREVISTO
EJECUTADO

PREPARACIN DEL PROYECTO

APROBACIN DEL PROYECTO DE ACTIVIDAD
RESERVAR/ CONTRATAR LAS INSTALACIONES
RESERVAR/ CONTRATAR LOS ALOJAMIENTOS
RESERVAR/ CONTRATAR LOS TRANSPORTES
SOLICITAR LOS PERMISOS
CONTRATAR LOS SEGUROS
BUSCAR PATROCINADORES ELABORAR EL PRESUPUESTO
ESTABLECER EL PRECIO DE LA ACTIVIDAD
CONFECCIONAR EL PROGRAMA
DIFUSIN DE LA ACTIVIDAD
COMUNICAR MEDIOS DE COMUNICACIN
RECEPCIN DE LAS INSCRIPCIONES
CONTRATAR LAS AMBULANCIAS
GUARDIA CIVIL
CRUZ ROJA
PROTECCIN CIVIL
POLICA LOCAL
SERVICIO MDICO
CONTROL ANTIDOPING
UBICACIN DE LA ORGANIZACIN
UBICACIN DE LA SALA DE PRENSA
CONTRATAR REPORTAJE DE FOTOS Y VDEOS
CONTRATAR PROFESORES/ MONITORES
CONTRATAR JUECES/ RBITROS
SELECCIONAR VOLUNTARIOS
FORMACIN DE VOLUNTARIOS
ENCARGAR TROFEOS Y MEDALLAS
SOLICITAR RECUERDOS Y REGALOS
ACTUACIN PARA LA INAUGURACIN Y CLAUSURA
PREVISIN DE LA CLAUSURA
CONTRATAR AZAFATAS
CAFETERA VIPS
CATERING

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TAREAS MS COMUNES DE LAS ACTIVIDADES

CRONOGRAMA
PREVISTO
EJECUTADO

SERVICIO DE SEGURIDAD Y LIMPIEZA

REUNIN DELEGADO SOLICITAR APARCAMIENTOS
ACREDITACIONES
RECEPCIN
DIFUSIN DE RESULTADOS
VEHCULOS OFICIALES
COMIT DE HONOR
COMIT ORGANIZADOR
COMIT EJECUTIVO
CONTROL DE ALMACN
COMPROBAR ALOJAMIENTOS
COMPROBAR ALIMENTACIN
COMPROBAR INSTALACIONES
COMPROBAR AULAS
COMPROBAR MATERIAL DEPORTIVO
COMPROBAR RECURSOS MATERIALES
MERCHANDISING
PRESENTACIN DE LA ACTIVIDAD
PREPARAR PALCO DE AUTORIDADES
BANDERAS
HIMNOS
EQUIPO DE MEGAFONA
COMIT DE COMPETICIN
COMIT DE APELACIN
COMIT DE RBITROS
SALA DE REUNIONES
EVALUACIN DE LA ACTIVIDAD
AGRADECIMIENTOS
JUSTIFICACIONES
INVENTARIAR LOS RECURSOS MATERIALES
DEVOLVER LOS RECURSOS PRESTADOS
LIMPIAR LO UTILIZADO

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5.2. ESTABLECER LOS RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES

Los Recursos Humanos que participan en la organizacin de una Actividad
deportiva suelen ser:
Director/ a
Coordinador/ a
Profesores
Monitores
Voluntarios
Mdicos
Protocolo
Policas, Guardias Civiles
Auxiliares Administrativos
Tcnicos
Etc.
En cuanto a los Recursos Materiales, relacionamos a continuacin los ms
comunes:
RECURSOS MATERIALES PARA
ORGANIZACIN DE ACTIVIDADES DEPORTIVAS
PANCARTAS
DISPLAY
CINTA DE EMBALAJE
CARPAS
MEGAFONO
TELFONOS FIJOS Y / O MVILES
ORDENADORES
MATERIAL DE INFORMTICA
MATERIAL DE OFICINA
VALLAS
PODIUM
ESTACAS
FOTOCOPIADORA
CABLE DE EXTENSIN DE LUZ
WALKI TALKIS
CMARA DE FOTOS
CMARA DE VDEO
RETROPROYECTOR
PROYECTOR DE DIAPOSITIVAS
VIDEO BEAM
CINTA MTRICA
PIZARRA

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CRONMETROS
DORSALES
IMPERDIBLES
LINTERNAS
PILAS
MESAS/SILLAS/MAMPARAS/MOSTRADORES
MARCADORES
PROGRAMA DE MANO
SILBATOS
PINS/CAMISETAS/CARPETAS

6. FASE DE ELABORACIN PROGRAMA DEFINITIVO

INTRODUCCIN
Hasta aqu digamos que hemos trabajado internamente aunque, obviamente, en
contacto con nuestro entorno. Hemos solicitado permisos, instalaciones, hemos
contratado hoteles, etc. Cuando realicemos el programa definitivo de la Actividad y,
sobretodo, cuando comience la Fase de Difusin nuestro producto ya estar en la
calle y no podremos modificarlo o debemos modificarlo lo menos posible.
6.1. PRESUPUESTO GENERAL
PRESUPUESTO DE GASTOS
Antes de realizar el Programa de la Actividad, debemos de ajustar el
Presupuesto de gastos que hicimos en la Fase de Proyecto.
En el Presupuesto de gastos debemos tener en cuenta todos los conceptos y/ o
gastos que normalmente necesitamos realizar para la organizacin de la actividad:
-

Recursos Humanos: todos los gastos que se produzcan en cuanto a personal se

refiere. Para ser ms exactos en cuanto al costo de la Actividad, deberamos
repercutir en este concepto la parte proporcional del personal que trabaja en las
instituciones/ entidades que organizan/ colaboran en la Actividad.

Recursos Materiales: todos los gastos que se produzcan en cuanto a recursos

materiales se refiere. Igualmente, si las instituciones/ entidades organizadoras/
colaboradoras de la Actividad aportan recursos materiales debemos repercutir en

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los gastos, el costo que conllevara si lo hubisemos comprado/ alquilado/

Trasladado, a precio de mercado.
-

Instalaciones y Equipamientos: si son de alguna/ s de las instituciones/ entidades

organizadoras/ colaboradoras de la actividad, se repercutir de la misma manera,
lo que nos hubiera costado su utilizacin segn las tasas/ precios establecidos
por la/ s misma/ s.
El

resto de los

conceptos: Transporte urbano y extraurbano,

arbitrajes,

alojamientos, honorarios profesionales, seguros, difusin, gastos financieros e

imprevistos, debemos presupuestarlos igualmente lo ms exacto posible al coste real
de los mismos.
PRESUPUESTO DE INGRESOS
El presupuesto de ingresos debe equilibrar los gastos.
Si hubieran o hubiesen ms ingresos que gastos, las instalaciones/ entidades
organizadoras/ colaboradoras realizaran menos aportacin. Es muy importante
saber los ingresos que tenemos de las aportaciones de las instituciones y entidades
colaboradores

para establecer el precio de inscripcin en la Actividad que,

obviamente, estar ms o menos subvencionado dependiendo de la poltica

deportiva de la institucin organizadora de la misma. La tendencia es que los/ as
participantes en una Actividad deportiva sufraguen con sus inscripciones el 50% del
coste de la Actividad.
6.2. PRECIO DE LA ACTIVIDAD
En el Programa de la Actividad debemos exponer el precio de la Actividad y la
manera de hacerlo efectivo. Cmo establecer el precio de una actividad deportiva
debe estar en funcin del precio de la misma, de la misin y los objetivos de la
Institucin organizadora, del carcter social, preventivo, educativo, etc. Y del inters
general. En definitiva, el precio de la Actividad ser, en la mayora de los casos, una
decisin poltica.

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6.3. DISEO
El diseo del programa debe ser atractivo, de tal forma que su difusin sea fcil
y su repercusin positiva, posibilitando que los ciudadanos/ as se informen de la
realizacin de la Actividad y participen en ella si lo estiman conveniente.
6.4. IMAGEN CORPORATIVA
No olvidar los logotipos de todos los colaboradores pblicos y privados.
Cuidar la imagen corporativa de todos los implicados.
6.5. CONTENIDOS
Hay que tener en cuenta que todo lo que establezcamos en el Programa lo
tenemos que cumplir. Por tanto seamos muy escrupulosos con los horarios, fases
posteriores, profesores previstos, normativas, reglamentos, inscripciones, precios,
etc.
7. FASE DE DIFUSIN

INTRODUCCIN
La Fase de difusin de una Actividad es fundamental por varios motivos; para
que se enteren y puedan participar en las mismas, si lo desean. Porque las
Actividades hay que hacerlas y que se sepan que se hacen. Tenemos que utilizar
nuestras Actividades para promocionar tambin nuestra organizacin. Normalmente
se realiza a travs de:
7.1. MEDIOS DE COMUNICACIN
7.2. CLIENTES
Internos
Externos.
7.3. PUNTOS DE INTERS
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8. FASE DE EJECUCIN DE LA ACTIVIDAD

Esta fase consta de varios momentos:
8.1. PRESENTACIN
Algunas Actividades se presentan a los medios de comunicacin social,
dependiendo de su importancia, una semana o quince das antes del comienzo de la
misma. Las muy importantes se presentan con mucho ms tiempo y en varios sitios. De
alguna manera, la presentacin de la Actividad marca el tiempo final de la planificacin,
de la preparacin, de estudiar para el examen, y, comienza el de la ejecucin, el del
examen. Suelen haber nervios, tareas de ltima hora. Debemos convencer a los medios,
a nuestro Equipo de colaboradores y a nuestros superiores que el examen est bien
preparado y que saldr bien.
8.2. RECEPCIN DE LOS PARTICIPANTES
Dependiendo de la actividad, los participantes procedern de fuera del lugar donde
se realiza. La recepcin es un momento fundamental de la actividad. Debe estar muy
bien estudiada y organizada porque es la primera impresin que los participantes tienen
de la organizacin.
8.3. INAUGURACIN
Tambin depender de cada Actividad, pero de alguna forma, todas se inauguran en
el sentido de que toda actividad tiene un momento para comenzar. Si es un momento
agradable, relajante, motivante, mejor.
8.4. CELEBRACIN
Cuntas veces hemos dicho que cuando empieza el primer partido del campeonato
ya quedamos tranquilos porque lo peor ya ha pasado. Aunque tiene parte de verdad,
nunca debemos relajarnos.

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8.5. CLAUSURA
La clausura debe ser agradable; rpida pero sin prisas, pensando en los participantes,
Recrendonos en la finalizacin, con posibilidades de despedida, de compaerismo,
de finalizacin de algo que queramos que no finalizara tan pronto. Para los participantes
seguramente es lo ms importante que tienen que hacer en ese momento: recibir su medalla,
su trofeo, su reconocimiento, su premio
9. EVALUACIN
9.1. INTERNA
9.2. EXTERNA
9.3. CONTINUA
10. MEMORIA
De todas las Actividades debemos realizar una memoria en la que dejemos un documento
escrito, fotogrfico, audiovisual, etc. Que nos pueda servir para corregir errores y para
mejorar la organizacin de otras Actividades. Normalmente, el momento de la memoria
se aprovecha para realizar, entre otras, las siguientes acciones:
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10.1. INVENTARIO Y DISTRIBUCIN DE MATERIAL.
10.2. DEVOLUCIN DEL MATERIAL PRSTAMO.
10:3. LIMPIEZA DE CIRCUITOS, INSTALACIONES, SALAS ETC
10.4. AGRADECIMIENTOS
10.5. JUSTIFICACIONES

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ALOJAMIENTOS

VOLUNTARIOS

REA DE PROTOCOLO

ESPECTCULO

TRANSPORTE
REA TCNICA
AVITUALLAMIENTO

ORGANIGRAMA
JJEE
MEDIOS DE
COMUNICACIN

AREA DE
INSTALACIONES

SERVICIOS MEDICOS

AREA DE PROMOCIN
Y MARKETING

FINANZAS Y
ADMINISTRACIN

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